electronic document management
Post on 29-Jul-2015
252 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�Electronic DocumentElectronic Document
เนิณุ�ภา ส�ภเวชย์�
2
ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”ความหมาย์ของ เอกสาร “ ” เอกสาร ค�อ หล็�กฐานิการท�างานิ หร�อหล็�กฐานิของการกระท�า ประมวล็กฎหมาย์อาญามาตรา 1 (7 ) "เอกสาร " หมาย์ถึ$ง "กระดาษ หร�อว�ตถึ�อ�'นิใด
ซึ่$'งได+ท�าให+ปรากฏความหมาย์ด+วย์ต�วอ�กษร ต�วเล็ข ผั�ง หร�อแผันิแบบอย์/างอ�'นิ จะเป1นิโดย์วธี4พิมพิ� ถึ/าย์ภาพิ หร�อวธี4อ�'นิอ�นิเป1นิหล็�กฐานิแห/งความหมาย์นิ�6นิ "
พิจนิานิ�กรมฉบ�บราชบ�ณุฑิตย์สถึานิ พิ.ศ . 2525 เอกสาร ค�อ หนิ�งส�อท4'ใช+เป1นิหล็�กฐานิ
ระเบ4ย์บส�านิ�กนิาย์กร�ฐมนิตร4ว/าด+วย์งานิสารบรรณุ พิ.ศ . 2526 เอกสารราชการ/หนิ�งส�อราชการ ค�อ เอกสารท4'เป1นิหล็�กฐานิในิราชการ
ตามพิระราชบ�ญญ�ตข+อม:ล็ข/าวสารของราชการ พิ.ศ.2540 [1 ] ได+ระบ�นิย์ามของ “ข+อม:ล็ข/าวสาร” หมาย์ถึ$ง “ส'งท4'ส�'อความหมาย์ให+ร: +เร�'องราวข+อเท�จจรง ข+อม:ล็ หร�อส'งใด ๆ ไม/ว/าการส�'อสารความหมาย์นิ�6นิจะท�าได+โดย์สภาพิของส'งนิ�6นิเอง หร�อ โดย์ผั/านิวธี4การใด ๆ แล็ะไม/ว/าจะได+จ�ดท�าไว+ในิร:ปของเอกสาร แฟ้=ม ราย์งานิหนิ�งส�อ แผันิผั�ง แผันิท4' ภาพิวาด ภาพิถึ/าย์ ฟ้>ล็�ม การบ�นิท$กภาพิหร�อ เส4ย์งการบ�นิท$กโดย์เคร�'องคอมพิวเตอร� หร�อวธี4อ�'นิใดท4'ท�าให+ส'งท4'บ�นิท$กไว+ปรากฏได+” ด�งนิ�6นิเอกสารจ$งเป1นิส'งท4'ใช+ในิการส�'อข+อม:ล็ข/าวสารตามเจตนิาของเอกสารนิ�6นิ
3
ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”ความหมาย์ของ เอกสาร “ ”
ส'งท4'บ�นิท$กไว+แล็ะใช+เป1นิหล็�กฐานิ จ�ดท�าไว+ในิร:ปแบบใดๆ ก�ได+ เช/นิ กระดาษ ส�'อโสต ส�'ออเล็�กทรอนิกส�
สรุ�ป เอกสารุ คื�อ
4
5
เอกสารกระดาษ เอกสารกระดาษ (Paper Document)(Paper Document)
เป1นิเอกสารหล็�กฐานิท4'ใช+มาก แล็ะถึ$งแม+ว/าจะอย์:/ในิย์�คอเล็�กทรอนิกส� เอกสารท4'เป1นิกระดาษ ก�ย์�งคงใช+เป1นิหล็�กฐานิส�าค�ญอย์:/
เอกสารกระดาษ ผัล็ตได+จาก software ส�านิ�กงานิ เช/นิ Microsoft Office,
Linux ทะเล็ ฯล็ฯ software อ�'นิๆ เช/นิ จากการพิมพิ�ใบเสร�จหร�อออก
ราย์งานิโดย์โปรแกรมบ�ญช4 ราย์งานิการเข+าออกงานิของระบบตอกบ�ตร/พิมพิ�ล็าย์นิ6วม�อ โปรแกรมพิมพิ�เช�ค หร�อราย์งานิอ�'นิๆ
6
การผัล็ตเอกสาร การผัล็ตเอกสาร Paper Paper DocumentDocument
7
เอกสารอเล็�กทรอนิกส� เอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic (Electronic Document)Document)
ไฟ้ล็�เอกสารต/างๆ ท4'ใช+ในิการสร+างเอกสารกระดาษ
ไฟ้ล็�อ�'นิๆ
8
แหล่�งก�าเนิ�ดของเอกสารุแหล่�งก�าเนิ�ดของเอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�อ�เล่�กทรุอนิ�กส�
แหล็/งผัล็ตเอกสารอเล็�กทรอนิกส�ท4'ส�าค�ญม4ด�งนิ46 เคร�'องม�อทางซึ่อฟ้ต�แวร� ส/วนิใหญ/จะเป1นิโปรแกรมสร+างเอกสาร
อเล็�กทรอนิกส�ต/าง ๆ ได+แก/ เวร�ดโปรเซึ่สเซึ่อร� เช/นิ ไมโครซึ่อฟ้ต�เวร�ด ปล็าดาวออฟ้ฟ้>ศ/ล็นิ�กซึ่�ทะเล็
เคร�'องม�อทางฮาร�ดแวร� ใช+หล็�กการถึ/าย์จากภาพิจรงหร�อถึ/าย์ภาพิจากเอกสารกระดาษ แปล็งไปเป1นิไฟ้ล็�ข+อม:ล็อเล็�กทรอนิกส�ชนิดร:ปภาพิ เช/นิ สแกนิเนิอร� โทรสาร กล็+องถึ/าย์ภาพิ
9
การใช+งานิเอกสารการใช+งานิเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
เก�บไว+ท4'เคร�'อง Share ไฟ้ล็� นิ�าข$6นิเว�บ Intranet/Internet ใช+ระบบงานิมาบรหารจ�ดการ
Microsoft Portal Lotus Note ระบบงานิต/างๆ Document Management
System, Imaging, Workflow, ฯล็ฯ
10
ประกาศ สทธีแล็ะสว�สดการWork Instruction
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
11
เอกสารเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ในิปAจจ�บ�นิ
12
13
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
14
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
15
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing (Electronic Filing Cabinet System)Cabinet System)
จ�าล็องการจ�ดเก�บเอกสารแบบต:+ ล็6นิช�ก แฟ้=ม Digitization projectก�าหนิดสทธีBการเข+าถึ$งเอกสารได+ ระด�บต:+ ล็6นิช�ก
แฟ้=ม หร�อเป1นิราย์เอกสาร (เหม�อนิเอกสารล็�บ ผั:+ท4'เห�นิเอกสารได+ = ห�วหนิ+างานิเท/านิ�6นิ)
บางระบบ จะnote ข+อความ ท�างานิเอกสาร high light ฯล็ฯ ได+
บางระบบ จะ integrate workflow ส/งแฟ้=มต/อให+คนิอ�'นิ approve งานิได+ track งานิได+
16
17
18
19
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
20
