buku panduan penggunaan aplikasi sikd versi 2.0
Post on 06-Oct-2015
125 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
Panduan Penggunaan Aplikasi
SIKD versi 2.0
-
Pendahuluan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Pengenalan SIKD
Pengenalan SIKD versi 2.0 Sistem Pengolahan Arsip berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) versi 2.0 adalah suatu aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di sebuah Instansi atau Organisasi sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Tampilan Aplikasi SIKD
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Tampilan Aplikasi SIKD
Halaman Masuk Aplikasi SIKD v2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Tampilan Aplikasi SIKD
Berkas & Item pada Aplikasi SIKD v2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Kelompok Pengguna Biasa
Kelompok Pengguna Biasa
Kelompok Pengguna Biasa adalah Pengguna yang dapat melakukan tindakan terhadap arsip yang diterima dari
pengguna lain, me-registrasi Arsip ke dalam Berkas yang menjadi kewenangannya, serta mengirim Naskah/Arsip
kepada Pengguna lain.
Pengguna Biasa tidak bisa membuat Berkas sendiri, untuk dapat membuat Berkas yang baru di Unit kerjanya maupun
Unit kerja di bawahnya, Pengguna harus mengajukan permintaan pembuatan berkas baru kepada seorang
Administrator Unit/Administrator Sistem.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0
Masuk ke dalam Aplikasi SIKD
Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:
a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);
b) Memasukkan alamat URL Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);
c) Setelah muncul tampilan Login SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;
d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:
i) Beranda
ii) Berkas dan Item
iii) Registrasi Arsip
iv) Kirim Naskah
v) Kotak Masuk
vi) Bantuan
vii) Keluar
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0
Keluar dari Aplikasi SIKD
a) Klik link Keluar; b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima
Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .
Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.
Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kotak Masuk, akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.
b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar naskah-nya,
c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,
d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Metadata Naskah/Arsip
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Sejarah Naskah/Arsip
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Info Relasi
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat File Digital
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.
d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima
a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai
dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan , lalu tekan tombol Berkaskan;
b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Membuat Disposisi
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.
d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).
f) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Lembar Disposisi Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.
e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Membuat Revisi
a) Klik Tab Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.
d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,
f) Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).
g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.
Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat dipilih, yaitu :
- Metadata - Disposisikan
- Sejarah - Check-Out
- Info Relasi - Kirim
- File Digital - Kopi
- Pindah Berkas
e) Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Metadata Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Sejarah Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'
f) Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Info Relasi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'
f) Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Membuat Relasi Arsip
Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap beberapa Arsip tersebut.
e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat File Digital
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'
f) Klik Nama File digital untuk membukanya.
g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')
h) Untuk melihat 'File Digital' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Membuat Disposisi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'
f) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).
h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
i) Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Lembar Disposisi Arsip Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'
f) Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Cek-Out Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
f) Klik tombol 'Cek Out'.
g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab 'Cek-In'
h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah sesuai keinginan lalu simpan.
i) File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Cek-In Arsip
a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.
b) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
f) Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'
h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'
i) Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab 'Cek-Out' kembali.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Versi Arsip & Hasil Revisi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan pernah dibuat oleh salah seorang pengguna, baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas & Arsip'.
f) Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta versi-versi yang pernah dibuat.
g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas ( ) dan ke bawah ( ) untuk melihat File Digital lalu membukanya.
h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Kirim Arsip yang telah Diberkaskan
Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'
f) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'
Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' . Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'
f) Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .
g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'
Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'
f) Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah ( ).
g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai Pemberkasan Ulang.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Registrasi Arsip Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Registrasi Arsip.
b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :
- Jenis Arsip - Tingkat Perkembangan - Tanggal Arsip - Nomor Arsip - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Arsip - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Arsip - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,
d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Kirim Naskah Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.
Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:
- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)
- Eksternal ke Internal Instansi
- Internal ke Eksternal Instansi
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Internal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Eksternal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Dari - Jabatan Pengirim - Instansi Pengirim - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Internal ke Eksternal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Pencarian Arsip (Konten)
Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Pencarian Arsip
b) Ketikkan Kata Kunci
c) Pilih Cara Pencarian yaitu :
- Seluruh Kata
- Salah satu dari kata
- Frase yang sama
- Perbandingan Kata
d) Kemudian klik tombol Cari
e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Mengubah Kata Sandi
Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.
b) Masukkan Kata Sandi Lama
c) Masukkan Kata Sandi Baru
d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru
e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.
f) Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Menggunakan Bantuan
Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk
meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di
bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka
aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Administrator Unit
Kelompok Administrator Unit
Kelompok Administrator Unit adalah Pengguna yang diberikan hak khusus untuk Pengaturan terhadap Berkas-Berkas
yang berada di sebuah Unit Kerja.
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0 yang bisa dimanfaatkan seorang Administrator Unit adalah seluruh Fitur Pengguna Biasa
ditambah dengan Pengaturan Berkas & Kewenangan khusus di Unit lainnya Jika menduduki 2 (dua) atau lebih Jabatan
tertentu.
Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Unit jika di Pojok Kanan Atas disamping Menu
'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin melakukan Pengaturan Berkas.
Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0
Masuk ke dalam Aplikasi SIKD
Untuk menggunakan Aplikasi SIKD pengguna harus melakukan:
a) Menjalankan Browser (Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, dsb.);
b) Memasukkan alamat URL Aplikasi SIKD sesuai alamat server sebuah instansi/organisasi. (tanyakan kepada Administrator Unit Kearsipan di instansi/organisasi anda!);
c) Setelah muncul tampilan Login SIKD, masukkan 'Nama Pengguna' dan 'Kata Sandi' yang telah diberikan oleh administrator Unit Kearsipan, lalu tekan tombol Masuk;
d) Menu-menu yang ditampilkan dan dapat dipilih oleh pengguna yaitu:
i) Beranda
ii) Berkas dan Item
iii) Registrasi Arsip
iv) Kirim Naskah
v) Kotak Masuk
vi) Bantuan
vii) Keluar
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Masuk dan Keluar Aplikasi SIKD versi 2.0
Keluar dari Aplikasi SIKD
a) Klik link Keluar; b) Tampilan akan kembali pada Halaman Masuk Aplikasi SIKD.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Memeriksa Naskah/Arsip yang Baru Diterima
Memeriksa apakah terdapat naskah/arsip baru yang diterima, untuk selanjutnya naskah dapat diberkaskan ke dalam berkas yang sesuai atau langsung ditindaklanjuti oleh pengguna .
Secara default akan ada notifikasi berupa angka (jumlah naskah masuk yang baru diterima) di samping tab Kotak Masuk yang akan di-refresh setiap 2 (dua) menit pada halaman yang sama.
Atau dapat dilakukan secara manual dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kotak Masuk, akan ditampilkan daftar naskah/arsip yang diterima.
b) Untuk mengetahui naskah/arsip yang baru diterima , ditandai dengan Huruf tebal (BOLD) pada baris daftar naskah-nya,
c) Baris berwarna putih merupakan kiriman Naskah,
d) Baris berwarna hijau merupakan kiriman arsip,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Metadata Naskah/Arsip
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Secara Default Metadata akan dimunculkan pada Tab 'Metadata' di bagian tengah sebelah kiri.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Sejarah Naskah/Arsip
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Sejarah' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Metadata'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Kejadian yang terekam.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Info Relasi
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Info Relasi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Sejarah Arsip dapat dilakukan filter berdasarkan Nomor Item, Hal, serta Lokasi Item yang ber-relasi.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat File Digital
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'File Digital' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Info Relasi'.
d) Klik File Digital untuk melihat isi File Digital.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Memberkaskan Naskah/Arsip yang Baru Diterima
a) Pengguna dapat memberkaskan Naskah/Arsip yang baru diterima pada berkas yang sesuai
dengan cara memilih berkas pada Tab 'Berkaskan' di bagian tengah sebelah kanan , lalu tekan tombol Berkaskan;
b) Naskah masuk yang telah diberkaskan akan masuk kedalam tab Berkas & Arsip .
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Membuat Disposisi
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Disposisikan' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Berkaskan'.
d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
e) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).
f) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Melihat Lembar Disposisi Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Naskah/Arsip di dalam kotak masuk merupakan hasil dari Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Disposisi' di bagian tengah sebelah kiri disamping Tab 'Sejarah'.
d) Lembar Disposisi dapat dilakukan Filter di kolom Dari, Ke, dan Pesan.
e) Untuk melihat Lembar Disposisi pada arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Memeriksa & Tindaklanjut Naskah/Arsip pada Kotak Masuk
Membuat Revisi
a) Klik Tab Kotak Masuk,
b) Klik 'Pilih' pada salah satu item ,
c) Klik Tab 'Revisi' di bagian tengah sebelah kanan disamping Tab 'Disposisikan'.
d) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
e) Klik tombol 'Pilih File' untuk melampirkan Kopi Digital/File Elektronik,
f) Isikan 'Pesan Hasil Revisi' jika diperlukan (opsional).
g) Klik tombol 'Kirim Revisi'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa Arsip yang telah Diberkaskan
Memeriksa seluruh Arsip yang telah diberkaskan oleh pengguna, atau memeriksa arsip yang telah diberkaskan ke dalam berkas yang menjadi kewenangannya.
Untuk memeriksa Arsip dan berkas yang menjadi kewenangannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan tindak lanjut yang dapat dipilih, yaitu :
- Metadata - Disposisikan
- Sejarah - Check-Out
- Info Relasi - Kirim
- File Digital - Kopi
- Pindah Berkas
e) Untuk melihat arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Metadata Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Untuk melihat Metadata arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Sejarah Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Sejarah' di samping Tab 'Metadata'
f) Untuk melihat 'Sejarah' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Info Relasi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Info Relasi' di samping Tab 'Sejarah'
f) Untuk melihat 'Info Relasi' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Membuat Relasi Arsip
Pembuatan Relasi Arsip dapat dilakukan untuk memberikan hubungan keterkaitan antara 2 (dua) atau lebih Arsip yang berada dalam sebuah Berkas. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih 2 (dua) atau lebih Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Tindakan terhadap beberapa Arsip tersebut.
