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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN
TÉCNICA DE LOS MATERIALES DEL CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN DE LA PROCURADURÍA FEDERAL
DEL CONSUMIDOR (PROFECO)
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N B I B L I O T E C O N O M Í A
P R E S E N T A :
P A U L I N A R I V E R A L Ó P E Z
DIRECTOR: Mtro. Héctor García Ángeles
MÉXICO, D. F. 2014
2
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO 5
INTRODUCCIÓN 6
CAPÍTULO I
LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR (PROFECO) Y SU
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN (CEDOC)
1.1 La PROFECO 8
1.1.1 Historia 9
1.1.2 Estructura organizacional 12
1.1.3 Misión, visión y objetivos 14
1.1.4 Funciones 15
1.1.5 Publicaciones 18
1.1.6 Ubicación 19
1.2 El Centro de Documentación de la PROFECO 19
1.2.1 Antecedentes 20
1.2.2 Acervo 21
1.2.3 Servicios 22
1.2.4 Usuarios 23
1.2.5 Personal 23
1.2.6 Boletín bibliográfico 24
3
CAPÍTULO II
LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA
2.1 Los Centros de Documentación 25
2.1.1 Concepto 25
2.1.2 Objetivos 27
2.1.3 Funciones 28
2.1.4 Acervo 29
2.1.5 Servicios 30
2.2 La Organización Técnica 32
2.2.1 Catalogación 37
2.2.1.1 Normalización 39
2.2.2 Encabezamientos de materia /Subjects Headings 45
2.2.3 Clasificación 48
2.2.3.1 Principales sistemas de clasificación 49
2.2.4 Numero Cutter 54
2.2.5 Indización 57
2.2.6 El resumen 59
2.2.7 Automatización 61
2.2.7.1 Formato MARC 62
2.2.7.2 Sistemas Integrales de Automatización de
Bibliotecas (SIAB) 65
2.2.7.3 Kobli 68
4
CAPÍTULO III
PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN TÉCNICA
DE LOS MATERIALES DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
DE LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR (PROFECO)
3.1 Informe diagnóstico del CEDOC de la PROFECO 74
3.2 Propuesta de organización técnica y automatización 76
3.3 Manual de procedimientos 79
CONCLUSIONES 93
BIBLIOGRAFÍA 94
ANEXOS 102
5
PREFACIO
Asistir a la PROFECO e indagar sobre la situación en la que se encuentra su centro de
documentación cuestión que me permitió saber las necesidades, debilidades y carencias que tenía,
fue la principal motivación para realizar este trabajo, ya que esta institución debe tener un centro
de documentación adecuado para satisfacer las necesidades informativas de sus usuarios, con
personal capacitado, procesos y tecnologías actualizadas.
Por ello, consideré relevante la creación de un manual de organización técnica, pues el personal
que labora en este centro no es profesional y por lo tanto no posee los conocimientos para llevar a
cabo los procesos que una institución de esta índole necesita para funcionar de manera óptima.
Al elaborar este manual, espero aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera,
generando un documento que sirva como guía para este personal, una herramienta que funja
como base teórica-práctica para sustentar las actividades que se realicen.
Por otro lado el objetivo que persigo, además de lograr un grado académico, es incursionar en el
ámbito laboral de manera profesional y crecer dentro de este con los conocimientos adquiridos.
Me enfrente a algunas dificultades al elaborar este trabajo, una de ellas fue que no existe mucha
bibliografía respecto a la historia de la PROFECO y su centro de documentación, otra fue la falta
de tiempo para asistir regularmente a la institución a recabar la información que necesitaba y
algunas otras de carácter personal.
Quisiera agradecer a la PROFECO por toda la información brindada y por la oportunidad de
realizar este proyecto, en específico a la persona encargada del CEDOC, Edna Rojo.
Finalmente agradezco a mis compañeros, amigos, y principalmente a mi familia, por el apoyo
brindado para que todo este proceso sea una realidad.
6
INTRODUCCIÓN
A lo largo de la historia la organización ha cumplido un papel esencial dentro de la humanidad,
ya que se ha adoptado desde las civilizaciones más antiguas para preservar las costumbres,
modelos sociales, normas, tradiciones, la organización se puede estructurar desde el punto de
vista humano, laboral, domestico, administrativo, entre otros.
Dentro de la biblioteconomía, la organización es parte fundamental para el resguardo y difusión
de la información, ya que si ésta no se llevara a cabo, los documentos que en estas instituciones
se albergan no podrían tener la afluencia que necesitan para generar nueva información que los
sujetos requieren para desempeñarse eficientemente dentro de la sociedad.
A su vez la organización se lleva a cabo atendiendo las necesidades que el usuario demande a la
biblioteca o en este caso al centro de documentación, ya que éste es el objetivo principal por el
que estos organismos viven y realizan su ardua labor para con él.
Es de suma importancia que el personal que se encuentra laborando dentro de estos centros,
posea las habilidades y conocimientos profesionales necesarios para satisfacer las necesidades del
usuario; aunque en la mayoría de los casos este personal no está debidamente capacitado, pues
son personas cuya formación profesional no es la adecuada administración para la atención a
usuarios además por esta razón, se requiere de un apoyo teórico-técnico y mejorar los procesos
que se realizan dentro de los centros de documentación. Para ello se elaboran manuales de
procesos, los cuales forman la base indispensable de las actividades que deben efectuarse.
El Centro de Documentación de la Procuraduría Federal del Consumidor posee la necesidad de
organización que se requiere para que este documento pueda realizarse, ya que carece de
herramientas, normas y documentos oficiales que dan soporte técnico a la organización, que
forman parte de la currícula o del perfil profesional en la biblioteconomía.
Este documento pretende ser una base, tanto teórica como informativa, acerca de los aspectos que
hacen que una organización sea más eficiente para los centros de documentación, ya que es bien
7
sabido que estos centros deben ser especializados y sus servicios y productos deben ser lo más
específicos y oportunos posible.
El contenido de este documento presenta una breve historia acerca de la Procuraduría, así como
de su Centro de Documentación, sus características, objetivos, funciones, entre otros aspectos que
dan introducción a las necesidades de organización que tienen.
Se proporciona una visión general de lo que son los centros de documentación y las
características que deben poseer para ser llamados de esa forma.
A su vez se indaga en aspectos teóricos propios de la organización técnica, desde conceptos,
características, funciones, etc., de actividades como la catalogación, clasificación, asignación de
encabezamientos de materia, etc.
Finalmente se hará la propuesta de un manual que agrupa las actividades paso a paso de los
procesos que incluye la organización técnica.
En páginas posteriores se presenta a manera de conclusión una síntesis de las ideas seguida de las
referencias bibliográficas y los anexos.
8
CAPÍTULO 1
LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR Y SU CENTRO DE
DOCUMENTACIÓN
1.1 PROFECO
La Procuraduría Federal del Consumidor es un organismo descentralizado de servicio social con
personalidad y patrimonio propios. Tiene funciones de autoridad administrativa y como tal, es la
encargada de promover y proteger los derechos e intereses del consumidor. Además de procurar
la equidad, seguridad jurídica, etc. en las relaciones entre proveedores y consumidores.
Es la encargada de representar, defender, orientar, asesorar, etc. al consumidor en materia de
trámites, procesos y gestiones. Así como a la industria y al comercio sobre las necesidades y
problemas del consumidor. También está facultada para sancionar y prohibir la comercialización
de algún producto o servicio que atente contra la vida y bienestar del consumidor. Está capacitada
para suspender publicidad que no esté acorde con lo que ofrece.
A la vida y funcionamiento de la Procuraduría la rigen: el artículo 28 de nuestra Constitución
Política, la Ley Federal de Protección al Consumidor, el Reglamento y el Estatuto Orgánico de la
Procuraduría Federal del Consumidor, la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, además
de otros ordenamientos sustantivos o adjetivos específicos.1
Asimismo la organización administrativa de la PROFECO se apoya de las distintas leyes para
beneficio público, como la Ley Orgánica de Administración Pública Federal, la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y otros ordenamientos jurídicos
aplicables de conformidad con el Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.2
1 CAMPA CIFRIÁN, Roberto. “Procuraduría Federal del Consumidor” [en línea]. En: Revista de Administración
Pública. (abril 1998), no. 97. p. 94. 2 México. Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. Diario Oficial de la Federación, 16 de julio de
2004, p. 2
9
1.1.1 Historia
El 26 de septiembre de 1975, el entonces Presidente de la República, Lic. Luis Echeverría
Álvarez sometía a la consideración del Congreso de la Unión una iniciativa de ley que, tomando
en cuenta los arduos trabajos del Comité Nacional Mixto de Protección al Salario y de la
Secretaría de Industria y Comercio, cuyo titular era el Lic. José Campillo Sainz; proponía la
creación de un nuevo ordenamiento jurídico en el marco del derecho social:
“…las organizaciones de trabajadores plantearon al Ejecutivo Federal la urgencia de tomar
medidas tendientes a la protección del poder adquisitivo de los grupos de menor ingreso...Es
indiscutible que el consumidor se encuentra desprotegido ante prácticas que le impone la
relación comercial y que implican tanto la renuncia de derechos como la aceptación de
condiciones inequitativas...”3
Después de algunos ajustes y cambios, el 22 de diciembre de ese año por fin se publica en el
Diario Oficial de la Federación la Ley Federal de Protección al Consumidor y entra en vigor el 5
de febrero de 1976, con el Lic. Salvador Pliego Montes como primer Procurador Federal del
Consumidor, quien pronuncia las siguientes palabras en favor del consumidor:
“…debe darse fin a todo tipo de prácticas mercantiles abusivas… No más excesos del poderoso
inconsciente que, medrando al amparo de disposiciones legales románticas, pero fuera de la
realidad de nuestra época, se ha enriquecido ignominiosamente y fuera de todo contexto moral a
costa de los débiles, de los que no tienen a su alcance los medios necesarios para defenderse.
Para todos aquellos, a quienes se ha estrangulado día a día, menguando sin consideración el
producto de su trabajo, se encaminan nuestros quehaceres”.4
A raíz de estas disposiciones se crea por ley la Procuraduría Federal del Consumidor y el Instituto
Nacional del Consumidor asignándole a este último las siguientes funciones:
3 CAMPA CIFRIÁN, Roberto. Op. cit. p. 95 4 Ibidem. p. 96
10
a) Informar y capacitar al consumidor en el conocimiento y ejercicio de sus derechos
b) Orientar al consumidor para que utilice racionalmente su capacidad de compra
c) Orientarlo en el conocimiento de prácticas comerciales publicitarias, lesivas a sus
intereses
d) Auspiciar hábitos de consumo que protejan el patrimonio familiar y promuevan un sano
desarrollo y una más adecuada asignación de los recursos productivos del país5
En seis años, posteriores a su creación contaba ya con 37 oficinas foráneas, había atendido más
de tres millones de asuntos y recuperado cerca de diez mil millones de pesos en beneficio de los
consumidores.
Otro antecedente, lo encontramos en 1983, cuando en el artículo 28 de nuestra Carta Magna es
incorporada por el Constituyente Permanente la siguiente disposición:
"La ley protegerá a los consumidores y propiciará su organización para el mejor cuidado de sus
intereses…"6
En la actualidad y a más de tres décadas de fundadas, la ley junto con la PROFECO han
experimentado reformas importantes para adecuarse a los cambios del mercado y a las
necesidades del consumidor.7
A continuación se presentan algunas de estas reformas:
A partir del 7 de enero de 1982, el Artículo 29 bis permite a la PROFECO regular los
sistemas de comercialización utilizados en el mercado nacional
5 Ídem. 6 Ibídem. p. 97 7 PROFECO. Ésta es la Procuraduría Federal del Consumidor (y así te apoyamos). [Folleto]. México: Procuraduría
Federal del Consumidor, 2009.
11
Desde el 7 de febrero de 1985, la Ley regula la competencia, naturaleza jurídica y
atribuciones de la PROFECO; incluye nuevas definiciones, denominaciones e
información de bienes y servicios, facultades de la entonces Secretaría de Comercio y
Fomento Industrial; por ejemplo, en lo referente a la información comercial que ostentan
productos o etiquetas, ventas al consumidor, promociones y ofertas, atribuciones del
Procurador Federal del Consumidor, entre otras
El 4 de enero de 1989, algunos artículos de la ley confieren a la PROFECO la atribución y
facultad de sancionar. Así como también recibir denuncias por violación de precios
El 6 de febrero de 1991, el Reglamento de la propia ley establece las bases de
organización y funcionamiento de la PROFECO. En consecuencia, se fortalecen los
mecanismos de defensa de los derechos e intereses de la población consumidora
Con la alineación y adscripción orgánica de las unidades administrativas de la PROFECO,
desde el 7 de febrero de 1991 el acceso a los servicios es más fácil para la población y
existe una mejor organización y distribución del trabajo
Después de realizar las modificaciones necesarias a la ley se consideró la unificación de los dos
organismos dedicados a la protección del consumidor, basados en el siguiente argumento:
"... La necesidad original de contar con dos organismos para atender las necesidades de los
consumidores se ha convertido, a poco más de tres lustros de su creación, en un riesgo de
duplicación de instancias administrativas que dificulta al Estado la posibilidad de solucionar los
requerimientos de la población consumidora. Por ello, la presente iniciativa propone fusionar
ambas instituciones en una nueva Procuraduría Federal del Consumidor, que fortalezca su
presencia en la sociedad y atienda eficaz y oportunamente a la población”.8
8 Ibídem. p. 98
12
Es así como en 1992 desaparece el Instituto Nacional del Consumidor, quedando como único
organismo defensor, asesor y facilitador de procesos legales del consumidor la PROFECO.
Para 1994, la Ley Federal de Protección al Consumidor vuelve a ser objeto de ajustes al
adicionársele diversas disposiciones. Se reforma la Procuraduría y se dispone que las
delegaciones cuenten con facultades amplias y suficientes para hacer expeditos los
programas de trabajo desconcentrados
No es sino hasta el 31 de diciembre de 2012 que se le vuelven a hacer cambios a esta Ley,
formulando un acuerdo por el que se actualizan los montos de las operaciones y multas
previstas en la Ley Federal de Protección al Consumidor, para el año 2013
Finalmente el 16 de enero del 2013 se reforman los artículos 65 bis, 65 bis1, 65 bis2, 65
bis3, 65 bis4, 65 bis5, 65 bis6, 65 bis7, los cuales hablan acerca de las actividades que
deben realizar las casas de empeño, requisitos que debe presentar para fungir como tal,
entre otros aspectos9
1.1.2 Estructura organizacional
A continuación, se enlistan los departamentos y unidades administrativas con las que cuenta este
organismo, incluidas en el artículo 4 del reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor.
Subprocuraduría de Servicios
Subprocuraduría de Verificación
Subprocuraduría Jurídica
Coordinación General de Planeación
9 México. Ley Federal de Protección al Consumidor. Diario Oficial de la Federación.24 de diciembre de 2013. p.
22-24
13
Coordinación General de Educación y Divulgación
Coordinación General de Administración
Dirección General de Comunicación Social
Dirección General de Delegaciones
Dirección General de Quejas y Conciliación
Dirección General de Contratos de Adhesión, Registros y Autofinanciamiento
Dirección General de Procedimientos
Dirección General de Verificación y Vigilancia
Dirección General de Verificación de Combustibles
Laboratorio Nacional de Protección al Consumidor
Dirección General Jurídica Consultiva
Dirección General de lo Contencioso y de Recursos
Dirección General de Estudios sobre Consumo
Dirección General de Planeación y Evaluación
Dirección General de Difusión
Dirección General de Educación y Organización de Consumidores
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección General de Recursos Humanos
Dirección General de Informática
Delegaciones y Subdelegaciones10
10 México. Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. Op. cit. p. 1-2
14
1.1.3 Misión, visión y objetivos
Misión
“Promover y proteger los derechos del consumidor, fomentar el consumo inteligente y procurar
la equidad y seguridad jurídica en las relaciones entre proveedores y consumidores”.
