audit trail - 1life
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NOTE TECHNIQUE
Audit Trail
(Nouveauté de la 16.08)
(Actualisé en 16.09)
Version 16.09 du 15/01/2021
Document Public
Note technique – Audit Trail Page 2 / 26
Audit Trail
Sommaire
1. PRESENTATION ...................................................................................... 3
2. PARAMETRES ......................................................................................... 4
3. FONCTIONS DE SUIVI .............................................................................. 7
Directement dans la fiche concernée ............................................................................. 7
Au niveau de la fiche ..................................................................................................................................... 7
Au niveau du détail de la nomenclature ............................................................................................... 7
A partir d'un accès dédié ................................................................................................. 8
Recherche avancée ........................................................................................................................................ 8
4. LES ACTIONS POSSIBLES ........................................................................14
Historique des transactions........................................................................................... 14
Liste des tables .............................................................................................................................................. 14
Colonnes du tableau ................................................................................................................................... 15
Les filtres .......................................................................................................................................................... 16
Détail des transactions ................................................................................................... 17
Détail d'une création ................................................................................................................................... 17
Détail d'une modification .......................................................................................................................... 17
Les fonctions de tris, recherche et raccourcis clavier ................................................ 19
Gestion des identités orphelines .................................................................................. 20
Comparer ......................................................................................................................................................... 22
Associer ............................................................................................................................................................. 22
5. ARCHIVAGE DES DONNEES .....................................................................24
6. PASSAGE DES SCENARIIS .......................................................................26
Scénario d'installation................................................................................................................................. 26
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1. Présentation
Un Audit Trail est un enregistrement électronique sécurisé, généré par ordinateur, horodaté et qui permet de
reconstituer les événements relatifs à la création, à la modification ou à la suppression d’un enregistrement
électronique.
Un Audit Trail est une chronologie justifiant du “qui, quoi et quand” d’un enregistrement.
Cegid PMI trace automatiquement toutes les modifications, ce qui inclut l’enregistrement des anciennes
valeurs de champs, la date et l’heure du changement, le nom de la personne qui a effectué le changement.
Ces informations indispensables sont disponibles pour l’Audit Trail de façon automatique.
Cegid PMI conserve les informations de l’enregistrement d’origine, qui incluent les métadonnées
correspondantes. Les enregistrements sont conservés pendant une période définie.
Les bénéfices de l'Audit Trail sont en priorité de :
• Répondre aux normes qualité, notamment celles de la FDA et ISO.
o FDA est l'abréviation de Food and Drug Administration, service du gouvernement américain
responsable de la pharmacovigilance, c'est-à-dire des études, du contrôle et de la réglementation
des médicaments avant leur commercialisation.
o Norme ISO définie par l'Organisation internationale de normalisation et s'appliquant aux produits
et aux services pour nos clients.
• Permettre au support de connaître les modifications apportées en cas de problème.
Important
La mise en place de l'Audit Trail peut entrainer un allongement des temps de traitement lors
d'opérations volumineuses (intégration de données, configurateur, import Xml, etc …).
Notez
Le module "Audit Trail" est soumis à sérialisation (Code Module : 00484).
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2. Paramètres
Module Paramètres, Paramétrage, Paramètres généraux
Paramètre 870 : Audit Trail
Ce paramètre permet de définir les tables à surveiller, ainsi que la durée de conservation des données.
Il convient de cocher celles pour lesquelles vous souhaitez mettre en place l'Audit Trail.
Les tables suivantes sont traçables :
• TIERS (Clients, Prospects et Fournisseurs),
• Contacts,
• Articles,
• Nomenclatures
• Paramètres généraux,
• Références externes,
• Tarifs A-Z.
Notez
Dès lors que vous avez activé l'Audit Trail pour une table, et que des données ont été enregistrées, il n'est plus
possible de désactiver l'option.
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Conservation des données Choix de la durée de conservation des traces. Au vu de la volumétrie des
enregistrements, le curseur est positionné par défaut sur un historique d'un
mois. Libre à vous de changer cette valeur ; le nombre de mois historisés
peut être de 1, 3, 6, 9 ou 12 mois.
Attention cependant, il est toujours possible d'augmenter le nombre de
mois de conservation, par contre il n'est pas possible de revenir en arrière.
Appliquer à toutes les sociétés Case à cocher permettant de ne pas identifier les sociétés une par une, mais
de définir par défaut l'implémentation de l'Audit Trail sur l'ensemble des
sociétés.
Soit cette case est cochée à partir de la société principale (et toutes les
sociétés "filles" adoptent l'Audit Trail par défaut), soit il convient de mettre
en place l'Audit Trail à partir de chacune des sociétés concernées.
