myopenfactory: potenziale elektronischer kommunikation - dr.-ing. carsten schmidt,...
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myOpenFactory –Potenziale elektronischer Kommunikation (EDI)
EDI – aber einfachSupply Chain Management in der Auftragsfertigung
14. Juli 2011, Festo, Esslingen
Dieser Foliensatz ist ausschließlich für Mitarbeiter des Klienten bestimmt.Die Verteilung, Zitierung und Vervielfältigung – auch auszugsweise – zum Zwecke der Weitergabe an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der myOpenFactory Software GmbH gestattet.
OpenFactory ist eine Marke der myOpenFactory eG, alle anderen Marken gehören ihren jeweiligen Besitzern.
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myOpenFactory Software GmbH – Kurzprofil
Ausgründung aus dem Konsortialprojekt „myOpenFactory“ (PTKA/BMBF)
Entwicklung und Betrieb der Koordinationsplattform myOpenFactory zur überbetrieblichen Auftragsabwicklung mit elektronischer Daten Integration (EDI)
Branchenschwerpunkt: Maschinen- und Anlagenbau sowie deren Zulieferindustrien
myOpenFactory Software GmbHPontdriesch 10D-52062 AachenTelefon +49 241 9900030 0Fax +49 241 9900030 17E-Mail info@myopenfactory.comWebseite www.myopenfactory.comGründung: 2005Mitarbeiter: 10
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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung
EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…
Supply Chain Management in der Auftragsfertigung
Fazit
Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI
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Supply Chain Managementgestern – heute – morgen
Aufschwung „Krise“
Auftragsindex
Boom Erholung Aufschwung
In Krisenzeiten: Auftragsbeinbruch, Stornierungen etc.ABER: in jedem Abschwung vglb. Effekte wie: Absatzprognosen erweisen sich als falsch Prognosebestände sind überdimensioniert
Lieferzeiten für Zulieferteile werden länger
Ausweitung der prognose-basierten Beschaffung
Trotz „Kurzarbeit“ kommt es teilw. zu Lieferengpässen…
…noch eine Runde „Bull Whip“? Lager sind nur „vorsichtig“ gefüllt Niemand möchte den Aufschwung verpassen Teilw. sprunghaftes (Wieder-) Auffüllen der Lager….und das Spiel beginnt von vorn…
Gute Ratschläge: „Alle Prozesse müssen auf ihre Effizienz hin
überprüft werden“ (Roland Berger 2009 – Und jetzt?) „Einkauf noch stärker auf Kostenorientierung
trimmen““ (Roland Berger 2009 – Und jetzt?) „Bestände rigoros reduzieren“ (Bain 2009 –
Erfolgreich durch die Krise) …
Ziel: Transparenz und „Synchronisation“ entlang der Lieferkette
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Belege kommen als Fax, Brief, E-Mail etc. an Lange Durchlaufzeiten pro Beleg:
1 – 2,5 Tage vom Eingang bis zu Kontrolle Prüfen und Abklären der Angebote, ABs,
Rechnungen, etc. verschlingen einen Großteil der Arbeitszeit des Einkäufers
Produktion Einkauf/Beschaffung
Innerbetriebliche Planungsgenauigkeit
Permanente Aktualisierung und Fortschreibung mit einem Aufwand von mehreren Stunden täglich
Überbetriebliche Planungsgenauigkeit
Zeit zwischen Auftragsbestätigung und Lieferung ist Black-Box, Liefertermine werden nur selten aktualisiert Planung auf Arbeitsgangebene im Minuten-
oder Sekundenbereich Integrierte CNC-Steuerung MDE/BDE-Erfassung und Anbindung an das
ERP-System Etc.
Das Transparenz-Dilemma – Einkauf/Beschaffung vs. Produktion
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Eingesetzte Kommunikationsmedien für die Bestellabwicklung im Maschinen- und Anlagenbau
Anfrageversenden
Angeboterfassen
Bestellungversenden
Auftragsbestätigungerfassen
Statusabfrageversenden
Statusnachrichterfassen
Rechnungerfassen
Reklamation (Rechnung/Lieferung) versenden
Mahnung (Rechnung)erfassen
0% 20% 40% 60% 80% 100% Anteil36% 18% 39% 7%
6% 12% 79% 3%
83% 16% 1%
3% 44% 47% 6%
5% 42% 44% 9%
55% 5% 35% 5%
12% 4% 79% 4%
5% 23% 62% 10%
7% 21% 65% 8%
Briefpost 44%
Telefon 7%
Fax 45%
E-Mail 3%
Abwicklung1:1 Beziehung
Anbahnung1:n Beziehung
Briefpost 6%
Telefon 21%
Fax 64%
E-Mail 8%
Quelle: FIR, WZL, IPA, 2007, n=80/21
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Vor mehr als 20 Jahren wurde EDIFACT eingeführt, aber die Verbreitung ist noch immer gering
Kein EDI
100%0%
100%
→Firmen, die EDI einsetzen
Kein EDI
100%0%
100%
EDI heute
Kein EDI
100%0%
100%
EDI heute
Firmen < 500 M. Firmen 500 - 5.000 M. Firmen > 5.000 M.
