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Catálogo Base de
Servicios y
Productos DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
La DIVAD se
compromete a brindar
una disponibilidad de
servicio de acuerdo con
lo estipulado en el
presente Catálogo Base,
excluidas las
interrupciones por
causas de fuerza mayor
o casos fortuitos o por
causas no imputables a
la DIVAD. Este
protocolo se revisará
anualmente en función
de las mediciones y
evaluaciones del servicio
prestado.
Cata logo Base de Servicios y Productos DIVAD Diciembre 2011
Introduccio n
El presente Catálogo Base, describe doce servicios o productos que la
División Administrativa (DIVAD) provee a la Comunidad del MINVU, los
cuales se priorizaron por su impacto e importancia considerando un
total de 58 entregables asociados a dos macro procesos del MINVU:
Gestión de Personas y Gestión de Recursos Físicos y Servicios
Generales.
Su objeto principal es comunicar y transparentar a nuestros usuarios y
usuarias, una descripción estandarizada de cada uno de los servicios o
productos de los cuales pueden hacer uso, considerando su ámbito de
acción, responsables y los canales formales que se deben utilizar.
También, busca dar a conocer los compromisos establecidos para
cada uno de éstos, con el propósito de aportar en su gestión, así como
evaluar la efectividad de los servicios y tomar acciones correctivas en
un ámbito de mejora continua.
Bajo estos lineamientos, el Catálogo Base de Servicios y Productos de
la División Administrativa ofrece el compromiso de proveer a nuestros
usuarios soluciones y servicios con un nivel de calidad y confiabilidad
conocido.
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Contenido
Introducción ....................................................................................................................................... 1
1) Ingreso de Nuevo Personal a un Puesto de Trabajo ................................................................. 3
2) Cometidos Funcionarios ............................................................................................................. 7
3) Entrega de Certificados ............................................................................................................ 11
4) Resolución de Sumarios .......................................................................................................... 15
5) Pago de Remuneraciones ......................................................................................................... 19
6) Contratos de Honorarios .......................................................................................................... 23
7) Actividades de Capacitación ..................................................................................................... 27
8) Bien / Servicio Contratado ....................................................................................................... 29
9) Servicio Recepción y Despacho de Documentos Internos y Externos. .................................... 33
10) Provisión de Materiales e Insumos para Funcionamiento ....................................................... 37
11) Servicio de Mantención ............................................................................................................ 41
12) Servicio de Transporte de Personal .......................................................................................... 45
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Compromiso
Diciembre 2011
Obtener personal
competente en relación a
los perfiles de cargos
predefinidos por la
institución, realizando un
proceso de selección con
criterios técnicos
conocidos y utilizando
herramientas objetivas y
transparentes, para
procesos de selección del
MINVU central y aquellos
cargos de tercer nivel
jerárquico grado 4 y 5 de
las SEREMI y SERVIU.
Nota: Se excluye de este
compromiso los procesos de
selección de la alta dirección
pública Directores SERVIU y los
procesos que se externalicen.
También el personal a Honorarios.
1) Ingreso de Nuevo Personal a un Puesto de Trabajo
Descripción del servicio y/o productos
Obtener personal idóneo en relación a los perfiles de
cargos predefinidos por la institución, efectuando un
proceso de selección con criterios técnicos y conocidos
por quienes postulan y utilizando herramientas objetivas
y transparentes.
Proceso de Ingreso y Provisión
Cupos de personal: el procedimiento ingreso de personal
se inicia cuando existe la necesidad de proveer un
determinado cargo, se dispone del cupo en la dotación
autorizada y de recursos presupuestarios para solventar
la contratación.
Ingreso de personal: la DIVAD realiza un proceso
estandarizado de ingreso y provisión de personal para
aquellos cargos de jefaturas de Departamento y Sub
Departamento para el MINVU Central, SEREMI y SERVIU.
Asimismo, aplica un proceso estandarizado para personal
de los estamentos profesional, técnico, administrativo y
auxiliar en calidad jurídica a contrata, del nivel central de
la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo. Para aquellas
contrataciones que tengan alta prioridad efectúa un
proceso más breve, realizando la fase de reclutamiento
sobre la base de currículum referenciado.
Manual de Reclutamiento y Selección: la Institución mantiene un
Manual de Reclutamiento y Selección de Personal a Contrata y
Honorarios que se revisa anualmente, a disposición de todos los
Encargados de las Unidades de Recursos Humanos con el objeto de
orientar eficazmente en el desarrollo de un proceso estandarizado y
objetivo de selección de personal.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Jefes de División/ SEREMI/ Directores SERVIU Interno
Jefaturas de Departamentos y Encargados de
Unidades / Programas
Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe unidad demandante Plantea la necesidad, realiza la solicitud,
actualiza o define perfil de cargo, participa
en el proceso (última entrevista).
Ministro Selecciona los jefes de departamento de los
postulantes propuestos por el comité de
selección.
SEREMI y Directores SERVIU En los concursos de cargos de tercer nivel
jerárquico.
Equipo de la unidad de Gestión del
Desempeño, de la División Administrativa.
Planifica, organiza, coordina y ejecuta el
proceso.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Jefaturas de
Departamento y Sub
Departamento.
Tres meses desde la
publicación de la
convocatoria hasta el
envío de la propuesta
de candidato(s) a la
autoridad.
Dar cumplimiento
a la normativa
legal.
Disponibilidad del
cargo.
1 mes Unidad de
Gestión del
Desempeño
Sitio web del MINVU
Banner “Trabaje con
Nosotros” y/o
MINVULETIN.
Acta de cierre del concurso.
Oportunidad: cargos
del estamento
profesional, técnico,
administrativo y
auxiliar. Dos meses,
desde la publicación
de la convocatoria
hasta el envío de la
propuesta de
candidato(s) a la
jefatura requirente.
Que la jefatura
realice la solicitud
del proceso de
selección.
Disponibilidad
presupuestaria y
de dotación
autorizada.
2 semanas Unidad de
Gestión del
Desempeño
Sitio web del MINVU.
Banner “Trabaje con
Nosotros” y/o
MINVULETIN.
Acta de cierre del proceso.
