ejemplo sistema financiero integrado para gobierno

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Integración & Consultoría de Software

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El Ejemplo práctico que ha continuación presentamos, está basado en una de las 70 Empresas del estado y alrededor de unas 20 Compañías privadas grandes, donde está instalado el Sistema Financiero Integrado SFI, con la intención de detallar las bondades del mismo el cual ha evolucionado desde el año 1992 hasta la fecha.

Nuestra experiencia en Costos y Presupuesto tanto en privadas como gubernamentales, ha venido enriqueciendo nuestro producto, el cual ahora ponemos en disposición de las pequeñas y medianas empresas PYMES con todas sus bondades y características.

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Ejemplo Práctico del

Sistema Financiero IntegradoS.F.I.-MEC

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Ejemplo práctico del S.F.I. y su Interacción entre los Módulos

En PRESUPUESTO veremos: 1) Apropiación, (Presupuesto Anual) 2) Disponibilidad, (en privadas no es necesario este paso) 3) Reserva, Registro Presupuestal o Compromiso y 4) Consultas inmediatas de Acumulados y Saldos de cada uno de

los Movimientos efectuados.

En CUENTAS POR PAGAR: 1) Liquidación Automática de la Orden de Pago 2) Impresión, 3) Generación del Comprobante de Causación 4) Afectación en línea a Contabilidad y Presupuesto y 5) Consulta.

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En TESORERIA veremos: 1) Autorización de la Orden de Pago generada en el

Módulo de Cuentas por Pagar. 2) Descuento adicional 3) Generación de los Pagos Parciales y sus Fechas. 4) Cancelación de la Orden de Pago 5) Generación automática del Comprobante de Egreso 6) Afectación a Contabilidad y Presupuesto 7) Consulta e Impresión. 8) Navegaremos por los Módulos del S.F.I. desde la

CONSULTA de una Orden de Pago e imprimiremos el Certificado de Retención del I.V.A.

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la Imputación Presupuestal está conformada por:

el Plan de Presupuesto,

el Plan de Recursos y

las Áreas de Responsabilidad (dependencias) generando:

Ingresos

Egresos

Apropiación

PresupuestoAnual segúnResoluciónNo.

Disponibilidad

El Ordenador delGasto emite unCertificado deDISPONIBILIDADC.D.P., siempre y Cuando exista saldo en la APROPIACIONo PresupuestoAnual

Reserva ocompromiso

Una vez asignadoEl Contrato alProveedor elegido,se procede a emitir El Registro Presupuestal, siempre Y Cuando exista saldo en la DISPONIBILIDAD

Presupuesto

Nota: En Empresas privadas la Disponibilidad es opcional (puede suprimirse o no) la Apropiación se denomina Presupuesto Anual y la Reserva como Orden del Gasto u Egreso, si así se prefiere.

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Habiéndose autorizado la ORDEN DE PAGO, donde se establece si tiene Descuento adicional, Código del Flujo de Caja, Pagos Parciales con susmontos y fechas, se procede a lacancelación de la misma, Eligiendo Banco, Sucursal, Cuenta Corriente y Caja. El sistema hace las Imputaciones tantoCONTABLES como PRESUPUESTALES en Forma totalmente AUTOMATICA, actualizando las CUENTAS POR PAGAR

Si existe RESERVA, se radica la Factura y se procede a hacer laLiquidación de la ORDEN DE PAGO, donde el Sistema calcula todoLo concerniente a:Retenciones, Ivas, Icas, AmortizaciónDe Anticipos y otras deducciones en Forma totalmente AUTOMATICA y pasa los datos a CONTABILIDAD yPRESUPUESTO EN LINEA

Cuentas por Pagar Tesorería

Nota: A diferencia de algunas Empresas privadas donde solo se maneja el Presupuesto en las cuentas de Resultado, (Ventas y Gastos) este sistema lo efectúa en todo el entorno de la compañía, desde las Inversiones, compras de Activos Fijos, Ingresos, Egresos, etc.

