mengelola pertemuan rapat.docx
Post on 22-Feb-2018
254 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
1/35
MODUL
Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan
Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat
Kompetensi Dasar : Mempersiapkan Pertemuan/Rapat
Kode Kompetensi : 118
I I!DIK"#OR P$!%"P"I"! KOMP$#$!SI
Siswa dapat mendeskripsikan pengertian pertemuan/rapat
Siswa dapat menunjukkan tujuan dan fungsi rapat
Siswa dapat membedakan antara jenis rapat yang satu dengan rapat yang lain
Siswa dapat menjelaskan syarat syarat rapat yang baik
Siswa dapat mengidentifikasi persiapan rapat yang dibutuhkan
Siswa dapat menggambarkan tata ruang rapat
Siswa dapat menyebutkan etika pertemuan / rapat
Siswa dapat menuliskan teknik menyusun agenda & acara rapat
Siswa dapat menyusun undangan rapat
II #U&U"! P$M'$L"&"R"!
Siswa mampu melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan
Siswa mampu mengatur pertemuan berdasarkan kebutuhan dan merancang waktunya
Siswa mampu mengatur ruang pertemuan berdasarkan kebutuhan
Siswa mampu mendiskusikan informasi yang ada dalam agenda
Siswa mampu menyiapkan dan mengirimkan bahan untuk pertemuan kepada peserta sesuai
dengan waktu yang telah dibuat
Siswa mampu membuat agenda pertemuan berdasarkan tujuan pertemuan yang telah
ditetapkan
III UR"I"! M"#$RI
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
2/35
" PengertianRapat
Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan
atau rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan
pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat) !apat adalah
pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik
dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan
' #ujuan dan (ungsi Rapat
!apat perlu diselenggarakan, antara lain "
# $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
% $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut berpartisipasi
kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan
' Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi
enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta)
* Sebagai sarana bernegosiasi
+ etentuan hukum
% &enis)jenis Rapat
!apat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya
1 'erdasarkan #ujuan
enurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu "
a* Rapat penjelasan ( information conference )
adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat
dari pimpinan alam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari
pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan
+* Rapat peme,a-an masala- ( problem solving conference )
adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang dihadapi .ada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan
berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama asil kesimpulan yang telah
disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
3/35
,* Rapat perundingan ( negotiation conference )
adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak
. 'erdasarkan Si(at
enurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu "
a* Rapat resmi ( formal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan
aturan yang berlaku .eserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat
b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )
adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi !apat ini tidak
memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang
terjadi secara tiba tiba dan harus diselesaikan segera .ara peserta rapat umumnya mendapat
pemberitahuan secara langsung
,* Rapat ter+uka
adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas
merupakan masalah masalah yang tidak bersifat rahasia
d* Rapat tertutup
adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah yang bersifat rahasia
'erdasarkan &angka 0aktuna
enurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu "
a* Rapat mingguan
adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang
bersifat rutin
+* Rapat +ulanan
adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi
selama sebulan yang lalu
,* Rapat semester
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
4/35
adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang
terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan
kedepan
d* Rapat ta-unan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali
2 'erdasarkan 3rekuensi
enurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "
a* Rapat rutin
adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan) !apat ini
digunakan untuk masalah masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan
+* Rapat insidentil
adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal 0iasanya
rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama
4 'erdasarkan !ama
enurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu "
a* Rapat kerja
adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi
+* Rapat dinas
adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh
orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan)
,* Musa5ara- kerja
adalahkata lain dari rapat kerja
6 'erdasarkan Urgensina
enurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "
a* Rapat +iasa
adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah masalah yang sudah dianggap biasa
+* Rapat penting
1dalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting
karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota
organisasi /perusahaan itu sendiri
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
5/35
7 'erdasarkan Pesertana
enurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "
a* Rapat ertikal
adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan
+* Rapat -ori9ontal
1dalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat
D Sarat sarat Rapat ang 'aik
1 Suasana #er+uka
1rtinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun indari sikap
saling mencurigai dan berprasangka negati2e diantara sesame peserta rapat
. #idak "da Monopoli
!apat yang baik adalah yang demokratis 1rtinya, tidak ada tindas menindas atau ingin
menguasai sendiri Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama ( hak bicara, hak ambil
bagian, dsb)
Partisipasi "kti( dari Peserta Rapat
1rtinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi
pendengar dan pembicara yang baik
2 'im+ingan dan Penga5asan dari Pimpinan
!apat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin
rapat .emimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak
menyimpang dari tujuan rapat
4 Perde+atan 'erdasarkan "rgumentasi +ukan $mosi
alam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling
menjatuhkan antara peserta rapat !apat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan
emosi
6 Pertanaan Singkat dan &elas
.ertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan
tidak bertele tele, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat
7 Disiplin 5aktu
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
6/35
embiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat
peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib
8 Selalu ada kesimpulan
!apat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama Sedangkan
rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele, tanpa ada keputusan
$ Identi(ikasi Persiapan Rapat
Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu"
1. Persiapan Administrasi
3ang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi, antara lain "
a 4otula yang merupakan hasil rapat sebelumnya
a akalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat
b 0eberapa peraturan yang dibutuhkan
c empersiapkan materi rapat ateri rapat antara lain" bahan-bahan acuan berupa buku,
majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat
d embuat surat undangan
e enyusun acara dan daftar hadir peserta
2. Persiapan Peralatan & Perlengkapan
1lat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut5
a) flip chartdan spidol
b) whiteboard, alat tulis dan penghapusnya
c) LCD Projectoratau 6.
