implementasi sistem manajemen mutu iso 9001:2008 …
Post on 19-Oct-2021
16 Views
Preview:
TRANSCRIPT
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
142
IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO 9001:2008 PADA LP3I COLLEGE JAKARTA
Oleh :
Wiwiet Prihatmaji
Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450 Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 – 31904599
Email : wiwiet@lp3i.ac.id
ABSTRAK
Upaya meningkatkan mutu dan pelayanan pendidikan menjadi agenda utama bagi
LP3I College Jakarta dalam menghadapi tantangan globalisasi. Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001 telah digunakan oleh LP3I College sebagai sarana
perbaikan proses dalam peningkatan mutu dan pelayanan pendidikan di Lembaga.
Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu di LP3I College, diharapakan
Lembaga akan selalu memberikan pelayanan yang terbaik atau berkualitas, dapat
meningkatkan kompentesi, dan mendapatkan pengakuan international sebagai
institusi yang berkomitmen terhadap mutu. Kendalan yang dihadapi oleh LP3I
College dalam implementasi ISO 9001 berupa Motivasi Karyawan dan Teknis
Implementasi disetiap direktorat dan bagian. Peningkatan Motivasi Karyawan
dilakukan dengan menjaga komitmen terhadap mutu, sharing dan sosialisasi ISO
9001 disetiap rapat BOD, rapat Executive dan rapat Karyawan. Kendala Teknis
Implementasi diatasi denangan sosialisasi yang gencar, evaluasi training, simulasi
ISO 9001, dan bimbingan langsung dari Wakil Manajemen.
PENDAHULUAN
Globalisasi menunai tantangan dalam optimalisasi organisasi, semua pihak
dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan(survive) dalam
mengahadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standardisasi
manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standardisasi tentang sistem
manajemen mutu.
Salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di
negara maju dan bahkan di negara-negara berkembang adalah ISO 9001. Standar
ini merupakan sarana atau alat untuk mencapai tujuan mutu dalam
menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab
perkembangan globalisasi dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan
efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui
secara internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
143
ISO 9001:2008.
Sebuah organisasi, yang memiliki kualitas tinggi, selalu berusaha keras
untuk memuaskan para pelanggan mereka. Komitmen manajemen puncak
tidaklah cukup untuk menghadirkan layanan/produk yang berkualitas. Masing-
masing organisasi harus menerapkan manajemen kualitas yang terintegrasi dan
melibatkan setiap personil dalam organisasi tersebut. Pada awalnya, standar ISO
9001 dibentuk sebagai parameter bagi pabrik industri. Kemudian, kebutuhan akan
penerapan manajemen kualitas dalam pelayanan industri, yang mengacu pada
standar ISO 9001, menjadi berkembang, termasuk dalam institusi pendidikan.
Dalam era globalisasi, sertifikasi ISO 9001 adalah pengakuan Internasional
terhadap mutu system manajemen suatu organisasi atau institusi pendidikan. Penerapan ISO 9001 merupakan pembuktian bahwa organisasi siap untuk
menghadapi era globalisasi dan sadar bahwa kualitas sebagai hal yang sangat penting,
meliputi: penerapan, pemeliharaan dan peningkatan yang berkesinambungan. Upaya
meningkatkan mutu dan pelayanan pendidikan menjadi agenda utama bagi
LP3I College Jakarta. LP3I College telah menggunakan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 sebagai sarana perbaikan proses dalam peningkatan mutu
dan pelayanan pendidikan di Lembaga. Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu di LP3I College,
diharapakan Lembaga akan selalu memberikan pelayanan yang terbaik atau
berkualitas, dapat meningkatkan kompentesi, dan mendapatkan pengakuan
international sebagai institusi yang berkomitmen terhadap mutu. Hal inilah yang
menjadi dasar bagi peneliti dalam menyusun penelitian ini dengan judul :
“Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada LP3I College
Jakarta”.
Identifikasi Masalah
Suatu Sistem Manajemen Mutu merupakan sekumpulan prosedur
terdokumentasi untuk manajemen sistem yang bertujuan untuk menjamin
kesesuian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau
persyaratan tertentu.
Berdasarkan judul tersebut diatas, maka penulis mengidentifikasikan
masalah pada :
1. Bagaimana proses dalam penerapan atau implementasi ISO 9001:2008
di LP3I College Jakarta ?
2. Apa masalah yang dialami LP3I College Jakarta dalam penerapan ISO
9001:2008 ?
3. Bagaimana solusi dari masalah-masalah yang dialami di LP3I College
Jakarta dalam penerapan ISO 9001:2008?
Metodologi penelitian
Dalam pembuatan penelitian ini, penulis membutuhkan data-data yang
berhubungan dengan kajian penulis, yaitu bersumber dari :
1. Studi Lapangan (Field Research)
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
144
Yaitu penelitian dengan cara mendatangi langsung Lembaga yang
menjadi objek kajian. Teknik pengumpulan datanya, yaitu : wawancara
dan observasi.
2. Studi Pustaka (Library Research)
Yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk
bahan-bahan tertulis seperti buku-buku penunjang kajian, majalah, Internet,
catatan-catatan maupun referensi lain yang bersifat tertulis.
LANDASAN TEORI
Pengertian Mutu atau Kualitas
Beberapa pakar mutu atau kualitas mendefinisikan dengan beragam
interpretasi. Juran (1962) mendefinisikan “mutu adalah kesesuaian dengan tujuan
atau manfaatnya.”Crosby (1979) “mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan yang
meliputiavailability, delivery, realibility, maintainability, dan cost effectivenes
”Feigenbaum (1991) “mutu merupakan keseluruhan karakteristik produk
dan jasa yang meliputi marketing, engineering, manufacture , dan
maintenance,dalam mana produk dan jasa tersebut dalam pemakaianya akan
sesuai dengankebutuhan dan harapan pelanggan.
Menurut David L. Goetsch dan Stanley B Davis (2000 : 443) menyebutkan
definisi sistem mutu sebagai berikut :
”Sistem mutu terdiri dari semua kebijakan, prosedur, rencana,
sumber daya, proses dan penggambaran dari pertanggungjawaban
serta kewenangan, semua disengaja dengan tujuan untuk mencapai
tingkat mutu dari produk atau jasa yang konsisten dengan kepuasan
pelanggan dan tujuan-tujuan organisasi”.
Pengertian ISO (International Organization for Standadization)
Berdasarkan situs resmi ISO (www.iso.org), Organisasi Standar
Internasional (ISO) adalah suatu asosiasi global yang beranggota terdiri dari
badan-badan standardisasi nasional yang beranggotakan tidak kurang dari 140
negara. ISO merupakan suatu organisasi di luar pemerintahan (Non-
Government Organization/NGO) yang berdiri sejak tahun 1947. Misi dari ISO
adalah untuk mendukung pengembangan standarisasi dan kegiatan-kegiatan
terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional, dan
juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmu
pengetahuan, teknologi, dan kegiatan ekonomi. Kegiatan pokok ISO adalah
menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian
dipublikasikan sebagai standar internasional.
Banyak pihak melihat adanya suatu ketidakcocokan antara nama lengkap
“International Organization for Standardization” dengan kependekannya ‘ISO’,
dimana ‘IOS’ dianggap lebih tepat. Anggapan itu benar bila penetapan nama
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
145
didasarkan pada kependekannya. Yang sebenarnya, istilah ISO bukan
merupakan kependekan, tapi merupakan nama dari organisasi internasional
tersebut. “ISO” berasal dari Bahasa Latin (Greek) “isos” yang mempunyai arti
“sama” (equal). Awalan kata “iso-“ juga banyak dijumpai misalnya pada kata
“isometric”, “isomer”, “isonomy”, dan sebagainya.
