aula 8 - arquivos e tecnicas de arquivamento

Aula 08- Arquivos e Técnicas de Arquivamento

“Arquivo é o conjunto de documentos que,

independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por

acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda documentos

O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa.

Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como

comprovantes. Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um

erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de

documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

UM ARQUIVO BEM PENSADO E ORGANIZADO SERVE PARA:

REVELAR O QUE JÁ FOI FEITO E OS RESULTADOS OBTIDOS REVELAR O QUE ESTÁ PARA SER FEITODIMINUIR A DUPLICIDADE DE TRABALHO

EVITAR REPETIÇÕES DESNECESSÁRIAS DE EXPERIÊNCIAS EVITAR IMPROVISOS E INADEQUAÇÕESENCONTRAR BONS PARCEIROS E FORNECEDORES

AVALIAR O EMPREENDIMENTO POR PARTES AVALIAR O EMPREENDIMENTO COM UM TODO

TIPOS DE ARQUIVOS

• PÚBLICOS (FEDERAL, ESTADUAL, MUNICIPAL);

• INSTITUCIONAIS (ESCOLAS, IGREJAS SOCIEDADES, CLUBES, ASSOCIAÇÕES);

• COMERCIAIS (EMPRESAS, CORPORAÇÕES, COMPANHIAS) ;E

• PESSOAIS (FOTOS DE FAMÍLIA, CARTAS, ORIGINAIS DE TRABALHOS ETC)

OS ARQUIVOS EXISTEM BASICAMENTE POR DOIS BONS MOTIVOS:

1. AS EXIGÊNCIAS DA 2 LEGISLAÇÃO PÚBLICA2. ORGANIZAÇÃO INTERNA DA EMPRESA.

OS PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA COMEÇAR ARQUIVAR SÃO:

A CLASSIFICAÇÃO DOS TIPOS DE DOCUMENTOS; A CODIFICAÇÃO, QUE PODE SER ALFABÉTICA OU NUMÉRICA;

MISTURANDO VÁRIAS TÉCNICAS QUE ADQUIRIMOS COM O TEMPO, VOU DISPONIBILIZAR PARA SEU USO A LÓGICA DE ARQUIVAMENTO ABAIXO, ONDE CADA NÚMERO PODE SER CONSIDERADO COMO UMA PASTA QUE DEVE SER CRIADA EM SEU ARQUIVO, MESMO QUE DE INÍCIO ELA FIQUE VAZIA.

01.00 – PLANO DE NEGÓCIOS.

DOCUMENTO RESPONSÁVEL POR RESPONDER OS COMO, ONDE, QUANDO E PORQUÊS DA EMPRESA, PRECISA SER O PRIMEIRO PASSO EM DIREÇÃO AOS OBJETIVOS DO EMPREENDEDOR. DEVE SER ARQUIVADO NA PASTA NÚMERO 1.

02.00 – ATIVIDADES OPERACIONAIS.

PASTA ONDE SERÃO ARQUIVADOS OS FLUXOGRAMAS QUE MOSTRAM COMO SÃO E COMO DEVERÃO SER FEITAS AS TAREFAS RELACIONADAS A PRODUÇÃO, COMERCIALIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS QUE A EMPRESA PRATICA.

03.00 – PRODUTOS.

DADOS COMO PREÇOS, CUSTOS, PESO, ETC… DEVEM FICAR NESTA PASTA. SE A EMPRESA JÁ TIVER UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA ARMAZENAGEM E MANUSEIO, ESTA PASTA PODE SER USADA PARA ARQUIVO DE FOLDER OU OUTRO MATERIAL IMPRESSO.

04.00 – ESTRATÉGIAS DE MARKETING.

ONDE FICARÃO GUARDADAS AS PESQUISAS DE MERCADO, OS MECANISMOS CRIADOS PARA COMUNICAÇÃO COM O PÚBLICO ALVO, OS PLANOS ESTRATÉGICOS DE PAGAMENTO, O PLANEJAMENTO VISUAL DA EMPRESA, GARANTIAS, ETC…

05.00 – CLIENTES.

DADOS COMO NOME, TELEFONE, ENDEREÇO, ETC… DEVEM FICAR NESTA PASTA. SE A EMPRESA JÁ TEM UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA ISSO, A PASTA DEVE SER USADA PARA INFORMAÇÕES GERAIS COMO LIMITE DE CRÉDITO E CONTROLES DE PAGAMENTO.

06.00 – FORNECEDORES.

DADOS COMO NOME, TELEFONE, ENDEREÇO, ETC… DEVEM FICAR NESTA PASTA. SE A EMPRESA JÁ ESTÁ INFORMATIZADA PARA ISSO, A PASTA DEVE SER USADA PARA GUARDAR AS DUPLICATAS PAGAS, JUNTO COM SUAS RESPECTIVAS NOTAS FISCAIS.

07.00 – FINANCEIRO.

AQUI DEVEM SER GUARDADOS O FLUXO DE CAIXA DO EMPREENDEDOR, CONTAS A PAGAR, CONTAS A RECEBER, RELAÇÃO DE CONTAS VENCIDAS, BOLETOS DE RECEITAS E DESPESAS, DOCUMENTOS DE BANCOS, O FLUXO FINANCEIRO. CRIAR UMA PASTA PARA CADA COISA, COMO 07.01 PARA O FLUXO DE CAIXA.

08.00 – TI.

