hou op next - hou op met dat...hoe we met e-mail om moeten gaan, zegt infor-matiedeskundige pijpers....

Werkmail //De stortvloed aan cc’tjes is storendvoor werknemers // Bedrijven proberenhet aantal werkmails in te perken

Hou op

1 op de 7werkmails bevatro d d e l sWetenschappers van de Schoolof Interactive Computing aan hetGeorgia Institute of Technologybestudeerden de mails (517.431)die binnen het Amerikaanseenergiebedrijf Enron werden ver-stuurd. Ze richtten zich op zevenlagen werknemers: zowel de mailvan de hoogste managers als demail van de werknemers in delaagste functies werden bestu-deerd. 14,7 procent van de mailsdie verstuurd werden, betrof ge-ruchten die door het kantoor gin-gen. De mensen in de laagstefuncties roddelden onderling hetmeest, op de voet gevolgd doordirecteuren en vicepresidenten.Negatieve roddels bleken 2,7keer vaker voor te komen dan po-sitieve roddels.

25 %van de Nederlanderscheckt werkmailtijdens de vakantieHet gaat om werkenden tussende 25 en 39 jaar. Dit bleek vorigjaar uit de zekerheidsindex vanverzekeraar Nationale Nederlan-den uitgevoerd door TNS NIPO

CATRIEN SPIJKERMAN

Op de afdeling van Arnold Koninghoef je niet te proberen een ‘reply toall’-mail naar je collega’s te sturen.„Dan kun je minimaal één mail terug

verwachten: ‘waarom stuur je dit in hemels-naam naar ons allemaal?’”, vertelt Koning, onli-ne communicatiemanager bij Rijkswaterstaat.Hij merkt het gedrag niet alleen bij zijn eigencollega’s, hij ziet het ook bij werkrelaties buitenRijkswaterstaat. Niet dat de werknemers zo on-aardig tegen elkaar zijn, ze willen elkaar juistbeschermen. „We krijgen allemaal al genoegmailtjes. ‘Reply to all’ is je reinste inboxvervui-ling .” En cc? „Wie leest dat nog? Steeds meermensen hebben een aparte inbox voor cc-mails.Nou, dan weet je het wel.”

Veel werknemers hebben het gevoel te wor-den overspoeld door een onophoudelijkestroom aan werkmail, weet informatiedeskun-dige Guus Pijpers. Uit onderzoek van adviesbu-reau McKinsey blijkt dat Amerikaanse werkne-mers 28 procent van hun werktijd besteden aan

het lezen en schrijven van e-mails. Pijpersschreef verscheidene boeken over de informationov erload en adviseert bedrijven hoe ze hiermeemoeten omgaan. Er is geen gedegen onderzoekbekend naar het gemiddeld aantal mails dat deNederlandse werknemer te verstouwen krijgt,maar honderd per dag is volgens Pijpers geenuitzondering. „Kun je nagaan: dan zijn allenieuwsbrieven er al uitgefilterd”, zegt hij. „Datis natuurlijk niet te doen. Veel werknemers ra-ken er gestresst van.”

Een binnenkomende e-mail betekent voorveel werknemers een interruptie van het werk,zegt hoogleraar arbeidspsychologie WilmarSchaufeli. „Dat vinden we vervelend, want wezitten nu eenmaal zo in elkaar dat we graag din-gen afmaken. Zolang iets niet af is, blijft hetrondzingen in het hoofd. Dat kost psychischeenergie.” Daar kun je best iets aan doen: ge-woon niet de hele dag je e-mail checken. Maarook wanneer je je niet door je inbox laat onder-breken, kunnen de mails stress veroorzaken.„In veel gevallen komen die mails bovenop hetgewone werk. Hoe meer mails, hoe groter dewerklast. Collega’s sturen je gemakkelijk een

mail met documenten, zo van: nu weet jij er ookvan. Dan ligt het bij jou. Wanneer je op een be-spreking komt, wordt verondersteld dat je hetallemaal gelezen hebt. Dat heb je niet, wantdaar kwam je niet aan toe. Dat geeft een kna-gend schuldgevoel, wat stress veroorzaakt.”

