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GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 1 de 15 Revisión: 1
GESTIÓN DE COMPRAS
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-2011 Edición inicial
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Luis Pardos Castillo Director EPS Fecha: 22 de julio de 2011
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 2 de 15 Revisión: 1
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
6 DESARROLLO
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
9 INDICADORES
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 3 de 15 Revisión: 1
1 OBJETO
El objeto de este procedimiento es describir las actividades para la realización de compras en la
Escuela Politécnica Superior (EPS).
Clasificación del procedimiento: de Apoyo.
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios que se
realicen en la EPS con cargo a las unidades de planificación 122 (EPS), 455 (Granja de Almudévar) y 494
(Estudio Propio).
También se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios con cargo a
Departamentos o a Proyectos de Investigación, siempre que la gestión se realice a través de la Secretaría
del Centro.
3 RESPONSABILIDADES
La responsabilidad principal corresponde a:
Propietario del procedimiento: Administrador de la EPS.
La responsabilidad secundaria corresponde a:
Director de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.
Responsable de Compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las
áreas y en todas la fases de este procedimiento.
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS
Listado de PDI del Centro
Listado de PAS del Centro
Listado de Edificios e instalaciones del centro del procedimiento PRA-6301 Mantenimiento de
edificios e instalaciones
Listado de equipos del procedimiento PRA-6302 Mantenimiento de Equipos Informáticos y Servicios
de Comunicaciones
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 4 de 15 Revisión: 1
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento no genera documentos de salida que sean utilizados por otros procedimientos.
6 DESARROLLO
En el desarrollo de este procedimiento se generan los siguientes documentos:
Los documentos de la UZ están disponibles en:
http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/IndGtos.htm
DOC-E-1: Relación de proveedores oficiales de la UZ.
Disponible en www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/pcc/compras/acceso.php.
DOC-E-2: Presupuestos, que aporta el proveedor.
DOC-E-3: Programa informático para Gestión de Compras en la EPS.
Disponible en el servidor Roldan: GESTION (aplicación propia del Centro).
FR-7401-1: Relación de proveedores habituales EPS.
DOC-E-4: Impreso de Autorización de Gasto. Es un documento de la UZ.
DOC-E-5: Impreso petición de material de imprenta. Es un documento de la UZ.
DOC-E-6: Impreso de Solicitud de Gasto. Es un documento de la UZ.
DOC-E-7: Prescripciones técnicas, que se elaborarán según el bien o servicio a contratar. Es un
documento de la UZ.
DOC-E-8: Impreso de petición de material informático. Es un documento de la UZ.
FR-7401-2: Solicitud de compra al proveedor.
Compras de material no inventariable.
1 Se recibe la petición de compra de material o realización de servicio telefónicamente, vía mail o
personalmente, en alguna de las Áreas con responsabilidad para formalizar las compras:
Director de Biblioteca, para la adquisición de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, para las compras de material para prácticas e investigación de
laboratorios
RCS, para el resto de adquisiciones de bienes o servicios.
2 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto en gastos de imprenta, se
realiza la petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 o FR-7401-1). Si el
Administrador lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores (DOC-E-2).
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 5 de 15 Revisión: 1
3 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto gastos de imprenta, el
Administrador dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos proveedores y cumplimentar
el impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por el Administrador y el Director, motivando
la justificación de la elección de la empresa.
4 Si son gastos de imprenta, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, se cumplimenta el
impreso de petición de Material de imprenta (DOC-E-5), y firmado por el Administrador y el VºBº del
Director, se remite al Servicio de Publicaciones de la Universidad de Zaragoza (en adelante UZ) por correo
interno (Edificio Geológicas. Campus San Francisco). El Servicio de Publicaciones se encargará del
suministro del bien y la remisión de factura a la EPS para proceder al pago. Finaliza proceso.