81,2%38,3%
37,4%7,9%
12,3%3,7%
→Firmen, die EDI einsetzen →Firmen, die EDI einsetzen
Quelle: Verband Deutscher Maschinen- undAnlagenbau 2007, Studie myOpenFactory 2009
…aber trotz EDIFACT weist heute fast jede eingesetzte Schnittstelle Besonderheiten auf.
Wird also bisher etwas falsch gemacht...?
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Was sind die wesentlichen Hemmnisse bei der bzw. für die Nutzung von E-Business-Standards?
Quelle: E-Business-Studie 2007/2008, Wegweiser, S.50
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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung
EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…
Supply Chain Management in der Auftragsfertigung
Fazit
Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI
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Beschleunigung des Informationsflusses (Reduktion der Durchlaufzeit) durch AUTOMATISIERUNG mittels EDI
Die Angebote können in den meisten ERP-Systemen gegenübergestellt werden
Diese Übersicht dient als Verhandlungsbasis für den Einkäufer
Angebotsvergleich
Die Angebote werden im ERP-System gespeichert
Der Sachbearbeiter wird per E-Mail über den Eingang der Angebote benachrichtigt
Angebote
Aus dem ERP-System werden Anfragen an die Lieferanten versandt
Anfrage
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Transparenz im Beschaffungsprozess (Status und Rückmeldungen) mittels EDI
Die Abweichungen werden übersichtlich dargestellt
Nur wenn der Sachbearbeiter die Abweichungen akzeptiert, wird der Beleg an das ERP-System weitergeleitet
Transfer ins ERP-System
Alle Angebote und Auftrags-bestätigungen werden geprüft
Beleg ohne Abweichungen werden sofort verbucht
Nur bei relevanten Abweichung wird eine Entscheidung vom Sachbearbeiter benötigt
Angebot oderAuftragsbestätigung
Aus dem ERP-System werden Anfragen und Bestellungen an die Lieferanten versandt
Anfrage oderBestellung
Prüfung
(siehe nächste Seite)
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Eine differenzierte Betrachtung des Wert-Beitrags von EDI zur Prozesseffizienz in der Beschaffung...
Quelle: Studie myOpenFactory 2009
Artikelstamm erzeugen
Bedarf erzeugen
Bestell-vorschlageinsehen
Lieferanten zuordnen
Anfragen erzeugen, drucken,
versenden, archivieren
Angebote an Disponent verteilen
Datenins ERP
einpflegen
Angebote anmahnen
Daten-
aufbereitung
für die Preis-
verhandlungKatalog-
suche
Verhandlung und Auswahl
eines Lieferanten
Einkau
f
Kon
str.A
V
8%
8%6%
5%
2%
2%
5%2%
5%
1%
0%
2%
0%
2%
Einkau
fLag
erK
onstr.
AV
Bestellung auslösen, ausdrucken, unter-schreiben, ablegen
AB an Disponent verteilen
Daten prüfen und ins ERP einpflegen
AB anmahnen
Abstimmung der Termine
AB archivieren
Lieferavisverarbeiten
Lieferung anmahnen
Waren-eingangbuchen
6%
2%
2%
7%
5%
2%
2%
1%
2%
0%
0%0%
1
1
...
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… offenbart ein hohes Einsparpotential durch die „Elektronifizierung“ von Routinetätigkeiten
Bestellvorschlag einsehen 8%
Lieferant zuordnen 2%AB-Daten
prüfen 7%
AB verteilen2%
AB mahnen2%
Bestellungauslösen 6%
Verhandlungvorbereiten 6%
Preisver-handlung 8%
strat.
