bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id fileprogram) dan file absensi guru, bila sudah...
Post on 01-Nov-2019
13 Views
Preview:
TRANSCRIPT
40
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Pada era perkembangan teknologi informasi yang mengalami kemajuan di
segala bidang, begitu pula dalam menghadapi persaingan di dunia pendidikan
yang semakin canggih maka akan muncul masalah-masalah yang komplek
didalam dunia pendidikan salah satunya adalah dibutuhkannya infomasi yang luas
bagi sistem pengolahan data yang dapat berguna bagi kepentingan pihak sekolah
dan yayasan. SMK Pembina Banga yang merupakan instansi sekolah swasta yang
bergerak dibidang pendidikan yang secara umum didukung oleh tenaga kerja guru
dan staff tata usaha, dimana setiap bulan mereka akan menerima gaji sebagai hasil
kerjanya pada suatu instansi pendidikan.
Masalah penggajian di SMK Pembina Bangsa masih sedikit rumit karena
sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan sistem secara manual,
sehingga dalam proses pemghitungan gaji masih menggunakan waktu yang lama
dan lambat. Penulis melakukan penelitian pada SMK Pembina Bangsa bertujuan
untuk membantu pihak sekolah dalam hal penggajian guru secara komputerisasi,
maka dengan adanya sistem komputerisasi ini diharapkan akan lebih
mempermudah bagian bendahara menghitung gaji agar lebih cepat dalam proses
penghitungan gaji.
41
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Dalam prosedur sistem usulan dijelaskan tahapan-tahapan pada penggajian
di SMK Pembina Bangsa Kabupaten Bogor, tahapannya adalah sebagai berikut:
1. Prosedur pengisian absensi
Setiap guru melakukan absensi di form absensi lalu meng-input kedalam
file absensi guru. Selanjutnya admin membuat rekap absen berdasarkan
file absensi guru.
2. Prosedur penghitungan gaji
Pada proses hitung gaji admin akan melakukan cek data absen berdasarkan
file data guru (honor tetap, prestasi, tunjangan, dan wali kelas/kepala
program) dan file absensi guru, bila sudah dilakukan pengecekan maka
admin akan memproses perhitungan gaji berdasarkan data absen. Setelah
itu, admin akan meng-entry ke dalam file gaji guru.
3. Prosedur pembayaran gaji
Setelah laporan honorarium di acc oleh kepala sekolah, file gaji guru yang
sudah di-enrty lalu akan memasuki proses pencetakan slip gaji. Slip gaji
yang sudah dicetak akan diberikan kepada guru sebagai bukti pembayaran
gaji.
4. Prosedur pembuatan laporan
Berdasarkan file absen, file data guru dan file gaji. Admin akan
melaporkan data gaji, data guru dan data absen sebagai laporan gaji,
laporan data guru serta laporan rekap absen.
42
4.3. Diagram Alir Data Usulan
1. Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
2. Diagram Nol Sistem Usulan
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan
43
3. Diagram Detail Sistem Usulan
Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data ini dibuat berdasarkan arus data yang ada di diagram alur data.
