diseño de salidas para sistemas de información
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DISEÑO DE SALIDAS
Febrero de 2014
Profesora: Yaskelly Yedra
Sistemas de InformaciónII-2013
Introducción
SALIDAS. Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
DATOS SISTEMA INFORMACION
ENTRADA SALIDA
RETROALIMENTACIÓN
FRONTERA DEL SISTEMA
MEDIO AMBIENTE
3
EntradasProblemas:DatosInformaciónInstruccionesOportunidades
ProcesamientoProgramasGenteEquipoAlmacenamiento
SalidasSolucionesReportesGráficasCálculosVocesTácticas
ControlPersonas quetoman decisiones
Autocontrol
Retroalimentación
MEDIO AMBIENTEORGANIZACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓNSUBSISTEMAS
Introducción
Introducción
Una de las características más importantes para los usuarios de un sistema de información es la salida que este produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesarios que evitarán usarlo y puede fracasar el proyecto.
Quién recibirá la salida?
Sirve para Identificar los
usuarios (internos y/o externos), ya que éstos traen
aportes diferentes dependiendo de
sus necesidades de información las cuales son muy
importantes y se deben tener encuentra.
¿Cuándo y con qué frecuencia se necesitan las
salidas?
El tiempo y la oportunidad guían los diseños
específicos, es decir, alguna salida se producirá con
poca frecuencia, y solamente cuando se
presenten ciertas condiciones: el aviso de la renovación, cuando esté
por vencerse, o el aviso de sanciones cuando esté
vencido. Sin embargo, la organización debe requerir una salida cada mes, para la renovación del material
que necesitará en el siguiente mes.
Cuál es el uso planeado de la
salida?La información actual de salida
(informes de cantidades,
renovación de licencia de manejo -
solicita una respuesta-, aviso de
pago vencido –dispara una
acción-), el tipo de uso determina el
contenido, la forma y el medio.
¿Cuánto detalle se necesita?
Se deben solicitar datos que le
indiquen al usuario que debe renovar su carné o licencia
(nombre, dirección, fecha, sanciones-
sillas hay-). El volumen de los datos sugiere
también si se debe utilizar el método de impresión o de
despliegue.
Determinar el método de la salida de información
Verificar la capacidad del sistema.
Elaborar el análisis de la empresa, el cual examina toda la
organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y
elementos de información
Identificar el tipo de usuarios tanto internos como externos y
sus necesidades de información
Crear los documentos, reportes u otros formatos que contienen la información producida por el
sistema
Identificar las necesidades de salida
Seleccionar los formatos en que será presentada la
información a los usuarios.
Un aspecto importante a tener en cuenta es si se trata de el rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información y
que den paso a la implementación un nuevo sistema de información
Identificar la salida especifica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de
información
Identificar las necesidades de salida
Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Puede tratarse de solo una recuperación de datos o caso contrario, que demande de algún procedimiento más complejo
Identificar las necesidades de salida
El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso que se dará a la salida.
Objetivos de la salida Expresar información relacionada con
actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro.
Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
Identificar las necesidades de salida
Identificar las necesidades de salida
Objetivos de la salida1. Diseñar salidas para satisfacer un propósito
específico.¿qué
propósitos se deben
satisfacer?
Fase de determinación de requisitos
Reporte
Consulta
Página WEB
No es suficiente solo porque la tecnología lo permite
Identificar las necesidades de salida
Objetivos de la salida
2. Diseño de salida para satisfacer al usuario
Diseñar salidas que los usuarios puedan
personalizar
¿Será posible diseñar una salida para satisfacer a varios usuarios?
Fase de diseño de salidas
3. Entregar la cantidad adecuada de salida
Muchas salidas
(saturación de información)
Analizar a que nivel de
decisiónOperativo:
Detalle y diversidad de salidas
Táctico:
Resumen y mediana cantidad de salidas
Estratégico:
Consolidados, gráficos, tendencias
Identificar las necesidades de salida
Objetivos de la salida
4. Asegurar de que la salida esté en donde se necesitaNo permitir que los usuarios deban buscar la salida (información), a causa de una mala distribución.
