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ELECTROHUILA S.A E.S.P.
INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-036/2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 OBJETO.
Compra de un transformador de potencia trifásico reductor de 15/20 MVA con
niveles de tensión 34.5/13.8/7.967 Kv, ONAN/ONAF, Dyn11, con regulación sin
carga en AT.
1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho
privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,
art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue
expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
Así mismo, las normas que a continuación se indican deben consultarse para la
aplicación de la presente especificación.
• ANSI – C57 Power Transformers
• IEC - 60076 Power Transformers
• IEC-60354/ANSI
C57-92
Loading guide for oil-immersed power transformers
• IEC-137 Bushing for alternating voltages above 1000 V
• IEC 60214 On-Load Tap-changers
• RETIE.
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NOTA: En caso de que los documentos anteriores sean revisados o modificados
debe tomarse en cuenta la edición en vigor o la última edición en la fecha de
entrega de las ofertas.
1.3 DESCRIPCION Y CANTIDADES
1.3.1 DESCRIPCION DEL TRANSFORMADOR
La descripción del transformador solicitado en la presente invitación debe incluir
diseño, fabricación, suministro en condiciones DDP, cargue, transporte y
descargue en las subestación que la Electrificadora del Huila S.A. autorice dentro
del departamento del Huila.
Las características del transformador son las siguientes:
• TRANSFORMADOR DE POTENCIA 15/20 MVA
Tipo Transformador trifásico para uso exterior
Normas de fabricación y pruebas IEC, ANSI, NEMA, ASTM
Numero de fases 3
Refrigeración ONAN/ONAF
Potencia Nominal 15/20 MVA
Tensión Nominal AT 34.5 KV
Tensión Nominal BT 13.8 KV
Frecuencia 60 HZ
Grupo de conexión Dyn11
Tipo de conmutador en A.T. Para operación sin carga
• ACCESORIOS:
Válvulas y Grifos
Placa de características según norma ICONTEC
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Dispositivos para izaje y movimientos.
Ruedas Orientables
Terminales de tierra
Bujes AT y BT tipo convencional según normas internacionales
Indicador de nivel de aceite.
Válvula de sobrepresión con contactos tipo COMEM o similar
Termómetro de aceite con contactos tipo AKM o similar
Termómetro de devanados con su respectiva imagen térmica
Relé Buchholz
Conmutador en vacío en el lado AT con regulación + - 2X2.5%
Ventiladores tipo Marangoni o similares
Radiadores desmontables
Tanque conservador
Filtro de silicagel
TC´s de protección y control
Soporte para pararrayos AT
Registrador de impactos
Equipo de control de nitrógeno para transporte
Canecas para transporte de aceite
• PRUEBAS DE RUTINA
El Transformador será sometidos a todas las pruebas de rutina mencionadas en
las normas nacionales y descritas como sigue:
Hermeticidad
Resistencia eléctrica de cada devanado
Relación de transformación
Relaciones de polaridad
Corriente de excitación
Perdidas de excitación
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Perdidas bajo carga
Impedancia de cada par de devanados
Potencial aplicado
Potencial inducido
Capacitancia y factor potencia
Aislamiento del núcleo
Relación de transformación
Adicionalmente a la ejecución de las anteriores pruebas, se entregarán los
protocolos de pruebas de los accesorios suministrados por sus propios
fabricantes.
Una vez armado el transformador en la subestación que la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., haya dispuesto dentro del Departamento del Huila, se realizarán las
siguientes pruebas en sitio, a cada uno de ellos:
Hermeticidad
Relación de transformación
Factor de potencia de aislamiento
Medición del nivel de aislamiento
Después de estas pruebas se deberá tomar muestra del aceite dieléctrico vegetal
para hacerle las pruebas de cromatografía de gases y físico – químicas.
NOTA: El transformador ofrecido deberá tener el nivel de pérdidas dentro del
rango establecido en las normas que regulan la materia y debe cumplir con las
demás normas que están reguladas para este tipo de transformadores.
1.3.2 ALCANCE DEL SUMINISTRO
El alcance del suministro debe incluir el diseño, fabricación, suministro DDP,
cargue, transporte, descargue en la subestación que la Electrificadora del Huila
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S.A. E.S.P. autorice dentro del departamento del Huila, armado en sitio, pruebas y
puesta a punto de tal manera que quede listo para entrar en servicio en el
momento que Electrohuila así lo requiera.
1.3.3 CARACTERÍSTICAS GENERALES
1.3.3.1 CAPACIDAD
El transformador debe ser diseñado para cargarse en exceso del rango de placa
bajo condiciones de temperatura ambiente y sobrecarga de tiempo corto. El límite
de carga para estas condiciones debe ser como se da en la norma “ANSI Guide
for Loading Oil-Inmersed distribuition and power transformers C57.92”.
Todas las partes conductoras de corriente, tales como bushings, guías y contactos
deben tener la capacidad adecuada para las condiciones de sobrecarga.
1.3.3.2 TEMPERATURA
La elevación promedio de temperatura de los devanados a tensiones y frecuencias
nominales y a capacidad plena, no debe exceder de 65 °C, cuando sea medida
por el método de resistencia, sobre una temperatura ambiente máxima de 40 °C y
una temperatura promedio de 30 °C durante un período de 24 hrs. La elevación de
temperatura del punto más caliente puede alcanzar hasta 80 °C.
1.3.3.3 TIPO DE SERVICIO
El transformador debe ser tipo intemperie. Sus devanados deben estar
sumergidos en aceite. El aceite dieléctrico deberá ser del tipo Biodegradable y
cumplir con todas las características estándar de los aceites dieléctricos que se
usan en este tipo de transformadores.
1.3.3.4 CLASE DE ENFRIAMIENTO
La clase de enfriamiento debe estar de acuerdo con la norma ANSI C57-12.00 y
debe ser ONAN /ONAF: auto enfriado y con un paso de enfriamiento por aire
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forzado.
1.3.3.5 NÚMERO DE FASES
Trifásicos
1.3.3.6 NÚMERO DE DEVANADOS
Debe tener dos (2) devanados cargables
1.3.3.7 FRECUENCIA
El Transformador debe estar diseñados para operar a 60 Hz.
1.3.3.8 TENSIONES NOMINALES
Las tensiones nominales en vacío son 34,5/13,8 kV.
1.3.3.9 TIPO DE CONEXIÓN
El Transformador de 34,5/13,8 kV serán conexión Dyn11
1.3.3.10 DESPLAZAMIENTO ANGULAR
El desplazamiento angular entre terminales de alta y baja tensión debe estar de
acuerdo a la norma ANSI C57-12.00.
1.3.3.11 IMPEDANCIA Y TOLERANCIA
Las impedancias para todos el transformador deben considerar los rangos
establecidos en las normas ANSI C 57.12.00 y/o NTC 819.