Visión
“Ser una institución efectiva en la promoción de una cultura de consumo inteligente y en la
aplicación de la ley”.
Objetivos
Proteger los derechos del consumidor
Promover los derechos del consumidor
Fomentar una cultura de consumo inteligente
Procurar la equidad en las relaciones de consumo
Procurar la seguridad jurídica en las relaciones de consumo
Hacer eficiente el desempeño institucional
Adicionalmente la PROFECO tiene, líneas estratégicas institucionales:
Prevenir y corregir prácticas abusivas en las relaciones de consumo
Fortalecer el poder de los consumidores brindándoles información y asesoría
Desarrollar proveedores conscientes e informados para que ejerzan sus derechos y
cumplan sus obligaciones con los consumidores
15
Incidir en la política regulatoria y mantener actualizado el marco jurídico que tenga
impacto en las relaciones de consumo
Propiciar y vigilar el cumplimiento de la normatividad por los proveedores
Procurar la solución de las diferencias entre consumidores y proveedores
Contribuir a la reducción de los riesgos de corrupción
Fomentar la transparencia o hacer eficientes las políticas de transparencia11
1.1.4 Funciones
La Procuraduría Federal del Consumidor lleva a cabo las siguientes funciones:
a) Representar los intereses de la población consumidora ante toda clase de autoridades
administrativas, mediante el ejercicio de las acciones, recursos, trámites o gestiones que
procedan, encaminados a proteger el interés del consumidor
b) Representar colectivamente a los consumidores en cuanto tales, ante entidades u
organismos públicos o privados y ante los proveedores de bienes o prestadores de
servicios
c) Representar a los consumidores ante autoridades jurisdiccionales, previo el mandato
correspondiente, cuando a juicio de la Procuraduría la solución que pueda darse al caso
planteado, llegare a trascender al tratamiento de intereses colectivos
d) Estudiar y proponer medidas encaminadas a fortalecer la equidad y la seguridad jurídica
en las relaciones de consumo
e) Proporcionar asesoría gratuita a los consumidores
11 PROFECO. “¿Qué es PROFECO?” [en línea] En: REVISTA DEL CONSUMIDOR. [consulta: 7 julio 2013].
Disponible en internet: http://revistadelconsumidor.gob.mx/?page_id=297
16
f) Ejercer, con el auxilio y participación, en su caso, de las autoridades locales, las funciones
de inspección y vigilancia en materia de precios y tarifas acordados, establecidos o
autorizados por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, así como sancionar su
violación y denunciar ante quien corresponda los casos de que tenga conocimiento por
incumplimiento de normas de calidad, peso, medida y otras características de los
productos y servicios
g) Denunciar ante las autoridades competentes los casos en que se presuma la existencia de
prácticas monopólicas o tendientes a la creación de monopolios, así como las que violen
las disposiciones del artículo 28 constitucional y sus leyes reglamentarias
h) Procurar la satisfacción de los derechos a los consumidores conforme a los
procedimientos conciliatorio y arbitral
i) Denunciar ante el Ministerio Público los hechos que lleguen a su conocimiento y que
puedan ser constitutivos de delito
j) Exhortar a las autoridades competentes a que tomen las medidas adecuadas para combatir,
detener, modificar o evitar todo género de prácticas que lesionen los intereses de los
consumidores o de la economía popular
k) Denunciar ante las autoridades correspondientes, y, en su caso ante el superior jerárquico
de la autoridad responsable, los hechos que lleguen a su conocimiento, derivados de la
aplicación de esta ley que pueden constituir delitos o infracciones
l) Hacer del conocimiento público, cuando lo juzgue conveniente, las excitativas que haga
m) Organizar y manejar el Registro Público de Contratos de Adhesión12
12 CAMPA CIFRIÁN, Roberto. Op. cit. p. 96-97
17
A su vez, la PROFECO se caracteriza por llevar a cabo ciertas acciones que le facilitan brindar
un mejor servicio con mayor dedicación y eficacia oportuna, entre las que se encuentran:
Los servicios de asesoría e información y la atención a quejas y denuncias. Recibe y
tramita las quejas de los consumidores, monitorea la publicidad para evitar el engaño,
inicia procedimientos por infracciones a la ley, registra contratos de adhesión de los
proveedores, brinda asesoría gratuita y recibe las denuncias en el teléfono del consumidor
y mediante correo electrónico
La verificación y vigilancia para asegurar el cumplimiento de la ley. Vigila el
cumplimiento de las disposiciones legales que son competencia de PROFECO, a través de
visitas y operativos de verificación a establecimientos comerciales. Impone medidas al
encontrar irregularidades, y aplica multas y clausuras. También brinda asesoría a los
proveedores para que cumplan con sus obligaciones
La educación en el consumo inteligente, la orientación, la prevención y la organización de
los consumidores. Se encarga de las acciones preventivas, por medio de la educación,
orientación, información y capacitación de consumidores para hacerles conocer sus
derechos y ejerzan un consumo inteligente y responsable. Desde 1976, esta área lleva a
cabo una importante labor de difusión con producción propia de televisión, radio y
publicaciones13
13 PROFECO. Ésta es la Procuraduría Federal del Consumidor (y así te apoyamos). Op. cit.
18
1.1.5 Publicaciones
La PROFECO cuenta con una publicación periódica, la cual nace el mismo año en que surge la
ley, la PROFECO y el INCO. La idea se concibe tras la necesidad de contar con un órgano
informativo confiable, “la idea de crear un medio de comunicación impreso resultó de tanto
interés para los ciudadanos que la revista se convirtió en el vehículo más inmediato y efectivo
para hacerles llegar información que, aunque conocida, no estaba al alcance de la mayoría del
público”.14
Con más de 30 años de circulación en puestos de periódicos y locales cerrados de todo el país,
esta publicación informa sobre temas actuales de consumo, el resultado de los estudios de
calidad, los comparativos de precios y sobre los derechos de los consumidores.
Durante los últimos años, la Revista del Consumidor ha experimentado una serie de cambios en
su imagen con la intención de ser más atractiva, pero sobre todo útil para los consumidores. El
sitio Revista del Consumidor en Línea es parte de dichas transformaciones.
En este espacio se difunde parte del contenido de la revista, notas diarias y todos los programas
de Revista del Consumidor TV y Radio que se producen en los estudios de PROFECO cada
semana, y que se transmiten en la radio y la televisión nacional a través de tiempos oficiales.
Además, se publican webcasts y podcasts especialmente diseñados para el público joven, así
como información descargable y gratuita sobre el platillo sabio PROFECO, la tecnología
doméstica PROFECO y los estudios de calidad.15
La Revista del Consumidor también cuenta con páginas en diversas redes sociales que
continuamente difunden su contenido.16
14 PROFECO. “Sobre la revista” [en línea] En: Revista del Consumidor. [consulta: 7 julio 2013]. Disponible en
internet: http://revistadelconsumidor.gob.mx/?page_id=748 15 PROFECO. [en línea]. [consulta: 7 julio 2013]. Disponible en internet:
http://www.PROFECO.gob.mx/revista/revista.asp 16 REVISTA DEL CONSUMIDOR. [en línea]. [consulta: 7 julio 2013]. Disponible en internet:
http://revistadelconsumidor.gob.mx/
19
Por otra parte la PROFECO también cuenta con un boletín informativo sobre las noticias más
recientes, referentes a productos, sanciones, clausuras, etc., que se llevan a cabo en los distintos
establecimientos comerciales, proveedores, etc. Este boletín pretende informar sobre las acciones
que se están realizando en cumplimiento de la Ley y a favor del consumidor, así como la revista,
el boletín se encuentra en la página de la PROFECO.
1.1.6 Ubicación de la PROFECO
La Procuraduría tiene sus oficinas abiertas al público en general en Av. José Vasconcelos 208,
Col. Condesa C. P. 06140, Delegación Cuauhtémoc Distrito Federal, con los teléfonos: 5625
6700 y 01800 468 8722.17 (Anexo 1)
La Procuraduría posee un Centro de Documentación el cual brinda servicios de información a
todo aquel usuario interesado en el tema de consumo, la información sobre este centro se
encuentra a continuación.
1.2 El Centro de Documentación de la PROFECO
El Centro de Documentación (en adelante CEDOC) de la PROFECO es un organismo dedicado a
la satisfacción de las necesidades de los usuarios a los que atiende, mediante documentación
actual y pertinente; a continuación se presentará una breve historia de su creación, así como las
características y funcionamiento que éste presenta.
17 PROFECO. [en línea]. [consulta: 8 julio 2013]. Disponible en internet:
http://www.PROFECO.gob.mx/CEDOC/CEDOC1.asp
20
1.2.1. Antecedentes
En 1979, en lo que fuera el Instituto Nacional del Consumidor (INCO) surgió la primera área
dedicada a la organización de servicios documentales sobre consumo, el Centro de
Documentación e Información sobre Consumo (CEDIC). Constituida por una biblioteca, con
hemeroteca y videoteca. Donde el público en general podía consultar documentos, libros,
publicaciones periódicas como diarios, revistas y audiovisuales.
INCO y PROFECO se fusionaron en 1992, por lo tanto el CEDIC modificó sus funciones,
prestando el servicio de consulta de la Revista del Consumidor y funciones de PROFECO en
general.
En el año 2002 se inicia el proyecto y los trabajos necesarios para el nuevo centro de
documentación, concluyendo a principios de 2003; es así como cambia su nombre a CEDOC.
El CEDOC de la PROFECO, ofrece servicios de biblioteca y hemeroteca al público en general.
Ofrece acceso a información especializada en materia de derechos y protección al consumidor,
además de educación para el consumo inteligente. Además cuenta con una sala automatizada
donde los usuarios realizan consultas, navegando en la página de PROFECO o sitios
relacionados.
En julio de 2004 en el Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor publicado en el
Diario Oficial de la Federación, se encontró que dentro de las atribuciones del Coordinador
General de Planeación se encuentra la promoción y coordinación del Centro de Documentación.
Posteriormente, en el Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor dado a
conocer en el Diario Oficial de la Federación el día 10 de julio de 2006, pasa a formar parte de la
Dirección General de Planeación y Evaluación.
21
Dentro de las principales funciones que ofrece este centro de documentación, están:
a) Atención y orientación para localizar información destinada a apoyar las decisiones de
compra y/o renta de productos y contratación de servicios
b) Consulta gratuita de la información de la institución por internet o de números
atrasados de la Revista del Consumidor, recetas del platillo sabio PROFECO,
tecnologías domésticas, libros.
1.2.2 Acervo
El acervo bibliográfico del CEDOC está constituido principalmente por textos relacionados a la
materia de consumo. Además cuenta con temas relacionados a la administración, derecho,
psicología, diccionarios, cocina, nutrición, mercadotecnia, informática, economía, finanzas y
publicidad.
La colección de la biblioteca, está integrada por:
1800 libros
435 números de la Revista del Consumidor
8 enciclopedias
La clasificación bibliográfica en el CEDOC está basada en el “Sistema de Clasificación Decimal
Dewey”; aunque más bien es una clasificación interna, pues utiliza las letras iniciales del nombre
del autor, así como un número que distingue a cada uno del resto.
22
1.2.3 Servicios
El CEDOC proporciona asesoría e información a los usuarios en materia de consumo, con la
finalidad de contribuir con la educación de la sociedad y fomentar una cultura de consumo
inteligente.
La naturaleza de los servicios que proporciona el CEDOC es de dos tipos, internos y externos.
Internos
Consulta especializada en materia de consumo
Información institucional
Mejores prácticas internacionales de consumo
Atención y orientación en la localización de información
Servicio de internet
Préstamo a domicilio del material bibliográfico únicamente al personal que labora en la
Institución
Distribución gratuita de material elaborado por PROFECO
Externos
Préstamo inter-bibliotecario con instituciones con las que se tiene convenio. Se regula de
acuerdo a lo estipulado en el Código de préstamo interbibliotecario de la Asociación de
Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación (ABIESI)
Venta de la Revista del Consumidor de números atrasados a partir del año 2003 a la fecha
Orientación a los usuarios para realizar la suscripción a la Revista del Consumidor a
través del sistema PROFECO-Multip@gos
23
Actualmente mantienen convenio de préstamo interbibliotecario con las siguientes bibliotecas:
Biblioteca de la Fundación Javier Barrios Sierra, A.C
Centro de Documentación «Paulo Freire»
Biblioteca de la Dirección General de Televisión Educativa18
1.2.4 Usuarios
El CEDOC genera, almacena, organiza y difunde información relativa al consumo dirigida al
público en general (el consumidor), por lo tanto este centro de documentación está abierto a todo
aquel que se interese en los temas que su acervo contiene. Asimismo, ofrece atención al personal
(funcionarios, administrativos, etc.) que colaboran en la PROFECO, de los cuales algunos son
investigadores en derecho, administración, entre otras especialidades.
1.2.5 Personal
En el CEDOC colaboran tres personas, una Licenciada en Contaduría Pública que asume la
Dirección de este centro. El área de consulta está a cargo de una persona con estudios de
Asistente Ejecutivo con Bachillerato Tecnológico en Administración. Por último, las actividades
relacionadas con la organización técnica del CEDOC las realiza una Secretaria Ejecutiva
Bilingüe y estudios de Técnico en Administración.
18 PROFECO. Centro de Documentación (CEDOC). [Material gráfico proyectable]. México: Procuraduría Federal
del Consumidor. 14 diapositivas.
24
1.2.6 Boletín bibliográfico
Además de los servicios mencionados, el CEDOC elabora un boletín bibliográfico de
periodicidad mensual, que se distribuye vía correo electrónico al personal que colabora en la
PROFECO y disponible en el sitio web de la institución. El boletín integra la referencia del libro
o el material en cuestión, así como una imagen de la cubierta y un breve resumen de la misma. Lo
anterior bajo el interés de dar a conocer a los usuarios las novedades bibliográficas, obtenidas
mediante compra o donación.19
Ahora bien, una vez visualizada la situación del CEDOC en cuanto a su acervo, servicios,
usuarios y personal, se procederá en el siguiente capítulo, a describir la manera en que un centro
de documentación lleva a cabo el proceso de organización, ubicando su concepto, características,
funciones, etc., para posteriormente indagar en cada uno de los procesos que intervienen en la
organización técnica de los materiales de estas instituciones, abordando de igual manera sus
conceptos, características, etc.
19 Ibídem. Diapositiva 13
25
CAPÍTULO 2
LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA
En el presente capítulo se presentarán definiciones, conceptos y aspectos teóricos que son la base
del presente trabajo y que dan sustento a las diferentes acciones propuestas en torno a la
organización técnica del CEDOC de la PROFECO.
2.1 Los Centros de Documentación
Los centros de documentación son organismos dedicados a proporcionar información
debidamente procesada para usuarios específicos, esto mediante documentos actuales y
pertinentes de acuerdo a la temática que contenga el acervo del centro; a continuación se
detallarán los aspectos necesarios para entender el concepto, funcionamiento y características de
los centros de documentación.
