digital arkiveriv kommit maj 2008 · seklet började med dasd aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs...
Post on 20-Aug-2020
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Digital arkivering
Börje Justrell/ 2008-05-08
Innehåll• Bakgrund
• Vad ska bevaras?
• Hur gör man?
Pappersarkiv kan vara en utmaning i sig …
… liksom det elektroniska arkivet!
Konsekvenser …Till skillnad från pappershandlingar fordrar
digital handlingar särskilda tekniska åtgärder för att kunna
• bevaras
• återsökas
• tillgängliggöras
• användas
Bevarandeaspekter att beakta
FYSISKT BEVARANDEFYSISKT BEVARANDE
Beständigheten över tid
ÄKTHETSBEVARANDEÄKTHETSBEVARANDE
Integritet, autenticitet
BEVARANDE AV KONTEXTBEVARANDE AV KONTEXT
Sammanhang,dokumentation
TEKNISKT BEVARANDETEKNISKT BEVARANDE
Utvecklingen av hård- och mjukvara
En modern arkivarie?
Arkiven – en förutsättning för en god e-förvaltning!
Tilliten bygger på Insyn och Trovärdighet
Myndigheterna ska kunna– Garantera autenticiteten över tid– Fysiskt och tekniskt bevara elektroniska
dokument över tid– Återsöka och tillgängliggöra elektroniska
dokument över tid – och därigenom göra det möjligt att nyttja dem i medborgarorienterade lösningar.
The scientists view”The last decade and a half has produced more records than
any previous similar period of human activity. The fact, that the majority of these records is less reliable, retrievable or accessible than ever before, is one of the ironies of the modern information age”
(Prof Luciana Duranti 1999)
Den tomma historieboken
21st century21st century
Seklet började med dasd aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdfdsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asdasdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjsjskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . jdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s .
Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.
Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.
Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhfjsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.
Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.
The End
Vad görs för att lösa problemen?
- Ny målbild!
Långsiktigt säkrad tillgänglighet
och användbarhet
för insyn - kultur -
kunskap
- Ett nytt sätt att arbetaKomplexiteten i den digitala arkivbildningen gör att
arkivaspekterna måste in tidigt – redan när de digitala dokumenten skapas - för att tillgänglighet och användbarhet ska kunna garanteras i ett längre perspektiv.
En process
Archival institutionArchival institution
Records creatorRecords creator
Running system
Archival description ofsystem
Convert system to archival formats
Prepare system for transfer
Transfer control
Appraisal
Send
Checking Long term preservation
Retrieval
Citizens
Authorities
End-user
Dec oftransfer
Acceptance
Migration
- Nya samarbetsformer
Arkiv Arkiv -- bibliotek bibliotek -- museermuseer
FFööretagretag ForskningForskning
Lessons Learned….Under de två senaste decennierna har fokus flyttats
från att försöka finna den ideala lösningen för långsiktigt digitalt bevarande till att
• värdera fördelarna och riskerna med olika bevarandestrategier, och att
• definiera praktiska lösningar baserade påstandards, som tillämpar olika sådana strategier samtidigt.
Lessons Learned…. Digital information grows, lives and dies, and the task
of keeping this information alive requires frequent adaptations to and perpetual evolution of the digital repository systems.
Rather than making temporary plans in the hopes of a future permanent solution, it would be prudent to think of digital preservation as an evolving, ever-changing “ecosystem”.
What is needed is a permanent strategy for handling perpetual changes
Olika Records Management (RM) lösningar
Det finns idag ett antal olika lösningar för det man utomlands kallar ”Records management”. Normalt följer de någon av följande modeller:
– All data lagrad i ett enda system, ofta som del av en större lösning som t ex ett ERMS (Electronic Records Management System)
– Data lagras i den applikation som skapat informationen, men lagringen hanteras av en ”stand alone” RM applikation
Det finns också hybridlösningar där delar av båda modellerna tillämpas.
Arrival archive
Reference model
Dis
tribu
teD
istri
bute
ProcessProcess
Arc
hive
Arc
hive
Store document
Rec
eive
Del
iver
Search/FAQSearch/FAQRegisterRegisterOpenOpen
Publ
ish
Publ
ish
Edit
Edit
Documents in files
Administrative documentMet
adat
a
Form
s
Tem
plat
es
ViewViewCreate/modifyCreate/modify
DescribeSearch
DescribeSearch
Citizens
Employers
Local and public applications
Complementary
information
?
Caseworker Archivist
Oth
ersy
stem
s
Oth
ersy
stem
s
National Archives
Citizens
Citizens
Provide helpProvide help
Callcenter
CreateCreate
ViewView
Vad ska bevaras och hur länge?Regleras normalt i lagstiftning:
• Offentlig sektor: Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen; Riksarkivet beslutar om föreskrifter och allmänna råd som publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Finns tillgängliga på www.statensarkiv.se
• Privat sektor: speciallagstiftning som bokföringslagen, skattelagstiftningen etc
• För digitalt bevarande gäller generellt att förutom själva bevarandeobjekten (record/handling etc) måste även en omfattande dokumentation/metadata bevaras för att dessa objekt ska kunna bevaras, återsökas, förstås, tillgängliggöras och användas.