Beschaffungs-
projekte 20%
Katalogsuche 5%/2%
Rechnung
anlegen 3%
Terminab-stimmung 5%
Angebote intern
verteilen 2%
Anfrage er-zeugen 5%/1%
Angebote anmahnen 2%
AB archivieren2%
Lieferunganmahnen 2%
Klärung mit Fachabteilung 1%
Lieferavisverarbeiten 1%
Rechnungverteilen 2%
Rechnungprüfen 3% Weiterleiten
interne Prüfung1%
ERP-Dateneinpflegen
5%Verhandlung
vorbereiten 2%
Termin-abstimmung 5%
AB anmahnen 2%
Preisver-handlung 8%
Bestellung auslösen 2%
Lieferung anmahnen 2%
Lieferavis verarbeiten 1%
Rechnung anlegen 3%
Weiterleiten
interne Prüfung 1%
Klärung mit Fachabteilung 1%
primäre Tätigkeiten,Wertschöpfung
sekundäreTätigkeiten,„notwendig“
Verschwendung, „nicht notwendig“
38%
Effizienter Prozess„Manueller“ Prozess
Quelle: Studie myOpenFactory 2009
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Nachvollziehbare Einsparpotentiale können für den Einkauf aber auch sehr einfach gerechnet werden
nB Anzahl Bestellungen pro Monat
pB Prozentsatz EDI-Bestellungen
pAB Prozentsatz EDI-B. mit AB
pLief Prozentsatz EDI-B. mit Lieferavis
pRech Prozentsatz EDI-B. mit Rechnungen
tAB Zeitersparnis bei einer AB
tLief Zeitersparnis bei einem Wareneingang
tRech Zeitersparnis bei einer Rechnung
Kh Zugrunde gelegter Stundenkostensatz
Im Internet: http://myopenfactory.com/de/calc.html
= nB • pB • ( pAB • tAB + pLief • tLief + pRech • tRech ) • Kh
= 3.000 • 25% • ( 80% • 5min + 50% • 3min + 50% • 5min ) • 60€ /h
Nutzen
Nutzen
= 6.000€/MonatNutzen
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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung
EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…
Supply Chain Management in der Auftragsfertigung
Fazit
Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI
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Durch die Reduzierung auf die wesentlichen Inhalte ist myOpenFactory vergleichsweise schlank und einfach
Anzahl verschiedener Elemente55
0
21
Anzahl verschiedener Felder
183
~ 5
000
16100
Anzahl verschiedener Nachrichtentypen
EDIFACT
Es können auch weniger moderne ERP-Systeme angeschlossen werden Die XML-Nachrichten sind auch ohne Handbuch zum größten Teil verständlich
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Mit myOpenFactory wird die ad-hoc-Kommunikation möglich
PAS 1074: „myOpenFactory“erhältlich im Beuth-Verlag
MeinUnternehmen
AnfrageBestellung
ÄnderungsauftragStatusabfrage
BestandsnachrichtAbruf
WareneingangsbelegGutschrift
Reklamation
AngebotAuftragsbestätigung
StatusnachrichtBestandsabfrageLieferavis
RechnungZahlungserinnerung
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MeinUnternehmen
Liefer-anten ohne ERP
Viele Lieferanten sind heute schon über myOpenFactory erreichbar
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Nachvollziehbare Einsparpotentiale können für den Einkauf aber auch sehr einfach gerechnet werden
nB Anzahl Bestellungen pro Monat
pB Prozentsatz EDI-Bestellungen
GMonat myOpenFactory Grundgebühr GDok Gebühr pro versendetem Dokument
Im Internet: http://myopenfactory.com/de/calc.html
= 60€ + 3.000 • 25% • 0,20€Kosten
= 6.000€ - 210€Einsparpotentialpro Monat
= GMonat + nB • pB • GDokKosten
= 210€
= 5.790€
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Potentiale elektronischer KommunikationGliederung
EDI aber einfach mit myOpenFactory – gerechnet, gesehen, getan…
Supply Chain Management in der Auftragsfertigung
Fazit
Prozesseffizienz in der Beschaffung mittels EDI
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Die technischen Möglichkeiten sind gegeben, aber…„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es…“
Auswahl angeschlossener Lieferanten:Adolf Würth GmbH & Co. KG, Balluff GmbH, Festo AG & Co. KG, DK-Metalltechnik GmbH, Gebelein GmbH, Hoffmann GmbH Qualitäts-werkzeuge, KTR Kupplungstechnik GmbH, SEW Eurodrive GmbH & Co. KG, F. Reyher Nchfg. GmbH & Co. KG, Siemens AG, Wago Kontakttechnik GmbH & Co. KG, ZitecIndustrietechnik GmbH, ZTS-Schwedler etc.
„Aktuell 50,3% Transaktionsvolumen werden bereits mit gut 20 Lieferanten realisiert – eine lösbare Aufgabe...“Wolfgang Sticht, Leiter Organisation, IT und Materialwirtschaft bei der Burkhardt GmbH
50,3% Bestellvolumen
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EDI-integrierte Prozesse sparen nicht nur bares Geld – sie erhöhen auch Transparenz und Effektivität…
Neben dem quantifizierbaren Nutzen entstehen auch qualitative Vorteile: Größere Sicherheit, z.B. durch
Geringere Fehleranfälligkeit Elektronische Dokumentation der gesamten Vorgänge Möglichkeit zur Beweiskrafterhaltenen Speicherung der Dokumente Sicherheit, das die Daten auch richtig im ERP-System des Geschäftspartners verbucht sind
Höhere Transparenz ... und damit schnellere Reaktionsfähigkeit
Mehr Zeit …für Tätigkeiten, die das Können des Mitarbeiters fordern
Elektronischer ProzessHerkömmlicher Prozess
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EDI - aber einfach
Elektronische Kommunikation mit myOpenFactory
Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit.
Carsten SchmidtDr.-Ing., Geschäftsführer
myOpenFactory Software GmbHAddress Pontdriesch 10D-52062 AachenPhone +49 241 9900030 0E-Mail info@myopenfactory.comWebsite www.myopenfactory.com
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