bab 3 analisa proses bisnis yang sedang berjalan 3…thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00302-si-bab...
Post on 06-Mar-2019
238 Views
Preview:
TRANSCRIPT
83
BAB 3
ANALISA PROSES BISNIS YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Sri Indah Aluminium Extrusion merupakan perusahaan manufaktur
siku dan pipa aluminium yang terletak di Jalan Engku Putri Blok 1E, Tunas
Industry Estate, Batam, sedang dalam masa perkembangannya yang pesat.
Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2000 ini memiliki total jumlah karyawan
sebanyak 75 orang. Bahan baku dasar pembuatan siku dan pipa aluminium
adalah scrap aluminium yang diperoleh dari supplier dalam maupun luar negeri.
Proses pembuatannya menggunakan dukungan mesin pencetak, oven pemanas,
dan mesin lainnya yang dikontrol oleh karyawan pada masing-masing bagian.
Target pasar PT. SIAE sebagian besar berada di Singapura dan hanya sebagian
kecil berada di Malaysia dan Indonesia. Dalam waktu dekat, perusahaan ini
sedang merencanakan untuk memperlebar sayapnya ke negara-negara lain di
Asia.
Selama ini PT. SIAE belum menggunakan aplikasi untuk mendukung
aktivitasnya sehari-hari, hanya bagian Casting Department yang menggunakan
software content analysis untuk mengukur dan menjaga standar kadar zat-zat
kimia yang terkandung di dalam setiap billet yang diproduksi. Divisi lain masih
melakukan tugas mereka secara manual dan hanya didukung oleh komputer
untuk melakukan tugas-tugas seperti menginput data dengan dukungan software
Microsoft Office.
84
Proses bisnis masih berjalan secara tradisional. Purchased Order (PO)
diterima oleh bagian penjualan, setelah melalui proses negosiasi yang cukup
panjang, PO disetujui dan akan diteruskan ke bagian produksi untuk segera
diproduksi, PO juga akan diteruskan ke bagian keuangan untuk pembuatan
invoice sehingga dapat dilakukan penagihan ke pelanggan. Barang yang sudah
jadi akan langsung dikirim.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi:
1. Menjadi penyalur barang jadi Aluminium Extrusion terbesar di Asia
Tenggara.
2. Memperluas lapangan pekerjaan bagi masyarakat Indonesia.
Misi:
1. Senantiasa menjamin kepuasan pelanggan.
2. Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.
3. Penerapan Teknologi Informasi untuk mendukung perkembangan
perusahaan.
4. Menjalin hubungan baik dengan semua klien perusahaan.
3.3 Tahap-Tahap Metodologi Peningkatan Proses Bisnis (Business Process
Improvement) Pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion
Ada 6 tahap metodologi yang dilakukan dalam peningkatan proses
bisnis pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion. Sesuai dengan batasan ruang
85
lingkup, tahap implementasi dan management tidak dibahas. Berikut ini akan
dibahas satu per satu metodologi BPI yang dilakukan pada PT. SIAE.
3.3.1 Tahap I - Organisasi : Pengorganisasian untuk peningkatan proses
Pengorganisasian dilakukan agar terdapat gambaran yang jelas
mengenai siapa saja yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peningkatan
kinerja proses pemenuhan pesanan pelanggan pada PT. SIAE. Organisasi yang
dibentuk terdiri dari:
1. Project Management Team (PMT)
PMT terdiri dari manajemen eksekutif yang didelegasikan oleh
pemilik perusahaan untuk memimpin jalannya proyek peningkatan
kinerja ini, antara lain:
a. Bpk. Stefanus Yusuf Jap (Direktur Utama)
b. Bpk. Suwandi (Direktur Operasi)
c. Ibu Liliana (Adm/Finance Manager)
2. Project Improvement Team (PIT)
Dalam penyusunan skripsi ini telah dibentuk Process
Improvement Team (PIT) yang terdiri dari staff-staff yang mewakili
sejumlah departemen yang ada pada PT. SIAE dilengkapi dengan tiga
orang dari eksternal perusahaan yang merupakan penulis skripsi ini.
86
Anggotanya antara lain:
Anggota Internal:
a. Bpk. Eri (Marketing Manager)
b. Bpk. Suhardi (Production Planner)
c. Ibu Lisa (Contract Officer)
d. Ibu Christina (Finance Officer)
e. Ibu Mariani (Shipping Officer)
Anggota Eksternal:
a. Yessie
b. Novera Pratiwi
c. Sylvia
3. Contact Group
Contact Group terdiri dari mereka yang ahli di bidangnya untuk
dapat memberikan masukan atau nasehat kepada anggota tim proyek
BPI mengenai peningkatan kinerja yang dilakukan. Dalam hal ini,
anggota Contact Group sama dengan anggota PIT yang berfungsi ganda
karena jumlah departemen yang terlibat dalam peningkatan kinerja ini
tidak terlalu banyak.
3.3.2 Tahap II - Dokumentasi : Pemilihan suatu pendekatan dokumentasi
Penulis memilih pendekatan dokumentasi yang mengkombinasikan tiga
macam teknik dokumentasi, yaitu: Organizational Structure Diagram, Global
Overview Diagram, Detailed Process Diagram.
