handleiding partners dag van de architectuur 2015

Dag van de Architectuur 2015

Briefing

Infosessie partners 18/06/2015

1. Dag van de Architectuur 20152. Projecten3. Vlaams Architectuurinstituut4. Partner5. Host6. Contracten en verzekeringen7. Reservatiesysteem8. Promotie

1. Dag van de Architectuur 2015

• Belangrijkste architectuurevenement voor brede publiek

• Hedendaagse architectuur • Focus op de meerwaarde van architectuur• Kwalitatief omkaderd aanbod • In heel Vlaanderen en Brussel

1. Dag van de Architectuur 2015

• Thema:– Architectuur mee maken/meemaken• Architectuur als gedeelde opdracht• Architectuur als beleving

– Samenwerken VAi en Vlaams Bouwmeester• Open Oproep in de kijker

2. Projecten

Opengestelde gebouwen en Activiteiten• Alle mogelijke activiteiten over architectuur en

ruimtelijke ordening • een cultureel karakter hebben dat geen commercieel

doel dient; • passen in het thema; • haalbaar zijn; • publieksgericht zijn (al dan niet betalend).

Opengestelde gebouwen

• De gebouwen zijn slechts gedeeltelijk vrij te bezoeken.

• sommige gebouwen reservatie verplicht. Zie website.

• Het vrije bezoek is meestal gratis en kan tussen 10u en 18u. Tenzij anders vermeld.

Opengestelde gebouwen

• De gebouwen zijn slechts gedeeltelijk vrij te bezoeken.– Organisator is verantwoordelijk voor lokale

organisatie– Organisator zorgt voor lokale promotie– Toelating + verzekering pas in orde na

ondertekening contract (zie dia 21)

• Rondleidingen– Door architect/bouwheer/architectuurgids– Startuur ingeven op website – Gratis tenzij anders vermeld– Reserveren verplicht of niet?– Maximum aantal deelnemers?– Dag zelf kunnen bezoekers nog aansluiten

Activiteiten

• Verschillende soorten– Fietstocht– Wandeltocht– Bustocht– Tentoonstelling– Festival– …

• Reserveren verplicht

3. Vlaams Architectuurinstituut

• Concept Dag van de Architectuur 2015• Oproep en selectie partners• Algemene coördinatie• Informatiedoorstroom partner/bezoeker• Algemene promotiestrategie• Contracten met partners/eigenaars/hosts• Verzekering gebouwen/vrijwilligers

4. Partner

• Aanspreekpunt van het VAi• Organiseert de activiteit ter plaatse• Aanleveren noodzakelijke informatie• Zoeken naar gids(en)• Organiseert lokale promotie• Implementeren huisstijl in eigen

promotiemiddelen

4. Partner

• Aanleveren noodzakelijke informatie:– het invullen van de projectfiche

www.dagvandearchitectuur.be/2015/partners • rechtenvrije afbeeldingen en teksten• Alle informatie die nodig is voor de praktische

organisatie en de campagne

4. Partner

• Projectfiche invullen voor 1/7:www.dagvandearchitectuur.be/2015/partners – Gebouwen:• Naam gebouw, adres, prijs? reservatie verplicht?, uren

rondleidingen?, omschrijving, architectenbureau(s), verantwoordelijke gebouw (degene die toestemming voor de openstelling moet geven), foto

– Activiteiten• Naam activiteit, adres, uur, prijs?, omschrijving,

reserveren verplicht?, foto.

4. Partner

• Financieel:– Geen bijdrage verschuldigd aan het VAi– Kosten voor lokale organisatie en promotie zijn

voor partner– Inschrijvingsgelden 100% voor de partner

5. HOSTS ALGEMEEN

• Aangestuurd door de partner• Vrijwilligers uit pool tegen betaling (60 Euro)• Onthaal en begeleiding publiek– Vb. De meeste gebouwen zijn toegankelijk voor

rolstoelgebruikers. De VAi-host moet indien nodig assistentie verlenen aan mensen die daarom vragen.