e) Klik Tab 'Relasikan' yang berada di samping Tab 'Kirim', kemudian klik 'Relasikan'.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat File Digital
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'File Digital' di samping Tab 'Info Relasi'
f) Klik Nama File digital untuk membukanya.
g) File Digital yang ditampilkan merupakan File Digital yang terakhir jika telah terdapat Versi-versi arsip yang pernah dibuat oleh pengguna (ditandai dengan adanya Tab 'Versi' di samping Tab 'File Digital')
h) Untuk melihat 'File Digital' arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Membuat Disposisi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Disposisikan' di Bagian Kanan di samping Tab 'Check-Out'
f) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
g) Isikan 'Pesan Disposisi' jika diperlukan (opsional).
h) Klik tombol 'Kirim Disposisi'.
i) Untuk melakukan Disposisi terhadap arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Lembar Disposisi Arsip Tab 'Disposisi' yang merupakan Lembar Disposisi akan muncul jika Arsip di dalam Berkas yang bersangkutan sudah pernah mengalami proses Disposisi dari pengguna lain (dalam hal ini atasan). Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Disposisi' di Bagian Kanan di samping Tab 'Sejarah'
f) Untuk melihat Lembar Disposisi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Cek-Out Arsip
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Cek-Out' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
f) Klik tombol 'Cek Out'.
g) Maka Tab 'Cek-Out' akan berubah menjadi Tab 'Cek-In'
h) Download/Unduh dan simpan File Digital yang ingin di Cek-Out pada Tab 'File Digital' kemudian ubah sesuai keinginan lalu simpan.
i) File digital ini akan dibutuhkan (diupload/unggah) untuk proses Cek-In.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Cek-In Arsip
a) Pastikan File Digital yang akan diupload/diunggah telah siap.
b) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
c) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
d) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
e) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
f) Klik Tab 'Cek-In' di Bagian Kanan di samping Tab 'Disposisikan'
g) Klik tombol 'Pilih File' untuk memilih File yang akan diupload/unggah, klik 'OK' / 'Open'
h) Isikan 'Keterangan Hasil Pemeriksaan' jika diperlukan, lalu klik tombol 'Cek-In'
i) Maka Tab 'Cek-In' akan berubah menjadi Tab 'Cek-Out' kembali.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melihat Versi Arsip & Hasil Revisi
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Tab 'Versi' akan muncul jika Versi Arsip yang bersangkutan pernah dibuat oleh salah seorang pengguna, baik dengan cara Revisi Arsip di Tab 'Naskah Masuk' maupun dengan cara Cek-Out/Cek-In di Tab 'Berkas & Arsip'.
f) Klik Tab 'Versi' yang berada di samping Tab 'File Digital', maka akan ditampilkan Versi 'Original' beserta versi-versi yang pernah dibuat.
g) Pilih salah satu Versi dengan klik tanda panah ke atas ( ) dan ke bawah ( ) untuk melihat File Digital lalu membukanya.
h) Untuk melihat Versi arsip yang lain, klik terlebih dahulu 'Batal Pilih' pada arsip sebelumnya, kemudian klik 'Pilih' pada arsip yang baru.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Kirim Arsip yang telah Diberkaskan
Arsip yang akan dikirim di sini akan berakibat hilangnya arsip pada berkas yang bersangkutan, jika arsip masih diinginkan berada di dalam berkas, salin terlebih dahulu dengan melakukan 'Copy' ! . Maka arsip atau hasil salinannya dapat dikirim dengan langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Kirim' yang berada di samping Tab 'Cek-In'
f) Pilih Pejabat / Pengguna dengan cara Klik tombol '...' di samping kanan baris 'Kepada',
g) Klik Tombol 'Kirim Item' untuk mengirim Arsip.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melakukan Salin Arsip dengan 'Copy'
Arsip yang akan disalin dengan 'Copy' ini akan merubah pula metadata hasil salinan-nya menjadi 'Kopi Biasa' . Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Copy' yang berada di samping Tab 'Pindah Berkas'
f) Isikan Jumlah yang akan di 'Copy' dengan angka, maksimal 50 .
g) Klik Tombol 'Copy' untuk memulai salin Arsip.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melihat & Tindaklanjut Arsip yang telah Diberkaskan
Melakukan Pemberkasan Ulang dengan 'Pindah Berkas'
Pemberkasan Ulang dapat dilakukan untuk memindahkan Arsip ke Berkas yang lain di dalam suatu unit kerja, atau ke Berkas yang menjadi kewenangan akses seorang pengguna dikarenakan sesuatu hal, misalnya kesalahan Pemberkasan sebelumnya dsb. Langkah-langkahnya dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Klik Menu Berkas & Arsip, secara default layar akan terbagi menjadi 2 (dua) bagian.
b) Bagian Kiri akan ditampilkan Daftar Berkas, Pilih salah satu berkas dengan klik 'Pilih',
c) Bagian Kanan akan ditampilkan Daftar Item (Arsip) yang terdapat dalam berkas sebelah kiri yang telah dipilih sebelumnya,
d) Pilih salah satu Arsip dengan klik 'Pilih', pada bagian Bawah akan ditampilkan Metadata Arsip.
