h2o modellen · •projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för...
Post on 09-Jul-2020
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Innehåll
• H2O Modellen för hela systemlivscykeln
• Varför en modell?
• forts..
• Syfte
• Om H2O Modellen
• H2O Modellen med förklaring
• Beslutspunkter
• Två olika ingångar för att etablerasystemförvaltning
• H2O Införandeprojekt
• Införande projekt
• Projektmetodik vid ett införande
• Projektmetodik-övergripande
• Behovsanalys & kravspecifisering
• Informationssäkerhets-klassning
• Nyttokalkyl
• Upphandling
• Genomförande
• Lanseringsfas –systemet tas i drift
• H2O Systemförvaltning
• Plan för Systemförvaltning
• Avtal/ direktiv
• Mål & Budget
• Utvecklingsbehov & underhåll
• Informationssäkerhets-klassning
• Aktivitets & tidsplanering
• Aktivitetslista
• Uppföljning
• H2O Avvecklingsprojekt
• Avvecklingsprojekt
• Avslutsprocessen
• Avslutsplanering
• Migrering
• Arkivering
• Avveckla
Varför en modell?
Stödjande åtgärder
Man behöver planera för systemets livstid och avveckling.
Börja planera systemens livscykel redan vid införande.
Man behöver ett verktyg för att hålla ordning på allt detta arbete.
Skaffa en systemförvaltningsmodell.
Det finns stora behov av att arbeta mer målstyrt med planerade resurser och på planerad tid
Man behöver arbeta mer i projektform efter en enkel och fungerande modell.
Man behöver öka kvalité och minska sårbarhet med förebyggande arbete, och säkerställa att det blir gjort.
Tillsätt roller med tydliga ansvar, definierade och fördela uppgifter på rätt roller.
En systemförvaltningsmodell är en av föreslagna åtgärder i de IT-granskningar som genomförts i H2O kommunerna.
PåståendeSvar
Varför en modell? forts..
Informationssäkerhet
Man måste öka säkerheten i systemen och informationshanteringen.
Man behöver arbeta mer systematiskt och metodiskt med olika analyser och åtgärder runt systemen som t.ex. kontinuerligt informationssäkerhetsarbete och systematisk kontohantering.
Man behöver säkerställa att informationen i systemen hanteras korrekt och säkerställs för framtiden.
Kartlägg informationsobjekten och dess användning. Säkerställ dokumenthanteringsplaner och gallringsplaner
Nytta & Kostnader
Införande av nya system sker inte alltid efter verksamhetens verkliga behov eller med tillräcklig effektivisering och nytta för att motivera kostnader, utan det är ofta en avgränsad del av behoven som styr.
Man behöver väl fungerande metoder för behovsanalys, kravställning och nyttoanalys.
Det finns mycket dolda kostnader för återkommande underhållsarbete som behöver synliggöras.
Synliggör kostnader genom att identifiera arbeten och planera resurser för återkommande underhållsarbete.
Man behöver få bättre kontroll på kostnader för underhåll och förändringar.
Planera och budgetera för underhåll och förändringar.
PåståendeSvar
Syfte
Modellen ska:• bli en riktlinje för ett mer strukturerat arbetssätt• vara ett stöd och göra systemförvaltningsarbetet lättare och effektivare• ge en bättre kostnadskontroll och bättre effektivitet• säkerställa rätt kompetenser med rätt behörigheter och befogenheter• ge kontroll och uppföljning av informationssäkerheten• främjar för mer samarbete samt möjliggör samverkan över
kommungränser• medvetengöra och höja kompetens inom drift, underhåll & utveckling av
systemet• minska personberoenden och risken för förlorade kunskaper
Om H2O Modellen
H2O Modellen är sammansatt av flera metoder för att stödja kommunerna i ett mer strukturerat arbetet med sina system
Modellen är kommunernas styrande riktlinje för hur verksamheterna ska bedriva system
Modellen ger en enhetlig metod och ett stöd för att underhålla systemet under alla perioder i ett systems livscykel
Modellen har indelats i 3 faser, från införande genom systematiskt systemförvaltningsarbete till avveckling av systemet
Modellen innehåller mallar & verktyg för arbetet i de olika faserna
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
H2O Modellen
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Införandeprojektet för att utreda behov, kravställa, upphandla och införa.