5 Si son compras cuyo importe esté comprendido entre 12.001 euros y 30.000 euros, se
cumplimenta el impreso de Solicitud de Gasto (DOC-E-6), con sus anexos, y las prescripciones técnicas
(DOC-E-7). Una vez firmada la solicitud, por el Administrador y el Director, se remite a la Sección de
Compras de la UZ, con indicación de las empresas a las que desea cursar invitación para presentar
presupuestos.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).
La Comisión de compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,
recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que
procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda (122, 455,
494). El Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como
información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
6 Si son compras superiores a 30.000 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto
(DOC-E-6), con sus anexos, y las Prescripciones técnicas (DOC-E-7): Una vez firmada la solicitud, por el
Administrador y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.
La Sección de Compras dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e inicia
expediente de contratación (Concurso Público).
La Comisión de Compras resuelva el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará
la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al
pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda (122, 455, 494). El
Servicio de Gestión Financiera enviará una copia del documento contable AD como información de
la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 6 de 15 Revisión: 1
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
7 Para las compras de los apartados 2 y 3, el procedimiento continúa de la siguiente manera: Se
registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras” (DOC-E-3), en cada
una de las Áreas responsables de formalizar la petición, con indicación de la persona, departamento o Área
del centro que solicita la compra:
Biblioteca: para la compra de fondos bibliográficos
Laboratorios: para la compra de material para prácticas e investigación de laboratorios
Secretaría: resto de adquisiciones
8 Se imprime la solicitud de compra dirigida al proveedor (FR-7401-2), y firmada y sellada por el
Administrador o persona autorizada y se envía al proveedor a través de cualquiera de las siguientes vías:
Vía mail
Fax
Correo ordinario
Servicio de reparto de la UZ
Cualquier incidencia en el proceso será resuelta directamente por la persona que ha realizado la
petición.
9 Cuando la compra es un bien, llega al centro mediante las siguientes vías:
Directamente del proveedor, que entrega los bienes al Área que lo ha solicitado. Se comprueba
albarán con los bienes entregados y se firma copia para entregar al proveedor.
Mensajería. Se entregan los bienes en Conserjería, y el personal de esta Área firma el albarán de
conformidad de entrega. La Conserjería remite los bienes y el albarán al Área responsable de la
compra. El Área comprueba albarán con los bienes recibidos.
A través del servicio de reparto de la UZ. Entregan albarán (que previamente habrán firmado en
tienda) en la Conserjería del Centro, que remitirán bienes y albarán al Área responsable de compra,
donde se comprueban los bienes recibidos en el Área.
10 Comprobados los bienes con el albarán de entrega el Área responsable de compra repartirá los
bienes a los solicitantes de la compra, a través de la Conserjería o directamente al usuario solicitante.
11 Cuando la adquisición es un servicio y éste ya está realizado, el proveedor entrega albarán en la
Conserjería del Centro, que firmado en su recepción y conformidad, se envía al RCS.
12 El responsable de la compra en cada Área introduce los datos del albarán en la aplicación
informática de “Gestión de compras” (DOC-E-3), y remitirán albarán y copia de la solicitud de compra (FR-
7401-2) a la RCS.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 7 de 15 Revisión: 1
13 Se recibe la factura del proveedor por correo, en mano o a través de los oficiales de reparto y se
registra en la Secretaría del Centro (Encargado del registro).
14 Se traslada toda la documentación al Administrador del Centro para que la revise.
15 Ésta, una vez revisadas las entradas, se la entrega al RCS para comprobación con albarán y
solicitud de compra.
16 Se registra la entrada de factura en el programa informático (DOC-E-3).
17 Si la factura del pedido corresponde a un Departamento, la RCS, comprobados todos los datos,
envía al Departamento las facturas, con relación para acuse de recibo
18 Si la factura del pedido corresponde a un Proyecto de Investigación, la RCS, comprobados todos
los datos, envía al Profesor responsable la factura, y el profesor firmará el acuse de recibo de la misma.