2.1.1 Concepto
Un centro de documentación de acuerdo con Núria Amat Noguera es: “toda unidad que realice,
aunque sea someramente, la selección, identificación, análisis documental, almacenamiento y
difusión”.20
Por otra parte Johana Jaramillo en relación a los centros de documentación, sugiere que:
“Son unidades de información altamente especializadas – suelen estar adscritos a organismos de
investigación – cuyo objetivo es estar vinculado al apoyo del desarrollo de la investigación en un
campo de conocimiento específico, su tarea es apoyar a los investigadores en su labor
20 AMAT NOGUERA, Núria. Técnicas documentales y fuentes de información. Barcelona: Biblograf S/A, 1979. p.
12
26
documental, es decir, en la búsqueda, recuperación y obtención de información científica, de
acuerdo a sus perfiles e intereses”.21
Evaristo Hernández Carmona en relación a los Centros de Documentación, comenta las
siguientes características:
1. Es una organización especializada
2. Su finalidad es ofrecer la mayor disponibilidad de información anticipándose a las
solicitudes
3. Establece estrecha comunicación con los usuarios
4. Sus usuarios son investigadores y profesionales fundamentalmente
5. Las actividades que realiza para lograr la máxima accesibilidad a los documentos, son
entre otras: seleccionar, adquirir, almacenar, organizar, publicar, comercializar y difundir
fuentes primarias y secundarias de información; además atiende peticiones de los usuarios
6. Sus productos son: boletines, bibliografías, índices, traducciones, resúmenes y reportes,
entre otros
7. Su alcance puede ser local, nacional o internacional
8. Los documentos que se analizan se refieren fundamentalmente a las materias que se
manejen en el centro de documentación22
Como se puede apreciar en los conceptos antes expuestos, la percepción sobre los centros de
documentación es distinta para cada autor consultado; por un lado Núria Amat considera al
21 JARAMILLO GONZALEZ, Leidy Johana. “los centros de documentación en ciencia y tecnología como portales
de conocimiento”. En: 8º Congreso Nacional de Bibliotecología y Ciencias de la Información: “Bibliotecas y
Educación en el Marco de la Globalización”, (Cartagena de Indias mayo 31 a junio 2 de 2006)
http://ascolbi.org/eventos/congreso_2006/documentos/Ascolbi_Congreso_2006_Ponencia_Leidy_Johana_Jara
millo.pdf 22 HERNÁNDEZ CARMONA, Evaristo. Recomendaciones para la organización del centro de documentación del
Instituto Mexicano de la Radio (IMER). Tesis. México: El autor, 1993. p. 109-110 (Bibliotecología Universidad
Nacional Autónoma de México)
27
centro de documentación, como una unidad en la que se realizan actividades de adquisición,
almacenamiento y difusión; por otra parte Johana Jaramillo se enfoca más en el objetivo de estos
que es apoyar en las actividades de investigación de los usuarios y el último autor presenta una
visión más amplia, pues describe de una manera sencilla las actividades y algunos servicios, así
como los productos que se generan en ellos.
Asimismo, dentro de las actividades más importantes que se realizan en el centro de
documentación, se encuentran el procesamiento y análisis documental, ya que ésta es la que
directamente soluciona las necesidades de información de los usuarios de estos centros.
Considerando los avances de la tecnología dentro de las instituciones encargadas de la
organización de la información, cabe señalar que un centro de documentación provee todos estos
servicios y productos principalmente por medios electrónicos. Lo anterior con el apoyo de
equipos de cómputo e internet.
En resumen, un centro de documentación se encarga del procesamiento de la información
registrada en medios físicos o electrónicos. Estos centros son administrados por personal
capacitado en aspectos relacionados con el análisis documental y en la difusión de la información
contenida en las colecciones de dicho centro, para lo cual desarrollan servicios orientados a sus
usuarios.
2.1.2 Objetivos
El objetivo fundamental de un centro de documentación es ofrecer a los usuarios la máxima
disponibilidad de documentos de acuerdo con sus intereses profesionales o intelectuales.
Otro fin que se le atribuye a este tipo de organización es la detección de necesidades de
información de los usuarios y la satisfacción de sus demandas adelantándose a las solicitudes.23
23 Ibídem p. 110
28
Asimismo, captan y procesan documentalmente datos y los ponen a disposición de los usuarios.
Por otra parte tienen objetivos específicos que se definen atendiendo a las necesidades que
motivan su creación.
Presentan servicios bibliotecarios y documentales, que faciliten el acceso del público en general a
la documentación, contribuyendo a hacer factible el derecho a la información.24
Cabe recordar que el usuario es el pilar que hace que un centro de documentación funcione como
debe, es por ello que el principal objetivo que se debe perseguir en un organismo de esta
magnitud es la satisfacción de las necesidades que el usuario tenga y llegue a tener al paso del
tiempo, por tal motivo, es necesario conocer a todo aquel que haga uso de los servicios y
productos que se brindan dentro de un centro de documentación, para así hacer llegar de manera
anticipada la información, que de acuerdo a su perfil, sea requerida en el momento y con
posterioridad.
2.1.3 Funciones
De acuerdo con Hernández Carmona, las funciones de un centro de documentación son:
a) Recopilación. Esta función es de gran importancia para la integración de los acervos,
debido a que aquí se valoran, seleccionan y adquieren de la gran cantidad existente, los
documentos de interés para los usuarios. Está integrada por fases:
Investigación de fuentes documentales
Acopio
Registro
24 Guía técnica para la organización y funcionamiento internos de los centros de documentación. p. 3-5
29
b) Procesamiento. Comprende la transformación de información contenida en documentos,
considerando las actividades de análisis y síntesis de la información, mediante las cuales
se extrae e integra la misma, para presentarla posteriormente en la forma más conveniente
y de acuerdo con las solicitudes presentadas por los usuarios.
c) Difusión. Es la culminación de las operaciones documentales ya que concreta la utilidad
del trabajo realizado en la identificación y el procesamiento, considera dos niveles de
acción para transmitir el conocimiento: a) la satisfacción de necesidades de información
específica de un usuario o grupo de ellos; b) la difusión a sectores amplios por medios
adecuados como las publicaciones.25
De manera que una biblioteca y un centro de documentación realiza actividades similares, que
van desde la selección, adquisición, registro, organización y difusión, salvo una excepción, el
centro de documentación realiza un análisis documental especializado, de acuerdo a la necesidad
y preferencia del usuario y conforme a la(s) temáticas en su acervo.
2.1.4 Acervo
Como ya se explicó antes, la razón de ser de los centros de documentación está en proporcionar a
sus usuarios, normalmente científicos o técnicos, documentación altamente especializada y al día
sobre los temas y cuestiones tratadas por ellos.
Como vehículos de información, aparecen normalmente las publicaciones periódicas y seriadas,
generalmente de carácter digital, en línea y, junto a estas, la gama amplia e inabarcable de la
literatura gris, sin olvidar toda la creciente cantidad de información proveniente de los llamados
colegios invisibles.
25 HERNÁNDEZ CARMONA, Evaristo. Op. cit. p. 111-113
30
Los profesionales que atienden estos centros se encargan de elaborar resúmenes y de la
diseminación selectiva de información.26
Para lograr la satisfacción de información del usuario final, además alcanza la actualidad de la
información que se les brinda, es extremadamente necesario contar con publicaciones lo más
recientes posible, por lo tanto, el acervo de un centro de documentación debe contener en su
mayoría publicaciones de carácter periódico, es decir, publicaciones en constante actualización de
información; así mismo, contando con el personal capacitado, deben crearse dentro del mismo
centro, publicaciones que faciliten al usuario la recuperación de la información que requiere, para
esto surgen los resúmenes, índices, etc.
2.1.5 Servicios
En cuanto a los servicios, un centro de documentación debe proporcionar atención acorde al tipo
de usuario que éste atiende, es decir, los servicios que brinde deben ser específicos y en ocasiones
personalizados.
Al respecto se tiene la siguiente tabla que menciona los servicios y productos que se obtienen de
estos en distintas fases.27
Fase de recopilación
SERVICIO
PRODUCTO
Referencia de editoriales, (búsqueda de
información sobre)
Directorio de editores, organismos o
instituciones
Directorios de autores o especialistas
26 FUENTES ROMERO, Juan José. Planificación y organización de centros documentarios: organización y
funcionamiento de bibliotecas, centros de documentación y centros de información. Asturias, España: Trea, 2007. p.
25 27 HERNÁNDEZ CARMONA, Evaristo. Op. cit. p. 115-117
31
Referencia de autores o especialistas
Referencia sobre una colección (integración de
datos)
Boletín de adquisiciones
Fase de procesamiento
SERVICIO
PRODUCTO
Pregunta-respuesta
Resúmenes analíticos
Alerta informativa (aviso anticipado de
información)
Bibliografías
Análisis
Bases de datos
Indización
Tesauros
Resúmenes
Resúmenes analíticos
Fase de difusión
SERVICIO
PRODUCTO
Diseminación selectiva de la información
(SDI, tratamiento y aplicación de
informaciones documentales recientes y
difundidas periódicamente en respuesta a
“perfiles” documentales definidos por los
usuarios)
Manuales
Boletines
Comunicados
Formación de usuarios
Guías
Exhibiciones
Reprografía
32
Traducciones
Ahora bien, ya descritos los aspectos más importantes acerca de los centros de documentación, se
procederá a explicar el proceso que implica la organización técnica dentro de estos.
2.2 La Organización técnica
Una de las actividades más importantes para el almacenamiento y recuperación del material
bibliográfico es la organización, ya que si ésta no existiera los documentos contenidos dentro de
una biblioteca, o en este caso un centro de documentación, estarían perdidos, aislados, sin algo
que los identifique dentro del inmueble y por lo tanto imposibles de circular dentro y fuera de la
institución que los resguarda.
Al respecto Nuria Pérez sugiere:
“Organizar la información consiste en primer lugar, en la selección de la información que, por
determinadas características, se sabe puede constituirse en un recurso en la organización, a
partir de su correspondencia con la misión y los objetivos de la organización. Pero no basta con
una buena selección, si esta información no es objeto de un procesamiento y representación, en
forma resumida y según las reglas que para estos fines se precisen y establezcan previamente.
Por último, conservar esta información, que constituye recurso y que se procesó adecuadamente,
con vistas a un almacenamiento que garantice su disponibilidad en el momento necesario, es
también un modo de organizarla.”28
En resumen, el funcionamiento tanto de los centros de documentación como de las bibliotecas
incluye actividades que requieren de una organización especifica. Asimismo para desarrollar
28 PÉREZ MATOS, Nuria Esther. De la descripción bibliográfica a la asignación de metadatos: un llamado al
orden. [en línea]. [consulta: 22 agosto 2013]. Disponible en internet:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_6_06/aci12606.htm
33
estas acciones es requisito el conocimiento de la disciplina, así como de vocación, dedicación y
ética profesional, las cuales debe contener el personal encargado de realizarlas.
Dentro de las actividades que unifican a la organización técnica de los centros de documentación
se consideran procesos de análisis que corresponden a la descripción física y del contenido de los
documentos, estos procesos son el análisis documental, tanto de forma como de contenido; dentro
del primero se puede considerar la catalogación, y en el segundo intervienen los encabezamientos
de materia, la clasificación, la indización y los resúmenes, éstas concentran acciones que
implican un trabajo exhaustivo de alto conocimiento en cuanto a las normas internacionales, los
reglamentos y las políticas tanto de las propias actividades, como las de la institución en la que se
han de realizar. Así mismo complementando y facilitando estas actividades y procesos se
encuentra la automatización, la cual hace que éstas se efectúen de manera ágil y sencilla, tanto
para el bibliotecario como para el usuario.
Para Vickery, E. C. análisis documental es “el hecho de derivar de un documento un conjunto de
palabras que le sirvan de representación condensada. Esta representación puede ser utilizada
para identificar el documento, para procurar puntos de acceso en la recuperación de la
documentación, para indicar su contenido, o para servir de sustituto al documento. Puede tomar
la forma de un extracto, sumario, resumen, encabezamiento de un catálogo, encabezamiento de
un índice…”29; esta definición fue propuesta en el artículo “análisis de información”.30
Como se observa, el análisis documental se concibe como la recuperación del contenido de un
documento mediante la extracción de palabras clave, las cuales deben describir la esencia del
mismo, para que el usuario tenga una noción con una primera vista del documento.
Para este proceso el catalogador debe poseer el conocimiento necesario para realizar estas
actividades, pues no solo es poner por poner palabras al azar, en el ámbito del análisis
documental se utiliza cierto lenguaje apropiado para este proceso, a dicho lenguaje se le
29 VICKERY, E. C. Analysis of information. Citado por: PINTO MOLINA, María. “Introducción al análisis
documental y sus niveles: el análisis de contenido.” En: B. ANABAD. XXXIX (1989) no. 2 p. 325 30 GARDIN, J. C; GROLIER, E.; LEVERY, F. L’Organisation de la documentation scientifique. Citado por: PINTO
MOLINA, María. “Introducción al análisis documental y sus niveles: el análisis de contenido.” En: B. ANABAD.
XXXIX (1989) no. 2 p. 325
34
denomina lenguaje documental o lenguaje controlado, al respecto Dolores Vizcaya dice que son
aquellos que “tienen como función la de servir de intermediario o metalenguaje en la medida en
que sirve de puente entre las informaciones contenidas en los documentos y las informaciones
solicitadas por los usuarios.”31
Por otro lado Arriola Navarrete y Monroy Muñoz consideran que “el lenguaje documental es el
conjunto de términos o frases nominales convencionales empleadas para representar el
contenido de un documento, con el fin de facilitar su recuperación. Cuya característica principal
se basa en que es un lenguaje formal controlado, diferenciado del lenguaje natural, el cual
permite la comunicación expedita entre el usuario y la base de datos bibliográfica.”32
A su vez estos autores establecen una tipología en cuanto a los lenguajes documentales, la cual se
presenta a continuación.
Tipología de los lenguajes documentales
Por su estructura pueden dividirse en lenguajes jerárquicos y asociativos:
Los lenguajes jerárquicos o clasificatorios:
Sistemas o clasificaciones enciclopédicas
Clasificaciones especializadas
Clasificaciones facetadas
Los lenguajes de estructura asociativa:
Tesauros
31 VIZCAYA ALONSO, Dolores. “Gerencia de los lenguajes documentarios”. En: Ciencias de la Información. Vol.
30(2), junio, 1999. p. 53 32 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar y MONROY MUÑOZ, Adriana. Reflexiones en torno a la efectividad de los
encabezamientos de materia. [en línea]. México: [consulta: 8 diciembre 2011]. Disponible en:
http://www.bibliotecanacional.gov.co/recursos_user/documentos/ReflexionesEfectividadEncabezamientos-T.pdf
35
Listas de encabezamientos de materia
Por su tipo de coordinación pueden dividirse en precoordinados y poscoordinados:
Los lenguajes precoordinados:
Listas de encabezamientos de materia
Los lenguajes poscoordinados:
Listas de descriptores libres
Listas de palabras clave
Tesauros33
De una manera más sencilla, Moreiro González divide a los lenguajes documentales en:
Lenguaje libre:
Listas de unitérminos
Listas de palabras clave
Glosarios
Lenguajes controlados (postcoordinados)
Encabezamientos de materia
33 Ídem.
36
Tesauros
Lenguajes codificados (precoordinados)
Sistemas de clasificación34
De lo anterior se puede decir que los lenguajes por jerarquías son aquellos en donde un grupo de
términos son encabezados por una categoría y cada término no puede pertenecer a dos categorías
a la vez, es decir, cada termino es subordinado de otro y comparten la especialización, mientras
que los lenguajes de estructura asociativa son aquellos términos que mantienen una relación o
liga entre sí; por otro lado los lenguajes precoordinados son aquellos que se utilizan durante el
proceso de catalogación, es decir, con ellos es posible la interpretación del contenido del
documento, y los lenguajes poscoordinados son los que sirven para la realización de índices con
aquellos términos extraídos del documento ya procesado.
Ahora bien, visto el proceso que implica el análisis documental, se procede a la descripción del
documento en su forma física.
