mogi day spa
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GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS
Mogi das CruzesGPROJ 01
Maio de 2013
Empresa
A Mogi Day Spa é uma empresa que oferecerá
serviços de relaxamento, tratamentos estéticos,
tratamentos corporais, além de orientação alimentar.
Tem como público alvo as pessoas que buscam cada
vez mais serviços de bem estar pessoal.
Para a implantação do projeto serão necessárias
aquisições de equipamentos, materiais e serviços. Esta
apresentação tem como objetivo demonstrar como
serão conduzidos os processos de aquisições do
projeto.
Equipe do Projeto
Da esquerda para a direita: Edison Atamanchuk, Paulo Rogério de Souza, Eric Francisco de Paula, Carlos Augusto de Paula Teixeira, Paulo Sergio de A. Lima Vieira, Felipe Tadeu de Siqueira.
EAP
Mogi Day Spa
1 Gerenciamento do Projeto
1.1 Termo de abertuta
1.2 EAP
1.3 Plano de gerenciamento do
projeto
1.4 Monitoramento e controle
2 Imóvel
2.1 Aluguel do imóvel
2.2 Reforma predial
2.2.1 Elaboração de projetos
2.2.2 Obras civis
2.2.3 Instalações elétricas & SPDA
2.2.4 Instalações hidrosanitárias
2.2.5 Instalações de rede de lógica e
dados
2.2.6 Instalações de sistema de som
2.2.7 Instalação de sist. combate a
incêndio
2.2.8 Instalação de sist. de segurança
patrimonial
2.2.9 Execução de serviços de paisagismo
3 Equipamentos
3.1 Compra de equipamentos
3.2 Compra de acessórios
3.3 Instalação de equipamentos
3.4 Testes
4 Operação
4.1 Regularização de documentação
legal
4.2 Contratação de pessoal
4.3 Treinamento de pessoal
4.4 Compra de fardamento e EPIs
4.5 Compra de mobiliário
4.6 Compra de material de escritório
4.7 Contratação de serviço de vigilância
4.8 Contratação de serviço de limpeza
4.9 Contratação de serviço de
estacionamento
5 Encerramento
5.1 Divulgação
5.2 Inauguração
5.3 Registro de lições aprendidas
Critérios “Make or Buy”
1 – Necessidade de fornecimento especializado
2 – Restrição de custo3 – Restrição de prazo4 – Existência de fornecedores
confiáveis5 – O core business da empresa6 – Compartilhamento de risco7 – Problemas legais
EAP Revisada
Mogi Day Spa
1 Gerenciamento do Projeto
1.1 Termo de abertuta
1.2 EAP
1.3 Plano de gerenciamento do
projeto
1.4 Monitoramento e controle
1.5 Mapa de aquisições
2 Imóvel
2.1 Aluguel do imóvel
2.2 Reforma predial
2.2.1 Elaboração de projetos
2.2.2 Obras civis
2.2.3 Instalações elétricas & SPDA
2.2.4 Instalações hidrosanitárias
2.2.5 Instalações de rede de lógica e
dados
2.2.6 Instalações de sistema de som
2.2.7 Instalação de sist. combate a
incêndio
2.2.8 Instalação de sist. de segurança
patrimonial
2.2.9 Execução de serviços de paisagismo
2.2.10 Fiscalização de obras
3 Equipamentos
3.1 Compra de equipamentos
3.2 Compra de acessórios
3.3 Instalação de equipamentos
3.4 Testes
4 Operação
4.1 Regularização de documentação
legal
4.2 Contratação de pessoal
4.3 Treinamento de pessoal
4.4 Compra de fardamento e EPIs
4.5 Compra de mobiliário
4.6 Compra de material de escritório
4.7 Contratação de serviço de vigilância
4.8 Contratação de serviço de limpeza
4.9 Contratação de serviço de
estacionamento
5 Encerramento
5.1 Follow-up com os contratados
5.2 Divulgação
5.3 Inauguração
5.4 Registro de lições aprendidas
AquisiçõesBuy
Mapa de Aquisições
Concorrência Item a ser contratado
Ref. EAP
Vendor List Orçamento (R$)
Prazo Critério"Make or Buy"
RFP-1 Elaboração de projetos
2.2.1 ProjetecEngeplanDevemada
40.000 90 dias Fornecimento especializado
RFP-2 Instalações elétricas e SPDA
2.2.3 EletemSenoidalBlackout
15.000 45 dias Fornecimento especializado
RFP-3 Execução de serviços de paisagismo
2.2.9 VerdeterraCampaneli
10.000 10 dias Existência de fornecedores confiáveis
RFQ-1 Contratação de pessoal
4.2 NovaGelrePlus
8.000 30 dias Problemas legais
RFQ-2 Inauguração 5.3 Maestro BuffetBuffet Nomura
5.000 1 dia Restrição de prazo
Registro de Riscos
Momento da resposta ao risco: Planejamento (PLAN), Especificações (ESP), Pré-qualificaçãode fornecedores (PQ), Seleção de fornecedores (SEL), Cláusulas contratuais (CONT), Administração de contrato (ADM), Encerramento do contrato (ENC).