Oportunidad: cargos
de alta prioridad con
currículum
referenciado del
estamento
profesional, técnico,
administrativo y
auxiliar. Un mes,
desde la solicitud
hasta el envío de la
propuesta de
candidato(s) a la
jefatura requirente.
Que la jefatura
demandante
realice
requerimiento de
evaluación
psicolaboral y/o
técnica y
disponga de
candidato(s).
Disponibilidad
presupuestaria.
1 semana Unidad de
Gestión del
Desempeño
Solicitud de la jefatura.
Minuta de cierre del
proceso.
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Eliana Canelo Rojas, Unidad Gestión del Desempeño, DIVAD
Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recursos Humanos, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Dictar oportunamente la
resolución que designa o
sanciona las solicitudes de
cometidos funcionarios de
planta y contrata.
Nota: Se excluyen de este
compromiso.
• Días de caídas del nivel de
servicio del sistema OFPA y SARH,
debidamente documentadas e
informadas a la mesa de ayuda.
• Situaciones de alta demanda, las
cuales serán documentadas.
2) Cometidos Funcionarios
Descripción del servicio y/o productos
Cometido Funcionario
Se refieren al desempeño de ciertas tareas específicas
propias del cargo que requieren que el funcionario se
desplace dentro o fuera de su lugar habitual de trabajo,
sin que ello dé origen a una designación formal y que
pueden o no generar pago de viáticos.
Características del Cometido Funcionario
• Requieren ser ordenados formalmente, y debe dictarse
la respectiva resolución que los designa o sanciona.
• Puede ser dentro o fuera de su lugar de desempeño
habitual para realizar labores específicas inherentes al
cargo que sirven.
• Tienen un plazo definido de término.
¿Qué se entiende por lugar de desempeño habitual?
Se entenderá, para todos los efectos del pago de viáticos,
por lugar de desempeño habitual del trabajador, la
localidad en que se encuentran ubicadas las oficinas de la
entidad en que preste su servicio, atendida su
destinación.
Sobre Cometidos Funcionarios
Los Cometidos Funcionarios, y en especial con el Pago de
Viáticos, se refiere al cumplimiento de lo dispuesto en el
Estatuto Administrativo, esto sin perjuicio de la aplicación
de normas internas del Servicio. Para ello se han
dispuesto los controles para cada paso del trámite de
acuerdo al Estatuto Administrativo y Dictamen 37.493 de
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la Contraloría General de fecha 15.06.1977, sobre Comisiones de Servicio y Cometidos
Funcionarios con Derecho a Viático.
Sobre los Viáticos
Es el subsidio destinado a costear gastos de alojamiento y alimentación que tienen derecho a
percibir todos los funcionarios de la administración del Estado que se encuentren en Comisión de
Servicio o Cometido Funcionario. El viático se calcula sobre la base del sueldo asignado al grado
de cada cargo; sin embargo, no se considera como sueldo para ningún efecto legal.
Cálculo de Viático
El monto diario del viático correspondiente a cada funcionario se calcula de un porcentaje sobre
el sueldo base mensual, porcentaje que varía de acuerdo al grado en que se encuentre clasificado.
De acuerdo a las condiciones en que el funcionario deba desempeñar sus funciones, la Ley
distingue los siguientes tipos de viático:
• Viático total: asignación del 100% del viático correspondiente que se otorga cuando el
trabajador debe costear el total de los gastos de alojamiento y alimentación.
• Viático parcial: asignación del 40% del viático correspondiente que se otorga cuando el
trabajador no tiene que pernoctar fuera del lugar de su desempeño habitual, o en caso
que reciba alojamiento por cuenta del servicio, o pernoctase en trenes, buques y
aeronaves.
• Viático parcial: asignación del 60% del viático correspondiente que se otorga cuando el
trabajador se ve obligado a pernoctar fuera del lugar de su desempeño habitual, pero que
no incurra en gastos de alimentación se los proporciona por cuenta del Servicio.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Jefes de División/ Interno
Jefaturas de Departamentos y Encargados de
Unidades / Programas
Interno
Funcionario Interno
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Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe unidad demandante Solicita y autoriza realización Cometido.
Analista de personal Gestiona autorización cometido de jefatura vía correo
electrónico de solicitudes de cometidos ingresadas en
el sistema SARH.
Valoración del monto del viático asociado al cometido.
Confección de resolución e ingreso sistema OFPA.
Jefe Departamento de Recursos Humanos Quien autoriza las resoluciones que sancionan o
designan cometidos.
Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Tramitar las
solicitudes de
cometidos
funcionarios de
planta y contrata
en un plazo
máximo de siete
días hábiles,
contados desde la
fecha de recepción
hasta su ingreso en
el SARH.
SARH y OFPA
operativos.
Jefe directo debe
confirmar cometido
en el sistema SARH
para dar inicio al
conteo de plazos.
2 días Depto. Recursos
Humanos
DIVAD.
Sección Partes y
Archivos DIVAD.
Solicitud de cometido
confirmado por el Jefe
directo a través del SARH.
Registro en OFPA.
Resolución numerada.
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: German Rivas Osorio / Natalia Rebolledo Robert, Sección Personal, DIVAD
Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recursos Humanos, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
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Proporcionar
oportunamente a los
funcionarios de planta y
contrata de la
Subsecretaria de Vivienda
y Urbanismo los
certificados de antigüedad
simple, antigüedad
completa, total haberes y
horario.
3) Entrega de Certificados
Descripción del servicio y/o productos
La Sección Personal del Departamento de Recursos
Humanos de la División Administrativa proporciona a los
funcionarios de planta y contrata del Nivel Central de la
Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo los siguientes
certificados:
1. Antigüedad simple
2. Antigüedad completa
3. Total haberes
4. Horario
Estos certificados pueden ser solicitados por correo
electrónico o a través del formulario publicado en la
Intranet, directamente a la Sección Personal, por el
propio funcionario o quien cuente con la autorización
expresa de quien esté solicitando los antecedentes.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Funcionario Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Analista de la Sección Personal - DIVAD Elabora el certificado.
Jefatura de la Sección Personal Revisa y da V°B° al certificado.
