navision stat 9 - oes.dkmed bogføring for peppol dokumenter, ligner processen som den er kendt for...
Post on 15-Mar-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Side 1 af 13
Navision Stat 9.4
ØSY/kkp
Dato 13.12.2019
Kvikguide for håndtering af Peppol dokumenter
Overblik
Formål
Dokumentet supplerer Elektronisk fakturering manualerne for hhv. køb og
opsætning med betragtninger, der er særlige i forhold til modtagelse af Peppol
dokumenter.
Indholdsfortegnelse
Overblik .............................................................................................................................. 1
Formål ............................................................................................................................ 1 Målgruppe ...................................................................................................................... 1 Hvorfor er det vigtigt? ................................................................................................. 2 Copyright ....................................................................................................................... 2 Seneste ændring ............................................................................................................. 3
Beskrivelse .......................................................................................................................... 4 Roller .............................................................................................................................. 4 Generelt .......................................................................................................................... 5
Identifikation af kreditorkort til en Peppol faktura ...................................................... 6 Peppol kreditorer .......................................................................................................... 6 Forskel ml. OIOUBL og Peppol ................................................................................ 7 Forhåndsregistrering i Indfak...................................................................................... 9 Kreditor findes ikke i Indfak ..................................................................................... 10 Udenlandske kreditorer i Peppol .............................................................................. 11
Betalingsmetoder ............................................................................................................. 12 Negativ dokumenttotal ................................................................................................... 12 Henvisninger .................................................................................................................... 12 Links .................................................................................................................................. 13
Brugervejledninger ...................................................................................................... 13 Hjælpetekster ............................................................................................................... 13
Målgruppe
Guiden er til de brugere i Institutionen og regnskabsafdelingen hhv.
regnskabsservicecenter/SAM, der opretter og vedligeholder kreditorer, der skal
benyttes i forbindelse med Ebilag/elektronisk køb og elektroniske fakturaer.
Side 2 af 13
Guiden retter sig endvidere til de brugere der arbejder som fakturafordeler i
IndFak
Hvorfor er det vigtigt?
Fra april 2019 skal offentlige institutioner kunne modtage elektroniske fakturaer
fra kreditorer i EU i to formater: Peppol BIS Billing3 og CII (cross industry
invoice). Navision Stat institutioner er forpligtet til at kunne modtage fakturaer i
disse formater.
Institutioner der anvender IndFak2 opfylder automatisk kravet, idet de nye
formater kun modtages via IndFak2.
Vi har tilstræbt at modtagelse, kontering i IndFak og overførsel til Navision Stat
med bogføring for Peppol dokumenter, ligner processen som den er kendt for
OIOUBL dokumenter. Der er ikke gjort noget særligt for at fremhæve
Peppoldokumenter.
Selv om behandlingen af Peppol dokumenter ligner OIOUBL meget, er der et
områder som kræver særlig opmærksomhed hos brugeren.
- Identifikation af tilhørende kreditorkort. Man skal forvente at
identifikation/udsøgning af kreditorkort bliver en mere manuel proces for
Peppol dokumenter.
- Betalingsmetoder. Peppol dokumenter er åbnet for mange flere
betalingsmetoder end i OIOUBL. Man må forvente at modtage
dokumenter med betalingsmetoder, som vi ikke har automatisk håndtering
af.
- Det er vigtigt at indse når et modtaget dokument ikke ”glider” så let
igennem, og man derfor måske står overfor en udenlandsk Peppol faktura,
der kræver lidt ekstra.
I skrivende stund december 2019 har vi endnu ikke opnået væsentlig driftserfaring
til at kunne udpege de ”almindelige” problemer som opstår i forbindelse
medhåndtering af Peppol dokumenter, modtaget i IndFak og overført til Navision
Stat. Guiden er derfor udformet på grundlag af formodning om de praktiske
problemer der kan opstå.
Copyright
En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft
Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen.
© 2018 Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.
Side 3 af 13
Arbejdet i Navision Stat og Indfak2 for håndtering af Peppol fakturaer, er støttet
af EU midler under CEF, Connecting Europe Facility, der er en paraply for støtte
til infrastrukturprojekter, for et bedre forbundet EU.
Se mere om EU CEF på deres hjemmeside:
https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom
Seneste ændring
Publiceret første gang: 22.02.2019
Seneste ændring: 13.12.2019
Side 4 af 13
Beskrivelse
Guiden retter sig mod brugere i IndFak og Navision Stat.