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส�ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)(Workflow)
ล็งทะเบ4ย์นิร�บเอกสาร บ�นิท$กการส/งเอกสารในิองค�กร ตดตามสถึานิะการท�างานิของเอกสารได+ บ�นิท$กค�าส�'งการได+ แนิบเอกสารได+ ออกเล็ขท4'เอกสาร ควบค�มเล็ขท4'เอกสารในิองค�กรท�6งในิระด�บ
แผันิก/ฝ่Dาย์/ท�6งองค�กร บ�นิท$กข+อม:ล็เอกสารท4'เข+ามาในิองค�กร สร+างข$6นิส/งในิองค�กร หร�อ
ส/งออกภาย์นิอกองค�กร ส�าหร�บบรหารเอกสาร Active เอกสารในิระบบอาจเป1นิเอกสาร hard copy scan หร�อ
soft file (เอกสารสร+างส/งภาย์ในิ/ภาย์นิอก ) บางระบบอาจ integrate ก�บ e-mail นิ�า e-mail มาแสดงในิระบบเพิ�'อบรหารตดตามงานิ
21
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
22
Law
Government
Customer
Potential Customer
Supplier
23
24
25
R&DSales
Admin
CEO
CustomerRelation
AnnouncementProcedureMemoCall for Meeting
Project filesAdmin files
Newsletter
26
ADM 00337/2008
ADM 00337/2008
27
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
Copy
28
ABC 00337/2008
29
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
30
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บนิระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บนิ Intranet Intranet
Intranet = ข+อม:ล็ส�าหร�บพินิ�กงานิภาย์ในิ ข+อม:ล็อาจประกอบด+วย์ค�าส�'ง ประกาศ กจกรรม หร�อ
resources อ�'นิๆ เช/นิ ข+อม:ล็ ห+องสม�ด link ไปย์�งระบบงานิภาย์ในิอ�'นิๆ
Intranet = web site แต/ให+บรการบนิเคร�อข/าย์ภาย์ในิ บางแห/งอาจนิ�าข+อม:ล็มาท�าเป1นิเว�บเพิจ (เส4ย์เวล็า) บางแห/งอาจนิ�าไฟ้ล็�ข+อม:ล็มาแสดงบนิเว�บเล็ย์
ข+อม:ล็ส�าหร�บพินิ�กงานิ บางเว�บไซึ่ต�อาจอย์:/บนิ Internet แต/เป1นิข+อม:ล็ท4'ไม/เป1นิความล็�บ
31
วธี4การนิ�าไฟ้ล็�เอกสารข$6นิวธี4การนิ�าไฟ้ล็�เอกสารข$6นิแสดงบนิเว�บแสดงบนิเว�บ
ท�าเว�บเพิจ แล็+วแทรก link ไปย์�งไฟ้ล็�เอกสารใช+โปรแกรมสร+างเว�บใช+ content management system
32
33
34
http://www.intranetdashboard.com/press/photos/press_homepage_hi.jpg
35
Documents on Intranet/Internet/Content Documents on Intranet/Internet/Content Management SystemManagement System
จ�ดการเอกสารท4'ต+องการเผัย์แพิร/บนิเว�บ อาจจ�าแนิกการเผัย์แพิร/เป1นิ
Intranet Internet Intranet + Internet
36
Promotion Newsletter
Customer
Supplier
Application form
JobWant to buy…
News Announcementภาพิกจกรรม
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
Announcement
XxxxxxxxXxxxxxxxxxx
XxxxxxxxxxxxNewsletter
37
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
38
Electronic Records / Electronic Electronic Records / Electronic DocumentsDocuments
เป1นิคล็�งราย์ช�'อแฟ้=ม-เอกสารท�6งหมดขององค�กร จ�ดเป1นิหมวดหม:/ พิร+อมสถึานิะ (current, transfer, destroyed) แล็ะสถึานิท4'จ�ดเก�บ (เช/นิแผันิก , ต:+หมาย์เล็ข , แฟ้=มรห�ส xxx)
บรหารจ�ดการเอกสาตามวงจรช4วตเอกสาร จ�ดการ retention ของเอกสาร ท�6งเอกสาร hard copy แล็ะ
electronic file เช/นิ word, ฯล็ฯ ต+องก�าหนิดหมวดเอกสาร แล็ะก�าหนิดอาย์�การเก�บเอกสารของ
เอกสารแต/ล็ะประเภทก/อนิ เม�'อเอกสารใหม/ ถึ:กจ�ดหมวดหม:/ ระบบจะค�านิวณุอาย์�ท�าล็าย์ให+
สามารถึตดตามการเคล็�'อนิไหวของเอกสารได+ เพิราะเม�'อม4การเคล็�'อนิย์+าย์เอกสาร ต+องม4การ check in-check out (เหม�อนิการเช/า vdo)
39
เม�'อสร+างเอกสารแล็+ว โย์นิเอกสารไปเก�บในิฐานิข+อม:ล็ได+เล็ย์
40สร+างเอกสารจาก สร+างเอกสารจาก Template Template ส�าหร�บงานิ ส�าหร�บงานิ routine routine ได+ได+
41
จ�ดเก�บราย์ล็ะเอ4ย์ด เอกสาร แฟ้=ม กล็/อง ท�าให+ค+นิหาเอกสารได+ ว/าเอกสารอย์:/ในิแฟ้=ม/กล็/องใด
42
43
““เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�เอกสารุอ�เล่�กทรุอนิ�กส�”” ในิ ในิป�จจ�บั�นิป�จจ�บั�นิ
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� (Electronic Filing Cabinet System)
ระบบสารบรรณุอเล็�กทรอนิกส� (Workflow)ระบบอนิทราเนิ�ต (Intranet)Electronic Records / Electronic
DocumentsE-office / paperless office
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�แบบ PDF / E-book
44
Paper-based Paper-based VsVs
Electronic Records Electronic Records
45
เอกสารเกดข$6นิได+อย์/างไร แล็+วเอกสารเกดข$6นิได+อย์/างไร แล็+วเอกสารไปไหนิบ+างเอกสารไปไหนิบ+าง
46