87
3.3.2.1 Diagram Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SIAE
Berikut ini adalah keterangan tugas dan hak wewenang dari struktur organisasi
perusahaan, seperti yang terlihat pada gambar di atas:
1. Direktur Utama
Tugas dan wewenang direktur utama PT. SIAE adalah sebagai berikut:
a. Mengatur dan memimpin perusahaan dengan baik untuk mencapai
sasaran perusahaan.
88
b. Mengarahkan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang akan dicapai.
c. Membuat dan mengambil keputusan dari setiap masalah yang ada.
d. Mengevaluasi strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran
perusahaan.
e. Memegang saham tertinggi di perusahaan.
2. Direktur Operasi
Tugas dan wewenang direktur operasi PT. SIAE adalah sebagai berikut:
a. Mengatur dan memimpin kegiatan operasional perusahaan baik di kantor
dan pabrik.
b. Mengawasi dan memastikan seluruh pekerjaan karyawan baik di kantor
dan pabrik sehingga visi dan misi perusahaan dapat dicapai.
c. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur utama untuk
mengelola dan mengatur segala kegiatan operasional perusahaan.
3. Document Control
Tugas dan wewenang document control PT. SIAE adalah mengontrol
seluruh dokuken-dokumen dan aset-aset penting perusahaan.
4. Marketing & Sales Manager
Tugas dan wewenang marketing & sales manager PT. SIAE adalah
a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan
dalam bidang promosi dan penjualan produk ke pelanggan.
89
b. Mengawasi tugas-tugas bagian penjualan perusahaan.
c. Membuat laporan penjualan produk perperiode baik harian, bulanan dan
tahunan.
Divisi Marketing & Sales terdiri dari beberapa orang marketing & sales
team. Adapun tugas dari marketing & sales team adalah sebagai berikut:
a. mempromosikan produk-produk perusahaan kepada pelanggan.
b. mencari pelanggan baru.
c. menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
d. melayani pesanan pelanggan atau menerima PO dari pelanggan.
5. Production Manager
Tugas dan wewenang Production Manager adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan
dalam bidang produksi produk pesanan pelanggan.
b. Mengatur dan mengawasi jalannya proses produksi.
c. Mengatur dan mengawasi karyawan-karyawan bagian casting, extrusion,
mould dan maintenance and facility.
d. Membuat laporan produksi perperiode baik harian, bulanan, dan tahunan.
Production Planner bertugas membuat perencanaan produksi.
Divisi Production terdiri atas beberapa subdivisi, antara lain:
a. Casting department, leader, assistant leader, dan casting team.
Tugas casting department adalah mengecek kadar aluminium yang akan
diproduksi, menentukan berapa banyak bahan baku yang akan dilebur
90
sesuai dengan perencanaan produksi yang telah ditentukan. Kegiatan di
dalamnya diawasi oleh leader.
b. Extrusion department, assistant supervisor, extrusion leader, assistant
leader, dan extrusion team.
Tugas extrusion department adalah melakukan pencetakan profil sesuai
pesanan pelanggan yang diawasi oleh extrusion leader.
c. Mould Supervisor, drafter, senior polishing, mould team.
Tugas mould supervisor adalah mengecek kondisi mould yang akan
digunakan untuk mencetak produk apakah masih layak dipakai atau
tidak, memesan mould yang belum tersedia di perusahaan karena ada
pesanan pelanggan khusus sesuai dengan bentuk yang telah dirancang
oleh drafter.
Tugas senior polishing adalah melakukan pemeliharaan terhadap semua
mould yang ada untuk memastikan mould tetap dapat menghasilkan
produk yang baik.
d. Maintenance and Facility Supervisor, assistant supervisor, dan
maintenance team.
Tugas departemen maintenance adalah menjaga dan memelihara
peralatan-peralatan maupun mesin-mesin agar tetap berjalan baik
sehingga tidak menghambat proses produksi. Kegiatan pemeliharaan ini
dipimpin oleh maintenance and facility supervisor.
91
6. QA Manager
Tugas QA manager adalah
a. Melakukan quality control atas profil yang dihasilkan.
b. Mengupdate terus-menerus kualitas produk yang diinginkan pelanggan.
c. Membuat laporan untuk pertanggungjawaban terhadap kualitas produk
yang dihasilkan perperiode baik dalam harian, bulanan dan tahunan
untuk dilaporkan ke direktur operasi.
Divisi QA terdiri 2 subdivisi, yaitu QC dan packing. Dua subdivisi ini
dipimpin oleh QC dan packing supervisor.
a. QC dan packing supervisor, assistant supervisor.
Tugas QC dan packing supervisor adalah mengawasi dan mengecek
hasil produksi dan kualitasnya sebelum dipacking dan dikirim ke
pelanggan, serta menjaga kualitas produk dan kualitas pengepakan
produk.
b. Packing leader, QC leader, assistant leader, packing team, dan QC
team.
Tugas packing team adalah mengepak profil yang telah selesai
diproduksi dan siap dikirim ke pelanggan diawasi oleh packing leader.
Tugas QC team adalah mengontrol dan mengecek kualitas profil yang
dihasilkan dengan tujuan agar kepuasan pelanggan dapat tercapai.
Dalam bertugas, QC team diawasi oleh QC leader.