d) Sound system
e) Handy cam
f) amera
g) Tape recorder
h) ap atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat
i) Block note dengan ballpoint
j) Name taguntuk peserta rapat
k) omputer, internet
3. Persiapan Ruangan
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
7/35
1komodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-
hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan
al-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah
sebagai berikut"
1 Cahaya penerangan
0ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh
beberapa keuntungan, di antaranya "
a) asil pekerjaan atau produkti2itas bertambah
b) ualitas pekerjaan lebih baik
c) esalahan-kesalahan berkurang
d) Semangat kerja pegawai lebih baik
e) engurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
f) .restise lebih baik untuk perusahaan
! Perencanaan warna
7arna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran) .ara ahli
membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru
" #entila$i %dara
$sahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang
& Pengat%ran tempat d%d%k,
.engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat
3 #ata Ruang Rapat
1da beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut"
1. Gaa klasikal!kelas
8aya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak 0erikut ini pengaturan tempat
duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
8/35
MODUL .
M$R$!%"!"K"! D"! M$MP$RSI"PK"! P$R#$MU"!
" Pengertian Rapat
# enurut 009, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang,
majelis Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu
masalah
% alam buku :tika omunikasi karangan Samsir !ambe" !apat adalah kumpulan beberapa
orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama
untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan
perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama
alam buku Surat enyurat dan omunikasi penyusun ;ut !o
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
9/35
' #ujuan Rapat
0eberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu"
# $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
% $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan
Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
' 1gar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi empersiapkan suatu acara atau kegiatan
* enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
+ dan lain-lain
$ntuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa
pertanyaan sebagai berikut
# 1pakah tujuan tersebut realistik>
% 1pakah waktunya tepat>
1pakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat>
' 1pakah tujuan sesuai dengan 1 (1nggaran asar) dan 1!? (1nggaran !umah ?angga)
organisasi atau perusahaan
% &enis)&enis Rapat Dan Sarat saratna# =enis-jenis rapat
a 0erdasarkan tujuan
#) !apat penjelasan
!apat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan
kepada para peserta rapat dari pimpinan
Sebagai contoh"
!apat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan
magang bagi peserta diklat di S
!apat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara
umum !apat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok
mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
%) !apat pemecahan masalah
!apat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang terjadi atau dihadapi
) !apat perundingan
!apat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak
b 0erdasarkan sifat
#) !apat formal (formal meeting)
!apat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuaidengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan
%) !apat informal (informal meeting)
!apat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu
rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja,
kapan saja
) !apat terbuka
!apat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi ateri rapat
yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia
') !apat tertutup
!apat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia
(tidak atau belum boleh diketahui oleh umum)
https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null -
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
10/35
c 0erdasarkan jangka waktu
#) !apat mingguan
%) !apat bulanan
) !apat semester
') !apat tahunan
d 0erdasarkan frekuensi#) !apat rutin
!apat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan
%) !apat incidental
!apat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan penanganan dengan segera
e 0erdasarkan nama
#) !apat kerja
!apat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-
hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi
%) !apat dinas
!apat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanyadilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah)
) usyawarah kerja
usyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja
% Syarat-syarat rapat
a embicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah
b .ada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif
c Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang di-
sembunyikan serta prasangka)
d 1danya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas
$ntuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams mengetahui
syaratsyarat rapat yang baik Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain"
a .ersiapan rapat
Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu"
#) penentuan tujuan rapat dan acara rapat
%) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
) penentuan tempat
') 1komodasi
) onsumsi*) media/peralatan
engenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya
b .elaksanaan rapat
#) Suasana rapat berlangsung terbuka
%) .ara peserta rapat berpartisipasi aktif
) 1danya kendali dari ketua rapat
') indarkan debat kusir
) 0ahasa harus komunikatif
*) indarkan monopoli ketika berbicara
+) ?erdapat keputusan dan kesimpulan rapat
@) 1danya notulenA) 1cara rapat
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
11/35
#B) edia rapat
##) 7aktu
D Unsur)Unsur Rapat!apat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya"
# tujuan rapat
% masalah yang dirapatkan pemimpin rapat
peserta rapat
' media rapat
notulis atau sekretaris
# ?ujuan rapat
% asalah yang dirapatkan
.emimpin rapat
?ipe-tipe pemimpin rapat"
a ?ipe otoriter?ipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang
yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya
ditentukan dirinya
b ?ipe demokratis
?ipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan
kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau
saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk
membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan
kepada para peserta kelompok
c ?ipe laisse< faire
?ipe laisse< faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada
para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan
masalah .eserta rapat
a Sifat atau karakter peserta rapci
0eberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut"
#) ?ipe pemersatu
penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran
%) ?ipe perantara
0ertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain,
baik perorangan maupun kelompok
) ?ipe pendengar
.eserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan
serta secara aktif dalam rapat ?ipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang
berbicara)
') ?ipe pemberi semangat
.eserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan
kemampuan bekerja yang cukup tinggi apat mempengaruhi orang lain karena pandai
membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan
kelompok sendiri maupun di luar kelompok
) ?ipe inisiatif
erupakan orang yang rajin, tekun, kreati2itas yang tinggi serta mempunyai keinginan yangbaik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah
https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null -
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
12/35
*) ?ipe pemberi informasi
.ada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan
informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah
bergaul, dan dapat dipercaya
+) ?ipe penyerang
.eserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas,pendapat, dan sikap orang lain Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan
b Cungsi peserta rapat
#) Sebagai penyumbang pendapat
%) Sebagai penyimpul
) Sebagai penyumbang data
') Sebagai penerima basil keputusan
) Sebagai pembantu pemimpin
' edia rapat
edia rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat
dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak 0eberapa contoh
media rapat, antara lain"a ruangan, meja, dan kursi5
b lampu penerangan5
c papan tulis/white board5
d flip chart5
e sound system5
f ballpoint5
g buku5
h kertas5
i pensil5
j 6. (o2er head projector)5
k komputer5
l dan lain-lain
4otulis atau sekretaris
=alannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris .erihal
notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab bagian
$ #eknik Penelenggaraan Rapat
?eknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut
# .ersiapan rapat
a 7hy (engapa>)
Datar belakang diadakannya rapat .ara peserta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu
diselenggarakanb 7hat (1pa>)
ateri atau masalah harus dirumuskan dengan tepat =angan sampai permasalahan
dirumuskan terlalu luas
c 7ho (Siapa>)
6rang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar
belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan
d 7here (imana)
.enentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaik-
baiknya
e 7hen (kapan)
.enentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atausituasi perkembangan organisasi atau perusahaan
https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null -
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
13/35
f ow (bagaimana)
yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain)
hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut"
a .ersiapan administrasi
al-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut"
#) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat%) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya
) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat
') memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu
) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya
*) menyusun secara sistematis setiap acara
+) menentukan peserta rapat
@) membuat surat undangan rapat atau kon2okasi
A) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat
#B) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat
duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, 6., lampu penerangan, penempatan tempat
duduk peserta rapat, D; projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku,pensil, tip eE, komputer
##) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim
#%) menyiapkan notulen
b .ersiapan ruangan
al-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain"
#) cahaya penerangan
%) 2entilasi udara
) pengaturan tempat duduk
') penempatan peralatan
c .ersiapan akomodasi konsumsi
d esehatan dan keamanan
e .enyusunan proposal
egiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain"
#) al-hal yang berkaitan dengan pekerjaan urusan dinas, organisasi, perusahaan
%) al-hal yang berkaitan dengan hiburan isal, pentas seni, pasar amal, ba
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
14/35
% .enyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat
a .embukaan rapat
b .embagian tugas
.ada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara
6rang-orang yang harus mempromosikan barang
;ara mempromosikan barang, media cetak/elektronik
.mebagian wilayah pemasaran
.eningkatan kualitas barang
an lain-lain
c !apat kelompok
?opik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok 1pabila
dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang
telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok)
d !apat pleno
!apat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan
e .erumusan.erumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat
telah ditentukan sebelum rapat dimulai)
f !eproduksi
asil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat 4askah
basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat
Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan
g Selingan atau istirahat
1cara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat .enyusun acara rapat harus menyelipkan
waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat
serta waktu untuk sembahyang (salat)
.elaporana 0uku 1dministrasi .erkantoran odern karya ?he Diang 8ie, ialah suatu dokumen sebagai
hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu
b 0uku 0ahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Faenal 1rifin, adalah bentuk
penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan
c alam 009, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita Sedangkanpelaporan ialah