Kamus data yang ada pada sistem berjalan ini adalah sebagai berikut:
A. Kamus Data Keluaran
1. Nama Arus Data : Slip Gaji
Alias : -
44
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 – Guru
Penjelasan : Sebagai Bukti Rincian Gaji
Periode : Setiap Bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo+Nama_sekolah+Alamat+Alamat_email
Isi = Judul+Bulan+Nama_guru+Kode+mata_pelajaran
+Jumlah_jam+Tugas_tambahan+Penerimaan(Honor
+tunjangan)+jumlah_penerimaan+potongan+Jumlah
_honor
Footer = Tempat/tgl/bln/thn+Bendahara+Tanda_tangan
2. Nama Arus Data : Honorarium Tenaga Pendidik
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Sebagai Bukti Penghitungan Honor Guru
Periode : Setiap Bulan
Volume : 1 Rangkap
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul +Nama_sekolah+Thn_pljrn+Bulan
Isi =1{No_urut+Kode_guru+Nama_guru+Mengajar
+Jjm+Hnr_tetap+Prestasi+Transport+Hnr_piket+
45
Tunjangan+Potongan+Pot_bank+Jmlh_honor+
Hnr_diterima+tanda_tangan}20
Footer =Alamat/tgl/bln/thn+Kepala_sekolah+tanda_tangan+
Bendahara+tanda_tangan
3. Nama Arus Data : Laporan Gaji Bulanan
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Sebagai Bukti Laporan Gaji
Periode : Setiap Awal Bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi
Header = Logo+Nama_sekolah+Alamat+Alamat_email
+website
Isi = 1{No_urut+Kode_guru+Nama_guru+Mengajar
+Jjm+Hnr_tetap+Prestasi+Transport+Hnr_piket+
Tunjangan+Potongan+Pot_bank+Jmlh_honor+
Hnr_diterima+tanda_tangan}20
Footer =Alamat/tgl/bln/thn+Kepala_sekolah+tanda_tangan+
Bendahara+tanda_tangan
46
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Dalam spesifikasi sistem usulan ini menggunakan beberapa dokumen input
dan dokumen output.
4.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai Bukti Rincian Gaji
Sumber : Bendahara
Tujuan : Guru
Frekuensi : Setiap Awal Bulan
Jumlah : 1 (satu) lembar
Media : Kertas
Format : Lampiran D.1
2. Nama Dokumen : Honorarium Tenaga Pendidik
Fungsi : Sebagai Bukti Penghitungan Honor Guru
Sumber : Bendahara
Tujuan : Kepala Tata Usaha
Frekuensi : Setiap Akhir Bulan
Jumlah : 1 (satu) Rangkap
Media : Kertas
Format : Lampiran D.2
3. Nama Dokumen : Laporan Gaji Perbulan
Fungsi : Sebagai Bukti Laporan Gaji
Sumber : Kepala Tata Usaha
Tujuan : Kepala Sekolah
47
Frekuensi : Setiap Awal Bulan
Jumlah : 1 (satu) Rangkap
Media : Kertas
Format : Lampiran D.3
3.5.3. Entity Relationship Diargam
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data
dikembangkan ke dalam bentuk entity relationship diagram, sehingga hubungan
antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field
di dalam database. Berikut adalah ERD yang penulis buat untuk sistem
penggajian guru:
48
A. Entity Relationship Diagram
Gambar IV.4
ERD
49
B. Logical Relational Structure
Gambar IV.5
LRS
3.5.4. Spesifikasi File
Setelah membuat rancangan dokumen masukan dan keluaran maka tahap
selanjutnya adalah membuat file yang diinginkan.
1. File Admin
Nama File : File Admin
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
50
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 26 Karakter
Kunci field : Id_admin
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.1
Spesifikasi File Admin
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. ID Admin Id_admin Text 4 Primary key
2. Nama Admin Nama_admin Text 10
3. Password Password Text 10
4. Hak Akses Hak_Akses Text 2
2. File Guru
Nama File : File Guru
Akronim : Guru
Fungsi : Untuk menyimpan data guru
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 106 Karakter
Kunci field : Id_guru
51
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.2
Spesifikasi File Guru
No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. ID Guru Id_guru Text 4 Primary key