92
7. Finance Manager dan adm
Tugas Finance manager dan administrasi adalah:
a. Bertanggung jawab terhadap direktur operasi dalam bidang keuangan
perusahaan.
b. Menyetujui atau menandatangani beberapa dokumen seperti Sales
Contract, Delivery Order, Job Order selama proses pemenuhan pesanan
pelanggan berlangsung.
c. Mengatur arus kas (Cash Flow) perusahaan.
d. Membuat invoice untuk penagihan ke pelanggan.
Divisi Finance terdiri dari beberapa subdivisi, antara lain:
a. Finance officer. Tugas finance officer adalah membuat invoice untuk
penagihan ke pelanggan, menghitung hutang-hutang pelanggan,
menghitung biaya dan pendapatan yang terjadi pada perusahaan.
b. Contract officer. Tugas contract officer adalah membuat Sales Contract
yang telah disepakati oleh pelanggan maupun pihak perusahaan.
c. Personnel officer, Security leader, Security team.
Tugas personnel officer adalah merekrut karyawan-karyawan baru dan
menentukan penggajian karyawan.
Tugas security team adalah menjaga keamanan PT. SIAE diawasi oleh
seorang security leader.
93
d. Shipping officer. Tugas shipping officer adalah membuat Delivery Order
untuk proses pengiriman produk ke pelanggan serta mengurus
pengiriman barang ke pelanggan melalui transporter.
e. Inventory controller.
Tugas inventory controller adalah mengecek dan mengatur keluar masuk
bahan baku dalam proses produksi dan keluar masuk hasil produksi
untuk dikirimkan ke pelanggan.
f. Tax officer.
Tugas tax officer adalah mengatur semua hal yang bersangkutan dengan
perpajakan.
3.3.2.2 Global Overview Diagram
Berikut ini tabel data aktivitas proses pemenuhan pesanan pelanggan
yang sedang berjalan pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion.
Tabel 3.1 Tabel Aktivitas Penerimaan Pesanan Pelanggan
NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata waktu
Biaya
1.1 Buat dan Masukkan PO 2 Pelanggan 12 menit - 1.2 TTD dan Kirim PO via
fax 2 Sales 5 menit 7503
BVA 1.3 Terima PO dari Sales 2 Marketing
Officer 3 menit 227
BVA 1.4 Buat JO, copy dan filing
PO kirim PO asli ke Finance Manager
2 Marketing Officer
17 menit 249 BVA
1.5 Terima PO asli dan JO, Cek data piutang di odner
2 Finance Manager
15 menit -
1.6 Penolakan PO 1 Marketing 5 menit 25000
94
Officer NVA 1.7 TTD JO, kirim ke CO
dan filing PO asli 1 Finance
Manager 6 menit 103
BVA 1.8 Buat SPH dan kirim ke
pelanggan 2 Contract
Officer 16 menit 9702
BVA 1.9 Terima SPH 2 Pelanggan 4 menit - 1.10 Konfirmasi via telepon 1 Pelanggan 13 menit - 1.11 Konfirmasi via fax
(TTD di SPH) 1 Pelanggan 17 menit -
1.12 Terima konfirmasi dari pelanggan via fax
1 Contract Officer
2 menit 202 BVA
1.13 Buat Sales Contract 1 Contract Officer
17 menit 2302 BVA
1.14 Terima dan TTD Sales Contract
1 Direktur 5 menit 3 BVA
1.15 Kirim SC via fax 1 Contract Officer
3 menit 7575 BVA
1.16 Terima SC 1 Pelanggan 4 menit - 1.17 Konfirmasi via fax 1 Pelanggan 18 menit - 1.18 Filing SC 1 Contract
Officer 2 menit 100
BVA 1.19 Kirim JO ke Production
Manager 1 Contract
Officer 3 menit -
Total 239 menit 45647 BVA, 25000 NVA
Tabel 3.2 Tabel Aktivitas Penyelesaian Pesanan Pelanggan yang Sedang
Berjalan
NO. Aktivitas Count Pelaku Rata-rata Waktu
Biaya
2.1 Terima, TTD JO, dan kirim ke Production Planner
1 Production Manager
5 menit 3 VA
2.2 Buat Production Plan Umum
1 Production Planner
180 menit 23308 VA
2.3 Buat Production Plan Harian 2 rangkap
1 Production Planner
35 menit 4671 VA
2.4 Terima Production Plan harian
1 Casting Supervisor
7 menit -
2.5 Terima Production Plan harian
1 Extrusion Supervisor
7 menit -
95
2.6 Buat SPBB, copy JO kirim ke Inventory Controller, filing JO asli
1 Production Planner
11 menit 249 VA
2.7 TTD, Persiapkan dan kirim SPBB terTTD IC
1 Inventory Controller
33 menit 3 VA
2.8 Menyocokkan SPBB dengan PP harian
1 Casting Supervisor
3 menit -
2.9 TTD SPBB, dan kirim kembali ke IC
1 Casting Supervisor
3 menit 3 VA
2.10 Filing SPBB akhir 1 Inventory Controller
2 menit 100 VA
2.11 Proses peleburan bahan baku
1 Casting Supervisor
570 menit -
2.12 Proses pencetakan profil 1 Extrusion Supervisor
1200 menit
-
2.13 Buat Laporan Status Produksi Harian (LSPH)
1 Extrusion Supervisor
30 menit 3952 VA
2.14 Terima dan cek LSPH 1 Production Manager
25 menit -
2.15 TTD LSPH dan kirim kembali ke Extrusion