proses, cara, perbuatan melaporkan
Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan
laporan bukan hasil penelitian ilmiah
$nsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu"
a .elapor
b .enerima laporan
c 0ahan yang dilaporkan
' Sarana komunikasi (bahasa)
9alah bahasa yang digunakan pelapor 0ahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana
dan lugas agar mudah dipahami Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang
digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku
0ahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal"
a .aragraf yang runtut
.aragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan
dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu
b
alimat yang efektif
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
15/35
alimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai
dengan kaidah bahasa yang berlaku
1gar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut
ini
#) 8unakanlah kalimat-kalimat pendek
%) 8unakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain) 8unakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat
luas)
;ontoh"
Saya pergi G kalimat tunggal
Saya pergi ke 0andung G kalimat luas
') 8unakan kalimat aktif
) >ilihlah kata-kata yang tepat (jangan berHuakna Ianda)
*) 8unakan buku pedoman umum :jaan yang isempurnakan
Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah
selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara "nstribusian atau pengiriman engenai hal ini
dibahas secara khusus dalam bab '3 Identi(ikasi Keperluan Rapat
Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu"
# 0ahan
% 1lat
akomodasi
0erikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut
# 0ahan
3ang dimaksud bahan di sini ialah materi atau
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
16/35
o an disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat
1komodasi
; Ma,am)Ma,am #ata Ruang Rapat
.engertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut
# ?he Diang 8ie dalam bukunya yang berjudul 1dministrasi .erkantoran odern
dikemukakan bahwa K.enyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturantempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang
perkantoranK
% enurut Ditlefield & .etterson, dalam bukunya Kodern 6ffice anagementK, mengatakan"
K6ffice lay out may be defined as the arrangement of furniture and eLuipment within
a2aileble flour spaceK (?ata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan
alat perlengkapan pada luas yang tersedia)
1dapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut"
# memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja
% memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja
para karyawan
memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja' memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja
menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan
karyawan yang lainnya
* mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau
-engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor
+ memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang
sunyi
@ terciptanya kesan yang baik tentang organi-:"asi tersebut dari para relasi dan tamu yang
5atang
A pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek
enurut rs ?he 8ie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, di antaranya"
# mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang
seharusnya tidak perlu5
% menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan5
mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian
tertentu5
' memungkinkan pemakaian ruangan secara Ifisien5
pengawasan mudah dilaksanakan5
* Ierciptanya suasana kerja yang menyenang-Iian
Selanjutnya rs oekijat dalam bukunya ?ata sana antor, mengatakan tata ruang yang baikmemberikan manfaat sebagai berikut
# merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan
% penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat
pengawasan dapat dipermudah
' hubungan dapat dipercaya
perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik
* jalannya pekerjaan lebih lancer
+ menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan
faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya"
pengembangan kantor pada masa yang akan datang5
gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang5 sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor5
https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null -
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
17/35
udara yang bersih dan segar5
ongkos pemeliharaan yang rendah5
fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah
alam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu 1nda perhatikan juga faktor-faktor
lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara,
dan suara
# .erencanaan cahaya
engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya"
a hasil pekerjaan atau produkti2itas bertambah
b kualitas pekerjaan lebih baik
c kesalahan-kesalahan berkurang
d semangat kerja pegawai lebih baik
e mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
f prestise lebih baik untuk perusahaan1da empat cahaya buatan manusia, yaitu"
a ;ahaya langsung
b ;ahaya setengah langsung
c ;ahaya tidak langsung
d ;ahaya setengah tidak langsung
ibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam
menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di 1merika Serikat
acam .ekerjaan Saran-saran
besarnya cahaya
(menurutperhitungan
dengan
Coot;andleM)
# .ekerjaan yang
membutuhkan penglihatan
tajamini meliputi
pekerjaan mengenai huru-
uruf atau angka-angka
yang lembut, perbedaan
warna yang samat atau
untuk jangka waktu lamasecara terus menerus
;ontoh" memeriksa
perhitungan, melakukan
pembukuan dan
menggambar
B watt
% .ekerjaan yang
membutuhkan
pengliahatan biasa
;ontoh" membuat surat,
mengurus arsip,
melakukan rapat, bagian
pembukuan dan
B watt
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
18/35
menggambar
.ekerjaan yang
membutuhkan penglihatan
sepintas lalu
;ontoh" ruang akti2itas,
resepsi, tangga gedungatau kamar mandi
#B watt
' .ekerjaan yang
membutuhkan penglihatan
sederhana
;ontoh" lorong atau jalan
lalu lintas dalam gedung
watt
% .erencanaan warna
enurut arul 1min =emmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja,
diantaranya" abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang
memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan
acam-macam warna"
