evrak takibi ve dosyalanması

LOGO

EVRAKIN TAKİBİ

Pendik Anadolu Ticaret ve Ticaret Meslek LisesiPendik Anadolu Ticaret ve Ticaret Meslek Lisesi

1. BÖLÜM – Evrak Kaydı, Postalanması

Evrak Türleri1

Postalama2

Evrak Türleri

Gelen Evrak Kaydı

Evrak Türleri

Giden Evrak Kaydı

Gelen Evrak Kaydı

Büroya veya kuruma dışarıdan gelen evraklar

olarak isimlendirilir. Gelen evraklar belli bir düzen

içinde kaydedilmelidir. Gelen evrak üzerinde bir

inceleme yapıldıktan sonra “Gelen Evrak Kayıt

Defteri”ne evraka ilişkin özet bilgi deftere kaydedilir.

Gelen Evrak Kaydı

Gelen Evrak Kaydı

İçinde yer alan bilgiler: Tarih Sayı Eki Geldiği Yer Konusu Cinsi İlgili yazıyla ilgili bilgiler

Gelen Evrak Kaydı Deftere kayıt işleminde her yıl mali takvim başı olan 1 Ocak’tan itibaren kayıt

yapılır. 31 Aralık’ta da defter kapatılır. Ertesi yıl için yeniden bir defter açılır.

Kayıt işlemi, sıra numarası dikkate alınarak yapılmaktadır. kayıt nu’da 1(bir)’den başlatılarak yapılır. Kayıt numarası verilirken

atlama yapılmaz. Sıralamada boşluk bırakılamaz. Her bir evrak için ayrı satır

kullanılmalıdır.

Gelen Evrak Kaydı

İşlemlerin takip edilmesinde

bu defterdeki tarih ve sayı, iş

takibi yapan muhasebeci, avukat,

şikâyetçi veya herhangi bir talepte

bulunan kişi tarafından not edilir.

Herhangi bir olumsuz durumda bu

tarih ve sayıdan evrakın akibeti

hakkında bilgi alınabilmektedir.

Giden Evrak KaydıKurum içinden başka kuruluşlara veya kişilere gönderilecek

her türlü yazı “giden evrak kayıt defteri” ne işlenir. Giden evrak kayıt defteri’nde de gönderilen belgeye ilişkin bilgiler yer alır. İçinde yer alan bilgiler;

Tarihi Sayısı Cinsi Eki

Gittiği yer Konusu

İlgili yazının tarihi, sayısı, dosya numarası

Giden Evrak Kaydı

Giden Evrak Kaydı Giden evrak kayıt defterinde sıra numaraları birbirini takip

eder. Bu deftere kaydedilmeyen herhangi bir evrak kurum dışına gönderilmez. Mutlaka sayı ve tarih alınmak zorundadır.

Deftere ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Her takvim yılının ayrı ayrı defterlere kaydedilmesinde, arşivlemede, evrak takibinde işletmeye veya kuruma fayda sağlamaktadır. Ayrıca yasal olarak her yılın defterinin saklama süresi hesabının da ayrı olması gerekmektedir.

NOT: Arşivi Malzemelerinin Saklama Süreleri Cetveline göre Gelen-Giden evrak defteri  ilgili birimde 5 yıl saklanır. (Mayıs 1995 - 2430 sayılı tebliğler dergisi)

Postalama

İşletme veya kurum dışına gönderilecek

evrak, ilgili yerlere ulaştırılmak üzere

çeşitli şekillerde gönderilmektedir.

Normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü,

özel ulak (ekspres), postrestant, APS,

basılı kâğıt gönderme, değer konulmuş

mektuplar gönderme ve e-posta her biri

birer posta gönderme tipidir.

Postalama Postalama

Postalama

Özel Ulak (Ekspres)

Postrestant

TaahhütlüE- posta Normal

Basılı kağıt

gönderme

APS

İadeli Taahhütlü

Değer konulmuş mektuplar

1. Normal

Ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile

üzerlerinde haberleşme niteliğinde yazılar bulunan zarfa

konulmadan veya ağzı açık zarfla verilen kâğıt veya kartların

postalanmasıdır. Mektup niteliğindeki bu tip postalar ağırlığı

2 kilogramı geçmemektedir. Yurt içinde resmi daireler

tarafından verilen mektuplar 5 kilograma kadar kabul edilir.

Boyutlar: En çok, en büyük boyu 60 cm’yi geçmemek üzere

uzunluğu, genişliği ve kalınlığı toplanınca 90 cm.