1 Production Manager
3 menit 3 VA
2.16 Terima LSPH ter-TTD PM
1 Extrusion Supervisor
2 menit -
2.17 Catat data profil di buku stok profil harian
1 Inventory Controller
12 menit 86 VA
2.18 Filing LSPH 1 Inventory Controller
2 menit 100 VA
2.19 Kirim copy of JO ke SO 1 Inventory Controller
2 menit -
Total Waktu 2132 menit
32478 VA
Tabel 3.3 Tabel Data Aktivitas Pengiriman Pesanan Pelanggan yang
Sedang Berjalan
NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata Waktu
Biaya
3.1 Cek data PO di odner, kirim ke SO
1 Finance Manager
15 menit -
3.2 Terima copy of JO dari IC
1 Shipping Officer
2 menit -
3.3 Buat Delivery Order 3 rangkap
1 Shipping Officer
13 menit 1973 VA
96
3.4 Terima dan TTD Delivery Order
1 Finance Manager
3 menit 3 VA
3.5 Buat SPPgB, kirim ke IC
1 Shipping Officer
8 menit 55 VA
3.6 Catat di buku stok profil harian
1 Inventory Controller
7 menit 86 VA
3.7 Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO
1 Inventory Controller
33 menit 3 VA
3.8 Cocokkan SPPgB dengan DO, kirim kembali ke IC
1 Shipping Officer
5 menit -
3.9 Filing SPPgB terakhir 1 Inventory Controller
2 menit 100 VA
3.10 Filing copy of Delivery Order
1 Shipping Officer
2 menit 100 VA
3.11 Kirim barang 1 Shipping Officer
60 menit -
Total Waktu 150 menit 2320 VA
3.3.2.3 Simulasi Detailed Process Diagram menggunakan iGrafx 2006
3.3.2.3.1 Diagram Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan yang Sedang Berjalan
3.3.2.3.1.1 Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan
97
Pelanggan
Sales
Marketing Officer
Contract Officer
Finance Manager
Direktur
Start0 Buat dan
Masukan PO
1
Purchased Order
TTD danKirim PO
via fax
2
Terima PO
3 Buat JO, Copy dan filing PO,Kirim PO asli
ke FM
4
Job Order, Purchased
Order
Terima PO asli dan JO, Cek data piutang
di odner
5
TTD JO, Kirim ke CO dan Filing PO
asli
7
Penolakan PO
6
Buat SPH dan kirim ke
pelanggan
8
SPH
Terima SPH
9Konfirmasi via
fax (ttd di SPH)
11
Terima Konfirmasi
12Buat Sales
Contract
13
Sales Contract
Terima dan TTD Sales Contract
14
Kirim SCvia fax
15
Terima SC
16Konfirmasi via
fax
17
Filing SC
18
Kirim JO keProductionManager
19
Finish20
No
Yes
YesNoKonfimasi via telp
10
Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pesanan yang sedang berjalan
98
Dalam tahapan penerimaan pesanan, ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Buat dan masukkan PO (Pelanggan)
Pelanggan yang ingin memesan profil akan memberikan PO ke Sales
perusahaan yang sedang berada di Singapore.
2. TTD dan kirim PO via fax (Sales)
PO diterima oleh Sales, kemudian ditanda tangani dan dikirimkan via
fax ke kantor perusahaan untuk segera diproses.
3. Terima PO (Marketing Officer)
PO yang dikirim oleh Sales akan diterima oleh Marketing Officer.
4. Buat JO, copy dan filing PO, kirim PO asli ke Finance Manager
(Marketing Officer)
Marketing Officer yang telah menerima PO akan segera membuar Job
Order (JO) yang digunakan sebagai memo internal untuk disebarkan ke
semua divisi dalam perusahaan yang terlibat melalui Finance Manager.
PO asli akan diserahkan ke Finance Manager.
5. Terima PO asli dan JO, cek data piutang di odner (Finance Manager)
Finance Manager akan mengecek data piutang pelanggan di odner
untuk menentukan apakah PO yang dimasukkan dapat diproses atau
tidak (pelanggan dengan daftar piutang yang menumpuk tidak akan
diproses POnya).
6. Penolakan PO (Marketing Officer)
Marketing Officer yang mendapatkan pesan bahwa PO telah ditolak dari
Finance Manager akan segera mengabarkan pelanggan melalui telepon.
99
7. TTD JO dan kirim ke CO dan filing PO asli (Finance Manager)
Finance Manager akan menandatangani JO jika data piutang pelanggan
tidak menumpuk. JO yang sudah ditandatangani akan dikirim ke
Contract Officer untuk segera dibuatkan Surat Penawaran Harga.
Sementara Finance Manager menyimpan PO asli sebagai arsip.
8. Buat SPH dan kirim ke pelanggan (Contract Officer)
Contract Officer yang sudah menerima JO tertandatangan dari Finance
akan membuat Surat Penawaran Harga ke pelanggan berdasarkan
dengan nilai LME yang berlaku pada hari itu. Contract Officer
mengirimkan surat penawaran harga via fax ke pelanggan.
9. Terima SPH (Pelanggan)
Pelanggan menerima SPH yang dikirimkan oleh Contract Officer.