Jefatura Sección Remuneraciones Revisa y da V°B° para los certificados de total haberes.
Ministro de Fe Valida el contenido y veracidad de los antecedentes.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad.
Disponer del
certificado de
antigüedad simple
para ser entregado al
solicitante en un
plazo máximo de
hasta tres días
hábiles.
Historia Principal
del SARH
completa y
validada.
Carpeta de
funcionario
disponible.
2 días Sección
Personal del
Depto. Recursos
Humanos
DIVAD.
Ministro de Fe.
Fecha de ingreso del
formulario de solicitud a
la sección.
Fecha de recepción del
certificado al funcionario.
Fecha firma Ministro de
Fe.
Oportunidad.
Disponer del
certificado de
antigüedad
completa en un
plazo máximo de
hasta cinco días
hábiles.
Historia Principal
del SARH
completa y
validada.
Carpeta de
funcionario
disponible.
3 días Sección Personal del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe
Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario. Fecha firma Ministro de Fe.
Oportunidad. Disponer del certificado Total Haberes en un plazo máximo de hasta cinco días hábiles.
Visto Bueno de la Sección remuneraciones.
2 días Sección Personal y Sección Remuneraciones del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe
Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario, formulario. Fecha firma Ministro de Fe.
Oportunidad. Disponer del certificado Horario en un plazo máximo de hasta tres días hábiles.
Que en el Sistema Gestión de Tiempos del SARH, exista marca de registro de asistencia.
3 días Sección Personal del Depto. Recursos Humanos DIVAD Ministro de Fe
Fecha de ingreso del formulario de solicitud a la Sección. Fecha de recepción del certificado al funcionario. Fecha firma Ministro de Fe.
Nota: Tiempos comprometidos, se contabilizan desde la fecha de ingreso de la solicitud a la Sección Personal.
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VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Natalia Rebolledo Robert, Encargada Sección Personal, DIVAD
Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recurso Humanos, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
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Gestionar
oportunamente los
actos administrativos
asociados a sumarios.
4) Resolucio n de Sumarios
Descripción del servicio y/o productos
La División Administrativa presta el servicio de preparar y tramitar las resoluciones que disponen la instrucción de sumarios administrativos, de sobreseimiento del proceso, de absolución o sanción del inculpado, de reapertura del sumario y de aplicación de medidas disciplinarias. Proceso de Sumarios Administrativos
Los funcionarios de la Administración del Estado están sujetos a determinados deberes y obligaciones que derivan directamente de su cargo. En este contexto, es donde el sumario administrativo se transforma en una herramienta destinada a investigar y establecer los hechos que podrían constituir una infracción o falta a estas obligaciones y deberes, junto con aplicar una medida disciplinaria, si los hechos investigados constituyesen efectivamente una infracción o falta punible. Las normas, plazos y procedimientos para los sumarios administrativos están contenidos en el Titulo V de la Ley Nº 18.834 de Estatuto Administrativo, siendo sus etapas: a) El inicio del sumario administrativo
La instrucción del sumario se inicia por la resolución de la
autoridad facultada para ello, cuando existen antecedentes
de la ocurrencia de ciertos hechos graves, que sean
susceptibles de constituir una infracción o falta
administrativa.
La referida resolución designa un fiscal, encargado de la
tramitación del sumario. Una vez que el fiscal acepta el cargo,
designa un actuario que es el encargado de certificar las
actuaciones del procedimiento.
b) La etapa de investigación
La etapa de investigación del sumario administrativo tiene una duración determinada con un plazo máximo de 60 días hábiles para la tramitación de dicho proceso. Durante esta
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etapa, el fiscal goza de amplias facultades para llevar a cabo la investigación, teniendo la prerrogativa de revisar documentos y citar a declarar a otros funcionarios, que estarán obligados a prestar su colaboración, o a terceros. La etapa de investigación es secreta hasta la formulación de cargos, oportunidad en la que el inculpado puede tomar conocimiento de ella para poder formular sus descargos. c) La formulación de cargos
Una vez concluida la investigación, el fiscal puede formular cargos, es decir, circunscribir los hechos acreditados por el sumario a la calificación jurídica de una infracción o falta administrativa determinada, según corresponda a la participación del inculpado. Al no formular cargos o ser innominada la instrucción del sumario, el fiscal podrá disponer del sobreseimiento del proceso, cuando por diversas razones resulte improcedente la imposición de alguna sanción; esto ocurrirá cuando no se logren acreditar los hechos materia del sumario, cuando habiéndose probado no constituyan una falta o infracción administrativa, o la participación del funcionario no resulte comprobada, o la responsabilidad ya esté prescrita, entre otras.
d) Los descargos, defensas y pruebas
Hasta la formulación de los cargos, el procedimiento es unilateral; el fiscal no encuentra oposición a su criterio respecto a los hechos investigados, su calificación jurídica y la participación que le pudo caber al inculpado. Sin embargo, luego de formulados los cargos, este procedimiento adquiere el carácter de bilateral y contradictorio, ya que el inculpado puede presentar sus descargos, defensas y pruebas, destinadas todas a desvirtuar o a aminorar la responsabilidad administrativa derivada de los cargos efectuados. Una vez contestados los cargos, o vencido el plazo para ello, el fiscal emite un dictamen en el que propone la absolución del inculpado o la sanción que a su juicio corresponde aplicar en relación con los cargos que fueron formulados, ya que al funcionario no puede sancionársele por hechos que no hayan sido materia de cargos. e) La resolución del Jefe del Servicio
Emitido el dictamen, el fiscal envía los antecedentes del sumario a la autoridad competente para resolver, quien deberá resolver sobre la aplicación de una medida disciplinaria según ésta sea expulsiva o no expulsiva, o bien la absolución del inculpado. Dicha autoridad podrá ordenar la realización de nuevas diligencias o corregir vicios de procedimiento, para posteriormente resolver. f) Los recursos La resolución que se adopte debe notificarse al inculpado, el cual podrá impugnar la decisión por medio de los recursos que correspondan y en los plazos que contempla el Estatuto Administrativo. Una vez resuelto el recurso, se dicta la resolución definitiva, que podrá ser absolutoria o sancionatoria.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Jefes de División Interno
Jefaturas de Departamentos y Encargados de
Unidades / Programas
Interno
Funcionario Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe Asesoría Jurídica Revisa jurídicamente las resoluciones y actos
administrativos asociados al proceso.