Dari kata “sama” (equal) menjadi “standar” inilah “ISO” dipilih sebagai
nama organisasi yang mudah untuk dipahami. ISO sebagai nama organisasi juga
dalam rangka menghindari penyingkatan kependekannya bila diterjemahkan ke
dalam bahasa lain dari negara anggota, misalnya IOS dalam bahasa Inggris, atau
OIN (Organisation Internationale de Normalisation) dalam bahasa Perancis, atau
OSI (Organisasi Standardisasi Internasional) dalam bahasa Indonesia. Dengan
demikian, apapun bahasa yang digunakan, organisasi ini namanya tetap ISO.
SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM)
Sistem Manajemen Mutu adalah prosedur terdokumentasi dan praktek-
praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan untuk menjamin
kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan
atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut
ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem Manajemen Mutu merujuk kepada kebijakan organisasi dalam
mengelola proses atau kegiatan, sehingga produk atau jasa yang dihasilkan
dapat memenuhi tujuan yang telah dicanangkan oleh organisasi itu sendiri,
seperti:
1. Memenuhi kualifikasi pelanggan,
2. Memenuhi peraturan perundang-undangan, atau
3. Tercapainya sasaran organisasi.
ISO 9001:2008
ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur tentang
Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) dimana prinsip
dasarnya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat mempengaruhi
mutu. ISO 9001 dikeluarkan oleh International Organization for Standarization.
ISO 9001 pertama dikeluarkan pada tahun 1987.
ISO 9001 bertujuan untuk menjamin konsistensi organisasi dalam
menghasilkan produk yang bermutu yang dapat memuaskan pelanggannya.
Untuk tujuan tersebut, ISO 9001 berisi persyaratan-persyaratan mengenai
bagaimana organisasi harus mengendalikan berbagai proses yang dapat
mempengaruhi mutu, baik langsung maupun tidak langsung. Persyaratan
tersebut pada dasarnya adalah sandaran dari praktek-praktek bisnis yang sudah
diakui oleh dunia industri efektif dalam upaya penjaminan mutu.
ISO 9001 bersifat umum atau generik. Persyaratan-persyaratan yang ada
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
146
di dalamnya dapat diaplikasikan oleh berbagai jenis organisasi, besar atau kecil,
manufaktur atau jasa, swasta maupun badan pemerintah. Setiap organisasi dapat
memilih pendekatan dan cara yang paling sesuai bagi organisasinya dalam
menerapkan persyaratan-persyaratan tersebut, sepanjang maksud dan tujuan dari
persyaratan dapat tercapai.
Adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi. Maka ISO 9001:2008
adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. ISO
9001:2008 adalah Standar Sistem Manajemen Mutu yang telah mendapat
pengakuan dari banyak negara di dunia, seperti: semua negara Uni Eropa,
Amerika, Jepang, Australia, ASEAN, dan di lebih 170 negara.
ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena tidak
menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk
(barang atau jasa). ISO 9001:2008 merupakan standar Sistem Manajemen Mutu.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
adalah prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen
sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk
(barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana
kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan
oleh pelanggan dan organisasi.
Manfaat yang diperoleh dari penerapan ISO 9001:2008 ini, antara
lain :
1. meningkatkan kepercayaan pelanggan, jaminan kualitas produk dan
proses,
2. meningkatkan produktivitas perusahaan dan “market gain”,
3. meningkatkan motivasi, moral dan kinerja karyawan,
4. sebagai alat analisa kompetitor perusahaan,
5. meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok,
6. meningkatkan cost efficiency dan keamanan produk,
7. meningkatkan komunikasi internal,
8. meningkatkan image positif perusahaan, sistem terdokumentasi, serta
media untuk pelatihan dan pendidikan.
Gambar 1: Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
147
Prasyarat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Standard ISO 9001:2008 didesain untuk semua perusahaan di semua
ukuran dan semua industri, mengandung persyaratan-persyaratan yang sangat
mempengaruhi semua aspek dalam perusahaan. Persyaratan ISO 9001:2008
terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:
Bagian 1: Sistem Manajemen Mutu
Bagian standard ISO 9001:2008 ini menguraikan pentingnya langkah-
langkah untuk menerapkan sistem manajemen mutu :
a. Identifikasi proses (aktual aktivitas) yang diperlukan untuk sistem
manajemen mutu,
b. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,
c. Menentukan metoda proses-proses tersebut untuk dijalankan secara
efektive dan terkendali,
d. Mempersiapkan semua informasi yang tersedia untuk mendukung
operasional dan pemantauan proses-proses tersebut,
e. Melakukan pengkuran, pemantauan dan analisa proses-proses
tersebut, dan menerapkan tindakan yang perlu untuk memperbaiki
proses dan mencapai peningkatan yang berkesinambungan.
Bagian 2: Tanggung Jawab Manajemen
ISO 9001:2008 memberikan penekanan yang besar pada
komitmentmanajemen puncak (President Director) terhadap mutu. Bagian ini
mensyaratkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, yang diperkuat dengan
keterlibatan manajemen puncak terhadap persyaratan pelanggan. Bagian ISO 9001
ini juga mensyaratkan manajemen puncak menetapkan tugas dan tanggung jawab
setiap jabatan dan personil dalam organisasi, termasuk penetapan perwakilan
manajemen ISO 9001:2008.
Bagian 3: Manajemen Sumber Daya
Bagian dari ISO 9001:2008 ini menjelaskan persyaratan bagi sebuah
organisasi untuk menentukan dan menyediakan sumber daya (sebagai contoh;
karyawan, peralatan, fasilitas, dll) yang diperlukan untuk menerapkan dan
meningkatkan proses dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan mencapai
kepuasan pelanggan. Bagian ini juga memasukkan persyaratan pelatihan
karyawan, juga saranan fisik dan lingkungan kerja yang kondusif.
Bagian 4: Realisasi Produk
Standard ISO 9001:2008 mendefinisikan realisasi produk sebagai “urutan
proses dan sub proses yang diperlukan untuk membuat produk.” Bagian ini
menggambarkan sebuah produk didesain, diproduksi, diuji, ditangani, dikirim,
dst. Bagian ini juga berlaku bagi penyedia jasa pendidkan. Penekanannya terletak
pada cara organisasi memahami, mengkomunikasikan dan benar-benar memenuhi
persyaratan pelanggan. Bagian ini juga terdiri dari berbagai persyaratan bagi
desain produk dan perencanaan proses, proyek dan jasa.
Bagian 5: Pengukuran, Analisa dan Peningkatan
Bagian terakhir dari standard ISO 9001:2008 adalah diakhiri dengan
menyediakan persyaratan untuk aktivitas pengukuran dan pemantauan, sehingga
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
148
organisasi dengan segera dapat mengidentifikasi penyimpangan proses atau
aktivitas dan pelurusan kembali kepada jalur yang benar. Kegiatan pengukuran
pemantauan termasuk diantaranya internal audit dan pemantauan persepsi
pelanggan dengan maksud untuk mengetahui kepuasan pelanggan. Pengukuran
dan pemantauan sebagai pijakan bagi organisasi untuk membuat evaluasi, analisa,
dan perbaikan secara kontinu berdasakan fakta bukan perkiraan. Penekanan dalam
bagian ISO 9001 yang krusial ini harus dicermati oleh Management
Representative agar implementasi, dan peningkatan terhadap kinerja Sistem
Manajemen Mutu berjalan dengan efektif dan efisien.