1.3.3.12 TOLERANCIA EN LA RELACIÓN
El transformador sin carga y aplicando la tensión nominal a uno de los devanados,
la tensión en el devanado restante debe ser la nominal, con una tolerancia de ±
0.5%. Las tensiones de las derivaciones deben corresponder a la tensión de la
vuelta más próxima, en el caso de que la tensión por vuelta exceda de 0.5% de la
tensión especificada.
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1.3.3.13 DERIVACIONES
El transformador deberá estar equipado con un cambiador de derivaciones de
operación SIN carga instalado en el devanado de 34,5 kV. Todas las derivaciones
deben ser a capacidad plena.
1.3.3.14 CARACTERÍSTICAS DE CORTO CIRCUITO
Los devanados deben ser diseñados, construidos y probados para soportar los
esfuerzos mecánicos y térmicos producidos durante el corto circuito externo, de
acuerdo con lo establecido en las normas correspondientes.
El transformador debe soportar la corriente de corto circuito durante un tiempo de
tres segundos, sin exceder en los conductores una temperatura de 250 °C. Para
satisfacer los requerimientos de diseño que debe soportar por razones de corto
circuito de el transformador, se debe considerar la elevación de temperatura a la
carga máxima nominal previo al corto circuito. El transformador debe ser capaz de
soportar los esfuerzos de corto circuito sin considerar la impedancia del sistema.
Para la potencia de corto circuito en el sistema, relacionada con cada nivel de
tensión, debe considerarse lo establecido por las normas ANSI C57.12.00 y ANSI
C57.12-90.
1.3.3.15 TENSIÓN DE ALIMENTACIÓN DEL EQUIPO AUXILIA R DEL
TRANSFORMADOR
El voltaje para la alimentación de los auxiliares para el equipo de control,
protección y medición, debe ser de 125 VCD.
1.3.3.16TRANSFORMADORES DE CORRIENTE
Se requieren transformadores de corriente tipo bushing, para todas las fases por
AT, BT y Neutro.
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1.3.3.17 SISTEMA DE ENFRIAMIENTO
El transformador de 15/20 MVA deberá incluir una etapa de aire forzado utilizando
ventiladores adosados al transformador, teniendo en cuenta las siguientes
indicaciones:
a) El transformador debe contar con un número suficiente de radiadores o
enfriadores, detectores de temperatura, sistemas de control y protección, etc.,
con el objeto de que el transformador no exceda las temperaturas máximas
permisibles señaladas en esta especificación y en las características
nominales.
b) El sistema de enfriamiento debe ser capaz de realizar la operación por
cualquiera de los controles manual o automático.
c) A la entrada y a la salida de cada enfriador se deben proporcionar sus
respectivas válvulas con objeto de poder desmontar los enfriadores del tanque,
sin necesidad de vaciar el aceite del transformador.
Estas válvulas deben ser montadas en el tanque del transformador o cabezal y
acoplarse a los enfriadores por medio de bridas atornilladas y con empaques a
prueba de aceite. Un lado de las bridas debe contar con una caja circular con
un acabado maquinado de forma rectangular y así poder alojar el empaque
(junta) y con ello evitar sobrecompresiones de los empaques. Las válvulas
deben tener indicador de posición y prever que al abrir o cerrarlas sea
obstaculizada su manija.
d) Cada enfriador debe contar con medios para el izaje y con drenes en ambos
cabezales.
e) Todos los enfriadores deben ser intercambiables.
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f) Los radiadores y enfriadores deben ser capaces de resistir, sin sufrir daños o
deformaciones permanentes, los esfuerzos producidos al aplicar vacío absoluto
al nivel del mar, así como una prueba de presión de 103 kPa.
g) Los motores de los ventiladores deben ser trifásicos y cumplir con lo siguiente:
• Totalmente sellados
• A prueba de goteo
• Servicio intemperie
• Voltaje de operación 230 VCA
• Frecuencia de 60 Hz
• Clase de aislamiento tipo B
• Elevación de temperatura 80 °C
• Con dispositivos de protección, individuales para cada motor contra corto
circuitos y contra sobrecargas.
h) El equipo de aire forzado a suministrar deberá incluir ventiladores axiales del
tipo hélice. Las hélices deberán ser de construcción metálica (preferiblemente
fundición de aleación de aluminio), para servicio pesado y balanceadas
dinámicamente, y deberán proveer un suministro adecuado de aire con bajo
nivel de ruido. El eje y la rejilla de protección deberá ser de acero inoxidable ó
galvanizado. La rejilla debe cumplir con los requerimientos OSHA
Los ventiladores a suministrar deben ser clase F, para uso exterior y deberán
cumplir con el grado de protección IP54.
Los motores de los ventiladores deberán ser apropiados para servicio continuo,
cada ventilador deberá ser removible sin necesidad de sacar de servicio los
demás ventiladores.
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i) El control de los pasos de enfriamiento debe hacerse automáticamente con
base a la temperatura, esto es, por un termómetro de imagen térmica de los
devanados.
j) El gabinete de control del transformador debe incluir lo siguiente:
• Interruptores termomagnéticos por grupo o paso de enfriamiento,
• Contactores magnéticos directos a la línea, para arranque y paro de grupo
o paso de enfriamiento,
• Interruptor termomagnético principal,
• Un dispositivo selector para operación MANUAL/AUTOMATICO, esto es,
para operación automática por medio de dispositivos térmicos y para
operar manualmente los ventiladores, independientemente de los
dispositivos térmicos. Para operar manualmente los ventiladores,
independientemente de los dispositivos térmicos. Este selector debe ser
del tipo conmutador rotatorio, uso rudo, de dos posiciones.
k) El diseño de los grupos de ventiladores debe ser tal que permita el acceso en
operación, con seguridad, a cada ventilador para su cambio y mantenimiento.
1.3.3.18 CABLEADO
• Se debe utilizar tubería rígida para cablear todas las señales de control y
protección, supervisión y comunicación del transformador a su tablero de
control. Se permitirá coraza metálica flexible solamente para la llegada de los
conductores a los accesorios
• Los tubos se fabricaran con acero galvanizado según normas ASTM A-653,
ASTM A-527, JIS G-3302-SGPCC.
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• Todos los materiales galvanizados; su galvanización se debe realizar por el
proceso de inmersión en caliente, asegurando la protección interior y exterior
del tubo con una capa de zinc de mínimo 20 micras perfectamente adherida y
razonablemente lisa, la calidad del zinc para el revestimiento se debe
garantizar según la norma ASTM B-6-SHG (Súper High Grade)
• No se permite que sobresalga el roscado entre las diferentes uniones para
evitar corrosión de la rosca
• Todos los materiales utilizados en el cableado (tubería, coraza flexible y
accesorios) deben estar en perfecto estado y libre de imperfectos que puedan
causar puntos de corrosión posteriores
• Durante la fabricación las curvas de los tubos metálicos intermedios se deben
hacer de modo que el tubo no sufra daños y que su diámetro interno no se
reduzca significativamente, según norma NTC 2050 o equivalente
• Las corazas que se utilicen a la llegada de los accesorios que lleguen con un
ángulo de 90 grados, deben protegerse con un codo metálico con terminal
curvo; para evitar que en este sitio la flexión debilite el material de la coraza.