19 Si la factura corresponde a cualquiera de las UP gestionadas por la EPS, el RCS remitirá la
factura a:
Si la factura es de las UP 122 y 455 se traslada al Jefe de Negociado de Asuntos Administrativos
para que inicie el procedimiento de pago.
Si la factura es de la UP 494, se envía al responsable de la gestión del Estudio Propio, para que
inicie el procedimiento de pago.
Compras de material inventariable
20 El Administrador recibe la petición de compra de material telefónicamente, vía mail o
personalmente.
21 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto mobiliario de oficina y
material informático, el Administrador del Centro da orden al responsable de compras para que realice la
petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 y FR-7401-1).
Si el Administrador lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores
(DOC-E-2).
22 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto mobiliario de oficina y
material informático, el Administrador dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos
proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por el
Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.
23 Si la compra es de mobiliario de oficina o material informático, con valor de compra igual o
inferior a 12.000 euros, y se realiza a proveedor oficial, el Administrador del Centro da orden para formular
petición directa al proveedor.
24 Si la compra es de mobiliario de oficina, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se
realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para solicitar, al menos, tres
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 8 de 15 Revisión: 1
presupuestos a distintos proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que
se firmará por el Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.
25 Si la compra es de material informático, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se
realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para cumplimentar el Impreso de
petición de Material Informático (DOC-E-8), y firmado por el Director, se remite al Servicio de Informática y
Comunicaciones de la Universidad de Zaragoza (Edificio Servicios Centrales. Campus San Francisco), por
correo interno. El SICUZ devolverá el documento autorizado con indicación del importe de la adquisición; y
se encargará del suministro del bien. La factura se recepciona en la EPS y comprobada solicitud y albarán
se traslada al responsable del procedimiento de pago. Finaliza proceso.
26 Si son compras superiores a 12.000 euros y hasta 30.000 euros, se cumplimenta el impreso de
Solicitud de Gasto (DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas (DOC-E-7). Una vez firmada la
solicitud, por el Administrador y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ, con indicación de
las empresas a las que desea cursar invitación para presentar presupuestos.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).
La Comisión de Compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará
la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al
pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda (122, 455, 494). El
Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como información de
la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
27 Si son compras superiores a 30.001 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto
(DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas (DOC-E-7). Una vez firmada la solicitud, por el
Administrador y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.
La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e
inicia expediente de contratación (Concurso Público).
La Comisión de Compras resuelve el expediente y:
Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,
recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que
procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda (122, 455,
494). El Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria enviará una copia del documento contable
AD como información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.
Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.
Finaliza proceso.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 9 de 15 Revisión: 1
28 Para las compras de los apartados 21, 22, 23 y 24, el procedimiento continúa de la siguiente
manera: El RCS registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras”
(DOC-E-3), con indicación clara del peticionario y Área del centro que solicita la compra.
29 Se imprime la solicitud de compra dirigida al proveedor (FR-7401-2), y firmada y sellada por el
Administrador o persona autorizada, Se envía al proveedor a través de cualquiera de siguientes vías:
Vía mail
Fax
Correo ordinario
Servicio de reparto de la UZ
Cualquier incidencia en el proceso será resuelta directamente por la persona que ha realizado la
petición.
30 El suministro de bienes llega al centro mediante las siguientes vías:
Directamente del proveedor, que entrega los bienes al Área que lo ha solicitado. Se comprueba
albarán con los bienes entregados y se firma copia para entregar al proveedor.
Mensajería. Se entregan los bienes en Conserjería, y el personal de esta Área firma el albarán de
conformidad de entrega. La Conserjería remite los bienes y el albarán a la RCS que comprueba.
A través del servicio de reparto de la UZ. Entregan albarán que previamente habrán firmado en
tienda, a la RCS que comprueba albarán con bienes recibidos.