Encargado Nacional Sistema de Sumarios
NET
Administración Sistema de Sumarios NET en el que se
lleva el registro y seguimiento de los procesos
disciplinarios.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad: Preparar las
resoluciones que disponen
la instrucción de sumarios
administrativos, de
sobreseimiento del
proceso, de absolución o
sanción del inculpado, de
reapertura del sumario y
de aplicación de medidas
disciplinarias en un plazo
máximo de 3 días hábiles.
Disponer de
todos los
antecedentes
para
fundamentar la
dictación del
acto
administrativo.
1 día Asesoría Jurídica –
DIVAD.
Sección Personal.
Dpto. Recursos
Humanos DIVAD.
Carpeta del
Sumario
Notas:
1) El compromiso considera los tiempos desde que se recibe petición de sumario por escrito en Asesoría Jurídica DIVAD, hasta la
fecha de envío a trámite de la resolución para ser firmada por Jefe DIVAD.
2) Se excluyen de estos tiempos aquellas resoluciones que requieran la toma de razón de la Contraloría General de la República.
Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Ivonne Valdivia Galindo, Profesional Departamento Estudios, DIVAD
Revisado por: Bernardo Garrido Valenzuela, Jefe Asesoría Jurídica, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
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Pago oportuno, correcto e
informado de las
remuneraciones a los
funcionarios de planta y
contrata del Ministerio de
Vivienda y Urbanismo a
nivel nacional.
Nota: se excluyen los pagos
realizados vía cheque.
5) Pago de Remuneraciones
Descripción del servicio y/o productos
Este servicio consiste en el pago de las remuneraciones
en forma automática y segura, abonando cuentas
corrientes y/o cuenta vista de los funcionarios de planta y
contrata de la Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo y
sus Servicios Regionales.
Se identifica a la Sección Remuneraciones, dependiente
del Departamento de Recursos Humanos de la DIVAD,
como el responsable de llevar a cabo el cálculo de las
remuneraciones; y a la Sección Personal del MINVU y las
unidades de personal de los SERVIU y SEREMI como los
responsables de la entrega oportuna de la información
para un efectivo cálculo de las remuneraciones.
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Proceso de Remuneraciones Pago Normal
El proceso termina para el funcionario con el envío de un archivo para el pago de sus
remuneraciones al Banco, efectuándose un solo cargo en la cuenta corriente por el monto total
del proceso, y disponiendo los fondos en las cuentas de los funcionarios el día del pago a más
tardar a las 09:00 horas.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Jefes de División Interno
Jefaturas de Departamentos y Encargados de
Unidades / Programas
Interno
Funcionario Interno
Apertura del Mes Levantar roles 1ª Bajar
Roles
2ª Bajar
Roles
Acceso a
cambios
Regional SERVIU - SEREMI Horas y tareas. Asig. Familiar SERVIU - SEREMI
Ingreso de
Información
Central Remun.
Subsecretaria
Mod. previsionales; Dstos;
Modificaciones de Haberes
Remun.
Subsecretaria
Rem. Serviu Metro Permisos; Contrataciones; Bajas;
Mod.Previsionales; Dstos.; Mod.
Haberes; Horas y Tareas.
Rem. Serviu
Metro
Sección Personal Horas; contrataciones; Cambios de
Grado; preparación Matriz
Sección Personal
OFIBECH Incorpación, modificación y bajas
para forma de pago
Controladores Controladores
Calculo pago
normal
Primer Cálculo
Masivo
Segundo Cálculo
Masivo
Revisión Diferencial
Haberes y Dctos.
Consolidado de
Liquidos
Genera Archivo de
Cheques
Cálculos por modificaciones de algunos funcionarios
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Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe Depto. Contabilidad DIFIN Autorización de transferencias bancarias.
Jefe Sección Remuneraciones DIVAD A cargo del proceso sectorial.
Jefe Sección Remuneraciones SERVIU
Metropolitano
A cargo del proceso en SERVIU Metropolitano.
Encargados de las Unidades de Recursos
Humanos SERVIU/SEREMI
Ingreso de datos para liquidación de sueldos.
Jefes Unidad Finanzas SERVIU Autorización de transferencias bancarias.
Jefe Sección Personal MINVU Ingreso de datos para liquidación de sueldos.
Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Disposición de los
sueldos de los
funcionarios en la
fecha establecida en
el calendario de pago
de remuneraciones.
Disponibilidad de
recursos
presupuestarios.
0 día Jefe Sección
Remuneraciones
DIVAD.
Oficio de
transferencia
electrónica.
Oportunidad: Para
los ingresos de
nuevos funcionarios
al sector, pagar
sueldos a más tardar
al mes siguiente de la
fecha de ingreso del
funcionario.
Recepción de la
resolución de
contratación o
decreto de
nombramiento
firmado por la
autoridad
competente.
0 Jefe Sección
Remuneraciones
DIVAD.
Oficio de
transferencia
electrónica
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Paola Sanchez Tapia, Encargada Sección Remuneraciones Personal, DIVAD
Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recursos Humanos, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Gestionar oportunamente
el acto administrativo de la
contratación de honorarios
a suma alzada en la
Subsecretaría de Vivienda
y Urbanismo.
Nota: el compromiso considera
desde la recepción conforme en
DIVAD de los antecedentes
completos hasta la fecha de envío
del acto administrativo al Gabinete
Subsecretaría
6) Contratos de Honorarios
Descripción del servicio y/o productos
La División Administrativa gestiona la contratación de personas, en calidad de honorarios a suma alzada, con cargo a los Programas o Subtítulos presupuestarios que lo autoricen y con la finalidad de apoyar el cumplimiento de las metas ministeriales y objetivos estratégicos del Servicio. Contratación de Honorarios.
1. Solicitud de contratación Honorario a Suma Alzada: La Unidad de Honorarios del Departamento de RR.HH. recibe la solicitud de contratación, debidamente autorizada por el Encargado del Programa Presupuestario o quien haga sus veces, verificando se adjunte toda la documentación exigida para estos efectos:
Currículum Vitae actualizado.
