kwaliteitshandboek...kwaliteitshandboek huisartsenpraktijk spaarndam 2014 pagina - 5 - hoofdstuk 2...
Post on 05-Mar-2021
23 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 1 -
KWALITEITSHANDBOEK
HUISARTSENPRAKTIJK SPAARNDAM
De Sluis, Medisch Centrum Spaarndam
Ringweg 32
2064KK Spaarndam
www.desluismcs.nl
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 2 -
Inhoud
Hoofdstuk 1 Inleiding................................................................................................................................................ 3
Scope ...................................................................................................................................................................... 3
Praktijkmodel ......................................................................................................................................................... 4
Hoofdstuk 2 Profiel van de praktijk ......................................................................................................................... 5
Bevolking ................................................................................................................................................................ 5
Team ....................................................................................................................................................................... 7
Locatie van de praktijk .......................................................................................................................................... 10
Gebouw ................................................................................................................................................................ 10
Hoofdstuk 3 Missie en visie ..................................................................................................................................... 13
Missie Huisartsenpraktijk Spaarndam ................................................................................................................... 13
Visie Huisartsenpraktijk Spaarndam ..................................................................................................................... 14
Hoofdstuk 4 Beleidsplan 2015-2018 ........................................................................................................................ 15
Hoofdstuk 5 Zorgaanbod ........................................................................................................................................ 16
Inhoud van het zorgaanbod ................................................................................................................................... 16
De vorm van het zorgaanbod ................................................................................................................................ 17
Hoofdstuk 6 Professioneel handelen ....................................................................................................................... 18
Hoofdstuk 7 Kwaliteitsbeleid .................................................................................................................................. 19
Primair proces ...................................................................................................................................................... 20
Ondersteunend proces........................................................................................................................................... 21
Het Kwaliteitssysteem ........................................................................................................................................... 22
Hoofdstuk 8 Communicatie .................................................................................................................................... 24
Interne overlegstructuur........................................................................................................................................ 24
Externe overlegstructuur ....................................................................................................................................... 25
Bijlage 1 Verwijzingstabel ...................................................................................................................................... 29
Bijlage 2 Afkortingen .............................................................................................................................................. 31
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 3 -
Hoofdstuk 1 Inleiding
Voor u ligt het kwaliteitshandboek van Huisartsenpraktijk Spaarndam, dat ontwikkeld is om
aan de door het Nederlands Huisartsen Genootschap (NGH) gestelde eisen van
praktijkaccreditatie te voldoen.
De aanleiding om dit handboek te ontwikkelen is het creëren van een goede
organisatiestructuur, die er voor zorgt dat alle praktijkprocessen beheerst verlopen en steeds
beter worden uitgevoerd met een tevreden patiënt als resultaat.
Het handboek wordt elke 3 jaar geactualiseerd. Dit is de 2e versie van 2014.
De scope van de bedrijfsvoering is als volgt te omschrijven:
Scope
Het verlenen van optimale patiëntenzorg
Huisartsenpraktijk Spaarndam staat er om bekend dat er holistisch, innovatief en
professioneel gewerkt wordt en het is van belang dat dit imago in stand gehouden wordt.
Een middel om de bestaande situatie te handhaven en waar mogelijk te verbeteren is het kwaliteitssysteem, dat door Huisartsenpraktijk Spaarndam is opgezet. De praktijkhouder
streeft er naar om alle protocollen en documenten die ten behoeve van het kwaliteitssysteem
zijn opgesteld, na te leven en te beheren. De gedachte hierachter is dat dit een goede basis
vormt tot verbetering. Als iedereen volgens procedure en functieomschrijving werkt, wordt het sneller duidelijk dat zaken voor verbetering vatbaar zijn en kan er zodoende sneller actie
worden ondernomen om gezamenlijk een verbeterde werkwijze in te voeren.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 4 -
Praktijkmodel
In het onderstaande model staat duidelijk aangegeven wat de essentie is van een
samenhangend kwaliteitsmanagementsysteem.
Primair proces
Plan: Management verantwoordelijkheid
Do: Zorgrealisatie
Check: Meten en analyseren
Act: Verbeteren
Ondersteunend proces
Management
van middelen
Management
van mensen
Kwaliteit
management
Financieel
management
Facilitair
management
Check Meten,
analyseren
Plan Management
verantwoordelijkheid
Do
Zorgrealisatie
Act
Verbeteren
Continu verbeteren van het
kwaliteitsmanagementsysteem
Consult /
behandeling
Patë
nte
ise
n
Pati
ën
ttevre
den
heid
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 5 -
Hoofdstuk 2 Profiel van de praktijk
Huisartsenpraktijk Spaarndam is een plattelandspraktijk gelegen tussen Haarlem-Noord,
Velserbroek, Spaarnwoude en Halfweg. Het is een niet-apotheekhoudende praktijk zonder
verloskundige hulpverlening. In het gebouw is wel een apotheek uitdeelpost. De praktijkpopulatie is opgebouwd volgens tabel 1 ‘Bevolking praktijkgebied’. De praktijk is een
“solo-plus” praktijk. Er werken 1 hidha en 1 vaste waarnemer naast de
huisartspraktijkhouder, drie praktijkassistentes, een praktijkverpleegkundige voor de
somatiek (POH-S), een praktijkverpleegkundige voor de GGZ (POH-GGZ) en 3 receptionistes die tevens de apotheek uitdeelpost bemensen.