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
47
Law
Government
Customer
Potential Customer
Supplier
48
R&DSales
Admin
CEO
CustomerRelation
AnnouncementProcedureMemoCall for Meeting
Project filesAdmin files
Newsletter
49
Supplier Law
Government
Customer
Potential Customer
Copy
50
51
จะจ�ดการเอกสารในิจะจ�ดการเอกสารในิองค�กรได+อย์/างไรองค�กรได+อย์/างไร
52
การจ�ดการเอกสารระบบการจ�ดการเอกสารระบบ Paper-BasedPaper-Based
53
จ�ดการเอกสารรอบต�วบนิโตFะท�างานิจ�ดการเอกสารรอบต�วบนิโตFะท�างานิ
54
In-Out trayIn-Out tray เอกสารท4'โตFะท�างานิ ควรเอกสารท4'โตFะท�างานิ ควรค�ดแย์กด�งนิ46ค�ดแย์กด�งนิ46
In-tray ส�าหร�บเอกสารเข+ามาใหม/ ย์�งไม/ค�ดแย์กด�าเนินิการ Action tray เอกสารท4'ต+องด�าเนินิการ ซึ่$'งอาจแบ/งเป1นิ
Tray เพิ�'อล็งนิาม Tray เพิ�'ออ/านิ เพิ�'อทราบ Tray เพิ�'อตอบหร�อด�าเนินิการท�นิท4
Pending tray เอกสารท4'ต+องรอ เพิ�'อด�าเนินิการต/อไป Out tray ส�าหร�บเอกสารท4'ต+องส/งต/อไปหนิ/วย์งานิภาย์ในิ-เพิ�'อนิ
ร/วมงานิในิแผันิก หร�อส/งไปหนิ/วย์งานิภาย์นิอก Filing tray ส�าหร�บเอกสารท4'รอเก�บเข+าแฟ้=ม
*** นิอกจากนิ46 บรเวณุโตFะท�างานิอาจม4เอกสารต/อไปนิ46 ข+อม:ล็ Reference เช/นิ นิามบ�ตร เบอร�ตดต/อ directories ค:/ม�อต/างๆ To-do list แล็ะปฏทนิ
55
จ�ดการเอกสารในิจ�ดการเอกสารในิส�านิ�กงานิส�านิ�กงานิ
Filing & Retention
56
57
58
เอกสารเข+ามาจากภาย์นิอก เอกสารภาย์ในิ แล็ะเอกสารท4'สร+างข$6นิไว+ใช+ ม4อ�ตราเพิ'มข$6นิมากกว/าอ�ตราท�าล็าย์เอกสาร
59
ทฤษฎ4วงจรช4วตของเอกสารทฤษฎ4วงจรช4วตของเอกสาร
Current / Active
Semi-currentSemi-active
Non-currentNon-active
Distribution
Disposal
Creation& capture
Use
Storage andmaintenance
60
Creation&capture
Distribution
Disposal Use
Storage andmaintenance
ประเมนิค/าจ�ดเก�บถึาวรท�าล็าย์ถึ/าย์ล็งส�'ออ�'นิ
Current / Active
Semi-currentSemi-active
ร�บเอกสารจากภาย์นิอกสร+างส/งภาย์ในิ ท�าข$6นิเพิ�'อใช+งานิ ราย์งานิ แบบฟ้อร�มสร+างส/งภาย์นิอกราย์ช�'อแฟ้=ม ราย์ช�'อเอกสารของบรษ�ท
จ�ดเก�บว/าเอกสารส/งไปให+ใครบ+าง แล็ะปAจจ�บ�นิเอกสารอย์:/ท4'แผันิกใด
ใช+งานิ อาจม4การร�บส/งเอกสารส/งอนิ�ม�ต ด�าเนินิการตามข�6นิตอนิ ใช+จ�ดงานิ ประช�มท�ากจกรรม ฯล็ฯ
เก�บเข+าแฟ้=ม ต:+ หร�อoff-site เผั�'อเร4ย์กใช+หร�อเก�บไว+ตามกฎหมาย์
Vital Records
Non-currentNon-active
61
Creation&Capture
Distribution
Disposal Use
Storage andmaintenance
Current / Active
Semi-currentSemi-active
Trackตดตามว/าเอกสารส/ง
ไปให+ใคร/แผันิกใดบ+าง
Registerได+ราย์ช�'อเอกสาร/แฟ้=ม
พิร+อมรห�ส-หมวดหม:/ แล็ะว�นิท4'เอกสาร (จะได+ค�านิวณุ
อาย์�ท�าล็าย์/ถึ/าย์โอนิได+)
Noteอาจบ�นิท$กผัล็การ
ท�างานิล็งเอกสาร หร�อม4การส/งต/อตามข�6นิ
ตอนิ
Filingบ�นิท$กว/าเอกสารจ�ดเก�บท4'
ต:+/แผันิกใด
Trackเอกสารท4'ถึ/าย์โอนิ
Off-site หร�ออ�'นิๆ
Recordการท�าล็าย์เอกสาร/
Archive ถึาวร
Non-currentNon-active
62
Information Information ของเอกสารของเอกสารIndex
Document & attachments File Folder Box
Status Active Filed Transfer Destruction / Archive
63
ต�วอย์/างหมวดหม:/แล็ะต�วอย์/างหมวดหม:/แล็ะ RetentionRetention
อาจต+องม4ค:/ม�อเอกสาร หมวดหม:/เอกสาร
แล็ะรห�สแฟ้=ม ตารางก�าหนิด
อาย์�เอกสาร (Retention Schedule)
Records series no
Records description
Suggested in office
Suggested total
FGA.9 Important Accounting files
F+1 F+7
FGA.10
Insurance records
CF+7V P
FGA.10.1
Insurance policy register
T(policy)+7
P
FGA.10.2
Insurance policy documents (public liability, worker compensation)
CF+7 P
FGA.10.3
Insurance claim register
CF+7 P
FGA.10.4
Insurance claim records
CP+7 P
64
ภาพิจาก www.accutrac.com
เทคโนิโล็ย์4 เทคโนิโล็ย์4 RFID RFID ส�าหร�บตดตามส�าหร�บตดตามเอกสารแทนิเอกสารแทนิ BarcodeBarcode
65
66
FilingFiling ClassificationClassification
67
เอกสารุธุ�รุการุ Business Files บรหาร Administration เช/นิ ประก�นิ กฎหมาย์/ระเบ4ย์บ ราย์งานิการ
ประช�ม ประชาส�มพิ�นิธี� เอกสาร Equipment, supplies, services เช/นิ ค:/ม�อ pricelist เคร�'อง
เข4ย์นิ พิ�สด� การเงนิ Finance เช/นิ บ�ญช4 ราย์ร�บราย์จ/าย์ บ�ตรเครดต ค/าเดนิทาง
เงนิเด�อนิ/ค/าจ+าง อาคารแล็ะท4'ดนิ Premises เช/นิ ค/าเช/า ค/าซึ่/อม ค/าด:แล็อ�ปกรณุ�ต/างๆ