Arkivariens verktygslåda
… de facto standards
ICA (International Council on Archives) har gett ut metadatastandarder för att beskriva handlingar/recordsoch auktoriteter/arkivbildare:– the International Standard on General Archival
Description ISAD (G)– the International Standard on Archival Authority
Records for Cooperative bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF)
.
…. de facto standards
Idag finns det också utbytesformat för data som anknyter till dessa metadatastandarder: – Encoded Archival Description (EAD) till
ISAD (G) – Encoded Archival Context (EAC) till
ISAAR (CPF).
… de facto standardsFör funktionskrav på ERMS (electronic records
management systems) finns t ex : • United Kingdom (Functional Requirements for
Electronic Records Management Systems) 1999 and 2002 http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002
• DLM-forum (MoReq 2: Model Requirements for Management of Electronic Records) 2008 http://www.moreq2.eu.
…ISO standardsThe International Standardisation Organisation (ISO) har antagit ett antal standarder av betydelse för “recordsmanagement” och “archives management”, t ex – på operationell nivå the Records Management Standard
ISO 15489, – på metadata nivå Records Management Processes for
Metadata the ISO 23081-1 and 2– på konceptuell nivå the Reference Model For an Open
Archival Information System ISO 14721, – på formatnivå the Electronic document file format PDF/A
for long-term preservation ISO 19005-1:2005 och TIFF (Tagged Image File Format) ISO 12639:2004
…ISO standardsMeta data
ISO Technical Committee ISO/TC 46 (Information and Documentation) har givit ut de tekniska rapporterna
• ISO/TR 23081-1 Information and Documentation –Records Management Processes – Metadata for Records – Principles
• ISO/TR 23081-2 Information and Documentation –Records Management Processes for Metadata –Conceptual and Implementation Issues
…. handböcker, guidelines etcT ex
• Electronic Records: A Workbook for Archivists. ICA Study 16 (www.ica.org)
• Hand books and guidelines in digitisation www.minervaeurope.org
• Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/
OAIS
Open Archival Information System referencemodel
• International Standard, ISO 14721
• Referens och konceptuell modell
• Gemensam förståelse för olika berörda
• Övergripande modell för fortsatt standardisering
• Fokus på elektroniska arkiv
Open Archival Information System (OAIS)
SIP = Submission Information Package / Informationspaket för inleveransAIP = Archival Information Package / Informationspaket för arkiveringDIP = Dissemination Information Package / Informationspaket för spridning
OAIS
Administration
Bevarandeplanering
Arkivering
DataHantering
Accesssökning
söksvarbeställning
utleverans
Incheckningförhandling
inleveransSIP
Arkiv-beskr.
AIP
Arkiv-beskr.
AIP
DIPDIP
InformationspaketInformationspaketInnehålls-
förteckning(sökbar)
Dataobjekt(fysiskt, digitalt)
Representations-information
(struktur, semantik)
Bevarande-Information
(referensinfo,proveniens,kontext,äkthet)
Paketidentifikation(fraktsedel)
XML-standards i anslutning I OAIS -modellen
Förutom EAD (som beskriver arkivbestånd), EAC (som beskriver
auktoriteter) och ERMS (som beskriver ärende- och
dokumenthanteringssystem) finns idag en flora av XML-standarder
som
• ADDML (Archives Data Description Markup Language)
beskriver levererade databasfiler (utvecklat av norska Riksarkivet)
• SIE-XML (Standard import/export – XML) beskriver och innehåller räkenskapsinformation
XML-standards i anslutning I OAIS -modellen• PREMIS (PRreservation Metadata: Implementation
Strategies) bevarandemetadata i anslutning till OAIS-modellen (utvecklat av internationellabiblioteksorganisationen OCLC/RLG)
● METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) ger möjligheter att beskriva ett digitalt paket ur ett stort antal aspekter (utvecklat av Digital LibraryFederation i USA)
Generell arkitektur för SIP
DigitalData object
DigitalData object
DigitalData object
Archival Description
EADArchival Description
EADAuthority records
EACAuthority records
EAC
Records managementsystems
ERMS
Records managementsystems
ERMS
Package level
Archival structure level
System structure level
Object level
Economical systemsSIE-XML
Economical systemsSIE-XML
Data bases[ ADDML]Data bases[ ADDML]
(Ex: TIFF, XML, PDF/A, ASCII, …)
PhysicalData object
(Ex: Paper document, …)
SIP/(AIP)
METS SIP/(AIP)
METS
Other systems[to be defined]
Other systems[to be defined]
Preservationmetadata
PREMIS
Preservationmetadata
PREMIS
Context metadataEx Manual
Specific metadataEx Style sheet
Specific metadataEx Style sheet
(Ex: XSLT / XSL-FO) (Ex: PDF/A)
OROR OROROR OROROR
EADEAD
Slut
Kontaktuppgifter: borje.justrell@riksarkivet.ra.se
top related