• La tubería debe estar libre de ralladuras, golpes y cualquier tipo de imperfectos
ocasionados por la mala manipulación de la tubería.
• Se debe tener en cuenta elnúmero máximo permitido de conductores por la
tubería de acuerdo con las diferentes normas aplicables, NTC 2050,NEMA,
ANSI, IEC, etc.
• El cable debe ser retardante a la llama (105ºC) aislado para 600 V
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La marcación de los cables debe ser específica, clara y coherente con respecto a
la información suministrada en los planos.
1.3.3.19 NÚCLEO
El núcleo del transformador debe cumplir con la siguiente lista de características
descriptivas, más no limitativas:
(a) El núcleo debe ser de acero al silicio de alto grado tipo M0 o superior (menores
pérdidas específicas), con espesor igual o inferior a 0,23 mm, no sujeto a
envejecimiento, de grano orientado, laminado en frío, con bajas pérdidas por
histéresis y alta permeabilidad. Se deben mantener protocolos de la
lámina(lote) utilizada.
(b) Las piernas y el yugo del núcleo deben estar aseguradas por medio de
pasadores aislados con aislamiento clase F o atadas con cintas de fibra de
vidrio sintético. No se acepta el uso de cinta orgánica y/o cartón prensado
traslapado, para sostener las láminas que forman el núcleo.
(c) Cada laminación tendrá una cubierta resistente a la acción del aceite caliente.
(d) Los núcleos deben montarse y sujetarse de tal manera que resistan, sin
deformaciones ni daños permanentes, las fuerzas producidas por los esfuerzos
de corto circuito, maniobras, transporte y operación. Asimismo, debe
prevenirse el desplazamiento de las laminaciones del núcleo durante el
transporte, maniobra, operación, etc.
(e) El conjunto debe estar provisto de ojos u orejas para su izaje.
(f) El núcleo tipo columna y su estructura, deben conectarse a tierra en un solo
punto mediante una conexión externa, fácilmente accesible, fabricada en tal
forma que sea de fácil apertura para verificar el aislamiento del núcleo.
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Cuando la conexión a tierra sea removida, la resistencia del aislamiento sin
aceite antes del despacho entre el núcleo y tierra no debe ser menor de 200
MΩ medidos a 1000 V de CD a una Humedad relativa inferior a 70 % y
soportar con aceite una tensión de 2 kV de CA, durante1 minuto entre el núcleo
y tanque.
(g) El sistema de amarre entre las prensas superior e inferior deberá ser con
pletina de tracción (tieplates).
(h) La rebaba del corte de la laminación no debe exceder 0.025 mm, se debe
presentar con los protocolos de pruebas finales del transformador los
resultados de esta medición
(i) La construcción del núcleo debe ser del tipo StepLap para asegurar un
adecuado traslape de la lámina, garantizando niveles de pérdidas y ruido
bajos.
(j) El nivel de ruido promedio de El Transformador, no debe exceder de 70 dB en
todas las posiciones del cambiador de derivaciones con enfriamiento OA
(ONAN). Asimismo, no debe exceder de 75 dB en todas las posiciones del
cambiador de derivaciones, con enfriamiento FA1 (ONAF).
1.3.3.20 DEVANADOS
a) Los devanados deben ser capaces de soportar las pruebas dieléctricas
especificadas en las características nominales, así como los requerimientos de
cortocircuito indicados en la misma sección.
b) Las uniones de los conductores internas de las bobinas deben ser realizadas
empleando soldadura de plata y aisladas de acuerdo al aislamiento básico.
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c) El personal que realiza trabajos de soldadura así como el proceso deben estar
debidamente calificados de acuerdo a la Norma ASME sección IX. Para tal
efecto deben presentarse los documentos de soporte correspondientes.
d) Las conexiones de los devanados a los bushings deben estar soportadas para
evitar daños por vibración.
e) Las bobinas, devanados y guías deben estar convenientemente sujetos y
soportados de manera que resistan los esfuerzos mecánicos producidos por un
corto circuito, en cualquier juego de terminales. El ensamble completo de los
devanados no debe sufrir ningún desgaste ni deformación debido a los
esfuerzos mediante cortocircuito o durante el embarque, transporte y
maniobras.
f) La guía (cable de conexión) que salga de los devanados a cualquier accesorio
o cambiador de derivaciones o boquillas, debe ser de una sola pieza.
g) El papel aislante de los conductores, utilizado en las bobinas, debe ser de alta
densidad y termoestabilizado por un proceso Insuldur o similar. El grado de
polimerización del papel aislante antes del proceso de secado debe ser mayor
o igual a 1100 unidades.
h) Los devanados deben ser secados al vacío a una presión absoluta no mayor
de 0,5mbar. Posteriormente los devanados deben someterse a un proceso de
estabilización y compactación de los aislamientos asegurando así una
adecuada soportabilidad mecánica frente esfuerzos de cortocircuitos.
i) Proceso de secado del conjunto núcleo- bobinas
Considerando que un dieléctrico de alta calidad compuesto por celulosa y
aceite tiene una influencia dominante en la vida útil de un transformador, así
como en la operación segura del mismo en la red, el proceso de secado debe
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ser tal que no permita el envejecimiento prematuro del aislamiento. El secado
de los bobinados debe realizarse utilizando un horno con aplicación de vacío
más inyección de kerosene, o Nitrógeno el cual asegura una extracción optima
de la humedad y una estabilización adecuada de los aislamientos, en un
tiempo corto evitando una degradación de estos aislamientos. El grado de
polimerización después del proceso de secado de la parte activa deberá ser
mayor o igual a 1000 unidades.
Para la medición del grado de polimerización deberá utilizarse el procedimiento
recomendado en la norma IEC 450.
El proceso de secado del fabricante debe alcanzar contenidos restantes de
humedad menores o iguales a 0.3%. El fabricante deberá conservar registros
del proceso de secado así como de los valores de contenido de humedad
residual obtenidos.
1.3.3.21 TANQUE Y CUBIERTAS
El tanque y las cubiertas deben ser construidos de placa de acero adecuada
para ser soldada y de una construcción tal, que resista sin daño alguno, los
esfuerzos inherentes a embarque, transporte, operación y pruebas. Todas las
soldaduras deben ser evaluadas y el licitante debe presentar un reporte de
esta evaluación. El proceso de soldadura debe estar debidamente calificado y
la ejecución debe cumplir con lo exigido en la norma ASME sección 8.