เอกสารุตามภารุะก�จ Operational Files แตกต/างก�นิไปตามภาระกจ เช/นิ Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies
จดหมายเหต� Permanent Files เช/นิ ส�ญญา เอกสารสร�ปการเงนิ ราย์งานิการประช�ม ภาพิถึ/าย์ เอกสารโครงการ ส'งพิมพิ�ของหนิ/วย์งานิ
เอกสารุอ$างอ�ง Reference Files เช/นิ ราย์ช�'อหนิ�งส�อใหม/ ราย์ช�'อค:/แข/ง เอกสารประกอบการส�มมนิา ข/าวธี�รกจ (ข/าวในิวงการท4'เราอย์:/ )แผันิท4'
68
Filing Classification Filing Classification ได+จาการวเคราะห�ภารกจขององค�กร นิ�ามาสร+างหมวดเอกสาร ไม/ควรต�6ง
ช�'อหมวดตามช�'อหนิ/วย์งานิ เพิราะ re-organize ได+ง/าย์ จาก slide ท4'แล็+ว ม4แค/ series ก�บไฟ้ล็� ก�นิ/าจะพิอ แต/บางหนิ/วย์งานิ จะจ�ดหมวด series เป1นิ series sub-series file xxxx หร�อ Functions / category / group / primary
Sub-function / sub-group / secondary– Series
Sub-seriesSub-function
– SeriesSub-series - file xxxxx - file xxxxxx
69
Classification constructionClassification construction
Function 99 managing human resources Sub-function 99.1
ensuring optimum staffSeries 99.1.1 assess
staff needs of business units
Series 99.1.2 recruiting staffs for vacant posts
– Sub-series 99.1.2.1 advertising
– Sub-series 99.1.2.2 short listing
– Sub-series 99.1.2.3 interviewing
Org purpose
FunctionSub-function
ActivitiesSteps – sub-steps
เช/นิ HR
จ�ดสรรบ�คล็ากร
ร�บสม�ครพินิ�กงานิประกาศ
70
Documents – Files - SeriesDocuments – Files - SeriesDocument File
Executive committeeMinutes 2005
SeriesExecutive committee
Executive committeeMinute of meeting
1/2005
Executive committeeMinute of meeting
5/2005
Executive committeeMinute of meeting
4/2005
Executive committeeMinute of meeting
3/2005
Executive committeeMinute of meeting
2/2005
2004 2005
Series เด4ย์วก�นิ เอกสารเด4ย์วก�นิเวล็าก�าหนิดอาย์�เอกสาร จ$งก�าหนิดท4'series
71
Classification Classification
ช�'อหมวดเอกสาร ไม/ควรต�6งช�'อตาม organization chart เพิราะอาจเปล็4'ย์นิโครงสร+างได+ ให+ก�าหนิดตามภารกจขององค�กร ตาม function
หมวดเอกสาร ควรใช+ร/วมก�นิท�6งองค�กร ปAญหาหนิ$'งเก4'ย์วก�บ classification แล็ะ security
ค�อ จะท�าอย์/างไรเม�'อม4การ reorganize หนิ/วย์งานิอาจถึ:กย์�บ รวมก�บหนิ/วย์งานิอ�'นิ แต/เอกสารท4'สร+างข$6นิก/อนิหนิ+านิ46ย์�งต+องใช+อย์:/ แล็ะเข+าถึ$งได+
72
Classification CodeClassification Code
code เช่�นิ A-Teaching & Learning- 1A Curriculum Development
A-1-1 MA in AnthropologyA-1-2 MA in Information Science
- 2A Course Development- 3A Course Delivery
73
Classification CodeClassification Code
Block numeric เช/นิ1000 Corporate Management
100 legal matters
200 media relations
300 corporate communities
10 press releases
20 audio and video kits
30 ...
2000 HR Management
3000 Facilities Resource Management
4000 Information Resource Management
74
RetentionRetention
เม�'อได+หมวดเอกสารแล็+ว จะสามารถึก�าหนิด Retention ของเอกสารได+Record
s series no
Records description
Suggested in office
Suggested total
FGA.9 Important Accounting files
F+1 F+7
FGA.10 Insurance records CF+7V P
FGA.10.1
Insurance policy register
T(policy)+7
P
FGA.10.2
Insurance policy documents (public liability, worker compensation)
CF+7 P
FGA.10.3
Insurance claim register
CF+7 P
FGA.10.4
Insurance claim records
CP+7 P
75
ประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิ
76
77
78
ระบบงานิท4'บรหารตามระบบงานิท4'บรหารตาม Life CycleLife Cycle
Classification
1 xx 2 xxx 3 xxx
1.1 1.2 3.1 3.2
ThesaurusRetention
Series
Sub-series
Database
Movement (tracking)Process control
Doc metadataFile
metadata
appraise
archive
destroy
79
ระบบบรหารเอกสารท4'สมบ:รณุ�ระบบบรหารเอกสารท4'สมบ:รณุ�
Document System
Management of active records
Management of inactive records
Management of Records creation
And capture
Vital RecordsProtection
Policy
Training Life Cycle Management
Vital Records & Business Continuity
Privacy & SecurityCorporate & WorkgroupRequirement
Document ControlVersion, copy, draftcontrol
80
Archives
Archive
Records(s)
document
trace
Evidence
Corporate memory
Collective memory
activityfunction