Mailen loopt uit de handHet probleem is dat niemand ons heeft geleerdhoe we met e-mail om moeten gaan, zegt infor-matiedeskundige Pijpers. „We zijn er zondernadenken mee aan de slag gegaan. Bij anderemedia selecteren we, maar bij e-mails doen wedat niet. We willen niets missen, en hebben hetgevoel dat we met iedere mail iets moeten. Te-gelijkertijd is de drempel om mails te sturen erglaag, dus mensen gebruiken het overal voor.”

Jan Krans, b u siness technologist bij het interna-tionale IT-bedrijf Atos vergelijkt e-mail met eenZwitsers zakmes. „Komt altijd van pas, maar islang niet altijd het meest geschikt. Je gaat tochniet al je knipwerk met zo’n klein schaartjedoen?” Het mailen is een beetje uit de hand ge-lopen, menen ze bij Atos. Een derde van de

met datgemail

‘REPLY TO ALL’, DAT ISJE REINSTEINBOXVERVUILING

ILLUSTRATIE HAJO

werknemers kreeg meer dan vijftig werkmailsper dag. Meer dan de helft van de werknemerswas twee uur per dag met zijn werkmail bezig.„Ze hadden het gevoel dat ze niet meer aan hunnormale werk toekwamen”, zegt Krans. Atos wildaarom eind 2013 een ‘zero email’- organisatiezijn. De ruim 70.000 medewerkers mailen dannog wel naar externen, maar niet meer naar el-kaar. In plaats daarvan praten, bellen of chattenze met elkaar. Ook heeft Atos een eigen sociaalnetwerk. Daarop moeten medewerkers net zogoed berichten lezen en erop reageren, maarAtos verwacht dat het tot minder ‘informatie-stress’ zal leiden. Krans: „In dit systeem bepaalje zélf wat er op je afkomt, door je te abonneren

op groepen en specifieke onderwerpen.”De werkmail geheel afschaffen gaat mis-

schien wat ver, maar af en toe een dagje afkickendoet de medewerker goed, meent de Belgischecommunicatiedeskundige Gunnar Michielssen.Hij organiseert sinds 2009 ieder jaar een e-mail-loze vrijdag voor bedrijven in Vlaanderen en Ne-derland. In de VS zijn de zogenaamde no emailfridays al jaren een beproefd recept. Deelnemen-de bedrijven versturen automatische e-mail-antwoorden dat ze een mailloze vrijdag hebben,en eventueel telefonisch bereikbaar zijn.

Michielssen weet niet hoeveel bedrijven heb-ben meegedaan aan zijn laatste e-mailloze vrij-dag in november, maar hij kreeg de dagen ernatientallen positieve reacties – per mail – van me-dewerkers van onder andere de Gamma. „Zeschreven dat ze meer werk gedaan kregen, enzich beter konden concentreren.”

Dat gevoel kan Arnold Koning van Rijkswa-terstaat beamen. Bij Rijkswaterstaat mailt menweliswaar nog steeds, maar de medewerkers pro-beren elkaar wel te ontzien. Koning: „Tien jaargeleden moest alles online. Tegenwoordig keertde behoefte aan persoonlijk contact terug.”

Pogingen om de mail-cultuur te veranderen

n Buitenlandse bedrijvenHet Amerikaanse marktonderzoeksbe-drijf Nielsen kondigde aan de ‘reply toall’-knop te blokkeren, en het Duitse au-toconcern Daimler beloofde zijn werk-nemers dat ze in 2013 geen mails meerhoeven te ontvangen in hun vrije tijd.Het internationale IT-bedrijf Atos streeftzelfs naar een mailloze organisatie.

n Nederlandse bedrijvenNederlandse bedrijven pakken het min-der rigoureus aan, zij veranderen vooralde bedrijfscultuur. Zo maakte Jurgenvan Diesen, marketingmanager bij Inter-polis, afspraken met zijn team over hetmailgedrag. „We stellen ons telkens devraag: is e-mail het juiste medium?Soms kun je beter bellen, of sms’en.”Bij de Rabobank hebben de werkne-mers afgesproken het bij één onder-werp per mail te houden. Programma-manager Pieter Ketting: „En de detailsbespreken we face to face. Dat maaktde mailvloed niet per se kleiner, maarwel efficiënter.”