Certificado de antecedentes de la persona a contratar.
Copia legalizada ante notario del titulo. Si se trata de una persona que no dispone de título profesional o técnico, se adjunta certificado que acredita la experticia laboral.
Fotocopia de cédula de identidad por ambos lados.
Declaración Jurada simple disponible en la intranet ministerial.
Si la persona trabaja para otra entidad pública o privada, resolución, decreto o finiquito que formalice el término de la relación contractual.
Certificado de adhesión a mutual o copia de la póliza de seguro contra accidentes personales, según corresponda.
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2. Convenio Ad-Referéndum: La Unidad de Honorarios del Departamento de RR.HH. prepara el documento y lo envía al Encargado de Personal, Jefe Administrativo o quien corresponda del nivel central para la revisión y firma de la persona que será contratada como honorario asimilado a grado.
3. Certificado de disponibilidad presupuestaria: La Unidad de Honorarios elabora el certificado de disponibilidad presupuestaria que envía a la División de Finanzas para su registro contable, firma y posterior devolución a esta misma Unidad.
4. Acto administrativo de contratación: Con el Convenio Ad-Referéndum firmado y el certificado de disponibilidad presupuestaria a la vista, la Unidad de Honorarios prepara el decreto o resolución que lo sanciona. Posteriormente lo despacha para su tramitación, previa recepción y revisión de los documentos ya indicados anteriormente.
5. Visar Acto Administrativo: Luego de firmado el Convenio Ad-Referéndum, recibido el
certificado de disponibilidad presupuestaria y redactado el decreto o resolución, controlan
y visan el acto administrativo el Encargado(a) de Honorarios del Departamento de RR.HH,
el Asesor Jurídico DIVAD, la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos y Jefatura
División Administrativa.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Jefaturas Solicitantes Interno
Personal a contratar Externo
Autoridad Interno
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Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe Departamento Contabilidad DIFIN Valida, registra y timbra certificados de disponibilidad
presupuestaria.
Jefe División Finanzas Firma certificado de disponibilidad presupuestaria.
Encargado(a) del Programa Presupuestario
o del Proyecto
Confecciona y aprueba solicitud de contratación.
Analista de Honorarios Redacta convenio, decreto o resolución y gestiona el
proceso de contratación de personal.
Encargado(a) Equipo de Honorarios DIVAD Gestiona y controla el proceso de contratación de
personal.
Asesor Jurídico DIVAD Revisa legalidad de acto administrativo de contratación
de honorarios y sus antecedentes de respaldo.
Jefatura Departamento RR.HH. Visto bueno a decreto o resolución de contratación y
control general del proceso.
Jefatura DIVAD Visto bueno a decreto o resolución de contratación.
Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Decreto o
resolución de
contratación de
honorarios
tramitado en un
plazo de hasta
Solicitud de
contratación con
antecedentes
completos.
Disponibilidad
presupuestaria.
3 días Encargado de
Honorarios
Jefe Asesoría
Jurídica
Jefe
Departamento
Planilla Electrónica.
OFPA
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18 días hábiles. RR.HH.
Jefe DIVAD
Nota: El tiempo comprometido en el estándar se cuenta desde la recepción conforme en DIVAD de los antecedentes
completos hasta la fecha de envío del acto administrativo al Gabinete Subsecretaría para trámite de visto bueno y firmas de
Contraloría Interna, Subsecretario y/o Ministro.
Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Raúl Guerrero Espinoza, Encargado Unidad de Honorarios, DIVAD
Revisado por: Eduardo Catalán Molina, Jefe Departamento Recursos Humanos, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Proveer a los funcionarios
de la Subsecretaría de
Vivienda y Urbanismo los
cursos, talleres, seminarios
y otras actividades
aprobadas en el Plan Anual
de Capacitación (PAC) y
aquellas emergentes no
programadas que se
fundamentan en el
cumplimiento de los
programas y metas
Ministeriales.
7) Actividades de Capacitacio n
Descripción del servicio y/o productos La División Administrativa, a través de su Unidad de Capacitación (UCAP) provee el servicio de detección de requerimientos, planificación y programación de actividades de capacitación, gestionando su realización y evaluando sus resultados. Etapas del Proceso de Capacitación. 1) Detección: definir y efectuar las acciones para conocer las necesidades del MINVU en materia de capacitación, de tal modo de identificar las actividades que permitan el desarrollo de competencias laborales (conocimiento, habilidades y destrezas); manifestadas por los funcionarios, sus jefaturas y las brechas de competencias identificadas en diferentes instancias de la Subsecretaría de Vivienda y Urbanismo. 2) Planificación: elaborar un plan anual de capacitación (PAC) y una programación de las actividades a ejecutar, que se sustente en la integración de las necesidades de capacitación identificadas en la etapa de detección. La planificación se realiza en diciembre de cada año y puede ser modificada en marzo de acuerdo a nuevas solicitudes y/o prioridades emanadas de la autoridad. 3) Ejecución: efectuar todas las acciones para llevar a cabo las capacitaciones contenidas en el PAC y aquellas emergentes (no programadas), de acuerdo a la normativa vigente y los recursos disponibles para dicha ejecución. Esta etapa se inicia con la petición y confirmación de contratación de las actividades de capacitación y finaliza con el envío de la resolución y documentos de respaldo para el pago de los cursos contratados. 4) Evaluación: analizar el cumplimiento de los objetivos y metas del PAC y la gestión anual de capacitación. Se inicia con el diseño y aplicación de instrumentos tales como encuestas, evaluaciones de aprendizaje y aplicabilidad;
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termina con la elaboración de informes para cada caso, los que a su vez se integran al Informe de Gestión Anual.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridades Interno
Jefe de área (División, Dpto., Unidad) Interno
Funcionario Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Sección Compras Realiza compras necesarias para apoyar la logística y
aquellas asociadas a jornadas de capacitación internas.
Abogados del Departamento de compras y
Servicios Generales
Revisión de actos administrativos que autorizan
licitaciones y adjudicaciones de cursos.