purposeInstitution
Organization
Unit
ทฤษฎ4 ทฤษฎ4 Records Continuum ModelRecords Continuum Model
Dimension 2CAPTURE
Dimension 3ORGANIZE
Dimension 1CREATE
Dimension 4PLURALISE
Recordkeeping containers
Transactionality
Evidentiality
Identity
Upward (1995)
81
การจ�ดการเอกสารการจ�ดการเอกสาร Electronic Electronic RecordsRecords
82
83
เอกสารุธุ�รุการุ Business Files บรหาร Administration เช/นิ ประก�นิ กฎหมาย์/ระเบ4ย์บ ราย์งานิการ
ประช�ม ประชาส�มพิ�นิธี� เอกสาร Equipment, supplies, services เช/นิ ค:/ม�อ pricelist เคร�'อง
เข4ย์นิ พิ�สด� การเงนิ Finance เช/นิ บ�ญช4 ราย์ร�บราย์จ/าย์ บ�ตรเครดต ค/าเดนิทาง
เงนิเด�อนิ/ค/าจ+าง อาคารแล็ะท4'ดนิ Premises เช/นิ ค/าเช/า ค/าซึ่/อม ค/าด:แล็อ�ปกรณุ�ต/างๆ
เอกสารุตามภารุะก�จ Operational Files แตกต/างก�นิไปตามภาระกจ เช/นิ Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies
จดหมายเหต� Permanent Files เช/นิ ส�ญญา เอกสารสร�ปการเงนิ ราย์งานิการประช�ม ภาพิถึ/าย์ เอกสารโครงการ ส'งพิมพิ�ของหนิ/วย์งานิ
เอกสารุอ$างอ�ง Reference Files เช/นิ ราย์ช�'อหนิ�งส�อใหม/ ราย์ช�'อค:/แข/ง เอกสารประกอบการส�มมนิา ข/าวธี�รกจ (ข/าวในิวงการท4'เราอย์:/ )แผันิท4'
(อาจนิ�ามาท�าเอกสารอเล็�กทรอนิกส�บางส/วนิ ถึ+าเป1นิระบบเอกสาร)
84
จ�ดหมวดเอกสารตามปกต
85
ประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิประว�ตพินิ�กงานิ
ก�าหนิดช�6นิความล็�บตามปกต
86
http://www.4projects.comม4ดรรชนิ4ส�าหร�บค+นิหาเอกสาร
87
อาจม4การร�บส/งเอกสาร หร�อ function อ�'นิๆ
88
สทธีการเข+าถึ$งเอกสาร
89
90
Role /การท�างานิเอกสาร
91
92
93
Version controlVersion control ในิ ในิ softwaresoftware ควบค�มควบค�มเอกสารเอกสาร
จะ check in check out เอกสารออกมาท�างานิ เหม�อนิ Microsoft share point
94
95
96
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสาร
97
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสาร ในิระบบเอกสารแบบ Paper-based ธีรรมดา
อาจไม/ได+ควบค�ม แต/ล็งทะเบ4ย์นิเข+าระบบเพิ�'อบรหารจ�ดการ
การควบค�มเอกสาร Paper-based ส�ารวจเอกสาร ด:ว/าม4การผัล็ตเอกสารท4'ไหนิบ+าง อาจ
ก�าจ�ดเอกสารท4'ซึ่�6าซึ่+อนิออก ควบค�มแบบฟ้อร�ม ควบค�มการผัล็ตราย์งานิ
98
การควบค�มเอกสารในิระบบการควบค�มเอกสารในิระบบ ISOISO
ไม/ได+ควบค�มเอกสารท�กอย์/าง แต/ควบค�มเอกสารท4'จ�าเป1นิต/อระบบ QM Quality Manual ค:/ม�อค�ณุภาพิ WP Work Procedure หล็�กปฏบ�ต WI Work Instruction วธี4ปฏบ�ต FM Form แบบฟ้อร�ม LT List ราย์การ QR Quality Records บ�นิท$กค�ณุภาพิ
ใช+ก�บ hard copy แล็ะ เอกสารอเล็�กทรอนิกส�ในิองค�กร
99
ระบ�เอกสารท4'จะควบค�ม
ก�าหนิดวธี4ควบค�ม
จ�ดเตร4ย์มเอกสาร
ร�บรองก/อนินิ�าออกไปใช+
แจกจ/าย์เอกสาร
ใช+เอกสาร
ทบทวนิเอกสาร
เล็กใช+เอกสาร
แก+ไขหร�อเปล็4'ย์นิแปล็ง
100
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
1 . ต+องม�'นิใจว/าท/านิม4บ�ญช4ราย์การแจกจ/าย์เอกสารควบค�มท4'ท�นิสม�ย์ ส�าหร�บค:/ม�อค�ณุภาพิ แล็ะค:/ม�อหล็�กปฏบ�ตท� 6งหมด ซึ่$'งสามารใช+เป1นิราย์การตรวจสอบความท�นิสม�ย์ของเอกสารท�6งหมดได+
2. ในิการปร�บปร�งเอกสารควบค�มให+ท�นิสม�ย์นิ�6นิ ท/านิต+องแก+ไขว�นิท4'ใหม/ ท�6งในิหนิ+าสารบ�ญ แล็ะในิค:/ม�อตรงส/วนิท4'แก+ไข
3. หากท/านิเล็�อกท4'จะล็งนิามในิเอกสารท�กหนิ+า วธี4ท4'จะช/วย์ประหย์�ดเวล็าได+ก�ค�อ ล็งนิามไว+ท4'ต+นิฉบ�บ จากนิ�6นิจ$งถึ/าย์ส�าเนิาจากต+นิฉบ�บ แล็+วค/อย์ประท�บตราย์างระบ�ว/าเป1นิ เอกสารควบค�ม ห+ามถึ/าย์ส�าเนิา“ ”
101
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
4 .ก�าหนิดให+ม4การช46แจงก�บพินิ�กงานิเก4'ย์วก�บส'งท4'เปล็4'ย์นิแปล็ง ก/อนิว�นิท4'จะเร'มปฏบ�ตจรง โดย์ท/านิอาจจะแจ+งส'งท4'เปล็4'ย์นิแปล็งให+พินิ�กงานิทราบด+วย์วาจา หร�อส/งส�าเนิาฉบ�บใหม/ไปให+ โดย์เนิ+นิส/วนิท4'เปล็4'ย์นิแปล็งให+เห�นิช�ดเจนิ
5. ต+องม�'นิใจว/าว�นิท4'ใหม/ในิหนิ+าเอกสารนิ�6นิ สอดคล็+องก�บว�นิท4'ในิแฟ้=มข+อม:ล็คอมพิวเตอร� (เพิ�'อความสะดวกในิการตรวจเช�ค ) แล็ะต+องแจ+งให+พินิ�กงานิทราบว�นิท4'ท4'จะเร'มใช+ปฏบ�ต
102
ข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิข�6นิตอนิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ ISOISO
6. การนิ�าส/งเอกสารฉบ�บใหม/ (แก+ไข ) ไปใส/แทนิของเก/า ถึ�อเป1นิความร�บผัดชอบของผั:+ถึ�อครองเอกสาร แต/ในิบางองค�กรอาจระบ�ให+ม4การนิ�าเอกสารฉบ�บเก/า (ย์กเล็ก ) มาแล็กก�บเอกสารฉบ�บใหม/ (แก+ไข ) เพิ�'อสร+างความม�'นิใจในิความท�นิสม�ย์ของเอกสาร