Gambar 2: Siklus Sistem Manajemen Mutu
Delapan Prinsip Sistem Manajemen Mutu
Delapan prinsip Sistem Manajemen Mutu merupakan rujukan bagi
manajemen senior sebagai kerangka kerja (framework) dalam mengarahkan
organisasi menuju peningkatan kinerja yang berkesinambungan, dan harus
dikontrol, sehingga Sistem Manajemen Mutu dapat diterapkan dengan efektif
dan efisien dalam memajukan organisasi. Prinsip-prinsip tersebut berasal dari
pengalaman dan pengetahuan kolektif dari pakar internasional yang
berpartisipasi dalam ISO Technical Committee ISO / TC 176, Manajemen Mutu
dan Jaminan Mutu, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan
memelihara standar ISO 9000. Delapan (8) Prinsip Manajemen Mutu ISO yang
dimaksud adalah:
1. Fokus Pelanggan
Organisasi sangat bergantung kepada kebutuhan (needs) dan
harapan (expectations) pelanggan, karenanya, organisasi hendaknya
mampu memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa
mendatang, dan menjadi keharusan untuk memenuhi prasyarat
pelanggan, bahkan berusaha keras untuk memenuhi harapan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
149
pelanggan.
Manfaat Utama:
a. Meningkatakan pendapatan (revenue) dan pangsa pasar (market
share) yang diperoleh melalui flexibilitas dan cepat tanggap
terhadap peluang pasar.
b. Meningkatkan efektivitas dalam penggunaan sumber daya
organisasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
c. Peningkatan loyalitas pelanggan yang mengarah kepada bisnis
berulang (repeat business) atau merekomendasikan bisnis.
2. Kepemimpinan
Pemimpin harus meletakkan kesamaan tujuan dan arah
organisasi, pemimpin puncak perlu menyusun visi perusahaan
dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang
konsisten dan didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis.
Manfaat Utama:
a. Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan dan
sasaran organisasi.
b. Aktivitas organisasi akan dievaluasi, disesuaikan selaras dengan
tujuan dan sasaran organisasi.
c. Memperkecil miskomunikasi antara fungsi organisasi.
3. Keterlibatan seluruh Karyawan
Karyawan di semua tingkat organisasi merupakan intisari sebuah
organisasi, dan keterlibatan penuh dari seluruh karyawan
memungkinkan mereka untuk digunakan bagi kemanfaatan
organisasi.
Manfaat Utama:
a. Sebagai asas motivasi, komitmen, dan peran Karyawan.
b. Menciptakan inovasi dan kreativitas dalam memajukan tujuan
organisasi.
c. Karyawan bertanggungjawab terhadap kewajibannya.
d. Karyawan bersemangat untuk berpartisipasi dan berkontribusi
demi continual improvement.
4. Pendekatan Proses
Pendekatan proses ialah suatu pendekatan untuk perencanaan,
pengendalian, dan peningkatan proses-proses utama dalam
perusahaan (trilogi proses mutu) dengan menekankan pada keinginan
pelanggan daripada keinginan fungsional. Orientasi proses ini
memerlukan perubahan yang cukup signifikan, karena banyak
manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses.
Manfaat Utama:
a. Mengurangi biaya dan waktu melalui penggunaan sumber daya
yang efektif.
b. Peningkatan, konsistensi, dan hasil yang dapat diprediksi.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
150
c. Fokus dan memprioritaskan peluang untuk maju.
5. Pendekatan Sistem Manajemen
Mengidentifikasi, memahami, dan mengelola (to manage) proses
yang saling berkaitan sebagai suatu sistem yang memberikan
kontribusi terhadap efektifitas dan efisiensi organisasi dalam
mencapai tujuannya.
Manfaat Utama:
a. Integrasi dan penyelarasan proses-proses yang akan memberikan
pencapaian terbaik terhadap hasil yang diinginkan.
b. Kemampuan untuk memfokuskan usaha pada proses kunci.
c. Memberikan kepercayaan/jaminan kepada pihak yang
berkepentingan akan konsistensi, efektifitas, dan efisiensi
organisasi.
6. Perbaikan Berkesinambungan
Peningkatan secara terus menerus dari keseluruhan kinerja
organisasi yang menjadi sasaran tetap organisasi.
Manfaat Utama:
a. Kinerja bertambah baik melalui peningkatan kemampuan
organisasi.
b. Keselarasan akan aktivitas yang bertambah baik pada semua
tingkat untuk suatu maksud strategis organisasi.
c. Fleksibilitas untuk bereaksi dengan cepat dalam menangkap
peluang.
7. Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan
Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan
informasi yang faktual. Tidak ada data (bukti implementasi) sama
dengan tidak dilaksanakannya sistem ISO 9001:2008.
Manfaat Utama:
a. Menghasilkan keputusan yang mengikat semua pihak.
b. Peningkatan kemampuan yang menggambarkan efektivitas
keputusan-keputusan yang diambil berdasarkan data dan
informasi yang faktual.
c. Meningkatkan kemampuan dalam mereview keputusan,
menjawab tantangan, merubah sasaran dan kebijakan.
8. Hubungan yang Saling Menguntungkan dengan Pemasok
Organisasi dan pemasok saling ketergantungan satu dengan
lainnya, dan memiliki hubungan yang saling menguntungkan dalam
rangka meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai
lebih.
Manfaat utama:
a. Peningkatan kemampuan untuk menciptakan nilai lebih bagi
kedua belah pihak.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
151
b. Fleksibilitas dan respon yang cepat terhadap perubahan tuntutan
pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan.
c. Optimalisasi biaya dan sumber daya.
Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA)
ISO 9000 Series merekomendasikan adopsi pendekatan proses ketika
mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan efektivitas suatu Sistem
Manajemen Mutu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi
persyaratan pelanggan. Agar sebuah perusahaan dapat berfungsi dengan efektif,
perusahaan harus dapat mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang
saling berhubungan. Keuntungan dari pendekatan proses adalah kontrol
yang terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses
individual dalam sistem proses, dan juga terhadap kombinasi dan interaksinya.
Klausul delapan (8) persyaratan ISO 9001:2008 menyatakan
bahwa “Perusahaan harus menetapkan rencana-rencana dan
menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran dan analisis dalam
rangka perbaikan dan peningkatan sistem manajemen mutu
secara berkesinambungan untuk menjaga kesesuaian produk dan
proses terhadap persyaratan-persyaratan yang ditetapkan,
termasuk persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang berlaku.”
Peningkatan mutu merupakan aktivitas teknik dan manajemen, dengan
cara mengukur karakteristik mutu dari produk dan/atau proses, kemudian
membandingkan hasil pengukuran itu dengan spesifikasi produk yang
diinginkan pelanggan, serta mengambil tindakan peningkatan yang tepat apabila
ditemukan ketidaksesuaian di antara kinerja standar dan aktual. Dengan cara ini,
peningkatan mutu merupakan kegiatan berkesinambungan.
Standar sistem manajemen merupakan contoh model, sebagai formula
buah karya para ahli seni manajemen internasional dalam mengemas dan
mengoperasikan suatu Sistem Manajemen. Dasar operasional dari Sistem
Manajemen Mutu Standar ISO adalah Siklus Plan - Do - Check - Act (PDCA).
Plan – menetapkan tujuan dan membuat rencana (menganalisis situasi
organisasi, membentuk keseluruhan tujuan, dan membuat skala prioritas
mengenai target jangka pendek dan jangka panjang, dan mengembangkan
rencana untuk mencapai tujuan dan target tersebut).
Do – mengimplementasikan rencana kerja (melaksanakan apa yang
direncanakan).
Check – mengukur/memantau seberapa jauh hasil actual yang dicapai
sesuai dengan sasaran yang direncanakan.
