armasuisse armasuisse immobilien planung der bauwerkserhaltung bei armasuisse immobilien m....
Post on 06-Apr-2016
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
armasuisse
armasuisse Immobilien
Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien
M. Klopfstein, Projektleiter «neues IH-Tool»
Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015
• Anforderungen• Projekt
2armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Normenwerke Bauwerkserhaltung
Instandhaltung Instandsetzung ErneuerungBeobachtungInspektion
KontrollmessungFunktionskontrolle
Wartung Instandsetzung
ÄnderungModifikationInstandhaltung
Erhaltung
UnterhaltÜberwachung
Definition nach SIA Norm 469
AnpassungUmbau
Erweiterung
Veränderung
ÄnderungModifikation
Verbesserung
(Änderung, Verbesserung K 6.2
AM1 Mieterbedürfnis)Inspektion
Definition nach DIN 31051
3armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
PhilosophieProzesse
Rollenin der
Instandhaltung
4armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
„Zielbereiche der Instandhaltung“
• Bewahren einer ausreichenden Sicherheit (Trag- und Betriebssicherheit).
• Sicherstellen der Gebrauchstauglichkeit eines Bauwerkes.• Erhalten des wirtschaftlichen Wertes eines Bauwerkes unter
Berücksichtigung der zukünftigen Betriebs- und Instandhaltungskosten (Lebenswegkosten).
• Erhalten des kulturellen Wertes eines Bauwerkes.• Erhalten oder verbessern des ökologischen Werts einer
Immobilie.• Wahrnehmen der gesetzlichen Verantwortung der
Eigentümerschaft.
5armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Prozesse
6armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
IH-Planung – Prozesslandschaft Ei
genl
eist
ung
Steuerung
Die operativen Leistungen sind via SLA an den Betreiber beauftragt sowie die systematische Zustandsbeurteilung an den BeIMB technisch.Fr
emdl
eist
ung
7armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Hauptakteure in der Instandhaltung
Auftrag
Portfoliomanager
Facility Manager
Strategie
Steuerung
8armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Rollen/Verantwortlichkeiten in der Instandhaltung
armasuisse Immobilien PFM / MAD
Portfolio-manager
armasuisse Immobilien FM
Facility Manager
armasuisse Immobilien UNS
Normen und Standards
Diverse externe Firmen
Fach-spezialist
Diverse externe Firmen
Dienstleister
Diverse externe Firmen
Spez. Planer
Fachberater
armasuisse Immobilien
BEW
Diverse externe Firmen
BeIMBkaufm.
Diverse externe Firmen
Fach-spezialisten
Diverse externe Firmen
BeIMBtech.
LBA und diverse externe Firmen
Betreiber
liefert Informationenliefert Informationen
Aufträge/ Vorgaben
unterstützt unterstützt unterstütztunterstützt
unterstütztunterstütztunterstützt
INTERN
EXTERN
HauptakteureUnterstützung
9armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Anforderungenfür ein neues
Instandhaltung-Tool
10armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013»
Betreiber BeIMB
SAP PM IMARS Access-ToolR5030 Schattenplanungen
IMARS
SAP PS
1. Erfassung 2. Erfassung 3. Erfassung
elektronisch Papier
?händisch
FM
Eingangs-pforte PUM
?FM PUM
händisch
11armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Ausgangslage
Ausgangslage• Um in der Zukunft ein effizientes und effektives
Immobilienmanagement für die armasuisse Immobilien zu gewährleisten, müssen die Bedürfnis-, die Vorhabens-, die Investitions- und die Instandhaltungsplanung sehr exakt aufeinander abgestimmt sein. Es soll ein Instrument zur Verfügung gestellt werden, welches die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle von Aufträgen (Meldungen, Bedürfnisse und Vorhaben) erleichtert bzw. ermöglicht.
12armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Ausgangslage
Anforderungen IH Planung• Anforderungsdefinition für ein IT-Tool für die
Unterstützung bei der Instandhaltungsplanung• Anforderungen für Funktionalitäten von der
Unterstützung der Zustandsbeurteilung über die Instandhaltungsplanung inkl. Budgetierung inkl. Szenarienbildung und das Auftragsmanagement bis zum Reporting (Bedürfnis, Massnahme, Projekt) aus Objektsicht
13armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Projektziele und Rahmenbedingungen
Aus Projektauftrag• Anforderungen (Funktionalitäten, Daten, etc.) an eine
EDV Unterstützung für die Instandhaltung (gem. DIN 310151) sind definiert und priorisiert.