Si vous essayez de cocher cette case alors que la mise en place de l'Audit
Trail a déjà été effectuée sur certaines sociétés de manière individuelle, vous
obtenez ce message :
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Notez
On ne choisit pas précisément les champs à analyser. Seuls les champs présents et modifiables au niveau des
écrans PMI sont traçables.
Les champs mis à jour automatiquement par l'application (stock article, champ en lecture, …) ne sont pas
tracés.
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3. Fonctions de suivi
Le suivi de l'Audit Trail est réalisé à partir de différents accès.
Directement dans la fiche concernée
Au niveau de la fiche
Exemple avec une fiche article.
Le bouton [Audit Trail] ne devient actif que suite à l'appel d'un élément (client, prospect, fournisseur, …).
Il est accessible à partir de l'onglet Edition de la fiche.
Notez
Pour la table des Paramètres Généraux, le bouton est accessible pour tous les paramètres, SAUF pour le
paramètre 870 de mise en place de l'Audit Trail. Celui-ci ne peut pas être tracé !
Au niveau du détail de la nomenclature
Pour les articles de nature Produits Fabriqués, le bouton [Audit Trail] est accessible à partir de l'onglet
Recherche disponible au niveau du détail de la nomenclature.
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A partir d'un accès dédié
Module Administration, Utilitaires, Audit Trail
Le menu spécifique est accessible à partir du module Administration, Utilitaires et disponible uniquement pour
le superviseur.
Recherche avancée
Sélection de la table
Table auditée Choix de la table parmi la liste proposée. Seules les tables mises en place pour
l'Audit Trail sont présentes au niveau de la liste (paramètre 870).
Selon la table sélectionnée, différentes options de recherche sont proposées.
Inclure les tables dépendantes dans la recherche
Les tables dépendantes sont les tables directement associées à la table sélectionnée (voir la Liste des tables
page 7).
Cette case à cocher s'affiche dès lors qu'une table est sélectionnée.
Ce choix est inaccessible pour les tables suivantes, du fait que celles-ci n'ont pas de tables associées.
• Contacts,
• Paramètres généraux,
• Références externes,
• Tarifs A-Z
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Sélection des éléments
Sélections table Article
Code article Saisie du code article à analyser. La recherche dynamique est active.
Code complémentaire Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article. La saisie d'une étoile
(*) permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes
articles, tous codes complémentaires confondus.
Sélection table Nomenclature
Code produit fabriqué Saisie du code PF à analyser. La recherche dynamique est active sur ce champ.
Code complémentaire PF Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article nomenclature. La saisie
d'une étoile (*) permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou
les codes articles, tous codes complémentaires confondus.
N° ligne nomenclature Choix du numéro de ligne de la nomenclature. Si le numéro de ligne reste à
zéro, alors toutes les lignes modifiées de la nomenclature seront affichées.
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Sélection table Client ou Fournisseur
Code client ou fournisseur Saisie du code tiers à analyser. La recherche dynamique est active sur ce champ.
Sélection table Contacts
Nom Saisie du nom du contact à analyser.
Prénom Saisie du prénom du contact à analyser.
Attention
Pas de recherche dynamique sur les contacts.
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Sélection table Paramétrage
Etablissement Saisie éventuelle d'un code établissement.
N° de paramètre Saisie du numéro de paramètre à auditer.
Code paramètre Pour les paramètres qui ne sont pas des tableaux de paramètres, indiquer
impérativement une étoile (*).
Sélection table Références externes
Code article Saisie du code article à analyser. La recherche dynamique est active.
Code complémentaire Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article. La saisie d'une étoile (*)
permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes articles, tous
codes complémentaires confondus.
Type Tiers Au choix :
• 1 = Client,
• 2 = Fournisseur,
• 7 = Prospect
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Sélection table Tarifs A-Z
Genre tiers Indiquer le type de tiers concerné par la consultation :
• 1 = Client,
• 2 = Fournisseur,
• 7 = Prospect
Code tiers Saisie du code tiers.
Code article Saisie du code article.
Code complémentaire Saisie du code complémentaire si nécessaire. La saisie d'une étoile (*) permet
d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes articles, tous
codes complémentaires confondus.
Code tarif Saisie du code tarif concerné par la recherche.
Date d'application Saisie de la date d'application du tarif. Pour obtenir toutes les dates
d'application, il convient de laisser le champ vide. Dans ce cas, sont listés tous
les tarifs existants ; ceux n'ayant pas de date d'application renseignée ainsi que
tous les autres tarifs ayant une date d'application.