31 Comprobados los bienes con el albarán de entrega la RCS distribuirá los bienes a los solicitantes
de la compra, con el apoyo de la Conserjería.
32 Se introducen los datos del albarán en la aplicación informática de “Gestión de compras” (DOC-
E-3).
33 Se recibe la factura del proveedor por correo, en mano o a través de los oficiales de reparto y se
registra en la Secretaría del Centro (Encargado del registro).
34 Se traslada toda la documentación al Administrador del Centro que revisa las entradas.
35 El Administrador entrega la factura al RCS para comprobación con albarán y solicitud de compra.
36 Se registra la entrada de factura en el programa informático (DOC-E-3).
37 Si la factura del pedido corresponde a un Departamento, la RCS, comprobados todos los datos,
envía al Departamento las facturas, con relación para acuse de recibo
38 Si la factura del pedido corresponde a un Proyecto de Investigación, la RCS, comprobados todos
los datos, envía al Profesor responsable la factura, y el profesor firmará el acuse de recibo de la misma.
39 Si la factura corresponde a cualquiera de las UP gestionadas por la EPS, la RCS remitirá la
factura a:
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 10 de 15 Revisión: 1
Si la factura es de las UP 122 y 455 se traslada al Jefe de Negociado de Asuntos Administrativos
para que inicie el procedimiento de pago.
Si la factura es de la UP 494, se envía al responsable de la gestión del Estudio Propio, para que
inicie el procedimiento de pago.
7 FLUJOGRAMA
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 13 de 15 Revisión: 1
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
El calendario de actuaciones de las actividades que componen este procedimiento no se puede
determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición que formulen los usuarios.
No obstante la referencia temporal del procedimiento la debemos incluir dentro del presupuesto
económico anual, de manera que las compras realizadas entre el 31 de diciembre del año anterior y el 30
de noviembre del año en curso, deben ser imputadas y pagadas en este último periodo.
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 14 de 15 Revisión: 1
9 INDICADORES
1: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada una de
las Áreas.
2: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por proveedores.
3: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación informática,
por proveedores
Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Un curso I-7401-1
FI-7401-1 Conocer la aplicación del
procedimiento Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Un curso I-7401-2
FI-7401-2 Conocer la aplicación del
procedimiento Propietario del procedimiento
Contabilizar / Evolución Un curso I-7401-3
FI-7401-3 Conocer la aplicación del
procedimiento
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas
disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los
recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones.
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Los proveedores oficiales de la UZ son publicados en la web de la UZ. Es de acceso profesional.
Los proveedores oficiales de la EPS son publicados en la web de la EPS. Es de acceso profesional.
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:
Instrucciones técnicas:
IT-7401-1 Compras que no siguen el procedimiento establecido.
Formatos de los registros:
FR-7401-1: Relación de proveedores habituales EPS.
FR-7401-2: Solicitud de compra al proveedor.
Formatos de los registros de indicadores:
FI-7401-1: ficha del indicador I-7401-1
FI-7401-2: ficha del indicador I-7401-2
FI-7401-3: ficha del indicador I-7401-3
GESTIÓN DE COMPRAS
Código: PRA-7401 Fecha: 22-07-2011 Página: 15 de 15 Revisión: 1
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Ley 47/2003, de 23 de noviembre, General Presupuestaria.
Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas.
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley
de Contratos de las Administraciones Públicas (Capítulo IV del Título V del Libro II, comprensivo de
los artículos 253 a 260, ambos inclusive.
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Orden PRE/116/2008, de 21 de enero, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros por
el que se aprueba el Plan de Contratación Pública Verde de la Administración General del Estado y
sus Organismos Públicos, y las Entidades Gestoras de la Seguridad Social.
Decreto 1/2004, de 13 de enero, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de
Zaragoza.
Normas de Gestión Económica de la Universidad de Zaragoza (1 enero 2007).