Esta parte se compone de elementos básicos para la descripción y la elección de los puntos de
acceso, así como de la ubicación del documento dentro de la colección que comprende un centro
de documentación; este proceso se compone de la catalogación en su forma más básica, es decir,
la descriptiva, pues solo se generan los principales elementos con que se puede identificar en una
primera instancia la información que se está registrando.
34 MOREIRO GONZÁLEZ, José Antonio. El contenido de los documentos textuales: su análisis y representación
mediante el lenguaje natural. España: Ediciones Trea, 2004. p. 146
37
2.2.1 Catalogación
Se sabe que la catalogación es la parte principal de la organización dentro de un centro de
documentación, porque es la que describe en primera instancia los documentos que de alguna
forma llegan a ser parte del acervo del mismo, por lo tanto el resultado de la catalogación “son
aquellos datos obtenidos a través de la descripción bibliográfica, dotando al asiento, producto
de la descripción, de encabezamientos, puntos de acceso secundarios, signatura topográfica,
etc.”35
Graciela Spedalieri afirma que la catalogación es “el proceso por el que se describe un recurso
bibliográfico, se identifican los datos que contiene y se determina qué elementos de la
descripción y de la obra constituirán puntos de acceso en un catálogo, implica la recolección de
datos y su transcripción según normas estandarizadas, de modo que el resultado sea uniforme y
por tanto más fácilmente interpretable, el objetivo es recoger todos los datos que permitan la
identificación de un recurso.”36
Así mismo María Pinto Molina expone que “es el proceso por el que son transferidos conforme a
determinadas reglas ciertos datos técnicos de un documento a un soporte documental. Esta
operación completa el asiento bibliográfico dotándole de encabezamiento, registro de fichas
secundarias, etc.”37
Por su parte Oscar Arriola Navarrete agrega que la catalogación conlleva tres principales etapas,
las cuales se explican a continuación:
Catalogación descriptiva. Proceso mediante el cual se preparan los registros
bibliográficos de acuerdo con sus características físicas (autor, título, pie de imprenta,
descripción física, etc.), a fin de identificar cada uno de los materiales que integren las
colecciones de las unidades de información. Esos registros, una vez en los catálogos,
35 CALARCO, María Teresa, FOX, Virginia y GALVAN, Elsa. Introducción a la catalogación de documentos.
Buenos Aires, Argentina: Alfagrama Ediciones. 2005. p. 21 36 SPEDALIERI, Graciela. Catalogación de monografías impresas. Buenos Aires: Ediciones Alfagrama, 2007. p. 24 37 PINTO MOLINA, María. Análisis documental: fundamentos y procedimientos. 2ª ed. rev. y aum. Madrid:
EUDEMA, 1993. p. 142.
38
constituirán la forma de almacenar y recuperar la información contenida en esos
materiales.
Catalogación temática. Actividad de agrupar los elementos de información de acuerdo
con atributos o propiedades comunes entre sí, que de alguna manera contribuyen a
representar y describir el contenido de los documentos mediante conceptos principales
contenidos es éstos (palabras clave) o vocabularios controlados (descriptores, términos o
encabezamientos de materia), con el fin de guiar al usuario en cuanto a la recuperación de
la información que necesita.
Resumen. Representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin
interpretación crítica y sin mención del autor del resumen.38
De acuerdo con esto la catalogación es la representación del documento desde su forma más
simple, recopilando datos como el título, nombre del autor, número total de páginas, editorial,
etc., hasta el análisis profundo de su contenido, esto asignándole temas, dándole un número de
clasificación, realizando resúmenes, etc.
Se puede concebir en distintas etapas conforme el tipo de biblioteca en que se realizará, pues
existen instituciones en las cuales solo se realiza la catalogación descriptiva, pues la complejidad
de sus usuarios o del acervo contenido no requiere registrar otra información del documento, en
cambio, en otras instituciones un poco más dedicadas a usuarios de niveles intelectuales
avanzados, es necesario brindarles información más detallada acerca del documento que
requieren consultar, es cuando ya se les proporciona la materia o temática del documento y algo
más.
En el caso de los centros de documentación, bibliotecas especializadas, etc., cuyos usuarios son
de carácter profesional, es decir, son investigadores, científicos, técnicos, etc., la información que
debe contener un registro bibliográfico debe ser mucho más amplia, se les debe proporcionar,
38 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Una caracterización de la biblioteca universitaria actual = A characterization
of the current university library. [en línea]. México: Revista Códice. Disponible en internet:
http://eprints.rclis.org/14514/1/Una_caracterizaci%C3%B3n.pdf
39
complementando la descripción física, los temas y la clasificación, un resumen que contenga los
puntos clave del contenido del documento, esto con la finalidad de ahorrarle tiempo al usuario,
pues es bien sabido que este tipo de usuarios solicita la información de manera que el
documentalista o bibliotecario se la proporcione de forma rápida, veraz y oportuna.
Para llevar a cabo esta actividad se requiere la utilización de ciertas normas, las cuales son de
carácter internacional, esto hace posible la unificación de los registros a nivel mundial.
2.2.1.1 Normalización
Las normas dedicadas a la unificación de los elementos catalográficos son las Reglas de
Catalogación Angloamericanas en su segunda edición. De este mismo carácter pero en una
versión actualizada y mejorada están las normas llamadas Recursos, Descripción y Acceso; de
ambas normas se tratará brevemente su historia, características, etc. a continuación.
Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2)
Fueron publicadas por primera vez en 1967, basadas en la “Declaración de Principios”, de la
Conferencia Internacional sobre los Principios de Catalogación de 1961. En 1974 se lleva a cabo
una reunión de los delegados de asociaciones de bibliotecarios y de las bibliotecas nacionales de
Canadá, Gran Bretaña y Estados Unidos en la sede de la American Library Association (ALA),
con el fin de concluir la preparación de la segunda edición de las Reglas de Catalogación
Angloamericanas. Se progresa en cuanto a las normas internacionales para la descripción de
monografías, publicaciones periódicas y demás materiales, también se muestra inconformidad en
cuanto a las normas para la descripción de materiales no impresos, y es entonces que se toma la
decisión de volver a revisar las Reglas.39
39 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Creación de un portal: el caso de la Biblioteca Daniel Cosio Villegas de El
Colegio de México. México: El autor, 2002. (Tesis maestría). pp. 39-44.
40
La segunda edición de estas reglas se publica en 1978, éstas contienen todas las variantes de las
ISBD (Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada), las cuales surgen en 1969, tras la
resolución en la Reunión Internacional de Expertos en Catalogación, organizada por el Comité de
Catalogación de la IFLA en Copenhague.
Las RCAA son utilizadas en todos los países anglosajones, a la par de éstas, se publican otras
normas de distintos países, las normas alemanas y japonesas. En el año 2002 se hace una nueva
revisión de las Reglas, apareciendo cambios en cuanto a las nuevas tecnologías.
Se empieza a dar prioridad a la descripción de los documentos en cualquier soporte, se deben
describir todos los aspectos relevantes del ítem. Dentro de la estructura de las Reglas, en la
primera parte se describe, en cada capítulo el contenido de la ISBD (G), mientras que la segunda
parte está dedicada a los puntos de acceso: encabezamientos, formación de títulos uniformes y
referencias.40
La estructura de las RCAA2 es, la siguiente:
Capítulos 1 a 13:
1. Reglas generales para la descripción
2. Libros, folletos y pliegos impresos
3. Materiales cartográficos
4. Manuscritos
5. Música
6. Grabaciones sonoras
7. Películas y videograbaciones
8. Materiales gráficos
40 INFORMACION Y DOCUMENTACION. [en línea]. [Consulta: 29 noviembre 2011]. Disponible en internet:
http://infydocumentacion.blogspot.com/2010/01/las-reglas-de-catalogacion.html ¿???
41
9. Archivos de computadora
10. Artefactos tridimensionales y realia
11. Microformas
12. Recursos continuos
13. Análisis
Capítulos 21 a 26:
21. Elección de los puntos de acceso
22. Encabezamientos de personas
23. Nombres geográficos
24. Encabezamientos de entidades corporativas
25. Títulos uniformes
26. Referencias
Apéndice A Uso de mayúsculas en los puntos de accesos, la descripción, y según la
lengua
Apéndice B Abreviaturas autorizadas en los puntos de acceso y en la descripción
Apéndice C Uso de materiales en los puntos de acceso y en la descripción
Apéndice D Glosario de términos técnicos, definidos exclusivamente según su uso el
código. Incluye un listado de equivalencias de términos en inglés y español
Apéndice E Artículos iniciales en los puntos de acceso41
41 Reglas de Catalogación Angloamericanas. 2º ed. Santafé de Bogotá, Colombia: Rojas Eberhard, 2004.764 p.
42
Descripción y Acceso a Recursos (RDA)
En el año de 1997, a raíz de una revisión exhaustiva de las RCAA2 por el Joint Steering
Committee (JSC) –Comité Directivo Conjunto-, y la American Library Associations (ALA) –
Asociación Americana de Bibliotecarios-, se decide elaborar la tercera edición de las Reglas
(RCA3); pues éstas se referían a los formatos impresos y su terminología era anticuada, la cual
proviene del tiempo de las fichas de catalogación, se elabora una nueva normativa inclinada a los
recursos digitales, de ahí surge un nuevo nombre para dicha normativa (RDA-Resource
Description & Access ó Recursos: Descripción y Acceso). Surgen con el fin de proporcionar una
herramienta adaptable a las nuevas formas de acceso a la información, a las nuevas tecnologías y
relaciones.
Estas nuevas normas se basan en los modelos teóricos de las FRAD (Requisitos Funcionales para
los Datos de Autoridades) y las FRBR (Requisitos Funcionales para los Registros
Bibliográficos), rescatando los elementos básicos de un catálogo: la descripción y el acceso, así
como la orientación hacia el usuario, ofreciendo un vocabulario más preciso y una nueva
estructura y relaciones de los registros bibliográficos; promueven la integración de registros
bibliográficos con registros creados por otras comunidades de metadatos orientándose más al
contenido que a los aspectos formales del ingreso de datos, con el usuario como objetivo.
Las RDA tiene la siguiente estructura:
Introducción
Cap. 1-7: identificar el recurso
Cap. 8-11, 16: identificar la persona, familia, entidad corporativa asociada con el recurso
Cap. 17-22: relaciones entre personas, familias, entidades corporativas y recursos
Cap. 24-28: relaciones entre recursos
Cap. 29-32: relaciones entre personas, familias y entidades corporativas
Apéndices
43
• Uso de mayúsculas, Abreviaturas, Artículos iníciales, etc.
• Presentación (ISBD, MARC, etc.)
• Designadores de relaciones
• Etc.
Glosario
Índice42
A continuación se presenta la diferencia entre las RCAA2 y las RDA:
RCAA
RDA
Organizadas por tipo de recurso y áreas de
descripción
Organizada en atributos y relaciones de las
entidades según FRBR y FRAD
Terminología:
Encabezamiento
Encabezamiento autorizado
Título uniforme
Asiento principal
Asiento secundario
Referencias de “véase”
Terminología:
Punto de acceso
Punto de acceso autorizado
Título preferido
Punto de acceso / creador de la obra
Punto de acceso
Punto de acceso variante
De acuerdo con esto, las RDA se concentran hacia la satisfacción del usuario, pues éstas están
destinadas, por su nueva estructura y terminología, a que éste usuario tenga un buen resultado en
la búsqueda de la información, pues dicha estructura y terminología son más comprensibles para
él.43
42 TILLETT, Barbara B. RDA: antecedentes y aspectos de su implementación: manual para instructor. [en línea].
[San Luís Potosí]: Library of Congress. [consulta: 15 abril 2014]. Disponible en internet:
http://www.loc.gov/catdir/cpso/RDA/RDAantecedentes_instructor.pdf 43 GONZÁLEZ ALASTUEY, Evelyn. “RDA: un acercamiento a las nuevas normas de catalogación”. En:
Infoconexión Revista Chilena de Bibliotecología. (mayo 2011) no. 2. p. 1-10
44
Estas nuevas reglas pretenden ser de mayor utilidad para el bibliotecario porque se inclinan más
hacia los recursos electrónicos, aunque no deja de lado el material impreso.
Como se mencionó antes, la organización técnica de un centro de documentación no estaría
completa sin el análisis documental de contenido, pues con este se visualiza de manera breve y
concisa el contenido del documento.
Este proceso significa realizar una profundización en la descripción de la información; con esta
actividad se le dan al usuario mayores herramientas para la localización de la información que
requiere, ya que no solo se le proporciona la descripción física, sino también, se le muestra de
una forma muy breve y clara el contenido intelectual de éste mediante productos que la misma
institución genera para comodidad del usuario.
Conforme a esto José Moreiro dice que el análisis documental de contenido “es una actividad
analítico-sintética, sometida a regulaciones lingüísticas y dentro de la cual los procesos de
inferencia, de representación, las expectativas y los conceptos memorísticos influyen en su
realización - por parte del analista - y en su comprensión por parte del usuario; por lo tanto, el
producto del ADC, es decir, la representación de la información contenida en un documento, se
expresa a través de recursos lingüísticos (palabras clave, encabezamientos de materia,
descriptores y términos) y éstos permiten, posteriormente, su recuperación.”44
De esta manera los encabezamientos de materia, los índices y los resúmenes son necesariamente
utilizados, ya que son lenguajes precoordinados y poscoordinados sucesivamente y facilitan la
descripción del contenido intelectual de los documentos que requiere el usuario.
A continuación se presentan los aspectos que constituyen a estas herramientas como son;
conceptos, características, etc.
44 MOREIRO GONZALEZ, José. “Implicaciones documentales en el procesamiento del lenguaje natural”. En:
Ciencias de la Información. (marzo 1993), no. 1; p. 48-54
45
2.2.2 Encabezamientos de materia / Subjects Headings
“Es la palabra o palabras, con que encabeza, inicia, o principia la relación descriptiva de un
libro en un registro bibliográfico, es a su vez el elemento base del ordenamiento, es decir, son
las palabras que se toman en cuenta para alfabetizar los registros en el catálogo”,45 esto descrito
en el documento Organización Bibliográfica y Documental.
Mientras tanto César Martínez Gavilán plantea que un encabezamiento de materia “es la
expresión lingüística (palabra o conjunto de palabras) que representa el contenido temático de
un documento y que se utiliza para hacer búsquedas en un catálogo, bibliografía o índice.”46
Por otro lado María Teresa Chávez a este respecto, sugiere que:
Encabezamiento de materia. Es la palabra o palabras que mejor expresan el asunto que trata la
obra y bajo el que se agrupan tanto los libros escritos sobre el mismo asunto, como todo el
material que, referente a él, existe en la biblioteca.
Subencabezamiento. Es la palabra que amplía o fija la idea del encabezamiento indicando la
manera en que está escrita la obra, el nombre del área geográfica a la que está limitada, el período
que comprende, o la parte, elemento o fase de la materia tratada.47
Para Dolores Vizcaya encabezamiento de materia es “un lenguaje precoordinado, de estructura
asociativa o combinatoria, que consiste en listas alfabéticas de palabras capaces de representar
los temas de los que trata un documento.”48
45 Organización bibliográfica y documental. compiladores Hugo Alberto Figueroa Alcántara y Cesar Augusto
Ramírez Velásquez. México: UNAM-CUIB, 2004. p. 89 46 MARTÍNEZ GAVILÁN, César. Lenguajes documentales: principales tipos de clasificación, encabezamientos de
materia, descriptores y tesauros. [en línea]. Temas de Biblioteconomía. [consulta: 5 diciembre de 2013]. Disponible
en internet: http://eprints.rclis.org/14817/1/lendoc.pdf 47 CHAVEZ, María Teresa. “Los encabezamientos de materia”. En: Anuario de Bibliotecología. México: UNAM,
época IV, año 1, 1980. 48 VIZCAYA ALONSO, Dolores. Op. Cit.