Notez (général à toutes les tables auditées)
Pour toutes les tables, sur les champs de sélection, les caractères "joker" suivants sont utilisables :
* (étoile) permet d'obtenir toutes les valeurs possibles de type Texte,
0 (zéro) permet de lister toutes les valeurs possibles de type Numérique.
L'appui sur le bouton [Ajouter à la liste] permet de renseigner les éléments clés saisis au niveau de la liste.
L'appui sur le bouton [Supprimer de la liste] en étant positionné sur un élément, permet de l'effacer de la
sélection.
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Sélection avancée
Utilisateur concerné Permet de visualiser les modifications effectuées par un
utilisateur précis.
Période incluse du … au … Choix de la période de visualisation des modifications.
Ne voir que les historiques non-identifiés Case à cocher permettant de ne visualiser que les historiques
n'étant pas rattachés à un utilisateur.
Ne voir que les historiques altérés Case à cocher permettant de ne visualiser que les historiques
altérés.
Les deux cases peuvent être cochées en même temps.
Zone modifiée Facultatif. Choix d'un champ précis à vérifier.
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4. Les actions possibles
L'écran d'historique de l'Audit Trail se présente en deux parties distinguées par un séparateur.
• La partie haute présente l'historique des transactions par table,
• La partie basse présente le détail de la transaction sélectionnée.
Le séparateur peut, quant à lui être déplacé afin de moduler la hauteur de l'espace attribué à chacune des
parties.
Historique des transactions
La partie haute de l'écran liste les transactions effectuées (Création, Modification et Suppression).
Notez
Une ligne par date et heure, par table et par transaction (création, modification ou suppression).
Chaque libellé complémentaire (onglet Libellé de la fiche article) fait l'objet d'un évènement distinct, donc
d'une ligne distincte (table Libellés RTF Article).
Liste des tables
Les tables suivantes sont traçables (tables principales et tables dépendantes) :
Paramètres généraux
Paramètres Table principale
Clients et Prospects
Client Table principale
Libellés RTF Client Onglet Commentaires de la fiche client
Zones Utilisateurs Client Onglet Perso (Zones utilisateurs)
Fournisseurs
Fournisseur Table principale
Libellés RTF Fournisseur Onglet Commentaires de la fiche fournisseur
Zones Utilisateurs Fournisseurs Onglet Perso (Zones utilisateurs)
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Contacts
Contact Table principale
Articles
Article Table principale
Libellés RTF Article Onglet Libellé (Libellés complémentaires)
Zones Utilisateurs Article Onglet Perso (Zones utilisateurs)
Nomenclatures
Nomenclature Table principale
Libellés RTF Nomenclature Onglet Général du composant, zone Commentaires
Références externes
Références Table principale
Tarifs A-Z
Tarifs Table principale
Colonnes du tableau
Date Date et heure de l'évènement.
Utilisateur PMI Nom de l'utilisateur PMI qui a effectué la modification.
Utilisateur Windows Nom de l'utilisateur Windows à partir duquel l'accès à Cegid PMI a été réalisé.
Domaine Nom du domaine.
Application Application au travers de laquelle, l'évènement a été réalisé.
Poste Nom du poste.
Eléments Clé Code de la société, suivi du code fiche (client, prospect, fournisseur, contact ou article).
Table Origine Nom de la table impliquée par l'évènement.
Type Transaction Type de la transaction : Création, Modification ou Suppression.
Identifié Case à cocher (non modifiable) précisant si l'utilisateur qui a effectué cet évènement à
bien été identifié. Si ce n'est pas le cas, la ligne est présentée en rouge et il est indiqué
Utilisateur inconnu.
Ces enregistrements non identifiés peuvent être traités, à partir d'un utilisateur
Superviseur, et rapprochés des identités orphelines. Ce sont des identités qui ont
pu identifier l'utilisateur mais qui n'ont pas pu être rapprochées avec le déclenchement
des données de l'Audit Trail. Cela peut être le cas, par exemple, de perte de connexion
lors de traitements complexes et volumineux.
Altéré Case à cocher (non modifiable) permettant d'identifier si la trace de l'évènement a été
altérée via un accès autre que l'application (Requêteur SQL, …). Dans ce cas, la case est
cochée et l'ensemble de la ligne est présenté en rouge.
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Les filtres
Des filtres existent permettant de n'afficher que certaines données.
Notez
Par défaut, l'affichage est positionné sur Toutes les valeurs.
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Détail des transactions
La sélection d'une ligne au niveau de l'historique permet d'obtenir plus d'informations sur la transaction en
question. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans la partie basse de l'écran, avec le détail des actions.