Presupuesto de la Universidad de Zaragoza del año en Curso. Bases de elaboración y ejecución del
Presupuesto de la Universidad de Zaragoza.
Albarán y factura, que serán emitidos por el proveedor
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: IT-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 4 Revisión: 1
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-11 Edición inicial
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: IT-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 2 de 4 Revisión: 1
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 DESARROLLO
5 FLUJOGRAMA
6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: IT-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 3 de 4 Revisión: 1
1 OBJETO
El objeto de esta instrucción es describir las actividades a realizar cuando se recibe una factura de
una compra realizada sin seguir el procedimiento establecido en el Centro (PRA-7401 Gestión de compras).
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Cualquier compra realizada en la EPS que no siga el procedimiento de Gestión de Compras PRA-
7401.
3 RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las
del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes.
La responsabilidad principal corresponde a:
Propietario del procedimiento: el Administrador de la EPS.
La responsabilidad secundaria corresponde a:
Director de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.
Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.
Responsable de compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las
áreas y en todas la fases de este procedimiento.
4 DESARROLLO
1 Se recibe en la EPS una factura de bienes o servicios que no se ha solicitado a través del
Procedimiento de Gestión de Compras (PRA-7401).
2 El RCS solicitará información al proveedor y determina:
3 Si no se identifica a la persona que ha realizado la compra, el RCS procederá a devolver la
factura al proveedor, por no poder ser aceptada al no haberse identificado el interesado en momento de la
compra.
4 Si se identifica a la persona que ha solicitado la compra, se le envía la factura, advirtiendo que en
próximas ocasiones facilite los datos del Departamento o Proyecto a quien se ha de dirigir la factura. Esta
entrega de factura se realizará con acuse de recibo, firmando en copia factura o documento de registro de
entrada del centro.
COMPRAS QUE NO SIGUEN EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: IT-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 4 de 4 Revisión: 1
5 FLUJOGRAMA
6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN
No hay documentos exclusivos de esta instrucción.
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PRA-7401 Gestión de compras
RELACIÓN DE PROVEEDORES HABITUALES EPS
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FR-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
SOLICITUD DE COMPRA AL PROVEEDOR
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FR-7401-2 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
ESCUELA POLITÉCNICA SUPERIOR
Huesca, Universidad de Zaragoza Crta. Cuarte s/n (22071) Huesca
Telf.: 974-23 93 01. Fax: 974-23 93 02 N.I.F.: Q-5018001-G
Telf.:
Nº pedido:........................................................................................................................................................
Peticionario Dpto: ............................................................................................................................................
Muy señores nuestros:
Ruego a ustedes se sirvan suministrar el material o servicio que se detalla a continuación:
Cantidad Características Artículos Precio
Atentamente
Profesor: Firma:........................................................
Código y
Asignatura
Observaciones: El plazo de entrega será de treinta días máximo a partir de la fecha.
Las facturas se remitirán por duplicado a la dirección y departamento que figura en el
membrete, haciendo constar el banco y número de cuenta donde les sean abonados. En
las notas de entrega o albaranes deberá constar el número de pedido.
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
INDICADOR I-7401-1
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FI-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Indicador 1
Nombre: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada
una de las Áreas.
Fórmula: Solicitudes de compra por Área x 100/total solicitudes
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
INDICADOR I-7401-2
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FI-7401-2 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Indicador 2
Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por
proveedores.
Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción del
bien por proveedores. Suma de todos los días transcurridos/ Número de solicitudes formuladas
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
INDICADOR I-7401-3
PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS
Código: FI-7401-3 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Indicador 3
Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación
informática, por proveedores
Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción de la
factura. Suma de todos los días transcurridos/ Número de solicitudes formuladas
Periodo de cálculo: anual
Sistema de seguimiento: Variación interanual
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Elaboración:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Tebar Presidente del Comité de Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Mercedes García Domínguez Administradora EPS Fecha: 22 de julio de 2011
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