Men även för att etablera systemförvaltningen.
Detta bedrivs med fördel tillsammans med utvecklare och projektledare.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Varje årlig cykel i systemförvaltningen bedrivs som ett enkelt projekt där man sätter upp mål
och planerar aktiviteter och resurser.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Verksamhetsprocesser är HURverksamheten arbetar med systemet
och informationen. Processerna dokumenteras i modellen.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Informationsobjekt beskriver VADsom hanteras i systemet.
Informationsobjekten är bestående och viktiga, har förekomster och
existerar ofta självständigt. ”Verksamhetens guld”
Dokumenteras i modellen
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
IT-Drift representerar den infrastruktur och organisation som krävs för att systemet ska
finnas tillgängligt.(support)
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Genomförande representerar de aktiviteter, rutiner och förändringar som
utförs inom systemförvaltningen.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Planering och beslut är styrningen av resurser och förändringar i olika
systemförvaltningsmöten, beslutsmöten, planeringsmöten.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Dokumentation representerar de dokument och checklistor som
skapas utifrån modellens mallar.
Beslutspunkt:Avveckling
Beslutspunkt:Systemförvaltnigs-modell [ÅR]
Beslutspunkt:Driftstart
Möten
Dokument
H2O System
Förvaltningsmodell
Införandeprojekt
Avvecklingsprojekt
Systemförvaltningsmodellen med metoder, roller och mallar är kärnan
som arbetet kretsar runt.
Beslutspunkter
• Innebär kontinuerliga avstämningspunkter med den strategiska ledning i systemförvaltningsorganisationen ellerstyrgruppen i ett extern projekt
• Beslutspunkterna fungerar som ”grindvakter” innan nästa fas i projektet får påbörjas eller inte
• Berörda på den strategiska nivå blir informerade om progressen och har ett ansvar genom hela projektet att stötta och avgöra projektets framtid
Två olika ingångar för att etablerasystemförvaltning
# Nya system # Befintliga system
1 Behovsanalys 1 Systemförvaltningsmodell
2 Processer 2 Processer
3 Informationsmodellering 3 Informationsmodellering
4 Kravspecifikation 4 Informationssäkerhetsklassning - KLASSA
5 Informationssäkerhetsklassning - KLASSA 5 Risk och sårbarhetsanalys ( av ovan)
6 Risk och sårbarhetsanalys (av ovan) 6 Starta systematiskt systemförvaltningsarbete
7 Förfrågningsunderlag/upphandling 7
8 Systemförvaltningsmodell 8
9 Lansering/produktionssättning av system 9
10 Starta systematiskt systemförvaltningsarbete 10
Införande projekt
Definitionsfas/Förstudie Genomförandefas Lanseringsfas
Behovsanalys- Nulägesanalys- Effektmål,Målgruppsanalys- Processer & rutiner,- Informationsmodellering
Kravspecificering:- Funktionella & Ickefunktionella krav- Tekniska krav
Informationssäkerhetsklassning:- KLASSA-Risk & sårbarhetsanalys
Nyttoanalys Upphandling:- Förfrågningsunderlag- Avtal
Genomförandefas:- Implementering- Test - Utbildning mm
Lanseringsfas:- Lanseringsplan- Överlämning till drift- Systemförvaltningsmodell
BeslutspunktStarta projekt?
BeslutspunktInförande?
BeslutspunktGodkänd leverans?
BeslutspunktDriftsöverlämning?
Projektmetodik vid ett införande• Införande drivs med delar av projektmetodik inom
systemförvaltningsorganisationen eller som ett fullskaligt externt projekt.
• Syftet att utreda verksamhetensbehov, kravställa och upphandla ett system samt införa och lansera systemet mot uppsatta mål.
• Projektet bedrivs med fördel tillsammans med utvecklare och projektledare
• Efter ett införandeprojekt och överlämning till systemförvaltning, kommer system att kontinuerligt utvärderas i de kommande årliga systemförvaltningsprojekten.