PARA GUARDAR NOTAS FISCAIS DE MÁQUINAS, PEÇAS, SOFTWARES, CONTRATOS COM EMPRESAS DE HARDWARE E SOFTWARE, REGISTROS DE PROGRAMAS, ETC… DEVE-SE CRIAR UMA PASTA PARA CADA COISA, COMO 08.01 PARA NOTAS DE HARDWARE E ASSIM POR DIANTE.

09.00 – RECURSOS HUMANOS.

PARA GUARDAR O PLANO DE CARREIRA E CARGOS, REGIMENTO INTERNO, CURRÍCULOS EM PERSPECTIVA, PESQUISA DE ANTECEDENTES, FOLHA DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMOS, O PRONTUÁRIOS DOS FUNCIONÁRIOS, CONTRIBUIÇÕES DA EMPRESA (INSS)…

10.00 – SETOR JURÍDICO. ONDE DEVEM SER GUARDADOS OS

CONTROLES COM PROBLEMAS JURÍDICOS DE DÍVIDAS VENCIDAS

COM FORNECEDORES, CRÉDITOS A RECEBER VENCIDOS DE CLIENTES, PROCESSOS A FAVOR E CONTRA A

EMPRESA. SEMPRE MANTENDO CADA COISA EM UMA SUBPASTA.

11.00 – DIRETORIA E GERENTES.

ONDE DEVEM SER GUARDADOS SEUS RESPECTIVOS PRONTUÁRIOS, PLANEJAMENTO DE PRÓ-LABORE, RECIBOS DE PAGAMENTO, FÉRIAS, CHECKLIST DAS TAREFAS A SEREM REALIZADAS DIARIAMENTE. UMA PASTA PARA CADA PESSOA.

12.00 – BRAINSTORM. OS RESULTADOS E ATAS DE

REUNIÕES PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS E CRIAR IDÉIAS

COM SÓCIOS, DIRETORES, GERENTES, FUNCIONÁRIOS E

CLIENTES. IDÉIAS DO CADERNINHO PESSOAL,

IDÉIAS DE OUTRAS REUNIÕES, ETC…

13.00 – MATERIAL DE TREINAMENTO.

TODO O MATERIAL DE TREINAMENTO COMPRADO OU CRIADO DENTRO DA PRÓPRIA EMPRESA DEVEM SER GUARDADOS NESTA PASTA. CRIE UMA PASTA PARA VÍDEOS, OUTRA PARA APOSTILAS, OUTRA PARA CDS DE ÁUDIO E ASSIM POR DIANTE.

14.00 – ARQUIVO MORTO E IMPOSTOS.

CONTROLE DAS NOTAS FISCAIS JÁ CONTABILIZADAS, IMPOSTOS E ARQUIVO MORTO, DECA, LIVRO DE INVENTÁRIO, SIMPLES, NOTAS DO ATIVO FIXO, GUIAS DE RECOLHIMENTO, LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO, RECIBOS DE PAGAMENTO DO IRPF, ETC…

15.00 – CUSTOS FIXOS.

ALUGUEL, LUZ, ÁGUA, TELEFONE, HONORÁRIOS DO CONTADOR, FOLHA DE PAGAMENTO, INSS, FGTS, HONORÁRIOS DO ADVOGADO, CONDOMÍNIO, VALE TRANSPORTE, VALE REFEIÇÃO, LEASING DO CARRO, ETC… DEVEM SER ARQUIVADOS CADA UM EM SUA PASTA.

16.00 – ARQUIVO VIVO.

NOTAS DE VENDAS, COMPRAS, ATIVO FIXO, DE DESPESA DE MARKETING, PRODUÇÃO, IMPOSTOS PAGOS, DESPESAS ADMINISTRATIVAS, ETC… A DIFERENÇA DESSA PASTA É QUE APÓS OS DOCUMENTOS SEREM CONTABILIZADOS ELES MIGRAM PARA SUAS RESPECTIVAS PASTAS JÁ LISTADAS ACIMA. POR EXEMPLO, AS NOTAS COM DESPESAS ADMINISTRATIVAS MIGRAM PARA A PASTA 06.00 (FORNECEDORES).

16.01 – POSSÍVEIS PARCERIAS.

DURANTE O DIA A EMPRESA RECEBE MUITOS PAPÉIS, DOCUMENTOS E E-MAILS DE PROPOSTAS COMERCIAIS, PARCERIAS, REPRESENTAÇÕES, ETC… INSTRUA OS FUNCIONÁRIOS A NÃO JOGAR NADA FORA. GUARDE OS DOCUMENTOS NESTA PASTA PARA ANÁLISE.

16.02 – CARTÕES DE VISITA.

COLECIONE OS CARTÕES DE VISITAS RECEBIDOS DURANTE EVENTOS, PALESTRAS, ENCONTROS DE NEGÓCIOS E OUTROS EVENTOS SOCIAIS. LEMBRE-SE DE ANEXAR JUNTO  COM OS CARTÕES, UMA BREVE DESCRIÇÃO DE COMO FOI O ENCONTRO PARA VOCÊ SE LEMBRAR DAS PESSOAS DEPOIS.

16.03 – AGENDA E CADERNINHO.

UM LOCAL SEGURO PARA GUARDAR SUA AGENDA E AS ANOTAÇÕES DO CADERNINHO QUE TODO EMPREENDEDOR ANTENADO TEM. UMA EXCELENTE MANEIRA DE NÃO DEIXAR ESCAPAR UMA ÚNICA IDÉIA SEQUER.