Bevolking
Tabel 1 Bevolking praktijkgebied (gegevens 2013)
Totaal Spaarndam en Haarlemmerliede
Leeftijdscluster Man Vrouw Subtotaal
Percentage
(man + vrouw)
0-4 65 64 129 4,1%
5-14 197 206 403 12,8%
15-24 204 213 417 13,3%
25-44 348 386 734 23,5%
45-64 520 495 1015 32,4%
65-74 130 140 270 8,6%
75+ 69 91 160 5,1%
Totaal 1533 1595 3128 100%
Percentage 50% 51%
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 6 -
0
500
1000
1500
2000
2500
Aan
talle
n
Geografische spreiding patiënten
2011
2012
2013
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 7 -
Team
In tabel 2 ‘BIG-geregistreerde medewerkers’ staan alle medewerkers van de praktijk die in het BIG-register staan ingeschreven. Tevens is, indien bekend, de geldigheidsduur van de
inschrijving vermeld. Pascale Hendriks (naam in de tabel met een * gemarkeerd) is
verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Daartoe wordt ook het houden van beoordelings-
en functioneringsgesprekken gerekend. Mutatiedata in de samenstelling van het personeel
zijn in tabel 3 aangegeven. In tabel 3 worden ook de werkdagen, de parttime percentages en de (relevante) nevenfuncties/beroepen van de medewerkers vermeld.
Tabel 2 BIG-geregistreerde medewerkers
Functie Medewerker BIG-registratienummer Geldig tot
Huisarts
Pascale Hendriks 29045620801 14-2-2017
Mildred Beeldman 19049008501 1-9-2017
Rick Pronk 39067048601 1-9-2016
POH-S Cockie van Rooijen 19008803030 n.v.t.
POH-GGZ Anna Bongers 79911297530 n.v.t.
Assistente Willeke van der Lee 19038025330 n.v.t.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 8 -
Tabel 3 Personeelsoverzicht
Functie Werkdagen
Datum
laatste
beoordelings In dienst sinds Nevenfunctie
Naam m d w d v FTE
gesprek Bijz.heden
ochtend/middag/dag
Datum
Praktijkarts
Pascale Hendriks d o d d
0,83 n.v.t. 1-10-2002 Beleid & Beheer
Huisarts in dienst
Mildred Beeldman
d
0,23 November '14 1-10-2002 Waarnemer
Waarnemer
Rick Pronk d d
d 0,68 November '14 1-3-2014 Waarnemer
Totaal FTE artsen 1,73
POH
Cockie van Rooijen
o
d d 0,50 November '14 1-10-2002 POH-S
Anna Bongers
m d m
0,42 November '14 1-1-2014 POH-GGZ
Totaal FTE POH 0,92
Praktijkassistente
Willeke van der Lee
o d 0,45 November '14 1-10-2003
Willy van Dijk
o d
0,45 November '14 31-1-2005
Madeleine Graaman d d d o 0,80 November '14 1-8-2008
Totaal FTE praktijkassistentes 1,70
Receptioniste
Nurgül Catak o
m
m 0,58 November '14 10-2-2014
Sati Kat m m o o
0,43 November '14 10-2-2014
Hanneke v.d. Schaaf
o m o 0,43 November '14 10-2-2014
Totaal FTE receptionistes 1,45
Totaal FTE personeelsbestand 5,79
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 9 -
Organogram
Rick Pronk Pascale Hendriks Mildred Beeldman
Cockie van Rooijen Anna Bongers
Willeke vd Lee Madeleine Graaman Willy van Dijk
Hanneke vd Schaaf Sati Kat Nurgül Catak
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 10 -
Locatie van de praktijk
De praktijk bevindt zich in Spaarndam-Oost. Spaarndam-West hoort bij de gemeente
Haarlem. Spaarndam-Oost behoort tot de gemeente ‘Haarlemmerliede en Spaarnwoude’,
samen met de dorpskernen Haarlemmerliede en Penningsveer (en Halfweg). Ook het
nabijgelegen recreatiegebied Spaarnwoude hoort bij deze gemeente. In totaal wonen in dit
gebied ruim 4000 mensen (zie ook tabel 1). De huisartsenpraktijk heeft vnl. patiënten uit Spaarndam-Oost en -West, Haarlemmerliede, Penningsveer en Spaarnwoude.