2. Nama Guru Nama_guru Text 30
3. Jenis kelamin Jns_kelamin Text 2
4. Alamat Guru Alamat Text 35
5. Pendidikan
Terakhir
Pendidikan_
Terakhir
Text 15
6. Jabatan Jabatan Text 20
3. File Absensi Guru
Nama File : File Absensi Hadir
Akronim : Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data absensi guru
Tipe : Menu Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 46 Karakter
Kunci field : Id_absensi
Software : Microsoft Access 2010
52
Tabel IV.3
Spesifikasi File Absensi Hadir
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. ID Absensi Id_absensi Text 4 Primary key
2. ID Guru Id_guru Text 10 Foreign key
3. Nama Guru Nama_guru Text 30
4. Tanggal Hadir Tgl_hadir Date/Time
5. Keterangan Hadir Ket_hadir Text 2
4. File Data Gaji
Nama File : File Data Gaji
Akronim : Data Gaji
Fungsi : Untuk menyimpan data gaji
Tipe : Menu Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 93 Karakter
Kunci field : Id_Gaji
Software : Microsoft Access 2010
53
Tabel IV.4
Spesifikasi File Data Gaji
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. ID Gaji Id_gaji Text 4 Primary key
2. ID Absensi Id_absensi Text 10 Foreign key
3. ID Guru Id_guru Text 4 Foreign key
4. Mengajar Mengajar Text 35
5. Jadwal Mengajar Jdwl_mengajar Text 2
6. Honor Tetap Honor_tetap Text 8
7. Honor Prestasi Honor_prestasi Text 8
8. Honor Transpot Honor_transpot Text 8
9. Honor Piket Honor_piket Text 8
10. Tunjangan Tunjangan Text 8
11. Jumlah Gaji Jmlh_gaji Text 12
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses penginputan data dapat lebih
mudah, sederhana dan cepat sehingga mempercepat proses kerja, berikut adalah
penjelasan tentang elemen data yang digunakan dalam pengkodean, yaitu
1. Kode guru
Kode guru terdiri dari 8 digit
X X 9 9 9 9 9 9
No. Urut
Kode Guru
Tahun Mengajar
54
Contoh:
Keterangan :
Digit 1-2 Kode Guru
Digit 3-4 Nomor Urut 01
Digit 5-8 Tahun Mengajar
2. Kode Absen
Kode absen terdiri dari 12 digit
X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Contoh:
Keterangan :
Digit 1-2 Kode Absen
Digit 3-4 Tanggal Absen
Digit 5-6 Bulan Absen
Digit 7-10 Tahun Absen
Digit 11-12 Nomor urut absen 01
K G 0 1 2 0 0 2
K A 0 7 0 5 2 0 1 6 0 1
Tanggal Absen
Kode Absen
Bulan Absen Tahun Absen
No.Urut
55
3. Kode Gaji
Kode Gaji terdiri dari 12 digit
X X 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Contoh:
Keterangan :
Digit 1-2 Kode Gaji
Digit 3-4 Tanggal Gaji
Digit 5-6 Bulan Gaji
Digit 7-10 Tahun Gaji
Digit 11-12 Nomor urut absen 01
4. Kode Petugas
Kode petugas terdiri dari 4 digit
X X 9 9
G G 0 5 0 7 2 0 1 6 0 1
No. Urut
Kode Petugas
Tanggal Gaji
Kode Gaji
Bulan Gaji Tahun Gaji
No.Urut
Absen
56
Contoh:
Keterangan :
Digit 1-2 Kode petugas
Digit 3-4 No urut petugas
4.5.6. Spesifikasi Program
Spesifikasi program merupakan penjelasan penjelasan program-program
yang akan dibuat dalam pengolahan data penggajian guru. Menu program tersebut
digambarkan dalam bentuk diagram HIPO sebagai berikut:
K P 0 1
57
Gambar IV.6
Diagram Hipo
58
Program yang telah disusun dalam proses penggajian guru pada SMK
Pembina Bangsa Kabupaten Bogor meliputi:
1. Spesifikasi Program Menu Login
Nama program : Login
Akronim : Login.frm
Fungsi : Menampilkan File Login
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.1
Proses program :
a. Isi nama user dengan user pemakain, lalu enter maka kursor akan
pindah ke password.
b. Isi password sesuai dengan password pemakai dan tekan enter apabila
user dan password benar maka akan masuk kedalam menu utama.
c. Klik TUTUP untuk membatalkan login kemudian akan tampilkan pesan
“Keluar dari Program ?”
1) Jika pilih “Yes” maka akan keluar dari program.
2) Jika pilih “No” maka akan tetap pada form itu.