Los tanques, cubiertas, radiadores, tanques de expansión y demás accesorios
deben ser capaces de resistir sin sufrir daños o deformaciones permanentes
por los esfuerzos producidos al aplicar vacío absoluto. Igualmente deben ser
capaces de resistir un 25% más de la presión normal de trabajo.
El tanque y la cubierta deben estar libres de rebabas y sustancias corrosivas y
extrañas antes del ensamble.
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Deben proporcionarse los medios adecuados para remover y colocar el tanque
sin que se dañen los devanados y el núcleo.
Deben proporcionarse dispositivos de soporte para prevenir el movimiento del
ensamble del núcleo y bobinas durante el transporte.
Cuando para el montaje e instalación se requieran registros hombre, las
dimensiones de estos deben cumplir con lo indicado en la norma ANSI C57-
12.10.
Las válvulas de cierre, superiores e inferiores de los radiadores, deben tener
indicador de posición.
Toda la tornillería externa debe ser tratado y/o recubierta adecuadamente para
evitar su oxidación.
Las superficies a las que se les coloca empaque, deben ser maquinadas, lisas
y planas y tener la suficiente rigidez para asegurar una compresión adecuada
de los empaques. Se deben proveer cajas maquinadas para evitar
sobrecompresión en los empaques. Toda la empaquetadura utilizada en los
registros hombre, registros mano, domos y bujes del tipo capacitivo deben ser
del tipo O-ring y el compuesto utilizado debe ser NBR o de características
superiores.
Se deben proporcionar los medios necesarios tales como placa o barra, para
conectar a tierra en dos puntos el transformador, incluyendo todos los tornillos
y rondanas necesarias, las cuales deben ser de acero inoxidable o bronce.
Se deben proporcionar guías dentro del tanque para facilitar el movimiento del
núcleo y de los devanados cuando éstos se introduzcan o se saquen del
tanque.
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El tanque debe tener las orejas necesarias, de tal manera que el
transformador pueda maniobrarse en cualquier dirección, así como para el
izaje y manejo cuando el transformador está ensamblado y con aceite.
Se requiere que por diseño se evite la acumulación de agua en la cubierta del
tanque, en todas las tapas y superficies superiores de tableros, tanque
conservador o del cambiador etc. El licitante está obligado a indicar en el
plano de dimensiones generales, la pendiente o el ángulo de inclinación de
cada una de dichas partes expuestas a la acumulación de agua.
Todas las aberturas que sea necesario practicar en el tanque, deben dotarse
de bridas soldadas alrededor de las mismas, excepto en acoples y niples, con
objeto de disponer de superficies que permitan la colocación de empaques y la
ejecución de taladros. Estos barrenos en ningún caso deben alcanzar la
cubierta ni las partes del tanque.
Se debe eliminar toda perforación o barreno sobre la pared o cubierta del
tanque. El licitante debe fijar o soportar los accesorios sin hacer
perforaciones.
En la base del tanque se debe colocar un tapón de vaciado, el cual debe ser
de 19 mm de diámetro, tipo cónico y estar cubierto con una placa soldada
como protección, la cual debe ser fácil de quitar y poner con soldadura
eléctrica. Si el licitante ofrece otra alternativa que asegure el vaciado total del
aceite, se puede analizar y aceptar por Electrohuila.
Los tubos necesarios para albergar a los conductores del circuito de
alambrado, deben fijarse al tanque en sus diferentes trayectorias. El diámetro
del tubo debe estar de acuerdo al número de conductores que se introduzcan.
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1.3.3.22 ACEITE AISLANTE
El transformador debe ser suministrado con el aceite aislante vegetal
biodegradable.
Se debe proporcionar un sistema de tanque conservador de aceite. En este
sistema, el interior del tanque principal, totalmente lleno de aceite debe estar
aislado de la atmósfera y conectado a un tanque conservador, parcialmente lleno
de aceite. El volumen de éste debe ser tal que mantenga los niveles de aceite en
valores satisfactorios para una variación de temperatura del aceite de 100 °C.
Para evitar el contacto del aceite aislante y el aire de la atmósfera, se debe
suministrar un sistema de sello de diafragma elástico.
1.3.3.23 ACCESORIOS
Los accesorios son los descritos en el numeral 1.3.1 de la presente invitación.
Dentro del alcance del suministro e incluidos en el precio del equipo, el licitante
debe suministrar los siguientes accesorios normales del transformador:
• Un indicador magnético de nivel de aceite, que cuente con un juego de
contactos de alarma por bajo y alto nivel de aceite. El diámetro de la carátula
debe ser no menor de 139 mm y debe tener marcas de 20 °C (nivel normal),
BAJO Y ALTO.
• Un termómetro indicador de la temperatura del aceite, tipo carátula, con 2
contactos ajustables a diferentes temperaturas.
• Indicador de temperatura de los devanados. Este indicador debe incluir un
termopozo, con una resistencia y un transformador de corriente, con objeto de
obtener una indicación de la temperatura de los devanados.
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• El transformador debe equiparse con un detector de temperatura, del tipo PT-
100 o su equivalente, para ser usado con un instrumento registrador en un
tablero remoto, el cual hace parte del alcance del suministro.
• Dispositivo de alivio de presión, para operar automáticamente a una presión
preestablecida y restablecimiento automático cuando la presión regrese a su
normalidad. Este dispositivo tiene por objeto expulsar los gases y el aceite
aislante al aumentar la presión interior del transformador. En caso de cualquier
falla interna debe operar este dispositivo, sin provocar fugas o deformaciones
permanentes en el tanque. Debe tener incluidos contactos de señalización
sellados a prueba de intemperie. El intervalo de operación requerido para el
dispositivo de alivio de sobre presión interna es entre 61,8 kPa y 75,5 kPa.
• Relevador de acumulación de gases (relevador Buchholz), instalado en cada
tubo que conecte el tanque conservador con el tanque principal. El relevador
debe cumplir con las siguientes características:
Debe estar equipado con contactos de alarma que cierren por acumulación
de gases o por bajo nivel de aceite y con contactos de desconexión o
disparo, que cierren por una perturbación repentina del aceite (flujo súbito)
o por nivel bajo del aceite.
El relevador no debe operar incorrectamente por vibraciones y bajo
condiciones normales de servicio. No se acepta el uso de placas
deflectoras o cualquier otro medio para regular la velocidad del aceite
empleado para cumplir este requisito.
Cada relevador debe tener en su parte superior una superficie maquinada,
que sirva para verificar el ángulo de montaje de la tubería que se conecta a
él.
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El relevador debe contar con una válvula de paso en ambos extremos de
su instalación y con los elementos necesarios para verificar su operación.