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MÓDULO

DE

PRESUPUESTO

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Efectuamos un incorporación de Presupuesto AnualPresupuesto Anual (APROPIACIÓN) con el documento AIPAIP por $ 5.000.000.oo5.000.000.oo

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En la CONSULTACONSULTA, podemos ver como al hacer la APROPIACIÓNAPROPIACIÓN se afectó en forma simultánea los GRUPOSGRUPOS 1, 3 y 111, 3 y 11

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Procedemos a hacer una DISPONIBILIDAD (CDP)DISPONIBILIDAD (CDP) por un valor de $4.300.000.oo4.300.000.oo

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ConsultandoConsultando vemos que aparece el GRUPO 4GRUPO 4 ( línea azul) de DISPONIBILIDADDISPONIBILIDAD y ha sido afectado el saldo del GRUPO 3GRUPO 3

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Hacemos una RESERVA O COMPROMISORESERVA O COMPROMISO con el documento CON CON (Contratos)(Contratos) por $ 3.900.0003.900.000.oo

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El sistema pide el documento referenciado CDP 6 (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

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Pregunta: Cancela SI o NO el saldo por ($400.000.oo) de la DISPONIBILIDAD.

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Si es NO, el saldo quedará en DISPONIBILIDAD. Si es SI, se reintegrará a APROPIACIÓN automáticamente.

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Al consultar nuevamente, vemos como aparece el GRUPO 5 COMPROMISOS y….

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…ha disminuido el saldo del GRUPO 4 DISPONIBILIDADESde la VIGENCIA ACTUAL

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MÓDULO

DE

CUENTAS por PAGAR

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Radicación de Facturas (Opcional en Privadas pero recomendable)

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Efectuaremos la Liquidación de la Orden de Pago, digitando el Nit o C.C. del Proveedor y el CONTRATO (CON) # 8

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El sistema trae todos los datos desde PRESUPUESTO. Se digita el valor de la Factura $3.750.000.oo, el Tipo y No. de Acta.

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Pide una FÓRMULA DE LIQUIDACIÓN (13) que está relacionada con el Tipo de Retención al cual pertenece el Tercero (GE)

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EL USUARIO no tiene que DECIDIR códigos Contables, ni Terceros, ni efectuar operaciones matemáticas o cálculos difíciles; solo debe escoger la FORMULA CORRECTA y el Sistema hará todas las operaciones Automáticamente, gracias a la óptimización de la parametrización y a las bondades de los Productos MEC.

En mediciones efectuadas en varios de nuestros clientes, hemos comprobado que estas ACTIVIDADES ahorran en los tiempos de Operación, hasta un SETENTA POR CIENTO (70%) en la DIGITACION y CIEN POR CIENTO (100%) en la CODIFICACION.

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Esto por ende, ha redundado en BENEFICIOS ECONÓMICOS sustanciales para las Empresas, por la facilidad de operación, rapidez del proceso, Consultas y Reportes inmediatos, reducción del factor fatiga de los usuarios, (más de 7.000 contadores, economistas, profesionales y auxiliares lo están utilizando en las empresas instaladas) etc.

Otro factor importante para tener en cuenta es la facilidad de Reportes y la opción de imprimir o no (ahorrando costo de papelería, impresoras, insumos y tiempo) y la alternativa de obtener la información directamente en archivos tipo texto, excel, PDF, etc., los cuales se pueden enviar por correo interno o email, a las personas interesadas.

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Se efectúa la LIQUIDACIÓN AUTOMÁTICA donde se ha calculado el IVA, ReteICA, Retefuente, ReteIVA y NETO.

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Nos muestra la CONTABILIZACIÓN PRELIMINAR, para decidir la APROBACIÓN o NO de la liquidación de Orden de Pago.

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APROBADA, nos dá el No. de la ORDEN DE PAGO, el No. del COMPROBANTE de CONTABILIDAD y nos permite Imprimir.

