getting things done bedrijfsvoering in publieke organisaties albert meijer en martijn ridderbos...
Post on 04-Jun-2015
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Getting Things DoneBedrijfsvoering in publieke
organisaties
Albert Meijer en Martijn Ridderbos
College 4: 6 oktober 2011Bestuurlijke Informatievoorziening
Programma
1. Wat is bestuurlijke informatiekunde?
2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?
3. Wat zijn de wortels van het vakgebied?
4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?
5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?
6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd?
7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen?
8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?
1. Wat is bestuurlijke informatiekunde?
Bestuurlijk informatiekunde is het vakgebied dat zich richt op het ontwikkelen van methoden en technieken voor het vaststellen van informatiebehoeften bij het besturen van organisaties en het ontwikkelen van systemen die de gevraagde informatie kunnen leveren.
Laudon & Laudon (2000): Management Information Systems
Opkomst van het vakgebied
• Technologische dynamiek– Moore’s Law
• Sterkere internationale concurrentie– Globalisering
• Basisdisciplines– Computer science– Management science– Operations science
VRAAG
• Waarom moeten managers verstand hebben van bestuurlijke informatiekunde?
2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?
3. Wat zijn de wortels van het vakgebied?
• Cognitief perspectief op organisaties– Carnegie-Mellon (Simon, March, …)
• Focus:– Besluitvorming (op verschillende niveaus)– Verwerken van informatie
• Bekendste begrip:– Bounded rationality
• Centrale idee:– Mensen kunnen worden gestuurd door hen bepaalde informatie wel of
niet te geven.
• Centrale vraag:– Hoe kun je het functioneren van een organisatie verbeteren door de
informatievoorziening en –verwerking te versterken?
4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?
Input OutputVerwerken
Feedback
VB: Ledenadministratie
• Invoer– Adresgegevens– Zoekvraag
• Uitvoer– Stickers voor een mailing– Telefoonnummer
• Verwerken– Adressen op juiste plek in database– Aantal mensen in bepaalde wijk
• Feedback– Incorrecte gegevens– Ontbrekende gegevens
Goede brongegevens zijn van cruciaal belang
Enkele kernbegrippen
• Informatiesysteem: Een samenhangend geheel aan componenten om informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om besluitvorming, coördinatie, beheersing, analyse en visualisatie in een organisatie mogelijk te maken.
• Data: Stromen van ruwe gegevens die gebeurtenissen in een organisatie of de fysieke omgeving representeren voordat deze gegevens zijn gearrangeerd op een manier waarop mensen ze kunnen begrijpen en gebruiken.
• Informatie: Gegevens die zijn gevormd op een manier dat ze begrijpelijk en bruikbaar zijn voor mensen.
Onderscheiden
• Formele versus informele informatie-systemen
• Gestructureerde versus ongestructureerde informatie
Informatievoorzieningen
• Informatie-architectuur
• IT-infrastructuur
Computer
• Input
• Output
• Algoritme
• Opslag
• Communicatie
Ontwikkelen van een eenvoudig systeem
• Welke informatie wordt opgeslagen in het systeem?
• Welke functionaliteiten moet het systeem bieden?
• Wie binnen de organisatie moet wat met het systeem doen?
Naam Adres Team Familie Betaling
Adressen terugzoeken
X X X
Overzicht van leden per team
X X
Overzicht van individuele betaling
X X X
Overzicht van wanbetalers
X X X X
Naam Adres Team Familie Betaling
Adressen-administratie
CRUD CRUD R R
Teamindeling R R CRUD R
Financiële administratie
R R R CRUD
Algemene informatie
R R R R
OPDRACHT
• Maak een analyse voor het financiële informatiesysteem van jullie organisatie:– Data en functionaliteiten– Gebruikers en rechten
5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?
Strategisch niveauTopmanagersExecutive Support System (ESS)
Management niveauMiddenmanagersManagement Information
System (MIS)
Uitvoerende niveauOperationele managersTransaction Processing
System
Verkoop Productie Financien Accounting HRM
OPDRACHT
• Breng voor jullie organisatie in kaart wat deze niveaus zijn en welke informatiebehoeften er op deze niveau’s bestaan.