Concorrência Evendo de Risco Resposta ao RiscoMomento da
Resposta ao Risco
RFP-2 Custo de instalações elétricas e de SPDA excederem o orçamento.
Realizar cotações com empresas prestadoras de serviço e fornecedoras de material separadamente, buscando redução de despesas.
PQ, SEL
RFP-3 Execução de serviços de paisagismo não atender ao prazo.
Utilizar critérios de eliminação na seleção dos fornecedores. Elaborar contrato com cláusulas punitivas por atraso do fornecedor.
SEL, CONT
RFQ-1 Contratação de pessoal não condizente com o perfil profissional esperado.
Fornecer à empresa contratada para os trabalhos de recrutamento e seleção perfil detalhado esperado dos profissionais. Participar da última reunião com os condidatos em processo seletivo.
PLAN, ESP, ADM
RFQ-2 Empresa contratada para realizar o evento de inauguração não realizar os trablhos.
Utilizar critérios de eliminação na seleção dos fornecedores. Realizar follow-up com o fornecedor contratado, uma vez por telefone com 15 dias de antecedência, e outra visitando a sede da empresa na semana do evento.
PLAN, SEL, ADM
Declaração de Trabalho
1. Os serviços deverão ser executados de acordo com as Normas da ABNT;2. As tubulações embutidas , tomadas e interruptores a serem aplicados nas
instalações deverão ser da marca “Paulo’s”, e nos modelos indicado em projeto;3. As luminárias dos ambientes internos serão da marca “Carlo’s”, respeitando as
referências indicadas em projeto;4. Os refletores da área externa serão tipo pétalas, da marca “Eric’s”, nos modelos
referendados em projeto;5. Os cabos de cobre nú, nos diâmetros especificados em projeto das instalações
de SPDA, serão da marca “Edson’s”. 6. O prazo para execução dos serviços será de 60 dias da emissão da ordem de
serviço;7. Todo material fornecido deverá ter garantia comprovada pelo Fabricante;8. Os preços dos serviços serão fixos e irreajustáveis;9. Deverão ser apresentadas as composição dos preços unitários de todos os
serviços;10. Após a entrega dos serviços, a Empresa deverá deixar à disposição do Cliente,
uma equipe composta por um eletricista e um auxiliar, para qualquer necessidade de manutenção e orientação do pessoal de Serviços Gerais, por um período de 10 (dez) dias.
Critérios Eliminatórios
1. Apresentação de certidão negativa de débitos relativos a tributos federais e à dívida ativa da União.
2. Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.
3. Experiência de mercado superior a dois anos.4. Todos os funcionários devem ser registrados
pelo regime CLT.5. A empresa deve estar situada no município
de Mogi das Cruzes ou municípios limítrofes.
Critérios Classificatórios
1.Melhor preço e condições de pagamento2.Redução de prazos3.Capacidade técnica dos funcionários4.Certificações5.Posicionamento no mercado
Divulgação dos Critérios
Visando transparência e agilidade no processo
os critérios serão divulgados para que os
fornecedores convidados saibam
antecipadamente como serão julgadas as
propostas. Isso possibilitará ao fornecedor ser
mais agressivo em sua proposta focando em
melhorá-la nos critérios divulgados, o que
consequentemente beneficiará o projeto.
Sistema de Pontuação
Critérios Classificatórios Peso(%)
Fornecedor
Nota Média
Melhor preço e condições de pagamento
40
Redução de prazos 30
Capacidade técnica dos funcionários 15
Certificações 10
Posicionamento no mercado 5
Documentos de Aquisição
Será solicitado aos fornecedores uma RFP
(Solicitação de Proposta), com base nas
descrições informadas na DT (Declaração de
Trabalho).
Para contratar as empresas utilizaremos os
critérios eliminatórios, classificatórios e o
sistema de pontuação.
A equipe do projeto não detém de conhecimento
para execução das atividades do pacote.