Les champs indiqués en rouge au niveau de la colonne Désignation sont ceux ayant subis des modifications.
Par défaut, le filtre est positionné sur les lignes ayant le statut Modifiées.
Détail d'une création
Dans le cas d'une transaction de création, deux colonnes sont présentes sur l'écran :
• Une colonne Désignation précisant tous les champs de la fiche sans exception (exemple ci-dessous
avec la fiche article).
• Une colonne APRES indiquant les valeurs renseignées par l'utilisateur lors de la création.
Détail d'une modification
Dans le cas d'une modification, trois colonnes sont présentes sur l'écran :
• Une colonne Désignation précisant les champs de la fiche qui ont été modifiés (exemple ci-dessous
avec la fiche article).
• Une colonne AVANT indiquant les valeurs d'origine des champs modifiés.
• Une colonne APRES indiquant les valeurs renseignées par l'utilisateur lors de la modification.
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Détail d'une modification de nomenclature
Lors de la visualisation du détail de l'historique de l'Audit trail SANS être positionné sur une ligne particulière,
toutes les lignes impactées par des modifications sont proposées.
La colonne Eléments clé indique précisément les numéros de lignes impactés par les modifications (25,10, …).
Lors de la visualisation du détail de l'historique de l'Audit trail APRES avoir sélectionné une ligne particulière,
seules les modifications de cette ligne sont affichées.
Exemple ici avec la ligne 10 (numéro de ligne indiqué au niveau de la colonne Eléments Clé).
Notez
Lors d'une renumérotation de lignes, les modifications correspondantes sont exclusivement attachées à la
première ligne de la nomenclature. Les lignes impactées par ce changement de numéro n'auront pas (à leur
niveau) de détail d'historique correspondant.
Les filtres
Des filtres sont disponibles permettant d'afficher toutes les valeurs, les valeurs modifiées ou celles non
modifiées.
Notez
L'affichage par défaut est positionné sur Uniquement les valeurs modifiées.
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Les fonctions de tris, recherche et raccourcis clavier
Le Tri
Chaque colonne peut être triée par ordre chronologique des champs et/ou valeurs, en cliquant sur l'entête de
la colonne.
Les recherches
Sur une colonne précise en cliquant sur le bouton [Loupe] présent à droite de chaque entête de colonne.
Sur l'ensemble des colonnes, avec les touches de raccourci [Ctrl] + [F].
Raccourcis clavier applicables
Au niveau de de l'Audit Trail, différents raccourcis clavier peuvent être utilisés :
Agrandir le détail
La fenêtre de détail s'affiche sur tout l'écran. Elle vient en superposition de la fenêtre d'historique.
Agrandir l'historique
La fenêtre d'historique s'affiche sur tout l'écran. Elle vient en superposition de la fenêtre de détail.
Rétablir l'affichage
Les fenêtres se repositionnent à leur affichage normal.
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Gestion des identités orphelines
Lorsque des enregistrements non identifiés sont présents dans la base (présentés en rouge), il est possible de
les analyser afin de les rapprocher d'identités orphelines.
Notez
• Seul un utilisateur Superviseur peut accéder à cette fonctionnalité.
• La multi sélection est possible lors du traitement des identités orphelines.
L'accès s'effectue à partir de la fiche concernée, bouton [Audit Trail].
Dès lors que des enregistrements non identifiés sont présents sur la base, une nouvelle coche apparaît "Traiter
les identités orphelines".
Sur l'écran apparaissent, de base :
• En rouge : les enregistrements non identifiés,
• En noir les enregistrements identifiés.
Lorsque la case est cochée, les enregistrements identifiés sont enlevés de la liste et remplacés par les identités
orphelines (présentées en bleu).
Notez
S'il n'existe que des enregistrements non identifiés, mais aucune identité orpheline, alors la case est décochée
automatiquement et le message suivant est affiché :
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L'affichage revient à l'affichage de base.
Les actions possibles :
• [Clic droit] sur une ou plusieurs identités orphelines permet de la ou les supprimer.
• Si je sélectionne un enregistrement non identifié (en rouge) et une identité orpheline (en bleu), le
[Clic droit] permet de les comparer et/ou de les associer.
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Comparer
Les différents éléments des enregistrements non identifiés et des identités orphelines sélectionnés sont
comparés.
La dernière colonne permet de mettre en évidence les éléments similaires de ceux qui diffèrent.
A l'utilisateur de déterminer ensuite s'il effectue l'association ou non de ces éléments, en appuyant sur le
bouton [Associer] ou [Fermer] pour n'effectuer aucun traitement.