Act – memperbaiki dan mengembangkan rencana kerja, dan
konsekuen melaksanakan rencana kerja tersebut (melakukan koreksi dan belajar
dari kesalahan yang lalu untuk mengembangkan rencana kerja ke depan guna
mencapai hasil yang lebih baik di masa mendatang).
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
152
Gambar 3 : Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Perencanaan Implementasi ISO 9001:2008
Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di Perguruan
Tinggi perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu
investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu.
Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana merupakan
jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi
yang akan datang yang diharapkan. Melalui perencanaan, manajemen
mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya, mempersiapkan perubahan
dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan memperlancar implementasi
dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Perencanaan yang baik merupakan
seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga memudahkan untuk
mewujudkan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan, mungkin
diwujudkan dan mungkin dicapai.
Langkah-langkah perencanaan implementasi ISO adalah sebagai berikut :
1. Membangun komitmen manajemen
Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan utama
dalam membangun Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Karena
PLAN
DOCHECK
ACT
Customer
Satisfaction
PLA
N
DO
CHECK
ACT INVESTIGATE
CLARIFY OBJECTIVES
IDENTIFY POSSIBLE CAUSES
BENCHMARK BEST PRACTICE
IDENTIFY TEAM ROLES
IMPLEMENT QUICK FIX
EVALUATE & VALIDATE
PILOT STUDY SOLUTION
TO VERIFY DATA
COUNTERMEASURE
TRAINING
COMMUNICATION
CORRECT &
STANDARDISE
REVIEW FEEDBACK &
MAKE CORRECTIONS
STANDARDISE DO,
CHECK, ACT
ENLIGHTEN &
IMPLEMENT
CARRY OUT TRIALS TO
PROVE CAUSES
ANALYSE DATA TOUNDERSTAND HOW
PROBLEM OCCURS
IDENTIFY POSSIBLE
SOLUTIONS
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
153
mereka yang bertanggungjawab dan harus merencanakan strategi
bisnis, kebijakan, sasaran dan ukurannya, serta mereka harus
meninjaunya pula. Komitmen manajemen ditetapkan sebelum
melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008 pada Perguruan Tinggi. Tanpa komitmen yang
jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 akan berjalan dan tercapai
baik sesuai dengan yang direncanakan oleh Perguruan Tinggi.
Komitmen adalah power yang utama untuk menggerakkan mesin
manajemen dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Tanpa
komitmen dari manajemen puncak/rektor Perguruan Tinggi yang
didukung oleh seluruh warga Perguruan Tinggi maka Sistem
Manajemen Mutu tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.
Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal
melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu Perguruan
Tinggi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen
yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja.
Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada
penyusunan dan implementasi Sistem Manajemen Mutu serta
perbaikan berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara
melakukan hal-hal seperti berikut :
a. Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya
pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan
peraturan perundang-undangan.
b. Menetapkan kebijakan mutu Perguruan Tinggi serta
menjalankannya.
c. Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara
konsisten.
d. Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.
e. Memastikan ketersediaan sumber daya.
2. Penunjukkan Wakil Manajemen (Quality Management
Representative/QMR)
Keberhasilan penerapan ISO 9001:2008 di Perguruan Tinggi
bergantung pada beberapa aspek, salah satunya penunjukkan Wakil
Manajemen yang tepat bagi Perguruan Tinggi. Persyaratan ISO
9001:2008 yang menyinggung pengangkatan Wakil Manajemen
tercantum dalam klausul 5.5.2 Wakil Manajemen dan menyatakan :
“Pimpinan perusahaan harus menunjuk atau mengangkat seseorang
yang berasal dari jajaran manajemen dan bertugas (diluar
pekerjaannya sehari-hari) mengelola dan menjamin pelaksaaan ISO
9001:2008 berjalan efektif. Management Representative harus
melaporkan kepada pimpinan perusahaan kinerja sistem 9001:2008 di
perusahaan, termasuk langkah-langkah perbaikan yang diperlukan”
Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran
manajemen untuk benar-benar menerapkan Sistem Manajemen Mutu
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
154
ISO 9001:2008 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan menugaskan
atau mengangkat secara resmi seorang Wakil Manajemen
(Management Representative). Peranan dari Wakil Manajemen adalah
menjamin bahwa Sistem Manajemen Mutu yang didokumentasikan
secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari Sistem
Manajemen Mutu yang telah ditetapkan.
Wakil Manajemen harus melapor kepada Pimpinan Perguruan
Tinggi agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 itu tidak dilanggar oleh
fungsi-fungsi yang lain. Penunjukkan seorang Wakil Manajemen
haruslah orang yang tepat, jangan sampai menunjuk seorang Wakil
Manajemen tanpa mempertimbangkan kemampuan kepemimpinannya
serta pemahamannya tentang sistem yang berlaku pada Perguruan
Tinggi. Sebaiknya Wakil Manajemen adalah personil yang
mempunyai akses komunikasi langsung dengan kepala Perguruan
Tinggi. Dengan demikian pelaksanaan tugas Wakil Manajemen tidak
mengalami hambatan sehingga target dan sasarannya tercapai. Wakil
Manajemen itu dapat ditunjuk dari pejabat wakil rektor atau pembantu
rektor, pembantu direktur, wakil direktur sekolah tinggi pada
Perguruan Tinggi.
Pembentukan Tim ISO 9001
Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang Wakil
Manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan Sistem
Manajemen Mutu dengan pembentukan tim ISO 9001. Hal tersebut
penting dilakukan karena Sistem Manajemen Mutu merupakan suatu
sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab
semua pihak seperti Rektor Perguruan Tinggi hingga level yang paling
bawah dalam struktur organisasi Perguruan Tinggi tersebut.
Pembentukan Tim ISO 9001 yang terdiri dari:
a. Seorang Wakil Manajemen yang bertugas untuk mengelola,
memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan Sistem
Manajemen Mutu di lapangan untuk meningkatkan operasi dan
perbaikan yang efektif dan efisien.
b. Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi
pelaksanaan Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi.
c. Seorang pusat pengendali dokumen, yang bertugas
mengendalikan seluruh dokumen mutu Perguruan Tinggi
dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu mulai dari
mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen,
menghancurkan dan memastikan bahwa dokumen mutu yang
beredar adalah dokumen terkini dan paling mutakhir.
d. Personil wakil dari tiap-tiap unit kerja yang bertugas membuat
dan membangun Sistem Manajemen Mutu di lingkungan
bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor internal
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
155
yang akan mengaudit kondisi penerapan Sistem Manajemen
Mutu di internal Perguruan Tinggi.
3. Gap Assessment
Wakil Manajemen dan Team ISO 9001 melakukan analisa
terhadap ketersediaan Dokumen dan Rekaman yang dimiliki oleh
Lembaga saat belum tersertifikasi ISO 9001, dan membandingkan
dengan Dokumen dan Rekaman yang menjadi Persyaratan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001.
Dari hasil Gap Analysis tersebut dibuat Rencana Kerja atau Schedule
Pembangunan dan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
yang diawali dengan Komitmen Top Manajemen dan di akhiri dengan
penyerahan Sertfifikasi ISO 9001 oleh Badan Sertifikasi ISO 9001.
4. Awareness Training: Pelatihan Pemahaman Sistem Manajemen Mutu
bagi Manajemen dan Karyawan
Pelatihan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini bertujuan untuk
memberikan kesadaran mutu bagi Pimpinan Perguruan Tinggi dan
memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu
antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi
Direksi dan Tim ISO 9001 sehingga dapat memberikan pemahaman
mengenai :
a. Sejarah Sistem Manajemen Mutu.
b. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan
manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan
Sistem Manajemen Mutu dan kriteria, tanggung jawab dari Wakil
Manajemen.
c. Penjelasan 8 (delapan) prinsip manajemen mutu yakni fokus
pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan
proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan
berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan,
dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
d. Manfaat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 bagi Perguruan
Tinggi.
e. Pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
f. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
g. Penjelasan mengenai sertifikasi Sistem Manajemen Mutu.
h. Metoda dan teknik pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu.
i. Metoda evaluasi peningkatan penerapan Sistem Manajemen Mutu.
