la démarche dintervention État civil programme dappui aux collectivités territoriales
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La démarche d’interventionÉtat Civil
Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales
Présentation du PACTDomaines d’intervention :
• Administration et gestion communale• Gestion des ressources naturelles• Gouvernance de l’économique locale• Développement social
La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation
Présentation de la démarche État Civil
Objectifs :• Assurer la mise en place, l'appropriation et la gestion
durable par les CT et la Tutelle d'un système d'état civil fonctionnel.
• Renforcer les capacités des élus et agents communaux chargés de l’état civil et créer une stratégie de mobilisation des populations en vue de susciter leur intérêt pour l’état civil
• Permettre aux collectivités de maîtriser les données relatives à la population en vue d’une orientation de la planification en matières d’éducation, de santé, d’hydraulique…
• Contrôler les flux budgétaires liés aux actes de déclaration.
Les étapes de la démarche dans la collectivité
DÉMARRAGE PRÉPARATION
> Identification des besoins
> Demande d’appui
> Formalisation du partenariat
> État des lieux
> Rencontre des PTF
> Planification
OPÉRATIONS
> Formation
> Mise en œuvre du plan
> Suivi
> Bilan / restitution
AUTONOMISATION
> Suivi dégressif
> Recyclage
> Mission de clôture
Identification d’un besoin
Demande d’appui
Démarrage
Mise en place d’un partenariat
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Prise de contact
Élus / agents communauxStructure d'appui
S'assurer de l'engagement de la CT
Signature d'une convention globale de partenariat avec la commune
Formaliser l’engagement des partenaires
Signature d'une convention de collaboration avec la tutelle
TutelleStructure d’appui
Assurer l’implication de la tutelle dans le processus
État des lieuxActivité principale Acteurs concernés Objectif
Étude de la documentation existante Tutelle Connaître l’évolution des faits
d’état civil dans la commune
État des recettes et dépenses liées à l’état civil Tutelle/ élus
Vérifier que les recettes et les dépenses liées à l’état civil sont comptabilisées dans le budget de la commune
Enquête sur la perception par la population
Population (chefs de village) / tutelle
Connaître les barrières ou les blocages par rapport à l'enregistrement des faits d'état civil
Calcul des taux d’enregistrement (données démographiques, infrastructures)
Estimer le niveau d'enregistrement de la commune par rapport aux autres communes de la zone
Recherche de partenariat
Elus, agents communaux, chefs de village, personnes ressources, associations de femmes et de jeunes, MACEC
Créer des synergies avec les autres PTF ou ONG intervenant dans la commune
Rencontre des PTF
Activité principale
Acteurs concernés
Objectif
Présentation des démarches des PTF et définition des axes de collaboration
Structure d'appuiTutellePTFMaire
Partager les démarches entre PTF et créer des synergies au niveau local
Projet de plan d’action/ information des acteurs
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Restitution de l’état des lieux/ information de la population
•Élus et agents communaux•ST•Tutelle•Leaders d'opinion et religieux•Chefs de village•Personnes ressources•Associations de femmes et de jeunes•PTF identifiés•MACEC
Informer les acteurs
Stratification de la commune
Rapprocher les centres d'enregistrement des populations
Élaboration du plan d’action provisoire
Dégager les grandes lignes du plan d'action
Identification des acteurs en charge de l'état civil
Identifier les personnes à former
Formation des acteursAteliers de formation des agents de déclaration, des
officiers d’état civil, des détenteurs de cahiers villageois et des élus et agents communaux
Formation des acteursActivité principale Acteurs concernés Objectif
Formation des agents de déclaration et des officiers d'état civil
ST (santé et éducation)Conseil et personnel communalTutelleSecrétaire généralForces de l’ordre (gendarmes)Structure d’appui + autres PTFMACEC
Renforcer les capacités des agents et officiers d’état civil
Formation des détenteurs de cahiers villageois
TutelleDétenteurs de cahierSecrétaire GénéralStructure d’appuiMACEC
Rapprocher les services d’état civil de la population des villages
Introduction à la gestion des ressources générées par l'état civil
MaireSGofficier état civilrégisseurs
Plus de transparence
Planification
Quoi ?> les actions que l’on va faire
Qui ?> les responsables des actions
Comment ?> la méthode et les outils
Quand ?> les dates et la durée
Planification
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Validation du plan d’action et de la stratification
•Tutelle•Conseil et personnel communal•ST (agents de déclaration)•Détenteurs de cahiers villageois•Structure d’appui + PTF identifiés•MACEC
Susciter l’adhésion des acteurs
Sensibilisation
Mise en œuvre du planActivité principale Acteurs concernés Objectif
Campagne de sensibilisation
Population, tutelle, élus, acteurs de l'état civil, radios localesMACEC, structure d'appui
Informer la population sur l'organisation et l'évolution du système d'état civil dans la communeLégitimer les détenteurs de cahiers villageois
Création officielle des centres secondaires et de déclaration (stratification) par le préfet et nomination du personnel d'état civil par le maire
Commune, tutelle Officialiser l’existence des centres de déclaration
2ème session de formation
Agents et officiers /Détenteurs des cahiers villageois
Consolider les acquis
Suivi / Recyclage
> S’assurer de la dynamique du processus
> Identifier les faiblesses pour faire des recommandations
> Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis
> Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)
Activité principale
Acteurs concernés Objectif
Suivi interne (par la commune)
Maire, secrétaire général + 1 élu (non officier), agents de déclaration, chefs de village
Veiller à la bonne fonctionnalité de l'état civil
Suivi externe (par la tutelle)
Préfet, Sous-préfets, Maire, secrétaire général,élus, agents de déclaration, chefs de village
Vérifier le respect des règles et des procédures en matière d'état civil
Suivi / Recyclage
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Visites dans les centres pour contrôle des supports
élus, agents de déclarationTutelle, Structure d'appui, chefs de village
Vérifier la bonne tenue des supports
Journées d'échanges entre partenaires (PTF,ONG)
Tutelle, Structure d'appui, PTF, Maire
Faire le point sur les activités du plan de partenariat
Recyclage à mi-parcours
agents de déclaration, officiers d'état civil, détenteurs de cahiers villageois, structure d'appui, tutelle, MACECSecrétaire Général
Consolider les capacités des agents et former les nouveaux acteurs
Suivi / Recyclage PACT
Bilan / Restitution
Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait.
Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Bilan des suivis Structure d'appui Évaluer la démarche
Restitution aux acteurs de l'état civil
• Élus et personnel communal• Acteurs de l'état civil• Structure d'appui• Tutelle• Chefs de villages• Leaders d'opinion et religieux• Associations de femmes et de jeunes• MACEC
Informer et sensibiliser l'ensemble de la population
Faire des recommandations pour la poursuite du processus
Bilan / Restitution
Autonomisation
Suivi du suivi> la structure d’appui fait un semestriel des systèmes de suivi interne (par la commune) et externe (par la tutelle)
Recyclage> en fonction des besoins (arrivée de nouveaux membres, problèmes récurrents…)
> Le système d’enregistrement des faits d’état civil est fonctionnel dans la commune
Mission de clôture
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