7. ต+องม�'นิใจว/าแฟ้=มข+อม:ล็ของค:/ม�อค�ณุภาพิแล็ะเอกสารหล็�กปฏบ�ตเป1นิการ อ/านิได+เท/านิ�6นิ “ ” (Read Only) เพิ�'อท4'พินิ�กงานิคนิอ�'นิจะได+สามารถึแก+ไขโดย์ไม/ได+ต�6งใจ เพิราะเป1นิส'งท4'ส�าค�ญมาก โดย์เฉพิาะอย์/างย์'งถึ+าแฟ้=มข+อม:ล็นิ�6นิจ�ดเก�บไว+ในิระบบเคร�อข/าย์
103
การควบค�มเอกสารท4'เป1นิแบบการควบค�มเอกสารท4'เป1นิแบบฟ้อร�มฟ้อร�ม
แบบฟ้อร�มอาจถึ:กส�าเนิาได+ เม�'อม4การแก+ไขแบบฟ้อร�ม จะต+องย์กเล็กแบบฟ้อร�มเก/า หร�อท�าล็าย์แบบฟ้อร�มเก/าท6ง เพิ�'อความม�'นิใจ อาจเล็�อกใช+แบบฟ้อร�มบนิกระดาษส4
104
บ�นิท$กการแก+ไขเอกสารบ�นิท$กการแก+ไขเอกสาร จ�ดเก�บส�าเนิาของหนิ+าท4'ถึ:กย์กเล็ก แล็ะประท�บตรา
ถึ:กแทนิท4' “ ” (Replaced) หร�อ ย์กเล็ก “ ”(Canceled) ไว+บนิหนิ+านิ�6นิๆ
105
การควบค�มเอกสารในิการควบค�มเอกสารในิระบบระบบ
Electronic DocumentElectronic Document
106
การควบค�มเอกสารการควบค�มเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ส�าหร�บเอกสารท�'วไป การเข+าถึ$งเอกสาร สทธีการท�างานิเอกสาร Version Control
ส�าหร�บเอกสารในิระบบ ISO เผัย์แพิร/เอกสารล็/าส�ดเสมอ จ�าก�ดการ print หร�อท�าส�าเนิา
107
การเข+าถึ$งเอกสารการเข+าถึ$งเอกสาร เอกสารท4'ท�กคนิสามารถึเข+าถึ$งได+ (public) เช/นิ
ประกาศ ค�าส�'ง เอกสารควบค�มในิ ISO เอกสารท4'ใช+เฉพิาะแผันิก เช/นิ เอกสารการเงนิ เอกสาร
ฝ่Dาย์บ�คคล็ หร�อใช+ระหว/างแผันิก เช/นิ เอกสารงบประมาณุ ของฝ่Dาย์การเงนิ แต/ฝ่Dาย์บรหารควรเห�นิเอกสารได+ด+วย์
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+โดย์ผั:+บรหาร เช/นิ ประว�ตพินิ�กงานิในิแผันิก งบการเงนิ
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+ โดย์คณุะท�างานิ (ซึ่$'งอาจประกอบด+วย์บ�คล็ากรจากหล็าย์แผันิก ) เช/นิ เอกสารโครงการ การจ�ดกจกรรมต/างๆ ฯล็ฯ
108
สทธีการท�างานิก�บเอกสารสทธีการท�างานิก�บเอกสาร ด:อย์/างเด4ย์ว แก+ไขเอกสารได+ ล็บเอกสารได+
109
Hybrid SystemHybrid System
เอกสารกระดาษ ด�าเนินิการตามวงจรช4วตเอกสาร ผัล็ต ร�บ-ส/งเอกสาร
เก�บเข+าแฟ้=ม ประเมนิค/า ท�าล็าย์ ถึ/าย์โอนิไปเก�บท4'อ�'นิ หร�อเก�บถึาวร
เอกสารอเล็�กทรอนิกส� เอกสารท4'ต+องเผัย์แพิร/ ควบค�ม จ�าก�ดการท�างานิของ
เอกสาร (ผัล็ต แก+ไข ล็บ ด:อย์/างเด4ย์ว ) แล็ะการเข+าถึ$งเอกสาร
110
การเป>ดเอกสารแนิบโดย์ท�'วไปใช+โปรแกรมท�'วไปเป>ด เช/นิ Adobe,Microsoft PictureAnd Fax Viewer,MS Office Imaging
111การเป>ดเอกสารแนิบโดย์ม4การควบค�ม ต+องล็งโปรแกรมเฉพิาะเพิ�'อควบค�มการส�าเนิา
112
ต�วอย์/าง Software ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�
113
Electronic Filing Cabinet SystemElectronic Filing Cabinet System
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
การสร+างเอกสารการสร+างเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
125
การสร+างเอกสารการสร+างเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
126
DEMO ระบบ INFOMA WebForm
127
ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อ�'นิๆ
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
Work FlowWork Flow
138
DEMO ระบบ INFOMA WebFlow
139
140
141
142
143
144
145
146
147
WorkflowWorkflow ต/างประเทศ เป1นิ ต/างประเทศ เป1นิ automated automated workflowworkflow
ม' business process analysis
148
Intranet / content Intranet / content management systemmanagement system
149
IntranetIntranet Dream Weaver/Front Pageใช+โปรแกรมสร+างเว�บใช+ content management system
150
151
152
153
154
155
156
157
158
Banner Right PaneTop Pane
Menu
Left Pane Content Pane
footer
159
Content Management SystemContent Management System
จ�ดการไฟ้ล็�อเล็�กทรอนิกส� จ�ดการสทธีB แล็ะการเข+าถึ$งเอกสาร
160
161
162
163
164
Promotion Newsletter
Customer
Supplier
Application form
JobWant to buy…
News Announcementภาพิกจกรรม
Employee
Resources
Research ข/าวค:/แข/งข/าวการตล็าด
Announcement
XxxxxxxxXxxxxxxxxxx
XxxxxxxxxxxxNewsletter
165
http://www.intranetdashboard.com/press/photos/press_homepage_hi.jpg
166
Share Point Share Point แล็ะแล็ะ Portal Portal
167
Microsoft SharepointMicrosoft Sharepoint
online publishing of standard file formats
version controldocument approval basic search
facility .