La tubería debe estar instalada de tal forma que todos los gases que surjan
del tanque principal pasen por el relevador. Los circuitos del aceite a
través del relevador, no deben formar una trayectoria de salida en paralelo,
con cualquier tubería por la que circula aceite, ni tampoco deben tener
derivaciones o conexiones a través del dispositivo de alivio de presión o de
la tubería de enfriamiento. Se deben evitar curvaturas bruscas en la
tubería que conecta al relevador.
• Un juego de válvulas que cumpla con lo indicado en la norma ANSI C57-
12.10, excepto que: la válvula de muestreo debe contener tapón y ser ambos
del mismo material. La válvula de drenaje debe localizarse en la parte más
baja del tanque y debe tener tapón del mismo material, la válvula superior de
filtrado y de acceso para vacío debe ser de 50,8 mm.
• Accesorios de maniobras. Bastidor para desplazamiento fácil y seguro.
Dispositivos para levantamiento mediante gatos hidráulicos del transformador
totalmente ensamblado y lleno de aceite. Dispositivos de izaje, ganchos y
orejas, necesarios para un levantamiento completo y para maniobras, así
como para el levantamiento de la cubierta y el conjunto núcleo-bobinas.
• Placa de datos de acero inoxidable, que contenga toda la información
requerida según normas internacionales.
• Placa de conexión a tierra del tanque del transformador, en dos caras
opuestas, con conectores tipo mecánico, para terminal de cable de cobre
flexible calibre 4/0 AWG.
• Gabinete de control. Debe ser de lámina de acero, para servicio intemperie, y
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satisfacer las siguientes características:
Sus puertas deben tener bisagra y provistas de empaque, conectadas a la
barra del neutro a través de un conductor flexible.
Se requiere previsión para tubos conduit, para la llegada de cables por la
parte inferior.
Debe tener manija con previsión para candado.
Debe estar ubicado de tal manera que su parte más alta no exceda de 2 m
y su parte más baja se localice a más de 500 mm del piso.
Este gabinete debe alojar lo siguiente: Tablillas terminales de control,
fuerza y para terminales del transformador de corriente. Las tablillas de
control deben ser independientes de las de fuerza y de las de El
Transformador de corriente, deben ser cortocircuitables. Estas tablillas
deben estar perfectamente identificadas. Las tablillas de control deben ser
para 600 V, 30 A y debe proveerse un 10% de terminales en reserva. Las
borneras de fuerza deben ser para 600 V y de la capacidad necesaria.
Todo el alambrado de control y fuerza debe estar conectado a las tablillas
terminales antes mencionadas. Cada cable debe traer su propia
identificación.
Alimentación, control y protección del sistema de enfriamiento. El circuito
de alimentación debe comprender el siguiente equipo: un interruptor
termomagnético principal de 600 V y acorde con la carga que demanda el
tipo de enfriamiento y un dispositivo selector para operación manual-
automático.
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Debe contener una resistencia calefactora y termostato de 220 V. La
potencia debe ser adecuada de acuerdo al tamaño del gabinete de control.
El termostato debe tener un rango de 0 a 50 °C. La resistencia debe estar
protegida con una rejilla metálica y con un interruptor termomagnético de
capacidad adecuada, localizada en la parte inferior del gabinete.
Barra de neutro. Al interior del gabinete, en su base, se requiere una barra
de cobre para conexión a tierra.
• Equipo de preservación de aceite, debe soportar una presión de vacío
absoluto al nivel del mar o bien una presión interna de 103 kPa durante 24
horas, sin sufrir deformaciones permanentes, a este tanque se debe incluir,
adicionalmente a lo que el propio diseño requiere, lo siguiente:
Una válvula para filtrado colocada en la parte superior.
Una válvula que sirva para muestreo, filtrado y drenado total, colocada en
la parte inferior.
Un tubo de conexión entre el tanque principal y el tanque conservador para
acoplar el relevador Buchholz. Ese tubo debe tener una pendiente no
menor del 4%.
Un indicador magnético de nivel de aceite.
Un registro que permita la limpieza e inspección del interior del tanque
conservador.
Con el objeto de evitar el contacto del aceite con la atmósfera, se debe
suministrar un sistema de sello de diafragma de hule sintético resistente al
aceite dentro del tanque conservador (bolsa elástica).
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• Tubería y sus accesorios. La tubería y cajas de registro deben estar sellados
a prueba de humedad, los conectores y demás accesorios que se utilicen para
la conducción de cables de control y fuerza de los sistemas de enfriamiento,
alarma, transformador de corriente, etc., son para servicio intemperie. No se
acepta la utilización de los refuerzos del tanque para conducción de cables ya
que estos deben estar alojados únicamente en tubería de acuerdo a lo
siguiente:
Los tubos utilizados para la conducción de los cables deben ser
galvanizados.
El diámetro mínimo de la tubería debe ser de 25 mm.
Los tubos que entren a cubiertas y cajas de terminales deben ser
roscados.
La conexión a cajas de conexiones de motores grandes deben hacerse por
medio de tubo metálico flexible con cubierta protectora de polietileno. La
conexión a motores chicos puede efectuarse mediante cable flexible de
uso rudo a prueba de aceite a través de un conjunto contacto-clavija para
servicio intemperie.
• Alambrados de control y fuerza: el arreglo del alambrado debe ser tal que los
aparatos e instrumentos puedan ser removidos sin causar problemas en el
alambrado. La ruta de cableado debe ser ordenada y no obstaculizar la
apertura de puertas, cubiertas, revisión de equipo, acceso a terminales,
aparatos e instrumentos y el alambrado de campo. El alambrado debe
agruparse en paquetes y asegurarse con lazos no inflamables y no metálicos.
El alambrado debe ser instalado, conectado y probado por el licitante antes del
embarque.
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• Los conductores deben ser cables del tipo flexible, para 600 V y 90 °C,
aislamiento, resistentes al aceite. Los cables que pasen a puertas
embisagradas deben ser del tipo extraflexible, adecuado para esta aplicación.
El calibre de los conductores usados debe ser el adecuado para cada
aplicación, pero en ningún caso menor de 2,08 mm² (14 AWG, 19 hilos). No
deben efectuarse empalmes en los cables del gabinete de control o en las
tuberías conduit. Cada cable debe ser identificado con su número en los
extremos por medio de un manguito de plástico u otra identificación
permanente similar.
• Las terminales de los conductores deben ser del tipo espada. Las terminales
deben ser agrupadas en secciones independientes correspondientes a
circuitos de fuerza, control y medición.
• Empaques. Las juntas deben ser de un material elastomérico que cumpla con
el método de compatibilidad con el aceite aislante, de la norma ASTM D-3455
y con los métodos ASTM siguientes: D-2240 Dureza Shore A (60-65), D-412
(Tensión a la ruptura última 10 Mpa y elongación última 500%), D-395(3)
(compresión permanente 22 h/100 °C-20%), D-471 (cambio de volumen
72h/100°C-5%), D-3455(cambio de volumen 72h/100 °C-5%) y F-38
(relajación por fluencia por comparación) y temperatura de operación (130 °C).