• Marktanalyse über gängige Tools ist erstellt.• Projektplanung für die Phase Evaluation (nach Hermes)
ist erfolgt.• Ablösung/Integration/Anbindung vorhandener Tools (SAP
ar, SAP LBA, IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS, etc.) ist analysiert
14armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Entscheidfür ein neues
Instandhaltungs-Tool
15armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Genehmigte Anforderungen – Wahl IT Systeme – SAP Modul PM
Beschaffung und Einführung Neues IH-Tool:• Bedingung der armasuisse IT und der FUB = Einsatz von SAP Modul PM
Vorteile SAP PM:• Bewährte Lösung (ist schon über 10 Jahre praxiserprobt)• Durchgängiges IT System innerhalb ar Immo (vom Bedarf via Bedürfnis zum
Vorhaben)• Direkte Schnittstelle mit dem Betreiber (LBA)• Integration Formulare und das Mehrjahresreporting• Bekannte Oberfläche (SAP RE-FX)
Nachteile SAP PM:• Standardisiertes Programm (wenig Anpassungsmöglichkeit) • Nicht optimal anwenderfreundlich (viele Datenfelder etc.)• Ressourcenintensiv
16armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
• Bei SAP PM handelt es sich um das SAP-Modul Instandhaltung. • PM steht für Plaint Maintenance.• Folgende Grundfunktionen sind im SAP PM enthalten:• Inspektion: Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustandes eines
technischen Systems.• Wartung: Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustandes eines
technischen Systems. • Instandsetzung: Maßnahmen zur Wiederherstellung des Soll-Zustandes
eines technischen Systems.• Weitere Maßnahmen, die über die Instandhaltungsorganisation
durchgeführt werden.
SAP Modul PM
17armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – SAP-Welt in der ar ImmoFM-Landschaft
18armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013»
Betreiber BeIMB
SAP PM IMARS Access-ToolR5030 Schattenplanungen
IMARS
SAP PS
1. Erfassung 2. Erfassung 3. Erfassung
elektronisch Papier
?händisch
FM
Eingangs-pforte PUM
?FM PUM
händisch
19armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «ab 2014»
Betreiber BeIMB
SAP PM
SAP PM SAP PS
1. Erfassung
elektronisch
PUM
Formular AIF
elektronisch
elektronisch
FM
20armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Projekt- und Arbeitsgruppen
für ein neues
Instandhaltung-Tool
21armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Projekte
Themen / Phasen / Prozesse
Zustand (baulich)
Bedarf (Massnahme)
Bedürfnis (Antrag)
Vorhaben (Sanierungsprojekt)
Projekte
Zustandsbeurteilung
Faci
lity
Man
agem
ent
Port
folio
M
anag
emen
t
Bedürfnismanagement«neues IH-Tool»
Vorhabensmanagement
22armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Projekt Bedürfnismanagement «neues IH-Tool»
KT, TPL 2FMO
M. Klopfstein
KT erweitert, FMM
L. Huber
KT erweitert, FMW
M. Meyer
KT erweitert, FMS
M. Schweizer
FachberatungD. Gebhard
APP
FachberatungD. Meier
Pom+
SupportE. Winzenried
Rexult AG
Aufgaben
Projektbeteiligte
• Anforderungen, Grob- und Sicherheitskonzepte• Ablauforganisation• Applikationen (Die Ablösung/Integration/Anbindung
vorhandener Tools wie SAP – (ar), SAP V (LBA), IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS etc.)
• Geschäftsfälle IH-Planung• Schnittstellen und Vorgaben• Formularwesen• Mehrjährige IH-Planung• Schulungen
23armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Aufgaben• Definition Zustandsmanagement (Inspektion)• Definition der Ablauforganisation
(Regelung des künftigen Ablaufs und der Zusammenarbeit der externen Organisation)• Definition der Aufbauorganisation
(Definition der beteiligten internen und externen Rollen und deren Aufgaben)• Definition von Hilfsmitteln
(Umfang / Verfügbarkeit, Vorgaben zur Zustandserfassung, Tool-Unterstützung etc.)• Definition von Massnahmen
(Schulungen, Ausschreibungen etc.)