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama program : Menu Utama
Akronim : menuutama.frm
Fungsi : Untuk menampilkan menu utama
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.2
Proses program :
59
a. Klik Menu Master untuk melihat File Data Guru dan File Data Admin.
b. Klik Menu Transaksi untuk masuk ke File Rekap Absen dan File
Perhitungan Gaji.
c. Klik Menu Laporan untuk melihat dan mencetak Laporan Gaji dan
Laporan Absen.
d. Klik Keluar untuk keluar dari program, kemudian akan tampil pesan
“Keluar dari Program ?”
1) Jika pilih “Yes” maka akan keluar dari program.
2) Jika pilih “No” maka akan tetap pada form itu.
3. Spesifikasi Program Data Absen
Nama program : Data Absen
Akronim : dataabsen.frm
Fungsi : untuk mengetahui jam masuk, jam keluarnya guru
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.3
Proses program :
a. Klik Tombol Master, lalu klik Data Absen.
b. Klik tombol TAMBAH untuk menambahkan data absen. Dengan cara
memasukkan Kode absen, kode Guru, Nama, Jam masuk dan Jam
keluar.
c. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data absen yang telah di input.
d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data absen dan kembali
ke menu utama.
4. Spesifikasi Program Data Guru
60
Nama program : Data Guru
Akronim : dataguru.frm
Fungsi : untuk mengetahui data identitas guru
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.4
Proses program :
a. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data guru yang telah di-input.
b. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data guru dengan cara
memasukan Kode Guru, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir,
Agama dan Pendidikan Terakhir.
c. Klik tombol UBAH jika ingin ada yang di ubah dari data guru yang
sudah tersimpan.
d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data guru dan kembali ke
menu utama.
5. Spesifikasi Program Data Admin
Nama program : Data Admin
Akronim : dataadmin.frm
Fungsi : untuk mengetahui data admin
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.5
Proses program :
a. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data admin dengan
cara memasukan kode admin, nama admin dan akses level.
b. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data admin yang telah di-input.
61
c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form data admin dan kembali
ke menu utama.
6. Spesifikasi Program Penghitungan Gaji
Nama program : Perhitungan Gaji
Akronim : perhitungangaji.frm
Fungsi : untuk menghitung gaji guru
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.6
Proses program :
a. Klik tombol TAMBAH jika ingin menambahkan data gaji dengan cara
memasukan prestasi, tunjangan, honor tetap, wali kelas/kepala program.
b. Klik tombol UBAH jika ada yang ingin diubah dari data gaji.
c. Klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data gaji yang telah diinput
dan mecetak otomatis slip gaji guru.
d. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form perhitungan gaji guru.
7. Spesifikasi Program Laporan Absen
Nama program : Laporan Absen
Akronim : lpabsen.frm
Fungsi : untuk melihat dan mencetak laporan absen
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.7
Proses program :
a. Isi periode yang telah ditentukan
62
b. Klik Report untuk menampilkan laporan yang telah dibuat.
c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form laporan absen.
8. Spesifikasi Program Laporan Gaji Guru
Nama program : Laporan Gaji Guru
Akronim : lpgajiguru.frm
Fungsi : untuk melihat dan mencetak laporan gaji
Bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk lampiran : Lihat Lampiran E.8
Proses program :
a. Isi periode yang telah ditentukan
b. Klik Report untuk menampilkan laporan yang telah dibuat.
c. Klik tombol KELUAR untuk keluar dari form laporan gaji.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk
menghasilkan infomasi sehingga perlu didukung oleh elemen-elemen yang terdiri
dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan brainware.
Perangkat keras adalah peralatan komputer itu sendiri, perangkat lunak adalah
program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan proses tertentu, dan
brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur
sistem komputer.
63
4.6.1. Umum
Secara umum sistem dikatakan baik jika mempunyai tujuan yang jelas dan
terarah, yang dimaksud disini adalah bahwa jika sistem tersebut memiliki
kemampuan yang cepat untuk memproses data yang akan menjadi suatu sumber
informasi yang berkualitas.