10. Konfirmasi via telepon (Pelanggan)
Jika pelanggan tidak setuju dengan harga yang ditawarkan pada SPH,
maka pelanggan akan menelepon Contract Officer untuk negosiasi
selanjutnya.
11. Konfirmasi via fax (TTD di SPH) (Pelanggan)
Beberapa saat kemudian pelanggan yang setuju dengan penawaran harga
di SPH akan melakukan konfirmasi dengan cara menandatangani SPH
dan mengirimkan kembali ke perusahaan via fax.
12. Terima konfirmasi (Contract Officer)
SPH yang telah disetujui pelanggan akan diterima oleh Contract Officer.
100
13. Buat Sales Contract (Contract Officer)
Berdasarkan SPH yang telah ditandatangi oleh pelanggan, Contract
Officer akan membuat Sales Contract sebagai surat perjanjian antara
kedua belah pihak (perusahaan dengan pelanggan). Di dalamnya berisi
data profil yang dipesan, panjangnya, jumlahnya, harga yang disepakati
bersama, lama produksi, serta lama masa pembayaran tagihan.
14. Terima dan tanda tangan Sales Contract (Direktur)
Sales Contract akan diberikan ke direktur atau yang dapat mewakilinya
untuk ditandatangani sehingga dapat segera dikirim ke pelanggan.
15. Kirim Sales Contract via fax (Contract Officer)
Sales Contract yang telah ditandatangani direktur atau yang
mewakilinya dikirim via fax ke pelanggan.
16. Terima SC (Pelanggan)
Pelanggan menerima Sales Contract via fax.
17. Konfirmasi via fax (Pelanggan)
Pelanggan akan menandatangani Sales Contract dan akan
mengirimaknnya kembali via fax ke perusahaan.
18. Filing SC (Contract Officer)
Contract Officer akan menerima Sales Contract tertandatangan kedua
belah pihak dan menyimpannya sebagai arsip.
101
19. Kirim JO ke Production Manager (Contract Officer)
Contract Officer mengirimkan JO ke Production Manager, sebagai
tanda pesanan tersebut sudah dapat mulai diproduksi.
3.3.2.3.1.2 Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan
102
P ro d u c t io n M a n a g e r
P ro d u c t io n P la n n e r
In v e n to ry C o n tro lle r
C a s tin g D e p a r tm e
n t
E x tru s io n D e p a r tm e
n t
S ta r t1 9
T e r im a , T T DJ O d a n k ir im k e
P ro d u c tio n P la n n e r
2 0
B u a t P ro d u c tio n
P la n U m u m
2 1
P ro d u c tio n P la n U m u m
B u a t P ro d u c tio n
P la n H a r ia n 2 ra n g k a p
2 2
P ro d u c tio n P la n H a r ia n
T e r im a P ro d u c tio n
P la n H a r ia n
2 3
T e r im a P ro d u c tio n
P la n H a r ia n
2 4
B u a t S P B B , C o p y J O ,
K ir im k e IC , F ilin g J O a s li
2 5
S P B B , C o p y o f J O
T T D S P B B , P e rs ia p k a n
B a h a n B a k u , K ir im S P B B
T T D
2 6
C o c o k a n d e n g a n P P
H a r ia n
2 7T T D S P B B d a n K ir im K e m b a li
k e IC
2 8
F ilin g S P B B a k h ir
2 9
P ro s e s P e le b u ra n
B a h a n b a k u
3 0
P ro s e s P e n c e ta k a n
P ro fil
3 1
B u a t L S P H
3 2 L a p o ra n S ta tu s P ro d u k s i
H a r ia n
T e r im a d a n C e k L S P H
3 3
T T D L S P H d a n K ir im K e m b a li k e E x tru s io n
3 4
T e r im a L S P H te rT T D
P M
3 5
C a ta t D a ta P ro f il d i B u k u
S to k P ro f il H a r ia n
3 6K ir im C o p y o f
J O k e S O
3 8
F in is h3 9
F ilin g L S P H
3 7
Gambar 3.3 Proses Penyelesaian Pesanan yang sedang berjalan
103
Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain:
20. Terima, TTD JO, dan kirim ke Production Planner (Production
Manager)
Production Manager menerima JO tertandatangan Finance Manager
dan Contract Officer. Production Manager akan menandatanganinya
sebagai tanda persetujuan, kemudian memberikannya ke Production
Planner untuk segera dibuatkan rencana produksinya.
21. Buat Production Plan Umum (Production Planner)
Berdasarkan beberapa JO yang diterima, Production Planner akan
segera dibuat perencanaan produksi umum.
22. Buat Production Plan Harian (Production Planner)
Setelah membuat perencanaan produksi umum, Production Planner
akan membuat perencanaan produksi harian untuk diberikan ke bagian
Casting dan Extrusion.
23. Terima Production Plan Harian (Casting Department)
Casting Department menerima perencanaan produksi harian yang telah
dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan produksi
tersebut, bagian Casting langsung melakukan proses peleburan bahan
baku.
24. Terima Production Plan harian (Extrusion Department)
Extrusion Department menerima perencanaan produksi harian yang
telah dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan
104
produksi tersebut, bagian Extrusion langsung melakukan proses
pencetakan profil.