ProjektbeteiligteProjektleiterK. Gasser
Vertreter FMOM. Klopfstein
Vertreter FMML. Huber
Vertreter FMSM. Schweizer
Vertreter FMWM. Meyer
Vertreter UNSM. Adam
SupportE. Winzenried
Rexult AG
Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB
24armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Patrick Gurtner
Alexander Riesen
Stefan Matsch
Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB
Externes Entwicklungsteam
25armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Vorgaben Instandhaltung
undInstandhaltungs-
strategie
26armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
IH-Planung – Vorgaben Portfoliomanagement
• Portfoliostrategie
• Instandhaltungsstrategie
• Normstrategie
Segmentierung
Instandhaltungsstrategie
NormstrategienObjekt-
Zustand 1-4
27armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Zustand 1 WartungsobjektObjekt mit gutem Zustand, die Instandhaltung beschränkt sich auf die Wartung.
Es sind keine Instandsetzungen nötig.
Zustand 2 InstandsetzungsobjektObjekt mit noch genügendem Zustand.
Einzelne Instandsetzungen sind nötig.
Zustand 3 TeilsanierungsobjektInstandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen von ganzen Bauteilen sind nötig (Teilsanierung).
Zustand 4 GesamtsanierungsobjektInstandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen sind im Ausmass eines Neubaus nötig (Gesamtsanierung oder Neubau).
Zustand 9 Nicht relevant
Instandhaltungsplanung – Objektzustand
28armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
KB0 Kernbestand in Bau (nicht nutzbar)
KB1 Kernbestand langfristig
KB2 Kernbestand reduzierte Bereitschaft
KB3 Kernbestand klassifiziert, nicht genutzt
KB4 Kernbestand in Überprüfung
KB5 Kernbestand Zwischennutzungsbestand
KB6 Kernbestand Verzicht
DB1 Dispositionsbestand in Entwicklung
DB2 Dispositionsbestand bleibt im Eigentum
DB3 Dispositionsbestand im Baurecht abgegeben
DB4 Dispositionsbestand Verkauf/Abtretung
DB5 Dispositionsbestand Stilllegung
DB6 Dispositionsbestand Rückbau
DB7 Dispositionsbestand vertragliche Verpflichtung
Instandhaltungsplanung – Segmentierung
29armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Code Objektzustand im SAP REFX (Stammdaten)
30armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsstrategie - IH-Planung
31armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsstrategie - IH-Planung
32armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Prinzip
33armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Aus den Anforderungen zum Entscheid
Themen / Phasen / Prozesse
Zustand (baulich)
Bedarf (Massnahme)
Bedürfnis (Antrag)
Vorhaben (Sanierungsprojekt)
Anforderungen Entscheid
• Einheitliche Inspektionen• Klare Vorgaben • IT-Unterstützung• Daten nicht in ar Immo Systemen
• IT-Lösung auf Basis SAP• Durchgängiges System• Datenhoheit ar Immo• Kein Zugang von Dritten• Mehrjahresplanung/-sicht mind. 10 Jahre
SAP
PS• Eröffnung Vorhaben auf den Daten des
Bedürfnisses aus dem SAP PM• Bündelung Instandsetzungs-Bedürfnisse
mit Mieter-Bedürfnisse
SAP
PMEx
cel
Faci
lity
Man
agem
ent
Port
folio
M
anag
emen
t
34armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltung - Ziele, Philosophie, Grundsätze
Ablauf Zustand Bedarf, Bedürfnis und Vorhaben
Wie
Entwurf 0.1 I 24. März 2014
Zustand
Entwurf 0.1 I 16. Februar 2015
Wer
WasBedarf Bedürfnis Vorhaben
strategie-gerechteBedarfe
Mehrjahres-planung
- planbar- ungeplant- Kleinmass- nahmen FM
BeIMB technisch
BeIMB technisch
FM
BeIMB technisch
FM FM FM FMPUM / BMPUM / BM
Zustandserhebung• FO-Zustandserhebung• ZB-Tool (Excel)• strategieunabhängig• Modul 1• genutzt / ungenutzt• in Zusammenarbeit mit