7arna primer" merah, biru, kuning
7arna sekunder" warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
7arna tersier" campuran dari warna primer dan sekunder
1rti warna dan efek psikologis"
erah"berani, sensual, merah
uning" kehangatan, bercahaya dan cerah
ijau" alami
0iru" harmonis, tenang, lapang
.utih" orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang erah muda" ceria, romantis
6ranye" bersahabat, hampir sama dengan merah, dll
.ertimbangan dalam memilih warna ruang"
$kuran ruang
Dokasi bangunan
Dokasi ruangan
?ipe ruang
0entuk ruang
?inggi ruang
engan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranyaa kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan
b mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produkti2itas pegawai
c mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan
d memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai
e mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas
enurut 4adine ?odd dalam bukunya K6ffice .ractice and Secretarial 1dministrationK
mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada
orang yang harus dilayani, di antaranya"
a epercayaan terhadap kantor
b :fisiensi atau produkti2itas
c oral .erencanaan udara
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
19/35
enurut .rof Soetarman, bahwa Kbeban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi
kerjaK $ntuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius
$ntuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut"
a mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat 1; (1ir ;onditioning)
b membuat lubang-lubang udara (2entilasi)
c mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerjaengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan,
di antaranya"
a kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b produkti2itas kerja yang lebih tinggi
c kualitas pekerjaan yang lebih baik
d semangat kerja yang lebih tinggi
e kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f kesan yang lebih baik dari para tamu
' .enataan suara
ebisingan/gaduh berakibat pada"
a gangguan mental dan saraf bagi pegawaib esulitan mengadakan konsentrasi
c esalahan yang lebih banyakahan yang bertambah
d Semangat kerja pegawai berkurang
0anyak suara terdapat dalam kantor yaitu" aan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan
suara di luar kantor
$ntuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para
pegawai, hendak-memperhatikan berikut"
a Dangit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara
b esin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet rI a tipis
c .esawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat
d Dantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas N-G-Het atau semacam tegel dari bahan yang tidak
Ia 2 ak meneruskan suara
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
20/35
9si surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan K1D atau
.:!91DK !umusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat
' 1gar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka
dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu"
a hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang la
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
21/35
b cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang ber-
hubungan dengan seni
c cara sistematis mengerjakan sesuatu
% 1genda ialah"
a buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun5
b acara (yang akan dibicarakan dalam rapat) 1cara ialah"
a hal atau pokok yang akan dibicarakar (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya)5 agenda5
b hal atau pokok isi karangan5
c perkara pemeriksaan dalam pengadilan
' !apat adalah
a pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu5 sidang5 majelis5
b sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi5
c pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi
0erdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama
namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat alam halrapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih
lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat
?eknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah
yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat
1dapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu"
# mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
% mengetahui tema dan tujuan rapat
mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi"
a peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)
b peserta rapat dari dalam organisasi (intern)
c peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)
d jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)
' mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
mengetahui peralatan yang akan digunakan
* mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
+ mengetahui keadaan ruang rapat
@ mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat
A mengetahui tata tertib rapat$ntuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda
rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan"
# acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan
% secara umum urutan acara rapat terdiri atas"
a pembukaan
b pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan
c pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh"
#) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat
%) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at
) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima
') mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok) mengkaji permasalahan yang timbul
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
22/35
*) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi
+) tahap mengambil keputusan
@) tahap menyimpulkan
d pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan
diakhiri dengan penutupan
.ada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu 7aktu untukpelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat #B menit untuk snack/kudapan dan
minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila
acara berlangsung sampai sore 0ila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan
makan malam
TAHAP PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapatdijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagaiberikut
# !"y# $engapa rapat perlu diselenggarakan# Hal ini untuk menentukanurgensi dari rapat tersebut%
% !"at# Apa masala" yang akan dibi&arakan dalam rapat# Hal ini untukmempersiapkan agenda rapat%