46
Se tienen distintas formas de encabezamientos:
Simples: una sola palabra
Sustantivo: una sola palabra que conserva su significado claro y preciso
Compuestos: dos o más palabras
Sustantivo y adjetivo: el encabezamiento de materia formado por un sustantivo y un
adjetivo representa una forma clara y concreta de enunciar una materia
Sustantivo y preposición
Palabras unidas por una conjunción
Frases hechas o convencionales.
Uso de la coma para inversión: la coma en este tipo de encabezamientos obliga a un
ordenamiento especial, que puede no ser claro para el usuario. Es por esto que tal forma
se evita y sólo se usa cuando la supresión de alguna palabra le resta sentido a la forma
Uso de paréntesis para aclaración: se utiliza para delimitar el campo temático entre dos o
más encabezamientos formados por palabras homónimas o bien, para especificar el
significado de un encabezamiento homógrafo49
Subdivisiones o subencabezamientos
De materia o tema. Se usan para limitar el concepto. Suelen indicar cualidades,
propiedades, acciones, aspectos, etc. de una materia específica y siempre son conceptos
aplicables a muchas materias
49 IZQUIERDO ARROYO, José María. “Listas de encabezamientos de materia y tesauros en perspectiva
comparada”. En: Revista Documentación de las Ciencias de la Información. No. 17, 1994. p. 292 – 296.
47
Frase vs. Subdivisión. La tendencia actual se inclina por preferir la utilización de frases en
lenguaje natural para los tópicos unívocos
Subdivisiones geográficas o de lugar. Indican el área geográfica a la que se limita un tema
en particular
Subdivisiones cronológicas. Indican el periodo que cubre la obra descrita
Subdivisiones de forma. Indican la forma o formato en la que se presenta la publicación
Subdivisiones flotantes. Se refieren al hecho de que estas subdivisiones pueden asignarse
bajo temas designados, sin que su uso haya sido establecido editorialmente, y
consecuentemente, sin que su aplicación aparezca en listas de encabezamientos bajo cada
encabezamiento de materia apropiado50
Como ya se mencionó, los encabezamientos de materia hacen uso de los lenguajes controlados
utilizados para la descripción del contenido de los documentos, esto con palabras o frases que
facilitan la recuperación de la información.
También como se aprecia en los tipos de subencabezamientos, existen diferentes, por ejemplo: de
forma, cronológicos, geográficos, etc., estos sirven para dar más especificidad al asunto del que
trata el documento.
Las listas de encabezamientos de materia, constituyen un lenguaje normalizado que cubre todas
las áreas del conocimiento, conformado de acuerdo con principios universalmente aceptados que
permiten un control de vocabulario para analizar y recuperar información en sistemas manuales y
automatizados.51
50 SÁNCHEZ LUNA, Blanca Estela. “Catalogación por materia”. En: Organización bibliográfica y documental.
México: UNAM, Facultad de Filosofía y Letras, 2004. p. 87 – 96. 51 VARELA CARDENAS, Norma Yolanda. Manual de procedimientos para la organización bibliográfica del
centro de documentación en salud del H. G. Z. 1-A “Venados” del IMSS. Tesina. México: El autor, 2009. p. 41
48
Existen varias listas generadas por las instituciones que realizan este proceso de manera
profesional y específica, las Listas de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas de Colombia
y de los Library of Congress Subject Headings (LCSH) son las que frecuentemente se utilizan
dentro de las bibliotecas especializadas o centros de documentación e información.
Una vez seleccionados los términos que van a describir el contenido del documento, debe dársele
un número de clasificación y posteriormente indizarlo y resumirlo. Existen varios sistemas de
clasificación, que de acuerdo a la institución que resguarda la información; se ha de utilizar el que
mejor se acople a las necesidades de la misma. En el siguiente apartado se describirán y
compararán algunos de estos sistemas para elegir el que mejor se adapte al centro de
documentación en cuestión.
2.2.3 Clasificación
Conceptualizando, Martínez Gavilán dice que “clasificar significa distinguir, reconocer las
características que tienen en común los objetos o conceptos, agruparlos según estas
características y, finalmente, separar los grupos así formados. Este concepto aplicado al saber
que reside en los documentos ha permitido identificar contenedores ideales representados por
las materias en las que el saber mismo puede ser dividido. El objetivo de la clasificación en el
análisis documental consiste en identificar a qué clase o subclase se atribuye idealmente un
documento y concretar este aspecto teórico en la elaboración de un catálogo sistemático de
materia y/o en la ordenación física por materias de los documentos en las estanterías.”52
De la misma manera Akers dice que “clasificar libros es agruparlos incluyendo en cada grupo,
hasta donde sea posible, los que traten de determinada materia, por ejemplo, geología; o todas
las obras sobre cualquier asunto presentada en forma particular, por ejemplo, poesía; o las que
se refieren a determinado periodo de tiempo, por ejemplo, la Edad Media, etc., lo que se
persigue es hacer los libros… más asequibles.”53
52 MARTÍNEZ GAVILÁN, César. Lenguajes documentales… op. cit. p. 5 53 AKERS, Susan Grey. Catalogación sencilla para bibliotecas. 4ª ed. México: Editorial Pax-México, 1954. p. 15
49
Por su parte W. S. Merrill dice que clasificación es “el arte de asignar a los libros un lugar
determinado en un sistema de clasificación en el cual se agrupan, de acuerdo con sus semejanzas
o relaciones, los diversos temas de la investigación humana o las descripciones de la vida
humana en sus diversos aspectos.”54
El autor británico W. C. Berwick Sayers, brinda distintas definiciones acerca de la clasificación:
Una de ellas dice que la clasificación “es el proceso intelectual por el cual reconocemos nuestros
conceptos mentales o las imágenes de las cosas según su semejanza o unidad, y por esta
semejanza o unidad se ordenan en una determinada relación unos con otros”. Otra definición
dice que “es el acto de agrupar cosas reales (como especímenes geológicos, plantas o libros),
para que adquieran un ordenamiento abstracto”. La ultima definición señala que “es el acto de
colocar cosas (en esta caso libros) en su lugar apropiado dentro del sistema o esquema de
clasificación.”55
Clasificar pues, es la agrupación de los documentos en cuanto a su similitud terminológica, es
decir, a toda información referida a una sola temática se le asignará una clasificación numérica o
alfanumérica, dependiendo del sistema de clasificación que sea empleado dentro del centro de
documentación.
2.2.3.1 Principales Sistemas de Clasificación
Se identifican algunos sistemas de clasificación, entre los cuales se tienen el Sistema de
Clasificación Decimal de Dewey, el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos (LC) y el Sistema Decimal Universal.
54 LITTON, Gastón. Clasificación y Catálogos. Argentina: Bowker Editores Argentina, S. A., 1971. p. 17 55 AKERS, Susan Grey. Op cit. p. 18
50
Dichos sistemas se concentran en agrupar las diversas temáticas de la información, algunos de
forma solo numérica y otros empleando la combinación del alfabeto latino con una numeración
consecutiva.
A continuación se enumeran estos sistemas describiéndolos y anotando sus características
principales.
Sistema de Clasificación Decimal Dewey
Creado por Melvil Louis Kossuth Dewey en 1876 se basa en el criterio de asignar números
arábigos enteros fijos a una selección específica de materias que de acuerdo a él, representaban el
conocimiento humano. Los números enteros corresponden a las materias fijas de mayor
importancia, y la numeración decimal corresponde a la posible variabilidad y frecuencia temática
de las materias, la interdisciplinaridad entre materias y el eventual surgimiento de nuevas
materias.
El sistema numérico de las materias fundamentales del conocimiento, de acuerdo a Melvil Dewey
es:
000 – Referencias, Información, Ciencias de Computadoras
100 – Filosofía y Psicología
200 – Religión
300 – Ciencias Sociales
400 – Lenguaje, Idiomas y Lingüística
500 – Ciencias Físicas, Matemáticas y Naturales
600 – Tecnología
700 – Artes y Recreación (Deporte, Teatro, Danza, Música)
800 – Literatura
51
900 – Historia y Geografía (incluye Etnología)56
Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso (LC)
La Biblioteca del Congreso de Washington fue establecida en 1800, y en sus orígenes contó con
dos clasificaciones: una primera que aparece en su catálogo, publicado en 1812, que contaba con
18 grupos temáticos. Más tarde la Biblioteca de Thomas Jefferson quedó inserta en la biblioteca,
cuya catalogación y clasificación fueron abordadas por el propio Jefferson, que en 1815 publicó
el catalogo alfabético, organizado en 44 grupos temáticos, y editado bajo el título “Catalogue of
the United States”. Este esquema predominó durante el siglo XIX, hasta 1899 en el que el
director de la Biblioteca Herbert Putnanm decide la reorganización y reclasificación completa de
sus 2.000.000 de volúmenes. En ese momento existían en Estados Unidos dos relevantes
clasificaciones: la Clasificación Decimal de Dewey y la Clasificación Expansiva de Cutter.
Putnanm optó por formular un esquema nuevo, haciendo uso de las que consideraba las mejores
clasificaciones existentes y considerando las necesidades individuales de la biblioteca. Así la
biblioteca formuló un sistema propio impregnado preferentemente por los criterios clasificatorios
de Cutter.
El sistema está compuesto de clasificaciones específicas para cada materia en las que no existen
interconexiones. Las divisiones generales están distribuidas en 21 grupos con una notación
alfabética, y cada materia está simbolizada por una letra mayúscula del alfabeto latino, excepto
las letras: I, O, W, X e Y que se han reservado para futuras ampliaciones.57
El orden del Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso de acuerdo a la designación
de materias principales es:
A. Información General, Referencias, Enciclopedias y Diccionarios
B. Filosofía, Psicología y Religión
56 SAN SEGUNDO MANUEL, Rosa. Sistemas de organización del conocimiento: la organización del conocimiento
en las bibliotecas españolas. Madrid: Universidad Carlos III, 1996. p. 75 57 Ibídem p. 90
52
C. Historia General (África, Asia, Oceanía, Pacífico) [Incluye: Arqueología, Etnohistoria,
Etnología, Prehistoria e Historia del Arte]
D. Historia del Viejo Mundo, Estudios Clásicos [Incluye: Arqueología de Antigüedad,
Prehistoria, Historia de Arte]
E. Historia de América (referido principalmente a los Estados Unidos) [Incluye también:
Prehispánica, Etnohistoria, Arqueología de las Américas, Mesoamérica, Altiplano,
Norteamérica, Caribe Pre-colombino]
F. Historia de los Estados Unidos, Canadá, América Latina y el Caribe [Incluye también:
Prehispánica, Etnohistoria, Arqueología de las Américas, Mesoamérica, Altiplano,
Norteamérica, Caribe Pre-colombino]
G. Geografía, Antropología (Etnología y Antropología Social) y Recreación (Deportes,
Teatro, Baile)
H. Ciencias Sociales (Sociología, Criminología, Trabajo Social, Economía)
J. Ciencias Políticas (Gobierno, Diplomacia, Administración Pública)
K. Derecho (Leyes, Jurisprudencia, Filosofía del Derecho)
L. Educación (Pedagogía)
M. Música
N. Bellas Artes (Artes Plásticas, Historia del Arte)
P. Lenguaje y Literatura (Idiomas y Lingüística)
Q. Ciencias (Ciencias Físicas, Astronomía, Matemáticas, Química, Biología, Geología,
Antropología Física, Paleontología, Ciencias Ambientales)
R. Medicina
S. Agricultura (Agronomía)
T. Tecnología
53
U. Ciencias Militares
V. Ciencias Navales
Z. Bibliografía, Ciencias Bibliotecarias, Información y Recursos Informáticos58
Clasificación Decimal Universal (CDU)
Los jóvenes juristas belgas Paul Otlet y Henry La Fontaine tradujeron y con posterioridad
transformaron la Clasificación de Dewey con el propósito de organizar un catálogo de carácter
internacional, o sea, el Repertorio Bibliográfico Universal. Solicitaron permiso a Dewey para
traducir, ampliar y usar su Clasificación Decimal. En septiembre de 1895 organizaron en
Bruselas la I Conferencia Internacional de Bibliografía en la que de forma unánime se adoptó la
Clasificación de Dewey para organizar el Repertorio Bibliográfico Universal. De esta forma va a
tener su génesis la CDU, que nació como sistema clasificatorio del Repertorio Bibliográfico
Universal, proyecto que pretendió abordar la realización del archivo o enciclopedia de la
humanidad.
La CDU es un Sistema de Clasificación con notación numérica, ordenado según el principio que
rige en los número decimales, es decir, el valor de los números tiene el mismo que las fracciones
decimales, o sea, son las partes decimales de la unidad que resultan de dividir a ésta por diez, a
así sucesivamente.
Su estructura comprende diez divisiones del saber, que a su vez se dividen en diez y así
sucesivamente, quedando la posibilidad de que las divisiones fundamentales puedan ser
desmembradas en casi infinitos grupos temáticos. Las clases principales se estructuran de forma
jerárquica en el siguiente orden:
0 – Generalidades
1 – Filosofía
58 Manual de clasificación documental. Ed.: María Pinto. Madrid: Síntesis, 1999. p. 75
54
2 – Religión, Teología
3 – Ciencias Sociales
4 – no tiene asignación de materia
5 – Ciencias Naturales
6 – Tecnología, Ciencias Aplicadas, Ingeniería, Medicina
7 – Las Artes, Música, Arquitectura, Artes Gráficas
8 – Lenguas, Lingüística, Literatura
9 – Geografía, Historia, Biografías59
De acuerdo con esta información, la aplicación de los tres sistemas es sencilla, ya que son muy
parecidos, generalmente se usan dentro de casi todas las bibliotecas, por ello se plantea la
propuesta de la utilización del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, para efectos de la
organización del acervo.
Complementando y especificando a este número de clasificación se tiene la signatura topográfica
y el número Cutter, de los cuales se hablará a continuación.
2.2.4 Número Cutter
Charles Ammi Cutter junto con su ayudante Kate Sanborn implementaron las Tablas de Cutter-
Sanborn60; son utilizadas para la diferenciación de cada documento complementando así al
número de clasificación, a esto se le llama signatura topográfica.
59 Ibidem p. 69-70 60 ORIZAGA RODRÍGUEZ, Clara. Tablas de Cutter: una breve introducción. México: Universidad Autónoma de
Nayarit, 2011. p. 1
55
Para conceptualizar se tiene que signatura topográfica “Es un código que identifica cada ítem de
la colección que posee una biblioteca; es única (obviamente no se puede repetir) y permite
ordenar el estante sistemáticamente, primero por materia y luego por autor, título u otros datos.”
Los componentes de la signatura topográfica son dos:
Signatura de clase: notación extraída de un sistema de clasificación que permite reunir los
ítems por materia, dato que ocupa el primer lugar, es decir, es el primer elemento de
orden…
Signatura librística: compuesta por la notación interna o número de autor y otros datos
adicionales. Se extrae de una tabla de notaciones internas como la de Cutter-Sanborn,
Malaga u otras. Identifica el ítem como único y ocupa el segundo lugar…61
Respecto a las Tablas de Cutter, para asignar este número, se emplea una letra, que corresponde a
la primera letra del apellido del autor, y dos o tres números arábigos. De ese modo se dividen
minuciosamente las posibles combinaciones de vocablos y consonantes para poder dar un
símbolo (letra y números) correspondiente a cualquier forma que la ortografía del apellido tome.
