financial planning in law firm

«Система фінансового планування та бюджетування в Юридичній Фірмі: як прорахувати окремий проект і цілу практику»

Комітет з юридичної практикиАсоціація Правників України

13 грудня 2011 р.

Стратегия развития Область Практики (Practice Area) Позиционирование на Рынке (Market Position) Модель Партнерства (Partnership Model)

Четко разделять и правильно трактовать понятия:

Планирование и Прогнозирование Финансы и Экономика Регламентированный бухгалтерский/налоговый и

Управленческий учет

Предусловия организации системы планирования и финансового менеджмента в юридической фирме

Понимать природу различных видов затрат:

Costs by Behavior (в зависимости от поведения) Costs by Objective (в зависимости от объекта) Costs by Business Function (в зависимости от функции) Period, Inventory, Investment (затраты периода, активы,

инвестиции)

Постоянно анализировать деятельность:

Внутренние показатели/Key Performance Indicators (KPI):a) финансовыеb) нефинансовые

Внешние Факторы: Рынок, Политика, Экономика

Предусловия организации системы планирования и финансового менеджмента в юридической фирме

Правильно определять прибыль Прибыль - источник инвестиций Любая инвестиция – должна быть четко просчитана Признание дохода и затрат:

a) принципы GAAP b) стандарты IFRS

Иметь финансового специалиста : Штатный сотрудник Внешний консультант Дать возможность для профессиональной

деятельности

Предусловия организации системы планирования и финансового менеджмента в юридической фирме

Минимальный набор:

Область Практики Позиционирование на Рынке Модель Партнерства

Стратегия и Планы должны быть реалистичными:

Один-два Партнера вряд-ли смогут открыть и эффективно развивать много практик

Много практик и национальное/интернациональное позиционирование – нужны существенные инвестиции , более высока степень их риска и дольше окупаемость.

Limiting Factors

Финансовое планирование в зависимости от стратегии развития юридической фирмы

Ошибки на уровне стратегического финансового планирования:

Масштабный бизнес – больше прибыли Расширяться и инвестировать в расширение –

постоянно и вечно Несоответствующая финансовой стратегии

Партнерская Модель

Финансовое планирование в зависимости от стратегии развития юридической фирмы

План - это Цель

Бюджет – это Цель в денежном выражении

Прогноз – это оценка: «Достигаем ли мы все еще наших Целей с учетом status quo и тенденций?»

Именно результаты прогнозирования позволяют нам вовремя реагировать на перемены своевременно - т.е. быть «гибкими»

Планирование (Бюджетирование) и Прогнозирование: В чем отличие?

Ошибки:

Путаем Планирование с Прогнозированием

Не пересматриваем Бюджеты

Не корректируем Планы по результатам Прогнозов

Планирование (Бюджетирование) и Прогнозирование

Различные клиенты и проекты – различный биллинг

Alternative Fee Arrangements (виды биллинга):

Стандартные почасовые ставки (Standard Hourly Rates)

Ставка типа САР (Capped fees)

Фиксированные ставки (Fixed or Flat Fees)

Ставка за определенный вид работы (Task-based billing)

Гонорар (success-based fee)

Связь между политикой биллинга и системой финансового планирования

Для небольших фирм – индивидуальный расчет по каждому Проекту

Приводим все к общему знаменателю – затраченный час.

Разница между временем Chargeable и Billable – консервативный расчет резерва на списание (write off):

Standard Engagement Rate Net Engagement Rate

Разносим результаты планового биллинга по Практикам – для корректной оценки окупаемости инвестиций в конкретную Практику

Плановая себестоимость (standard cost), точка безубыточности, коэффициент покрытия (Recovery Ratio)

Связь между политикой биллинга и системой финансового планирования

Планирование non-chargeable time - времени на внутрифирменное развитие

“How a firm spends its chargeable time determines its income.How it spends its non-chargeable time determines its future.”