25. Buat SPBB, copy JO kirim ke IC, filing JO asli (Production Planner)
Production Planner membuat Surat Permintaan Bahan Baku untuk
dilakukan proses peleburan bahan baku. Kemudian Production Planner
mengcopy JO. SPBB dan copy of JO akan diberikan ke Inventory
Controller. JO yang asli disimpan sebagai arsip.
26. TTD SPBB, persiapkan bahan baku, kirim SPBB terTTD (Inventory
Controller)
Inventory Controller akan menandatangani SPBB sebagai bukti dan
pengaturan berapa bahan baku yang keluar dari gudang dalam proses
produksi hari itu.
27. Cocokkan dengan Production Plan harian (Casting Department)
Casting Department menyocokkan SPBB yang diterima dengan
Production Plan harian.
28. TTD SPBB, kirim kembali ke IC (Casting Department)
Apabila data kedua dokumen tersebut cocok, maka SPBB tersebut
ditandatangan sebagai bukti bahwa Casting Department telah menerima
bahan baku dengan jumlah yang tertera pada SPBB. Kemudian SPBB
yang telah ditandatangan tersebut diberikan kembali ke Inventory
Controller.
29. Filing SPBB akhir (Inventory Controller)
Inventory Controller menyimpan SPBB sebagai arsip.
105
30. Proses peleburan bahan baku (Casting Department)
Bagian Casting melakukan proses peleburan sesuai dengan perencanaan
produksi harian yang diterima.
31. Proses pencetakan profil (Extrusion Department)
Setelah proses peleburan selesai, kemudian diteruskan proses
pencetakan profil pesanan pelanggan oleh bagian Extrusion.
32. Buat laporan status produksi harian (Extrusion Department)
Extrusion Department membuat laporan status produksi pada hari
tersebut, mengenai berapa banyak profil yang dihasilkan.
33. Terima dan cek LSPH (Production Manager)
Production Manager menerima LSPH dan menyesuaikannya dengan
jumlah profil yang ada di pabrik.
34. TTD LSPH dan kirim kembali ke Extrusion (Production Manager)
Jika jumlahnya sudah cocok, maka Production Manager akan
menandatangani LSPH dan memberikannya kembali ke Extrusion.
35. Terima LSPH terTTD PM (Extrusion Department)
Extrusion Department menerima LSPH tertandatangan Production
Manager.
36. Catat data profil di buku Stok Profil Harian (Inventory Controller)
Bersamaan dengan pemindahan profil dari pabrik ke gudang, LSPH
akan diteruskan ke Inventory Controller sebagai tanda terima profil yang
telah selesai diproduksi. Kemudian Inventory Controller akan mencatat
data profil di buku Stok Profil Harian.
106
37. Filing LSPH (Inventory Controller)
Inventory Controller akan menyimpan LSPH yang telah ditandatangani
oleh Production Manager dan Extrusion sebagai arsip.
38. Kirim copy of JO ke Shipping Officer
Inventory Controller mengirimkan copy of JO ke Shipping Officer.
3.3.2.3.1.3 Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan
107
Finance Manager
Shipping Officer
Inventory Controller
Start38 Cek Data PO
di odner, Kirim ke SO
39
Terima copy of JO dari IC
40Buat Delivery
Order 3 Rangkap
41
Delivery Order
Terima dan TTD DO
42
Buat SPPgB, Kirim ke IC
43
SPPgB
Catat di Buku Stok Profil
Harian
44
Persiapkan, TTD dan Kirim
SPPgB ke SO
45
Cocokan SPPgB dengan
DO, Kirim Kembali
ke IC
46
Filing SPPgB terakhir
47
Kirim Barang
49
Filing Copy of DO
48
Finish50
Gambar 3.4 Proses Pengiriman Pesanan yang sedang berjalan
108
Dalam tahapan ini, ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
39. Cek data PO di odner, kirim ke SO (Finance Manager)
Finance Manager mengecek data PO di odner, kemudian diberikan ke
Shipping Officer untuk keperluan dalam pembuatan Delivery Order.
40. Terima copy of JO dari IC (Shipping Officer)
Shipping officer menerima copy of JO dari Inventory Controller.
41. Buat Delivery Order 3 rangkap (Shipping Officer)
Shipping Officer membuat delivery order 3 rangkap. Satu rangkap akan
diberikan ke bagian finance untuk pembuatan invoice, satu rangkap
diberikan ke pelanggan, dan satu rangkap lagi disimpan sebagai arsip.
42. Terima dan TTD DO (Finance Manager)
Finance Manager menerima dan menandatangani Delivery Order.
43. Buat SPPgB, kirim ke IC (Shipping Officer)
Shipping Officer membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang dan
memberikannya ke Inventory Controller untuk mengambil profil yang
telah diproduksi untuk pelanggan tertentu untuk segera dikirim.
44. Catat di buku stok profil harian (Inventory Controller)
Inventory Controller mencatat jumlah profil yang telah dikeluarkan
untuk dikirimkan oleh Shipping Officer.
45. Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO (Inventory Controller)
Setelah mencatat data profil yang akan dikeluarkan, Inventory
Controller akan segera mempersiapkan profil yang harus segera
dikirimkan ke pelanggan dan menandatangani surat permintaan
109
pengeluaran barang tersebut sebagai bukti bahwa barang telah
dipersiapkan dalam jumlah yang sesuai dengan surat permintaan
pengeluaran barang tersebut. Surat tersebut diberikan ke Shipping
Officer.
