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Ad Hoc Reporting

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Basic Concepts

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• Designing filters

• Designing reports

• Building reports

• Exporting data

Agenda

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Navigation

Ad Hoc ReportingFilter Designer

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• Three data types

Student

Census/Staff (person)

Course/Section (curriculum)

Campus Ad Hoc Filter Designer

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• Three filtering methods

Query Wizard

Selection Editor

Pass‐through SQL Query

• All filters can be saved and reused

• Filters can be made by you and shared

Campus Ad Hoc Filter Designer

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• Query WizardCreates a dynamic filter, updates automaticallyUses Campus field names, not plain languageRequires knowledge of search operators

– Examples=, <>, etcNULLSOUNDS LIKE

• Selection EditorOnly works on student dataCreates a static filter, must be updated manually

• Pass‐through SQL QueryMost powerful and flexibleBest way to build cohort‐based, longitudinal filtersRequires knowledge of SQL programming language & Campus schema

Filtering Methods

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• What is Selection Editor good for?

Athletic rosters

Activity rosters

Your ideas?

• Remember

Selection Editor filters are static– If a student adds or drops from activity, filter must be updated manually

Filter Designer: Selection Editor

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Filter Designer: Selection Editor

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Filter Designer: Selection EditorClick on a student in All Students, use right arrow to move them to Selected Students Use left arrow to remove them from Selected Students

Give selection a meaningful name

Choose to save to your user account or your user group

Save

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• Query Wizard allows creation of dynamic custom searches on any of three data types

• What is Query Wizard good at finding?

Persons with information that shouldn’t be there– Parents with social security numbers or birthdates

Persons who are missing information– Ex: Parent/guardians without phone numbers

Persons who meet search criteria– Ex: Students with course grades of D or F

– Ex: Students with GPA above 3.5

Your ideas?

Filter Designer: Query Wizard

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Filter Designer: Query Wizard

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Filter Designer: Query Wizard

Click any field that will be used as filter criteria or will be displayed on output

Give query a meaningful name

NextFields in All Fields list expand, making thousands of possible filter combinations

To remove a field from Selected Fields, select it and click arrow button

To filter All Fields list, enter criteria and click Search

To return to All Fields list, click Clear

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Filter Designer: Query Wizard

Use Organized To dropdown list to save filter to your user account or share it with other user groups you belong to

Use operators to narrow your search

Enter filter criteria here

Save Click Test to view pop‐up window with search results using filter [Note: be sure your browser has pop‐ups enabled for Campus]

For export: Set options

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• For text values

Equal or Not Equal (=, <>)

IN, NOT IN

LIKE

SOUNDS LIKE

IS NULL, IS NOT NULL

• For numeric values

>, >=, <, <=

• For dates

IS TODAY, IS YESTERDAY

Query Filter Search Options

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Tip: The LIKE Option Uses Wildcards%  zero or more characters wildcard

student.lastName LIKE Mc% will find all names that begins with “Mc”

student.lastName LIKE %en% will find all names that includes letters “en”  (Bennet, Green, McBadden)

_ one character wildcard

student.lastName LIKE Anders_n will find “Anderson” and “Andersen”

but not “Andersohn”

[ ] matches each single character enclosed in brackets

student.lastName LIKE [ABCD]% will find every name beginning with A, B, C or D

student.lastName LIKE [CKL]ars[eo]n will find “Carsen”, “Karsen”, “Larsen”, “Carson”, “Karson” and “Larson”

^ when used with square brackets, it means NOT

student.lastName LIKE M[^c]% will find all names beginning with M that do not have c as second letter

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• Required Knowledge

Campus database schema

SQL, a database programming language

• These filters are covered in another Interchange session

Filter Designer: Pass-through SQL Query

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• Report Designer allows custom letters to be created using a WYSIWYG editor

Report Designer

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Using Report Designer

Use Organized To dropdown list to save filter to your user account or share with user groups you belong to

Name designCompose letter using:• Formatting tools• Links• Graphics• Campus fields • Campus subreports

Save

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• Brings filters and report designs together to create PDF output

• Users select from filters and designs created by themselves and/or others in their user group

Report Builder

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Using Report Builder

Select filter(s) Select report design

Choose sort orderBuild report

With multiple filters selected, set operation

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Tip: Report Builder Set Operations

X

X X

XX

X

X

X

XX

XX

XX

X X

XX

X

X

X

XX

XX

X

Union Example:All dodgeball team membersAndAll 10th grade boys

Intersection Example:All dodgeball team membersWho are10th grade boys

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• Use Query Wizard filters to filter data

• Export formats

HTML (opens a browser pop‐up window)

XML (a Web language used by computer programs)

Comma Separated Values (CSV) (used by Excel)

Tab delimited values (used by Excel)

PDF report can be saved and printed but not edited

Data Export

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Using Ad Hoc Data ExportSelect filter(s) Select export format

Export

(Optional) Check to be prompted to save file

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• Mailing Labels

Navigation: Census>Reports>Mailing Labels

Ad Hoc Filter dropdown list contains saved filters

• Advanced Search

Search tab

Search for a student

Choose advanced search

Select a filter from list

More Uses for Ad Hoc Filters

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• Check box or Yes/No values are recorded in Campus as 1 or 0

Example: To select active students use “student.activeToday” with a value of 1

• Some fields store data as code numbers, not words

Example: For non‐white students use “student.raceEthnicity” with a value <> 5

Tips

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Ask, we’re ready!

Questions & Answers

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