Definitionsfas/ Förstudie
Projektmetodik- övergripandeFullskaligt projekt• Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig
arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat.
• Projekt i olika former är och ska ses som ett bra hjälpmedel för att uppnå ett definierat mål med planerade resurser.
• I projektarbete ger ett strukturerat arbetssätt från start till drift
• Projektmodell innehåller verktyg för kalkylering, planering och uppföljning.
• I projekt följs arbete upp kontinuerligt och analyseras och sist följs måluppfyllnaden upp i en slutrapport. Slutrapporten sammanfattar arbetet och samlar intressanta lärdomar för framtida bruk
Projektmallar:
Checklista för projektledare
• Projektdirektiv• Projektbudget
• Projektplan• Aktivitetsplan• Statusrapport• Lägesrapport• Mötesanteckningar• Styrgruppsprotokoll• Ändringsblankett• Leveransgodkännande
• Slutrapport
Definitionsfas/ Förstudie
Behovsanalys & kravspecifisering
Behovsanalys genomförs för att:
• ett tilltänkt system på bästa möjliga sätt ska stödja ett effektivt och ändamålsenligt arbetssätt.
• och för att undvika att projektet levererar ett system som är tekniskt korrekt men inte stödjer verksamhetens processer.
• Resultatet av analysen och kravarbetet ger en samlad kravspecifisering att använda vid upphandling
Arbetsgång:
1. Nulägesanalys
2. Effektmål och målgruppsanalys
3. Processmodellering
4. Informationsmodellering
5. Rutinbeskrivning & scenario
6. Objekt-rutin-matris
7. Prototyp
8. Kravspecificering• Funktionella krav• Icke-funktionella krav• Tekniska krav
Definitionsfas/ Förstudie
Informationssäkerhetsklassning
• Informationen i kommunens system är ”guldet”.
• Informationen måste säkras
• Informationssäkerhet är de åtgärder som vidtas för att hindra att information läcker ut, förvanskas eller förstörs och för att informationen ska vara tillgänglig när den behövs.
Arbetsgång:
• KLASSA (SKL:s verktyg)• Säkerhetsrelaterade
upphandlingskrav• Handlingsplan med
informationssäkerhetsaktiviteter
• Risk & sårbarhetsanalys (RSA)• Scenarios• Riskbedömning med MSB:s matris• Åtgärdsplan
Definitionsfas/ Förstudie
Nyttokalkyl
• Nyttokalkylen är en del av definitionsfasen/förstudien där dels behovsanalys av verksamhetens behov och en nyttokalkyl krävs om man skall lyckas med ett införande.
• I behovsanalysen case bör en sannolikhetskalkyl finnas med som gör det troligt att en investering är en god idé och ger de nyttoeffekter (kvalitativa och kvantitativa) som man vill uppnå.
• Det är inte minst viktigt i tider då hushållning av resurser krävs och är kraftfullt efterfrågat i den offentliga sektorn.
• I de allra flesta fall vi kommit i kontakt med har svårigheten varit att kunna påvisa de utlovade nyttoeffekterna. Det har heller inte varit möjligt att beskriva, och i reda termer redovisa att man verkligen uppnått de mål som sattes upp inför införandet.
Beslutspunkt
• Presentation av behov & nyttoeffekter för beslut av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen om upphandling och start av projekt eller inte.
Definitionsfas/ Förstudie
Arbetsgång:
• Kostnader Nyttor
• Införande Besparing eller inte?
• Utrustning Andra mervärden
• Resurser
• Övrigt
• Analys av förändringen
Upphandling
• Förfrågningsunderlag, FFU(via Inköpscentralen i Västervik)• Stöd av befintliga ramavtal?