Las diversas obras de un mismo autor que tienen idéntica clasificación, se distinguen con la letra
inicial del título agregada después del número de autor.62
Estas son las Tablas Cutter que se utilizarán para este trabajo, las cuales se pueden consultar de
forma automática en internet en la siguiente dirección electrónica:
http://hfigueroacatyclas.tripod.com/tablasdecutter.htm
61 MARTÍNEZ TAMAYO, Ana María. Indización y clasificación en bibliotecas. Buenos Aires: Alfagrama. 2008. p.
72. 62 LITTON, Gaston. Op. cit. p. 104
56
Por otro lado y tomando en cuenta que la tecnología nos ha alcanzado, sirviéndonos de ella;
existe el sitio web de las tablas Cutter-Sanborn63 dedicado a la asignación de este número,
facilitando así este proceso y principalmente ahorrando tiempo y esfuerzo al bibliotecario.
Los pasos son los siguientes:
1. Se ingresa a la página del número de Cutter
2. A continuación se proporciona el apellido en el espacio en blanco
3. Finalmente se visualiza el número Cutter asignado
Este número de Cutter le da a la clasificación la especificidad necesaria para que los documentos
no se vean duplicados en los registros y posteriormente en el sistema automatizado.
63 UNFORBI. [en línea]. [consulta: 20 marzo 2014]. Disponible en internet:
http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/index.php
57
El siguiente paso de la organización es la indización, la cual es una parte esencial dentro de la
recuperación de la información, ya que es la que genera datos para que el usuario, de carácter
inicial, es decir, es la primera hojeada, por así decirlo, al documento que podría ser de su interés;
para este paso se requiere de la utilización de los lenguajes controlados para hacer la
normalización adecuada de los términos extraídos. Enseguida se abordará el tema de la
indización.
2.2.5 Indización
Según la norma ISO 5127, la indización es “la representación del contenido de un documento
mediante selección de las palabras extraídas de su contexto o mediante la atribución de términos
pertenecientes a un lenguaje controlado.”64
Langridge D. W. conceptualiza a la indización de tres maneras: 1. Sinónimo de organización del
conocimiento en las bibliotecas e incluye tanto el índice de autor, título, descripción del
documento y todos los temas tratados en el documento; 2. Acto de registro del contenido de una
colección en contraste con el acto de búsqueda de la información requerida; 3. en sentido
restringido como llave alfabética de un orden sistemático, el índice alfabético para el contenido
de libros arreglados temáticamente o el índice alfabético a un catálogo arreglado
sistemáticamente.65
En la acción de indizar por temas se distingue la indización humana y la automática, la primera
trabaja en base a los conceptos tratados en un documento y la segunda en base a los términos que
aparecen mencionados. La indización humana reconoce los elementos constitutivos del
documento a través del análisis de su lectura y garantiza que si un concepto tratado en el mismo,
no aparece mencionado o se usa un término no habitual, el analista lo incluirá con el término en
uso en el sistema, para recuperar el concepto. En la indización automática, la máquina separa
64 BOSCH, Mela. “La indización asistida para el manejo del conocimiento en organizaciones frente al tratamiento
documental en bibliotecas”. En: Biblios. Año 7, no. 23, ene-mar, 2006. p. 2 65 LANGRIDGE, D. W. Classification: its kinds, systems and application. Citado por PEÑA, Catalina Naumis.
“Indización y clasificación: un problema conceptual y terminológico”. En: Documentación de las Ciencias de la
Información. 2003, 26 p. 26
58
cadenas de caracteres ya sea en el título, en el resumen, descartando únicamente las llamadas
palabras vacías o reconociendo en el texto completo los sintagmas nominales. En medio de estos
dos tipos de indización existen clasificaciones intermedias, como la asignación humana de
palabras significativas en los textos, sin someterlas al proceso de control que supone el uso de
una herramienta de normalización del vocabulario o la asignación automática de palabras
previamente definidas.66
Las etapas de la indización de acuerdo con Isidoro Gil Leiva, son:
El análisis de los documentos y de las preguntas para la selección de los conceptos
explícitos o implícitos, y
El almacenamiento de esas palabras clave tal y como están, o su normalización por medio
de un vocabulario controlado67
Luego entonces, el proceso de indización se entiende como la asignación de temas extrayendo
términos del mismo documento, es decir, el catalogador, leyendo el texto a indizar, sustrae las
palabras clave unificándolas en una lista alfabética, la cual conforma el índice.
Es sugerencia utilizar tesauros, listas de encabezamientos y otros documentos para la
normalización de los términos que han de conceptualizar al documento, pues, de esta manera los
términos extraídos se unifican dentro del acervo; por otro lado si las palabras no se localizan
dentro de estos documentos, el bibliotecario está obligado a incluir éstas en un índice que se
generará para su futura normalización dentro de la institución a nivel nacional.
De esta forma existen distintos tipos de índices, entre estos se encuentran el de autores,
conformado por los diversos autores escritos en la forma en que se conocen internacionalmente;
el de materias, que incluye los términos de los que se ha estado hablando a lo largo de este
apartado; entre otros. A este proceso de normalización se le llama control de autoridades, al
66 PEÑA, Catalina Naumis. “Indización y clasificación: un problema conceptual y terminológico”. En:
Documentación de las Ciencias de la Información. 2003, 26. p. 27 67 GIL LEIVA, Isidoro. Manual de indización: teoría y práctica. España: Ediciones Trea, 2008. p. 245
59
respecto Cristina Herrero Pascual opina que “es el proceso de unificar, mediante la utilización de
una forma normalizada, los puntos de acceso de los catálogos automatizados y mostrar además
las relaciones entre los distintos puntos de acceso. Es decir, supone la normalización de los
nombres de personas, entidades, títulos uniformes o materias, que pueden constituir el punto de
acceso principal o los secundarios de un catálogo automatizado. Su finalidad es facilitar la
identificación y la recuperación de los documentos almacenados, evitando las confusiones a que
se pueden prestar los homónimos, sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser
denominado una persona, entidad, obra, tema o concepto.”68
Este proceso se realiza pensando principalmente en el usuario final, al contrario de la
catalogación que se enfoca meramente en describir físicamente el documento, este proceso
describe el contenido, para dar una visión concreta y general al usuario acerca del documento que
necesita.
Otro de los procesos que complementan la descripción intelectual de una obra es el resumen;
enseguida se abordará este tema.
2.2.6 El Resumen
Al respecto se presentan algunos conceptos citados por Michela Montesi en el documento
“Métodos de evaluación y calidad de resúmenes documentales.”69
Cremmins dice que “un resumen se define como una representación abreviada y precisa de los
contenidos de un documento, preferentemente preparado por su(s) autor(es) para ser publicado
con este. Dichos resúmenes son además útiles en las publicaciones de acceso y bases de datos
consultables por ordenador.”
68 HERRERO PASCUAL, Cristina. “El control de autoridades”. En: Anales de documentación. no. 2, 1999. p. 121 69 MONTESI, Michela. Métodos de evaluación y calidad de resúmenes documentales. España: Ediciones Trea, 2006.
p. 32-33
60
Collison afirma por su parte que “es la presentación tersa en (en lo que sea posible) el propio
lenguaje del autor, de todos los puntos tocados en el mismo orden que en la parte original de
información de documento primario […].”
La norma UNE 50-103-90 lo conceptualiza como “…una representación abreviada y precisa del
contenido de un documento, sin interpretación ni crítica y sin mención expresa del autor del
resumen.”
Al revisar la literatura especializada en este tema, se ubican muchos tipos de resúmenes, aunque
algunos muy parecidos a otros; sin embargo los que mencionan Mijailov, Chernii y Guiliarevskii
son básicos.
El resumen informativo contiene, además de los enunciados fundamentales del trabajo
original, el material que lo ilustra, los argumentos principales, datos relativos a los
métodos de investigación, al empleo del equipo y a la esfera de aplicación
El resumen indicativo ofrece sólo los enunciados fundamentales vinculados
estrechamente con el tema del documento extractado
El resumen monográfico es confeccionado a partir del análisis de una sola fuente
La reseña sintética se basa en varias fuentes relativas al mismo tema
El resumen especializado está destinado a especialistas de alguna rama o actividad en
particular. Se centra en un solo aspecto (equipo, tecnología, métodos de investigación,
etc.)70
El resumen es una parte esencial en el proceso de la recuperación de la información, así como la
indización, proporciona una introducción breve y específica del contenido del documento, ya que
es preferentemente generado por el autor de la obra y contiene en extracto las ideas principales y
70 MIJAILOV, Aleksadr Ivanovich, CHERNII, A. I. y GUILIAREVSKII, R. S. Fundamentos de la informática. La
Habana: Académia de Ciencias de Cuba, 1973. p. 212
61
las palabras clave que en él se alojan, facilitando así su recuperación tanto del bibliotecario y
principalmente del usuario.
2.2.7 Automatización
Como siguiente paso dentro del proceso de la organización técnica se tiene la automatización, ya
empleada en la mayoría de las bibliotecas y principalmente en los centros de documentación,
pues al ser especializados, requieren de cierta agilidad en cuanto a la recuperación de la
información, aquí es donde la automatización forma parte fundamental del proceso.
Al respecto se tiene que “la automatización es la utilización de computadoras, máquinas y
herramientas informáticas que facilitan y ayudan a mejorar las tareas cotidianas. Además,
brindan un servicio a las personas, acorde a las demandas que surgen de las nuevas tecnologías
de la información.”71
A su vez López Yepes menciona que la automatización es “la tecnología que trata de la
aplicación de sistemas mecánicos, electrónicos y de bases computacionales para operar y
controlar la producción.”72
Por otro lado, tenemos que la automatización de bibliotecas es definida por el ODLIS (Online
Dictionary for Library and Information Science) como “el diseño e implementación de sistemas
computarizados, con el objetivo de reemplazar tareas realizadas originalmente de manera
manual en la biblioteca.”73
Por su parte Noel Angulo Marcial dice que la automatización de bibliotecas es la “aplicación de
computadoras al desarrollo de operaciones bibliotecarias y a la generación de servicios de
71 AGUILAR SÁNCHEZ, Gerardo Rafael [et. al.]. Evaluación general del estado actual de la automatización de
bibliotecas de universidades públicas del área metropolitana de la ciudad de México. Reporte de Investigación.
México. El autor, 2011. p. 6 (Biblioteconomía Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía) 72 Diccionario enciclopédico de ciencias de documentación. LÓPEZ YEPES, José editor. Madrid: Síntesis, 2004, p.
33 73 REITZ, Joan M. “Library automation”. En: On-line dictionary of library and information science. [en línea].
[Consulta: 02 de Junio de 2010]. Disponible en Internet: http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_c.aspx
62
información. Uso de dispositivos automáticos para realizar alguna o todas las operaciones de
una biblioteca. El término biblioinformación se aplica a los métodos y técnicas para la
generación de productos y servicios automatizados de información bibliográfica.”74
Otro concepto del mismo autor menciona que es la “aplicación de la computadora en el
desarrollo de operaciones bibliotecarias, considerando las tareas de carácter administrativo, la
organización de los recursos documentales y la generación de productos y servicios de
información.”75
Estos, solo por mencionar algunos de los muchos que hablan al respecto, pues la mayoría están
de acuerdo en que la automatización de bibliotecas es la sustitución de las tareas manuales con
sistemas de cómputo que proporcionan facilidad y rapidez para realizar dichas tareas al
bibliotecario.
Para la biblioteca y principalmente para la organización técnica que se llevará a cabo, la
automatización es de gran ayuda para el bibliotecario, ya que al ahorrar tiempo en esta tarea
favorece para que le brinde más atención a otras cuestiones y principalmente al usuario; una
herramienta automatizada muy útil es el formato MARC21, del cual de abordará enseguida.
2.2.7.1 Formato MARC
Es el desarrollo de Machine Readable Cataloging; es decir, Catalogación legible por máquina.
Esto significa que una computadora puede interpretar los datos contenidos en un registro
bibliográfico (ficha manual) en función de una serie de elementos que actúan como
“señaladores” de los datos. MARC21 es una norma para el intercambio de información que
permite estructurar e identificar los datos de tal forma, que puedan ser reconocidos y manipulados
por una computadora. Implementar esta norma nos ayuda a identificar explícitamente y etiquetar
para la computadora el contenido de las distintas partes de un registro catalogado (ficha manual)
74 ANGULO MARCIAL, Noel. Terminología de automatización documental. México: CONPES, 1988. p. 28 75 ANGULO MARCIAL, Noel. Manual de tecnología y recursos de la información. México: Instituto Politécnico
Nacional, 1996. p. 19
63
en forma legible por máquina (catalogación automatizada). Esto se hace utilizando una
combinación de números (etiquetas e indicadores), letras (códigos de subcampos) y símbolos
(delimitadores) para calificar o codificar las secciones de registros (campos y subcampos).76
Objetivos del formato MARC
Este formato tiene como objetivos básicos los siguientes:
Permitir el intercambio de registros bibliográficos
Ser receptivo a la información para todo tipo de materiales bibliográficos
Ser flexible para utilizarse como base en la automatización de actividades bibliotecarias
en una amplia gama de instituciones
Ser compatible con distintas configuraciones de equipos de cómputo y de lenguajes de
programación que podrían ser usados en el procesamiento de los registros77
El formato MARC21 es una implementación de dos normas técnicas internacionales, que son
idénticas entre sí: ANSI-NISO Z39.2 e ISO 2709. Son normas de formato para el intercambio de
información bibliográfica, las cuales establecen los lineamientos que deben seguir los registros
bibliográficos en los soportes electrónicos para poder lograr su intercambio.78
Estructura del formato MARC21 bibliográfico o integrado (monografías)
La estructura del formato MARC21 está basada en la norma ANSI Z39.2 (American National
Standard for Bibliographic Information Interchange), misma que sirvió como base para
76 Instructivo “el buen catalogador”. Argentina: Consejo Nacional de Bibliotecas Populares, 2010. 77 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Creación de un portal… op. cit. 78 GARCÍA RAYAS, Alejandra. Propuesta de organización técnica de la colección documental de la biblioteca del
plantel 13 “Epigmenio González” del Colegio de Bachilleres del Estado de Querétaro. Tesina. México: El autor,
2012 p. 48
64
implementar la norma ISO 2709 Format for Bibliographic Information Interchange on Magnetic
Tape. Dicha estructura consta de los siguientes elementos:
Líder
Directorio
Elementos de longitud fija (008)
Campos de longitud variable
Líder. Está integrado por un número finito de 24 caracteres en los que se consigna la
información general del registro catalográfico y sus posiciones son del 0 al 23.
Directorio. Está integrado por campos de longitud fija de 12 caracteres, cada uno contiene la
etiqueta de identificación, la longitud y la posición del primer caracter en el registro de cada
etiqueta en el campo variable. Esta parte la realiza automáticamente la computadora.
Elementos de longitud fija (008). Estos campos consignan información catalográfica la
cual determina el contenido del registro. Para su identificación se utilizan códigos ya
establecidos, estos datos se ubican en una longitud de posiciones fijas del 0 al 39.
Campos de longitud variable. La información contenida en estos campos se representa a través
de etiquetas numéricas, las cuales se estructuran de la siguiente forma:
Etiqueta de campo (tres caracteres)
Indicadores (dos caracteres)
Etiquetas de subcampo (dos caracteres)79
A continuación un ejemplo de un registro generado en formato MARC21:80
79 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Creación de un portal… op. cit. 80 Organización bibliográfica y documental. Op. Cit. p. 27
65
A su vez para contener esta información ya registrada en este formato, es necesario implementar
algún Sistema de Automatización, de los cuales se pueden identificar algunos de acceso libre al
público y otros de acceso limitado, de los cuales se hablará en el siguiente apartado.
