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Clarification du bulletin
de paie
Êtes-vous prêt pour le 1er janvier
2017 ?
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SOMMAIRE
Cadre légal
• Décret
• Objectifs
• Principaux changements
• Exemple d’un bulletin clarifié
Impacts SIRH
• Dimensions du projet d’un point de vue SI
• Contexte projet des clients pilotes
Comment réussir la mise en place du
bulletin de paie simplifié ?
• Exemple de méthodologie de cadrage
• Etapes indispensables
Cas clients
• Retour d’expérience – ARKEMA
• Retour d’expérience – AFPA
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Présentation succincte de la loi (Décret n° 2016-190 paru au Journal officiel du
26 février 2016 ) :
• Le nouveau modèle de bulletin s’appliquera à l’ensemble des entreprises. Il sera
déployé en deux temps :
dès le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés
dès le 1er janvier 2018, le nouveau modèle sera généralisé pour toutes les
sociétés, quel que soit leur effectif.
• Les employeurs peuvent remettre à leurs salariés un bulletin de paie conforme à
ces dispositions dès le 1er mars 2016.
Bulletin clarifié : Communication officielle
http://www.gouvernement.fr/bulletin-de-paie/
1.1. Décret
1 Cadre légal
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1.2. Objectifs
Rendre le bulletin de paie compréhensible
• Réviser les intitulés, garantir leur compréhension et leur permanence
dans le temps
• Regrouper les lignes de cotisation par risque couvert
Rendre le bulletin de paie lisible
• Valoriser les cotisations sociales par des titres et des sous totaux
signifiants
• Regrouper sur une seule ligne les autres contributions de l’employeur
• Donner au salarié une information générale sur le coût total du travail
• Informer le salarié sur l’effort financier accompli par l’Etat pour alléger le
coût du travail
Eviter les complications administratives pour l’entreprise
• Permettre la mention des spécificités des conventions collectives et des
statuts particuliers
• Supprimer l’obligation d’un récapitulatif annuel des prélèvements sociaux
en cas de regroupement de lignes de cotisations
1 Cadre légal
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1.3. Principaux changements
Suppression de
l’organisme
auquel l’employeur verse
les cotisations
Permet de simplifier la présentation du haut de
bulletin. Le code NAF et le N° INSEE sont
maintenus.
Apparition de nouvelles
mentions et refonte du
corps du bulletin de paie
• Les charges patronales y apparaissent sous
forme de valeur et non pas avec la mention
des assiettes et des taux.
• Une rubrique intitulée « Autres contributions
dues par L’employeur » agrège les
contributions dues uniquement par l’employeur,
• Regroupement des cotisations par famille de
cotisations (santé, AT/MP, retraite, famille,
sécurité sociale, etc.)
• Apparition de la somme du salaire brut et des
cotisations et contributions à la charge de
l'employeur, déduction faite des exonérations
et exemptions.
• Le renvoi vers le site Service-public.fr
permettant aux salariés de mieux comprendre
leur bulletin de paie devient une mention
obligatoire
• Etc...
Suppression du
récapitulatif annuel
• Avant, l’employeur pouvait se dispenser de
faire apparaître les charges patronales, mais
devait, dans ce cas établir un récapitulatif
annuel.
1 Cadre légal
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1.4. Exemple d’un bulletin clarifié
Cadre légal
Bulletin de paie avant clarification
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Agrégation des cotisations par
type
Revue des
règles de
totalisation
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1.4. Exemple d’un bulletin clarifié
Cadre légal
Bulletin de paie après clarification
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2.1. Dimensions du projet d’un point de vue SI
• Paramétrage : Conception des règles de regroupement des cotisations de charges
• Solution technique : Production du nouveau bulletin de paie
• Contrôle de paie : Conception de nouvelles modalités de contrôle
Exigences métiers :
• Production du nouveau bulletin clarifié en complément du bulletin
détaillé (actuel)
• Opportunité de refonte partielle du bulletin de paie
• Revue de la mise en forme du bulletin clarifié : capitale, police en
gras
• Définition de règles d’agrégation ou de non agrégation des
cotisations à mettre en œuvre.