1. Normal

2. Taahhütlü

Taahhütlü mektup postası gönderisi, posta ve telgraf ücret tarifesinde belirtilen kayıtsız posta ücreti yanı sıra, ayrıca taahhüt ücreti ödenmek kaydıyla gönderilir.

Kabulünden alıcısına teslimine kadar kayıt altındadır.

Kaybı hâlinde posta kanununda belirtilen miktar kadar hak sahibine tazminat ödenmesini gerektiren bir gönderi türüdür.

Taahhütlü gönderiler, önemli evrak açısından tercih edilmektedir. Muhasebeciler, beyannameleri göndermek istediklerinde taahhütlü postayı tercih etmektedir.

2. TaahhütlüTazminatı

Taahhütlü olarak gönderilen bir maddenin kaybı hâlinde PTT taahhüt ücretinin 50 katı tutarında tazminat verilir.

Tazminat verildikten sonra bulunan maddeler, verilen tazminat geri alınarak sahibine teslim olunur. Eksiklik, bozukluk hâllerinde geri alınacak tazminat bu eksiklik ve bozukluk nispetlerinde azaltılır.

Maddenin bulunduğu, yazı ile haber verildiği tarihten başlayarak üç ay içinde ilgili gelip bunu almazsa bütün hakları PTT İdaresine geçer. Şu kadar ki, bulunan maddede bozukluk bulunmaz ve değerinden fazla tazminat verilmiş bulunduğu anlaşılırsa PTT İdaresi genel hükümlere dayanarak bu fazlanın geri verilmesini ilgiliden isteyebilir.

3. İadeli Taahhütlü

Postaya kayıtlı olarak verilen

gönderiye iliştirilen alma haberi

kartının, gönderinin teslimi

sırasında alıcısına

imzalattırılarak göndericisine

iade edilmesi suretiyle

gönderinin kime teslim edildiğinin

bildirilmesi hizmetidir.

4. Özel Ulak (Ekspres)

Gönderenler tarafından ayrıca ücreti

verilirse değerli mektuplar ve kutular,

değerli ve değersiz posta kolileri ve

havaleler şehrin dağıtma çevresi

içindeki alıcılarına konutlarında

verilir. Alıcıların istekleri hâlinde de

ücreti bunlar tarafından verilmek

şartıyla havaleler konutta verilir.

5. PostrestantAçık alıcı adresinin gönderici tarafından bilinmemesi

sebebiyle ya da başka bir nedenle üzerlerine sadece alıcı adı soyadı ve "Postrestant" ibaresi yazılarak alıcıların ancak varış merkezi gişesine müracaatlarında ödenmek üzere gönderilebilir. Havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi gönderilen noktada almasını ifade eder. Posta Kanunu 31. maddeye göre:Postrestant ücreti çıkış yerinde ödenmemiş ise varış postanesince alıcıdan ve çıkış yerine geri çevrilmesi hâlinde göndericiden alınır.Adlarına gelecek maddelerin postanelerde tutulmalarını yazı ile isteyenler postrestant ücretini vermeye mecburdurlar..

5. Postrestant PTT İdaresince çıkarılacak (Prostrestant abonman kartları) nın

yıllık abonman bedelini ödeyenlerin adlarına bir yıl içinde ayrıca postrestant ücreti alınmaz.

Tebliğ kâğıtları postrestant olarak gönderilemez. Alıcının adı yerine ilk harfleri, rakamları, takma adları taşıyan

maddeler postrestant olarak kabul edilmez. Reşit olmayanların veli veya vasilerinin yazılı izin üzerine

kendilerine verilir. Postrestant işaretiyle gelen veya saklanmaları alıcıları tarafından

yazı ile istenilen adi ve taahhütlü haberleşme maddeleriyle değerli mektuplar, kutular ve havaleler sahipleri tarafından alınmak üzere iki ay bekletilir. Bu süre geçtikten sonra çıkış yerlerine geri gönderilir.

6. APS (Acele Posta Servisi)

Alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler için kurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisidir. Yurdumuzda bu gün itibariyle 81 il ve 770 ilçede olmak üzere toplam 851 adet APS hizmeti noktası vardır. Acele Posta Servisi ek ücret alınmaksızın taahhütlü, özel ulak, konutta teslim ve uçak ile yollama hizmetlerinden yararlanmakta, yurt içinde 20 kg ağırlığa kadar mektup ve koli olarak gönderilebilen her türlü hediyelik eşyayı kapsamaktadır.