5. System Development: Menyusun Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Dokumen adalah dasar penerapan Sistem Manajemen Mutu,
dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan
mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
156
dokumen yang teratur dan rapih, penerapan Sistem Manajemen Mutu
tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin
konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan
berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi
Sistem Manajemen Mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik
sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Perguruan Tinggi.
Susunan dokumen Sistem Manajemen Mutu menganut aturan
hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya
sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Perguruan
Tinggi. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan
klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh
bertentangan. Penyusunan dokumen sistem mutu dilakukan oleh Tim
ISO 9001 dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian
terkait, meliputi:
a. Manual Mutu, adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi secara umum
dalam penerapannya memenuhi persyaratan Sistem Manajemen
Mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah
ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi.
b. Prosedur, adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam
suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan Sistem
Manajemen Mutu Perguruan Tinggi. Prosedur Sistem Manajemen
Mutu merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan
persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang terkait dengan fungsi-
fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi.
c. Instruksi Kerja, adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu
proses kerja yang harus dilakukan oleh 1 (satu) orang atau satu unit
yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi
kegiatan Sistem Manajemen Mutu di Perguruan Tinggi. Instruksi
Kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi
potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
d. Rekaman, adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian
dari dokumen Sistem Manajemen Mutu. Rekaman ini berupa arsip
surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji
coba dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur
dan dikendalikan secara tersendiri.
Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran
Perguruan Tinggi yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan
dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Perguruan Tinggi agar efektif
memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu, dan diatur sesuai
hirarki dokumentasi Sistem Manajemen Mutu.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
157
6. Penerapan Sistem Manajemen Mutu:
a. Sosialisasi Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan
dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan
Sistem Manajemen Mutu secara sempurna. Strategi meliputi suatu
program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang
diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau
ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus
menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan.
Dengan begitu Wakil Manajemen dapat mempertimbangkan
pengembangan proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain
pada waktu-waktu selanjutnya. Implementasi penuh dan perekaman
semua aktivitas dalam sistem perlu direncanakan. Manajemen harus
menentukan level keterlibatan para personil dalam operasi sehari-hari
mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan jumlah personil
manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran
perguruan tinggi, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan
akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan.
Setiap Perguruan Tinggi harus mengembangkan sebuah rencana
yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan
untuk mencapai sasaran. Mengembangkan sebuah rencana
implementasi sesuai isi dokumen Sistem Manajemen Mutu yang telah
disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus
disosialisasikan ke seluruh organisasi (klausul 5.5.3), dan harus
diperbaharui. Wakil Manajemen harus menentukan kemajuan apakah
hasilnya sesuai dengan rencana, yang dilakukan sedikitnya dua minggu
sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam
organisasi.
Sistem Manajemen Mutu terdiri dari suatu kerangka sebagai
pedoman Perguruan Tinggi untuk mengendalikan aktivitas bisnis
dengan suatu penekanan pada pengukuran pencegahan dan
peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada kinerja Perguruan
Tinggi untuk implementasi Sistem Manajemen Mutu yang efektif,
Direksi Perguruan Tinggi perlu menyediakan bukti komitmen
manajemen pada setiap proses. Pada umumnya ini melibatkan
pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan ulang penerbitan dokumen
Perguruan Tinggi, pengembangan suatu kebijakan mutu, pencapaian
sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga untuk
memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi
penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi
pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan
undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen.
Direksi harus memastikan bahwa Perguruan Tinggi mempunyai
sumber daya yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi
juga terlibat dalam melakukan tinjauan ulang dan peningkatan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
158
Sistem Manajemen Mutu untuk meningkatkan kinerja. Klausul
6.2.2 memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap personil
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu Perguruan Tinggi.
Persyaratan kemampuan personil ditinjau ulang untuk memastikan
apakah penempatannya tepat dan sesuai.
b. Teknis Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang sah dan telah
disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Perguruan Tinggi harus
diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan
benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa Sistem
Manajemen Mutu telah diterapkan oleh Perguruan Tinggi. Jika
penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut
dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal
tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara
lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk :
1. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui
ulang dokumen.
3. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan
dokumen.
4. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku
telah tersedia di tempat pemakaian.
5. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
6. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah
dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan.
7. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak
disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai
dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
c. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Perguruan Tinggi yang telah menetapkan prosedur pengendalian
dokumen dan rekaman yang harus dapat dipelihara terkait dengan
Sistem Manajemen Mutu Perguruan Tinggi. Tujuannya untuk
memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya Sistem
Manajemen Mutu secara efektif. Dokumen dan rekaman harus mudah
dibaca, siap ditunjukkan dan mudah untuk diambil. Prosedur
pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman.
Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan operasi yang
efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikasi dan
perbaikan pelanggan jika diperlukan.
7. Pelatihan Audit Mutu Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal ditujukan bagi Tim Audit Mutu
Internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
159
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Pelatihan
bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai :
a. Penjelasan Audit Mutu Internal yang sesuai dengan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
b. Cara dan metode melakukan Audit Mutu Internal.
c. Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan
auditor.
d. Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check-
list audit.
e. Cara melakukan pelaporan Audit Mutu Internal.
f. Simulasi pelaksanaan Audit Mutu Internal.
8. Audit Mutu Internal Sistem Manajemen Mutu
Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus
dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk meninjau kesesuaian dan
efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu. Direksi hendaknya
memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien
untuk mengakses kekuatan dan kelemahan Sistem Manajemen Mutu.
Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk
asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk
dalam Sistem Manajemen Mutu. Proses Audit Mutu Internal dengan
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa
persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal
menilai keefektifan dan efisiensi Perguruan Tinggi.
Penting bagi Perguruan Tinggi untuk memastikan dilakukannya
tindakan perbaikan sesuai tanggapan hasil Audit Mutu Internal.
Perencanaan Audit Mutu Internal hendaknya fleksibel agar
memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti
objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit,
dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan
dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal.
Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan
mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang
diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi
dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan
pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan
ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk
perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan
rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi.
a. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Sebelum melakukan Audit Mutu Internal dipastikan bahwa seluruh
dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan
Audit Mutu Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana
audit yang dibuat sebelumnya. Setelah melakukan Audit Mutu
Internal, Tim Audit harus membuat laporan hasil auditnya itu
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
160
sebagai bahan kontrol penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008 di Perguruan Tinggi yang disampaikan kepada Wakil
Manajemen untuk dilaporkan kepada Direksi.
b. Tindakan Koreksi Audit Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Kepala
Perguruan Tinggi bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan
Wakil Manajemen akan melakukan kajian terhadap hasil
pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya untuk melakukan
perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan
menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam
menyelesaikan temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian.
9. Tinjauan Manajemen
Perguruan Tinggi harus melakukan tinjauan manajemen untuk
memastikan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu berjalan dengan
efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan dalam pelaksanaan tinjauan
manajemen ini adalah seperti berikut :
a. Hasil audit.
b. Feed back dari pelanggan.
c. Kinerja dari proses dan produk.
d. Status tindakan koreksi dan pencegahan.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
f. Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap
Sistem Manajemen Mutu.
g. Rekomendasi untuk perbaikan.
Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan
terhadap efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan proses-proses,
perbaikan Perguruan Tinggi yang diberikan kepada pelanggan serta
kebutuhan sumber daya yang diperlukan.