5. Entregar la salida a tiempoUna salida a tiempo garantiza una toma de decisiones oportuna y efectiva
Identificar las necesidades de salida
Objetivos de la salida
Tipos de salida
La salida del sistema puede ser: Un reporte. Un documento. Un mensaje.
Identificar las necesidades de salida
Reportes por pantallaReportes impresos
(impresoras)Reportes en archivosReportes en discos
Cómo determinar formas de salidas:
¿Quién(es) usará(n) la salida? ¿Cuántas personas necesitan de la salida? ¿Cuál es el propósito? ¿Dónde se necesita la salida? ¿Con qué frecuencia se necesita? ¿Durante cuánto tiempo se almacenará? ¿Deberá almacenarse? ¿Cuáles son los costos respectivos?
Identificar las necesidades de salida
El contenido de la salida tiene su origen en las siguientes fuentes:
Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.
Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.
Directamente desde una fuente de entrada.
Identificar las necesidades de salida
Aspectos importantes de la salida
¿Quiénes recibirán la salida? ¿Cuál es el uso que se le pretende dar? ¿Cuántos detalles son necesarios? ¿Cuándo y con qué frecuencia es
necesaria la salida? ¿Qué método utilizar?
Identificar las necesidades de salida
Presentación de la información
La forma en que se presenta la información determinará si la salida es clara y
comprensible.
Formato Tabular
Los usuarios finales están acostumbrados a recibir la información en formas de tablas.
Categorías mas importantes de
Actividades
Resúmenes de categorías o
actividades mas importantes
Eventos que dependen de
tiempo
Excepciones a las expectativas
normales
Para dar la tabulación de datos, se deben tomar los siguientes aspectos
Presentación de la información
Presentación de la informaciónEl formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:
Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios.
Cuando los detalles son presentados en categorías discretas
Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.
Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes.
Presentación de la informaciónHay que evitar atestar de detalles los reportes. Es la queja más común.
Presentación de la informaciónSo
lo lo
nec
esar
io.
El primer paso que debe considerarse al abordar el diseño de la salida es evitar los datos innecesarios.
Presentación de la informaciónFormato gráfico
Existen en el mercado un sinnúmero de herramientas gráficas para diseñar de mejor manera la salida.
El uso de gráficos ayudarán a mejorar la comprensión sobre ciertos temas, sobretodo estadísticos.
Presentación de la información
Gráfica de sectores Gráfica de curvas Gráfica de escalones o superficie Gráfica de barras y columnas Gráficos de área y mapas Gráfico de escalope o superficie
Los tipos de gráficas comúnmente usadas:
FORMATO GRÁFICOSEn los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencias delos software que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos. Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficado res o producirse transparencias de color por medio de cámara especiales que pueden conectarse a la computadora.
GRAFICA DE SECTORESUn gráfico empleado fundamentalmente para variables cualitativas. Las modalidades se representan en un círculo dividido en sectores. La amplitud de cada sector, en grados, se obtiene multiplicando la frecuencia relativa de cada modalidad o valor por 360º.
CARTOGRAMAS Son gráficos realizados sobre mapas, en los que aparecen indicados sobre las distintas zonas cantidades o colores de acuerdo con el carácter que representan. En el siguiente cartograma observamos la urbanización en el mundo atendiendo a la industrialización
GRÁFICOS DE CURVASÉstas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría de gastos la que presenta el mayor cambio.
GRÁFICO DE ÁREAS Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
Por qué emplear gráficas
Facilidad para la presentación efectiva de datos
Manejo del volumen de información Satisfacción de preferencias personales
Presentación de la información
Estándares para el diseño de gráficas Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla
debe incluir un título y la fecha en que se preparó. Añadir números de páginas para una serie completa. Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad. Para los datos verticales, las etiquetes deben
colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.
Presentación de la información
Estándares para el diseño de gráficas El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la
barra. Todos los ejes horizontales y verticales deben ser
proporcionales al igual que sus etiquetas. Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o
subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.
Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.
Presentación de la información
Uso de Iconos Los íconos son la representación gráfica
de las entidades descritas por los datos.