!"o# Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut# Hal ini untukmenentukan peserta rapat yang diundang%
' !"ere# Di mana rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukantempat penyelenggaraan rapat%
!"en# 'apan rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukan "ari,tanggal dan (aktu rapat akan diselenggarakan%
* Ho(# )agaimana rapat akan diselenggarakan # "al ini untuk menentukanapaka" rapat tersebut akan diselenggarakan se&ara berkala atau "anya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan ba"an rapat yang dibagikan terlebi"da"ulu, atau dengan menggunakan *CD proje&tor, tape, +ideo dan alatlainnya%
$eren&anakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lan&ar bukanla"suatu pekerjaan yang muda", karena seorang sekretaris "arus ber"ubungan denganberbagai pi"ak dengan penyelenggaraan suatu rapat% Hal ini menjadi tanggungja(ab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adala" sebagai berikut
A% $embuat agenda rapat dan susunan a&ara rapatAgenda rapat adala" datar yang berisi pokok-pokok permasala"an yang akan
dibi&arakan dalam suatu rapat% Sedangkan susunan a&ara rapat adala" rin&ian ataupenjabaran lebi" lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat% Sekretaris "arus
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
23/35
memastikan terlebi" da"ulu a&ara yang akan diadakan atau dilaksanakan padasuatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebi" da"ulu kepada pimpinan rapat%A&ara tersebut "arus disusun se&ara sistematis dengan membuat pokok-pokoka&ara se&ara garis besar%
)% $enentukan peserta rapatDari agenda rapat yang tela" dibuat ditentukan siap saja peserta yang akandiundang% Setela" sekretaris menyusun datar para peserta rapat yang akandiundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apaka" adapenamba"an atau pengurangan peserta rapat%
C% $embuat undangan rapatSurat undangan merupakan surat pemberita"uan yang siatnya meng"arapkanke"adiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu a&ara tertentu di tempat danpada (aktu tertentu% .ndangan yang dibuat "endakla" memenu"i beberapa syarat,yaitu sebagai berikut
# $enggunakan kop surat atau kepala surat%
% $en&antumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan%
$en&antumkan peri"al undangan rapat%
' $en&antumkan nama-nama orang yang diundang rapat%
$en&antumkan "ari, tanggal, (aktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan%
* Ditandatangani ole" pejabat yang bertanggung ja(ab atas surat undangantersebut%
!aktu pengiriman undangan, "endaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraanatau pelaksanaan rapat% !aktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseoranguntuk lupa% Seorang sekretaris "arus dapat memperkirakan (aktu pengirimanundangan agar para peserta rapat mempunyai &ukup kesempatan untukmempersiapkan ke"adirannya pada pertemuan atau rapat tersebut% Sekretris "arusjuga memper"itungkan (aktu untuk men&etak undangan, memprosesnya "ingga
mengirimnya%
D% $embuat datar "adir rapatAda dua ma&am datar "adir, yaitu buku tamu dan datar "adir biasa /yang dibuat diatas selembar kertas0% Datar "adir digunakan untuk mengeta"ui jumla" pesertayang datang pada suatu rapat, untuk mengeta"ui jumla" sistem yang "arusdipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai ba"an penyusunannotula rapat dan sebagai dokumentasi%
E% $empersiapkan ba"an rapat)a"an-ba"an rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut
# Agenda rapat%
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
24/35
% Notula1"asil rapat yang lalu /apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan darirapat sebelumnya0%
)a"an-ba"an yang akan dibi&arakan dalam rapat /makala", laporan-laporandan sebagainya0%
)a"an-ba"an tersebut disatukan dalam sebua" map dan "arus tela" tersedia untukmasing-masing peserta pada (aktu rapat dimulai% Apabila ba"an-ba"an tersebutmemerlukan pemikiran yang panjang, maka "arus tela" dikirimkan bersama denganpemberita"uan rapat1surat undangan, agar dapat dipelajari terlebi" da"ulu%
2% $empersiapkan peralatan dan perlengkapan rapatPeralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagaiberikut
# !"ile board lengkap dengan spidol dan peng"apus%
% 2lip &"art lengkap dengan spidolnya%
*CD Proje&tor atau 3HP /3+er Head Proje&tor0 lengkap dengan layarnya%
' Sound system lengkap dengan mikroponnya%
$ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan ba"an-ba"an rapat%
* )lo&k note denagn bolpointnya%
+ Name tag untuk peserta%
@ *aptop atau &omputer%
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat da"uludatar kebutu"an peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapajumla" barang yang dibutu"kan%
4%$empersiapkan ruang rapatSekretaris "arus memastikan terlebi" da"ulu jumla" peserta yang akan "adir dalam
rapat% Apabila jumla" peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yangsuda" tersedia di kantor% Namun apabila jumla" peserta &ukup banyak melebi"ikapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di "otel atau gedungpertemuan% )ila rapat diselenggakan di "otel atau gedung pertemuan, sekretaris"arus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi% Hal-"alyang "arus dipersiapkan se"ubungan dengan pengaturan ruang rapat adala"sebagai berikut
5% Ca"aya penerangan)ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan /lampu0 tetapi menggunakanpenerangan &a"aya sinar mata"ari, pengaturan tempat duduk "arus disesuaikan
dengan ara" datangnya sinar mata"ari tersebut%
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
25/35
6% 7entilasi udara.sa"akan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atauterlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang%
8% Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumla" peserta rapat dan luas ruang rapat%Ada beberapa ma&am pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagaiberikut
a% 4aya klasikal1kelas4aya klasikal1kelas &o&ok untuk jumla" peserta yang banyak% )erikut ini pengaturantempat duduk gaya klasikal1kelas
b% 4aya konerensi4aya konerensi dimaksudkan agar semua peserta merasa di"argai dan untukmenimbulkan semangat team (ork% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konerensi
&% 4aya "uru .Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya "ur . &o&ok untuk rapat inormal%)erikut ini pengaturan tempat duduk gaya "uru .
