alltid nyttig på et intranett_intralife2010

Alltid nyttig på et intranett

Lillian Medby

•  15 intranett •  14 905 ansatte •  Gjennomført av NetLife Research og

internasjonale partnere

Jeg heter Lillian. Jeg er prosjektleder og interaksjonsdesigner

Hei!

Jeg hjelper våre kunder med å lage gode bruker-opplevelser

Dette skal vi innom i dag

•  Dagens løsninger – hvorfor fungerer de ikke? •  Hva er alltid nyttig på et intranett? •  Design og eksempler

Dagens løsninger der ute

”They (most excecutives) are just not aware that the skinfit budget they have earmarked for their intranet is not even getting the intranet to the point where it is functional”. (Kristin Zhivago)

Hvorfor er så mange intranett dysfunksjonelle?

•  Irrelevant innhold •  Utdatert innhold •  Dårlig navigasjon •  Ubrukelige verktøy

???

De fleste intranett mangler tydelige mål og et business case Skaff intranettet den investeringen og oppmerksomheten det fortjener!

Vis at intranettet kan: •  Øke produktivitet •  Redusere kostnader •  Gi bedre samhold og kultur

Gode intranett er oppgavefokusert

•  tenker på de ansattes behov først

•  fokusert på å gjøre ting enklere og raskere

Et intranett er et praktisk sted som gjør det enklere for meg å utføre

jobben min

Hva er de aller, aller viktigste oppgavene som

dine ansatte trenger å løse på intranettet?

Metodikk: Customer Carewords

1.   Oppgaveidentifisering •  Intervjuer •  Dagens intranettløsning og evt. statistikk •  Erfaring

2.   Spørreundersøkelse •  Liste på opptil 100 ord/funksjoner/oppgaver/innhold •  Prioritere 5 viktigste •  5 poeng til viktigste, 4 til nest viktigste, osv…

3.   Analyse

Longneck I alle Customer Carewords undersøkelser (over 100) som er kjørt har 5% av ordene/oppgavene stått for minst 25% av stemmene

 Betyr at visse ord og oppgaver på ethvert nettsted eller intranett er langt viktigere enn andre

Det gjelder å identifisere disse oppgavene/ordene!

Resultater analyse

15 intranett –14 905 svar Type virksomheter

Kommunikasjon/mobiltelefoni

Bank

Teknologi og IT innen olje/gass

Legemidler

Konsulent rådgivning og revisjon

Bistand og utvikling

Universitet

By-kommune

Departement

Domstol

Spill

Finansiering og stønad

Fagforening

Bedrifter fordelt på størrelse og privat/offentlig sektor

Antall ansatte Privat sektor

Offentlig sektor

300 – 1 000 x x x x

1 000 – 3 000 x x x

3 000 – 13 000 x x x x

30 000 – 100 000 x x x x

Does size matter? - hypotese

•  Jo større organisasjon, jo større fokus på å finne folk

•  Hva med forskjell mellom private og offentlige?

Noen kategorier skilte seg etter hvert ut •  Finn folk •  Jobbrelatert info og verktøy •  Personalting •  Nyheter •  Karriere •  Deling

FINN FOLK

Nøkkelen til et ”kvalitetsintranett” er en rask og effektiv finn-folk funksjon

•  Å finne folk utgjør en betydelig kostnad! •  Problem: Dette har ikke vært kommunisert til

øverste ledelse

Finn folk - resultater

Antall ansatte Score 300 – 1 000 12,5 % 1 000 – 3 000 11,0 % 3 000 – 13 000 12,0 % 30 000 – 100 000 9,0 %

Sektor Score Offentlig 11 % Privat 9 %

Gjennomsnittlig samlet score: 10% av stemmene

Finn folk - resultater

Antall ansatte Score 300 – 1 000 12,5 % 1 000 – 3 000 11,0 % 3 000 – 13 000 12,0 % 30 000 – 100 000 9,0 %