4.6.2. Perangkat Keras
Secara peralatan yang dapat membantu dalam pengolahan data dalam
suatu program. Secara garis besar perangkat keras yang baik terdiri dari masukan
(input), proses (process), keluaran (output), dan simpanan (memori). Dengan
program penggajian ini, penulis mengusulkan beberapa perangkat keras, antara
lain:
1. Processor : AMD EI – 6010 APU With AMD Radeon R2 Graphics
2. Memory Size : 2048 MB
3. Tipe Monitor : 12”
4. Disk Drive : Hp DVD RW GUBON SATA CdRom
5. Hardisk : 500 GB
6. Keyboard : 101 atm 102 Keys
7. Mouse : Standar
8. Printer : Canon MP234
4.6.3. Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak (software) yang digunakan pada perancangan
sistem yang diusulkan oleh penulis dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
64
1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 8.1
2. Paket Program : Mircrosoft Acces 2010 dan Microsoft Visual Basic 6.0
4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi adalah jadwal waktu yang telah digunakan dalam
suatu penulisan. Jadwal implementasi berguna dalam penentuan langkah
implementasi kegiatan yang digunakan pada penerapan sistem komputerisasi
dalam proses penggajian guru pada SMK Pembina Bangsa Kabupaten Bogor.
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem
yang telah dibuat ke dalam jadwal implementasi adalah sebagai berikut:
1. Analisa Sistem
Analisa sistem adalah mempelajari sistem berjalan beserta masalah yang
dihadapi. Tujuannya mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan
sehingga diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi bahkan
menghilangkan masalah-masalah yang ada. Waktu yang dibutuhkan yaitu
pada bulan pertama diminggu pertama dan kedua.
2. Persiapan Data Awal
Peryiapan data meliputi pengumpulan dokumen yang ada sebagai pacuan
untuk pelaksanaan sistem. Waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan data
awal yaitu pada bulan pertama di minggu ketiga dan keempat.
3. Pembuatan Program dan Pengetesan Program
Didalam pembuatan program, program dibentuk menjadi menu utama dan
sub menu. Setelah pembuatan program dilakukan maka test pada program
65
tersebut juga akan dilakukan untuk meyakini bahwa elemen atau komponen
sistem telah berfungsi dengan baik. Kegiatan ini dilakukan selama tiga
minggu, yaitu pada bulan kedua di minggu pertama, kedua dan ketiga.
4. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku petunjuk operasi ini berguna didalam tata cara pelaksanaan
sistem usulan, contohnya penginputan data file, pengadaan pelatihan, test
sistem serta evaluasi dan operasional. Dibutuhkan waktu satu minggu, yaitu
pada bulan kedua di minggu ke empat.
5. Pelatihan
Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan penjelasan tentang perangkat
lunak dan cara pengoperasikan sistem. Waktu yang dibutuhkan dalam
pelatihan ini adalah dua minggu, yaitu pada bulan ketiga di minggu pertama
dan kedua.
6. Test Sistem
Untuk melakukan test terhadap sistem yang diusulkan apakah sistem dapat
diterapkan dengan baik dan dapat menggantikan sistem berjalan yang sudah
ada. Test ini dilakukan selama dua minggu, yaitu pada bulan ketiga di
minggu ketiga dan keempat.
7. Peralihan Sistem
Setelah sistem bebas dari kesalahan, maka langkah selanjutnya adalah
peralihan sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Kegiatan ini
dilakukan selama dua minggu, yaitu pada bulan keempat di minggu pertama
dan kedua.
66
8. Operasi dan Evaluasi
Bertujuan untuk mengoperasikan sistem baru secara penuh setelah peralihan
sistem. Selama beroperasinya sistem baru ini dilakukan evaluasi selama dua
minggu yaitu pada bulan keempat di minggu yang ketiga dan keempat.
Untuk lebih jelas mengenai jadwal implementasi yang dibutuhkan dalam
pembuatan dan penerapan sistem, dapat di gambarkan dalam table sebagai
berikut:
TABEL IV.5
JADWAL IMPLEMENTASI
No. KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak
5 Pembuatan & Tes Program
6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8 Pembuatan Buku Petunjuk
9 Evaluasi & Operasional
top related