der LBA• nach Beauftragung
innert 3 Monaten• Bestimmung
Objektzustand 1-4
Bedarfsmeldung• FO-Bedarfsmeldung• strategiegerecht • pro Bauteil nach eBKP• priorisiert
(zwingend/empfehlenswert)
• Terminiert (mind. auf 10 Jahre)
• Wichtige Grundlage für Mehrjahresplanung
• nur Kompetenz ar Immo nicht LBA-Kompetenz
Bedürfnis• FO-Bedürfnis IS• strategiegerecht • Zum richtigen Zeitpunkt• Absprache mit:
PFM, MAD, UNS, SIP, OM, (BM)
• Konsequenz bei nicht Umsetzung aufzeigen
• Qualitative Um-schreibung des Bedürfnisses (Word)
Vorhaben• Um-
setzung Bedürfnis
35armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
IH-Planung – Prinzip
Zustandsbeurteilung (Inspektion)
StörungsmeldungIH-Anforderungen
Bedarf
Bedürfnis
Vorhaben
Betreiber BeIMB
SAP PMVerantwortung FM
SAP PSVerantwortung PUM
36armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Fina
nzier
ung
Vorh
aben
Kauf
en
Bau
(inkl.
In
vesti
tions
beitr
ägen
)
Miet
en /
Pach
ten
Klein
mas
snah
men
FM
(ink
l. In
vesti
tions
beitr
ägen
)
Elem
enta
rsch
aden
SOM
A
Investition Aufwand
Bedü
rfnis
Beda
rf
Entw
icklun
gen
(inkl.
In
vesti
tions
beitr
ägen
)
IS-Standard
IS-Elementar-schadenSOMA
GEP VEK IS-RückbauIS-Investitionsbeitrag
IS-Elementar-schaden Wiederh.
FM-BedürfnisIS-Bedürfnis
Elem
enta
rsch
aden
SOM
A
Unge
plant
klein
er 1
00k
Unge
plant
grö
sser
100
k
Plan
bar g
röss
er 3
-10M
io
Plan
bar k
leine
r 3M
io
Mieterbedürfnis
Plan
bar g
röss
er 1
0Mio
Plan
bar 3
-10M
io
Plan
bar k
leine
r 3M
io
Plan
bar g
röss
er 1
0Mio
Standard
Paketierung FM
Bündelung PFM
Papi
erlo
sPa
pier
(Mäp
pli)
IH-Tool – Gesamtsicht Auftragsmanagement
Bedarf
Bedürfnis
Vorhaben
37armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Zustandsbeurteilung
38armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Systematische Zustandsbeurteilung
Rhythmus Zustandbeurteilungen durch BeIMB
5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre 5 Jahre
Aktueller ZustandStrategiegerechte Bedarfe auf min. 10 JahreBedürfnisse zur rechten Zeit
39armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Zustandsbeurteilung / Bedarfsermittlung
Beschluss: • Zustandserfassung nach eBKP Hoch- und Tiefbau• Separates Werkzeug für die Erfassung auf der Basis von Excel• Keine Zustandsdaten im IH-Tool führen• keine automatische Berechnung für Bedarfsermittlung• Bedarfsermittlung aufgrund Zustandsbeurteilung (zustandsorientiert und
nicht nutzungsorientiert)
StruktureBKP
Berechnungvorausschauend und Nutzungs-
dauer
Strategiegerechter Bedarf
40armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Modul 1 (alt)Bauteilkatalog/-gliederung Eigenentwicklung
Modul 1 (neu)Bauteilkatalog/-gliederung Branchenlösung
Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion)Gliederung Bauteile
41armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Bauteilkatalog – eBKP H/T
Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion)
42armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Beauftragung des BeIMB technisch zur Zustandsbeurteilung aus demSAP PM mittels dem Formular «Beauftragung Zustands-beurteilung»
Formular Beauftragung Zustandsbeurteilung
43armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Bedarfe (Massnahme)Bedürfnis (Antrag)
44armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Strategiegerechte Bedarfe
Mehrjährige Bedarfssicht• Bedarfe pro Bauteil nach eBKP abbilden• Sichtweise mind. 10 Jahre für eine mehrjährige
Instandsetzungsplanung• Bedarfe gemäss Objektstrategie (Segmentierung) bestimmen• Priorität «zwingend» / «empfehlenswert» richtig anwenden• realistischer Endtermin setzen• aufzeigen Konsequenz bei nicht Umsetzung
45armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Bedarf - Bauteilgliederung
• Im Grundsatz sind pro Bauteil ein Bedarf gemäss eBKP zu melden
• Zusammenfassungen sind für eine mehrjährige Instandsetzungs-planung nicht geeignet
• Bedarfe zu Bedürfnis paketieren obliegt alleine dem FM
Beispiel mehrere Bedarfsmeldungen mit der gleichen eBKPeBKP Titel Kurztext
D Heizung ersetzen
D Elektroanlagen sanieren
D MSRL modernisieren
D Kälteanlage Ersatz Kältemittel
Pro Bedarfsmeldung ist für den FM ein «knackiger»
Kurztext durch den BeIMB sehr wichtig
46armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Priorität = zwingend / empfehlenswert
Bedarf zwingend:• Dieser Bedarf ist zwingend umzusetzen unter
Berücksichtigung der aktuellen Objektstrategie und relevanten Sicherheitsrisiken.
Bedarf empfehlenswert:• Dieser Bedarf ist nur als Information für die mehrjährige
IH-Planung gedacht und sollte nicht ausgeführt werden, da nicht gemäss Objektstrategie.
47armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Anwenderstatus Bedarf
Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedarfs durch Melder
FM / Bei erster Bearbeitung durch FM
FM / Bedarf bleibt in Mehrjahresplanung offen
FM / Bedarf wird zur Paketierung für Bedürfnis vorbereitet
FM / Bedürfnis wird abgelehnt
48armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Formular Bedarfsmeldung
49armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Anwenderstatus Bedürfnis
FM / Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedürfnisses
FM / Zwingend bei > 3 Mio.
FM / Wenn Bedürfnis an BeIMB zur Formulierung
L FB / Wenn Bedürfnis an PUM (Eingangspforte)
L FB / Wenn Bedürfnis an Supp. FM bei ungeplant. <100’000.-
Eingangspforte
PFM/MAD
PFM/MAD und L FB FM
50armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Formular Bedürfnis
armasuisse
armasuisse Immobilien
Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien
M. Klopfstein, Super User
Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015
• Praxiserfahrung
52armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – Erfolgsfaktoren
• Die Linie (Kader) steht hinter dem IH-Tool und setzt dessen Anwendung durch
• Bereitschaft der Mitarbeitenden die Bedienung des neuen IH-Tool zu erlernen
• Nutzen der Schulungsunterlagen und der Handbücher• Kompetente Unterstützung der Anwender durch First Level Support der
Super User und Second Level Support (externe Unterstützung) bei schwierigen Fragen und Problemen
• IH-Tool wird stetig verbessert und wird als zentrales Arbeitsinstrument für einen FM in der armasuisse wahrgenommen
• IH-Daten nur noch auf dem IH-Tool führen, keine separaten Excel (Schattenplanungen) mehr
• Sorgfältige Datenbearbeitung im IH-Tool• Zentrale Qualitätssicherung und Fehlerbereinigung
Die 80/20 Regel gilt beim IH-Tool nicht, Daten verlangen 100% Genauigkeit
53armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Instandhaltungsplanung – Schulungskonzept
Aug Sept Okt Nov Dez Jan
Schulung Super User FMA006
Schulung USER (FM)
Begleitung USER
Feb März
Eigene Weiterbildung
Führung BeIMB
Schulung BeIMB
(learning by doing)
2013 2014
Anwendung
54armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
55armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
56armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
57armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
58armasuisse Markus Klopfstein, armasuisse Immobilien
Fragen?
Lob und Kritik?
Bemerkungen?
Besten Dank für ihre Aufmerksamkeit
top related