auditoria y cierre de proyecto

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TSU.Alvarado Cortez Pedro Elias

TSU.Rincon Bojórquez José Luis

TSU.Herrera Castillo Alfredo

AUDITORIA Y CIERRE DE PROYECTO

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Un proyecto esta completo cuando empieza a trabajar para ti, mas que tu trabajar para el.

SCOTT ALLEN

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1.- Evaluar si el proyecto entrego los beneficios esperado a todos los interesados ¿ Se manejo bien el proyecto? ¿ El cliente quedo satisfecho?

2.- Evaluar lo que se hizo mal y los que contribuyo a los éxitos.

3.- Identificar los cambios para mejorar la entrega de los proyectos futuros.

AUDITORIA

3 tareas importantes:

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• Desempeño del proyecto

• Una reevaluación

• Revisión dela cultura organizacional

• Evaluar al equipo del proyecto (funciona bien y tiene personal apropiado)

AUDITORIAS DE PROYECTOS

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• Permiten cambios correctivos al principio

• Se concentran en el progreso y desempeño del proyecto

• También revisan si las condiciones han cambiado

¿Han cambiado las prioridades? ¿La misión del proyectos es aun pertinente?

AUDITORIAS DE PROYECTOS EN PROCESO

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• Detalladas y profundas

• Enfatiza la mejora de la administración de los proyectos futuros

• Orientadas alargo plazo

¿Los beneficios estratégicos esperados realmente se entregaron?

AUDITORIAS POSTERIORES AL PROYECTO

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• Tamaño de la organización

• Importancia del proyecto

• Tipo del proyecto

• Riesgos del proyecto

• Problemas del proyecto

• Tamaño del proyecto

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PROFUNDIDAD Y EL DETALLE DE LA

AUDITORIA

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• La auditoria no es un a cacería de brujas• Comentarios acerca de los individuos o grupos que

participante en el proyecto no son recomendables. manténgase en los temas del proyecto y no en que sucedió o quien lo hizo,

PROCESOS DE AUDITORIA DE UN PROYECTO

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• Las actividades deben ser muy sensibles a las emociones y a las reacciones humanas. la amenaza a las personas que se evalúan debe reducir tanto como sea posible.

• La precisión de los datos debe ser verificable o ser señalada como subjetiva, de juicio o rumor.

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• La admiración superior debe anunciar respaldo para auditoria de proyecto y ver que el grupo de auditoria tenga acceso a toda la información, los participantes y en la mayoría de los casos los clientes del proyecto.

• La actitud depende del modus operandi del liderazgo del audito y del grupo. -meta no es perseguir. -El objetivo es aprender y conservar recursos valiosos de la organización donde se han cometidos errores. ser amistoso, objetivo y mostrar empatía alienta la cooperación como será razonable.

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• El líder de la auditoria debe terminar tan pronto como sea razonable.

• El líder de la auditoria debe recibir acceso a la administración superior por encima del administrador del proyecto.

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Del proceso de la auditoria de proyecto se divide de manera conveniente en 3 pasos:

PROCESO DE LA AUDITORIA DE PROYECTO

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La iniciación del proceso de auditoria depende. del tamaño de la organizacion y del proyecto

PASO 1: INICIO Y ASIGNACIÓN DE PERSONAL

Organizaciones medianas que tienen varios proyecto que se realizan en forma simultanea

la auditorias con frecuencia son vista negativamente por los interesados del proyecto

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PASO 2: RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS.

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1¿La cultura organizacional proporciona apoyo y era correcta para este tipo de proyecto? porque?

2¿Era adecuado el respaldo de la administración superior?

PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL

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3¿El proyecto cumplió el propósito que tenia?

A.- ¿Hay vinculo claro con la estrategia y los objetivos de la organización?

B.- ¿El sistema de prioridad refleja importancia para el futuro de la organización?

C. ¿El ambiente (interno o externo)ha cambiado la necesidad del cumplimiento del proyecto (si el proyecto esta aun en proceso)?

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4.- ¿Se identificaron y se evaluaron en forma apropiada los riesgos del proyecto? ¿Se utilizaron las necesidades de contingencia? ¿Eran realistas? ¿Han salido riesgos que tengan un efecto mayor del anticipado?