10. Audit Sertifikasi
Audit sertifikasi oleh Badan Sertifikasi ISO 9001 dapat
diselenggarakan jika organisasi telah memenuhi persyaratan
dokumentasi dan sedang menjalankan proses Sistem Manajemen
Mutu, yaitu:
1. Persyaratan Dokumentasi:
a. Memiliki Manual Mutu Sistem Manajemen Mutu ISO
9001, yang mencakup Komitment Manajemen, Sasaran
Mutu, dan Pemenuhan Klausul (Persyaratan) Sistem
Manajemen Mutu.
b. Memiliki Prosedur Wajib, yaitu: Prosedur Pengendalian
Dokumen, Pengendalian Rekaman, Pengendalian Produk
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
161
Tidak Sesuai, Tindakan Koreksi, Tindakan Pencegahan,
dan Tanggung Jawab Manajemen.
2. Persyaratan Proses:
a. Telah menjalankan Training Proses Sistem Manajemen
Mutu, dan Audit Mutu Internal.
b. Pelaksanaan Audit Mutu Internal minimal satu kali dalam
satu tahun.
c. Perbaikan dan “closing” hasil temuan audit mutu internal.
d. Pelaksanaan “Review Management” minimal satu kali
dalam satu tahun.
Gambar 4: Tahapan Proses Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
PEMBAHASAN
Proses Implementasi ISO 9001 di LP3I College Jakarta dengan tahapan sebagai
berikut:
1. Membangun komitmen manajemen terhadap mutu:
a. Komitmen terhadap mutu:
Direksi LP3I College menetapkan bahwa organisasi akan selalu
berusaha untuk dapat:
a. Memenuhi harapan pelanggan dalam hal mutu pendidikan yang
memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan memenuhi
persyaratan serta harapan pelanggan.
b. Melakukan perbaikan mutu pendidikan secara terus menerus
dengan menerapkan dan meningkatkan keefektifan sistim
manajemen mutu ISO 9001:2008, menetapkan serta mengontrol
sasaran mutu guna menjadi Lembaga Pendidikan terkemuka di
dalam negeri yang berstandard Internasional.
QMR & ISO
Team
Management
Commitment
Gap
Assessment
QMR & ISO
Team
Awareness
Training
System
Development
System
Implementation
Internal Audit
Training
Internal Quality
Audit
Findings
Corrective
Actions
Management
Review
Certification
AuditCertificate
Step
By Whom
What
1 2 3 4 5 6
78910
Top
Management
Top
Management
QMR & ISO
Team
QMR & ISO
Team
All
Employees
Training ProviderInternal AuditorTop
Management
Certification
Body
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
162
c. Meningkatkan kinerja karyawan dan kesadaran akan pentingnya
memenuhi kepuasan pelanggan, sehingga mampu berpartisipasi
secara optimal dalam memberikan kontribusinya untuk kemajuan
perusahaan.
Merupakan kewajiban seluruh jajaran perusahaan dari pimpinan
hingga pelaksana untuk memahami, melaksanakan dan
mengembangkan secara konsisten kebijakan mutu ini pada lingkup
kerja masing-masing guna mencapai sasaran mutu yang telah
dicanangkan.
b. Sasaran Mutu
Sesuai dengan Visi dan Misi perusahaan, LP3I College menetapkan
sasaran mutu yang tercantum dalam Sasaran Mutu dan Action Plan
setiap Direktorat. Sasaran ini merupakan landasan penetapan target-
target yang harus dicapai oleh bagian-bagian yang relevan dalam
perusahaan.
a. Tujuan Mutu
Pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu di
LP3I College bertujuan untuk :
a. Terciptanya standard dan peningkatan mutu proses
pengelolaan perusahaan yang efisien, efektif dan
konsisten.
b. Terpenuhinya kepuasan dan harapan stakeholder
(pelanggan, mitra kerja, pemerintah, masyarakat dan
karyawan).
c. Peningkatan mutu pengelolaan jasa / produk pendidikan,
pelayanan, kinerja dan kemampuan daya saing
perusahaan.
b. Sasaran Mutu
Sasaran mutu LP3I College mencakup tiga topik:
a. Target minimum DO mahasiswa.
b. Jumlah registrasi mahasiswa.
c. Persentase alumni tersalurkan magang dan kerja.
Unjuk kerja (quality performance) LP3I College yang
menyangkut sasaran mutu, direview secara rutin dalam
Tinjauan Manajemen Mutu.
c. Penunjukkan Wakil Manajemen (Management Representative)
a. President Director LP3I College menunjuk Wakil
Manajemen (Management Representative) dengan kriteria:
b. Telah berpengalaman minimal 3 tahun sebagai
Management Representative di Organisasi sebelumnya.
c. Telah berpengalaman minimal 3 tahun menduduki Jabatan
Manager.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
163
d. Dapat berkomunikasi dalam Bahasa Inggris.
e. Minimal memiliki gelar S1.
f. Tanggungjawab Wakil Manajemen meliputi :
a. Bertanggungjawab dalam mempersiapkan,
membangun, dan memelihara Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008 di LP3I College
b. Memonitor dan melakukan perbaikan
berkesinambungan terhadap kinerja Lembaga dalam
memenuhi Prasyarat Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008.
c. Sosialisasi pentingnya ISO di LP3I College kepada
seluruh Direksi, Executive, Head of dan Staf.
d. Menganalisa Sasaran Mutu (Goal Setting/Action
Plan) yang dibuat oleh masing-masing Direksi agar
sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu.
e. Audit Internal ke seluruh Direktorat dan Department
sesuai dengan schedule yang telah disepakati.
f. Mendelegasikan tugas kepada Staf ISO, Internal
Auditor dan Koordinator ISO untuk memantau dan
melakukan kontrol terhadap Implementasi ISO
9001:2008 di setiap Direktorat dan Department di
LP3I College.
g. Melakukan Tinjauan Manajemen dengan Direksi dan
Head of Department untuk melakukan perbaikan dari
hasil temuan Audit External.
h. Memberikan saran perbaikan kepada Manajemen
Lembaga untuk perbaikan kinerja yang terus menerus
(continual improvement) yang sesuai dengan syarat
Sistem Manajemen Mutu.
i. Menindaklanjuti NCR (Non Conformance Report)
agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali dan
dijalankannya tindakan perbaikan sehingga continual
improvement di Lembaga dapat berjalan secara
efektif.
j. Melaporkan kinerja SMM (Sistem Manajemen Mutu)
yang telah dilakukan di Direktorat dan Departmen
kepada President Director.
k. Kontrol pemenuhan prasyarat Sistem Manajemen
Mutu untuk memastikan bahwa organisasi memenuhi
prasyarat sebagaimana yang ditentukan oleh ISO 9001
: 2008 secara konsisten, dan melakukan perbaikan
secara berkesinambungan
l. Lulus audit sertifikasi oleh TUV Rheinland
International, dan mendapatkan Sertifikat ISO
9001:2008 degan scope applikasi: Jasa pendidikan
Berbasis Kurikulum Link & Match dan Penempatan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
164
Kerja (“Service of Education Based on Link & Match
Curriculum and Job Placement”).
m. Mempersiapkan proses Surveillance, Audit Exteral
Perpanjangan Sertifikasi ISO 9001:2008 Tahun
Berikutnya dari Badan Sertifikasi.
n. Memastikan terbentuknya kesadaran akan pemenuhan
terhadap kepuasan pelanggan di seluruh jajaran
organisasi
o. Penghubung dengan pihak External dalam masalah
yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.
p. Menyusun Buku Panduan QMS (Quality Management
System) sebagai panduan bagi LP3I College dalam
membangun dan menerapkan ISO 9001:2008.