Contraloría Interna Revisión de actos administrativos que autorizan
licitaciones y adjudicaciones de cursos.
Estándar de calidad del producto o servicio Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Calidad del Plan:
Ejecutar al menos
el 60% de las
actividades del
Plan Anual de
Capacitación
(PAC).
Plan Anual de
Capacitación
aprobado por
Subsecretario
a marzo.
0 UCAP Informe de Gestión Anual.
Plan anual aprobado por
Subsecretario.
Nota: se excluyen de la medición aquellas actividades emergentes no programadas en el PAC.
Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
,
Elaborado por: Cristina Ojeda Flores, Encargada Unidad de Capacitación, DIVAD
Revisado por: Hugo Solari Martini, Jefe Departamento Estudios y Desarrollo, DIVAD.
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Proveer con eficacia y
oportunidad de todos
aquellos bienes y servicios
que sean necesarios para
el funcionamiento de la
Subsecretaría de Vivienda
y Urbanismo, mediante la
utilización de los recursos
disponibles y la ejecución
de procedimientos
administrativos conforme
a la normativa vigente.
Nota: Se excluyen del
compromiso las siguientes
situaciones:
1.- Las compras cuyas resoluciones son de firma del Subsecretario o Ministro, tales como capacitación, software o hardware y contratación de servicios personales y especializados, licitaciones mayores a 400 UTM. 2.- Las compras de las SEREMI y las adquisiciones de Servicio de Bienestar. 3.- Procesos que signifiquen sancionar pago, sin otro acto administrativo previo. 4.- Demoras por caídas en el sistema informático, SELICO y OFPA. 5.- Procesos de compra realizados el último trimestre del año.
8) Bien / Servicio Contratado
Descripción del servicio y/o productos
Proveer los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento en el Nivel Central de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo, mediante la utilización de los recursos disponibles y la ejecución de procedimientos administrativos conforme a la normativa vigente, con la oportunidad requerida y de acuerdo a la modalidad de contratación.
Modalidades de Compras.
Convenio Marco: Es la primera opción de compras si los productos están disponibles en el catálogo electrónico de Convenio Marco, sin importar el monto de las contrataciones. Si el monto de la adquisición es superior a 1.000 UTM se considera como “grandes compras” y en estos casos se debe informar a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido y la intención de compra.
Trato Directo: Esta modalidad se utiliza en casos excepcionales y procede en las circunstancias previstas en el artículo 10 del Decreto N° 250/2004 MINHAC Reglamento de Compras, tales como: emergencias, imprevistos, cuando existe un único proveedor, contratación de servicios conexos, etc.
Licitación Pública < 10 UTM: Esta modalidad de compra procede si el monto del requerimiento es igual o menor a 10 UTM y el producto o servicio no se encuentra en Convenio Marco. Este proceso es un llamado participativo abierto simplificado (no requiere de un acto administrativo que apruebe la publicación, y no se confeccionan Bases de Licitación, sino Términos de referencia, los que revisten menor complejidad) en el que todos los proveedores que lo deseen pueden ofertar.
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Para adjudicar este tipo de procesos deben haber ofertado al menos tres proveedores.
Licitación Pública > 10 UTM: Esta modalidad de compra procede si el valor total del requerimiento es superior a 10 UTM y el producto o servicio no se encuentra en convenio marco, este proceso es un llamado participativo abierto en el que todos los proveedores que lo deseen pueden ofertar.
Todas las contrataciones se inician con la recepción de la solicitud de contratación en el Departamento de Compras y Servicios Generales y finalizan con la emisión de una Orden de Compra. Para aquellas compras que sean Servicios personales o habituales finalizan con la adjudicación y/o aprobación del contrato, por ejemplo, contratos de mantención, prestación de servicios especializados y consultorías.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Usuario requirente Interno
Jefe Unidad requirente Subsecretaría de V y
U
Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Departamento Contabilidad DIFIN Compromete los recursos presupuestarios involucrados en
una adquisición y/o contratación de servicios. Además, se
confirma la imputación presupuestaria a la cual se realizarán
estas adquisiciones/contrataciones de acuerdo a las
Instrucciones para la ejecución de la Ley de Presupuestos del
Sector Público.-
Jefa División Administrativa Debe aprobar y/o firmar, cuando corresponda, aquellos actos
administrativos que autorizan la contratación o adquisición.
Corresponde firmar, cuando se trate de compras o
contrataciones que su valor esté entre 100 y 400 UTM, no se
clasifique como Software o Hardware ni Servicios Personales.
Corresponde aprobar y dar V°B° aquellas solicitudes de
compra que su valor esté sobre 400 UTM que corresponda a
Software o hardware y servicios personales.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Proceso Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Convenio
Marco
< a 3 UTM,
sin
resolución.
Oportunidad:
Ingreso de solicitud
de compra y emisión
de orden de compra
en un plazo de hasta
6 días hábiles.
Convenio Marco: - Entrega de formulario de compras con las especificaciones completas del producto requerido. - Disponibilidad de recursos. - Proveedores posean stock de productos. - Proveedores y productos vigentes en el catálogo electrónico de Convenio Marco. - Considera tiempos de refrendación DIFIN.
2 días
hábiles.
Jefe Depto.
Compras y
SS.GG.
Sistema
SELICO
Convenio
Marco.
> a 3 UTM y
hasta 400
UTM
< a 3 UTM
sólo en caso
de mobiliario
o equipos.
Oportunidad:
Ingreso de solicitud
de compra y emisión
de orden de compra
en un plazo de hasta
30 días hábiles.
3 días
hábiles.
Trato Directo
< a 3 UTM
Oportunidad:
Aprobación de
solicitud de compra y
emisión de orden de
compras en un plazo
de hasta 8 días
hábiles.
Trato Directo:
- Entrega de
formulario de
compras con
fundamentos que
avalen trato directo.
- Disponibilidad de
recursos.
-La adquisición
cumpla con algunas
de las causales de
trato directo.
-Considera tiempos
de refrendación DIFIN
2 días
hábiles.
Jefe Depto.
Compras y
SS.GG.