Gebouw
Het gebouw “Medisch Centrum de Sluis” is eigendom van Pascale Hendriks. De aankoop vond
plaats op 24 april 2013, de verbouwing van het voormalige bank gebouw begon in september
2013 en werd afgerond in februari 2014. Op 12 februari 2014 is het gebouw in gebruik
genomen. De oppervlakte van het hele gebouw is 435 m2, waarvan 275 m2 in gebruik is door de huisartsenpraktijk (incluis apothekersruimte) op de begane grond. Ruimtes op de begane
grond worden deels verhuurd aan het laboratorium, een diëtist en verloskundigen. Op de
eerste verdieping wordt 67 m2 verhuurd aan een tandartspraktijk en 47 m2 aan fysiotherapie
praktijken. De overige 38 m2 is gemeenschappelijke verkeersruimte en 8 m2 is een technische ruimte. De kelder en voormalige kluis worden gebruikt als opslag- en
voorraadruimte.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 11 -
Begane grond
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 12 -
Eerste verdieping
Kelder en kluis
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 13 -
Hoofdstuk 3 Missie en visie
Missie Huisartsenpraktijk Spaarndam
*Patiënt staat centraal
Wij vinden het essentieel dat u als patiënt door ons gehoord wordt op het moment dat u een
beroep op ons doet. Daarbij kijken we naar de mens als geheel en de interactie tussen
psyche en lichaam. Wij hechten aan een persoonlijke en kleinschalige benadering en gaan uit
van uw eigen kracht en mogelijkheden. In overleg met u verwijzen we u door, waarbij we de
zorg zoveel als mogelijk binnen Spaarndam proberen te realiseren.
*Sterk, innovatief en hoge kwaliteit
We werken met betrokken personeel in goed uitgeruste werkruimtes in een prettige sfeer.
Door goed onderling overleg, inzicht in elkaars taken en respect voor elkaar vormen we een
dynamisch team. Samen werken we professioneel, zijn we vooruitstrevend en innovatief,
waardoor we telkens de kwaliteit van de zorg verbeteren.
*Effectief samenwerken
We werken samen met andere eerstelijns hulpverleners. Door de aanwezigheid van de
apotheek, fysiotherapeuten, diëtist, laboratorium en verloskundigen in ons pand zijn de lijnen
kort en is er snel contact. Wij streven naar een open, eerlijke en toegankelijke communicatie
die ook ruimte laat voor feedback. Dat vormt in combinatie met onderling vertrouwen de
basis voor het leveren van zorg op maat voor de patiënt.
*Opleiding en deskundigheidsbevordering
Wij streven ernaar het aanbod van medische voorzieningen en deskundigheid in Spaarndam
uit te breiden en het kwaliteitsniveau te waarborgen. De kennis binnen het team wordt door
middel van cursussen en trainingen continu op peil gehouden. Daarnaast wordt er structureel
een huisarts en een doktersassistente in opleiding ingezet. Op deze manier wordt er een
natuurlijke koppeling gelegd tussen de dagelijkse praktijk en de laatste stand van de
medische kennis.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 14 -
Visie Huisartsenpraktijk Spaarndam
Naar verwachting zal het aantal inwoners van Spaarndam in de komende jaren groeien door
uitbreiding van de nieuwbouwwijk “Spaarne Buiten” en zal de gemiddelde leeftijd van de
inwoners en hiermee ook de zorgvraag toenemen. De ontwikkeling van de zorgbehoefte in
Spaarndam heeft onze constante aandacht.
Samenwerking en participatie van de patiënt zijn sleutelbegrippen voor de toekomst. De
huisartsenvoorziening zal steeds meer de spil worden van het lokale zorgaanbod, waarbij de
chronisch zieke patiënten en de kwetsbare ouderen zoveel mogelijk zelfstandig thuis blijven functioneren. Extra aandacht zal nodig zijn voor de ondersteuning van mantelzorgers.
Door taakverschuiving in de zorg ontstaat een intensievere samenwerking met gemeente, WMO en Jeugdzorg.
E-health en zorginnovatie zijn manieren om op regionaal en wijk niveau de kwaliteit te
bevorderen en de zorgkosten in toom te houden. Huisartsenpraktijk Spaarndam zal hier in de
komende jaren actief aan deelnemen.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 15 -
Hoofdstuk 4 Beleidsplan 2015-2018
In de komende 3 jaar richten we ons op de volgende speerpunten;
EXTERN
1. Inspelen op behoeftes in de wijk in samenwerking met professionals uit de eerste lijn
(huisartsen, apotheek, diëtist, thuiszorg, fysiotherapie) via het opstellen van een wijkscan en het daarop richten van onze zorgplannen.
2. Samenwerken met huisartsen uit de regio om grote innovatieve projecten uit te voeren
met behulp van E-health ter verbetering van de kwaliteitsuitkomsten en het individualiseren van zorgplannen.
3. Contacten met de gemeente intensiveren en afspraken maken met de CJG (Centrum voor
Jeugd en Gezin)-coach in het kader van de Jeugdzorg en ons verwijsbeleid.
INTERN
4. Uitvoeren van interne audits en het opstellen van een jaarplanner om beter zicht te
krijgen op de onderlinge taakverdeling en werkzaamheden.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 16 -
Hoofdstuk 5 Zorgaanbod
Inhoud van het zorgaanbod
Zorggebied van Huisartsenpraktijk Spaarndam
Het zorggebied van Huisartsenpraktijk Spaarndam is zeer divers: In de gemeente
Spaarndam-West wonen m.n. ouderen, in Spaarndam-Oost m.n. gezinnen. Momenteel is
daar bijgekomen de nieuwbouwwijk Spaarne Buiten. Deze nieuwbouwwijk zal zich nog uitbreiden met een paar honderd huizen. In Haarlemmerliede en Spaarnwoude betreft het
een van oorsprong boerenbevolking. In de woonboten aan het Zijkanaal B en C betreft het
veel kunstenaars en eigenzinnige mensen. De doelgroep van de praktijk zijn alle bewoners
van de dorpskernen, passanten vanuit de camping in Spaarnwoude en schippers die aanmeren in de haven. In het zorggebied bevindt zich geen verzorgingshuis voor ouderen,
ouderen wonen allen thuis zo nodig met hulp van mantelzorgers. Er is een tweetal lagere
scholen.