q. Menyusun buku pintar Teknis Implementasi Sistem
Manajemen Mutu di Cabang.
d. Pembentukan Team ISO 9001
Team ISO 9001 terdiri dari satu orang Executive dari
setiap Direktorat, dan satu Kepala Bagian yang mewakili
bagian terkait. Team Auditor Internal dipilih dari hasil
nilai Test Auditor Internal dengan perolehan nilai minimal
B.
e. Gap Assessment
Hasil dari Gap Analysis adalah Schedule Pembangunan
dan Imlementasi ISO 9001 di LP3I College yang dimotori
oleh Team ISO 9001. Secara garis besar Schedule
Pembangunan dan Implementasi ISO 9001 di LP3I
College tercantum dalam Tabel berikut:
f. Pelatihan Pemahaman Sistem Manajemen Mutu bagi
Manajemen dan Karyawan
Pelatihan pemahaman terhadap Sistem Manajemen Mutu
dibagi dalam tahapan:
a. Awareness (kepedulian) terhadap ISO 9001 yang
disampaikan oleh PT. TUV Rheinland International.
b. In House Training pemahaman terhadap Sistem
Manajemen Mutu oleh PT. Panca Buana Solusindo.
c. In House Training – Workshop Audit Internal Mutu
oleh PT. Andalan Mutu Dunia.
g. Menyusun Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Wakil Manajemen yang telah berpengalaman membangun
dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu, menyusun draft
Manual Sistem Manajemen Mutu. Draft tersebut
didistribusikan ke seluruh Direktorat serta Bagian untuk
diperkaya kandungannya sesuai dengan spesifik di
Direktorat atau Bidangnya.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
165
h. Implementasi Sistem Manajemen Mutu:
a. Sosialisasi Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Draft Manual Sistem Manajemen Mutu hasil dari
penambahan “content” masing-masing direktorat atau
bagian diverifikasi oleh Wakil Manajemen, dan
ditetapkan oleh Direktur Utama sebagai Dokumen
Sistem Manajemen Mutu LP3I College.
Dokumen Manual Sistem Manajemen Mutu yang telah
diverifikasi oleh President Director LP3I College
didistribusikan ke seluruh direktorat dan bagian sebagai
acuan. Dalam rapat mingguan, bulanan dan triwulan
dievaluasi progress pemenuhan persyaratan Sistem
Manajemen Mutu di setiap direktorat/bagian.
b. Proses Penerapan Sistem Manajemen Mutu
LP3I College menjalankan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 dimulai sejak tanggal ditetapkan Manual
Mutu oleh President Director LP3I College.
Dalam rapat mingguan, bulanan dan triwulan dievaluasi
proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di setiap
direktorat/bagian yang mencakup kendala, menganalisa
penyebab kendala, dan solusi penyelesaikan kendala
yang terjadi.
c. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
Setiap Dokumen dana Rekaman di identifikasi, dan
dikendalikan. Kaidah pembuatan Dokumen tercantum
dalam identifikasi dokumen QP-QMR-00-01 yaitu
tentang Prosedur Pembuatan Dokumen, QP-QMR-00-
01 tentang Prosedur Pengendalian Dokumen, dan QP-
QMR-00-01 tentang Prosedur Pengendalian Rekaman.
i. Pelatihan Audit Mutu Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal telah dilaksanakan oleh PT
Andalan Mutu Dunia secara teoritis dan praktek simulasi
audit mutu internal.
a. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Pelaksanaa Audit Mutu Internal mengacu kepada
identifikasi dokumen QP-QMR-00-04 tentang Prosedur
Audit Mutu Internal.
b. Tindakan Koreksi Audit Internal
Temuan Ketidaksesuain Proses atau Hasil Proses oleh
Auditor Mutu Internal, dikoreksi oleh Auditee setelah
dirunut Akar Penyebab Masalahnya (root cause
problem), dan langsung dibuatkan Langkah
Penanggulangannya (Correction Action). Tindakan
Koreksi tersebut dilaksanakan sesuai dengan dokumen
QP-QMR-00-06 yaitu Prosedur Tindakan Koreksi dan
Pencegahan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
166
j. Tinjauan Manajemen
Tinjauan Manajemen atau Management Review dibahas
dalam Rapat Triwulan dengan agenda rapat berupa:
a. Hasil audit mutu secara internal atau oleh Badan
Sertifikasi External, audit Satuan Pengawas Internal,
dan Audit Keuangan External.
b. Feed back dari pelanggan yang meliputi siswa, dan
mitra kerja.
c. Kinerja dari proses dan produk. Evaluasi progress, dan
pencapaian sasaran mutu. Evaluasi terhadap setiap
program studi yang dibuka, mulai dari proses
marketing, proses belajar mengajar, hingga penyaluran
bekerja
d. Status tindakan koreksi dan pencegahan dari temuan
aktivitas audit, keluhan pelanggan, proses yang tidak
sesuai, atau hasil yang menyimpang. Ketidaksesuain
tersebut diperbaiki dan disempurnakan oleh bidang
terkait, dan dikontrol proses perbaikannya oleh Wakil
Manajemen.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
dengan cara memantau keputusan teknis, atau kuantitas
pencapaian sasaran mutu yang masih berjalan.
f. Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat
terhadap Sistem Manajemen Mutu, berupa keputusan
strategis seperti perubahan Struktur Organisasi,
perubahan sasaran mutu, dan komitmen terhadap
kebijakan mutu.
g. Rekomendasi untuk perbaikan berdasarkan evaluasi
kinerja triwulan atau kinerja tahun lalu, keluhan
pelanggan, proses tidak sesuai, temuan hasil audit
dengan tujuan efektivitas, optimalisasi, dan
peningkatan yang berkesinambungan (continous
improvement).
k. Audit Sertifikasi External dari Badan Sertifikasi ISO 9001
Menjalin komunikasi dengan beberapa Badan Sertifikasi
Internasional dan Lokal. Melakukan seleksi terhadap Badan
Sertifikasi tersebut, menentukan pilihan terhadap Badan
Sertifikasi, dan membuat MOU untuk jasa sertifikasi ISO
9001 secara independent.
Menentukan waktu audit sertifikasi, mempersiapkan
persyaratan audit sertifikasi baik secara dokumentasi
maupun skill personal setiap karyawan, menjalankan audit
dokumentasi oleh Badan Sertifikasi, dan menjalankan audit
proses terhadap sistem manajemen mutu di LP3I College
oleh Badan Sertifikasi. Selanjutnya adalah pemberian
Sertifikat ISO 9001 oleh Badan Sertifikasi dengan Scope
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
167
Pendidikan (37), lulus audit sertifikasi oleh TUV Rheinland
International, dan mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2008
degan scope applikasi: Jasa pendidikan Berbasis Kurikulum
Link & Match dan Penempatan Kerja (“Service of
Education Based on Link & Match Curriculum and Job
Placement”).
Masalah-Masalah yang dihadapi dalam implementasi ISO 9001 di LP3I
College
Masalah-masalah yang menghambat dalam Implementasi ISO 9001 :2008
LP3I College, diantaranya :
1. Kurangnya kehadiran Board of Director pada saat training
memberikan dampak kurangnya pemahaman mengenai Sistem
Manajemen Mutu terhadap Direktorat terkait.
2. Kurangnya motivasi karyawan ketika diadakannya Pelatihan atau
Training SMM (Sistem Manajemen Mutu) ISO 9001 :2008,
diantaranya :
a. Tidak datang tepat waktu pada saat training dimulai.
b. Tidak ada minat ketika ada training ISO 9001 :2008 yang
diselenggarakan oleh PT. Panca Buana Solusindo dikarenakan
penyampaian materi yang membuat peserta tidak
semangat/bosan.
c. Sedikit peserta yang aktif pada saat sesi tanya jawab.