I IndFak er den først og fremmest relevant for brugere der behandle Peppol
fakturaer, som går til forhåndsregistrering.
I Navision Stat er den relevant for brugere der skal håndtere dokumenter, hvor
programmet ikke automatisk har kunnet identificer og tilkoble et kreditkort eller
kunnet finde en betalingsmetode.
Både i IndFak og NS må det forventes, at der ved modtagelse af Peppol
dokumenter bliver brug for en manuel proces for identificering af det kreditorkort
som skal kobles til det enkelte dokument.
Fordi det kan vise sig vanskeligt for systemet at identificere det tilhørende
udenlandske kreditorkort er det vigtigt – hver gang - at være meget
opmærksom, og søge omhyggeligt i kreditorkartoteket, før der bedes om
oprettelse af nyt kreditorkort.
Årsagen til at vi forventer, at fakturaer fra udenlandske leverandører ofte ikke
automatisk kan identificere et tilhørende kreditorkort i IndFak og Navision Stat er
at reglerne for hvilke informationer fakturaafsenderen skal anføre er delvist
landespecifikke.
For institutioner der er kunder hos SAM/ØSC foretages det af SAM. For andre er
det institutionen selv der ansvarlig herfor.
Roller
Rettighed Beskrivelse
I IndFak:
Fakturamanager.
Det bliver fakturamanageren, som skal være
opmærksom på om kreditoren kan udsøges med de
udenlanske identifikatorværdier (svarende til ”CVR
nummer” og tilhørende attribut) som leverandøren
angiver i fakturaen.
I Navision Stat, SAM:
ACC_OESC_MEDARB
Bruger med adgang til at oprette og rette
kreditorkort.
Betalingsoplysninger skal komme fra Peppol
dokumentet eller Indfak og overføres til
Udbetalingskladden.
Se yderligere brugervejledning til Brugeradministration, og opslagsværk for
Rettigheder for en mere specifik beskrivelse af ovenstående roller.
Side 5 af 13
Generelt Fremover skal statsinstitutioner kunne modtage elektroniske fakturaer i ”Peppol
BIS3” og ”UN/CEFACT CII” formaterne. Indholdet skal opfylde kravet i euro-
pæsiske norm EN 16391. For Navision Stat institutioner implementeres det ved,
at leverandøren sender dokumenterne, til IndFak2. Her konteres de og der sendes
et NS-Peppol BIS3-konteringsdokument videre til Navision Stat.
For at modtage Peppol Ebilag skal institutionen altså benytte Indfak2. EAN
nummeret (EAN numrene) skal være registreret i Nemhandelsregistret med
optionen ”IndFak PP” (Indfak med Peppol). Når det er opfyldt kan udenlandske
fakturaafsendere som er tilsluttet EU Peppol transportnetværk slå nummeret op
og sende til IndFak2. Det er principielt institutionens ansvar, at foretage
Nemhandelsregistreringen. Se evt. vejledningen for Nemhandelsregistrering, som
du finder i sektionen Installation og drift, Nyeste Installationsvejledninger for den
aktuelle version af Navision Stat. Brug dette link:
https://modst.dk/systemer/oekonomi-og-regnskab/installation-og-drift/
Peppoldokumenter kan IKKE sendes direkte til Navision Stat.
Håndtering af en Peppol elektronisk faktura der er sendt fra en udenlandsk kreditor,
ligner på mange måder håndteringen af OIOUBL elektronisk faktura fra en dansk
kreditor.
En forskel er, at udenlandske kreditorer ikke nødvendigvis har et nummer i et
register, som identificerer virksomhedens juridiske enhed, på samme entydige
måde, som vi kender i Danmark med CVR-registret og CVR nummer.
En anden forskel er, at der kan forekomme andre betalingsmåder, end vi er vandt
til i Danmark.
En tredje forskel er, at der kan forekommer dokumenter med negativ total – hvilket
er i kontrast til det vi normalt kender i Danmark.
Derfor må man forvente at skulle arbejde lidt mere med dokumenterne ifbm.
identifikation af kreditoren, betalingsmåder og negative dokumenttotaler.
Vi overvåger udviklingen for hvad der faktisk ”rammer” os, og understøtter det
med vejledning eller udvikling afhængig af situation, omfang og karakter.
Side 6 af 13
Identifikation af kreditorkort til en Peppol faktura
Udenlandske kreditorer har ikke nødvendigvis har et nummer i et register, som
identificerer virksomhedens juridiske enhed, og kan derfor ikke på samme entydige
måde, angive den juridiske enhed, som vi benytter til at identificere danske
kreditorer med.
