diagnóstico e uso de indicadores e informações gerenciais no processo de captação e...
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Aperfeiçoamento do processo de gestão das matrículas
Uso de indicadores e informações gerenciais para o2mização das vagas e
melhoria dos resultados
Psicóloga Cloá Steffen
Intenção
Ajudar os gestores educacionais a entender a matrícula em uma escola como algo que não acontece por acaso, mas que é conquistado através da determinação estratégica e planejada de seus recursos, para a busca de resultados.
• Anualmente as escolas perdem de 10 a 20 % de seus alunos, o que significa que será preciso conquistar (captar) novamente a mesma quanAdade de alunos que saiu e mais os formandos para garanAr o mesmo nível de receita.
• E conseguir tamanha proeza além de ser caro será cada vez mais diEcil em função do menor número de crianças que nascem versus a grande concorrência.
Quais são as metas de matrículas da sua escola para 2015?
• Crescimento do número de alunos?
• Manutenção do número atual?
• Declínio do número atual e consequentemente ajustes?
Qual a importância do número de alunos no resultado da escola?
Quem lida com o orçamento de uma escola parAcular sabe a sensibilidade que o número de alunos tem sobre o resultado. Escolas parAculares são, sem exceção, organizações muito alavancadas operacionalmente. Isso significa que sua composição de custos tem um peso muito maior dos elementos fixos do que dos variáveis.
Custos • Ganhos de alunos, em geral, não vêm acompanhados de aumento proporcional nos custos. As escolas costumam preencher a ociosidade de suas salas de aula. Esse é o lado bom da história.
• O lado ruim se manifesta quando ocorre o inverso. Quando as escolas perdem alunos, têm grande dificuldade em reduzir custos. Muitas vezes a perda não ocasiona redução do número de salas – a escola simplesmente vê aumentada a ociosidade por sala.
Podemos projetar o número de alunos?
Por uma contradição que foge à vontade das escolas, o indicador mais sensível é justamente um dos poucos que pode ficar fora de seu controle direto. Uma escola pode fixar com precisão sua verba de publicidade para um ano... Pode definir qual será seu percentual de bolsas e fazer com que seja cumprido...
... será que podemos es2mar o número de alunos para o próximo ano?
Reunião sobre as matrículas 2015 Projeção das vagas e turmas
• Quem vocês convocariam para a reunião sobre o processo de matrículas da escola? JusAficar?
• Que informações vocês levariam para esta reunião e que nos ajudariam a projetar as vagas e turmas?
O uso de indicadores na gestão do processo de matrículas e rematrículas
“Se você não mensura, você não sabe se está indo para frente, para
trás ou para lugar nenhum”. Aubrey Daniels, 1984
Informações e Indicadores para análise longitudinal e prospec2va das matrículas
*Informações que necessitam de uma base de dados compara5vos de no mínimo 3 anos , na mesma data, no ano anterior
Análise e prospecção
Mapa de turmas atualizado*
% de captação de alunos novos (por ano e por série) -‐ Nº de alunos novos*
Número total de matriculados (por ano e por série)*
% de perda por ano ( Nº de evasão + cancelamentos durante o ano e não renovação da matrícula no final)*
% de transferências por ano/ por série
% de reprovação*
Índice de saAsfação dos pais, alunos, professores e funcionários com a escola*
Inadimplência nas turmas (no ano)
Possíveis reprovações nas turmas (no ano)
Informações e Indicadores para análise longitudinal e prospec2va das matrículas
*Informações que necessitam de uma base de dados compara5vos de no mínimo 3 anos , na mesma data, no ano anterior
Análise e prospecção
Média de alunos por turma (Base histórica)*
Definição do nº de vagas por nível de ensino
Nº vagas disponíveis
Taxa Ocupação (%)
Taxa de ociosidade por turmas
% de ociosidade de acordo com a estrutura do colégio
E mais...
Informações de mercado sobre ofertas de bolsas,
Nº de alunos da cidade por nível de ensino, por escola
Fechamento ou abertura de colégios, preços
Diferenciais da InsAtuição
Evolução do número de alunos
2009 2010 2011
2012 2013
Ed. Inf.