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Se obtiene la Orden de Pago totalmente LIQUIDADA

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Se obtiene la Orden de Pago totalmente LIQUIDADA y CONTABILIZADA

Imputación Contable realizada Automáticamente

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Consultando PRESUPUESTO aparece el GRUPO 6 OBLIGACIÓN, afectando el Saldo del Grupo 5 COMPROMISOS.

Todo esto se hizo desde el módulo de CUENTAS por PAGAR automatizado por la parametrización de ese módulo y porSupuesto, el de Presupuesto.

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Consultando CONTABILIDAD vemos el Comprobante de Contabilidad No.8 generado desde CUENTAS por PAGAR.

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MODULO MODULO

DEDE

TESORERIATESORERIA

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Procedemos a AUTORIZAR la ORDEN DE PAGO 8. Esta Opción se puede colocar dentro de cualquier Módulo del S.F.I.

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Le incluimos el Código de FLUJO de CAJA, si hay Descuento y Porcentaje, el sistema calcula su Valor y el Neto a Pagar.

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Se le responde si tiene PAGOS PARCIALES o no.

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Cuando tiene PAGOS PARCIALES, se digitan las Fechas de vencimiento de cada Cuota y los correspondientes Montos.

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El sistema va calculando el % y el Saldo que le corresponderá a cada Cuota, para tenerlo en cuenta cuando se hagan los Pagos.

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Se procede a la CANCELACIÓN de la Orden de Pago; al digitar su #, el sistema trae desde CUENTAS x PAGAR y PRESUPUESTO

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También trae la configuración de los PAGOS PARCIALES, (cuotas, fechas, valor y status)

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Se digitan BANCO, SUCURSAL y CUENTA, si es con chequera Compartida o (I)ndividual. El sistema asigna el No. del Cheque.

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La chequera (C)OMPARTIDA se utiliza para grupos de Empresas que manejan una sola Tesorería, Ej.: Fiduciaria la Previsora, maneja más de 200 empresas.

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Se responde desde cual CAJA (Ejemplo: Ipse ó Icel) se está efectuando la CANCELACION de la Orden de Pago.

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Se APRUEBA y GRABA con F10, se canceló la PRIMERA cuota Parcial.

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El sistema nos muestra el # de Movimiento de Tesorería y el # del Comprobante de Egreso con que ha Grabado la información

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Se obtiene el Comprobante de Egreso totalmente LIQUIDADO y CONTABILIZADO

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Al CONSULTAR nuevamente PRESUPUESTO, vemos como aparece el GRUPO 7 PAGOS de TESORERÍA y …..

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….que el GRUPO 6 OBLIGACIONES,GRUPO 6 OBLIGACIONES, es afectado en su SaldoSaldo por el Pago Parcial efectuado en TESORERÍA.TESORERÍA.

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Al Consultar en Contabilidad, vemos el Comprobante No.7 generado por y desde el módulo de TESORERÍA en forma AUTOMATICA.

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Navegacióndesde la

CONSULTA de una

ORDEN DE PAGO

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CONSULTA ORDEN de PAGO No. 8. ConCONSULTA ORDEN de PAGO No. 8. Con los botones de la parte inferior, podremos NAVEGAR y efectuar diferentes VISTAS. VISTAS.

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Consulta de la Orden de Pago (Contabilización)

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Consulta de la Orden de Pago (Presupuesto)

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Consulta O. P. (Tesorería-Banco y Movimiento)

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Consulta O. P. (Tesorería-Vigencia, # y Girado)

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Consulta O. P. (Tesorería-#, Caja, Flujo y usuario)

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Consulta O. P. (Contabilización-Egreso)

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Certificado de Retención desde la Consulta de la Orden de Pago

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Presentador:

Álvaro Rueda Gómez3208961241 321 2130902(057 1) 6753165 2593599/4252 – 5263741Cra. Séptima # 150-21 Of.301Centro Cultural Hacienda El CedroMuseo de SantanderBogotá D.C. - COLOMBIA

arueda@construsoft.biz

Gracias por su atención