Sistema
SELICO Trato Directo
>a 3 UTM y
delegado a
Jefe DIVAD
Oportunidad:
Aprobación de
solicitud de compra y
emisión de orden de
compra en un plazo
de hasta 30 días y en
el caso que generen
contrato hasta 60
días hábiles.
2 días
hábiles.
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Nota: Tiempos comprometidos consideran desde la recepción de la solicitud de compras en el
Departamento de Compras y Servicios Generales hasta la emisión de orden de compra.
Proceso Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Generar Licitación Pública < a 400 UTM
Oportunidad: Generar la resolución que aprueba contrato plazo de hasta 90 días hábiles.
Licitación Pública -Entrega de formulario de compras con las especificaciones completas del producto requerido -Disponibilidad de recursos. -Claridad en la confección de términos de referencia y criterios cuantitativos de evaluación. - Considera tiempos de refrendación DIFIN y de la comisión evaluadora
15 días hábiles.
Jefe Depto. De Compras y SS.GG.
Carpeta de la Compra.
Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Emilia Bustamante Ibarra, Encargada Sección Programación y Presupuesto, DIVAD
Revisado por: Osvaldo Villarreal Gomez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,
DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Mantener un servicio
oportuno y expedito de
registro, distribución y
administración de los
documentos y
correspondencia que
ingresan o salen de
esta Secretaría de
Estado.
Nota 1: Se excluyen de este
compromiso:
•Días de caídas del nivel de
servicio del sistema OFPA,
debidamente documentadas e
informadas a la mesa de
ayuda.
•Situaciones de alta demanda:
fin de año, fecha de entrega
de subsidios, recepción de la
ciudadanía en forma masiva y
otras que comprometan el
servicio prestado, las cuales
serán documentadas.
Nota 2: En el caso de
documentación interna, cuando falte una firma o no
esté creado el documento en
OFPA, o su versión en OFPA no
coincida, se devolverá dicha
documentación en el
momento a la Unidad de
origen.
9) Servicio Recepcio n y Despacho de Documentos Internos y Externos.
Descripción del servicio y/o productos
La Sección Partes y Archivos de la División Administrativa de esta Subsecretaría, realiza el registro, distribución y administración de los documentos y correspondencia que ingresan o salen de esta Secretaría de Estado. Proceso de Recepción y Despacho de Documentos El proceso está centralizado y la documentación digitalizada, y los usuarios habilitados del sistema pueden consultar el archivo a través de la Intranet Ministerial, obteniendo información en línea y delimitada por un control de accesos. El proceso de Oficina de Partes Central posee las siguientes funcionalidades:
Registrar y clasificar en forma automatizada los documentos que ingresan al MINVU, como los que se despachan a instancias internas y externas.
Almacenar copias digitalizadas de los documentos, lo que disminuye el flujo físico de los papeles y favorece su distribución expedita y oportuna.
Facilitar el control de la documentación: para ello el sistema asigna, maneja, consulta, verifica y modifica los distintos estados y cuenta con mecanismos para identificar y localizar cualquier documento.
Distribuir en forma electrónica la documentación, con el envío por correo electrónico a su destinatario e interesados, con el objeto de eliminar el flujo físico de los papeles.
Administrar y registrar las publicaciones en el diario Oficial.
Control de acceso a la documentación mediante la asignación de privilegios a los distintos perfiles de usuarios, mediante el Framework MINVU.
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Procedimiento ante fallas:
Ante un error de aplicación, debe contactarse con la mesa de ayuda. En caso de un error en el ingreso de información debe contactarse al 351-3175 o con
algún funcionario de la Oficina de Partes.
Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Funcionario Interno
Autoridad Interno
Otros servicios públicos Externo
Ciudadanía Externo
Empresas y organizaciones no
gubernamentales
Externo
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Oficial de Partes, Subsecretaria de Vivienda y
Urbanismo
Gestiona el proceso de recepción y despacho de
documentos.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Numerar y
despachar
documentación
interna durante
el día hábil
correspondiente
a su recepción,
en horario de
atención laboral
Venir con todos
los V°B° y firmas
correspondientes
y los respectivos
antecedentes.
Creado en OFPA.
1 día Funcionarios de
la Sección Partes
y Archivos DIVAD
OFPA
Oportunidad:
ingreso al
sistema OFPA de
los documentos
externos y
despacho
durante el día
hábil
correspondiente
a su recepción,
en horario de
atención laboral
Documento
externo con clara
identificación del
destinatario.
1 día Funcionarios de
la Sección Partes
y Archivos DIVAD
OFPA
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Pablo Zambrano, Jefe de Sección Partes y Archivos, DIVAD
Revisado por: Osvaldo Villarreal, Jefe Depto. Compras y Servicios Generales, DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Atender la demanda por
materiales e insumos en
forma oportuna, de
acuerdo a los
requerimientos del cliente,
previa evaluación y análisis
de su pertinencia, basado
en estándares de
consumos.
10) Provisio n de Materiales e Insumos para Funcionamiento
Descripción del servicio y/o productos
La Unidad Administración de Insumos dependiente del
Departamento de Compras y Servicios Generales, es la
responsable de proveer insumos para el funcionamiento
de las Unidades del Nivel central de la Subsecretaría de
Vivienda y Urbanismo, permitiendo tener disponibilidad
permanente de materiales y suministros, con stock
suficiente y adecuado a la operación del Servicio.
Estos servicios deben ser solicitados directamente a la
Unidad Administración de Insumos a través del
formulario “Solicitud Material de Bodega” publicado en la
Intranet, por la jefatura correspondiente o a quien ésta
autorice.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Secretaria y/o Funcionario Interno
Jefaturas Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Jefe Departamento Compras y Servicios
Generales
Controla la gestión logística asociada a la
administración de insumos.
Encargado Unidad Administración de
Insumos
Responsable de la gestión asociada a la administración
y control de la bodega de insumos.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad:
Para pedidos
extraordinarios,
entrega de
material en 1
día hábil
Solicitud debidamente
autorizada por la
jefatura.
Existencia de stock en
bodega.
1 día Encargado Unidad
Administración de
Insumos
Solicitud Material de
Bodega
Oportunidad:
Para pedidos
habituales,
entrega de
material, en
tres días
hábiles.