1º a 5º
6º ao 9º
E.Médio
TOTAL
% crescimento
Aspectos parametrizadores do número de alunos por sala
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) não especifica o número exato de alunos por turma. Cada rede de ensino organiza as salas conforme a demanda, porém respeitando o espaço Esico e capacidade. Observar: • Metragem da sala de aula (Resolução SE Nº 86/2008 no
estabelecimento do número de alunos por sala de aula, deverá ser observado o índice de metragem de 1,20 m2 por aluno em carteira individual, de acordo com o estabelecido no Decreto Nº 12.342/1978, correspondendo, no mínimo, a 1,00 m2 por aluno, conforme o previsto pela Resolução da Secretaria da Saúde Nº 493/1994
Série
2010 2011 2012 2013
Nº turmas
Nº alunos Média
Nº turmas
Nº alunos Média
Nº turmas
Nº alunos Média
Nº turmas
Nº alunos Média
Berçário
Nível 1
Nível 2
Nível 3
E.I
1º ANO
2º ANO
3º ANO
4º ANO
5º ANO
6ºANO
7º ANO
8ºANO
E.F
1ª série
2ª série
3ª série
E.M
TOTAL
% de ociosidade N º de vagas ofertadas
Nº de vagas preenchidas
2011 %
2012 %
2013 %
2014 %
2015 %
EDUCAÇÃO INFANTIL ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE ENSINO MÉDIO
Total
Meta : Diminuir as vagas ociosas das turmas ofertadas de ..... para .... em 2015
Nº de alunos captados por ano
Fórmula % de captação: Nº de alunos novos captados/ total de alunos
Análise dos dados do processo de matrícula 2013/2014 Nível de Ensino Nº de visitantes Matriculas novas
efe2vadas % de efe2vação % de não
efe2vação Mo2vos de não efe2vação
EDUCAÇÃO INFANTIL
ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE
ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE
ENSINO MÉDIO
TOTAL
% de efe2vação da matrícula N º de Inscrições/ visitantes/ interessados
Nº de alunos matriculados
2011 %
2012 %
2013 %
2014 %
2015 %
EDUCAÇÃO INFANTIL
ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE
ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE
ENSINO MÉDIO
Total
Meta: Aumentar o percentual de efe2vação de matricula de .....em 2014 para....em 2015
% de ociosidade De acordo com a projeção Projeção1 Projeção2
Total de vagas no colégio
Total de vagas oferecidas
Preenchidas
Total de vagas ociosas
% de ociosidade sobre o da capacidade de alunos/turmas
Projeção de alunos e turmas
Estudo de caso-‐ Simulação
Número de alunos por turma
Número médio encontrado nas escola/RS
Creche/classe bebê (0 a 2 anos) – até 10 alunos por professor com assistência de auxiliar
Nível 1 (3 anos) – até 15 alunos por professor Nível 2 (4 anos) – até 20 alunos por professor Nível 3 (5 anos) – até 20 alunos por professor 1º ano Fundamental – 25 alunos 2ª ano Fundamental – 25-‐30 alunos 3º ao 5º ano (anos iniciais) Ensino Fundamental – 30 -‐35
alunos 6º ao 9º ano (anos finais) Ensino Fundamental – 35-‐ 40
alunos 1ª a 3ª série Ensino Médio – 40-‐45 alunos
O que diz a Lei Complementar Estadual/SC nº 170/1998
O número de alunos por sala de aula deve possibilitar adequada comunicação e aproveitamento, obedecendo a critérios pedagógicos e níveis de ensino, da seguinte forma:
a) na educação infanAl, até quatro anos, máximo
de 15 crianças, com atenção especial a menor número, nos dois primeiros anos de vida. Até os seis anos, máximo de 25 crianças;
b) no ensino fundamental, máximo de 30 crianças
até a quarta série ou ciclos iniciais e de 35 alunos nas demais séries ou ciclos;
c) no ensino médio, máximo de 40 alunos.
