boostez votre efficacité & votre efficience
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Boostez votre efficacité & votre efficience
08/10/2019 – Hilde Stas
➢ Prise de conscience du fait qu’on travaille souvent en mode pilote automatique
➢ Realiser qu’on a le choix
➢ Optimaliser le planning et l’organisation de nos tâches
➢ Déterminer les priorités
➢ Gestion efficace du travail (les mails, les autres tâches, …)
➢ Quelques nouveaux principes de travail
➢ Notre bien-être
➢ Plus de temps
➢ Moins de stress
➢ Meilleur équilibre travail – vie privée
Les objectifs de cette mini formation
3
Pas assez de temps…?Ou trop de travail?
4
Plus de confort, plus de productivité!
5
Habitudes de travail consciemment choisies
Rendez l’invisible visible…
6
Reconnaissable ?
7
@ussi sous contrôle ?
8
Penser à plein de choses à la fois?
9
Mauvaise communication?
10
Vous ne pouvez pas ne pas communiquer
Tout comportement est de la communication!
La façon dont vous êtes compris dépend de :
11
Le corps
La voix/l’intonation
Mots
38
7
55
Qui pilote?
12
Exercice
13
14
Le temps n’attend personne…
15
Un changement qui i n s p i r e
16
Mené par les règles Guidé par les valeurs
Automatique Conscient
Court terme Court ET long terme
Réactif Pro-actif
Ou – ou Et – et
Bon/mauvais Ce qui fonctionne
Opaque Transparent
Chacun pour soi Collaboration
Nouveaux principes de travail
17
1. Faites-le Maintenant!
Et vous décidez une seule fois = Gain de temps
2. Faites-le Maintenant!
Et vous faites une seule chose à la fois = Concentration et moins d’interruptions
3. Faites-le Maintenant!
Et vous résolvez les problèmes tant qu’ils = Moins de crises
sont petits
4. Faites-le Maintenant!
Et vous dites quand vous allez le faire = Moins d’interruptions
5. Faites-le Maintenant!
Et vous faites d’abord ce que vous voudriez = Moins de stress/plus de paix d’esprit
reporter
18
Ma mailbox et Faites-le Maintenant!
19
Gestion du flux de travail
20
1. TRAVAIL
1.1. Todo (< 30 min)
1.2. Follow up
1.3. Planifié dans l’agenda (> 30 min)
1.4. A lire
2. TERMINE
2.1. ….
2.2. ….
2.3. ….
↓
2.9. ….
Non lu !!
Rendez l’invisible visible
OUI / NON / MAINTENANT / PLUS TARD
OUI : c’est du travail pour moi (tâche clé)
NON : information
à déléguer
MAINTENANT : < 5 minutes
PLUS TARD : > 5 minutes - < 30 minutes → todo
> 30 minutes → à planifier dans mon agenda
De réactif à proactif
21
Occupé, occupé, occupé Choses importantes
Imprévus, humeur du jour Bon ordre
Courir après les faits Vue d’ensemble, initiative
“Oui mais eux…” “Que puis-je faire maintenant?”
Toujours des excuses et raisons Anticiper les facteurs inhibiteurs
Agir par devoir Lien, gestion personelle
S’effacer Pouvoir également dire non
Mettre des priorités Planifer réalistement et proactivement
Pilote automatiqueHabitudes de travail choisies
consciemment
Le quadrant de Covey (Eisenhower)
22
URGENT PAS URGENT
IMP
OR
TA
NT
• Crises
• Problèmes
• Echéances proches
• Pas le choix
• Stress négatif
• Préparer
• Définir les valeurs
• Etablir un planning
• Communiquer
• Evaluer/donner un feedbac
• Travailler de façon détendue
PA
S I
MP
OR
TA
NT
• Interruptions et imprévus
• Beaucoup de courrier, mails
et réunions
• Travail et attentes des
autres…
• Devoir/ ne pas pouvoir
• Se sentir obligé de
• Pertes de temps
• “Tâches diverses”
• Certains appels téléphoniques
• Parlet “au sujet de”
• Futilités
1 2
3 4
Comment mettre tout cela dans mon planning?
23
Small rocks, big rocks
24
Filmpje: 7 Big Rocks - Stephen Covey
DEUX SCÉNARIOS : LEQUEL VOUS PARAIT FAMILIER
DES ACTIVITÉS DE FAIBLE
IMPORTANCE VOUS
EMPÊCHENT DE VOUS
OCCUPER DES CHOSES
IMPORTANTES
TRÈS
IMPORTANT
JE M’ATTAQUE
D’ABORD AUX
CHOSES
IMPORTANTES
TRÈS
IMPORTANT
TRÈS
IMPORTANT
TRÈS
IMPORTANT
25
26
AGENDA RÉACTIF
Réunions
Rendez-vous avec les autres
Jours de congé
Formations
AGENDA PROACTIF
Réunions
Rendez-vous avec les autres
Jours de congé
Formations
Quand je travaille à quelque chose
Résultats et échéances
Actions de suivi et de progression
Temps de voyage
Moment hebdomadaire de réflexion
27
Thank you!
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