ปฏิบัติการที่ 2...

13

ปฏบตการท 2 จดหมายเวยน

ปฏบตการนเรมตนดวยการแนะน าค าจ ากดความของจดหมายเวยน องคประกอบของจดหมายเวยน

และการสรางจดหมายเวยนโดยการใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน (Wizard) รวมทงการประยกตใชจดหมายเวยนเพอการสรางเอกสารอนๆทมความคลายคลงกน หรอมวตถประสงคการใชงานเชนเดยวกบจดหมายเวยน

วตถประสงค

1. เพอใหนกศกษารจกความหมายของจดหมายเวยน 2. เพอใหนกศกษารจกองคประกอบทน ามาประกอบกนเปนจดหมายเวยน 3. เพอใหนกศกษาฝกสรางจดหมายเวยนโดยการใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน 4. เพอใหนกศกษาฝกการท าเอกสารโดยการประยกตใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน

14

1. ความหมายของจดหมายเวยน

จดหมายเวยน (Mail Merge) คอจดหมายทมเนอหาหรอขอความในจดหมายเกอบจะเหมอนกนทกประการ

แตมขอมลบางสวนทไมเหมอนกนรวมอยดวย โดยวตถประสงคของการท าจดหมายเวยนคอการสราง

จดหมายทมเนอหาในจดหมายทเหมอนกนเพอสงไปยงผรบหลายๆคน ดงนนสวนทตางกนของจดหมาย

ดงกลาวนคอชอผรบและทอยของผรบเทานน ดงนนแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบใหผรบแตละคน

เราสามารถใชเครองมอส าหรบการสรางจดหมายเวยน เพอสรางสวนของเนอหาในจดหมายแลวเกบไวเปน

ไฟล 1 ไฟล และสรางชอและทอยของผรบเกบไวในไฟลอก 1 ไฟล แลวจงน าขอมลจากทงสองไฟลมารวม

หรอผนวกกน (Merge) ท าใหไดจดหมายทมรปแบบและขอความทมเนอหาเหมอนกนหมด ตางกนแตชอ

และทอยของผรบเทานน

2. องคประกอบของจดหมายเวยน

องคประกอบของจดหมายเวยนประกอบดวย 2 สวนดงน

1. เอกสารหลก (Main Document) คอเอกสารในสวนของขอความหรอเนอหาทตองการสอสารไป

ยงผรบซงจะถกใชเปนเอกสารตนแบบ โดยเอกสารหลกอาจจะอยในรปของจดหมาย(Letter) ขอความใน

อเมล(E-Mail Message) ซองจดหมาย (Envelope) ปายชอ (Label) หรอเอกสารอน ๆ ทตองการ

2. แหลงขอมล (Data Source) คอแหลงจดเกบรายชอและทอยของผรบ โดยอาจจะอยในรปของ

ตาราง ของ Ms Word ตาราง Ms Excel หรอตารางฐานขอมลของ Ms Access เพอน าไปรวมเขากบเอกสาร

หลก

15

3. การสรางจดหมายเวยน

การสรางจดหมายเวยนสามารถท าไดงายและสะดวกรวดเรวโดยการใชตวชวยของการสราง

จดหมายเวยน (Wizard) โดยจะสรางไปทละขนตอนตามล าดบจนเสรจสน ซงมขนตอนการสรางดงน

+

Main Document

Data Source

Merged Document

document

16

1. เปด (Open) หรอสราง (New) เอกสารทตองการน ามาใชเปน Main Document โดยผใชพมพ

ขอความหรอเนอหาในเอกสารตามทตองการ จากนนคลก Mailings Tab แลวคลกปม Start Mail

Merge เลอกค าสง Step By Step Mail Merge Wizard

2. ปรากฏ คลก Mail Merge Task Pane ดานขวามอของเอกสาร คลกเลอก Letters แลวคลก Next เพอ

ท าขนตอนถดไป

เลอก Letters

แลวคลก Next

Main Document

17

3. เลอกประเภทของการสราง Main Document โดยการสรางถกแบงออก 3 กรณคอ

a. Use The Current Document กรณทเอกสารทตองการใชเปน Main Document ยงไมมการ

สรางหรอเปดใชขนมาใชในขนตอนท 1 หรอผใชสรางหรอเปด Main Document ขนมาใช

ในขนตอนท 1 แลว

b. Start From A Template กรณทตองการใช Template ทตวชวยของการสรางจดหมายเวยน

จดเตรยมไวใหใชเพอสรางสราง Main Document

c. Start From Existing Document กรณทตองการเปดเอกสารทมอยแลวขนมาใชเปน Main

Document

4. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Select Recipients ซงเปนการก าหนด Data Source