• Kravspecifikationer( från behovsanalysen och KLASSA)
• Utvärderingsscenarios & kriterier
• Referenstagning på leverantören
• Avtalstecknande• Huvudavtal inkl bilagor
• Personuppgiftsbiträdesavtal, PuB
• Allmänna villkor, avtal 90
• Informationssäkerhetspolicy
Definitionsfas/ Förstudie
Beslutspunkt
• Avtal tecknas med leverantör av systemet
• Beslut om införandeprojekt
Genomförande
• Installation av hårdvara
• Implementering av mjukvara
• Scenarios & användarfall till testunderlag
• Deltester, Acceptanstest
• Utbildningar för användare och support
• Dokumentation
Genomförandefas
Beslutspunkt
• Acceptanstest genomfört och godkänt av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen om lansering eller inte.
Lanseringsfas – systemet tas i drift
• Plan för lansering• Information till intressenter
• Utbildningsinsatser
• Överlämning från projekt till drift
• Etablera en systemförvaltnings-modell
Lanseringsfas
Beslutspunkt(er)• Projektavslut
• Systemförvaltningsmodell etablerad
• Överlämning till drift & förvaltning
godkänt av strategisk ledning i systemförvaltningsorganisationen/styrgruppen.
Systemförvaltningsmodellen
• Systemförvaltningsmodell• Systemförvaltningsorganisation
• Systemförvaltningsplan
• Systemdokumentation
• Strukturerat systemförvaltningsarbete• Mål, budget
• Aktivitetsplanering & uppföljningar
• Kontinuerliga möten
Systemförvaltnings organisation
PartNivå
Verksamhet IT
Strategisk- Budget
SystemägareInformationsägare
Tekniskt ansvarig/systemägare
Taktisk- Beslut
SystemförvaltareRedaktionellt ansvarig
Teknisk systemförvaltare
Operativ SystemadministratörFörvaltningsredaktör
IT-support/Service center[Leverantör]
Strategisk
Taktisk
Operativ
Plan för Systemförvaltning
Systemförvaltningsplan Aktivitetslista
Beslutspunkt Beslutspunkt Beslutspunkt
Direktiv- Systemförvaltningsperiod- Politiska direktiv
Mål & Budget
Informationssäkerhetsaspekter& övriga legala krav
Utvecklingsbehov &underhållsarbete
Aktivitets- & tidsplanering
Aktiviteter:- Förvaltningsstyrning- Användarstöd- Ändringshantering- Drift & underhållSystemförvaltningsmöten- Arbetsmöten- Beslutsmöten
Uppföljning & utvärdering av systemförvaltningsperioden
Beslutspunkt
Avtal/ direktiv
• Etablerad systemförvaltningsmodell• Systemförvaltningsorganisation
• Systemförvaltningsplan
• Systemdokumentation
• Årligplan för ett år i taget
• Planen är planerad av systemförvaltningsorganisationen
• Beslutad och underskriven system-förvaltningsplan är direktivet fördet årliga systemförvaltningsprojektet
Systemförvaltningsplan
Mål & Budget
Budget för aktuellt systemförvaltningsår:
• Investeringar
• Driftskostnader
Mål
• Kortsiktiga mål• Politiskt direktiv
• Legala krav
• Säkerhetskrav
• Verksamhetsmål- nedbrutna från de långsiktiga målen
Mål ska vara mätbara- SMART:a
S- Specifika
M- mätbara
A- accepterade
R- realistiska
T- tidsatta
Systemförvaltningsplan
Utvecklingsbehov & underhåll
• Behov• Prioritera uppkomna behov,
önskemål
• Utvecklingar
• Underhåll• Driftsrelaterade
• Applikationsrelaterade
• Servicefönster
• Uppgraderingar
Vidareutveckling:
Under systemförvaltningsåret ska behov, önskemål etc. fångas på arbets- och beslutsmöten. De ska dokumenteras i systemförvaltningsplanen för att kunna prioriteras och lyftas upp längre fram
Systemförvaltningsplan
Informationssäkerhetsklassning
• KLASSA (SKL:s verktyg)• Revidera handlingsplanen• Prioritera nya aktiviteter• Uppdatera och informera berörda
om en ny klassning av säkerhetsnivåerna gjorts.
• Risk & sårbarhetsanalys, RSA• Revidera åtgärdslistan• Ny riskbedömning av åtgärder• Prioritera nya aktiviteter
Lagkrav.