e) Klik Tab 'Pindah Berkas' yang berada di samping Tab 'Copy'
f) Pilih Berkas yang lain yang dapat diakses dengan klik tanda panah ke bawah ( ).
g) Klik Tombol 'Berkaskan' untuk memulai Pemberkasan Ulang.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Registrasi Arsip Registrasi Arsip dapat dilakukan pada Berkas Pengguna sendiri maupun Berkas Bawahan atau yang diberikan hak akses yang telah menjadi kewenangannya. Untuk melakukan Registrasi Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Registrasi Arsip.
b) Isikan Metadata Arsip sebagai berikut :
- Jenis Arsip - Tingkat Perkembangan - Tanggal Arsip - Nomor Arsip - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Arsip - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Arsip - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Simpan' untuk memulai proses Registrasi,
d) Hasil dari proses Registrasi Arsip dapat dilihat pada Menu 'Berkas & Arsip'
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Kirim Naskah Kirim Naskah dapat dilakukan kepada beberapa Pengguna dengan beberapa Lampiran File Elektronik.
Pilihan untuk Kirim Naskah adalah:
- Internal ke Internal Instansi (antar Unit Kerja)
- Eksternal ke Internal Instansi
- Internal ke Eksternal Instansi
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Internal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Berkaskan di - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Eksternal ke Internal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Eksternal ke Internal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tingkat Perkembangan - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Dari - Jabatan Pengirim - Instansi Pengirim - Kepada - Tembusan - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Kirim Naskah
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Kirim Naskah
Kirim Naskah Internal ke Eksternal Untuk melakukan Kirim Naskah antar Unit (Internal ke Eksternal) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Kirim Naskah , pilih Internal ke Internal.
b) Isikan Metadata Naskah sebagai berikut :
- Jenis Naskah - Tanggal Naskah - Nomor Naskah - Hal - Tingkat Urgensi - Klasifikasi Keamanan - Tingkat Akses Publik - Kategori Naskah - Pertinggal - Nama Kopi Digital/File Elektronik - Aplikasi Pembuka - Media Naskah - Bahasa - Isi Ringkas - Vital/Tidak Vital - Jumlah
c) Klik Tombol 'Kirim' untuk memulai proses Kirim Naskah,
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Melakukan Pencarian Arsip (Konten)
Pencarian ini dapat digunakan untuk mencari Konten (Isi) File Elektronik/Kopi Digital Arsip Pada Berkas yang menjadi kewenangan seorang Pengguna. Untuk melakukan Pencarian Konten File Elektronik/Kopi Digital Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik Menu Pencarian Arsip
b) Ketikkan Kata Kunci
c) Pilih Cara Pencarian yaitu :
- Seluruh Kata
- Salah satu dari kata
- Frase yang sama
- Perbandingan Kata
d) Kemudian klik tombol Cari
e) Jika ditemukan , maka akan tampil daftar item arsip sesuai kriteria pencarian.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Mengubah Kata Sandi
Pengguna dapat mengubah Kata Sandi jika diinginkan. Untuk mengubah kata sandi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik link 'Ganti Kata Sandi di Pojok Kanan Atas pada layar pengguna.
b) Masukkan Kata Sandi Lama
c) Masukkan Kata Sandi Baru
d) Masukkan Verifikasi Kata Sandi Baru
e) Klik Tombol 'Ganti Kata Sandi' untuk memproses.
f) Jika Kata Sandi Hilang atau Lupa, segera Hubungi Administrator Sistem.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Pengguna Biasa
Menggunakan Bantuan
Pengguna dapat memanfaatkan Bantuan yang telah disediakan yang berisi Panduan Penggunaan Aplikasi SIKD. Untuk
meng-akses halaman bantuan dapat dilakukan dengan Klik Tombol 'Bantuan' yang terdapat di Pojok Kanan Atas di
bawah link 'Keluar' Sistem. Pengguna dapat keluar dari Halaman Bantuan dengan cara menutup browser dan membuka
aplikasi kembali, atau dengan klik Tombol 'Back' pada Browser.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Kelompok Administrator Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Administrator Unit
Melakukan Pengaturan Berkas
Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Unit adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana
Fiturnya adalah sebagai berikut:
- Membuat Berkas Baru
- Membuat Sub Berkas
- Mengubah Berkas
- Melakukan Tutup Berkas
- Membuka Berkas yang telah ditutup
- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)
Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan' jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,
Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.
Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan
a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan
Daftar Berkas Sendiri .
b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button ( ) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas
Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Membuat Berkas Baru
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.
c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :
- Unit Kerja - Nama Pimpinan Unit Pengolah
- Klasifikasi - Mulai Retensi
- Nomor Berkas - Retensi
- Judul Berkas - Tindakan Penyusutan Akhir
- Tingkat Akses Pengguna - Isi Ringkas
d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Membuat Sub Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Tambah Sub Berkas'.
d) Isikan Metadata Sub Berkas yang terdiri dari :
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Menampilkan Sub Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Tombol Panah ke Kanan ( ) di sebelah kiri Daftar Berkas.
c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Mengubah Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.
d) Ubah Metadata Berkas yang ingin diubah :
- Unit Kerja - Nama Pimpinan Unit Pengolah
- Klasifikasi - Mulai Retensi
- Nomor Berkas - Retensi
- Judul Berkas - Tindakan Penyusutan Akhir
- Tingkat Akses Pengguna - Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Melakukan Tutup Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Tutup'.
d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Membuka Berkas yang telah Ditutup
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.
d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.