46. Cocokkan SPPgB dengan DO, kirim kembali ke IC (Shipping Officer)
Shipping Officer menyocokkan Surat Permintaan Pengeluaran Barang
dengan Delivery Order yang telah dibuat. SPPgB akan dikirimkan
kembali ke IC sebagai tanda terima.
47. Filing SPPgB terakhir (Inventory Controller)
Inventory Controller menyimpan Surat Permintaan Pengeluaran Barang
sebagai arsip.
48. Filing copy of DO (Shipping Officer)
Shipping Officer menyimpan salah satu copy dari Delivery Order
sebagai arsip pengiriman barang.
49. Kirim Barang (Shipping Officer)
Barang segera dikirim ke pelanggan. Barang dikirimkan ke pelanggan
melalui transporter yang bekerja sama dengan perusahaan. Transporter
datang ke Perusahaan untuk mengangkut barang yang akan dikirimkan
ke pelanggan.
110
3.3.2.3.2 Hasil Simulasi Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
3.3.2.3.2.1 Hasil Simulasi Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan
dengan Menggunakan iGrafx 2006
Simulasi berjalan selama satu bulan (Generator dan Run Setup dilampirkan).
1. Dilihat dari segi Waktu
Transaction Statistics (Hours)
Transaction Statistics (Hours)
2. Dilihat dari segi Biaya
Transaction Statictics (Rp.)
111
3. Dilihat dari segi Sumber Daya
Resource Statistics (Days)
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.2.3.2.2 Hasil Simulasi Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan
1. Dilihat dari segi Waktu
Transaction Statistics (Hours)
112
Transaction Statictics (Hours)
2. Dilihat dari segi Biaya
Transaction Statistics (Rp.)
3. Dilihat dari segi Sumber Daya
Resource Statistics (Days)
113
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.2.3.2.3 Hasil Simulasi Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan
1. Dilihat dari segi Waktu
Transaction Statistics (Hours)
Transaction Statistics (Hours)
2. Dilihat dari segi Biaya
Transaction Statistics (Rp.)
114
3. Dilihat dari segi Sumber Daya
Resource Statistics (Days)
Resource Statistics Worker (Days)
3.3.3. Tahap III – Analisa : Menjelaskan Kemungkinan Peningkatan Kinerja
3.3.3.1. Melakukan Analisa
Setelah melakukan dokumentasi pada proses pemenuhan pesanan pelanggan,
tahap selanjutnya adalah melakukan analisa pada hasil dokumentasi dengan
tahapan sebagai berikut:
1. Analisa penyelesaian tepat waktu dan cycle time
a. Analisa penyelesaian tepat waktu
Analisa ini dilakukan dengan bantuan software simulasi iGrafx 2006.
Pada tahap ini dilakukan:
1) Pengambilan sampel proses yang akan dianalisa
Pada skripsi ini sampel yang diambil adalah proses pemenuhan
pesanan pelanggan yang sedang berjalan yang tidak meliputi
pesanan khusus.
115
2) Standarisasi cycle time yang diinginkan
Sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan yang tertera pada
Sales Contract, untuk pemesanan sebanyak maksimal dua ton,
barang akan diterima oleh pelanggan dalam waktu satu minggu (6
hari).
3) Melakukan simulasi pada proses yang sedang berjalan
Simulasi dilakukan dengan cara memasukkan aktivitas-aktivitas
beserta waktu dan biaya untuk melakukannya yang telah
didokumentasi pada software simulasi iGrafx 2006. Simulasi
dimulai pada tanggal 1 Januari 2008 dan selesai pada tanggal 31
Januari 2008. Dalam satu minggu ada lima hari kerja untuk
karyawan kantor dan enam hari kerja (masing-masing tiga shift)
untuk karyawan pabrik.
4) Melakukan perhitungan atas simulasi yang dilakukan
Karena simulasi dilakukan dengan bantuan software simulasi
iGrafx 2006, maka hasil simulasi telah dikalkulasi secara otomatis
oleh iGrafx dan hasilnya akan terlihat pada laporan hasil simulasi.
b. Analisa cycle time
Pada tahap ini dilakukan analisa pada aktivitas-aktivitas yang
membuat proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan
tidak selesai tepat waktu.
116
Dari laporan hasil simulasi dapat dilihat bahwa proses penerimaan
pesanan pelanggan berlangsung cukup lama (3 jam) dan proses
penyusunan rencana produksi yang memakan waktu cukup lama yang
dapat mengakibatkan proses pemenuhan pesanan pelanggan tidak tepat
waktu.
2. Analisa efektifitas dan efisiensi rute proses bisnis administratif
Dari keseluruhan proses pemenuhan pesanan pelanggan, terjadi beberapa
kali perpindahan dokumen dari satu departemen ke departemen lainnya.