Contraintes de planning :
• Démarrage projet fin Février 2016
• Mise en Production : Paie de Mai ou Juin 2016
pour permettre un REX au Ministère du travail sur la fin de l’été
2016, après 3 mois de mise en œuvre
Contexte éditeur :
• Au démarrage des projets, pas de solution complète 100%
finalisée permettant de couvrir le besoin sur le bulletin clarifié
2.2 Contexte projet des clients pilotes
2 Impacts SIRH
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Analyse de l’existant
• Formulaire(s)
• Modalité(s) de Paramétrage
• Organisation fonctionnelle du contrôle
de bulletin
• Edition du bulletin
• Analyse des écarts entre l’existant et
la nouvelle règlementation
Atelier ½ journée
Définition du besoin
• Mapping des deltas entre le(s)
formulaire(s) existant, le règlementaire
et le(s) formulaire(s) cible(s)
• Maquette du nouveau formulaire de
paie (selon option formulaire 100%
customisable ou formulaire pré défini
HR-Path)
• Outils de contrôles
Atelier 1 journée
Ateliers de travail avec le
métier
• Règles cibles de regroupement
• Règles de mise en forme du bulletin
• Mapping des données pour l’outil de
contrôle
Prérequis : le client doit disposer d’une
cartographie exhaustive des cotisations de
paie (Organisme/Cotisations)
Ateliers 3 journées
Restitution
• Maquette cible
• Exploitation de la paie et outils de
contrôles
• Impacts (paramétrage, tests,
formations)
• Propositions, arbitrages et points de
vigilance
• Planning et échéances
• Chiffrage de la réalisation
Réunion ½ journée
3.1. Exemple de méthodologie de cadrage
3Comment réussir la mise en place du
bulletin de paie simplifié ?
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3.2. Etapes indispensables
3Comment réussir la mise en place du
bulletin de paie simplifié ?
1. Comprendre le contexte
Le bulletin de paie simplifié est une mesure prise conjointement à la DSN, et
bientôt au prélèvement des impôts à la source dont l’objectif global est de
simplifier les obligations légales des entreprises. Il est important d’en mesurer les
impacts sociaux, applicatifs et métiers.
2. S’y prendre à l’avance
Le bulletin de paie clarifié demande de la préparation et certaines entreprises
doivent le fournir pour le 31 décembre 2016, il faut donc préparer le projet en
amont : équipe interne, référent, mais aussi prestataire, les interlocuteurs
concernés sont nombreux.
3. Contacter son éditeur et/ou son intégrateur
Il est important de contacter ses prestataires : l’intégrateur et/ou directement
l’éditeur du logiciel de paie afin de savoir si l’outil est prêt ou s’il nécessite un
paramétrage spécifique pour la simplification du bulletin de paie.
4. Communiquer pour accompagner la conduite du changement
L’ensemble des collaborateurs ainsi que le personnel RH et les syndicats doivent
être informés de ce nouveau format du bulletin de paie. C’est pourquoi une
communication efficace est nécessaire afin de prévenir toute interrogation ou
incompréhension.
5. Remettre à plat les processus
Puisque la simplification du bulletin de paie engendre un changement, autant que
ce dernier soit la clé d’entrée à d’autres réflexions comme par exemple la
dématérialisation. Un changement global des processus peut se faire facilement
et d’un seul coup afin de rendre la paie encore plus performante !
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Données clés
• Premier chimiste français / chimie de spécialité, innovation très forte
• Engagements sur des solutions concrètes pour relever les défis écologiques
• Présent dans près de 50 pays
• Effectif de 19 000 personnes
• Centres de recherche en Amérique du Nord, en France et en Asie
• Chiffre d’affaires de 7.6 milliards d’euros.
Groupe ARKEMA, périmètre France
• 8000 personnes en France sont engagées par ARKEMA ou ses filiales (Bostik, CECA,
Altuglas International, Coatex et MLPC).
Travaux préparatoires ARKEMA sur SAP
Enjeux
Associer cette obligation à une refonte plus globale du bulletin de paie. Arkema
« profite » de cette obligation pour refondre complétement son bulletin …
Mapping des cotisations
• Identifier et classifier des cotisations et charges par type de risques couverts
• Nécessité d’éclater certaines cotisations (exemple CET en TA/TB/TC)
• Calcul d’une « réduction de la cotisation Allocations Familiales »
• Pas de distinction entre les différentes bases de CSG/CRDS (à l’exception de la
notion de déductibilité ou non de la cotisation)
Bulletin de paie
Réalisation d’une nouvelle maquette, information auprès du Comité d’Entreprise.
