controle e monitoramento 2012
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Gestão de Projetos Sociais
Instituto Voluntários em Ação
Módulo 3: Controle e Monitoramento
Olá! Agora daremos início ao Terceiro Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos
Sociais.
Nesse Módulo abordaremos a função gerencial de Controle e Monitoramento. É nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas
não estão ocorrendo de acordo com o que foi planejado.
Veremos como criar uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para a melhor gestão do seu projeto enquanto este estiver em andamento.
Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. É
por meio da entrega dessas atividades que avaliaremos a participação da sua Organização nesse Curso. Por isso, verifique as datas de entrega das atividades
no nosso Calendário!
Muito Obrigada e Bom Estudo!!
Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado
6. 7. Início da Capacitação – Envio da Apresentação e Guia do Estudante
8. 9. Chat de Boas Vindas: 10h-12h e 16h-18h
10. 11. 12.
13. 14. Início do Módulo 1 – O Terceiro Setor. Envio dos primeiros conteúdos e Atividades 1.
15. 16. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 1; Início do recebimento das Atividades 1.
17. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 1; Recebimento das Atividades 1.
18. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 1.
19.
20. 21. Início do Módulo 2 – Projeto Social. Envio de conteúdo e Atividades 2.
22. 23. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 2; Início do recebimento das Atividades 2.
24. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 2; Recebimento das Atividades 2.
25. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 2.
26. Chat – Plantão de Dúvidas 16h – 18h
27. 28. Início do Módulo 3 - Gestão e Monitoramento. Envio de conteúdo e Atividades 3.
29. 30. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 3; Início do recebimento das Atividades 3.
31. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 2; Recebimento das Atividades 3.
Nosso Cronograma
Onde
estamos?
A Função Gerencial de CONTROLE
Lembrando... Você já viu as funções gerenciais e de que forma podem trazer melhores resultados ao Projeto.
Dirigir
Controlar
Planejar
Organizar CONTROLAR
É o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as diferenças entre o que foi
planejado e o que é realizado no desenrolar
das atividades do projeto
Como Controlar? Elaborando uma Planilha de Monitoramento e Desempenho
para acompanhar as atividades do seu Projeto. Aprenda a fazê-la ao desenrolar desse Módulo!
Nesse Módulo vamos abordar a função de Controle.
Monitoramento = Acompanhamento
O Monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constante de informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema de monitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar o que fazer e como deve ser feito.
Para identificar quando as coisas não estão andando corretamente.
Para saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.
Para conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.
Para saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.
Por que Monitorar?
O que é o Monitoramento?
O Plano de Monitoramento
Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma mais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Como criar esse sistema de coleta de informação útil para melhorar a gestão do seu Projeto? Siga o nosso passo-a-passo:
1
• O Que queremos saber?
• (Selecionando Indicadores)
2
• Como obter a Informação?
• (Informação Quantitativa e Qualitativa)
3
• Que diferença o Projeto vai fazer?
• (Padrões de Desempenho)
4
• Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto?
• ( A Planilha de Monitoramento e Desempenho)
O Plano de Monitoramento
1 O Que queremos saber? Selecionando Indicadores
“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador para medir esse resultado.
Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos do seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numa localidade específica.
A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque a organização não sabe exatamente o que medir.
• Empoderamento da mulher na
Comunidade da Graça
Objetivo Geral
• Implementação de oficinas de
artesanato para as mulheres da
Comunidade
Objetivo Específico • Freqüência nas
oficinas (percentagem de
participação)
Indicador
O Plano de Monitoramento
Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente alcançado. Portanto, são determinados individualmente para cada projeto segundo os objetivos específicos que foram definidos no planejamento. Segue um exemplo de Indicador:
Informação QUANTITATIVA
É aquela que oferece dados numéricos indicando “quanto ou quantos?”
Exemplo: Qual o número de mulheres da Comunidade que participaram das aulas?
Pode ser expressa em números absolutos (45 meninas freqüentaram as oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010) ou de forma percentual ( o 50% das mulheres previstas freqüentaram as oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010. Como realizar o cálculo? Neste exemplo, trabalhando com listas de presença ao longo dos cursos.
Informação QUALITATIVA
Indica como as pessoas se sentem a respeito de alguma situação, como as coisas são feitas, ou como as pessoas se comportam. Exemplo: Nível de auto-estima das meninas que participaram das oficinas de artesanato. Pode ser transformada em informação quantitativa, criando uma escala numérica :
Muito satisfeita: 5
Satisfeita:4
Indiferente:3
Insatisfeita:2
Muito Insatisfeita:1
2
Como obter a Informação? Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar o trabalho esclarecemos os tipos de informação a ser utilizada com alguns exemplos.
O Plano de Monitoramento
O Plano de Monitoramento
3 Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho
Ficou horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento? Para que a informação seja útil, deve ser comparada. Veja esses conceitos: Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou. Padrões de Desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar. Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.