De jongere leeftijdscategorie is in het dorp relatief ondervertegenwoordigd, in vergelijking tot
de landelijke leeftijdsopbouw. Er heerst een dorpse cultuur met grote sociale controle en samenhang. Er is een slechte openbaar vervoer verbinding met Haarlem. Er is een grote
behoefte aan een zo groot mogelijk zorgaanbod in het dorp zelf.
De inhoud van het zorgaanbod bestaat naast het basisaanbod uit aanvullend zorgaanbod,
bijzonder zorgaanbod en transmuraal zorgaanbod.
Basisaanbod Huisartsenpraktijk Spaarndam
Het basisaanbod van onze praktijk bestaat uit de eerste opvang van alle gezondheidsklachten. Voor veelvoorkomende klachten bestaat het aanbod uit diagnose en
behandeling; bij minder voorkomende klachten waarvoor onvoldoende kennis in huis is en die
ernstig lijken te zijn, verwijst onze praktijk door. Het aanbod bestaat uit de zorg zoals
beschreven in de NHG standaarden en de eindtermen van de huisartsopleiding waarvoor geen richtlijnen bestaan. Tijdens de avond-, nacht- en weekenddiensten kunnen onze
patiënten terecht bij de huisartsenpost (Spoedpost Zuid-Kennemerland); de zorg door de
huisartsenpost beperkt zich tot spoedeisende hulp.
Het basisaanbod van onze praktijk sluit volledig aan bij “Aanbod huisartsgeneeskundige zorg (LHV, 2009)”
Aanvullend zorgaanbod van Huisartsenpraktijk Spaarndam
- POH-GGZ
- HVZ screening alle 50-plussers
- Extra Ouderenzorg 75-plussers
- Chirurgie, eerste hulp
- Avondspreekuur
- Reizigersgeneeskunde
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 17 -
Bijzonder en transmuraal zorgaanbod Huisartsenpraktijk Spaarndam - Deelname huisarts aan Sociaal Team
- DBC Diabetes Mellitus
- DBC COPD/ astma
- DBC CVRM
- Hartfalen zorg
Het zorgproces in Huisartsenpraktijk Spaarndam bestaat uit de volgende fasen: - Inventarisatie van klachten, problemen en hulpvragen
- Vraagverheldering
- Diagnostiek, werkhypothese en behandelplan
- Eventuele verwijzing / terugverwijzing
- Advies
- Behandeling
- Begeleiding
- Preventie
De vorm van het zorgaanbod
Huisartsenpraktijk Spaarndam biedt haar zorg in volgende vormen aan: - Consult tijdens een bezoek van de patiënt aan de praktijk
- Per telefoon
- Consult tijdens visite bij de patiënt
- E-mail consult
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 18 -
Hoofdstuk 6 Professioneel handelen
Huisartsenpraktijk Spaarndam, alle huisartsen en overige medewerkers voeren hun
werkzaamheden uit in overeenstemming met de vastgestelde NHG-standaarden en
richtlijnen, en binnen de kaders van de geldende wettelijke regelgeving. Van de aldus gedefinieerde werkwijzen zal alleen kunnen worden afgeweken indien daarvoor gegronde
redenen bestaan. Alle eventuele afwijkingen zullen onder vermelding van redenen worden
geregistreerd in het dossier van de betreffende patiënt.
Bij de realisatie van haar missie en visie hanteert Huisartsenpraktijk Spaarndam de volgende
aanvullende beleidsuitgangspunten:
- Patiënten worden altijd bij de besluitvorming rond behandelingen betrokken;
- Onze zorg is gericht is op patiëntveilig handelen, doeltreffendheid, doelmatigheid en het
voorkomen van medicalisering;
- Huisartsenpraktijk Spaarndam en al haar medewerkers onderschrijven de noodzaak om
de afspraken, zoals deze in het kwaliteitssysteem van de praktijk zijn vastgelegd, na te
leven en te verbeteren.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 19 -
Hoofdstuk 7 Kwaliteitsbeleid
In de onderstaande illustratie staat duidelijk aangegeven hoe de samenhang en interactie
tussen de verschillende processen is georganiseerd. Aan de hand van dit model zal per punt
aangegeven worden wat het beleid is van Huisartsenpraktijk Spaarndam.
