como preparar propuestas para licitar (how to answer a rfp)
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La gerencia del Proceso
El papel del contratista proponente
2
La Preparación de la oferta
Una operación estratégica
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La planeación de la propuesta. Elabore un índice del contenidoAjústese al orden sugerido por el cliente.Elabore un plan de acción Genere un diagrama de tareas, fechas y responsabilidades
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Ahora nos corresponde otra cosa
Es el turno del contratista proponente
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El gerente de propuestasEl gerente de propuestas
Un excelente conocimiento de la Empresa y de sus posibilidades
Muy buen manejo del Estatuto Bien apoyado, puntualmente Interesado económicamente en
el éxito Puede ser eventual o
permanente.
La propuesta debe estar a cargo de una persona con Experiencia en la Preparación de ofertas,que exhiba:
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Completar el Análisis DOFA
Consultar el pliego
Analizar oportunidades
Estudiar amenazas
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Para el DOFA
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El estudio de la decisiónSe participa para GANARLa decisión debe tener en cuenta muchos factores estrategicos y tácticosSe sugiere usar una matriz de decisionesNo hay que recurrir a brujos o adivinadores
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repararse
Proceso para el Licitante
Entrega Licitación
Consulta Pliegos Participa ?
Audiencia Inform.
Addendo
Análisis Licitación
Preguntas ?
Visita sitio ?
Obtiene Pliegos
No
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Información adicional
Asista a la audiencia informativa
Solicite aclaraciones por escrito
Asista a la visita de obra.
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La Audiencia de aclaraciónAsegurese de que consta su asistencia
Lleve grabadora
Formule sus inquietudes
Asegurese de que recibe repuesta
Evite la locuacidad,
Identifique a sus competidores
Solicite copia del Acta.
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La Visita de ObraEstudie previamente el pliegoPrepare una agendaLleve cámara fotográfica o de vídeoLleve grabadora si hay reuniónUd. es Mudo.Pero con visión 20/20 y Oído al 100%
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Escribir....Escribir
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En esta, el Arte de ESCRIBIR correc tamente es el arma estratégica más importante ( Y claro... LEER bien)
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Documentación para la propuesta
Propuesta técnica
Propuesta Económica
Documentos de archivo
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La Directriz de Propuesta
Permite predecir la cantidad de páginas
Esquematiza el calendario de preparación
Se prepara para cada propuesta
Va desde pocas páginas a cientos de ellas
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La Directriz de Propuesta
Es un guión para la redacción
Instruye al equipo redactor
Asigna responsabilidades de supervisión
Define los temas y estrategias
Describe el contenido de cada parte
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ESCENARIO DE PROPUESTA I CONSTRUCCIÓN DEL GASODUCTO OPON – El Centro – Barrancabermeja
Vol. # LIDER DE VOLUMEN
Sección No. 2: MANEJO DE RECURSOS
Autor de Sección
Fecha Asignada
Fecha Escenario Aprobado Fecha 1 borrador
No. Pág. FECHA PARA LA PROPUESTA
REQUERIMIENTOS DE LAS ESPECIFICACIONES DE LA SOLICITUD DE PROPUESTAOptimizar el manejo de recursos de manera que se respalden los análisis presentados en la licitación. TEMAS MAYORES Y MENORESDefinición de recursos y utilización, manejo integrado, optimización de recursos RESUMENEl manejo de recursos incluye la definición de recursos que se utilizarán en el proyecto y la manera como se planeará y se optimizará su consumo, respaldando así la metodología y los análisis de la licitación.ENUNCIADO INTRODUCTORIOLos recursos del proyecto constituyen el punto clave del mismo. De su buen uso depende éxito por lo cual esta empresa proporcionará un análisis detallado de la manera como se manejarán de acuerdo con la identificación de categorías.
ESQUEMA DEL CUERPO PRINCIPALLista de recursos
Tabla de agrupación por tipo de recursos
Descripción breve de cada tipo de recurso
Manejo de recursos por tipo
Estrategias para consecución de los recursos
Optimización del manejo de recursos
Descripción de las ventajas de la optimización
CONCLUSIÓNLa optimización del manejo de los recursos brinda ventajas al proyecto representadas en costos adecuados, duraciones apropiadas y distribución de costos.
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Organice un archivo que le permita coleccionar ordenadamente el material (Carpeta de Bolsillos)Reúna lo más pronto posible los materiales que tenga disponiblesNunca copie por partes
Y Nó olvide
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El LENGUAJE
Debe ser claro, concreto y sin redundancias
No usar adornos literarios
No usar el “ping-pong” (juego de referencias)
Debe permitir la referencia futura
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SÉ QUE
TÚ CREES
QUE ENTIENDES
LO QUE CREES QUE DIJE
PERO,
NO ESTOY SEGURO
SI TE DAS CUENTA DE
QUE LO QUE ESCUCHASTE
NO ES
LO QUE QUISE DECIR.
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LAS CERTIFICACIONES
Una causa de rechazo son las certificaciones de trabajoCumpla con los requisitos exigidos.Si su certificación no cumple con lo exigido, adjunte documentos supletorios, pero asegurese antes de presentar oferta de que serán admitidos.
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La inscripción
Las deficiencias en el certificado de inscripción, no advertidas por Ud suelen ser fuente de rechazosAsegurese de que satisface todas las exigencias.Si es del caso, procese una actualización. Tiene tiempo y no vale mucho
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