Los íconos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada.
Presentación de la información
Presentación de la información
Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:
Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.
Utilice etiqueta solo si no son iconos universalmente reconocidos.
Utilice el mismo icono para representar la misma información a través de toda la salida.
Presentación de la información
Evite el empleo de etiquetas. Distribúyalos de manera que evite la
aglomeración de íconos. Mantenga la escala en el tamaño de los
objetos representados.
Los siguientes lineamientos sugieren cuando y como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:
Presentación de la informaciónPresentación en color
Actualmente hay muchas facilidades para la presentación de la información utilizando colores.
Se recomienda no abusar en el número de colores.
Tome en cuenta que ni las gráficas ni el uso de colores rescatan un diseño pobre.
Determinar dónde y de qué forma se desplegaran los resultados; existen 3 formas:
Pantalla Impresión Despliegue, web, video, animación, unidades de almacenamiento y audio, entre otros.
Métodos de salida
Método de Salida
Ventajas Desventajas
Impresoras Maneja grandes volúmenes de salidas. Está al alcance de las Organizaciones Flexible en los tipos de salida, ubicación
y capacidades. Altamente confiables.
Pueden ser ruidosas. Problemas de compatibilidad con el software. Dependiendo del modelo pueden ser lentas. Pueden requerir materiales de consumo
caros y especiales.
Pantallas VDT Trabaja transmisiones en tiempo real en línea a través de redes ampliamente dispersas.
Aprovecha las capacidades de la computadora para el movimiento dentro de bases de datos y archivos.
Buena para mensajes efímeros, accesados frecuentemente.
Requiere cableado y espacio donde estar Todavía puede requerir documentación
impresa Pueden ser costosas si se requiere para
muchos usuarios.
Salida de Audio
Buena para usuarios individuales. Buena si la salida es muy repetitiva. Es muy buena en donde el trabajador
necesite tener as manos libres para otras tareas.
Es cara en su desarrollo Tiene aplicación limitada Todavía no es perfecta Se necesita un cuarto dedicado donde la
salida no interfiera con otras tareas
Métodos de salida
Método de Salida
Ventajas Desventajas
Microformas Maneja grandes Volúmenes de
Información. Reduce espacio que se requiere
para almacenamiento. Preserva materiales frágiles Evita problemas de pasar hojas en
reportes.
Requiere Software especial para fácil acceso.
Necesita equipo especial para imprimir una copia en papel.
La inversión inicial es costosa.
CD-ROM Tiene gran capacidad. Permite salida multimedia. Tiene una recuperación rápida,
comparada con el papel y las microformas.
Es meno vulnerable al daño.
Su desarrollo es costoso. Es más difícil de actualizar. Es más difícil de usar en Red.
Correo electrónico
Reduce el papeleo. Puede ser actualizado y muy
fácilmente. Elimina las etiquetas telefónicas. Puede ser difundido con mayor
rapidez .
Por lo general tiene mayor resolución. No se le puede formatear Es difícil de transportar el contexto de los
mensajes.
Métodos de salida
IMPRESORA Es el periférico que el ordenador utiliza para presentar
información impresa en papel.
MONITOR Es el dispositivo en el que se muestran las imágenes
generadas por el adaptador de vídeo del ordenador o computadora.
.
PLOTER Es un dispositivo que conectado a una computadora puede dibujar sobre papel cualquier tipo de gráfico mediante el trazado de líneas gracias a las plumillas retirables de las que dispone.
FAX Dispositivo mediante el cual se imprime una copia de otro impreso, transmitida o bien, vía teléfono, o bien desde el propio fax. Se utiliza para ello un rollo de papel que cuando acaba la impresión se corta.
BOCINAS Algunas bocinas son de mesas, similares a la de cualquier aparato de sonidos y otras son portátiles (audífonos). Existen modelos muy variados, de acuerdo a su diseño y la capacidad en watts que poseen.
Dispositivos de salida
Flexibilidad
Facilidad de manejo
Atractivo visual
Sencillez
Inclusión de gráficos Presentación consistente
Método de salida: Pantalla Las salidas de pantalla difieren de las salidas impresas por su
inmediatez e interactividad, éstas son utilizadas principalmente para acceder a la información contenida en el sistema en tiempo real y por un lapso determinado.