168http://www.businessofficesynergy.com
169
http://www.businessofficesynergy.com
170
Microsoft Sharepointhttp://office.microsoft.com/en-us/sharepointdesigner/HA101005871033.aspx
171
การการ ImplementImplement ระบบการจ�ดท�า ระบบการจ�ดท�า ควบค�ม แล็ะจ�ดเก�บเอกสารควบค�ม แล็ะจ�ดเก�บเอกสาร
อเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
172
173
174
เม�'อต+องการใช+ระบบเอกสารเม�'อต+องการใช+ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
ระบบ run บนิเคร�อข/าย์ เพิ�'อใช+เอกสารร/วมก�นิ ด�งนิ�6นิ จะต+องเตร4ย์มส'งต/อไปนิ46 PC Network บ�คล็ากร ระบบงานิ (Software + Database) Document Scanner โครงการ + คณุะท�างานิ
175
Document ScannerDocument Scanner
176
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Kick off meeting หา requirement หา solution ร:ปแบบการ
ใช+งานิ อบรม แล็ะให+ค�าปร$กษา
177
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ Implement Implement
178
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement คณุะท�างานิของบรษ�ท ศ$กษา เล็�อกบรษ�ท software มา demo
แล็ะท�าส�ญญา บรษ�ทท�าการส�'งซึ่�6อ server/scanner Kick off meeting / บรษ�ท Software ส/งคนิเข+าไปหา
contact ท4'จะค�ย์ราย์ล็ะเอ4ย์ดว/าต+องการให+ config/customize/ออกแบบการใช+ระบบงานิให+ออกมาอย์/างไร ท4ม Support จะประสานิก�บฝ่Dาย์จ�ดซึ่�6อของบรษ�ทเพิ�'อจ�ดการให+ส/งเคร�'องแล็ะตดต�6ง server รวมถึ$งตดต�6ง software สอบถึามช�'อ server name/domain/IP address ของ server ระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส� แล็ะสถึานิท4'จ�ดต�6งจากฝ่Dาย์ IT
อาจส/งแบบสอบถึามให+แผันิกท4'ต+องการใช+ระบบงานิ อาจส�มภาษณุ� ไปด:สถึานิท4' ปรมาณุ แล็ะล็�กษณุะเอกสาร อาจขอต�วอย์/าง–
เอกสารมาเพิ�'อศ$กษาราย์ล็ะเอ4ย์ด เพิ�'อการออกแบบด�ชนิ4 สทธีการเข+าถึ$ง การจ�ดหมวดหม:/เอกสาร การออก report
179
180
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Support ร�บแบบสอบถึามค�นิเพิ�'อวเคราะห�หมวดหม:/ การก�าหนิดสทธีต/างๆ จ�านิวนิฐานิข+อม:ล็ จ�านิวนิล็6นิช�ก แล็ะเจ+าของล็6นิช�ก จ�านิวนิแฟ้=ม แล็ะระด�บสทธี
อาจต+องขอต�วอย์/างเอกสาร ส�าหร�บการออกแบบดรรชนิ4 แล็ะประเภทของเขตข+อม:ล็ เขตข+อม:ล็ท4'ต+องการแสดงในิผัล็การส�บค+นิแล็ะราย์งานิราย์งานิการศ$กษา
ราย์งานิการศ$กษา คร�6งท4' 2
181
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement
Support ล็องท�า Prototype มาเสนิอแล็ะนิ�าต�วอย์/างข+อม:ล็เข+าเพิ�'อทดสอบ
ตดตาม server ตดต�6งโปรแกรม แล็ะ configuration ตาม prototype ท4'นิ�าเสนิอไว+
182
183
184
185
186
สทธีสทธี--การเข+าถึ$งเอกสารการเข+าถึ$งเอกสาร สทธี
เพิ'ม แก+ไข ล็บ ด:อย์/างเด4ย์ว ประเภทเอกสาร
เอกสารท4'ท�กคนิสามารถึเข+าถึ$งได+ (public) เช/นิ ประกาศ ค�าส�'ง เอกสารควบค�มในิ ISO
เอกสารท4'ใช+เฉพิาะแผันิก (department) เช/นิ เอกสารการเงนิ เอกสารฝ่Dาย์บ�คคล็ หร�อใช+ระหว/างแผันิก เช/นิ เอกสารงบประมาณุ ของฝ่Dาย์การเงนิ แต/ฝ่Dาย์บรหารควรเห�นิเอกสารได+ด+วย์
เอกสารท4'เข+าถึ$งได+ โดย์คณุะท�างานิ (ซึ่$'งอาจประกอบด+วย์บ�คล็ากรจากหล็าย์แผันิก ) เช/นิ เอกสารโครงการ การจ�ดกจกรรมต/างๆ ฯล็ฯเอกสารท4'เข+าถึ$งได+โดย์ผั:+บรหาร เช/นิ ประว�ตพินิ�กงานิในิแผันิก งบการเงนิ
ระด�บสทธี เอกสารล็�บ ล็�บมาก ล็�บท4'ส�ด ส�าหร�บเอกสารเฉพิาะแผันิก user ของแผันิก
เด4ย์วก�นิ อาจเห�นิเอกสารได+ไม/เหม�อนิก�นิ executives จะเห�นิเอกสารมากกว/าเจ+าหนิ+าท4'ท� 'วไป
187
ข�6นิตอนิการข�6นิตอนิการ ImplementImplement จ�ดท�าค:/ม�อการล็งดรรช4 / ค:/ม�อการใช+งานิ ขอราย์ช�'อ user ของระบบ ช�'อ-สก�ล็ หนิ/วย์งานิ รห�ส
พินิ�กงานิ หร�อ user name อาจเช�'อมต/อก�บระบบ Active Directory ท4'ม4อย์:/ได+