3. Direktorat tidak siap ketika diminta data-data yang akan menunjang
perbaikan ISO 9001 di bagiannya, disebabkan oleh :
a. Keterlambatan data Monitoring Sasaran Mutu dikarenakan harus
menunggu laporan bulanan dari cabang-cabang LP3I se-
Indonesia.
b. Dokumen Internal, External dan Rekaman yang ter-update
belum bisa diberikan ketika data tersebut dibutuhkan karena
harus mengecek data ke masing-masing bagian di setiap
direktorat.
c. Harus menyesuaikan data yang ada di soft copy dan hard copy
dengan dokumen yang menjadi acuan di setiap direktorat.
4. Tidak konsisten dalam penetapan waktu Internal Audit, diantaranya :
a. Re-schedule jadwal yang telah disepakati ketika rapat Internal
Auditor.
b. Ketidakhadiran seluruh karyawan dari Divisi terkait ketika akan
Internal Audit.
c. Ketidaksiapan karyawan untuk di audit pada saat hari H.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
168
Solusi-solusi yang dilakukan dalam menghadapi Masalah Implementasi ISO
9001 :2008 di LP3I College
Solusi bagi masalah yang dihadapi dalam Implementasi Sistem
Manajemen Mutu adalah :
1. Diadakan training khusus Board of Director perihal Prinsip dan
Prasyarat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 :2008
2. Meningkatkan motivasi karyawan terhadap Implemetasi ISO 9001:
a. Melakukan Evaluasi terhadap Trainer Sistem Manjemen Mutu,
dan mengganti Presenter dari PT Panca Buana Solusindo
digantikan oleh PT Andalan Mutu Dunia.
b. Melakukan kontrol secara berkala terhadap teknis penerapan ISO
9001 di setiap direktorat dan bagian, misalnya sistem filling,
maintenance gedung, dan House Keeping.
c. Melakukan sharing tentang manfaat ISO 9001 bagi organisasi dan
karyawan, dan solusi terhadap kendala implementasi di setiap
Rapat Manajemen dan Rapat Karyawan, seperti Rapat Mingguan
Board of Directors di hari Senin, Rapat Minguan Executives
Officer di hari Selasa, dan Pertemuan Mingguan Sharing seluruh
jajaran karyawan di hari Jum’at.
d. Meningkatkan sosialisasi Implementasi ISO 9001, misalnya
Pemasangan Tag Line ISO 9001, Pemasangan Logo ISO 9001 di
Tools Marketing.
3. Perbaikan sistem manajemen, khususnya manajemen filling, dan
reporting:
a. Wakil Manajemen dan Staff secara berkala dan intensif
mendatangi PIC/Executive/Head of Department setiap ada
masalah/kasus yang menjadi kendala Implementasi ISO 9001.
b. Sistem pelaporan Cabang ke Pusat diperbaiki dengan
diterbitkan beberapa Instruksi Kerja, seperti Instruksi Kerja
Pelaporan Cabang ke Pusat, Instruksi Kerja Pelaporan
Keuangan Cabang ke Pusat, dan Instruksi Kerja Penagihan
Piutang Cabang.
c. Penyusunan Prosedur Pembuatan Dokumen, dan Pengendalian
terhadap setiap Dokumen dan Rekaman, baik Hard Copy
maupun Soft Copy. Sistem Filling merujuk kepada Prosedur
Pembuatan dan Pengendalian Dokumen/Rekaman.
d. Kontrol secara berkala terhadap progres implementasi
4. Melakukan perbaikan terhadap proses audit internal dengan cara:
a. Re-schedule audit mutu internal sehingga tercapai kesepakatan
mengenai waktu pelaksanaan Internal Audit, kesiapan auditor dan
auditee.
b. Mengingatkan auditor dan auditee minimal tiga hari sebelum hari
H.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
169
c. Melakukan re-check terhadap berkas yang diperlukan auditor, dan
ruang kerja auditee.
Kesimpulan
Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di Direktorat
Program LP3I Jakarta bukanlah sesuatu hal yang mudah dilakukan dalam sekejap,
namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam suatu organisasi,
antara lain : President Director, Board of Directors, Executive Officers, Head of
Departments, Staff dan Operators.
Dalam proses implementasi ISO 9001 Wakil Manajemen mempunyai
tanggungjawab dan peranan yang besar dalam menerapkan Implementasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Manajemen puncak LP3I College telah
mengambil keputusan strategis terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu di
organisasi, maka komitmen terhadap implementasi Sistem Manajemen Mutu
menjadi komitmen seluruh jajaran karyawan.
Kendalan yang dihadapi oleh LP3I College dalam implementasi ISO 9001
berupa Motivasi Karyawan dan Teknis Implementasi disetiap direktorat dan
bagian. Peningkatan Motivasi Karyawan dilakukan dengan menjaga komitmen
terhadap mutu, sharing dan sosialisasi ISO 9001 disetiap rapat BOD, rapat
Executive dan rapat Karyawan. Kendala Teknis Implementasi diatasi dengan
evaluasi training, simulasi ISO 9001, kunjungan langsung Wakil Manajemen ke
direktorat atau bagian untuk memberikan contoh dan perbaikan terhadap
masalahnya.
Saran
Dari hasil penelitian tersebut, maka penulis mencoba untuk memberikan saran
atau masukan yang dapat bermanfaat bagi organisasi dalam menerapkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008, sebagai berikut :
1. Hendaknya implementasi ISO 9001 dijadikan sebagai sarana untuk
perbaikan secara berkesinambungan di setiap organisasi, mengacu
kepada klausul Improvement, dan Continous Improvement yang
tercantum dalam Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
(Kalusul 8.5 dan 8.5.1).
2. Tujuan Sertifikasi ISO 9001 hendaknya tidak hanya untuk mendapatkan
Sertifikat ISO 9001, tetapi lebih mengutamakan implementasi ISO 9001
di seluruh direktorat dan bagian organisasi.
3. Dalam rangka meningkatkan kinerja setiap cabang LP3I di seluruh
Indonesia, hendaknya ISO 9001 diusahakan untuk dapat diterapkan
dibeberapa cabang, dimulai dari cabag-cabang milik.
4. Penelitian lanjutan perlu dilakukan untuk melihat hubungan antara
penerapan ISO 9001 dengan aspek lain, misalnya kinerja organisasi,
pelayanan terhadap pelanggan, kepuasan pelanggan, dan profit
organisasi.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 3 NO. 1 Mei 2014 / ISSN 2252-9993
170
DAFTAR PUSTAKA
Johny Todd, Kaplan University Press, Houston, 2011, Philosophical Dimensions
of Quality
Joseph M. Juran, “Juran’s Quality Handbook 5th Edition”, Mc Graw Hill, New
York, 1998
Sallis, Edward, Total Quality Management in Education 3rd Edition, Kogan Page
Ltd,London, 2002
Johny Todd, Kaplan University Press, Houston, 2011, Philosophical Dimensions
of Quality
Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu BSN, versi Indonesia terjemahan dari
QMS (Quality Management System) ISO 9001:2008 berbahasa Inggris
www.iso.org download:
ISO Central Secretariat, Swiss, 2012, Quality Management Principles
ISO Central Secretariat, Swiss, 2008, “The ISO Survey 2007”
ISO Central Secretariat, Swiss, 2009, Selection and uses of teh ISO 9000 family of
standards
ISO Central Secretariat, Swiss, 2008, Quality Management Systems – Requirements
ISO 9001:2008
ISO Central Secretariat, Swiss, 2009, Today’s state of the art global solution for
CEO’s
top related