A la hora de diseñar la salida del sistema por pantalla se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes que le permitirán al usuario aprovechar todo el potencial del sistema.
Creación y Diseño de Salida por Pantalla
• Apariencia clara y ordenada• Indicación obvia de lo que se muestra y lo que se
debería hacer con él• Información situada donde debería estar• Clara indicación de qué se relaciona con qué,
incluyendo opciones, encabezados, leyendas, datos, entre otros.
• Forma sencilla de descubrir qué hay en el sistema.• Clara indicación de cuándo una acción puede realizar
un cambio permanente en los datos o sistema.
Método de salida: Pantalla
Lineamientos para el Diseño de Pantallas
1. Mantener el informe en pantalla simple.
2. Ser consistente en la presentación.
3. Facilitar el movimiento del usuario entre la salida desplegada.
4. Crear un informe en pantalla atractivo.
Método de salida: Pantalla
ContenidoEncabezados y títulosContenido de la pantallaMensajes e instruccionesExplicaciones de su
presentación
Diseño de ventanasLas ventanas son subdivisiones de la pantalla que permiten presentar simultáneamente diferentes grupos de salida.
Pantallas múltiplesLos analistas utilizan con frecuencia múltiples pantallas que le brindan al usuario información mas detallada de acuerdo a sus necesidades, de forma que la búsqueda sea precisa y ágil.
Método de salida: Pantalla
• Flexibilidad y facilidad de manejo• Contenido - sencillez• Encabezados y títulos - organización• Mensaje e instrucciones - indicación
Diseño de pantallas
• Primer pantalla con información general• Segunda pantalla con información mas especifica• Facilidad de lectura de artículos deseados
Diseño de pantallas múltiples
• Diferentes datos o grupos de información de forma simultanea
• Mover información de una ventana a otra• Los usuarios pueden reposicionar la información
sobre la pantalla de acuerdo a sus necesidades
Diseño de ventanas
Método de salida: Pantalla
Pantalla
Método de salida: Pantalla
Elaboración de formatosde salida impresa
Fuente Información
Requisitos
Diccionario de Datos
Informe Impreso
Creación y Diseño de Salida Impresa
Método de salida: Impreso
Métodos para la salida impresa Se deben hacer salidas impresas cuando sea
absolutamente necesario, ya que el desarrollo de un sistema de información debe reducir y no aumentar, el número de reportes impresos de la organización.
Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requisitos de información, y habiendo decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico.
Método de salida: Impreso
Lineamientos para Diseño Impreso
1. Información constante que permanece igual cada vez que se imprime el reporte. Ejemplo: títulos del reporte y los encabezados de columna.
2. Información variable. Varía cada vez que el reporte es impreso. Ejemplo: cifras de ventas en bolívares fuertes.
Método de salida: Impreso
Calidad tipo y tamaño del papel. Los atributos funcionales que incluyen son:
El encabezado o titulo del informe, el numero de pagina, la fecha de elaboración, los títulos de columna, la agrupación de elementos de datos relacionados entre si y el uso de subtotales.
Lineamientos para Diseño Impreso A4 (210 x 297mm)Carta (216 x 279mm)
Método de salida: Impreso
Formas especiales
Una de las más comunes es la «forma preimpresa» que está diseñada para incluir símbolos especiales y marcas registradas de la organización, se imprime con varios colores, los que dependen de los requisitos establecimientos por el analista o usuario.
Método de salida: Impreso
Encabezados. Títulos y nombres del documento. Nombre de la compañía y
dirección. Instrucciones. Notas y comentarios.
Todos los detalles pre impresos:
Método de salida: Impreso
Reportes impreso
Método de salida: Impreso
Concluyendo…
El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias.
Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de información basado en computadora debe reducir, no aumentar, el número de reportes impresos.
Próxima Clase:Entrega de taller
Tarea:Desarrollar los reportes para Sistema de Información de Control de Pasantías del Dpto. de Computación
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