-
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Melakukan Pengaturan Berkas
Menghapus Berkas
Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan
Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Hapus'.
d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Administrator Unit
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Kelompok Administrator Unit
Berpindah ke Jabatan Lainnya (Plt.)
a) Pengguna yang dapat berpindah jabatan adalah Pengguna yang pada saat log-in tengah memangku 2 (dua)
jabatan atau Lebih, yaitu 1 (satu) Jabatan Utama dan Jabatan lain yang menjadi kewenangannya, dalam hal
ini adalah Pelaksana Tugas (Plt.).
b) Saat Pengguna tersebut melakukan login , akan dimunculkan Tombol 'Pindah jabatan' di Pojok Kanan Atas
disamping Tombol 'Bantuan',
c) Klik Tombol tersebut serta pilih Jabatan yang ingin dijalankan.
d) Setelah Pengguna tersebut berpindah jabatan, maka dengan sendirinya pula Kewenangan atas berkas
beserta hak aksesnya akan dapat di jalankan oleh Jabatan yang Baru.
e) Lakukan dengan Klik Tombol yang sama untuk kembali ke Jabatan Utama.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Fitur Aplikasi SIKD versi 2.0
Kelompok Administrator Pengguna
Kelompok Administrator Pengguna adalah Pengguna yang diberikan seluruh hak Administrasi untuk mengelola seluruh
sistem dengan perangkat-perangkatnya yang meliputi :
1. Pengaturan Umum
2. Pengaturan Klasifikasi
3. Pengaturan Pengguna
4. Pengaturan Berkas
5. Laporan
Seorang pengguna yang melakukan log-in merupakan Administrator Pengguna jika di Pojok Kanan Atas disamping
Menu 'Bantuan' terdapat sebuah Menu berupa Menu 'Admin'. Klik Menu ini jika ingin masuk Menu 'Admin' yang Menu
Pengaturan di atas.
Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.
Sebelum Aplikasi SIKD dapat dipergunakan, Administrator Pengguna melakukan beberapa pengaturan, meliputi
Pengaturan Umum, Pengaturan Klasifikasi, Pengaturan Pengguna, dan Pengaturan Berkas. Konfigurasi ini dilakukan
oleh Administrator Pengguna pada saat inisiasi aplikasi ataupun sesuai kebutuhan saat aplikasi telah dipergunakan
untuk mengelola arsip dinamis, misalnya terdapat kebutuhan untuk menambah atau mengubah klasifikasi, pengguna
maupun berkas.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Modul Administrator Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Modul Administrator Pengguna
Pengaturan Umum
Pengaturan Umum meliputi :
- Pengaturan Tingkat Akses Pengguna,
- Penetapan Jenis Naskah,
- Jenis Media Arsip,
- Pengaturan Bahasa,
- Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan umum
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan umum
Mengatur & Mengelola Tingkat Akses Pengguna
Pengaturan & Pengelolaan Tingkat Akses Pengguna dimaksudkan untuk mengatur & mengelola hak akses pengguna
terhadap arsip sesuai dengan Struktur Organisasi dari sebuah Instansi.
Untuk mengatur & mengelola tingkat akses pengguna dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';
b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Tingkat Akses Pengguna';
c) Untuk menambah Tingkat Akses Pengguna, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama Tingkat Akses Penguna dengan Jenjang Jabatan dalam Struktur Organisasi, misalnya Kepala,
Sestama, Deputi, Eselon II dsb.
e) Isikan pula Tingkat Akses Pengguna dengan Angka mulai 1-99 ;
f) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
g) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik
Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
h) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan umum
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan umum
Mengatur & Mengelola Jenis Naskah
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';
b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Jenis Naskah';
c) Untuk menambah Jenis Naskah, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama Jenis Naskah.
e) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
f) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping
'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.
g) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik
Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
h) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan umum
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Media Arsip
Media Arsip merupakan elemen data untuk pengelompokkan arsip dalam kaitannya dengan jenis media simpan arsip. Contoh media arsip adalah kertas, CD, tape, hardisk, foto, dan lain-lain. Untuk mengatur & mengelola Media Arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';
b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Media Arsip';
c) Untuk menambah Media Arsip, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama Media Arsip'.
e) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
f) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik
Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
g) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Umum
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Bahasa
Bahasa di sini merupakan elemen data yang dimaksudkan untuk memberi deskripsi bahasa dari kandungan/isi arsip yang disimpan. Untuk mengatur & mengelola Bahasa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';
b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Bahasa';
c) Untuk menambah Bahasa, pilih Tombol Tambah Data Baru;
d) Isikan 'Nama Bahasa'.
e) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
f) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Jenis Naskah dapat diatur dengan cara Klik Angka di samping 'Besaran Tampilan' , Pilih 10, 20 atau 50.