Sektor Score Offentlig 11 % Privat 9 %

Gjennomsnittlig samlet score: 10% av stemmene

Konklusjoner 1.  Å finne folk er én av topp tre oppgaver i nesten alle

tilfeller. 2.  Å finne folk blir ikke viktigere jo større bedriften/

virksomheten er 3.  Finn folk fikk høyere score i offentlige virksomheter enn i

private bedrifter

PERSONALTING

Personalrelatert innhold vektet høyt opp i undersøkelsene (17 %)

Goder •  Helsetilbud •  Stresshåndtering •  Barnepass •  Telefon •  Rabatter •  Permisjoner •  Fleksibel arbeidstid •  Pensjon •  firmabil

Regler og prosedyrer •  Skjema •  Reise •  Lønn •  Ferie •  Arbeidstid •  Ansettelsesforhold •  HMS •  Bruk av e-post •  Parkering •  IT-sikkerhet •  Refusjon •  Nyansatt

Noen skilte seg ut

•  Lønn (4,5 %) •  Goder (4,0 %) •  Arbeidstid/ferie (2,5 %) •  Reise (1,5 %)

Noen skilte seg ut

•  Lønn (4,5 %) •  Goder (4,0 %) •  Arbeidstid/ferie (2,5 %) •  Reise (1,5 %)

Konklusjoner: 1.  Ansatte i private næringer er langt mer opptatt av goder

enn ansatte i offentlige næringer (6,3 mot 1,8 % score) 2.  Privat ansatte litt mer fokus på lønn 3.  Offentlig ansatte ørlite grann mer fokus på arbeidstid og

ferie

Alt knyttet til arbeidstid. Viser sist oppdatert

Ansvarlig for siden

Alle relevante skjema

Eksterne lenker

Arbeidsplan Timeføring

Spørsmål og svar

NYHETER

Hvordan ligger nyheter an?

•  Gjennomsnittlig: Veldig populært

•  Offentlige virksomheter mer interessert i nyheter enn private næringer •  Offentlige: 8,4 % •  Private: 5,9 %

Hvordan ligger nyheter an?

•  Gjennomsnittlig: Veldig populært

•  Offentlige virksomheter mer interessert i nyheter enn private næringer •  Offentlige: 8,4 % •  Private: 5,9 %

Konklusjon (og spørsmål): 1.  Folk har behov for å vite hva som skjer, de bryr seg 2.  Hvorfor er offentlige mer opptatt av nyheter enn private? 3.  Er det slik at mange liker nyheter fordi nyheter er det som

finnes der i dag?

Selv om nyheter er viktige på intranett trenger ikke forsida å se ut som en nettavis

Selv om nyheter er viktige på intranett trenger ikke forsida å se ut som en nettavis

KARRIERE

Karriererelaterte verktøy og informasjon skilte seg tidlig ut Hva ble de spurt om? •  Kurs •  Karriereplanlegging •  Karriereveier •  Videreutdanning •  Mentoring •  Personlige mål •  Medarbeidersamtale •  Eksterne konferanser og

events •  Ledige jobber i org.

Samlet gjennomsnittlig score: 7 %

Fordeling •  Private: 9,5 % •  Offentlige: 5,5 %

•  300-3000 ansatte: 5% •  3000-100 000: 9,5%

Resultat

Karriererelaterte verktøy og informasjon skilte seg tidlig ut Hva ble de spurt om? •  Kurs •  Karriereplanlegging •  Karriereveier •  Videreutdanning •  Mentoring •  Personlige mål •  Medarbeidersamtale •  Eksterne konferanser og

events •  Ledige jobber i org.

Samlet gjennomsnittlig score: 7 %

Fordeling •  Private: 9,5 % •  Offentlige: 5,5 %

•  300-3000 ansatte: 5% •  3000-100 000: 9,5%

Resultat

Spørsmål: 1.  Er det tydeligere/større krav til karriereplanlegging i

private bedrifter? 2.  Hvorfor får karriererelatert innhold nesten dobbelt så høy

score i de aller største organisasjonene?