2.2.7.2 Sistemas Integrales de Automatización de Bibliotecas (SIAB)
Ya aclarado el concepto de automatización y de haber hablado acerca del formato Marc21, se
procederá a explicar en qué consisten los Sistemas Integrales de Automatización de Bibliotecas,
los cuales se definen de la siguiente manera de acuerdo a Lourdes David “es aquel que tiene una
base de datos en común para realizar todas las funciones básicas de una biblioteca. Un sistema
integrado de bibliotecas permite a la biblioteca vincular las actividades, por ejemplo, la
circulación con la catalogación, gestión de publicaciones seriadas, etc., en un momento dado.
Hace uso de un servidor de archivos y clientes en una red de área local. La mayoría de los
sistemas de gestión de bibliotecas tienen los siguientes módulos: catalogación y OPAC,
66
circulación, adquisiciones, gestión de publicaciones seriadas y el módulo de préstamo
interbibliotecario.”81
En tanto que Oscar Arriola los define como “un conjunto organizado de recursos humanos que
utilizan dispositivos y programas informáticos, adecuados a la naturaleza de los datos que deben
procesar, para realizar procesos y facilitar los servicios que permiten alcanzar los objetivos de
la biblioteca: almacenar de forma organizada el conocimiento humano contenido en todo tipo de
materiales bibliográficos para satisfacer las necesidades informativas, recreativas y de
investigación de los usuarios…como aquellos "sistemas para el proceso automatizado o
informático, de información estructurada y no estructurada, sobre actividades y documentos,
adaptable a la estructura organizativa de la biblioteca””.82
Entonces, se entiende como SIAB, un conjunto de operaciones destinadas a la unificación de
actividades administrativas de una biblioteca o centro de documentación, esto para tener una
organización centralizada, pues se ha mencionado antes que estos procesos de automatización
hacen que el bibliotecario tenga una vida más ágil y sencilla.
Se han desarrollado a través del tiempo algunos SIAB para la automatización de las bibliotecas,
algunos de ellos implementados de manera abierta y otros en forma privada. A continuación se
hablará al respecto.
En primera instancia se tiene el software libre cuya primera característica, y tal vez la más
llamativa, es que para utilizar o copiar esta clase de software no es necesario realizar ningún
pago; pero lo más importante de este tipo de software es que se proporciona el código del
programa, es decir, cualquier usuario puede realizar las adecuaciones y modificaciones que
requiere para mejorar sus prestaciones a la luz de ciertos requerimientos particulares o generales.
81 DAVID, Lourdes T. Introduction to Integrated Library Systems. [en linea] En: ICT for Library and Information
Professionals: A Training Package for Developing Countries, 2001.[Consulta: 04 de Agosto de 2010]. Disponible en
Internet: http://arizona.openrepository.com/arizona/bitstream/10150/106374/1/125105e.pdf 82 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar; Butrón Yáñez, Katya. Sistemas integrales para la automatización de bibliotecas
basados en software libre. [En línea]. [Consultado el 2 Noviembre 2010]. Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol18_6_08/aci091208.htm.
67
"Software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar,
cambiar y mejorar el software."
Para ser más precisos, la libertad que el usuario tendrá con este tipo de software es:
La libertad de usar el programa, con cualquier propósito
La libertad de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a sus necesidades. El
acceso al código fuente es una condición previa para esto
La libertad de distribuir copias, con lo que se puede ayudar a otros colegas
La libertad de mejorar el programa y publicar las mejoras de modo que toda la comunidad
se beneficie. El acceso al código fuente es un requisito previo para esto83
También existe software de acceso limitado o software propietario, es decir, se requiere hacer un
pago por la licencia de uso de estos y muchos de ellos son iguales o parecidos a los de acceso
libre.
Al respecto Culebro Juárez, Gómez Herrera y Torres Sánchez afirman que el software no libre,
también llamado software privativo, se refiere a cualquier programa informático en el que los
usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin
modificaciones), o cuyo código no esté disponible o el acceso a éste se encuentre restringido.84
Por otro lado Free Software Foundation (FSF) fundada en 1985, define al software propietario
como aquel que no es libre. Su uso, redistribución o modificación está prohibida, o requiere una
autorización; está tan restringida que no puede ser libre de un modo efectivo. Es de dominio
privado, porque una determinada persona tiene la titularidad de los derechos de autor y goza de
83 Idem. 84 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar, TECUATL QUECHOL, Graciela y GONZÁLEZ HERRERA, Guadalupe.
“Software propietario vs software libre: una evaluación de sistemas integrales para la automatización de bibliotecas”.
En: Investigación Bibliotecológica. vol. 25, núm. 54, mayo/agosto, 2011. p. 41
68
un derecho exclusivo respecto de su utilización. Le niega a otras personas el acceso al código
fuente del software y el derecho a copiar, modificar y estudiar el software.85
Aunque las pruebas de que un software de acceso libre es de igual o mejor funcionalidad para
cualquier biblioteca son claras, la mayoría de las instituciones no los adquieren porque no tienen
personal capacitado para el uso de este tipo de tecnologías y, por lo tanto, prefieren pagar para
que les sea instalado algún software de tipo propietario y solo recibir los beneficios de manera
remota.
Es por ello que a continuación se expondrá uno de los software de acceso libre dedicados a la
gestión de unidades de información de fácil utilización, Koha-Kobli, el cual se propondrá para
este proceso de automatización dentro de la organización técnica de este centro de
documentación. A continuación se explicará brevemente su estructura y características.
2.2.7.3 Koha-Kobli
Es un Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (SIGB) desarrollado por impulso del Grupo de
Trabajo de las BAGE (Bibliotecas de la Administración General del Estado).
Dicho Grupo realizó un estudio y evaluación de las soluciones SIGB de código abierto
disponibles en la actualidad con el objetivo de seleccionar la más adecuada y emplearla como
base para una distribución propia para las BAGE interesadas y para cualquier otra biblioteca que
así lo desee.86
85 Idem. 86 KOBLI: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN BIBLIOTECARIA DE FUENTES ABIERTAS. Ministerio de
Cultura y Deporte, 2011-2012 [en línea]. [Consulta: 20 de marzo de 2014]. Disponible en Internet:
http://kobli.bage.es/acerca-de-kobli/
69
Características
Kobli es un SIAB muy completo, con él se pueden realizar todas las actividades de organización
de una biblioteca pequeña, hasta un centro de documentación, pues su fácil manejo hace que
dichas labores se lleven a cabo en muy corto tiempo. A continuación se presentan algunas
características de este sistema.
Kobli trabaja 100% en entorno web, necesitando dos URL distintas: una para la
Intranet y otra para el OPAC. La navegación en ambos portales dependerán del
navegador
Kobli dispone de un repositorio digital básico, no disponible en la distribución
Koha ILS
Kobli cuenta con la funcionalidad para importar/exportar registros bibliográficos y
de autoridad por medio del protocolo (Z39. 50)
Las plantillas de catalogación no se pueden personalizar en las posiciones de los
campos de control desde el 000 al 010
Posibilidad de añadir imágenes de cubiertas de libros desde archivos locales87
Estructura
A continuación se presenta de manera breve la estructura de Kobli88:
PARTE PÚBLICA U OPAC
Búsqueda en el
OPAC
Búsqueda simple
Búsqueda avanzada
Página de resultados
Explorados por temas o materias
Explorador en la nube de etiquetas
87 VAZQUEZ DÍAZ, Jessica Janeth. Software libre kobli: una propuesta de automatización en la biblioteca escolar
“Ing. Víctor Loredo Ortega” de la Escuela Secundaria Técnica nº 16 Tomas Alva Edison. Tesina. México: El Autor,
2013. p. 121-122. 88 CASTILLERO BARRIENTOS, Janeth. Software libre kobli y la automatización de bibliotecas escolares: una
propuesta para la biblioteca de la Escuela Primaria “Andrés Iduarte”. Tesina. México: El Autor, 2013. p. 102-105.
70
Más populares
Explorar por jerarquías y nube de temas
Funcionalidades
del OPAC
Asignar una etiqueta
Hacer una reserva
Listas
Cesta de libros
Comentarios
Agregar un comentario
Suscripciones a canales RSS
Suscripción a feed RSS personalizados
Integración a Zotero: es una extensión gratuita de Firefox para ayudarle a
recopilar, gestionar y citar las fuentes de investigación que se ejecuta a
través del navegador.
Cambio de idioma
Apariencia
Mi cuenta Mis resúmenes
Mis multas
Mis detalles personales
Permitir cambios en mis detalles personales desde mi cuenta
No permitir cambios en mis detalles personales desde mi cuenta
Mis etiquetas
Cambiar contraseña
Historial de búsqueda
Historial de lecturas
Sugerencias de compra
Listas
Autodevolución
Autopréstamo
Preferencias del sistema que manejan el Autopréstamo.
PARTE PRIVADA O INTRANET
Circulación Préstamos: desde la pantalla principal de la parte privada, desde el módulo
de socios, desde cualquier pantalla, auto préstamos, preferencias del
sistema que manejan los préstamos.
Devoluciones: desde dentro del módulo circulación, desde la barra de
navegación del módulo de circulación, desde el módulo de socios, auto
devolución.
Renovaciones: desde el módulo de socios.
Transferencias
Reservas
71
Multas
Informes de circulación
Socios Búsqueda de socios
Crear un nuevo usuario
Eliminar usuario
Modificar datos de usuarios
Preferencias del sistema que maneja el módulo usuarios
Buscar Tipos de búsqueda
Presentación de resultados
Búsqueda de autoridades
Preferencias del sistema que manejan el módulo buscar
Listas Permite consultar listas públicas o privadas creadas con anterioridad.
Catalogación Crear nuevos registros: con MARC de forma manual o por medio de
Z39.50
Operaciones sobre registros MARC: duplicar, fusionar, editar, eliminar.
Contenido mejorado de los registros
Añadir ítems a un registro
Operación sobre los ítems: editar, adjuntar, eliminar, historial de
circulación de un ítem.
Autoridades
Vinculación entre registros bibliográficos
Repositorio local
Preferencia del sistema que maneja el módulo de catalogación.
Publicaciones Periódicas
Adquisiciones Proveedores
Contratos con proveedores
Administración de sugerencias
Preparar pedidos
Recepción de pedidos
Informes Informes guiados
Estadísticas compuestas
Listas principales
Listas sobre inactivos
Otras listas
Administración Preferencias del sistema
Parámetros básicos
Socios y circulación
Catálogo
Parámetros de la adquisición
Parámetros adicionales
Herramientas Herramientas de socios y circulación
Herramientas de catálogo
Herramientas adicionales
72
Módulos
De manera más detallada se presentan los módulos que componen a este sistema:89
MÓDULOS
DESCRIPCIÓN
Circulación Este módulo se ocupa de gestionar todo lo relacionado con la circulación
de materiales.
Préstamos: El préstamo es un servicio bibliotecario por el cual
los socios pueden sacar materiales de la biblioteca fuera de la
misma. En el préstamo intervienen el socio y el material que
eventualmente éste quiera llevarse prestado.
Devoluciones: La devolución se lleva a cabo cuando un socio
quiere devolver un material que tiene prestado de la biblioteca.
Reservas: Las reservas son un servicio bibliotecario por el cual los
socios pueden reservar un ejemplar de la biblioteca que o bien esté
prestado o que no quieran tomarlo prestado en una ocasión
determinada por él.
Socios El módulo se ocupa de gestionar todo lo relacionado con los usuarios.
Este módulo se puede crear un nuevo usuario. Asimismo se puede buscar
un socio mediante la introducción de cualquier parte de su nombre o el
número de socio.
Búsqueda
avanzada
Este módulo facilita la consulta del catálogo desde la intranet, sin
necesidad de acceder a la parte pública u OPAC. A través de este módulo
se podrán realizar diferentes tipos de búsquedas.
Listas El módulo permite consultar listas públicas o privadas creadas con
anterioridad.
Accediendo a cada una de las listas y éstas se pueden editar, descargarlas
en los formatos ISO 2709, RIS o Bib Tex, enviarlas por correo electrónico
o imprimirlas. Además, sobre estas listas se pueden realizar reservas o
combinar los registros que se seleccionen.
Catalogación Se trata del módulo que gestiona la inclusión de registros.
Agregar registros MARC: Los registros MARC se pueden agregar
catalogando el material original o importándolo desde un servidor
remoto.
Bibliográficos: Cada registro bibliográfico debe tener un ítem
asociado para el correcto funcionamiento del sistema.
Autoridades Este módulo permite tener el control de autoridades y facilita la asignación
de materias a documentos y las búsquedas por materias, autores, etc., para
ver cuántos documentos tienen asociados. De manera que se garantice el
uso siempre de la misma forma de los términos y tanto las descripciones
89 VAZQUEZ DÍAZ, Jessica Janeth. Software libre kobli: una propuesta de automatización… Op. cit. p. 124-126.
73
como las búsquedas sean más eficientes y eficaces. El módulo de
autoridades permite hacer las tareas propias del control de autoridad.
Publicaciones
Periódicas
Se utiliza el módulo de publicaciones periódicas para notificar al personal
y a los usuarios de la biblioteca la llegada de ejemplares. También a través
de éste módulo podremos gestionar los reclamos y los vencimientos de
dichas publicaciones.
Informes Kobli incluye esta funcionalidad que permite sacar informes relacionadas
con el uso de la biblioteca o de cualquier módulo.
Adquisiciones El módulo de adquisiciones de la intranet es el que sirve para gestionar
todo lo relacionado con las nuevas adquisiciones. En él se gestiona todo lo
relacionado con proveedores, sugerencias y pedidos.
Herramientas Incluye una serie de herramientas de gestión, referentes a los módulos de
usuarios y circulación, catálogo y herramientas adicionales. Todas ellas
accesibles a través de la interfaz web (OPAC).
Administración Módulo de administración es el módulo para la definición y
parametrización de las características del sistema. En él se hace referencia,
entre otros aspectos, a:
Las Preferencias del sistema, que permiten generar las diferentes
funcionalidades de Kobli. Estas han de ser configuradas una vez
instalado Kobli. Administra las preferencias que se quiere que siga
el sistema en cuanto a catalogación, OPAC, búsquedas, usuarios,
etc.
Los Parámetros del sistema, a través de los cuales se establecen las
políticas de la biblioteca. Estos se pueden subdividir en:
Parámetros básicos
Parámetros Adicionales como la lista de palabras vacías, las
impresoras o los servidores Z39.50.
Usuarios y préstamos en los que se definen las categorías de
usuarios, los países y ciudades, las reglas y políticas de
circulación de documentos o las sanciones.
Catálogo donde se establecen los parámetros para los valores
autorizados en los registros MARC, las plantillas de catalogación,
el mapeo de MARC y la congruencia de registros.
De esta manera se puede observar la eficacia de este sistema, ya que evidentemente se pueden
realizar las actividades que se proponen en este documento, así como la recuperación de la
información por parte del usuario y el bibliotecario.
En el siguiente capítulo se presenta una propuesta de los procedimientos y actividades que se
deben realizar dentro del CEDOC de la PROFECO, así como que herramientas, normas, etc. son
convenientes para llevar a cabo la organización técnica de dicho centro.
74
CAPÍTULO 3
PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE LOS
MATERIALES DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE LA PROCURADURÍA
FEDERAL DEL CONSUMIDOR (PROFECO)
3.1 Informe diagnóstico del CEDOC de la PROFECO
Dentro de este capítulo se proporcionará una visión de la situación en la que se encuentra
actualmente el centro de documentación de la PROFECO en cuanto a la organización técnica.
Se describirá el proceso que realizan para catalogar, designar temas, proporcionar clasificaciones,
así como si cuentan o no con los materiales, normas, documentos y equipo y software necesarios
para su organización y automatización, para posteriormente elaborar la propuesta.