A2vidades a serem implementadas, sistema2zadas e acompanhadas no processo
Transferências +Evasão / Rematrículas
• Acompanhamento da saAsfação dos alunos desde o começo do ano;
• Geração de relatórios formais e centralizados sobre os moAvos de desligamento dos alunos;
• Realizar pesquisas para idenAficar as causas que levam os alunos a saírem do Colégio;
• Fazer pesquisa de saAsfação periodicamente;
• Acompanhamento individual com as famílias indecisas antes do final de outubro;
• relatório diário ou semanal sobre número de rematrículas.
Captação-‐ Alunos novos
• Levantamento diário ou semanal dos indicadores do nº de telefonemas, visitas e entrevistas.
• Levantamento dos indicadores de conversão de visita em matrícula . (% de conversão de visitas em matrícula).
• Acompanhamento diário ou semanal do número de matrículas novas.(% de matrículas novas)
Sugestão de ações 1. Estabelecer um fluxograma (etapas, pessoas, fluxo, registros,
reuniões de acompanhamento, etc) 2. Programar agenda e pessoas suficiente para a o processo
matrícula 3. Programar um horário mais estendido para o atendimento 4. Fazer treinamento da equipe de matrícula para o atendimento e
fluxo do processo 5. Antecipar a análise das bolsas de estudos e definir os critérios de
distribuição de acordo com a projeção das turmas e orçamento 6. Estabelecer prazo para dar retorno aos pais 7. Aperfeiçoar o monitoramento e registro do processo
Anexos
Organização do processo
1. Custos da escola para o próximo ano; 2. Quais áreas da escola em que é preciso cortar custos e/ou
invesAr oAmizando os recursos; 3. Aumento dos salários dos professores? previsão de aumento da
folha e inserção de novos projetos pedagógicos que gerem custos;
4. Índice de inflação; 5. Aumento que terá que ser praAcado nas mensalidades de 2015; 6. Nº de bolsas ou descontos que será praAcado em 2015; 7. Campanha de matrícula de 2015 para ser lançada em agosto; 8. Novo contrato de prestação de serviço; 9. Circular que divulgará o início e os procedimentos de matrícula
de 2015 e os novos valores das anuidades;
Aperfeiçoar o monitoramento e registro do processo • Fazer a sistemaAzação da estaysAca de captação passo a passo é muito importante para
que possa ter noção de onde invesAr. O invesAmento deve incidir no local onde reside o problema.
• Se a escola esAver atraindo poucas visitas, o invesAmento deve ser na comunicação externa. Nessa hora, um bom assessor de comunicação, de preferência especializado em escolas, pode fazer a diferença.
• Se, por outro lado, a escola atrai muitas visitas, mas converte poucas em matrículas, o invesAmento deve ser sobre o tratamento (atendimento) oferecido ao pai visitante. Nem sempre a linguagem uAlizada é a mais adequada, mesmo que o conteúdo esteja correto.
• Nesse momento, pesquisas rápidas com famílias que visitaram a escola e não ficaram podem ser fonte de ricas informações sobre como aprimorar o atendimento.
Recomendações • Criar uma área de gestão de matrícula ou reordenar áreas já
existentes que atuam no processo para viabilizar a implementação do gerenciamento de matrícula através da integração de programas, políAcas, práAcas e planejamento na busca de uma melhor combinação de alunos matriculados.
• Envolver a gestão intermediária, professores e colaboradores como agentes de fidelização e captação para que assumam maiores responsabilidades para maximizar o número de alunos matriculados na Escola.
• Criação, monitoramento e análise de indicadores de desempenho das ações do processo de matricula.
Cuide bem das pessoas!
• Elas são e serão importantes, o grande diferencial, principalmente na
Educação, que é um serviço, um bem não tangível.
• Serviços precisam ser executados um dia após o outro e sua qualidade
dependerá sempre do alinhamento, mo2vação, humor e competência
de toda a equipe.
• Serviços estão ancorados nas pessoas da escola [direção, corpo docente
e funcionários], elas são a parte mais visível daquilo que a insAtuição está
efeAvamente oferecendo para os alunos e suas famílias.
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