For leverandører der faktisk angiver en værdi for deres juridiske enhed, er der
flere attributværdier i Peppol end vi kender fra OIOUBL. Dvs. at når
leverandøren faktisk anføre den type information er det vigtigt at få opsat det
relevante kreditorkort med de korrekte værdier for ID og attribut – i ”CVR
nummer” og ”CVR Nr Attribut” felterne, fordi det giver den bedste mulighed for
at automatise processen.
Så først skal du grundigt undersøge om der findes et relevant kreditorkort. Det
kræver måske lidt kreativ søgning og søgning på navn, by, land, person, mail eller
andet, da der jo netop ikke nødvendigvis findes et ”CVR nummer”. Hvis du
finder det rigtige, indvælger du det OG du skal opsætte det såvidt muligt med
yderligere oplysninger, hvis der mangler noget.
Kun, hvis der med snedig manuel søgning, ikke findes et, skal der oprettes et nyt.
Hvis der derimod findes flere relevante kreditorkort, må man overveje, hvilket der
skal anvendes, og måske især om der er blevet oprettet ”for mange”.
Danske leverandører der sender Peppol er underlagt almindelige danske krav til
deres faktura og skal angive sit CVR nummer og skal angiver attributværdien
”0184” som betyder dansk CVR nummer.
For Peppol dokumenter modtaget i Indfak forventer vi behov for manuel
assistance i IndFak til at indvælge den rette leverandør også når leverandøren er
dansk. Det skyldes at der ikke tages særligt hensyn til de danske Peppol
attributværdi, på samme måde som der gøres for OIOUBL attributten DK:CVR.
Når en bruger i IndFak har fundet det rette kreditorkort og koblet det på
fakturaen skal den sendes i flow, hvorefter forløbet er som det kendte.
I Navision Stat er ”0184” mappet til ”DK:CVR”, hvorfor identifikation af danske
kreditorer i NS forventes at gå nemt.
Peppol kreditorer
Side 7 af 13
I forbindelse med ibrugtagningen af Peppol fakturaformatet skal institutionen
kontrollere/rette stamdata på kreditorkortene for de udenlandske leverandører, så
de kan anvendes for elektronisk modtagelse det kan anvendes i Indfak.
Men da man næppe på forhånd ved hvilke udenlandske leverandører der overgår til
Peppol sker det nok bedst i takt med at leverandører overgår til Peppol.
Kreditorkortet til en aktuel udenlandske faktura findes måske allerede. Men fordi
faktureringen tidligere er sket via pdf eller brev, og er manuelt tastet i Indfak, vil
kreditorkortet, når den første Peppol faktura kommer, ikke være oprettet med
ebilagspartner og data til evt. identifikation (i ”CVR Nr.” og ”CVR Nr Attribut”
feltet).
Det kræver særlig opmærksomhed hver gang et Peppolfaktura går i
forhåndsregistrering, hvor der først søges og herefter afklares om
kreditorkortet skal revideres, eller om der skal oprettes et nyt.
Eksempel: Din institution har som praksis for udenlandske kreditorer, anført
kreditorkortets nummer ”U001xx” som værdi i ”CVR nummer” feltet. Det opfylder
kravet til integrationen mellem Indfak og Navision Stat, men værdien svarer ikke til
kreditorens eventuelle egen angivelse af sin enheds juridiske identifikation. Når
leverandøren sender data i Peppol fakturaen er det fakturaens data der skal
sammenholdes med opsætningen på kreditorkortets CVR Nummer felt og
tilhørende attributfelt, der skal afgøre kreditormatchet.
Det betyder, at når man har benyttet den praksis for kreditorer der hidtil har sendt
brev eller Pdf, og kreditoren overgår til Peppol, og de leverer en ”CVR lignende”
information i element i Supplierparty ”PartyLegalEntity/CompanyID”, så skal
kreditorkortet i Navision Stat justeres, tilsvarende. Herefter skal de overføres med
stamdata, for at kortet kan bruges i Indfak.
Forskel ml. OIOUBL og Peppol
For OIOUBL skal leverandøren angive en attribut for sin juridiske enheds-
identifikator: ”DK:CVR”, ”DK:CPR”. For udenlandske leverandører angives
”ZZZ”.