Catalogación
Los materiales pertenecientes al acervo del CEDOC no cuentan con una catalogación como tal,
simplemente están almacenados en una base de datos en Excel, lo que puede entenderse
únicamente como un inventario. Tal como se observa en la siguiente imagen:
75
Se observan los tópicos que incluyen este inventario, los cuales son: una numeración consecutiva
con la que se identifica cuantos ejemplares del título se tienen, la clasificación, autor, título, pie
de imprenta (año, editorial y lugar de publicación) en ese orden.
Se aprecia que no aplican un nivel de catalogación adecuado para un centro de documentación ya
que no cuentan con las normas internacionales que se mencionan con anterioridad (RCAA2),
pues se muestran los datos mínimos que contiene el documento y no se realiza el análisis
documental correspondiente para su recuperación inmediata.
Encabezamientos de materia
Para este proceso no cuentan con listas de encabezamientos de materia, índices, etc. para la
asignación de los temas, por lo tanto éstos no se designan por lo que el registro queda muy
simple.
Clasificación
Se mencionó en el apartado que corresponde al CEDOC y sus características que el sistema de
clasificación que emplean es el Sistema de Clasificación Decimal Dewey, lo cual no concuerda
con la imagen, ya que como se dijo antes este sistema de clasificación es únicamente numérico y
aquí se emplea un sistema parecido al LC, es decir, alfanumérico, a continuación se muestra.
76
El CEDOC no realiza indización y mucho menos resúmenes de su acervo.
Automatización
Este aspecto que complementa el proceso de organización es nulo dentro del CEDOC, ya que no
se ha implementado un SIAB adecuado a las necesidades del centro, aunque sí cuentan con
equipo de cómputo para la consulta de la página de la PROFECO en general.
Ahora bien, este centro de documentación requiere, urgentemente, la intervención de algún
profesional de la información altamente capacitado en análisis documental, ya que son necesarios
estos procesos para el nivel de especialización que se maneja en los contenidos de su colección.
Por tal motivo y analizando la situación de éste, es que se hace la siguiente propuesta.
3.2 Propuesta de organización técnica y automatización
Esta propuesta pretende hacer de la organización técnica del CEDOC una organización adecuada
a las necesidades tanto del mismo centro, como de la PROFECO, así como del usuario
principalmente, facilitando la generación y recuperación de la información que este centro
resguarda.
Se hará mención de las normas, herramientas y documentos que se deben utilizar para llevar a
cabo los procesos de organización y se recomendará la adquisición de estos.
Catalogación
Para llevar a cabo la catalogación se propone, tomando como base las Reglas de Catalogación
Angloamericanas, realizar un nivel tres de catalogación, es decir, descripción física y temas, para
posteriormente integrar, con las herramientas oficiales necesarias un resumen.
77
En el anexo 3 se proporciona la plantilla de la catalogación con las etiquetas que se utilizan con
frecuencia y que se propone implementar dentro del CEDOC.
Encabezamientos de materia
Para este proceso se plantea la utilización de las Listas de Encabezamientos de Materia para
Bibliotecas de Colombia, las cuales considero pertinentes en la elaboración de dicho proceso,
puesto que son las que se emplean con mayor frecuencia dentro de las bibliotecas y centros de
documentación en este país.
Clasificación
Para la clasificación de este material se propone la mejora de la utilización del Sistema de
Clasificación Decimal Dewey, ya que en primera instancia es el que se maneja en la
documentación oficial tanto del CEDOC como de la PROFECO, y segundo, porque es el sistema,
a mi parecer, el más sencillo, específico y completo.
Indización
Aunque los usuarios de este centro no son en su totalidad de un nivel académico especializado, se
propone que se realice un control de autoridades de autores personales, términos de materias y
títulos, utilizando los conocimientos que se proporcionan dentro de este trabajo y principalmente
con la colaboración de algún profesional bibliotecario especializado, o bien, con un nivel
educativo básico en el área.
Se generaría un índice de autores ordenado de forma alfabética revisando los catálogos de
autoridades de otras instituciones para verificar la normalización.
78
Se indizará temáticamente mediante la utilización de las listas de encabezamientos de materia
especializados, según sea el caso; o de ser así, se producirán índices con los términos no
encontrados en dichos tesauros implementando un índice de temas propio.
Organizado de la misma forma, un índice de los títulos contenidos en la colección del CEDOC.
Resumen
De acuerdo con la teoría, se propone la utilización del resumen informativo e indicativo bajo la
norma española UNE 50-103-90 según sea el caso, ya que el primero proporciona aspectos
específicos del contenido del documento especializado, mostrando los que faciliten al usuario la
recuperación de la información sin necesidad de consultar todo el documento; el segundo, aunque
de igual manera proporciona los aspectos más importantes del documento, los muestra de una
manera más breve y directa.
Automatización
En cuanto a la automatización, se propone la utilización del SIAB Kobli, ya que es un sistema de
libre acceso y de fácil manejo, pues proporciona las herramientas necesarias para la migración de
datos, así como otras opciones.
Se registrará mediante una plantilla en el formato MARC21, la cual aparece ya predeterminada,
utilizando solo los campos necesarios, se presentan algunos ejemplos de cómo quedarían los
registros, en una primera imagen, durante la catalogación, enseguida como lo visualiza el
bibliotecario y, finalmente la visión del usuario mediante el OPAC del sistema. (Anexo 4)
Ya especificados los elementos principales para la organización técnica del material del CEDOC,
a continuación se redactará el manual de procedimientos.
79
3.3 Manual de procedimientos
Tabla de contenido
Introducción 80
Objetivos 81
Catalogación 81
Asignación de encabezamientos de materia 82
Clasificación 82
Indización 82
Resumen 83
Automatización 83
Diagrama de flujo de las actividades 85
80
Introducción
Los manuales de procedimientos son herramientas de la organización que brindan apoyo a toda
institución, Arellano Rodríguez los considera “un instrumento de información en el que se
establecen de manera metódica y lógica los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad administrativa y presentan el conjunto de
operaciones en un orden y secuencia cronológicos para realizar los trabajos de rutina”90, y
cuyos objetivos son:
Proporcionar una visión integral de la manera en que opera la organización
Establecer la secuencia lógica de cada uno de los pasos de cada procedimiento
Establecer y aclarar la responsabilidad del personal en cada fase del proceso
Orientar el personal de nuevo ingreso y facilitar la capacitación del personal91
Considerando las necesidades de organización de las actividades de una institución, surge la
inquietud de generar un manual que indique los pasos a seguir para que las acciones sean lo más
ágiles y rápidas posible.
Así mismo se tienen las demandas hechas por los usuarios a la institución, mismas que deben
atenderse de manera oportuna y eficiente, y para esto, un manual de procedimientos es un
instrumento que ha de apoyar a la institución para hacer satisfecha la petición del usuario.
El presente manual de procedimientos para la organización técnica de los materiales del CEDOC
de la PROFECO, se establecerá de la siguiente manera; se proporcionan los objetivos de dicho
manual, posteriormente se detallan los pasos a seguir para realizar cada uno de los procesos de la
organización técnica, como la catalogación, clasificación, etc., para finalizar con la presentación
de dichos pasos en diagramas de flujo.
90 ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Guía del manual de procedimientos. México: Secretaría de Educación
Pública, 1994. p. 24 91 Idem.
81
Objetivos
Proporcionar las bases teóricas y normativas bibliográficas para lograr una organización óptima
dentro del CEDOC.
Puntualizar las acciones necesarias paso por paso de las actividades que es necesario realizar para
la organización técnica.
Catalogación
Con la utilización de las RCAA2, se procede a la catalogación del documento
Se realiza el vaciado de información a la plantilla predeterminada del formato MARC21
en Kobli. (Anexo 2)
Se revisan distintas bases de datos de otras bibliotecas o instituciones de temática afín a la
del CEDOC para verificar si el documento ya fue catalogado o no
Si el título ya fue catalogado por alguna institución, se procede al copiado de la
información, como encabezamientos de materia, clasificación, etc
Se hacen los ajustes necesarios de acuerdo al criterio del catalogador
Si el documento no ha sido catalogado por alguna institución, el catalogador deberá
realizar una catalogación original del mismo, con la utilización de las normas y
herramientas bibliográficas necesarias
En caso de ser necesario, se proporciona esta información para la elaboración de tarjetas
catalográficas, las cuales serán puestas al usuario en forma alfabética
Si no se requieren tarjetas, la información se captura de forma inmediata en la base de
datos del SIAB que en este caso será Kobli
82
Asignación de encabezamientos de materia
Se revisan distintas bases de datos de otras bibliotecas o instituciones de temática afin a la
del CEDOC para hacer el copiado de los encabezamientos de materia adecuados
Si el documento no se ha encontrado, se hará uso de las herramientas necesarias para la
asignación de los temas para el documento
Clasificación
Se revisan distintas bases de datos de otras bibliotecas o instituciones de temática afín a la
del CEDOC para verificar el número de clasificación que se le otorgó
Se revisa si efectivamente se le asignó la clasificación y el número de cutter correctos
De ser así, inmediatamente se les asignan al documento
Si no son correctos, se procede a revisar el esquema Dewey para asignar el correcto
Indización por materia
Leer el documento
Extraer las palabras clave
Ordenarlos alfabéticamente
Revisar en las listas de encabezamientos de materia propuestas si las palabras extraídas
son aceptadas
Si son aceptadas, crear el índice
Si no son aceptadas, remitirlas a la forma aceptada
83
Crear el índice
Indización por título
Extraer el título de cada obra
Ordenarlos alfabéticamente
Crear el índice
Indización por autor
Extraer los autores de cada obra
Investigar la forma normalizada
Unificar todos los autores de las obras de la colección
Crear registro de autoridades
Resumen
Leer el documento
Extraer las ideas principales
Redactar sin cambiar las ideas originales del autor
Automatización
Se propone la utilización del SIAB Kobli
84
Se procede con la instalación del sistema en un equipo que funja como servidor
Se instala en cada una de las computadoras del CEDOC
Se imparte un curso introductorio y de utilización del sistema
Se le asigna a cada empleado una clave de acceso al sistema
Se asigna al encargado del CEDOC para los módulos que requieren de conocimiento
administrativo
Se asigna a una persona que se encargará de la catalogación
Se ingresan los registros al sistema
Enseguida se presentan los diagramas de flujo de estas actividades.
85
Diagramas de flujo de las actividades
CATALOGACIÓN
si
no
si
no
Existe la
obra?
INICIO
Revisar otros
catálogos
Realizar
catalogación
original
Copiar
información
Ajustar
información con
criterio del
catalogador
FIN
Es necesario
realizar fichas?
Capturar
información en
SIAB Kobli
Organizar catálogo de
fichas alfabéticamente
86
ASIGNACIÓN DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA
si
no
INICIO
FIN
Revisar otros
catálogos
Copiar
encabezamientos
de materia
Revisar las listas de
encabezamientos de
materia
Asignar
encabezamientos
de materia
Existe la
obra?
87
CLASIFICACIÓN
si
no
INICIO
FIN
Revisar otros
catálogos
Verificar número
de clasificación y
cutter
Asignar al
registro
Revisar esquemas de
clasificación decimal
Dewey
Clasificación y
cutter
correctos?
88
INDIZACIÓN TEMÁTICA
si
no
no
INICIO
Leer el
documento.
Extraer las
palabras clave.
Revisar si están
en las LEMB.
Crear el
índice.
Remitir a la forma
aceptada.
¿Los términos
son aceptados?
FIN
89
INDIZACIÓN POR TÍTULO
INICIO
Extraer el título
de la obra.
Ordenarlo
alfabéticamente
.
Crear el
índice.
FIN
90
INDIZACIÓN POR AUTOR
no
si
INICIO
Extraer los autores
personales de cada obra.
Crear registro de
autoridades.
Unificar los autores personales
de la obras del acervo
conforme a lo encontrado.
Investigar la forma
normalizada en otros
catálogos de autoridades.
¿Se encontró la
forma
normalizada?
FIN
91
RESÚMEN
INICIO
Leer el
documento.
Extraer las ideas
principales.
Redactar el resumen
sin cambiar las ideas
originales del autor.
FIN
92
AUTOMATIZACIÓN
no
si
si
no
INICIO
FIN
Se propone la
utilización del
SIAB Kobli
Asignación de perfiles de
usuario al personal
Explicación de
beneficios
Instalación en
computadoras
Impartir curso
acerca de Kobli
Ingreso de
registros al
sistema
Aprobado?
Aprobado?
93
CONCLUSIONES
Para la PROFECO contar con un documento que brinde las bases teórico-prácticas bibliográficas
necesarias, así como obtener el conocimiento adecuado de las actividades y procedimientos
profesionales que se han de realizar, es una absoluta necesidad para el apoyo en la realización de
las tareas específicas que deben llevarse a cabo dentro de esta institución.
Como se pudo notar a lo largo de este documento, se plantea una propuesta bien detallada en
cuanto a la organización de los centros de documentación se refiere, no se plantea la posibilidad
de implementar conocimientos básicos de organización técnica únicamente, sino también, se
propone la instalación de un sistema de automatización de bibliotecas para así complementar los
servicios y agilizar las tareas que se realizan, esto con el fin último de satisfacer al usuario en su
demanda de información.
Se puede suponer que por ser un organismo del gobierno, la PROFECO cuenta con el
presupuesto suficiente para el desarrollo de estos procesos, sin embargo no solamente son gastos
de equipo, herramientas, documentos normativos, etc., también se tendría que invertir en la
contratación de personal altamente capacitado para llevar a cabo de forma enteramente
profesional las actividades señaladas en este manual.
A manera de recomendación, la PROFECO debe tomar en cuenta esta propuesta, ya que se
realizó pensando en la mejora de sus servicios y productos y la difusión de los mismos y con esto,
no solamente la información será tratada de la manera en que se merece, de la misma forma,
tendrá usuarios adecuada y oportunamente informados acerca de sus derechos, obligaciones y
demás temas de importancia para el consumidor.
Para finalizar considero que las ventajas más sustanciales del uso de un manual son la eficacia y
la agilidad en las actividades del bibliotecario, pues como se mencionó a lo largo de este
documento, este proceso mantiene la uniformidad tanto en estas actividades, como en el
ordenamiento del acervo y en la recuperación del mismo.
94
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102
ANEXO 1
LA PROFECO Y SU CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
Fig. 1 Ubicación física
103
Fig. 2 Entrada CEDOC
104
Fig. 3 Recepción
105
Fig. 4 Consulta
106
Fig. 5 Consulta
107
Fig. 6 Acervo
108
Fig. 7 Publicaciones periódicas
109
ANEXO 2
PLANTILLA PREDETERMINADA DE CATALOGACIÓN
EN FORMATO MARC21 PARA EL SISTEMA KOBLI
Fig. 1 Etiquetas 1XX
110
Fig. 2 Etiquetas 2XX
ANEXO 3
REGISTROS CATALOGADOS EN KOBLI
REVISTA DEL
CONSUMIDOR
VISTA DEL CATALOGADOR
VISTA DEL USUARIO DESDE EL OPAC
114
CAPSICUM Y
CULTURA: LA
HISTORIA DEL
CHILLI
115
VISTA DEL CATALOGADOR
116
VISTA DEL USUARIO DESDE EL OPAC
117
CULTIVOS
OLEAGINOSOS
118
VISTA DEL CATALOGADOR
119
VISTA DEL USUARIO DESDE EL OPAC
120
EL TRIUNFO
DEL DINERO
121
VISTA DEL CATALOGADOR
122
VISTA DEL USUARIO DESDE EL OPAC
123
ENCICLOPEDIA
DE MÉXICO
124
VISTA DEL CATALOGADOR
125
VISTA DEL USUARIO DESDE EL OPAC
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