• Accesorios de fijación y apoyo. El transformador debe tener dispositivos de
fijación al suelo, que impidan cualquier desplazamiento en cualquier dirección
horizontal o vertical, durante un sismo. Para propósitos de diseño de los
dispositivos de fijación, los esfuerzos se deben calcular a partir del dato de
aceleración sísmica horizontal máxima declarada en las especificaciones
nominales. Para los esfuerzos verticales se debe considerar el 75% de la
aceleración horizontal máxima. Se debe evitar el contacto directo de la base
metálica del fondo del transformador con el nivel de piso terminado, mediante
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un soporte que proporcione una elevación de 4 pulgadas como mínimo, sobre
el nivel de piso terminado.
1.3.3.24 SISTEMA DE PINTURA DEL TRANSFORMADOR
Preparación de la superficie
Todas las superficies metalmecánicas (Tanque, Domos, Tanque de expansión,
Prensas, etc.), son limpiadas con chorro abrasivo “Granallado”, hasta metal blanco
según norma NACE 1, SIS Sa 3, SSPC-SP 5.con un perfil de rugosidad entre 55
micras.
Pintura interna del tanque principal y de expansión
Para el tanque principal y de expansión se utiliza una pintura EPOXIFENÓLICA, la
cual es un sistema epóxico de dos componentes, con excelente resistencia
química, buena resistencia mecánica, buena resistencia a la temperatura(210 OC),
no contiene pigmentos nocivos(minio ni cromatos) catalizado con productos tipo
amina.
Se aplica un espesor de película seca mínimo de 50 micras.
Esta pintura no genera gases combustibles, es inerte a los aceites dieléctricos.
Pintura externa del transformador
Para todas las partes externas se aplica el siguiente sistema de pinturas:
Primera capa de imprímante epóxico rico en cinc, que es un recubrimiento de dos
componentes con base en resinas epóxica de buena resistencia química, buena
resistencia a la abrasión, buena adherencia al soporte y endurecedor tipo
poliamida.
Se aplica un espesor de película seca mínimo de 75 micras.
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Segunda capa de Barrera epóxica, que es un recubrimiento epóxico semibrillante
con curado tipo poliamida, de dos componentes para protección de metales,
utilizado como capa de “Barrera” en sistemas epóxicos y Uretanos en ambientes
corrosivos.
Se aplica un espesor de película seca mínimo de 100 micras.
Tercera capa de esmalte de uretano, que es un recubrimiento brillante, tipo
alifatico de dos componentes, utilizado como capa de acabado de sistemas
epóxicos para la protección y decoración de estructuras metálicas expuestas a la
intemperie y a los rayos UV en ambientes agresivos.
Se aplica un espesor de película seca mínimo de 50 micras.
La tornillería se pinta con el esmalte uretano, con un espesor de película seca de
40 micras.
El sistema de pintura no debe contaminan el medio ambientes, deben soportan
más de 1000 horas en cámara salina según norma ASTM B-117
1.3.3.25 EMBALAJE Y EMBARQUE
1.3.3.25.1 EMBALAJE
El fabricante debe embalar debidamente los equipos, cumpliendo con lo siguiente:
a) En el tanque principal del transformador debe indicarse lo siguiente: Número
de serie, capacidad del transformador en MVA, número de pedido, nombre de
la instalación (subestación), ejes del centro de gravedad, presión de aire seco
en fábrica, temperatura y altitud, humedad residual al embarque y fecha de
embarque.
b) Los tableros de control deben protegerse en cajas de madera resistente a
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impactos y alojados en bolsas de plástico transparente en cuyo interior se
colocarán bolsas con material higroscópico y selladas para evitar la entrada de
humedad.
c) Los accesorios de control, protección y medición, deben empacarse cada uno
en bolsa de plástico transparente, acompañado de otra bolsa alojando en su
interior material higroscópico.
d) Toda la tornillería debe embarcarse en un solo bulto o caja y cada tipo de
tornillo debe estar empacada en bolsas de material resistente, para evitar que
se rompa durante el transporte. Cada bolsa de tornillos debe contener una
lista en la cual se indique el número de tornillos, sus dimensiones, material y el
uso específico de los mismos, así como sus tuercas, arandelas y seguros si
son requeridos.
e) Se deben instalar un registrador de impacto de tres ejes. Los registradores
serán devueltos al licitante después de que el comprador haya analizado estos
registros e inspeccionado el transformador.
f) El material de las cajas debe ser madera de buena calidad y alta resistencia.
Las cajas deben tener protección contra la lluvia, para lo cual la tapa y las
paredes laterales deben recubrirse en su parte interior, con algún material
plástico. Cada caja debe flejarse en forma adecuada. Las cajas deben tener
letreros en idioma español, pintados de color negro y tamaño adecuado.
1.3.3.25.2 EMBARQUE
Hasta que los equipos hayan pasado satisfactoriamente las pruebas de rutina, se
autoriza al fabricante para que proceda a embarcarlo, comprometiéndose el
fabricante a empacar solamente equipo aceptado.
El licitante al embarcar el equipo, debe proporcionar listas de empaque detalladas
en español, que indiquen las piezas mayores que no requieren empaque y el
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contenido de cada una de las cajas, desglosando el número de piezas o
elementos que la integran, según el contrato correspondiente.
El transformador debe embarcarse de tal manera que se evite la entrada de
humedad a los devanados y el núcleo. Cuando sea aplicable, se debe llenar con
aire seco o Nitrógeno y sellándolos en la fábrica para prevenir la entrada de
humedad. Debe incluirse un equipo de gas apropiado, incluyendo tanque, válvulas
y otros accesorios para mantener a una presión constante en el interior del tanque.
Una vez llenos con el aire seco o Nitrógeno se debe comprobar que El
Transformador no tengan fugas de tal modo que llegue al sitio con presión positiva
a 15 °C. Mientras esté en tránsito el transformador no debe tener, en ningún
momento, presión negativa.
Todos los accesorios como son: Bushings de pequeña longitud, indicadores,
instrumentos, caja de conexiones, que se embarquen montados o ensamblados al
tanque del transformador, deben ser protegidos contra golpes en cajas de madera.
1.3.3.26 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GARANTIZADAS
El licitante deberá entregar en formatos claros los datos de las características
técnicas garantizadas de los equipos.
1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO
APERTURA
La apertura de la invitación será el día 1 2 de Mayo de 2015, en la página
www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 09 de mayo de
2015.
FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES
Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 15
de Mayo de 2015 y hasta el día 21 de Mayo de 2015, las cuales serán resueltas
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hasta el 25 de Mayo de 2015.