For Peppol BIS3 Billing fakturaer er der desværre ikke et generelt krav om, at
udenlandske kreditorer skal anføre en juridisk identifikator m. attribut. Det
afspejles i opsætningen af kreditorkortet og kan betyde at løsningen ikke kan
identificere kreditoren automatisk.
Listen for gyldige attributter og tilhørende registre kan findes via Peppols
hjemmeside: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD/
Side 8 af 13
For udenlandske kreditorer der angiver juridisk identifikator og attribut skal det
tilhørende kreditorkort opsættes tilsvarende – også ved blank attribut.
Danske kreditorer
Danske kreditorer der anvender Peppol er underlagt det almindelige danske krav
og skal i fakturafilen angive deres CVR nummer. CVR attributten er ”0184” i
Peppol. I Navision Stat har vi derfor i XML mapningsbroen for Peppol
faktura/kreditnota indført en mapning for Peppols CVR attribut, fra ”0184” til
”DK:CVR”.
Kreditorkort for danske leverandører SKAL derfor opsættes med de kendte værdier
for CVR-attribut og CVR-Nummer, uanset om kreditoren sender OIOUBL eller
Peppol fakturaer. For danske leverandører der måtte vælge at overgå fra OIOUBL
til Peppol betyder det, at samme kreditorkort umiddelbart kan anvendes i NS til at
modtage både OIOUBL og Peppol, uden at der skal ændres noget i opsætningen.
Dog forventes det stadig at fakturaen går i forhånds registrering i IndFak, til manuel
identifikation af kreditoren. I NS forventes automatisk identifikation af kreditoren.
Der arbejdes i skrivende stund på at:
Det skal tilsvarende håndteres i IndFak at samme kreditorkort kan benyttes
på såvel OIOUBL som Peppol dokumenter, i de tilfælde hvor kreditoren
reelt er samme firma.
Regler opsat for håndtering af danske OIOUBL attributter
IndFak har pt. flg. regler for håndtering af …LegalParty/CompanyID i OIOUBL
fakturaer.
- For attribut ”DK:CVR” juridisk enhed for danske leverandører, skrælles de
foranstillede ”DK” i fakturaens anførte CVRnummer, således at resten kan
matches med kreditorkortets 8 cifrede CVR nummer.
- For attribut ”DK:CPR” for personnummer sammenlignes med CPR nr
feltets opsætning og der skal være tale om 10cifre.
For attributværdien ”ZZZ” benytter IndFak hele den i fakturaen angivne
værdi og sammenligner med kreditorkortets opsatte værdi (hele den
alfanumeriske værdi) i feltet Kreditor CVR Nummer, dvs. både tal og
bogstaver.
I Navision Stat er der tilsvarende regler på attributværdierne DK:CVR og
DK:CPR, og identifikationen af et kreditorkort sker vhja. både CVR nr og
attributtens værdi.
IndFak har pt. ikke en regel for andre attributværdier end de danske.
Det betyder at Indfak p.t. ikke kan identificere leverandøren til Peppol faktura,
hverken specifikt på ”0184” for dansk CVR nummer, eller for de attributværdier
Side 9 af 13
som udenlandske leverandører kan anvende. Dvs. at selv for danske leverandører
af Peppolfakturaer kan Indfak ikke automatisk identificere leverandørkortet
automatisk.
Det vil foreløbig give nogle udfordringer for en smidig håndtering af fakturaer fra
udenlandske Peppol leverandører.
Det forventes at den mest smidige funktion fås ved at der:
For kreditorer der sender OIOUBL:
Udenlandske kreditorkort oprettes med attributten ”ZZZ”.
Danske kreditorkort oprettes altid m. de dansk attributter kendt fra
OIOUBL; DK:CVR, DK:CPR.
For kreditorer der sender Peppol:
Udenlandske kreditorkort oprettes med den ID og den attributværdi der
evt, angives i fakturaen.
Forhåndsregistrering i Indfak
Det forventes at nye Peppol BIS3 Billing fakturaer vil fremgå i sektionen for
forhåndsregistrering i IndFak fordi de ikke automatisk identificerer en kreditor.
Institutionens fakturafordeler i Indfak skal undersøge om der allerede findes et
kreditorkort for leverandøren og koble det rette kreditorkort til fakturaen.
Hvis der ikke findes et kreditorkort skal det specificeres og bestilles oprettet og
overføres m. stamdata.
I Leverandør søgefeltet til venstre skal du undersøge om det rette kreditorkort
allerede er oprettet som stamdata.