DELING

Deling •  utveksling av erfaringer, tips, og råd •  dele gode eksempler •  kommentere og gi synspunkter •  diskutere

Deling •  Fikk en gjennomsnittlig lav score (1,7 %) •  Men; resultatene kommer an på

hvordan spørsmålet ble stilt:

Fikk spørsmål om: Score Communities, diskusjonsforum, wiki, dele dokumenter i arbeidsgrupper, oppslagstavle

0,9 % i snitt (0,22 - 2,67 %)

Brukerstyrt informasjon, sosial nettverking, twitter, blogg, chat, utveksle erfaringer, gode eksempler og gi sitt synspunkt:

4,2 % i snitt (3,99 - 4,55 %)

Deling •  Fikk en gjennomsnittlig lav score (1,7 %) •  Men; resultatene kommer an på

hvordan spørsmålet ble stilt:

Fikk spørsmål om: Score Communities, diskusjonsforum, wiki, dele dokumenter i arbeidsgrupper, oppslagstavle

0,9 % i snitt (0,22 - 2,67 %)

Brukerstyrt informasjon, sosial nettverking, twitter, blogg, chat, utveksle erfaringer, gode eksempler og gi sitt synspunkt:

4,2 % i snitt (3,99 - 4,55 %)

Konklusjoner: 1.  Brukere er generelt svært positive til å utveksle erfaringer

og dele kunnskap via brukerstyrt informasjon og sosial nettverking

2.  Ordene ”communities”, ”diskusjonsforum” og ”oppslagstavle” vekker ingen stor interesse

Motiver de ansatte til å bruke tid på å dele •  Gi kred.! •  Vis at det blir lagt merke til •  Knytt deltakelse til forventningene til den enkelte

arbeidstaker •  ”Godkjennelse fra bedriften” •  Misbruk av mulighetene - ”tant og fjas”? Deal med

det da!

Utføre det daglige arbeidet

Konkrete verktøy: Svært ulikt innhold – vanskelig å trekke linjer Fellestrekk: •  Booke møter •  Kalender – hva skjer •  Timeregistrering •  Prosjekter •  Budsjetter •  Innkjøp •  Markedsmateriell

Resultat Utførelse av det daglige arbeidet var blant topp 5 oppgaver hos:

1.  67% av de private bedriftene

2.  55% av de offentlige virksomhetene

Konkrete verktøy: Svært ulikt innhold – vanskelig å trekke linjer Fellestrekk: •  Booke møter •  Kalender – hva skjer •  Timeregistrering •  Prosjekter •  Budsjetter •  Innkjøp •  Markedsmateriell

Resultat Utførelse av det daglige arbeidet var blant topp 5 oppgaver hos:

1.  67% av de private bedriftene

2.  55% av de offentlige virksomhetene

Konklusjon: 1.  Direkte jobbrelatert informasjon og konkrete verktøy er

(surprise surprise) svært viktig

OPPSUMMERING

Dette er aller mest populært på Intranett 1.   Finn folk – 10 %, men er det enkeltelementet som

(med unntak av tre virksomheter) er blant topp 3, og er ofte nr 1

2.   Gjøre jobben – ca 30 % (Obs! Sekkepost) 3.   Personalting – 17 % 4.   Nyheter – 7,5 % 5.   Karriere – 7 % 6.   Deling – 1,7 % (4,2 versus 0,9 %)

Resten: support, finne lokasjon, organisasjonskart, om firmaet, osv.

It´s not about adding and adding

and adding stuff.

It´s about improving and

improving and improving the top

tasks Sitat: Gerry McGovern

Vil du gjennomføre en Customer Carewords analyse på ditt intranett?

Ta kontakt

Lillian Medby: lillian@netliferesearch.no / 971 56 049

www. netlifereserach.no