(David Maister)

Связь между политикой биллинга и системой финансового планирования

Ошибки:

Планируем только исходя из нормо-часов не принимая во внимание:

Текущую ситуацию Структуру проектов Сезонность Прогнозы

Планируем только время на клиентскую работу

Связь между политикой биллинга и системой финансового планирования

Просчитываем => Планируем => Выполняем План:

ДоходовПрибылейДенежных поступлений

=> Выплачиваем бонусы, премиальные.

Связь между системой вознаграждений и компенсаций юридического персонала и системой финансового планирования

Цена для Клиента должна покрывать, как минимум: плановую себестоимость (исходя из консервативной оценки по

chargeable hours) + все предусмотренные вознаграждения

Но, если мы хотим получить еще и прибыль, которую мы сможем использовать (дивиденды или инвестировать в развитие), то цена должна включать еще и - маржу (прибыль).

Стараемся привязать все максимум к объективным показателям и условию денежного поступления (cashflow)

Связь между системой вознаграждений и компенсаций юридического персонала и системой финансового планирования

Cashflow Picture

Ошибки:

Планирование выплат бонусов от оборота без предварительного расчета рентабельности проектов

Планирование выплат бонусов без учета планов/прогнозов на денежные потоки (cashflow)

Связь между системой вознаграждений и компенсаций юридического персонала и системой финансового планирования

Экономические понятия:

Доход (Revenue, Income) = Продажа, без НДС

Затраты и Себестоимость (Cost), без НДС

Себестоимость часа работы юриста (Cost per Hour)

Себестоимость реализации (Cost of Sales)

Прибыль (Profit, Margin):Валовая Прибыль (Gross Profit)Операционная прибыль (Operating Profit)

Финансы и Экономика в Юридической Фирме

Отчет о Прибылях/Убытках

Profit & Loss Statement (Income Statement)

Отчет о Прибылях/Убытках

Метод начисления

Принцип соответствия

Признание дохода и затрат

Консервативный подход к оценке признания дохода, затрат, обязательств

GAAP & IFRS (General Accepted Accounting Principles & International Financial Reporting Standards)

Финансы и Экономика в Юридической Фирме

Финансовые понятия: Денежный остаток Денежные потоки, включая НДС

= Денежные поступления в периоде:ПриходРасходв т.ч. предоплаты, пост-оплаты, частичные оплаты, внутренние перемещения (банк-касса-внутренние фирмы)

Свободный денежный поток (free cashflow) Кассовый Метод (Cash Method)

Финансы и Экономика в Юридической Фирме

Отчет о Движении Денежных Средств

Cashflow Statement

Денежные потоки/остатки

Доходы/Финансовые результаты (Прибыль/Убыток) это - разные категории и показывают разную сторону финансово-экономической деятельности Юридической Фирмы.

Финансы и Экономика в Юридической Фирме

Проект может быть прибыльным

но мы можем не иметь денег

за этот Проект в этом же периоде.

А может быть наоборот:

убыточные проекты в периоде,зато – есть деньги.

Финансы и Экономика в Юридической Фирме

Планируем нашу деятельность:

План Доходов/Затрат, Прибылей/Убытков План Денежных Поступлений и Выплат

Для этого нам нужно рассчитать/определить:

Цену для клиента (условия биллинга) Себестоимость (standard cost) Условия расчетов (оплаты по проекту)

Плановые расчеты результатов проектной работы и работы отдельных юридических практик

Расчет плановой нормативной себестоимости

Прямая себестоимость:

Прямые затраты на юриста (в год, квартал, месяц) / Кол-во часов (в год, квартал, месяц)

Плановые расчеты результатов проектной работы и работы отдельных юридических практик

Полная себестоимость:

Прямая себестоимость + Перераспределенные непрямые расходы (административные, развитие бизнеса, продажи и маркетинг, т.д.)

