la digital strategy a supporto degli eventi: il caso whats next talk

Come abbiamo portato 200+ persone a Dueville (VI)per una conferenza su donne e tecnologia

Case Study: WhatsNext

Whats Next Talk: l’idea

Motore del WHATS NEXT TALK, acronimo di “Women Have A Tech Sensibility” è stato Mauro Borgo, Ing. e PhD, Fondatore del Fablab di Dueville (VI).Durante la settimana del Rosa Digitale ha promosso una conferenza aperta a tutti, per condividere le esperienze di 8 donne che hanno avviato progetti professionali nella tecnologia e incoraggiare tutte le altre a perseguire una carriera STEM.

La conferenza è stato il punto di incontro principale di una serie di eventi, gratuiti e a pagamento, per promuovere l’acquisizione di nuove competenze digitali

Organizzazione

Location

Teatro Busnelli

Un evento pensato a livello internazionale ma con logica locale, e uno spazio accogliente a sufficienza per il pubblico target

Speaker

8 Donne x 8 Visioni

Abbiamo individuato le 8 speaker con storie locali ma esperienze nel mondo STEM internazionale, che potessero rappresentare modelli di riferimento per il pubblico target.

Team

Staff remoto

In perfetta logica smart, sono stati individuati i migliori collaboratori per competenze specifiche (social network, grafica,PR, video, musica) che sapessero garantire il risultato con tempi molto stretti

Location

Dueville: Teatro Cinema Busnelli

Dal momento che il Fablab è localizzato a Dueville, un paesino in provincia di Vicenza (15,000 cittadini), è stato deciso di mantenere questa location per la conferenza, con tutti i pro e i contro di questa scelta.

Se tra i pro si inserisce una relazione avviata con le associazioni di settore e le istituzioni, tra i contro è da inserire la potenziale difficoltà di raggiungere la location da parte del pubblico. Se un evento del genere è considerato ordinario nelle grandi città e metropoli, non lo è infatti nel caso di un paesino come Dueville. Una scommessa potenzialmente azzardata.

Speaker

Appartenenza locale, professionalità globale

Più di metà delle speaker sono originarie di Vicenza e dintorni.

Questa scelta è stata fatta per creare dei role model che fossero vicini alla persone, che facilitassero l’identificazione anche dal punto di vista di esperienza locale, con l’obiettivo di rafforzare il messaggio che una carriera STEM è davvero alla portata di tutte, indipendentemente dal territorio di partenza.

Team virtuale

8 professionisti connessi in remoto

Le 8 persone del team sono state scelte per competenze, passione e specializzazione nei task a loro assegnati.La loro attività ha fatto sì che il budget pubblicitario sia stato molto contenuto e che l’approccio fosse orientato ai risultati. Il lavoro è stato fatto interamente da remoto, collaborando on line utilizzando chat online e gli strumenti di Google Drive.

Strategia

Piano strategico generale

OFFLINEObiettivo & Metriche Target Canali

● Portare +200 persone alla conferenza con ingresso gratuito in 45 giorni

● Pagina su Eventbrite per analisi KPI

● Donne e ragazze curiose verso la tecnologia

● Genitori● Docenti● Studenti/esse● Uomini

● Online (blogger, media partner, social media, campagne promo, landing page, online magazine)

● Offline (giornali, partnership, locandine, flyer)

Strategia online: canali e contenuti

Partnership con bloggers e gruppi online di tecnologia

Bloggers Social mediaMedia partner Digital PR

Partnership con informagiovani e associazioni locali online

Sono stati scelti Instagram e FB come canali principali per i target di riferimento

Diffusione su quotidiani online e stampa di settore

Paid social

Amplificazione dei contenuti organici per target specifici (2 settimane prima dell’evento)

Bloggers

Obiettivi, tattica e risultati

L’idea era quella di coinvolgere blogger che parlassero di donne e tecnologia, e di coinvolgere community e gruppi online. E’ stato condiviso l’evento nei principali gruppi FB dedicati al mondo digitale, dei blog e delle professioni digitali.

Il poco tempo a disposizione non ha permesso di instaurare relazioni con blogger e community in particolare, è stato semplicemente inviato il comunicato stampa ma non sono state ottenute segnalazioni o contenuti.

Conclusione: nella zona di riferimento sono ancora pochi i blogger che parlano di tecnologia, donne e STEM e sarà necessario pensare e sviluppare un tipo di relazione differente con i gruppi e le community di riferimento.

Media partner

Obiettivi, tattica e risultati

Cooperare con le associazioni e i gruppi del territorio locale, dedicati alla promozione di eventi ed iniziative dedicate ai giovani per diffondere il messaggio.

Grazie alla condivisione degli obiettivi di alcuni gruppi come Informagiovani, “Cercando il lavoro” del Comune di Vicenza e altre associazioni dedicate in particolare al mondo femminile, sono stati raggiunti risultati interessanti: es.10x condivisione del messaggio su associazioni informagiovani locali.

Avere l’appoggio mediatico di questi gruppi è stato molto importante non solo ai fini della vendita dei biglietti ma anche a livello di branding, per trasmettere l’importanza e la rilevanza dell’evento a livello locale.