d% 4aya (orks"opPengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya (orks"op &o&ok untuk diskusikelompok% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya(orks"op %
H% Akomodasi1penginapanPada rapat yang dilakukan lebi" dari satu "ari, biasanya para peserta rapat akanmenginap di suatu tempat% .ntuk itu sekretaris "arus mengatur pemili"an tempatyang &o&ok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,pembagian kamar, "ingga penge&ekan terak"ir akan kesiapan penginapan untukpeserta rapat%
I% Transportasi9ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi parapeserta rapat ke tempat rapat "arus dipersiapkan% 9ika "arus menye(a mobil ataubus, maka sekretaris "arus menyiapkannya%
9% 'onsumsi'onsumsi rapat berupa makanan ringan /sna&k0 atau makanan berat untuk parapeserta rapat "arus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikutikegiatan rapat% 9ika pelaksanaan rapat lebi" dari satu "ari, +ariasi makanan juga"arus diper"atikan% Hal ini akan berdampak pada moti+asi peserta dalam mengikutirapat% 'onsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan &arasebagai berikut
# Disajikan sebelum peserta rapat dududk%
% Disajikan selama rapat berlangsung%
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
26/35
Disajikan pada (aktu istira"at dengan &ara mengambil sendiri%
' Disajikan se&ara kombinasi% Pada a(al rapat tela" tersedia minuman dansaat istira"at para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman ditempat yang tela" tersedia%
'% 'ese"atan.ntuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebi" dari satu "ari, "endaknyadisediakan unit kese"atan untuk menjaga kondisi kese"atan para peserta rapat%
*% Penge&ekan persiapan terak"ir Sebelum rapat dimulai atau pada H - 5, sekretaris "arus memeriksa segalapersiapan untuk meyakinkan apaka" segala sesuatunya tela" siap untukdipergunakan% Hal-"al yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut
# Apaka" kursi tela" &ukup sesuai dengan jumla" peserta rapat#
% Apaka" letak tempat duduk sesuai dengan ungsi dari setiap peserta rapat#
Apaka" semua alat perlengkapan rapat tela" tersedia dalam ruang rapat danberungsi dengan baik#
' Apaka" ba"an-ba"an atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapattela" disiapkan dalam suatu map#
Apaka" datar "adir, agenda rapat dan susunan a&ara tela" disiapkan#
* Apaka" konsumsi rapat tela" dipesan1disiapkan#
$enyelenggaraan Rapat
Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pi"ak yang bertanggungja(ab atas kelan&aran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat "ingga ak"ir%Rapat biasanya langsung dibuka ole" pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaanrapat ang dilakukan ole" pemba(a a&ara, seseorang yang menduduki posisitertinggi pada suatu perusa"aan1organisasi atau seseorang yang disegani%
5% $embuka rapatHal-"al yang "arus dikemukakan dalam membuka subua" rapat adala" sebagaiberikut
# A&ara rapat%
% Tata tertb rapat /bersiat leksibel0%
$oti+asi /pentingnya masala" yang akan diba"as0%
' Pengenalan masala" atau persoalan masala" yang akan diba"as%
Tujuan diadakannya rapat%
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
27/35
* Tanggapan-tanggapan atau saran%
6% )erlangsungnya rapatSelama rapat berlangsung pemimpin rapat "arus dapat mengatur jalannya rapatagar tertib% $asala" yang di"adapi dalam rapat "arus dapat diatasi, seperti
terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembi&araan ole"sala" seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya%
Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung ja(ab untuk membuat &atatanpelaksanaan rapat% )entuk &atatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinanrapat% Ada dua bentuk &atatan rapat, yaitu sebagai berikut
# 7erbatim, yaitu &atatan lengkap semua pembi&araan dalam rapat tandaditamba"i ataupun dikurangi%
% Notula, yaitu &atatan yang berisi pokok-pokok pembi&araan yang diba"as
dalam rapat%
8% $enutup rapatRapat yang tela" berlangsung beberapa (aktu, pada ak"irnya akan ditutup% Apabiladalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk timk"usus untuk menyelesaikan masala" tersebut% Akan tetapi, bila dalam rapattersebut tidak ditemukan "ambatan dan tela" meng"asilkan keputusan maka diak"irrapat, pemimpin rapat dapat memba&akan "asil dari pertemua1 rapat tersebut danmemberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan "al-"al yangsekiranya belum ter&akup dalam "asil keputusan rapat% Setela" tidak ada lagipermasala"an, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat%
Syarat - syarat RapatRapat akan meng"asilkan tujuan yang di"arapkan, jika pelaksanaannya memenu"isyarat-syarat sebagai berikut
/50 Suasana terbukaSuasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerimainormasi dari siapa pun% Hindari sikap saling men&urigai atau berprasangka negatidiantara sesama peserta rapat% Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkanrasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat%
/60 Tidak ada monopoliDalam suatu rapat, monopoli pembi&araan ole" seorang peserta rapat atau ole"pimpinan rapat "arus di"indari% Hal ini akan meng"ambat jalannya rapat karenarapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasi /tidak berpartisipasi0% Dalamrapat semua pi"ak yang terlibat mempunyai "ak yang sama dalam mengeluarkanpendapat%
/80 Partisipasi akti dari peserta rapatRapat yang baik apabila para peserta rapat turut akti dalam meme&a"kanpermasala"an yang diba"as dalam rapat% Peserta rapat "endaknya menjadi
pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan "arus dapatmemberikan sumbangan saran atau pendapat yang positi saat kegiatan tanya
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
28/35
ja(ab atau diskusi%
/:0 )imbingan dan penga(asan dari pimpinan%Pimpinan rapat "arus dapat memberikan bimbingan kepada seluru" peserta rapatagar mau berperan akti dalam pelaksanaan rapat% Seorang pemimpin rapat juga
"arus dapat memonitori jalannya rapat se"ingga pemba"asan tidak menyimpangdari tujuan rapat%
/;0 Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosiDalam sebua" rapat terjadi perdebatan adala" "al yag biasa, namun jika perdebatanmenjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akanmengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan ak"irnya rapat akandimonopoli ole" peserta yang saling berdebat% 3le" karena itu "indari perdebatanyang berkepanjangan% Perdebatan "endaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuatatas dasar akta bukan emosi%
/
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
29/35
Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan
hasil kesepakatan bersama.
B. Tujuan diadakannya rapat :
1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah
yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah para peserta rapat!