ส าหรบจดเกบชอ ทอย ผรบ โดยรปแบบของการสราง Data Source แบงเปน 3 กรณคอ

a. Use An Existing List เปนการเปดใช Data Source ทไดสรางไวแลว ดงนนผใชจ าเปน

จะตองก าหนดต าแหนงทจดเกบของ Data Source โดยการคลก Browse แลวเลอก Data

Source ทตองการ

b. Select From Outlook Contacts กรณทตองการใช Data Source ทจดเกบใน Contact List

ของโปรแกรม Ms Outlook

c. Type A New List กรณทตองการสราง Data Source เพอจดเกบชอ ทอย ผรบ

18

5. กรณทผใชเลอก Type A New List และคลก Create ในขนตอนท 4 เพอการสราง Data Source ขน

ใหม จะปรากฏ New Address List Dialog Box ส าหรบการเพมขอมลตางๆทเกยวของกบผรบ Main

Document ไดแก ค าหนา ชอ-สกล ทอย เปนตน ซงขอมลเหลานกคอฟลดขอมล(Field)ของ

ฐานขอมล(Database)นนเอง และจะถกเตรยมโดยอตโนมต โดยถกแสดงเปนสวนของ Column

Heading ใน New Address List Dialog Box นนเอง ดงนนหากตองการเพม ลบ หรอแกไข Column

Heading เหลานสามารถท าไดโดยคลกปม Customize Columns จะปรากฏ Customize Address List

Dialog Box

ก าหนดต าแหนงทจดเกบของ Data Source

คลก Next เพอท าขนตอนถดไป

Column Heading

ปมCustomize Columns

19

5.1 คลกปม Add กรณตองการเพม Column Heading ซงหมายถงสวนทแสดงชอฟลด (Field Name)

ตางๆของขอมลทตองการเกบไวใน Data Source

5.2 พมพชอฟลดทตองการเพมในชอง Type a Name Your Field

5.3 สามารถคลกปม Move Up หรอ Move Down เมอตองการเปลยนล าดบการแสดงของฟลดตางๆ

ในสวนของ Column Heading

5.4 สามารถคลกปม Rename เมอตองการเปลยนแปลงชอของฟลด

5.5 สามารถคลกปม Delete เมอตองการลบฟลดออกจาก Data Source

5.6 เมอท าการจดการใน Customize Address List Dialog Box เสรจสน ใหคลกปม Ok เพอกลบไป

ยง New Address List Dialog Box

5.4

5.2

5.3

5.1

5.5

20

5.7 เพมขอมลในฟลดตางๆของแถวแรก(The First Record)จนครบ หากตองการเพมขอมลในแถว

ถดไปโดยการกด Enter บนคยบอรด หรอคลกปม New Entry

5.8 หากตองการลบขอมลแถวใดๆ คลกเลอกขอมลแถวทตองการ แลวคลกปม Delete Entry

5.9 เมอท าการจดการใน New Address List Dialog Box เสรจสน ใหคลกปม Ok

6. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Write Your Letter ซงในขนตอนนหากผใชไดสราง

จดหมายหรอเอกสาร ซงเปน Main Document ไวในขนแรก หรอกอนเขาสการสราง Mail Merge ก

สามารถเขาสขนตอนการแทรกขอมลผรบเขาไปรวมไวใน Main Document ไดเลย แตหากยงไม

สราง Main Document ไวใหผใชสรางในขนตอนน เมอได Main Document แลวจงท าการแทรก

ฟลดขอมลทตองการลงใน Main Document ซงมขนตอนดงน

6.1 คลกต าแหนงทตองการแทรกขอมลผรบในจดหมายหรอเอกสารทสรางไว

6.2 คลกเลอกรายการ More Items เพอเลอกขอมลผรบเขาไปรวมไวในจดหมายหรอเอกสาร จะ

ปรากฏ Insert Merge Field Dialog Box ซงจะแสดงรายชอฟลดทงหมดทสรางไวในสวนของ Data

Source

6.3 คลกเลอกฟลดทตองการ แลวคลกปม Insert

6.4 ท าซ าขอ 6.3 จนกระทงไดขอมลครบทกฟลดทตองการ

หมายเหต เมอ «Title» หมายถง Field Name จาก Data Source ทถกรวม (Merged) เขาไปใน Main

Document ซงเรยกวา Merged Field

21

7. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Preview Your Letters ซงเปนขนตอนทแสดงผลลพธ

กอนพมพเมอน าเอาขอมลจรงใน Data Source ทถก Merge เขากบ Main Document มาแทรกลงไป

ใน Main Document เพอแสดงใหเหนผลลพธของเอกสารหลกจากการ Merge (Merged Document)