Correo electrónico: cesar.gonzalez@electrohuila.com.co
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
VALOR DE LOS PLIEGOS
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de un millón de pesos
($1.000.000) M/cte, los cuales deberán consignarse en la cuenta a nombre de la
Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número 39001009-8 del
banco popular, indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS INVITACION
PUBLICA EHUI-SD-036-2015”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá
el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-036-2015. El plazo
máximo para compra de pliegos será hasta el día 15 de mayo de 2015.
1.5 PRESUPUESTO
Electrohuila pagara el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03051502002566 denominado “Subestaciones y plantas” del Presupuesto de
Ingresos y Gastos de la vigencia 2015
1.6 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS
No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran
alguna o varias de las siguientes circunstancias:
a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de
convocatoria.
b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio
diferente a la entrega personal o mensajería.
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c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en
el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
1.7 LIMITACIONES PARA OFERTAR
No podrán ofertar en la presente invitación:
a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido
proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del
respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que
imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.
b. Quienes hayan promovido acción judicial, extrajudicial o requerida la
resolución de conflictos a través del tribunal de arbitramento.
c. Consorcios o uniones temporales.
d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila
S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han
presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente
invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO
CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de
6 meses y no han presentado plan de mejora.
e. Los oferentes que no cuenten con la certificación ISO 9001: 2008, ISO
14.001: 2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes a la fecha de presentación de
la oferta relacionada con el proceso de fabricación de transformadores de
potencia
f. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P
haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido
acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de
contrato.
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g. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra
Electrohuila S.A E.S.P acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por
incumplimiento de contrato.
h. Los oferentes deberán tener fabrica de transformadores en Colombia con
capacidad de producción igual o superior a 20MVA de tal manera que le
permita a Electrohuila conocer el proceso de fabricación en todas sus
etapas y pruebas de los equipos asociados a él. Igualmente deberán
garantizar el servicio posventa de manera directa sin intermediación o
representación del producto ofertado.
1.8 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción
de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨
kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 29 de mayo de 2015 a las
03:00:00 pm.
Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como
hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el
funcionario encargado de recibirla.
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2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:
a. Carta de presentación de la propuesta.
La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,
dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al
Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo
electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se
requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.
b. Garantía de seriedad de la propuesta.
El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe
presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por
compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes
requisitos:
• Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.
• Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.
• Vigencia: noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de
cierre de la invitación.
• Tomador / Afianzado: El proponente.
Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el
nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el
documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el
proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la
misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.
• Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y aseguradora)
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• Anexar el recibo de pago de la prima.
c. La oferta técnica - económica.
La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso en números
enteros.
d. Certificación ISO 9001: 2008, ISO 14.001: 2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes
a la fecha de presentación de la oferta relacionada con el proceso de fabricación
de transformadores de potencia
NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO
SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la
propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración,
complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos
anteriores que hubiesen sido presentados.
Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de
“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su
remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el
caso.
e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable (Excel).
f. Certificado de existencia y representación legal.
La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90 días
anteriores a la presentación de la propuesta.
g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona
Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.
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h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre
de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).
i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.
j. Copia de consignación compra de pliegos.
La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos
de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al
momento de calificar a todos sus proveedores.
Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son
considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá
solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de
presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité
evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión
de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.
2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el
nombre o razón social, dirección y correo electrónico del Oferente, debidamente
selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de
recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio
¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para
la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el
numeral 1.8 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de
recibo de la misma.
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Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que
conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:
certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas
(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.
La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha
examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta
contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila
S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta
jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.
Como en el edificio ¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control
previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas
instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con
suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido
a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que
puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los
controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la oferta.
2.3 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS
En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos
de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no
satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean
convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta
no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación
final.
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3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS
3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar
las propuestas:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y
financiera
200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos
ejecutados que el oferente presente en los últimos 10 años, relacionadas
con el objeto de la presente invitación, es decir la fabricación y venta de
transformadores de potencia igual o superior a 20 MVA ;
- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 15.500
SMMLV se le asignaran 300 puntos.
- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 15.500 SMMLV
y menor a 7.750 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1 -
250) puntos, siguiendo una relación lineal.
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- Al oferente que acredite una experiencia menor a 7.750 SMMLV tendrá
cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de
presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos sean
los más representativos a la fecha de liquidación del contrato.
Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,
objeto, fecha de inicio y fecha de liquidación de manera clara, en caso de no
tenerlo se tomará como cero.
Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como
referencia la fecha de liquidación del mismo.
Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar
claramente la fecha de liquidación del contrato.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya
evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de
liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el
oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese
valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto
certificaciones.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales
legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para
lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:
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ítem No
contrato objeto Valor* TRM
Valor ejecutado en pesos
Fecha liquidación
SMMLV
Valor expresado
en SMMLV
1 2 3 4 5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los
oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos
años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma
Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-
evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la
calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de
atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será
considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo
estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas
por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación
de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.
- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir
con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el
mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general
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del último periodo contable a 31 de diciembre de 2014, debidamente firmado por el
representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.
INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)
El índice de Liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo
corriente y se calificara de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 Cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una
relación lineal
IL >2.0 setenta (70) Puntos.
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el
Activo Total y se calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) Puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una
relación lineal.
NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos
CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo
Corriente y se calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
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CT Mayor a 1.002 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 429 SMMLV y 1.002 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50)
puntos, siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 429 SMMLV, Cero (0) Puntos.
- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
Cálculo del puntaje
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje
será calculado así:
POi = (VOmin / VOi) * 500
Dónde: POi Puntaje de la oferta i
VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;
VOi: Valor de la oferta i.
El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido
errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán
corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios
contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio
magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.2 NEGOCIACION ECONOMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la
oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique
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en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la
invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien
ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin
de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con cinco (5) días hábiles , contados a partir de la notificación, para manifestar de
forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.
3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE
En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de
puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más
favorable.
3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARL A
DESIERTA
ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o
parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación
alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las
invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.
Así mismo en los siguientes casos:
1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.
2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas
en estos términos.
3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la
violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para
la entrega de las mismas.
4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la
PROPUESTA más favorable.
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3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más
favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,
económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de
referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la
ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la
presente invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no
se obliga a contratar.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las
condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de
Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de
2006 emitido por la Junta Directiva).
3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes
eventos:
a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.
b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que
atenten contra la selección objetiva del proveedor.
c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.
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La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,
cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se
entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección
será comunicada a los proponentes.
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4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
4.1 DURACION DEL CONTRATO
El suministro pruebas y alistamiento en una subestación del sistema eléctrico del
Huila, del transformador reductor trifásico de 15 a 20 MVA con niveles de tensión
34.5/13.8 kv, deberá ejecutarse durante un término de ciento ochenta días (180)
días calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el
interventor y el proveedor sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2015; el acta de
inicio deberá ser suscrita en un término no mayor a diez (10) días calendarios
una vez firmado el presente contrato y aprobadas las pólizas correspondientes.