Primair proces
Plan: Management verantwoordelijkheid
Do: Zorgrealisatie
Check: Meten en analyseren
Act: Verbeteren
Ondersteunend proces
Management
van middelen
Management
van mensen
Kwaliteit
management
Financieel
management
Facilitair
management
Check Meten,
analyseren
Plan Management
verantwoordelijkheid
Do
Zorgrealisatie
Act
Verbeteren
Continu verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem
Consult /
behandeling
Patë
nte
ise
n
Pati
ën
ttevre
den
heid
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 20 -
Primair proces
Plan: Management verantwoordelijkheid Op basis van resultaten uit het verleden zoals:
- Jaarverslagen
- Patiënt tevredenheidonderzoek
- Praktijk accreditatie-audits
- RI&E
- Klachtenregistratie en VIM
- Andere praktijkregistraties (bv telefonische bereikbaarheid)
- SFK cijfers/ spiegelinformatie Achmea en Nivel
zal de praktijkhouder in samenwerking met de medewerkers beslissingen nemen en zo nodig
nieuwe doelstellingen opstellen, dan wel bestaande aanpassen. Hiertoe wordt regelmatig
overleg met de medewerkers gevoerd.
De praktijkhouder ziet het als haar taak om duidelijke lijnen voor de organisatie van de
praktijk uit te zetten en ervoor te zorgen dat die door een ieder die binnen Huisartsenpraktijk
Spaarndam werkzaam is begrepen worden.
Alle doelstellingen die voor Huisartsenpraktijk Spaarndam opgesteld worden dienen aan het
SMART-principe te voldoen:
Specifiek Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden
Do: Zorgrealisatie “Patiënt staat centraal”
Wij vinden het essentieel dat u als patiënt door ons gehoord wordt op het moment dat u een
beroep op ons doet. Daarbij kijken we naar de mens als geheel en de interactie tussen
psyche en lichaam. Wij hechten aan een persoonlijke en kleinschalige benadering en gaan uit
van uw eigen kracht en mogelijkheden. In overleg met u verwijzen we u door, waarbij we de
zorg zoveel als mogelijk binnen Spaarndam proberen te realiseren.
Check: Meten en analyseren Behalve aan het meten van patiënttevredenheid, zal er ook aandacht geschonken worden aan
andere kwaliteitsmeetpunten. Onder andere aan de resultaten van in- en externe audits
(jaarverslag, SFK cijfers, cijfers Achmea), de aantallen en soorten klachten, de gerapporteerde incidenten (VIM), de informatie vanuit de maatschappij, de
personeelstevredenheid en de prestatie-indicatoren van werkzaamheden. Voor wat betreft de
prestatie-indicatoren valt te denken aan de wachttijd van patiënten aan de telefoon, de tijd
totdat patiënten teruggebeld worden, Plusmodule, indicatoren uit ketenzorg etc.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 21 -
Act: Verbeteren De gemeten waarden worden vergeleken met de oorspronkelijk geplande activiteit. Indien
afwijkingen worden geconstateerd, wordt een corrigerende maatregel genomen. Indien het proces stabiel is en plannen worden verwezenlijkt, wordt bekeken of er een verbetercyclus
moet worden ingezet.
Ondersteunend proces
Middelen en personeel Om het beleid en de doelstellingen werkelijk uitgevoerd te krijgen, moeten daarvoor de middelen ter beschikking worden gesteld. Hierbij moet men denken aan werkruimte,
communicatie middelen, computer hard- en software, instrumenten, enz.
Dit geldt echter ook voor de opleiding van het personeel en voor de tijd die zij beschikbaar krijgen om de benodigde taken uit te voeren. Periodiek worden daartoe
functioneringsgesprekken gehouden waarin niet alleen de doelstellingen van
Huisartsenpraktijk Spaarndam, maar ook de doelstellingen van de medewerker besproken
worden. Er wordt altijd terugverwezen naar eerder gestelde doelen om te kijken of deze zijn bereikt.
Ook aan de medewerkers, die ervoor zorg dragen dat het kwaliteitsbeleid wordt
geïmplementeerd en verbeterd, worden de benodigde middelen toegekend. Deze
medewerkers hebben allen een verantwoordelijkheid voor een deel hiervan en zij:
- hebben de bevoegdheid de uitvoering van het primaire proces naar eigen inzicht zo nodig
tijdelijk te onderbreken
- hebben de bevoegdheid processen te auditen op een naar haar idee geschikt moment - dienen tijd te krijgen en te benutten ten behoeve van het borgen en verbeteren van het
kwaliteitssysteem
- dienen de praktijkhouder te ondersteunen in het overzichtelijk krijgen van de effectiviteit
en efficiëntie van de praktijkvoering
Het doel van het kwaliteitssysteem van Huisartsenpraktijk Spaarndam in het algemeen is dus
om samen met alle medewerkers ervoor te zorgen dat de organisatie van de praktijk steeds beter wordt.
De praktijkhouder verwacht van haarzelf en van iedere medewerker dat men een goede
werksfeer handhaaft en dat volgens het hier bovengenoemde beleid wordt gewerkt. Mogen er
ideeën zijn ter verbetering van de organisatie of de werksfeer, dan staat de deur altijd open!
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 22 -
Het Kwaliteitssysteem
Binnen Huisartsenpraktijk Spaarndam wordt gewerkt met een Kwaliteitssysteem waarbij een
viertal kwaliteitsdocumenten worden gebruikt, te weten: het kwaliteitshandboek (KHB),
protocollen en werkafspraken, documenten en formulieren en als laatste
kwaliteitsregistraties.