โดยท

7.1 สามารถคลกปม << หรอ >> เพอเปนการแสดงผลลพธใน Record กอนหนาหรอ

Record ถดไป จาก Record ทแสดงอยในขณะนน

6.2

6.1

6.3

Merged fields

22

7.2 สามารถคลก Edit Recipient List เพอกลบไปแกไขขอมลใน Data Source

8. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Complete The Merge

9. ขนตอน Complete The Merge เปนขนตอนแสดงถงการเสรจสนการสรางจดหมายเวยน ซงสามารถ

พมพจดหมายเวยนแตละฉบบโดยคลกทค าสง Print หรอ สามารถเปดจดหมายเวยนแตละฉบบ

ขนมาเพอแกไข เพมเตม โดยคลกทค าสง Edit Individual Letter

Merged Fields ซงถกแทนท

ดวยขอมลจรงจาก Data Source

Merged Document

7.2

7.1

23

4. การบนทกจดหมายเวยน

จดหมายเวยนถกบนทกรวมกนเปนไฟล 1 ไฟล ซงจะประกอบดวยหลายๆหนาโดยแตละหนาจะแทน

จดหมายเวยนของผรบ 1 คน ส าหรบขนตอนการบนทกจดหมายเวยนมดงน

1. ในขนตอนสดทายของการท า Mail Merge คลก Edit Individual Letters.

2. คลกเลอก All แลวคลก Ok.

3. คลก File Tab และเลอก Save As เพอบนทกจดหมายเวยน

5. การสงจดหมายเวยนผาน E-Mail

ขนตอนการสงจดหมายเวยนโดยการสงผาน E-Mail เปนดงนคอ

1. ในขนตอนสดทายของการท า Mail Merge คลก Finish & Merge บน Mailings Tab.

2. คลก Send E-Mail Messages.

3. ก าหนดรายละเอยดของการสงในสวน Message Options และก าหนด Records ของการสงในสวน Send

Records แลวคลกปม Ok

4. โปรแกรมจะท าการสง E-Mails โดยอาศยระบบ E-Mail ท าก าหนดไว เชน Ms Outlook เปนตน

24

6. การสรางซองจดหมายเวยน

การสรางซองจดหมายเวยนมขนตอนดงน

1. สรางเอกสารใหม (New Document) แลวคลก Mailings Tab

2. คลกปม Start Mail Merge แลวเลอกค าสง Envelopes

3. คลก Envelope Options Tab เพอก าหนดขนาดของซองจดหมายในสวนของ Envelope Size รวมทง

สามารถปรบเปลยนขนาดของซองจดหมายตามตองการ

4. คลก Printing Options Tab แลวเลอก Feed Method เพอตงคาการปอนซองจดหมายไปยง Printer แลวคลก

ปม Ok

5. คลกบรเวณทตองการแทรกทอยผรบภายในสวนทเปนซองจดหมาย

6. คลก Mailings Tab แลวเลอกค าสง Select Recipients

25

7. เลอกแหลงน าเขาขอมลทอยผรบ โดยเลอก Use An Existing List กรณทมขอมลเดมอยแลว หรอเลอก

Type A New List เพอเพมขอมลใหม แลวคลกปม Ok

8. คลก Address Block บน Mail Merge Pane เพอแทรกทอยผรบบนซองจดหมาย

9. คลก Preview Your Envelopes เพอเปนการแสดงผลลพธกอนสงพมพ

10. คลก Finish & Merge เพอสนสดการสรางซองจดหมาย

ตวอยางผลลพยการสรางซองจดหมายเวยน

26

แบบฝกหด

สรางเกยรตบตรส าหรบการแขงขนทกษะการเขยนโปรแกรมคอมพวเตอร ซงจดขนในงานสปดาห

วทยาศาสตรแหงชาต ทภาควชาวทยาการคอมพวเตอร คณะวทยาศาสตร ส าหรบรปแบบของเกยรตบตรใหด

ในไฟลตวอยางชอ Certificatetemplate.pdf ทก าหนดมาใหโดยมรายละเอยดดงนคอ

1. กรอบ(Border) ก าหนดใหสรางขนโดยใช ปม Border บน Home Tab

2. ขอความ PSU Nation Science Day ใหสรางเปนลายน า(Watermark)ในเกยรตบตร

ส าหรบขอมลผไดรบรางวลในแตละประเภทเปนไปตามตารางขางลาง และเมอสรางเสรจแลวจะไดผลลพธ

ตามไฟลตวอยางชอ Certificateoutput.pdf

First Name Surname School Name Type Of Contest Prize

Theptath Na Nakorn Poll Witaya Java Programming Contest First Prize

Nuch Trinuch Bangglum Nusorn Java Programming Contest Second Prize

Pratana Samaggi Rattaphum Witaya Java Programming Contest Third Prize

Pisit Ongnumjai Yor Wor Java Programming Contest Complimentary Prize

Win Chaichana Yor Lor Sor Content Management System(Cms)

Website Design Contest

First Prize

Gift Prownsawan Patalung Pittayakom Content Management System(Cms)

Website Design Contest

Second Prize

Benjamas Punyalert Tidawitayalai Content Management System(Cms)

Website Design Contest

Third Prize

Kris Krissadawan Sangsong Witaya Content Management System(Cms)

Website Design Contest

Complimentary Prize