g) Untuk melakukan Perubahan, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik
Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
h) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Umum
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Umum
Mengatur & Mengelola Tampilan Awal Aplikasi
Tampilan Awal Aplikasi atau disebut juga Site management / Manajemen Situs dimaksudkan sebagai fasilitas untuk
mengubah Identitas pada Tampilan Awal Aplikasi (Halaman Login) sesuai dengan Instansi yang menerapkan atau
menggunakan Aplikasi SIKD versi 2.0. Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Umum' yang berada di
samping Menu 'Laporan';
b) Kemudian akan muncul sub-sub menu Pengaturan Umum, klik Sub-Menu 'Pengaturan Tampilan Awal';
c) Untuk mengubah Gambar/ Logo Instansi Klik Tombol Pilih File, Pilih lokasi simpan file yang akan diunggah,
kemudian klik Tombol 'Open' untuk memproses, atau 'Cancel' untuk membatalkan;
d) Untuk Mengubah Tulisan Visi dan Misi Instansi, Isikan / Ketikkan teks pada Kotak yang tersedia, atur dan
percantik teks tersebut seperti layaknya Dokumen Editor semisal MS Word dsb. Pengaturan teks dapat
pula dilakukan dengan Tag HTML pada tombol 'HTML' di bagian bawah kotak. Klik 'Preview' untuk melihat
contoh tampilan.
e) Kemudian klik Tombol Simpan untuk memproses.
f) Periksa Perubahan yang terjadi dengan melakukan Keluar Aplikasi , kemudian Masuk kembali .
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Modul Administrator Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Modul Administrator Pengguna
Pengaturan Klasifikasi
Klasifikasi Arsip merupakan salah satu tool utama dalam pengelolaan arsip dinamis. Klasifikasi arsip membantu
mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi-fungsi tertentu sehingga memudahkan dalam penataan dan pengelolaan
arsip sejak proses penciptaan hingga penyusutannya.
Dalam penggunaan Aplikasi SIKD, Skema atau Daftar Klasifikasi ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator
Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.
Untuk mengatur & mengelola Tampilan Awal Aplikasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Klasifikasi yang telah dimiliki oleh Instansi.
b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Klik Menu 'Pengaturan Klasifikasi' yang berada di samping Menu 'Pengaturan Umum';
c) Untuk menambah Klasifikasi, pilih Tombol Tambah Klasifikasi Baru;
d) Isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter Pemisah' , 'Uraian' sesuai Daftar Klasifikasi yang telah
ada.
e) Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
f) Untuk Membuat Sub-Klasifikasi di bawahnya (Sekunder/Tertier) Klik Klasifikasinya, kemudian akan muncul Tombol 'Tambah Sub', Klik Tombol tersebut, lalu isikan 'Judul Klasifikasi, 'Kode Klasifikasi' , 'Karakter Pemisah' , 'Uraian' untuk Sub Klasifikasi Sekunder, Klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Lakukan Hal yang sama untuk Sub Klasifikasi Tertier.
g) Untuk Mengubah Klasifikasi/Sub-Klasifikasi di bawahnya Klik Klasifikasi yang dimaksud, kemudian akan
muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
h) Untuk Menghapus Klasifikasi, diharuskan menghapus terlebih dahulu Sub-Klasifikasi di bawahnya
(Sekunder/Tertier-nya), caranya Klik Sub Klasifikasi Terkecil, kemudian akan muncul Tombol 'Hapus', Klik Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
i) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Daftar Klasifikasi dapat diatur dengan cara Klik Angka di bagian
bawah, disamping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Modul Administrator Pengguna
Sebelum Aplikasi SIKD digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, terlebih dahulu dilakukan konfigurasi pengguna dari
Aplikasi tersebut. Pengguna akhir (end user) dari aplikasi pada dasarnya adalah Pejabat yang ada dari organisasi yang
bersangkutan. Pengaturan Pengguna didahului dengan mengkonfigurasi jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang
ada. Selanjutnya diikuti dengan pembuatan akon pengguna.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Modul Administrator Pengguna
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Pengguna merupakan salah satu kebutuhan Sistem SIKD versi 2.0 lainnya sebelum dapat digunakan. Pada
Menu Pengaturan Pengguna ini akan dibagi menjadi 2 Bagian yaitu :
1. Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja
2. Pengaturan Pengguna itu sendiri.
Sedangkan tool yang dibutuhkan untuk Pengaturan Pengguna adalah Struktur Organisasi Instansi & Daftar
Pejabat/Pengguna yang akan menggunakan sistem berikut dengan hak kewenangannya. Sama halnya dengan Daftar
Klasifikasi, Daftar Jabatan dan Unit Kerja serta Daftar Pengguna ini harus di input kedalam Aplikasi oleh Administrator
Pengguna sebelum Aplikasi digunakan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Pengguna
Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja
Untuk memulai Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Jabatan dan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi SIKD versi 2.0.
b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada
di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';
c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Jabatan dan Unit Kerja';
d) Untuk menambah Jabatan dan Unit Kerja, pilih Tombol Tambah Data Baru;
e) Pilih 'Jabatan Atasan (Untuk Jabatan yang paling tinggi, kosongkan field ini).
f) Isikan 'Nama Jabatan misalnya: Kepala, 'Nama Unit Kerja misalnya: UK Kepala.