O Plano de Monitoramento
4
Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? A Planilha de Monitoramento e Desempenho
Chegados nesse ponto, você deve elaborar um documento com todas as informações dos passos anteriores, que permita acompanhar o projeto: A Planilha de Monitoramento e Desempenho Faça a seguintes tarefas, baseando-se na Planilha Modelo disponibilizada no seguinte slide: Antes de começar o projeto: 1. Pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados e as fontes de informação. 2. Para cada indicador, estabeleça com cuidado o valor que considera que espera alcançar com o Projeto (o padrão de desempenho). 3. Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem segundo o que foi planejado. Durante o projeto: 1. Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida. 2. Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos. 3. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações corretoras para melhorar esse valor.
Objetivos Específicos
Tipo de Indicador Fontes de
Informação Freqüência Padrão de Desempenho Ações Corretoras
QUANTITATIVO
(1) Capacitar
mulheres, jovens e crianças para a
elaboração de artesanato.
Freqüência das mulheres nas
oficinas.
Listas de Presença
Cada oficina
65%
1. Reunião extraordinária 2. Apoio de líderes comunitários 3. Entrevistas com desistentes
Número de peças de artesanato
produzidas
Cotação das Peças Produzidas
Mensal entre 70 e 100 unidades
1. Revisão dos recursos materiais 2. Revisão da didática 3. Possível da troca de professora
QUALITATIVO
Qualidade dos materiais
Entrevista com o grupo de trabalho
Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor
Motivação das professoras
Entrevista individual
professoras Bimestral 4 (escala de 1-5)
1. Melhorar acompanhamento psicológico
Auto-estima das alunas
Entrevista individual alunas
Mensal Atingir 4
(escala de 1-5)
1. Reformulação da carga horária 2. Estudo de troca de didática 3. Possível troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicológico
Empenho Escolar Entrevista com
professores Bimestral
Atingir 4 (escala de 1-5)
(2) Articulação de Parcerias com
empresas para a comercialização
e venda dos artesanatos.
QUANTITATIVO Número de
empresas parceiras
Contratos assinados
Trimestral 4 empresas 1. Renegociação dos contratos 2. Contatar novas empresas
QUALITATIVO
Satisfação das empresas com as
peças de artesanato
Entrevista com Representantes das empresas
parceiras
Mensal 4 (escala de 1-5)
Identificar o motivo da insatisfação (design,material, resistência) e estudar ação corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora)
Modelo Planilha de Monitoramento
Atividades do Módulo 3: Sobre a Função Gerencial do
Controle, escolha a opção
verdadeira:
a) O Controle pretende reduzir as
diferencias entre o que foi planejado
e o que efetivamente é atingido pelo
nosso projeto, definindo indicadores
de monitoramento/acompanhamento
das atividades, que são comparados
com padrões de desempenho para
controlar e corrigir irregularidades no
momento certo.
b) O Controle pretende definir o
Cronograma de atividades para
transformas nossas idéias em
ações.
c) Um bom exemplo de indicador de
um projeto poderia ser o
empoderamento da mulher numa
comunidade específica, pois será a
única forma de mensurar um
objetivo específico.
d) Os erros de Planejamento nunca
terão influencia num bom processo
de Monitoramento, pois são funções
gerenciais diferentes e
independentes.
Sobre a informação e construção de
indicadores para o nosso projeto,
sinale a opção falsa:
a) Quanto mais complexo for um
indicador, melhor para o
controle do nosso projeto, pois
poderemos obter muita
informação com baixo custo
num indicador só.
b) A informação qualitativa pode
ser transformada em
quantitativa por meio de uma
escala numérica.
c) A combinação de informação
qualitativa e quantitativa vai
enriquecer a análise do nosso
projeto.
d) Os indicadores estão
intimamente relacionados aos
objetivos propostos por cada
Projeto e, portanto, são
determinados individualmente
para cada projeto.
Sobre os padrões de desempenho,
sinale a opção verdadeira:
a) Um padrão de desempenho é
o valor que confiamos que um
indicador terá graças às
atividades do nosso projeto, o
“padrão” que queremos
alcançar.
b) Os dados coletados ao longo
do monitoramento não fazem
sentido nenhum se não forem
comparados ao marco zero, e
não ajudarão a identificar os
problemas sem ser
comparados de forma
contínua aos padrões
definidos.
c) Os padrões de desempenho
podem ser de quantidade, de
qualidade, de tempo e de
custo.
d) d) Todas as anteriores são
verdadeiras.
Para responder as questões de forma completa, consulte o Manual escrito deste Módulo disponível na página Seu Curso, e as Leituras Complementares, disponíveis na página Biblioteca, ambas no site do Curso.
Dúvidas?
Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail cursogestaodeprojetos@hotmail.com
Quinta, 31/05, às 16 horas temos encontro no Chat do Curso,
e Sexta, 01/06, às 10 horas também. Escolha um horário e não perca!
Próximo módulo disponível em:
Segunda Feira 04 de junho
Até lá!
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