Envio do Convite
Os convites para participação das concorrências serão enviados através de carta convite, o que possibilitará evidenciar a troca de informações com os possíveis fornecedores. Os mesmos poderão enviar antecipadamente suas dúvidas através de e-mail ou contato telefônico. Será agendada uma reunião para esclarecimentos de todas as dúvidas e a ata de reunião será documento formal anexo ao processo.
Contrato
FORMAO contrato será formal com a finalidade de agilizar qualquer processo jurídico necessário por conta de algum litígio.
ESPÉCIESerá adotado o contrato de prestação de serviço com base no Código Civil, também visando o amparo jurídico caso necessário.
TIPO DE CONTRATOSerá adotado o contrato de preço global devido às restrições de orçamento. O objetivo é evitar imprevistos no custo.
Processo de concorrência
Decisão pelo processo de concorrência privada
Identificação dos itens de aquisição(Processos Buy)
Especificação daDT
Especificação daRFP
VendorList
Envio daCarta Convite
Esclarecimento de dúvidas
Obtenção de propostas
Critérioseliminatórios
aceitos ?
Sim
Descartar proposta
Não Fim
Análise daspropostas
Proposta aceita ?
A
ANão
Contratar
Sim
Atitudes e Fiscalização
ATITUDES- Reuniões de kick off com fornecedores- Certificar e garantir o cumprimento dos contratos- Reuniões quinzenais com fornecedores- Registrar fatos relevantes em atas- Elaborar relatório de avaliação dos fornecedores e o registro de
lições aprendidas
FISCALIZAÇÃO- Visitas para acompanhamento dos trabalhos- Registrar os eventos e avanços dos trabalhos através do Boletim
de Medição- Efetuar o registro dos claims e mudanças quando ocorrer
Relatórios de controles
Identificação do Projeto.
Identificação do Projeto.
Identificação da ATA.
Identificar Responsável.
Identificar Ocorrência.
Identificar o tempo.
Classificar Reunião.
Registrar dados dos
participantes
Registrar ações a serem
implementadas.
Registrar os pontos definidos
na reunião.
Registrar os pontos para
reunião.
Registrar necessidade de próxima reunião.
ATA de reunião para registrar todos os eventos e integrantes da mesma.
Relatórios de controles
Documento de controle das solicita-ções de mu-danças das atividades.
Identificação do Projeto.
Identificação do Projeto.
Registrar Data.
Identificação do Responsável.
Identificação da mudança.
Identificação da necessidade.
Identificação da possível solução.
Identificação dos impactos no
projeto/atividade.
Identificação dos riscos e ações.
Identificação de impactos nos
prazos.
Identificação de impactos na
equipe.
Identificação de impactos em
terceiros.
Identificação de impactos
financeiros.
Identificação de avaliação geral da mudança.
Identificar responsável pela
autorização/negativa.
Relatórios de controles
BM - Boletim de Medição para controlar e avaliar a situação da atividade.
Relatórios de controles
Documento para apontar as lições aprendidas em cada medição realizada na atividade.
Controle do Contrato
Definir Fornecedor
Kick Off
Alteração de contrato
Assinatura do Contrato
Pagamento Parcial (20%)
Iniciar Atividades
Realizar alterações
SIM
NÃO
Realizar Medições Avanço Físico
Atende Especificações
do DT
NÃO
Realizar Adequação
Liberar PagamentoFinalizar Controle
SIM
Encerramento do Contrato
Inicio
Validar Entregas
Entregas concluídas
Assinar Termo de Aceite
Arquivar Documentação
Efetivar Pagamento
Aplicar Punições Contratuais
NÃO
SIM
Registrar Lições Aprendidas
Finalizar Contrato
PGAPlano de Gerenciamento das Aquisições (1/2)
SUMÁRIO
1 Apresentação da empresa, serviços prestados e necessidades
identificadas, objetivo.
2 Equipe do Projeto
3 EAP Inicial
4 Critérios Marke or Buy
5 Mapa de Aquisições
6 EAP Revisada
7 Registro dos Riscos
8 Declaração de Trabalho
9 Critérios Eliminatórios
10 Critérios Classificatórios
PGAPlano de Gerenciamento das Aquisições (2/2)
SUMÁRIO
11 Divulgação dos Critérios
12 Sistema de Pontuação
13 Documentos de Aquisição
14 Envio de Convite
15 Contrato (Forma/Espécie/Tipo de Contrato)
16 Processo de Concorrência
17 Atitudes e Fiscalização
18 Relatórios e Controle
ATA de Reunião
Controle de Solicitação de Mudança
Boletim de Medição
Registro de Lições Apendidas
19 Fluxo do Controle do Contrato
20 Fluxo de Encerramento do Contrato
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