". #enis-jenis rapat
$. berdasarkan tujuan
a. rapat penjelasan
b. rapat pemecahan masalah
c. rapat perundingan
%. berdasarkan sifat
a. rapat formal
b. rapat informal
c. rapat terbuka
d. rapat tertutup
&. berdasarkan waktu
a. rapat mingguan
b. rapat bulanan
c. rapat semester
d. rapat tahunan
'. berdasarkan frekuensi
a. rapat rutin
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
30/35
b. rapat insidental
(. berdasarkan nama
a. rapat kerja
b. rapat dinas
c. musyawarah kerja
). kriteria rapat :
a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,
perusahaan *, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan+didiskusikan
secara musyawarah.
b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka tidak ada
yang disembunyikan serta prasangka!
d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.
syarat-syarat rapat yang baik
$. persipan rapat
a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat
b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
c. penentuan tempat
d. akomodasi
e. konsumsi
f. media+peralatan
%. pelaksanaan rapat
a. suasana rapat berlangsung tebuka
b. para peserta rapat berperan aktif
c. adanya kendali dari ketua rapat
d. hindarka debat kusir
e. bahasa harus komunikatif
f. hindarkan monopoli ketika bicara
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
31/35
g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
h. adanya notulen
i. acara rapat
j. media rapat
k. waktu
/-/ 012 R34 )5 6RT5K1 )/7 610/122R1 R6T
89R7/ :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapatgenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang
akan dibicarakan dalam suatu rapat. 4edangkan susunan acara rapat adalah
rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan ataudilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. cara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.B. Menentukan peserta rapat
)ari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan
diundang. 4etelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
4urat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnyamengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 3ndangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
$.
7enggunakan kop surat atau kepala surat.
%. 7encantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
&. 7encantumkan perihal undangan rapat.'. 7encantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
(. 7encantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan.
. )itandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
;aktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. ;aktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. 4eorang sekretaris harus dapat
memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat
mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
32/35
pertemuan atau rapat tersebut. 4ekretris harus juga memperhitungkan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
da dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang
dibuat di atas selembar kertas!. )aftar hadir digunakan untuk mengetahuijumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan
penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :a. genda rapat.
b. 1otula+hasil rapat yang lalu apabila rapat tersebut merupakan
kelanjutan dari rapat sebelumnya!.
c.
Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat makalah, laporan-laporan dan
sebagainya!.
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah
tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. pabila bahan-
bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat+surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
6eralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain
sebagai berikut :1. While boardlengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.3. LCD Projector atau 96(Over Head Projector)lengkap dengan layarnya.
4. So!d "#"te$ lengkap dengan mikroponnya.%. 7ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
&. 'loc !ote denagn bolpointnya.
. *a$e ta+ untuk peserta.,. Laptop atau computer.
)alam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat
dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan
beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir
dalam rapat. pabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruangrapat yang sudah tersedia di kantor. 1amun apabila jumlah peserta cukup
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
33/35
banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di
hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi
dan akomodasi. al-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan
pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Caha#a pe!era!+a!
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan lampu! tetapi
menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. -e!tila"i dara3sahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.3. Pe!+atra! te$pat dd
6engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luasruang rapat. da beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat,
yaitu sebagai berikut :
a. a#a la"ial/ela"2aya klasikal+kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya klasikal+kelas :
b. a#a o!0ere!"i2aya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangattea$ or. Berikut ini pengaturan tempat duduk
gaya konferensi :c. a#a hr0
6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf 3 cocok untuk rapat
informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf 3:d. a#a or"hop
6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya or"hopcocok untuk
diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya or"hop .
H. Akomodasi/penginapan
6ada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. 3ntuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan
tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan
tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan
penginapan untuk peserta rapat.
. !ransportasi
#ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi
para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. #ika harus menyewa
mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
". #onsumsi
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
34/35
Konsumsi rapat berupa makanan ringan snack! atau makanan berat untuk
para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. #ika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
-
7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx
35/35
-en"elola &ertem(an apat
-en"etik
-en"elola data Informasi di tempat kera
&en""andaan Dok(men
-enan"ani (ratDok(men Kantor
+plikasi &eran"kat '(nak
D++ K+ KI'
K+I&+
#emplate &ict(re indow. 7ambar template oleh fpm. Diberda/akan oleh
!lo""er.
http://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-pertemuan-rapat.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengetik.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-data-informasi-di-tempat-kerja.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/penggandaan-dokumen.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/menangani-suratdokumen-kantor.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/aplikasi-perangkat-lunak.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/dana-kas-kecil.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/kearsipan.htmlhttp://www.istockphoto.com/googleimages.php?id=2849344&platform=blogger&langregion=inhttps://www.blogger.com/http://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-pertemuan-rapat.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengetik.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-data-informasi-di-tempat-kerja.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/penggandaan-dokumen.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/menangani-suratdokumen-kantor.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/aplikasi-perangkat-lunak.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/dana-kas-kecil.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/kearsipan.htmlhttp://www.istockphoto.com/googleimages.php?id=2849344&platform=blogger&langregion=inhttps://www.blogger.com/
top related