7. Basılı Kağıt GöndermeKlişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı bir makine, bilgisayar veya fotoğraf usulü ile kâğıt gibi bir madde üzerine basılmak veya kopyalanmak suretiyle birbirinin aynı olarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektup postası gönderisi.Tam ücrete tabi basılmış kâğıtlar:Son ağırlık:Yurt içi 3 kg.Gazete, süreli yayın, kitap paket ve tomarları 5 kgGazete dergi idarehaneleriyle bayi ve başbayilerden gönderilen gazete ve süreli yayın paketleri 10 kgYurtdışı 2 kg

7. Basılı Kağıt Göndermeİndirilmiş ücrete tabi basılmış kâğıtlar:Yurt içinde çıkan gazeteler, haber ajansları yayınları, okullarda okutulması kabul edilip listesi o ders yılı başında Milli Eğitim Bakanlığı’nca yayınlanan Tebliğler Dergisinde gösterilen ders ve yardımcı ders kitapları.

Sağlık Bakanlığı, Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğünce yayınlanan kitap, broşür ve diğer yayınlar.

8. E-PostaInternet ortamında gönderilen

elektronik postalardır. Beyannameler,

slaytlar, metinler, resimler, dosyalar

vs bu yolla bilgisayar ortamında

internet ağı ile transfer edilmektedir.

En hızlı bilgi aktarımı e-posta

vasıtasıyla yapılmaktadır. E-posta adreslerine örnek olarak, sadrettincaprak@meb.gov.tr,

ilhamibasal@mynet.com, zeynepozkan@yahoo.com gibi değişik

posta adresleri(mailler) mevcuttur.

ÖLÇME ve DEĞERLENDİRME

1. Bilgiye hızlı ve ekonomik ulaşma isteği, günümüz şartlarında çok önemli bir yere sahiptir. ( )

2. Büroya veya kuruma dışardan gönderilen evrak, “giden evrak kayıt defterine” kaydedilir. ( )

3. Gelen ve giden evrak defterlerine ilk kayıt 1 Ocak itibariyle yapılır ve sıra numarası 1 (bir) verilir. Son kayıt ise 31 Aralık mesai bitimine kadardır. Ertesi mali yıl için tekrar bu işleme devam edilir. ( )

4. Normal posta yöntemi, ağzı kapalı zarf içerisinde verilen gönderiler ile üzerlerinde haberleşme niteliğinde yazılar bulunan zarfa konulmadan veya ağzı açık zarfla verilen kâğıt veya kartların postalanmasıdır. ( )

ÖLÇME ve DEĞERLENDİRME5. Taahhütlü mektup posta gönderisinde, gönderinin kaybı

hâlinde gönderene herhangi bir ödeme yapılmaz. ( )6. İadeli taahhütlü, postaya kayıtlı olarak verilen gönderiye

iliştirilen alma haberi kartının, gönderinin teslimi sırasında alıcısına imzalattırılarak, göndericisine iade edilmesi suretiyle gönderinin kime teslim edildiğinin bildirilmesi hizmetidir. ( )

7. Özel ulak (ekspres) , gönderenler tarafından ayrıca ücreti verilirse değerli mektuplar ve kutular, değerli ve değersiz posta kolileri ve havaleler şehrin dağıtma çevresi içindeki alıcılarına konutlarında verilmez. ( )

8. Postrestant, havaleler için geçerli olan bu yöntem, alıcının havaleyi evinde almasını ifade eder. ( )

ÖLÇME ve DEĞERLENDİRME9. Acele Posta Servisi, alıcısına en çabuk teslim edilmesini istediğiniz gönderiler için kurulmuş, özel ücrete tabi bir posta servisi olup, bu servisten yararlanılarak gönderilen maddelere de Acele Posta Gönderisi kısaca “APG” denilmektedir. ( )10. Değer konulmuş mektupları gönderme, klişe, kalıp veya negatif kullanılarak baskı bir makine, bilgisayar veya fotoğraf usulü ile kâğıt, karton veya basımda kullanılan diğer bir madde üzerine basılmak, çekilmek veya kopyalanmak suretiyle birbirinin aynı olarak çok sayıda elde edilen baskılara ait mektup postası gönderisidir. ( )11. APS’ye örnek olarak sadrettincaprak@meb.gov.tr, ilhamibasal@mynet.com, rızaozdemir@gmail.com verilebilir.( )

LOGO