Solicitud debidamente
autorizada por la
jefatura.
Existencia de stock en
bodega
1 día Encargado Unidad
Administración de
Insumos
Solicitud Material de
Bodega
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Ivonne Valdivia Galindo, Profesional Departamento Estudios, DIVAD
Revisado por: Osvaldo Villarreal Gómez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,
DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Atender la mantención
continua del edificio
MINVU y dependencias
anexas, así como también
dar solución de las
necesidades cotidianas en
materia de mejoramiento
de ambientes laborales.
11) Servicio de Mantencio n
Descripción del servicio y/o productos
El producto denominado “Servicio de Mantención”, está
orientado a atender la mantención continua del edificio
MINVU y dependencias anexas, así como también dar
solución de las necesidades cotidianas en materia de
mejoramiento de ambientes laborales, con el objetivo de
contar con espacios de trabajo acorde a los
requerimientos del Ministerio de Vivienda y Urbanismo y
sus servicios dependientes.
El alcance físico del servicio corresponde a las
instalaciones de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo
y sus dependencias anexas: Servicio de Bienestar, Jardín
infantil, Casa y Departamento de Huéspedes, Colonia
Pelancura, Hogar Universitario, Movilización y Club de
Niños.
Las peticiones pueden ser formuladas por los Jefaturas de
las distintas unidades del MINVU Central; o por quien
este autorice, los distintos Comités Paritarios de Higiene y
Seguridad y los proyectos que se desarrollen a nivel
institucional.
El requerimiento se solicita a la casilla electrónica
denominada “Infraestructura”.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Jefe de Unidad requirente Interno
Encargado denominado por jefatura Interno
Comités Paritarios de H. y S. Interno
Autoridad Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Depto. Compras y SS.GG. Adquisición de productos
Proceso de Licitaciones
Depto. Prevención de Riesgos Detección de Necesidades
Comités Paritarios Detección de Necesidades
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad: Dar
solución a los
requerimientos de
emergencia de
electricidad en 2
horas.
- Disponibilidad de
mano de obra,
materiales en
bodega y Fondos
Fijo.
- Disponibilidad de
movilización para
traslado a las
dependencias
anexas que lo
requieran.
-0 Unidad de
Infraestructura
y Mantención
- Casilla de
Infraestructura.
- Orden de trabajo.
Oportunidad: -
Solicitudes por
requerimientos de
gasfitería,
carpintería,
climatización y
electricidad.
Evaluación en
terreno y entrega
de respuesta por
escrito en un día
hábil.
- Disponibilidad de
servicio de correo
electrónico.
- Disponibilidad de
movilización para
traslado a las
dependencias
anexas que lo
requieran.
1 día Unidad de
Infraestructura
y Mantención
Casilla de Infraestructura.
Calidad:
cumplimiento de al
menos el 60% del
programa anual
preventivo de
mantención de
techumbres y
equipos de
climatización.
- Disponibilidad de
mano de obra,
materiales en
bodega y recursos
presupuestarios.
- Unidad de
Infraestructura
y Mantención
Programa anual
preventivo de mantención
de techumbres y equipos
de climatización.
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Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Miguel Ancamil Ramos, Profesional Departamento Estudios, DIVAD
Revisado por: Elisa Fuentes Salinas, Encargada Unidad Infraestructura DIVAD
Aprobado por: Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Compromiso
Diciembre 2011
Proveer con oportunidad
el servicio de transporte,
por razones de servicio, al
personal de planta,
contrata y honorarios de la
Subsecretaria de Vivienda
y Urbanismo, Nivel Central.
Nota: Se excluyen de este
compromiso:
Las solicitudes de traslado dentro
del mismo día que serán atendidas
según disponibilidad de vehículo
existente en el momento.
12) Servicio de Transporte de Personal
Descripción del servicio y/o productos
La Sección Movilización del Departamento de Compras y
Servicios Generales, es la unidad responsable de
transportar al personal de planta, contrata y honorarios
de la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo, cuando por
razones de servicio deban desplazarse desde un punto de
origen hasta otro establecido por la Unidad requirente.
Este servicio puede ser solicitado por la jefatura del área
requirente directamente a la Sección Movilización, por
correo electrónico o a través del formulario “Solicitud
Uso de Vehículo Institucional”, publicado en la Intranet,
indicando claramente el nombre del personal a trasladar,
el día y el tiempo estimado para éste.
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Identificación del cliente
Cliente Tipo (interno /externo)
Autoridad Interno
Jefaturas / Autoridades Interno
Funcionario Interno
Actores relacionados
Actor relacionado Participación
Encargado Sección Movilización Autoriza petición de usuario y asigna al conductor
responsable del traslado.
Responsable de la Dotación vehicular asignada en Nivel
Central de la Subsecretaría, asegurando su
disponibilidad y adecuada mantención.
Responsable de solicitar los cometidos funcionarios de
los conductores, si corresponde.
Jefe Depto. Compras y Servicios
Funcionarios
Responsable de supervisar la gestión de la flota
vehicular.
Responsable de autorizar el cometido funcionario de
los conductores.
Conductor Responsable del traslado.
Responsable del cuidado del vehículo.
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Estándar de calidad del producto o servicio
Estándar Requisito(s) Tolerancia Responsable Registro
Oportunidad
Disponibilidad
del servicio en el
día, hora y lugar
acordado.
La Unidad
requirente
formule la
solicitud al
menos un día
antes del
traslado.
Confirmación de
disponibilidad de
vehículo al
menos un día
antes del
traslado.
-0 Encargado
Sección
Movilización.
Planilla electrónica de
control de traslados.
Última modificación
VERSIÓN 1.0 del 27.12.2011: Primera versión del documento
Elaborado por: Ivonne Valdivia Galindo, Profesional Departamento Estudios, DIVAD
Revisado por: Osvaldo Villarreal Gómez, Jefe Departamento Compras y Servicios Generales,
DIVAD
Aprobado por Claudia Ernst Valencia, Jefe División Administrativa, DIVAD
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Catálogo de Productos y Servicios DIVAD
Versión 1.0 Diciembre 2011
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