Social media

Piano editoriale

Abbiamo creato 2 piani editoriali distinti per Facebook e Instagram, guidati dai 3 pilastri: diverti/ educa / promuovi.L’obiettivo principale era spingere le iscrizioni all’evento su EventBrite.

Strumenti:

● Visual Post originali● Video con presentazione delle speaker● Link autorevoli su empowerment femminile● Statistiche (che spingono alla condivisione)

Social media: Facebook

Link Eventbrite

+400 followers in 4 settimane

Link Eventbrite

Social media: Instagram

Paid social 1/2

Obiettivi, tattica e risultati

Per facilitare la connessione emozionale con le relatrici e farne percepire dal vivo la professionalità e umanità, abbiamo girato 8 brevi video in cui le speaker raccontavano la loro esperienza.

I video sono poi stati condivisi su Facebook ed Instagram, sia come contenuto organico che a pagamento a partire da 10 giorni prima dell’evento, ottenendo +11.000 visualizzazioni superiori ai 10 secondi.

Paid social 2/2

Digital PR

Obiettivi, tattica e risultati

Il media kit è stato inviato a istituzioni e influencer del territorio; inoltre, visto il notevole interesse spontaneo attorno all’evento siamo stati contattati da giornalisti che si sono offerti di pubblicarci.Alcune delle pubblicazioni più rilevanti:

MIURGAZZETTINOVICENZA TODAYVENETO ECONOMIASTART UP ITALIABUSINESS LIBERO - INTERVISTA ALESSIA CAMERA

Strategia offline: canali e contenuti

Partnership con associazioni di categoria come Confartigianato Donne Impresa

Partnership Stampa

Articoli sulla stampa locale

Radio

Interviste con le speaker

Partnership

Obiettivi, tattica e risultati

Sono stati definiti alcuni gruppi da coinvolgere come sponsor e partner dell’evento, tra i quali il gruppo donne di Confartigianato Vicenza e l’assessorato alle Pari Opportunità del Comune di Dueville.

Grazie alla forza del tema è stato possibile coinvolgere istituzioni importanti (es. il consiglio regionale del Veneto, l’ufficio scolastico vicentino) per conferire una maggiore reputazione e riconoscimento formale all’evento.

I partner istituzionali sono poi stati invitati a parlare sul palco il giorno della conferenza.

Stampa

Obiettivi, tattica e risultati

Dal momento che il territorio vicentino è ancora molto legato alla stampa tradizionale, è stato coinvolto il Giornale di Vicenza per dare rilievo all’evento.

Anche in questo caso, il fatto di essere inseriti in un contesto locale ha permesso una maggior facilità nel rapportarsi con la stampa locale che ha prodotto ben due articoli a distanza di una settimana l’uno dall’altro sulla conferenza e le iniziative correlate.

Radio

Obiettivi, tattica e risultati

Dal momento che il territorio vicentino è ancora molto legato ai mezzi “tradizionali”, è stata coinvolta anche RadioVicenzache ha partecipato facendo delle interviste alle speaker per una successiva emissione ( il 27 marzo 2017 , per la rubrica “Passioni & Professioni", in onda dalle 8.35)

Anche in questo caso, il fatto di essere inseriti in un contesto locale ha permesso una maggior facilità nel rapportarsi con la radio locale.

Metriche & Risultati

Metriche Facebook

Risultati Facebook

Tutto il team è appassionato, visionario ed entusiasta: siamo riusciti a trasferire questo mood anche nella comunicazione dell’evento, divertendoci e conoscendoci strada facendo.

I risultati organici sono stati ottimi e ci hanno permesso di contenere il budget pubblicitario a poche decine di euro nelle 2 settimane precedenti all’evento per massimizzare la reach.

Metriche Facebook

I link iniziali hanno permesso di creare una prima awareness del problema

Metriche Facebook

I video hanno fatto da traino per far crescere l’engagement e le registrazioni

Metriche Instagram

La strategia “link in bio” ha portato più di 600 click da Instagram in un mese

Metriche Eventbrite

Totale 279 biglietti venduti, 249 solo nei 30 giorni precedenti l’evento.

Raggiunto l’obiettivo?

279 biglietti venduti su Eventbrite

+200 persone al Teatro Busnelli

Go Live!

10 Marzo 2017 - Whats Next Talk

La conferenza

Il 10 marzo praticamente tutti gli iscritti si sono presentati al Busnelli per l’evento. All’inizio una veloce introduzione dell’organizzatore.

Gli speech di 12 minuti l’uno, con una pausa dopo i primi 4 hanno contribuito a mantenere un buon ritmo, tenendo alta l’attenzione.

I singoli discorsi sono stati diffusi live su Instagram e riassunti su Facebook con un post per ogni relatrice.

Timeline

17.01.17

Prima email inviata con condivisione dell’idea

30.01.17

Costituzione team

06.02.17

Creazione profili su Facebook e Instagram e avvio piano editoriale

27.02.17

Avvio campagne a pagamento sui social

10.03.17

Whats Next Talk è live!

Il team

Founder

Mauro Borgo

Head of Communication

Alessia Camera

Digital PR

Margot Deliperi

Content Specialist

Marta Xerra

Content Specialist

Chiara Boscaro

Head of Design

Riccardo Dalla Fontana

Graphic Designer

Giulia Santa Terra

Il team

Grazie per l’attenzione!