4.2 FORMA DE PAGO .
Electrohuila S.A. E.S.P. Pagará al contratista el valor total del contrato, así: a. Un
anticipo del 10% del valor inicial del contrato, dentro de los 30 días calendarios
siguientes a la correcta presentación de la cuenta de cobro que cumpla los
requisitos de ley, previa legalización del contrato por el contratista. B. El saldo
restante será cancelado a los 30 días calendarios siguientes a la correcta
presentación de la factura que cumpla los requisitos de ley, acompañada de la
constancia de recibo a satisfacción expedida por el interventor, ingreso al almacén
general, el formato de verificación de bienes y servicios y el acta de liquidación del
contrato. Del valor de cada factura se descontará el 10% para amortizar el
anticipo.
4.3 INTERVENTORIA.
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio
personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará
facultada para liquidar el contrato.
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4.4 GARANTIAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el
cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de
Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza
expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los
siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato . Equivalente al 10% del valor total del
contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días
más.
b. De buen manejo e inversión del anticipo . Equivalente al 100% de la suma
anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el plazo del
mismo y 180 días más.
c. De calidad. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de
su firma durante el plazo del mismo y 1 año más.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a
ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División Servicios
Administrativos para su aprobación.
4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS
Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales
vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
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Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato
que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto
que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el
servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15
de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedo
establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.
4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a
cumplir las siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que
ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por
autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las
acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del
contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente
contrato.
4.7 INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el
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evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a
terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a
este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes
orientadas a su recuperación.
4.8 ERRORES ARITMÉTICOS
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos
de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades
en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.
Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por
la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la
corrección aritmética el valor de la oferta aumenta , el proponente deberá
modificar el valor asegurado de la póliza de seried ad de la oferta, de acuerdo
a las condiciones y al porcentaje establecido en lo s presentes términos de
referencia.
4.9 LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)
meses siguientes a su terminación.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de
que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo
con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación pública,
hacemos la siguiente propuesta para
la__________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora
del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la
Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de
2006).
2. Que tuve conocimiento de la presente invitación a través de la página web
www.electrohuila.com.co.
3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y
protección ambiental para el contratista.
4. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada
uno) y aceptamos su contenido.
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5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo
de __________________ ( ) días calendario, contados a partir de la
fecha del acta de iniciación.
6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la
ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en
algún tipo de prohibición especial para contratar.
7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las
garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos
señalados.
8. El valor de la propuesta es de:
___________________________
9. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente
numerados.
Atentamente,
Nombre: ________________________________ Nit o C.C. No : __________________ De_________________ Matrícula No: _________________________ Dirección: ______________________________ Correo Electrónico ______________________________ Ciudad: _________________________________ ______________________________ FIRMA
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ANEXO No. 2
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).
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ANEXO No. 3
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por
reteica conforme la siguiente tabla:
MUNICIPIOS TARIFA SOBRETASABOMBERIL AVISOS Y TABLEROS
SERVICIOS COMPRAS
ACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 113.000 764.000
ALTAMIRA 5*1000 113.000 764.000
ARGENTINA
8*1000 Compras y
Honorarrios /
7*1000 Servicios 1 1
BARAYA 5*1000 1 1
CAMPOALEGRE 5*1000 98.250 98.250
COLOMBIA 10*1000 589.500 589.500
ELIAS 4*1000 113.000 764.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250
GIGANTE 3*1000 452.000 3.056.000
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 113.000 764.000
NATAGA 5*1000 113.000 764.000
NEIVA 5*1000 134.000 805.000
PAICOL 4*1000 113.000 764.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 141.000 818.000
PALESTINA 10*1000 1 1
PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000
SALADOBLANCO 5*1000 176.850 589.500
SAN AGUSTIN 6*1000 1.232.000 1.232.000
SANTA MARIA 4*1000 161.163 322.325
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1
BASE PARA FUERA DEL
MUNICIPIO
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ANEXO 4
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES
ELABORADO
19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.
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4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se
deberá adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios b. Certificado de Existencia y representación legal expedido por la
cámara de comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al correo servicios.administrativos@electrohuila.com.co, detallando en el asunto INSCRIPCION DE PROVEEDORES.
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ANEXO 5
ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.
MANUAL DE INTERVENTORÍA
INTRODUCCIÓN
GENERALIDADES
OBJETO DE LA INTERVENTORÍA
• En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA
S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y
control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones
técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades
administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al
presupuesto asignado.
DEFINICIONES
• Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.
• Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,
encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de
éste se deriven.
• Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de
interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado
en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.
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• Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o
por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de
interventoría.
• Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan
obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes
aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y
compromisos de las partes.
• Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente
contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo
con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá
ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.
• Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.
• Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al
proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente
establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o
durante su desarrollo.
• Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el
fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de
anticipo.
• Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los
requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y
deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.
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• Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el
que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a
partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.
• Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor
acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.
• Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el
proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y
ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el
cese de su desarrollo.
• Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el
acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del
contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a
cargo del proveedor.
• Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el
proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los
Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de
la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan
declararse a paz y salvo.
• Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta
de Liquidación.
DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR
El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de
Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato
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los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como: copia
del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le servirán
de soporte para desarrollar la interventoría.
ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA
TÉCNICAS
Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes
a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad
contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el
efecto se deberá:
• Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se
estipule en el contrato.
• Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de
ejecución aprobado.
• Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y
procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de
construcción y/o fabricación.
• Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas
de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se
dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.
• Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.
• Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos
suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y
cantidad.
• Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa
cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.
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ADMINISTRATIVAS
Comprende las siguientes actividades:
• Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la
Empresa.
• Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los
compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la
programación establecida.
• Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la
correcta ejecución del contrato.
• Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de
personas externas a las áreas de influencia del contrato.
• Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la
información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.
• La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,
que deberá contener los siguientes documentos:
1. El contrato debidamente legalizado.
2. Solicitud de ofertas.
3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.
4. Oferta presentada por el proveedor.
5. Comunicación de adjudicación al proveedor.
6. Garantías del contrato.
7. Cronograma de actividades si se requiere.
8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.
9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice
trabajos o actividades adicionales.
10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.
11. Informes de interventoría.
12. Acta de Recibo y Liquidación.
13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.
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FINANCIERAS Y CONTABLES
Contemplan las siguientes actividades:
• Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.
• Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
• Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Asegurar la amortización total del anticipo.
• Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del
valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.
LEGALES
Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del
Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:
• Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores
establecidos.
• Controlar la vigencia de las garantías.
• Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y
ambientales que sean aplicables.
• Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre
afiliado al régimen de seguridad social.
• Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la
aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.
• Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones
del contrato.
• Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren
vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.
• Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las
correspondientes soluciones.
• Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.
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