Systemförvaltaren bör i dialog med den egna verksamheten hålla sig informerad kring ev. lagändringar, nya riktlinjer, policys från myndigheter som kan påverka systemet ur bl.a. säkerhetssynpunkt.
Systemförvaltningsplan
Aktivitets & tidsplanering
• Aktiviteter• Planeras i samarbete inom
systemförvaltningsorganisationen
• Aktiviteter tilldelas av systemförvaltaren
• Tidsplanering• Aktiviteterna ska tidsuppskattas
• Ligger till grund för resursbedömning och resurskostnader
Systemförvaltningsplan
Beslutspunkt• Beslutad & godkänd av den strategiska
ledningen för systemförvaltning
Aktivitetslista
• Aktiviteter• Delas in i kategorier:
• Förvaltningsstyrning
• Användarstöd
• Ändringar
• Drift & underhåll
• Har en återkommande frekvens
• Följs upp under systemförvaltnings-möten:• 2 st arbetsmöten
• 2st beslutsmöten med strategiskledning
Aktivitetslistan kan var ett dokument men kan likväl vara i ett webbformat, exempelvis Trello eller liknande.
Aktivitetslista
Uppföljning
• Måluppfyllnad• Kostnader
• Budget
• Aktiviteter
• Effektmål
• Utvärdering av:• Informationssäkerheten
• Nytta
• Processerna
Beslutspunkt
• Uppföljningen ligger till grund för beslut om nytt årligt systemförvaltningsplan eller starta avvecklingsprojekt
Systemförvaltningsplan
Avvecklingsprojekt
Avslutsfas
Beslutspunkt Beslutspunkt
Avslutsplanering- Checklista för avveckling- Avvecklingsplan
Arkivering:- Närarkiv- e-arkivMigrering
Stäng system- Avvecklingsrapport
Beslutspunkt
Avslutsfas
Avslutsplanering
1. Förbereda avveckling • Samla in information
• Beskriva och analysera konsekvenser
• Upprätta en avvecklingsplan
• Stäm av med arkivarie
• Stäm av omfattning av drift och förvaltning
2. Avvecklingsplan• Genomföra administrativ avveckling
• Genomföra logisk/fysisk avveckling
• Genomföra administrativ avveckling steg 2
3. Uppsägning/förändring av avtal
4. Initiera avvecklingskonsekvenser på kringssystem
5. Fasa ut användare ur applikationen
6. Fasa ut användare ur servern
Beslutspunkt
• Gamla systemet är redo för att stängas ned
Avslutsfas
Migrering
Migrering innebär att delar av eller all information flyttas från ett gammalt system till ett nytt system.
Beslutspunkt
• Gamla systemet är redo för att stängas ned
Arbetsgång:
1. Analysera existerande källsystem, funktionalitet och innehåll
2. Genomför en skillnadsanalys
3. Planera, kommunicera, implementera
4. Exportera innehåll
5. Mappa övrig data, exempelvis metadata, användare och rättigheter
6. Importera innehåll
7. Uppstädning och verifiering
Avslutsfas
Arkivering
7.Arkivera källkod, dokumentation mm
8.Arkivera/gallra information ur systemet• Avställning till närarkivet
• Skriv ut informationen
• Förbered för bevarande
• Överlämna material till arkivarien
• Avställning till e-arkiv• Dokumenthanteringsplan
• Information gallrad
• Information bevarad:
• Utskriven och arkiverad i närakivet
• Bevarad i e-arkiv
Beslutspunkt
• Data gallrad och bevarad. Stäng ned systemet
Avslutsfas
Avveckla
9. Ta bort klienter och server ur alla miljöer
10.Avveckla infrastruktur ( kommunikation)
11.Hantera överbliven utrustning
12.Följa upp aktiviteterna i steg 1
13.Avveckla systemförvaltningsrutinerna
14.Avveckla driftsrutiner
15.Upprätta avvecklingsrapportBeslutspunkt
• Stäng ned systemet.
• Presentation av avvecklingsrapporten
top related