6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd?
• Systemen en informatieverandering
• Ontwikkeling van informatiesystemen
• Beheren van informatiesystemen
• Rollen binnen de organisatie
6.1. Informatie-analyse
• Vier manieren: (Bemelmans (1982)
– Ober strategie– Referentie strategie– Ontwikkel-zelf strategie– Evolutionaire strategie
Gewenste omgang met informatie of communicatie
Huidige omgang met informatie en communicatie
Ondersteuning door oud systeem communicatie
voorzieningen
Ondersteuning door nieuw systeem communicatie
voorzieningen
ICT en organisatieverandering
• Automatiseren
• Rationaliseren
• Business Process Redesign
• Paradigma Shift
Bron: Laudon & Laudon (2000: 339)
6.2. Ontwikkeling van informatiesystemen
• Pakket selecteren
• Systeem ontwikkelen– Traditionele ontwikkeling– Prototyping
Traditionele systeemontwikkeling
• Project definiëren
• Systeem bestuderen
• Ontwerpen van het systeem
• Programmeren
• Installeren van het systeem
• Post-implementatie audit: werkt het?
Risico: project loopt uit de hand!
Nieuwbouw volgens Prince2
Prototyping
• Identificeren van basale voorzieningen
• Ontwikkelen van een prototype
• Gebruiken van het prototype
• Gebruiker tevreden?– Ja: operationeel prototype– Nee: aanpassen van het prototype
6.3. Beheren van informatiesystemen
• Functioneel beheer
• Technisch beheer
• Applicatie beheer
Beheer bestaand volgens BiSL
BISL
IT Governance
• IT regie
• IT uitvoering
• IT vraag
6.4. Rollen binnen de organisatie
• Programmeurs
• Systeem analysten
• Systeembeheerders
• IT Managers
• Eindgebruikers
• CIO
7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen?
• ERP– Een ERP is een bestuurlijk informatiesysteem dat alle facetten
van een bedrijf integreert, zoals planning, productie, verkoop en financiën, zodat deze beter onderling worden gecoördineerd door informatie met elkaar te delen.
Nieuwe trends en ontwikkelingen (2)
• Datamining– Datamining is het analyseren van grote hoeveelheden
gegevens om patronen en regels te vinden die kunnen worden gebruikt bij besluitvorming en om toekomstig gedrag te voorspellen.
Nieuwe trends en ontwikkelingen (3)
• Data warehouse– Een data warehouse is een database met mogelijkheden om te zoeken en
rapporten te maken die zowel actuele als historische gegevens bevat die worden gehaald uit verschillende operationele systemen en die deze gegevens beschikbaar maken om rapporten en analyses voor het management te maken.
Interne gegevens- Allerlei processen- Historisch en actueel
Externe gegevens- Allerlei soorten- Historisch en actueel
Extract and transform
Data Warehouse
Toegang tot data en data analyse
Nieuwe trends en ontwikkelingen (4)
• Digitale toegankelijkheid (online access)
8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?
Planning
Waarneming Beoordeling Bijsturing
productiesysteem
Pla
nn
ing data uit de
omgeving
doelstellingen
herplanningplannen en instucties
normen en regelgrenzen
methoden van waardering en dataverwerking
bijsturings-report
data-registratie
data-verwerking
bijsturingsactie
Keuze bijsturingsmethodedata
Rapportage Ja Ja
neenee
datadatadata
Be h
eers
i ng
Ui t
voer
ing
inputs outputs
Samenhang van Management- en Productiesystemen
verzoek om nieuwe data
Ver-schilmet norm
Ver-schilbeheers-baar
Wat moet een MIS leveren?
• Informatie voor het jaarplan
• Informatie voor het jaarverslag
• Informatie voor management-rapportages
Dashboard
OPDRACHT
• Analyseer welke informatie nodig is ten behoeve van het jaarplan en het jaarverslag van de gekozen casus (operationele, tactische en strategische informatie). Geef aan op welke wijze deze informatie het beste kan worden verzameld. Benoem de inhoud, vorm en frequentie van de managementrapportage.
top related