Rutenya dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.4 Tabel rute proses pemenuhan pesanan pelanggan
yang sedang berjalan
Proses Jlh divisi
yang terlibat
Jlh
tahap
Jlh perpindahan
dokumen
Penerimaan pesanan 6 19 11
Penyelesaian pesanan 5 19 11
Pengiriman pesanan 3 11 5
Pada tahap-tahap yang ada dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan
terdapat beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif (PO
dari pelanggan harus melewati sales dulu baru dikirim via fax ke
perusahaan, Job Order yang dipindah-pindahkan dari Marketing Officer
117
sampai pada Shipping Officer, LSPH yang harus melewati Production
Manager sebelum diberikan ke Inventory Controller) yang jika dapat
berjalan dengan efektif dapat mempercepat jalannya proses tersebut, ada
beberapa dokumen internal yang seharusnya tidak perlu (Job Order).
3. Analisa efektifitas dan efisiensi dari Applied Enablers
Ada beberapa analisa yang dapat dilakukan,seperti dijelaskan di bawah ini:
a. Menyusun ulang dokumen-dokumen
Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen yang ada untuk dilihat
efektifitas dan efisiensinya. Hasilnya adalah:
1) Job Order yang dibuat sebagai dokumen internal memiliki
format dan isi yang sama dengan Purchased Order, Surat
Permintaan Pengeluaran Barang juga memiliki isi yang
serupa dengan Delivery Order.
2) Form Delivery Order dibuat tiga rangkap dengan cara
dicetak satu lembar, kemudian difotocopy sebanyak dua kali.
3) Software Microsoft Office yang digunakan sekarang tidak
dimanfaatkan secara maksimal.
b. Mengevaluasi kemungkinan untuk melakukan otomatisasi pada
proses bisnis administratif
Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen dan kegunaannya,
apakah ada manfaat yang didapat dengan mengotomatisasi
dokumen yang ada atau tidak.
118
1) Aktivitas penyusunan rencana produksi terlalu lama dan
rumit
2) Ada beberapa dokumen internal yang dapat diotomatisasi
3) Purchased order masih disimpan di odner dan menyulitkan
ketika harus mencarinya kembali
c. Mengoptimalkan penggunaan technical enablers yang ada
Analisa dilakukan untuk menilai tingkat kegunaan technical
enablers yang ada, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, dan
enabler lainnya. Hasilnya adalah sebagai berikut:
1) Komputer digunakan hanya untuk membuat dokumen,
mengolah data dan menyusun rencana produksi dengan
menggunakan Microsoft Excel.
2) Mesin fotokopi digunakan untuk menggandakan dokumen
dan keperluan lainnya.
3) Printer ada tiga buah, di meja Contract Officer, Direktur
Operasional, dan Production Planner yang tidak terhubung
satu sama lain.
Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanna pelanggan
yang sedang berjalan, ternyata perusahaan tidak menyadari ada beberapa
aktivitas yang kurang efektif. Hal ini tidak mendukung visi perusahaan yang
ingin menjadi market leader dalam bidang ini. Untuk dapat menjadi market
leader, sebuah perusahaan harus mampu bergerak cepat agar dapat bersaing
119
dengan perusahaan lainnya, selain itu kepuasan pelanggan adalah hal yang
utama. Beberapa masalah yang sedang dihadapi antara lain:
1. Proses negosiasi harga atas permintaan pelanggan menghabiskan waktu
cukup lama dan biaya yang tidak sedikit karena prosesnya melibatkan
beberapa departemen dalam perusahaan yang tidak berhubungan
langsung dan masih dilakukan melalui faksimili dan telepon.
2. Proses penerimaan pesanan hingga proses pengiriman profil yang
dipesan berlangsung dalam waktu yang lama dan memakan biaya yang
tidak sedikit karena selain terjadi beberapa hand-offs dokumen internal
yang kurang efektif antar departemen.
3. Terlalu banyak dokumen internal yang beredar yang seharusnya
beberapa diantaranya dapat dikurangi selama proses pemenuhan pesanan
pelanggan.
4. Proses penyusunan rencana produksi yang terlalu lama karena setiap
harinya production planner harus menghitung semuanya yang
berhubungan dengan rencana produksi secara manual.
3.3.3.2. Mendiskusikan hasil analisa dengan anggota staff yang terlibat
Hasil analisa proses bisnis pemenuhan pesanan pelanggan yang telah
dilalukan oleh tim eksternal didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dalam
proses pemenuhan pesanan pelanggan melalui e-mail dan telepon.
120
3.3.3.3. Pelaporan kepada Project Management Team
Hasil analisa proses pemenuhan pesanan pelanggan yang telah
didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dilaporkan kepada PMT. Proses
bisnis mana saja yang dapat ditingkatkan atau dapat dilakukan perubahan,
seluruhnya dilaporkan kepada PMT. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan
prsetujuan dari PMT untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap
perancangan proses pemenuhan pesanan pelanggan yang diusulkan.
3.4 Usulan Pemecahan Masalah
Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanan pelanggan yang
sedang berjalan, berikut beberapa pemecahan masalah yang diusulkan:
1. Menerapkan aplikasi SMS Messaging Server untuk mengatasi masalah
proses negosiasi dengan pelanggan yang cukup lama.
2. Memperbaiki aktivitas pada proses pemenuhan pesanan pelanggan dimana
terdapat beberapa hand-offs yang kurang efektif.
3. Memaksimalkan penggunaan Microsoft Office dengan memanfaatkan
Microsoft Outlook sebagai media untuk e-mail internal
4. Menerapkan penggunaan software Production Planning untuk membantu
mempercepat penyusunan rencana produksi.
top related