Taken: HOSTS OPENGESTELDE GEBOUWEN

• 1 host per gebouw• ter plaatse half uur voor de opening• bespreek met de verantwoordelijke van het

gebouw:– organisatie van het onthaal– aanbrengen van de stickers en affiches– Welke delen toegankelijk zijn voor vrij bezoek– Aanbrengen bewegwijzering

Taken: HOSTS OPENGESTELDE GEBOUWEN

• TAKEN• Aanspreekpunt voor bezoekers• Organiseren rondleidingen:

– groepen verzamelen voor start rondleiding– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)– controle op inschrijving en betaling– bezoekers laten aansluiten bij rondleiding indien nog

plaats (naam noteren)

• tellen van alle binnenkomende bezoekers• invullen van evaluatieformulier VAi (online formulier)

Taken: HOSTS ACTIVITEIT

• 1 host per activiteit• ter plaatse half uur voor start• bespreek met de verantwoordelijke :– organisatie van het onthaal– aanbrengen van de stickers en affiches– Aanbrengen bewegwijzering

HOSTS ACTIVITEITENTAKEN• Aanspreekpunt voor bezoekers• Organiseren rondleidingen:– groepen verzamelen voor start rondleiding– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)– controle op inschrijving en betaling– bezoekers laten aansluiten bij rondleiding indien nog

plaats (naam noteren)

• tellen van alle binnenkomende bezoekers• invullen van evaluatieformulier (online formulier)

Taken: HOSTS ACTIVITEITEN

• Begeleide uitstap: wandel-, fiets- of busroute– Groepen verzamelen voor start– Sticker geven aan deelnemers (herkenbaarheid)– Controle op inschrijving en betaling

6. Contracten en verzekeringen

• Overeenkomst tussen VAi en vrijwilligers – alle VAi-medewerkers zijn verzekerd tegen

volgende risico’s: alle ongevallen die gerangschikt worden onder de categorie ‘arbeidsongevallen’ of ‘beroepsziekten’ in het kader van een arbeidsovereenkomst + burgerlijke aansprakelijkheid indien u onopzettelijk schade toebrengt aan een gebouw

6. Contracten en verzekeringen

• Vrijwilligerswerk ≠ loon• Wel: forfaitaire onkostenvergoeding:• 30 euro/dag (ongeacht het aantal uur)

Dag briefing + DAGA = 60 Euro• Vrij van belastingen en taksen

• Betaling per bankoverschrijving na het inleveren van evaluatieformulier en saldo kassa’s

6. Contracten en verzekeringen

Gebouwen• VAi sluit een polis voor schade aan gebouwen

tijdens Dag van de Architectuur• NIET voor inboedel

6. Contracten en verzekeringen

Activiteiten• Organisator is een organisatie (vzw, bvba,

overheid, …) – Verzekering BA van de organisator

• Organisator is particulier– Verzekering BA van VAi– Familiale verzekering

• Niet verzekerd: schade door deelnemers aan zichzelf

7. Reservatiesysteem

• De bezoeker kan reserveren via de website www.dagvandearchitectuur.be

• Indien volzet, contacteren we de partner voor eventuele extra rondleiding

• Op zaterdag 10 oktober 2015: formulier downloaden met aantal inschrijvingen

BETALINGSSYSTEEM

• De bezoeker betaalt online met bankkaart– Gebruik wordt niet aangerekend

• De partner maakt een factuur op aan het VAi• VAi stort het betaalde bedrag door– VB: 20 Reservaties voor bustour West-Vlaanderen.– Organisator stuurt na de Dag een factuur van

20x20 Euro (=400 Euro) aan VAi, – VAi betaalt binnen 30 dagen volledige inkomsten

aan organisator

8. PROMOTIE• Dag van de Architectuur– Website: www.dagvandearchitectuur.be – Programmakrant– Folder en affiche– Social media (FB, Twitter)– Knack WE: krant 135,000 ex (2/10/15)– UITin Vlaanderen– Radio 2– Vakpers: A+, NAV, Architectura

Vragen?Veel gestelde vragen:http://www.vai.be/nl/veelgestelde-vragen-over-de-dag-van-de-architectuur-2015Hulpinfo in formulierwww.dagvandearchitectuur.be/2015/partners Contactpersoon VAi: Stefan.Siffer@vai.be , 03/242 89 63Bart.Biesbrouck@vai.be , 03/242 89 70