Contraintes : libellés imposés jusqu’à 55 caractères #max 25 dans SAP, le format ne
tient pas compte des rétroactivités ou régularisations, le formulaire n’est pas adapté
aux contrats spécifiques (apprentissage …) et problèmes d’arrondi.
Cas clients4
4.1. Arkema
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Réalisation et recette – ARKEMA sur SAP
Réalisation
• Les fonctionnalités de l’éditeur de formulaire (PE51) se doivent d’évoluer
• 30j de développements spécifiques pour répondre aux obligations du décret
• La classification des cotisations (quel cumul cible ? Quelle information doit
être récupérée pour alimenter le cumul cible (base – taux)
• Attention aux régimes spécifiques (Amiantes, Cessation progressive
d’activité…)
Recette
• Organisation d’une recette relativement longue
• Mise en place d’outils pour contrôler l’adéquation entre la paie et le
nouveau bulletin (contrôles horizontaux et verticaux…)
Impact sur le cycle de paie
• Impossibilité de contrôler une paie avec ce formulaire obligation d’avoir
deux formulaires, un pour le gestionnaire et un pour le salarié.
• Réorganisation du contrôle de la paie – utilisation des nouveaux outils
• Risque de ne jamais contrôler le formulaire envoyé au salarié ....
Cas clients4
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Cas clients4
4.2. Afpa
Données clés
• Association nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes
• Premier organisme de formation professionnelle qualifiante
• Créée en 1946 pour répondre aux besoins de la France en reconstruction
• Approche différenciante par la compétences
• Zone d’influence sur toute la France
• 10 000 salariés, 1 société sur près de 500 établissements en France.
• HR Access 7.1
Conception –AFPA sur HR Access
• Compte tenu du contexte du projet, une solution 100% spécifique a été conçue et mise en
œuvre
• La solution a été construite autour de la cinématique décrite ci-après, avec un objectif fort
de « cohérence » avec l’existant :
Cinématique existante
Paramétrage (DRC)
Lancement de le paie
Alimentation des tables de
résultats de paie
Edition du bulletin de paie
Ajout d’une nouvelle cinématique
Paramétrage des blocs,
catégories et sous catégories
Alimentation des tables des
résultats agrégés
Edition du bulletin de paie
clarifiée (nouveau programme)
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Cas clients4
4.3. Retour d’expérience sur HR Access
Réalisation et recette
• Réalisation d’une solution spécifique sur 1,5 mois (Charges de réalisation :
70 jours)
• Charge de recette conséquente
• Pas de régression sur l’existant dans le cadre de la solution développée
(« cloisonnement » de la solution)
Points de vigilance
• Diversité des problématiques fonctionnelle à instruire : mapping, règles
d’agrégation des cotisations, gestion des régularisations, gestion des
rappels, format/mise en page bulletin,
• Impacts sur l’édition/impression des bulletins de paie (prise en compte des
exigences éventuelles sur la mise en forme)
• Impacts sur le paramétrage existant
• Nouveaux contrôles à mettre en œuvre sur le calcul des agrégats de
cotisation
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Préconisations
Bilan d’expérience
D’un point de vue projet
• Ne pas sous estimer la phase de conception fonctionnelle sur les aspects :
mapping, règles d’agrégation, impacts sur le paramétrage, gestion rappel et régul..
• Charge de recette significative
• Vérifier très tôt auprès des tiers (imprimeur) les modalités d’édition, voire de mises
en forme du bulletin clarifié
D’un point de vue SI
• La fonctionnalité d’agrégation des cotisations n’est pas nécessairement « native »
dans les SI :
• Obtenir autant que possible une visibilité sur la Roadmap éditeur
• Veiller à la solution proposée par l’éditeur concernant les règles d’agrégation
couvertes en standard, les modalités de production du bulletin clarifié en
complément de l’existant
D’un point de vue métier,
• Le bulletin « clarifié » requiert un complément de contrôle de Paie (et donc une
organisation associée) qu’il faut qualifier et anticiper
Notre préconisation :
Mener un cadrage du projet en amont
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