5.- se asignaron las personas y los talentos correctos a este proyecto?

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6.- Si se termino el proyecto ¿El personal se asigno en forma justa a nuevos proyectos?

7.- ¿Que sugiere la evaluación de los contratistas externos?

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8 ¿el inicio y la terminación tuvieron éxito? ¿Porque? ¿El cliente estuvo satisfecho?

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1 ¿La planeación del proyecto y los sistemas de control eran apropiados para este tipo de proyecto? ¿Todos los proyecto de

tamaño y tipo similar utilizan estos sistemas? ¿porque?

2 ¿El proyecto se adapto al plan? ¿el proyecto quedo abajo o arriba del presupuesto y del programa? ¿Porque?

PUNTO DE VISTA DEL PROYECTO.

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3.- ¿Las interfaces y las comunicaciones con los interesados del proyecto fueron adecuadas y eficaces?

4 ¿Si el proyecto se termina, el persona ha sido asignado a nuevos proyecto en forma justa?

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5 ¿El equipo tuvo un acceso adecuado a los recursos organizacionales : personas, presupuesto, grupos de respaldo, equipo? ¿Se presentaron conflictos de recursos con otros proyectos en proceso? ¿El equipo se manejo bien?

6 ¿Que sugiere la evaluación de los contratistas externos?

 El grupo de auditoria no debe estar limitado a esta preguntas

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La meta principal de un informe de auditoria es mejorar la forma en que se manejan los proyectos futuros

Intenta capturar los cambios necesarios y las lecciones aprendidas de un proyecto actual o terminado.

PASO 3: ELABORACIÓN DE INFORMES

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Necesitan personalizarse para el proyecto en especifico y el ambiente organizacional.

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.Tipos de proyecto; ejemplo, desarrollo, marketing, sistemas, construccion

.Tamaño, monetario

.Numero de empleados

.Nivel de tecnología: bajo, medio, ato, nuevo,

.Estrategia o respaldo,

LAS CATEGORÍAS INCLUYEN:

ANÁLISIS:

.Misión y objetivo del proyecto

.Procedimientos y sistemas utilizados

.Recursos de la organización utilizados

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Recomendaciones

Lecciones aprendidas

apéndice.

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CIERRE DE PROYECTO

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condiciones para el cierre del proyecto.

• Normales

• Prematuras

• Perpetuas

• Proyectos fracasados

• cambio de prioridad

CIERRE DE PROYECTO

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CIERRE DE PROYECTO NORMAL.

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CIERRE PREMATURO

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PERPETUAS

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PROYECTO FRACASADO

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ESTO ES DE GRAN IMPACTO. PUESTO QUE PUEDE DEFINIR SI TU PROYECTO CONTINUA O ES OBSOLETO.

CAMBIO DE PRIORIRAD

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Con forme al cierre, las personas y el equipo se dirigen a otras actividades o proyectos.

comunicar el plan de terminación y el programa con anticipación permiten que:

1 aceptar el hecho psicológico de que el proyecto terminara

2 preparase para seguir adelante

SEÑALES PARA CONTINUA O CIERRE TEMPRANO DE UN PROYECTO

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Incluye 5 actividades importantes:

1. obtener la aceptación de entrega del cliente

2 cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos

3. resignar a los miembros del equipo de proyecto

4 cerrar la cuentas y ver que todas las notas se paguen

5 evaluar al equipo del proyecto a los miembros de esta y al administrador del proyecto.

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EQUIPO, MIEMBROS DEL EQUIPO Y EVALUACIONES DEL ADMINISTRADOR DE

PROYECTO

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EVALUACIÓN

Respaldar el desarrollo individualMejora

continua

Cambios

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EVALUACIÓN DEL EQUIPO

Desarrollo

Fortalezas

Debilidades

Proyectos futuros

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Evaluación de un integrante del equipo y el gerente de proyecto

Retroalimentación de 360 grados

•Medir el Desempeño del personal.

•Medir las Competencias.

•Diseñar Programas de Desarrollo.

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Revisión del desempeño

Habilidades técnicas

Habilidades sociales