g) Pilih 'Tingkat Akses Pengguna sesuai yang telah dimasukkan di Menu Pengaturan Umum.
h) Isikan 'Deskripsi Jabatan dan 'Deskripsi Unit Kerja.
i) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
j) Untuk Membuat Jabatan di bawahnya Klik Nama Jabatannya, kemudian baru klik Tombol 'Tambah Jabatan Baru', maka secara otomatis Pilihan 'Jabatan Atasan' akan terisi dengan Nama Jabatan tersebut , lalu isikan 'Jabatan Atasan, 'Nama Unit Kerja dan Pilih 'Tingkat Akses Pengguna, Isikan pula 'Deskripsi Jabatan dan 'Deskripsi Unit Kerja. Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Lakukan Hal yang sama untuk Jabatan dibawahnya lagi.
k) Untuk Mengubah Jabatan dan Unit Kerja maupun Jabatan dan Unit Kerja di bawahnya, Klik Jabatan dan
Unit Kerja yang dimaksud, kemudian akan muncul Tombol 'Ubah', Klik Tombol tersebut, lalu Ubah sesuai Keinginan, Klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
l) Untuk Menghapus Jabatan dan Unit Kerja, caranya Klik Jabatan dan Unit Kerja yang dimaksud, kemudian
akan muncul Tombol 'Hapus', Klik Tombol tersebut, lalu Klik Tombol Hapus berikutnya untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan. Tombol 'Hapus' tidak akan muncul jika pada Jabatan dan Unit Kerja tersebut telah/sedang dijabat oleh seorang Pengguna yang diinput pada Sub-Menu 'Pengaturan Pengguna'. Kosongkan dahulu data Jabatan Utama/Wewenang Jabatan pada Pengguna di Sub-Menu 'Pengaturan Pengguna' jika ingin tetap menghapus Jabatan dan Unit Kerja tersebut.
m) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat diatur dengan cara
Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Pengguna
Pengguna (Sub-Menu)
Untuk menuju ke Sub-Menu 'Pengguna' dan mengelolanya dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Siapkan Daftar Nama Pejabat/Pengguna yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi SIKD versi 2.0.
b) Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Pengaturan Pengguna' yang berada di samping Menu 'Pengaturan Klasifikasi';
c) Kemudian akan muncul 2 (dua) Sub-Menu Pengaturan Pengguna, klik Sub-Menu 'Pengguna';
d) Untuk menambah Pengguna Baru, pilih Tombol Tambah Data Baru;
e) Isikan 'Nama Lengkap , 'Nama Pengguna' , 'Kata Sandi', 'Konfirmasi Kata Sandi' , 'Tanggal Mulai Aktif' ,
serta Pilih 'Jabatan Utama.
f) Isikan 'Wewenang Jabatan' hanya untuk fasilitas Plt. (Pelaksana Tugas).
g) Pilih 'Kelompok Pengguna sesuai dengan kewenangannya.
h) Kemudian klik Tombol Tambah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
i) Untuk melakukan Perubahan Data Pengguna, Klik Tombol bergambar pensil ( ), Ubah Data yang diinginkan, lalu klik Tombol Ubah untuk memproses, 'Batal' Untuk membatalkan.
j) Sedangkan untuk melakukan Penghapusan, Klik Tombol bergambar silang ( ), lalu klik Tombol OK untuk memproses, 'Cancel' Untuk membatalkan. Namun Perlu diperhatikan untuk Penghapusan Nama Pengguna ini sebenarnya tidak dapat dilakukan pada kondisi normal sekalipun dengan alasan untuk menyimpan histori dari pengguna yang bersangkutan.
k) Untuk memudahkan pemeriksaan, tampilan Pengaturan Jabatan dan Unit Kerja dapat diatur dengan cara
Klik Angka di samping 'Page Size' , Pilih 10, 20 atau 50.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Modul Administrator Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Modul Administrator Pengguna
Pengaturan Berkas
Salah satu hak yang diberikan kepada seorang Administrator Pengguna adalah Melakukan Pengaturan Berkas, dimana
Fiturnya adalah sebagai berikut:
- Membuat Berkas Baru
- Membuat Sub Berkas
- Mengubah Berkas
- Melakukan Tutup Berkas
- Membuka Berkas yang telah ditutup
- Menghapus Berkas (yang tidak memiliki item dan atau Sub Berkas)
Klik Menu 'Admin' di Pojok Kanan Atas di samping Menu 'Bantuan' jika ingin melakukan Pengaturan Berkas,
Kemudian Klik Menu 'Pengaturan Berkas'.
Untuk Kembali Ke Menu Pengguna, Klik Menu 'Pengguna' di Pojok Kanan Atas Menu Admin.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Melihat Daftar Berkas Sendiri dan Bawahan
a) Masuk ke Menu Pengaturan Berkas , jika sudah terdapat Berkas di Unit Kerjanya, maka akan ditampilkan
Daftar Berkas Sendiri .
b) Untuk Melihat daftar Berkas Bawahan, Klik Radio Button ( ) di bawah daftar Unit Kerja (Berkas
Sendiri / Berkas Sendiri & Berkas di bawahnya) , Kemudian baru Klik Unit Kerja nya .