Перераспределение непрямых расходов

Сost drivers («базы распределения»).Например: аренда – кв.м., развитие бизнеса и маркетинг – пропорционально объему продаж практик, т.д.

Плановые расчеты результатов проектной работы и работы отдельных юридических практик

Себестоимость часа – это «внутренняя» ставка в Юридической Фирме

Зная ее реальное значение Вы всегда быстро посчитаете плановую прибыльность/рентабельность проекта и сможете легко корректировать цену для клиента (в т.ч. пересчитывать ее в альтернативные биллинговые условия) , рассчитать точку безубыточности (BEP) и коэффициент покрытия (Recovery Ratio).

Нормативную себестоимость необходимо регулярно пересматривать с учетом Фактических результатов, Планов и Прогнозов.

Плановые расчеты результатов проектной работы и работы отдельных юридических практик

«Нефинансовые» сотрудники/менеджеры: Партнеры/Юристы Управляющие/Администраторы Прочие нефинансовые менеджеры

«Финансовые» менеджеры/специалисты»:

Какие они могут иметь названия?

финансовый директор, финансовый менеджер, финансовый контроллер главный бухгалтер, бухгалтер, экономист биллинг-менеджер

Планирование и Бюджетирование – кто может и кто должен заниматься этим в Юридической Фирме?

Планирование «Сверху Вниз» и «Снизу Вверх»

Смешанная схема

«Нефинансовый» персонал - можно научить пользоваться готовой системой финансового/управленческого учета (в т.ч. системой планирования/бюджетирования, прогнозирования и т.д..), но вряд-ли они смогут ее самостоятельно и профессионально построить.

Планирование и Бюджетирование – кто может и кто должен заниматься этим в Юридической Фирме?

Ошибки:

Партнеры полностью отдают процесс Администрации (снимая с себя эту задачу и устраняясь от процесса)

Партнеры планируют инвестиции в расширение без профессионального анализа рисков и просчета окупаемости таких инвестиций и не вовлекают в процесс финансового директора (Администрацию)

Планирование и Бюджетирование – кто может и кто должен заниматься этим в Юридической Фирме?

«Из всех видов выживают не самые сильные и не самые умные, но те, кто лучше всего приспосабливается к изменениям»

(Чарльз Дарвин «Происхождение видов», Лондон 1859).

Ну а в условиях конкуренции – еще и быстрее других приспосабливается к переменам…..

Финансовое планирование в условиях нестабильности (кризиса), быстрых изменений и роста конкуренции на рынке юридических услуг

Сценарийность Планов и Бюджетов:

Пессимистичный Оптимистичный Реалистичный

Финансовое Погнозирование – минимум раз в 2-3 месяца

Оценка выполнения Планов и Корректировки к Бюджету – минимум раз в квартал

Гибкая модель пересчета в альтернативные биллинговые модели (alternative fee arrangements)

Продуманная и минимально рискованная политика вознаграждений и ее отражение в ценообразовании.

Финансовое планирование в условиях нестабильности (кризиса), быстрых изменений и роста конкуренции на рынке юридических услуг

Ошибки:

В Финансовом Планировании отсутствует:

Сценарийность Прогнозирование

Биллинговая политика (ценообразование) и финансовая политика (кредитование клиентов) разрабатывается оторвано:

От политики бонусирования (юристы/партнеры) От политики партнерских вознаграждений

Финансовое планирование в условиях нестабильности (кризиса), быстрых изменений и роста конкуренции на рынке юридических услуг

Определит Стратегию

Обеспечит строительство системы управления Фирмой (в т.ч. системы Финансового Планирования)

Обеспечит юристов работой (chargeable & billable time)

Определит для юристов Планы работ на внутрифирменное развитие (non-chargeable time)

Создаст условия для работы и выполнения Финансовых Планов и со стороны Фирмы и со стороны Клиента.

Роль Партнеров в организации системы и процесса финансового планирования. Что кроме Партнера не сделает никто?