แจ+งก�าหนิดการอบรม เตร4ย์มห+องอบรม อาจเตร4ย์มฐานิข+อม:ล็จ�าล็องส�าหร�บ
การอบรมแย์กจากฐานิข+อม:ล็ท4'จะใช+งานิจรง อบรม On-site Support หากม4ข+อสงส�ย์การใช+งานิ หล็�งจากระย์ะ On-site
Support สามารถึโทรถึามได+Check list
188
ระย์ะเวล็าด�าเนินิการระย์ะเวล็าด�าเนินิการ หล็�งจากเซึ่�นิต�ส�ญญา
ระย์ะเวล็าศ$กษาระบบ ประมาณุ 1-2 เด�อนิ หร�อมากกว/า ข$6นิอย์:/ก�บ scale ของงานิ แล็ะการนิ�ดพิบผั:+ใช+ระบบ
ระย์ะเวล็าส�'งซึ่�6อเคร�'องแม/ข/าย์แล็ะ hardware การตดต�6ง hardware ณุ จ�ดต/างๆ (scanner)
เตร4ย์มงานิก/อนิ D-Day ประมาณุ 1 เด�อนิ โดย์ท�'วไปโครงการนิ46ใช+ระย์ะเวล็าก/อนิเซึ่�นิต�ส�ญญาประมาณุ 1 ปH
(ช/วงหา software ท4'เหมาะสม) หล็�งจากเซึ่�นิต�ส�ญญาแล็+ว ใช+เวล็าประมาณุ 60-120 ว�นิ หล็�งจากนิ�6นิข+อม:ล็จากเข+าส:/ระบบจากหนิ+าท4'ประจ�าของพินิ�กงานิ เจ+า
หนิ+าท4'บรษ�ทจะเข+ามาช/วย์เหล็�อด:แล็ เป1นิระย์ะเวล็าหนิ$'ง จากนิ�6นิ อาจเข+ามาพิบ 1-2 เด�อนิ/คร�6ง แล็ะสามารถึปร$กษาทางโทรศ�พิท�ได+ แล็ะเร4ย์กให+เข+ามาได+อ4กหากต+องการ
โดย์ส/วนิมาก เม�'อ data จรงเร'มเข+าส:/ระบบ อาจต+องม4การปร�บปร�งระบบบ+าง เช/นิ ปร�บหมวดหม:/ หร�อขย์าย์ field หร�อปร�บร:ปแบบราย์งานิ เป1นิต+นิ
189
ต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรศาสตร� จ�ฬาฯศาสตร� จ�ฬาฯ
2548 เตร4ย์มการ แล็ะต�6งงบ 49
ม.ค -. ก.พิ . 48 ประช�มก�าหนิดขอบเขตของฐานิข+อม:ล็ ประช�มร/วมก�บรองคณุบด4 ฝ่Dาย์บ�คล็ากร ฝ่Dาย์ทะเบ4ย์นิ แล็ะพิ�สด� แล็ะผั:+ใช+ข+อม:ล็อ�'นิๆ ศ$กษาระบบปAจจ�บ�นิ ศ$กษาต�วอย์/างเอกสาร แล็ะ requirement จากผั:+บรหาร
พิ.ค . 48 ออกแบบดรรชนิ4จากการประช�มข+างต+นิ แล็ะนิ�าเสนิอท4'ประช�ม ราย์งานิ#1
พิ.ย์ . 48 นิ�า comment มาปร�บปร�ง ท�า prototype แล็ะท�า documentation ราย์งานิ#2
ธี.ค 48 นิ�า comment มาปร�บปร�ง ท�า prototype แล็ะท�า documentation ราย์งานิ#3
190
ต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรต�วอย์/างระบบฐานิข+อม:ล็คณุะอ�กษรศาสตร� จ�ฬาฯศาสตร� จ�ฬาฯ
2549 ด�าเนินิการบ�นิท$กข+อม:ล็ม.ค -. ก.พิ .49
จ�ดซึ่�6อเคร�'องแม/ข/าย์ ตดต�6งโปรแกรม ทดสอบการใช+งานิ
ม4.ค . 49 อบรม (หล็าย์ร� /นิตามความเหมาะสม)
ม4.ค.–พิ.ค .49
เย์4'ย์มแล็ะตดตามการท�างานิของผั:+ใช+งานิแล็ะตรวจสอบการบ�นิท$กข+อม:ล็ รวบรวมปAญหาต/างๆ
พิ.ค. -ธี.ค.49
ตดตามสถึตการใช+งานิประจ�าเด�อนิ
พิ.ย์ . 49 อบรมห�วหนิ+าหนิ/วย์งานิ หล็�กส:ตรผั:+ค+นิหาข+อม:ล็
พิ.ค . 50 ปร�บปร�งโครงสร+างฐานิข+อม:ล็แล็ะส�มมนิาผั:+ใช+
191
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
3 เด�อนิ-1ปH จ�ดหา software ท4'ตรงก�บความต+องการ บางท4' อาจใช+บรการท4'ปร$กษา ซึ่$'งอาจศ$กษาวเคราะห�ระบบเอกสารแล็ะระบบสารสนิเทศปAจจ�บ�นิถึ$ง 1 ปH
1 เด�อนิ เซึ่�นิต�ส�ญญา1-2 เด�อนิ Kick off – sales จะให+ contact
person มา ฝ่Dาย์ Customer Support จะนิ�ดเข+าไปหา แล็ะให+ contact person นิ�ดประช�มให+-แจกแบบสอบถึาม ให+เวล็าผั:+ใช+กรอก 1-2 ส�ปดาห�-ตดตามแบบสอบถึาม
192
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
1-2 เด�อนิ(ต/อ)
นิ�ดพิบ user เพิ'มเตม ไปศ$กษาปรมาณุเอกสาร ศ$กษาเอกสาร ดรรชนิ4
-เอกสารสม�ครงานิ ฝ่Dาย์บ�คคล็-เอกสาร import-export-เอกสาร BIO
-ท�า prototype เสนิอผั:+ใช+ระบบ อาจม4การแก+ไขจนิกว/าจะได+ตามต+องการ-เตร4ย์มเคร�'องแม/ข/าย์-เตร4ย์มอบรม
193
ต�วอย์/างการ ต�วอย์/างการ implement implement ระบบเอกสารระบบเอกสารอเล็�กทรอนิกส�อเล็�กทรอนิกส�
1 เด�อนิ -อบรม-onsite support-เย์4'ย์ม user ตามแผันิกต/างๆ ด:แล็ความเร4ย์บร+อย์ของ scanner
1 ปH -บ�าร�งร�กษาราย์เด�อนิ เข+ามาตรวจเช�ค Backup file แล็ะค�ย์สอบถึามปAญหา-บรการให+ค�าปร$กษาอ�'นิๆ เช/นิ คาดคะเนิปAญหา storage เต�ม การย์+าย์ข+อม:ล็ล็งซึ่4ด4 ปAญหาการส�บค+นิ การท�าราย์งานิ
194
ค�าถึามค�าถึาม
top related