Voor elk document staat hieronder beschreven wat voor functie het heeft:
Kwaliteitshandboek KHB Een algemene beschrijving van de organisatie, het
kwaliteitsbeleid en de deelprocessen binnen Huisartsenpraktijk
Spaarndam. Ook de eisen waaraan moet worden voldaan vanuit
het NHG staan hierin opgenomen.
KHB
Protocollen
Werkafspraken
Documenten
Formulieren
Kwaliteitsregistraties:
Jaarverslag
RI&E
Etc.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 23 -
Protocol Een gespecificeerde wijze van het uitvoeren van een medische
activiteit of een medisch proces.
Werkafspraak Een gedetailleerde beschrijving van een activiteit, waarin staat wat de werkzaamheden inhouden, wie het uitvoert, wanneer en
waarmee.
Document Informatie en haar gegevensdrager.
Formulier Voorgedrukt document dat gebruikt wordt om informatie te
vergaren.
Kwaliteitsregistratie Document waarin bereikte resultaten kenbaar gemaakt zijn of
waarin het bewijs wordt geleverd van uitgevoerde activiteiten.
Alle documenten die in Huisartsenpraktijk Spaarndam gebruikt worden staan bij elkaar in de
“distributiematrix Huisartsenpraktijk Spaarndam”. Elk document heeft een uniek nummer en
kent een verantwoordelijk medewerker. Via de zgn. “Nas server” zijn de distributiematrix en
alle documenten opgeslagen. Op elke PC is een snelkoppeling gemaakt met de Nas server zodat iedere medewerker met de laatste versie werkt.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 24 -
Hoofdstuk 8 Communicatie
Interne overlegstructuur
Werknemers komen 10x/ jaar bij elkaar tijdens werkoverleg.
De werkoverleggen kennen de volgende serie van terugkerende onderwerpen:
Kwaliteitsplanning
1. Vaststellen Jaarplan
2. VIM 1e keer 3. Klachtenregistraties en arbo-zaken
4. Praktijkorganisatorische onderwerpen
5. Tussenevaluatie verbeterplannen
6. Bespreking actualisatie Werkafspraken 7. Bespreking actualisatie Protocollen
8. Klinische les
9. VIM 2e keer
10. Eindevaluatie verbeterplannen
Daarnaast is er 1x per jaar een langer overleg met elkaar (teamdag) waarbij grotere
onderwerpen zoals het Kwaliteitshandboek, Missie en Visie, Beleidsplan, jaarverslag, jaarplan
etc. worden besproken met een extern begeleider.
De huisartsen hebben 3x/ jaar een overleg met elkaar om medische inhoudelijke zaken met
elkaar te overleggen.
Als werkafspraken of protocollen door een medewerker gewijzigd zijn, dan wordt dit kenbaar gemaakt aan de andere medewerkers door een memo in de verschillende agenda’s.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 25 -
Externe overlegstructuur
Tabel 4 Externe overleg structuur
Overleg
van Met Onderwerp
frequentie
/ jaar Doel/ Resultaat
POH en
huisarts
Kcoetz DBC’s Medisch inhoudelijk,
afspraken rond DBC
samenwerking
2x Gezamenlijke protocollen,
notulen
Huisarts HCZK Organisatie,
ondersteuning van regionale zorg
4x Notulen en actie lijst
Huisarts Hagro,apotheker Organisatorisch en farmacotherapie
8x Notulen en afspraken voorschrijfbeleid
Huisarts WMO Afstemming zorg 3x Korte lijnen voor overleg
Huisarts Fysiotherapie Patiënten
besprekingen,
afstemming verwijzing en terugverwijzing
2x Korte overleglijnen
Huisarts en
assistentes
Thuiszorg Patiënten besprekingen,
afstemming verwijzing
en communicatie
2x Korte overleglijnen
Assistente Medial artsenlab Praktische zaken 1x Korte lijnen voor overleg
Huisarts CJG Afstemming van
jeugdzorg
1x Zorg voor de patiënt
POH Ouderen Adviseur WMO
Afstemming van zorg 2x Afspraken rond verwijzing
POH Pedicure in
Spaarndam
Afstemming van zorg 1x Afspraken rond verwijzing
Huisarts SW verband
huisartsen
Afstemming projecten
segment 3
10x Uitvoering projecten,
kwaliteit
Kcoetz
Coöperatie van huisartsen en andere 1e lijns zorgverleners rondom DM en COPD/ astma
en CVRM. Tevens samenwerking op gebied van POH-GGZ.
Functie en doel: verbeteren van de zorg van chronisch zieken d.m.v. betere
samenwerking en geprotocolleerde zorg.
Deelnemers: Huisartsen, fysiotherapeuten, diëtisten, laboratorium, internisten,
longartsen, cardiologen, POH-GGZ
Structureel overleg 1x/ jaar symposium, daarnaast startbijeenkomsten bij de start van
nieuwe DBC en bijeenkomsten om organisatie en voortgang te bespreken.
Taakverdeling: Kcoetz heeft eigen administratieve medewerkster voor notulen, eigen
directeur en penningmeester
Notulen en werkwijze: Ruim van tevoren zijn uitnodiging en agenda bekend. Plaats van
bijeenkomst wisselt, afhankelijk van aantal deelnemers. Notulen door secr.