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Membuat Berkas Baru
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Klik Tombol 'Buat Berkas Baru'.
c) Pilih dan isikan Metadata Berkas yang terdiri dari :
- Unit Kerja - Nama Pimpinan Unit Pengolah
- Klasifikasi - Mulai Retensi
- Nomor Berkas - Retensi
- Judul Berkas - Tindakan Penyusutan Akhir
- Tingkat Akses Pengguna - Isi Ringkas
d) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Membuat Sub Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang akan dibuatkan Sub Berkas dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Tambah Sub Berkas'.
d) Isikan Metadata Sub Berkas yang terdiri dari :
- Judul Berkas
- Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Tambah' untuk membuat Sub Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Menampilkan Sub Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Tombol Panah ke Kanan ( ) di sebelah kiri Daftar Berkas.
c) Akan muncul Daftar Sub Berkas Jika ada.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Mengubah Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang akan Diubah dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Ubah'.
d) Ubah Metadata Berkas yang ingin diubah :
- Unit Kerja - Nama Pimpinan Unit Pengolah
- Klasifikasi - Mulai Retensi
- Nomor Berkas - Retensi
- Judul Berkas - Tindakan Penyusutan Akhir
- Tingkat Akses Pengguna - Isi Ringkas
e) Klik Tombol 'Ubah' untuk mengubah Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Berkas
Pengaturan Berkas
Melakukan Tutup Berkas
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Tutup'.
d) Klik Tombol 'Tutup' untuk menutup Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Membuka Berkas yang telah Ditutup
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang telah Ditutup dan ingin Dibuka, dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang
bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol 'Buka'.
d) Klik Tombol 'Buka Berkas' untuk membuka Berkas.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Pengaturan Berkas
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Pengaturan Berkas
Menghapus Berkas
Berkas akan dapat dihapus jika Tidak memiliki Item didalamnya, dan atau Tidak memiliki Sub Berkas. Penghapusan
Berkas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Masuk ke Menu 'Pengaturan Berkas' .
b) Pilih Berkas yang ingin Ditutup dengan klik 'Pilih' di samping kanan berkas yang bersangkutan.
c) Akan dimunculkan Tombol-tombol tindakan terhadap Berkas di bawah Daftar Berkas. Klik Tombol
'Hapus'.
d) Klik Tombol 'Hapus' untuk menghapus Berkas, 'Batal' untuk membatalkan.
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Modul Administrator Pengguna
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
Modul Administrator Pengguna
Laporan
Menu 'Laporan' dalam Aplikasi SIKD versi 2.0 berisi 3 (tiga) Sub-Menu Laporan yaitu :
1. Laporan Seluruh Berkas dan Arsip
2. Laporan Berkas dan Arsip Inaktif
3. Laporan Penindakan Akhir
Dari ke-tiga Sub Menu tersebut dapat dilakukan Filter berdasarkan Metadatanya di setiap Sub Menu, sehingga akan
didapatkan 8 (delapan) Laporan Utama dan beberapa laporan lain , hasil dari memaksimalkan fungsi filter tersebut,
Laporan utama yang dimaksud adalah:
Seluruh Tabel yang terbentuk dalam laporan ini dapat di-ekspor ke dalam 4 (empat) bentuk File yaitu :
1. MS Excel
2. MS Word
3. PDF
4. CSV
File-file tersebut dapat diunduh (download) dengan Klik tombol-tombol yang berada di bagian Bawah Tabel (Footer).
Copyright Arsip Nasional RI - 2011 -
-
Laporan
Sub-Menu Seluruh Berkas dan Arsip
Untuk Masuk ke Sub-Menu ini :
Pada Posisi berada di Menu 'Admin', Arahkan Mouse/Kursor ke Menu 'Laporan' yang berada di samping Menu
'Pengaturan Klasifikasi', Kemudian akan muncul 3 (tiga) Sub-Menu Laporan, klik Sub-Menu 'Seluruh Berkas
dan Arsip'. Maka akan muncul Daftar seluruh Berkas dan Arsip yang masih dalam masa Aktif.
Pada Sub-Menu 'Seluruh Berkas dan Arsip' ini dapat dibentuk menjadi 4 (empat) Laporan Utama yaitu :
1. Daftar Arsip Vital
Caranya :
a) Pada Daftar Berkas dan Arsip di layar,akan ditampilkan kolom-kolom pada Bagian Atas Tabel berupa
sebuah Header yang cukup panjang.
b) Cari kolom bertuliskan 'Vital/Tidak Vital', geser Scrollbar Horisontal yang berada di bagian Bawah untuk ke
bagian Kanan Tabel.
c) Ketikkan 'Vital' di Kotak di bawah judul kolom 'Vital/Tidak Vital'.
d) Maka akan tersortir menjadi sebuah Laporan Arsip Vital.
e) Klik Tombol-tombol di bawah Tabel untuk melakukan ekspor ke MS Excel, MS Word, PDF dan CSV.
f) Browser akan menampilkan sebuah jendela Download, Pilih 'Simpan Berkas' , lalu 'OK' untuk memula
top related