manajemen tik kerasipan
Post on 08-Aug-2015
31 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
DASAR HUKUM DASAR HUKUM
1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 19793.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004
2
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI
• Perubahan cara bekerja• Perubahan cara berkomunikasi• Perubahan persepsi tentang efisiensi • Perubahan dalam penciptaan,
pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip
• Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip
OBJECTIVE OF INFORMATION MANAGEMENT
• Meet Business Needs• Provide Data and Information that is:– Timely– Accurate– Cost-effective– Accessible– Useable
55
BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP
E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.
E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.
6
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP
• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
77
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPKEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP
• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses• Akses jarak jauh• On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description
88
DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIPDAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIP
• Penggunaan intranet dan internet• Penggunaan surat elektronik (e-mail)• Penggunaan situs-web (website dan portal• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP
Pengelolaan arsip dalam kaitannya denganUU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
transaksi Elektronik
Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi
Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik
Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008
Arsip Sebagai Alat Bukti
ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)
Dalam Dictionary of Archival Terminology
yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa
arsip elektronik adalah
“Records/archives usually in code, recorded
on a medium such as magnetic tape, punched
card, whose contents are accessible only by
machine and organize in accordance with the
principle of provenance as district from data
archives”
Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya.
(UU ITE Pasal 1 angka 4)
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.
ASAS DAN TUJUAN ITE
(UU ITE Pasal 3)
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian
dari masyarakat informasi dunia;b. mengembangkan perdagangan dan
perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;
d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan
e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.
Tujuan lanjutan .....
ASAS DAN TUJUAN ITE
(UU ITE Pasal 4)
Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)
( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)
Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:a.surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; danb.surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
(UU ITE Pasal 5Ayat (1))
Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.
Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut:
a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; danb. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)
(UU ITE Pasal 44)
UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas UU ini mendorong peningkatan kualitas
pelayanan publik melalui pengelolaan pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakatdiakses masyarakat
UU ini mendorong Reformasi birokrasiUU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai Sejak dini harus dipersiapkan berbagai
perangkat agar implementasi UU KIP perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsistendapat dilakukan secara konsisten
PengertianPengertian• INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg
dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).(Psl 1 ayat 2).
• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).APBD (Psl 1 ayat 3).
• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).litigasi (Psl 1 ayat 4).
BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000)
Pasal 28F
Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia.
Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan
yangterbuka untuk umum)
Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)
Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:1.Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu;2.Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara;3.Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik
PENGERTIANKeterbukaan dalam Kearsipan dikenal
istilah:1. Access:
- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids.- In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.
2.Toegankelijkheid (existences of finding aids) enopenbaarheid (legal authorisation)
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
Pengertian Lain1. Clearance An Administrative determination than an individual may have
acces to restricted records or information of a specified category2. Resticted Access
A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces
3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
Isi Access menjelaskan:
1. Pengguna (siapapun dilayani);2. Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);3. Pembatasan ( dari instansi pencipta);4. Standar dan Indeks (sarana temu balik);5. Pelayanan Copy (arsip/dokumen);6. Hak Cipta (intelektual);7. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)8. Kondisi fisik arsip (media rekam);9. Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan
asli arsip/dokumen);10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading
room).
Pengecualian KeterbukaanArsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:
1. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara;
2. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified
3. Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;
4.Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy):− marital status− finger print− medical history− personal information bank
(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)
ASAS :1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat
diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik.2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan
terbatas.3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap
Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.
4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.
(pasal 2 UU KIP)
TUJUAN:a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui
rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;
b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;
c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;
d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;
(pasal 3 UU KIP)
TUJUAN Lanjutan…..:
d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak;
e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau
f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
(pasal 3 UU KIP)
Kewajiban Badan Publik :1. Menyediakan, memberikan dan/atau
menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik
2. Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan
3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien
4. Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik
5. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara(pasal 7 UU KIP)
Lanjutan……6. Badan Publik dapat memanfaatkan sarana
dan/atau media elektronik dan noneletronik
(pasal 7 UU KIP)
7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
(pasal 8 UU KIP)
Hak Badan Publik :
Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup:
1. Informasi yang dapat membahayakan negara2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi 4.Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan5.Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan
Pasal 131. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan
Publik :
a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan
b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sebagaimana dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional
Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan InformasiPublik berupa Informasi Publik secara berkala, InformasiPublik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atauInformasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).
Pasal 52
(Pasal 52 UU KIP)
Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta otentisitas dokumen yang tercipta
PPIDPPID
kegiatan
kegiatan
Arsip
Arsip
Arsip
Arsip
Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas,Pranata Komputer
disediakan
diumumkan
Dg alasan:politik, ekonomi,
sosial, dan hankam
tertutup
Dg alasan pengambilan keputusan publik
Arsip
Arsip
kegiatan
kegiatan
kebijakan
Organisasi
program
Tugas &Fungsi Informasi
Informasi
Informasi
terbuka
kegiatan
ArsipArsip
Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
disediakan
dium
umka
n
ArsipArsip
kegiatan
kegiatan Informasi
Informasi
Informasi
Alasan :Politik, Ekonomi,Sosial, Hankam
Terbuka
Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta pengelolaan arsip yang tercipta
PPIDBertanggung jawab dalam pengelolaan informasi
ArsipArsipArsipArsip
Tertutup
Unit Kearsipan
Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi
pada Badan Publik
Unit kerja pemilik kegiatan
Unit kerja kearsipan
Unit kerja kehumasan
Kebijakan ProgramProgram KegiatanProgramKegiatan
alasan pengambilan keputusan publik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
Dokumen otentik
PPID
informasiinformasi
Dokumen otentik
Dokumen otentik
top related