Ondersteuning.
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 26 -
HCZK
huisartsencoöperatie Zuid-Kennemerland is een overkoepelende organisatie van alle
huisartsen uit Haarlem en omgeving. De Coöperatie behartigt de collectieve huisartsen
belangen en ontwikkelt huisartsgerelateerde activiteiten. De uitvoerende organisaties
voor huisartsenzorg in de avond-nacht en weekenduren en die voor de ketenzorg voor
chronische aandoeningen vormen een onderdeel van de HCZK.
Deelnemers: ongeveer 120 huisartsen uit de regio
Locatie: meestal Kennemer Gasthuis Noord of Zuid, soms op kantoor van HCZK voor
kleinere bijeenkomsten
Taakverdeling; een afgevaardigde van elke hagro is afgevaardigde voor de
ledenvergadering, die verder openbaar is.
Er worden notulen gemaakt door de secretariële ondersteuning.
Hagro en FTO Huisartsen uit Haarlem-Noord komen 8x per jaar bij elkaar
Functie en doel: hagro houdt elkaar op de hoogte van ontwikkelingen op huisartsen
gebied, regionaal mbt spoedpost, Medicom, HCZK, afgevaardigde wisselt per jaar. FTO:
verbeteren van voorschrijfgedrag door onderbouwing en afspraken met elkaar.
Deelnemers: 7 huisartsen alleen voor hagro, tijdens FTO ook apotheker Catharinahuis,
evt. hidha’s huisartsen in opleiding, vaste waarnemers. Soms op uitnodiging een externe
bv specialist.
Lokatie: Bijeenkomsten zijn altijd in het Catharinahuis meestal op maandag van 19.30-22
uur
Taakverdeling: Per jaar worden de taken verdeeld, voorzitter en notulist
Notulen en werkwijze: Min. 1 week van tevoren bekendmaking van agenda. Voor FTO
soms huiswerkopdrachten. Notulen worden per e-mail verstuurd. Van FTO bijeenkomsten
worden verslagen gemaakt door degene die heeft voorbereid en gepresenteerd.
WMO
WMO spreekuur door welzijnscoach elke vrijdag in het Dorpshuis.
Functie en doel van overleg; elkaar (huisarts en MW-er) op de hoogte houden van
ingewikkelde casuïstiek
Deelnemers: Huisarts en welzijnscoach
Locatie: Dorpshuis of HA praktijk
Nu alleen incidenteel overleg, nog wel contact via de mail, lijnen zijn kort
Geen notulen
Fysiotherapie
Er zijn 2 praktijken in Spaarndam. “Stecare” en “FT praktijk Spaarndam”. Daarnaast zijn
er goede contacten met “FT praktijk Haarlem-Noord”. Alle 3 de praktijken huren ruimte
op de 1e verdieping in Spaarndam.
Functie en doel: verbetering van de samenwerking, afspraken maken onderling
Deelnemers: apart overleg HA-en met ene of andere praktijk
Frequentie: 2x/ jaar
Lokatie: wisselend op HA- of FT praktijk
Geen notulen
Thuiszorg Het grootste deel van het dorp krijgt thuiszorg van Amstelring, maar er zijn wel 8
thuiszorg organisaties werkzaam in het dorp.
Doel en functie is samenwerking en goede communicatie m.b.t. verwijzing, behandeling
en afstemming van zorg
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 27 -
Deelnemers; huisarts en case manager dementie, soms incidenteel overleg algemeen in
het kader van de Dagopvang voor ouderen in het dorp
Locatie is huisartsenpraktijk of Dorpshuis
Frequentie: geen structureel overleg op dit moment
Geen notulen
Medial, artsenlaboratorium
Medial is een grote organisatie en heeft een prikpost op de huisartsenpraktijk 2x/ week op
dinsdag van 9-10 uur en vrijdag van 8-9 uur
Overleg 1x/ jaar op de HA praktijk met manager van de buiten-prikposten
Doel en functie van het overleg is praktisch, is de tijd en de ruimte nog voldoende voor
het aanbod
Er is geen agenda en geen notulist
CJG
CJG coaches en huisarts samen gaan beleid uitvoeren van de Jeugdwet. De gemeente
Haarlemmerliede werkt samen met Heemstede en Bloemendaal
Op dit moment is er nog geen overleg structuur, er zijn wel contacten gelegd.
Deelnemers; POH-GGZ, huisartsen
Taakverdeling; nog in overleg
Notulen: nog in overleg
WMO Het WMO loket is open op vrijdag in het naastgelegen Dorpshuis
De medewerkster en de huisarts hebben incidenteel overleg over de organisatie,
verwijzing, soms over specifieke patiënt
Er is geen agenda, geen vaste frequentie en er zijn geen notulen
Pedicure
De pedicure waar voorheen een goede relatie mee was opgebouwd heeft helaas geen DM
aantekening meer. In het dorp is er nu nog 1 pedicure over met DM aantekening.