Après validation du choix [Associer], une ultime confirmation est demandée.
Associer
Le choix "Associer les éléments sélectionnés" ne propose pas le tableau de comparaison, mais affiche
néanmoins les éléments qui diffèrent.
Il convient de confirmer ou non l'association.
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Notez
Il est possible d'associer plusieurs enregistrements non identifiés à une seule et même identité orpheline
(l'inverse n'est pas possible). Dans ce cas, il n'est pas possible d'effectuer une comparaison des éléments ; seul
le choix Associer est possible.
Une fois l'association effectuée, les enregistrements associés sont supprimés de la liste.
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5. Archivage des données
La conservation des données de l'Audit Trail est directement impactée par la mise en place du paramètre 750.
Paramètre 750 : Serveur d'archives
Si le module Audit Trail est sérialisé ET que le nom du serveur d'archives est différent du nom du serveur SQL
sur lequel se trouve la base, de nouveaux champs de mise en place du serveur d'archives sont présentés.
Instance SQL Serveur Indiquer l'instance SQL Serveur du serveur d'archives ou "local" si pas d'instance
nommée.
Login Login d'un compte d'authentification SQL Serveur ; en s'assurant bien que celui-
ci ait les droits nécessaires pour écrire au niveau de la base Archives.
Mot de passe Mot de passe associé au compte d'authentification SQL Serveur.
Une fois les données renseignées, cliquer sur le bouton [Ajouter la liaison avec l'instance] afin de lier cette
instance avec votre serveur.
Lorsque les éléments sont liés correctement, l'image passe d'un verrou ouvert à un verrou fermé.
Le passage de la souris sur le bouton d'aide permet d'obtenir les précisions nécessaires.
Notez
Pour le superviseur uniquement, un contrôle de cohérence est effectué à la connexion à la base.
Si le paramètre 750 n'est pas renseigné correctement ou l'est partiellement, un message est affiché :
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Fonctionnement
A l'échéance de la durée de conservation des données définie au niveau du paramètre 870 Audit Trail, deux
comportements sont possibles :
Sans serveur d'archives Les données sont supprimées de la base.
Avec un serveur d'archives Les données sont déplacées dans la base Archives.
Concrètement
Lors d'une connexion avec un utilisateur (Superviseur ou non Superviseur)
Dès que celui-ci effectue une transaction suivie par l'Audit Trail (modification de tiers, modification d'articles,
…), les tâches suivantes sont exécutées :
✓ Vérification du paramètre 870 afin de contrôler la durée de rétention des données et définir les
éléments à traiter (archive ou suppression selon si un serveur d'archives est défini ou non au niveau du
paramètre 750).
o Si pas de serveur d'archives : suppression des données définies, dont la date est antérieure à la
durée de rétention prévue.
o Si un serveur d'archives est défini :
▪ Copie dans une table Audit Trail temporaire, des données définies dont la date dépasse
la durée de rétention prévue,
▪ Suppression de ces mêmes données de la table Audit Trail standard.
Lors d'une connexion avec un utilisateur Superviseur
En plus des tâches effectuées lors de la saisie d'une transaction.
Dès la connexion à la base :
✓ Copie des éléments de la table Audit Trail Temporaire de la base principale vers la table Audit Trail
Archive de la base Archives.
✓ Suppression des éléments de la table Audit Trail Temporaire de la base principale.
✓ Copie des éventuels éléments de la table Traçabilité vers cette même table sur la base Archives (en
respectant la société et la date de rétention des données).
✓ Au niveau du serveur d'archives : un déclencheur se charge de copier, puis supprimer les éléments de
la table Audit Trail Archive vers la table Audit Trail de la base Archives.
Notez
En cas d'erreur, les éléments sont conservés au niveau de leur table respective.
Les tables Audit Trail Temporaire de la base principale et Audit Trail Archive de la base Archives sont en principe
vides. Les éléments ne font que transiter par ces tables.
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6. Passage des scenariis
Module Administration, Utilitaires, Audit Trail
Un menu spécifique est accessible à partir du module Administration, Utilitaires et disponible uniquement
pour le superviseur.
Il permet d'adapter la société pour la mise en place de l'Audit Trail.
Scénario d'installation
Notez
• Cet accès Scénario d'installation n'est présent que lorsque la sérialisation du module Audit Trail a été
effectuée après l'installation d'une nouvelle version.
• Seuls les scénariis concernant l'Audit Trail sont exécutés.
• Si une base archive est définie au niveau du paramètre 750, celle-ci est prise en compte au niveau du
passage des scénariis.
Personne ne doit être connecté pendant le passage des scénariis.
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