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EL PAPEL DE LA PLANIFICACIÓN DENTRO DE UN PROYECTO
Por: Lina Marcela Castro Piedrahita
El desarrollo vertiginoso de las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación crean la necesidad de apropiarse de nuevos conceptos que las
integren en el ámbito educativo. Es aquí en donde juega un papel importante la
gerencia de proyectos dentro de las instituciones educativas.
Se entiende por gerencia de proyectos a la disciplina que permite organizar y
administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado; en este caso un
proyecto educativo, sea completado en su totalidad dentro de ciertas restricciones
que tienen que ver con tiempo, alcance y costo y que se plantean desde la
concepción del proyecto como tal. Es importante entender que la realización de un
proyecto requiere de una estructura bien organizada que permita el correcto
desarrollo del mismo, que los objetivos propuestos desde la fase inicial sean
llevados a cabo sin inconvenientes y que los actores que participan en su realización
estén satisfechos con el entregable o producto esperado.
Y es que el futuro de un proyecto se define desde su comienzo, en donde una mala
constitución de los actores, las labores a desarrollar, las etapas y procesos que
intervienen, producirá un estancamiento y posiblemente el fracaso del mismo.
Teniendo en cuenta esto, se definen dos fases de suma importancia en el desarrollo
de un proyecto: LA FASE DE INICIACIÓN y LA FASE DE PLANEACIÓN de un
proyecto. En la fase de iniciación se genera un acta que se conoce como el “acta
de constitución del proyecto” y es la que le entrega total autoridad a la persona que
se encargará de gestionar los recursos necesarios para la realización del proyecto,
esta persona será el director del proyecto. Este documento deberá incluir
información como las necesidades propias del proyecto, cuál es su finalidad y
porqué se debe llevar a cabo, la asignación de funciones, un cronograma inicial, etc.
Después de definir todos estos elementos y generar el acta, se da inicio a la etapa
más importante del proyecto, la fase de planeación.
La fase de planeación del proyecto integra todas las áreas relevantes en la
realización del mismo, y en las que se debe hacer mayor énfasis, pues son las de
mayor influencia para obtener resultados de excelente calidad. Estas áreas son la
integración, el alcance, el tiempo y el costo. La integración del proyecto hace
referencia a todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y
coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos.
Principalmente se refiere a la unificación, consolidación y articulación de las
actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización de este.
El alcance del proyecto hace referencia a la forma en cómo se articulan los objetivos
del proyecto con los de sus realizadores (empresas o instituciones educativas). Para
esto se propone una organización jerárquica de los procesos para un mejor control
del proyecto; la EDT o Estructura de Desglose de Trabajo. Esta estructura permite
organizar y definir el alcance del proyecto mediante la subdivisión de los procesos
en partes más pequeñas y de fácil manejo tanto en su programación, supervisión y
costo.
El tiempo juega un papel importante en la etapa de planeación. El desarrollo de los
procesos en el tiempo establecido garantiza la correcta finalización del proyecto.
Hay que tener en cuenta que el tiempo de realización de un proyecto no solo se
afecta por los procesos que se realicen dentro de este, sino también de los factores
externos como por ejemplo otros proyectos en ejecución. Se generan entonces una
serie de pasos que ayudan a que el proyecto se pueda entregar a tiempo y de una
manera adecuada y son: la definición de las actividades a desarrollar, su secuencia,
los recursos a utilizar, su duración y con base en esto generar un cronograma de
actividades al que se le pueda hacer un seguimiento. Esto con el fin de
proporcionarnos una ruta de acción para solucionar cualquier tipo de contingencia
debida a los ya mencionados factores externos que puedan afectar la duración del
proyecto. Por último tenemos los costos, en esta fase se presenta un gran desafío
para los gerentes de proyectos pues de esto depende la aprobación o rechazo de
la mayoría de los proyectos. Teniendo en cuenta la inversión que se deba hacer en
un proyecto este se convierte en viable para la institución en donde se lleve a cabo.
Gestionar los costos de un proyecto requiere de tres aspectos fundamentales: la
estimación de costos, la determinación del presupuesto y el control de los costos.
Estimar los costos es hacer una predicción de los recursos necesarios para
completar a cabalidad todas las actividades propuestas. Determinar el presupuesto
es asignar una cantidad de dinero con base en las estimaciones hechas para cada
una de las actividades y por último el control de los costos consiste en identificar las
causas que generan variaciones positivas o negativas dentro del presupuesto
asignado para el proyecto.
Dentro de las instituciones educativas de carácter público, se tienen bien definidas
dos etapas de la planeación: el tiempo y el costo. Desde el comienzo del año lectivo,
la secretaría de educación municipal genera un “cronograma” con las actividades
externas a la institución y los espacios de clases, y a las cuales los docentes y
directivos deben asistir y por tanto, la realización de cualquier proyecto debe estar
sujeta fuertemente a esta programación. Gestionar de manera adecuada el tiempo
por parte de las personas encargadas de generar el cronograma de actividades del
proyecto, es una tarea ardua y de gran importancia a la hora de proponer cualquier
tipo de proyecto educativo. El costo de este, está ligado al presupuesto que el
Ministerio de Educación asigna a cada institución por lo cual, los proyectos que se
planteen, deben estar aterrizados primero a la realidad social en al cual se
encuentre inmersa la institución, pues de esta dependerán los recursos.
Con base en estas dos condiciones preestablecidas, las etapas de integración y de
alcance del proyecto educativo se convierten en las más importantes dentro del
desarrollo del mismo. Los realizadores del proyecto deben tener presente estas
limitantes a la hora de estructurar bien las otras dos fases de la planificación.
Integrar bien las actividades que se quieren llevar a cabo, teniendo en cuenta que
el alcance del proyecto debe estar determinado por los requerimientos tanto de la
institución educativa como de la Secretaría de Educación y, que en este caso,
determinarán el éxito o el fracaso del proyecto educativo propuesto.
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