Het overleg van POH en pedicure was structureel 2x/ jaar en betrof m.n. casuïstiek
Functie en doel: samenwerking en terugverwijzing m.b.t. goede DM zorg
Geen notulen
Samenwerkingsverband huisartsen
Eind 2014 is met 6 huisartspraktijken (11 huisartsen) een Stichting in oprichting gevormd
om samen projecten te gaan uitvoeren in het kader van Zorgvernieuwing, Innovatie en
Substitutie en Samenwerking in de Wijk.
Het overleg is voorlopig zo vaak als nodig is.
Functie en doel; samen projecten uitvoeren die de uitkomsten van de zorg verbeteren, de
kosten drukken en de multidisciplinaire samenwerking verbeteren.
Er worden notulen gemaakt bij toerbeurt
Locatie wisselend, huisartsenpraktijk
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 28 -
Schematische weergave Primair proces
Check planning en volledigheid
Voorlichting praktijk+ziektes
Inschrijven / uitschrijven
Nazorg
Behandeling zelf
Verwijzing
Preventie
Hulpvraag
Check planning en volledigheid
Check actualiteit en volledigheid
Check werkplanning en dienstrooster
Check volledigheid verwijzing
Check voortgang
Consult en behandeling Check voortgangsbewaking
Check bijwerken en archivering patiëntdossier
Check voortgangsbewaking Check bijwerken Patiëntdossier
Archiveren Patiëntdossier
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 29 -
Bijlage 1 Verwijzingstabel
Verwijzingstabel
Nr. & Omschrijving Documenten
1. Kwaliteitsmanagementsysteem
1.1 Algemene eisen Kwaliteitshandboek (KHB)
1.2 Documentatie-eisen Werkafspraak documentenbeheer
2. Praktijkhouder verantwoordelijkheid
2.1 Betrokkenheid van de praktijkhouder Missie en visie, zie KHB
2.2 Patiëntgerichtheid KHB
2.3 Kwaliteitsbeleid KHB
2.4 Planning
2.4.1 Kwaliteitsdoelstellingen Jaarplan
2.4.2 Planning van het
kwaliteitsmanagementsysteem
KHB Interne overlegstructuur/
kwaliteitsplanning
2.5 Taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheid
Functiebeschrijvingen
2.6 Communicatie KHB interne en externe overlegstructuur
2.7 Beoordeling door het management KHB Managementreview
3. Management van middelen
3.1 Beschikbaar stellen van middelen Distributiematrix documenten, management van middelen
3.2 Personeelsmanagement Distributiematrix documenten, management van mensen
3.2.1 Bekwaamheid, bewustzijn en training
Opleidingsplan
3.3 Infrastructuur Distributiematrix documenten, facilitair management
3.4 Werkomgeving Distributiematrix documenten, facilitair management
4. Realisatie van product en dienst
4.1 Planning realisering dienst Jaarplan+ Distributiematrix documenten,
primair proces
4.2 Beheersing van bewaking- en
meetapparatuur
Distributiematrix documenten, management
van middelen
5. Meting, analyse en verbetering
5.1 Algemeen Distributiematrix documenten, kwaliteit
management
5.2 Bewaking en meting
5.2.1 Patiënttevredenheid Patiënt tevredenheid onderzoek
5.2.2 Interne audit Werkafspraak interne audit
5.2.3 Bewaking en meting van processen
Distributiematrix documenten, kwaliteit management
5.2.4 Bewaking en meting van zorgverlening
Distributiematrix documenten, kwaliteit management
5.3 Beheersen van afwijkingen Werkafspraak VIM
Werkafspraak klachtenbehandeling
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 30 -
5.4 Analyse van gegevens Jaarplan, managementreview, interne
overleggen
5.5 Verbetering
5.5.1 Continue verbetering KHB
5.5.2 Corrigerende maatregelen Werkafspraak corrigerende maatregelen
5.5.3 Preventieve maatregelen Werkafspraak preventieve maatregelen
N.B. de cursief gedrukte documenten worden t.z.t. opgesteld
Kwaliteitshandboek Huisartsenpraktijk Spaarndam 2014 Pagina - 31 -
Bijlage 2 Afkortingen
NHG Nederlands Huisartsen Genootschap
Hidha Huisarts in dienst van een huisarts
BIG Beroepen in de individuele gezondheidszorg
POH Praktijk ondersteuner huisarts CJG Centrum voor Jeugd en Gezin
POH Praktijkondersteuner Huisarts
FTE Fulltime equivalent
LHV Landelijke huisartsen vereniging HVZ Hart- en vaatziekten
DBC Diagnose behandel combinatie
COPD Chronic obstructive pulmonary disease
RI&E Risico inventarisatie en evaluatie VIM Veilig incidenten melden
SFK Stichting farmaceutische kengetallen
KHB Kwaliteitshandboek
PC Personal computer
NAS Network attached storage Arbo arbeidsomstandigheden
Kcoetz Kennemer coöperatief voor 1e lijn transmurale zorg
DM Diabetes mellitus
FTO Farmacotherapeutisch overleg WMO Wet maatschappelijke ondersteuning
GGD Gemeentelijke gezondheidsdienst
GGZ Geestelijke gezondheidszorg
HCZK Huisartsen coöperatie Zuid-Kennemerland MW Maatschappelijk werk
VCRM Cardiovasculair risico management
top related