Side 10 af 13
Hvis du kan finde det rigtige kreditorkort, skal du sikre at stamdata indeholder den
rette værdi for ”CVR nummeret”. For danske skal de være de 8 cifre efter DK. For
udenlandske skal det være hele nummeret inkl. eventuelle bogstaver. Når det er
sikret, at det rigtige kreditorkort er fundet, vælger du Kreditorkortet ind og
fortsætter processen henimod varemodtagelse, kontering mv. i Indfak på samme
måde som du allerede kender.
Hvis kreditorkortet ikke umiddelbart viser sig må du udvise opfindsomhed i
søgningen. Søg med ”Navn”, ”CVR-nummer” eller Navision Stats
kreditornummer, hvis du kender det. Tag højde for at der kan være stavet
anderledes i stamdata, eller at CVR nummeret kan være angivet anderledes i
stamdata, end i den modtagne faktura. Søg derfor med dele af felternes værdi for at
se om det giver noget overhovedet.
Bemærk: Hvis kreditorkortet findes, men ikke er opsat med det CVR nummer
(juridiske identifikator), der svarer til leverandørens angivelse i fakturaen, SKAL du
iværksætte at kreditorkortet rettes/opdateres og stamdata opdateres i Indfak
INDEN kreditor knyttes til fakturaen..
Kreditor findes ikke i Indfak
Hvis du med sikkerhed ikke kan finde det rette kreditorkort, skal du iværksætte at
der i Navision Stat rettes eller oprettes nyt kreditorkort, som skal synkroniseres som
stamdata til Indfak, før du kan arbejde videre med fakturaen.
Når stamdata skal opdateres eller oprettes i Navision Stat, er det vigtigt at
leverandørens navn og juridiske identifikator (CVR nummer) svarer præcis til de
værdier kreditoren/leverandøren angiver i fakturaen.
I Navision Stat har kreditorkortet, feltet ”CVR nummer”, hvis indhold for Peppol
leverandører, præcist skal matche den værdi, som leverandøren angiver i det
element i fakturaen, hvor han angiver identifikatoren for sin juridiske enhed
(”…AccountingSupplierparty/PartyLegalEntity/CompanyID”).
Det er den værdi som i Indfaks visning står i leverandør sektionen ud for ”CVR-
nummer:”
Her ser du Indfaks visning af data om Leverandøren.
Side 11 af 13
Indfak identificerer kreditoren primært på denne ”CVR-nummer”-værdi og
benytter ikke attributten som en del af datasættet, på samme måde som Navision
Stat, hvor begge værdierne {”CVR nummer” og ”CVR Nr Attribut”}, tilsammen
udgør det værdisæt, som udsøger kreditorkortet.
Opret Kreditorkortet. Afvent stamdata udtræk til IndFak.
Udenlandske kreditorer i Peppol
Udenlandske kreditorer er i Peppol ikke nødvendigvis forpligtet til at angive en
juridisk identifier m. attribut som danske leverandører skal. Det vil afhænge af de
krav der stilles til leverandørerne i deres hjemland.
Bemærk: For udenlandske PEPPOL-kreditorer der vælger at angive en juridisk
enhedsidentifikator, er det hele værdien inklusive bogstaver som skal angives i feltet
på kreditorkortet i CVR nr. feltet, eksempelvis: ”GB983294, sammen med en
eventuel attribut.
Hvis samme kreditorkort tidligere har været anvendt i forbindelse med manuel
indtastning af fakturaerne i IndFak (konterings dokument overført i OIOUBL) så
vil kreditokortet være opsat med ”ZZZ” i CVR NR attribut feltet.
OG hvis der hidtil er anvendt samme (den rigtige) værdi i CVR nummer feltet, er
det blot opsætningen af attributværdien ZZZ der skal justeres til det som Peppol
leverandøren faktisk benytter (blank eller en anden faktisk værdi).
Side 12 af 13
Betalingsmetoder
I Peppol er der åbnet for angivelse af op i mod 80 forskellige betalingsmetoder.
I Navision Stat er der udviklet kode for håndtering af de betalingsmetoder som
forventes mest almindeligt benyttet; dvs. dansk kontooverførsel, udenlandsk
kontooverførsel, udenlandsk kontooverførsel kun med IBAN, FIK og Giro kort
samt Direct Debit.
Det er således umiddelbart forventningen, at hvis leverandøren angiver en af de
betalingsmåder, som understøttes i Navision Stat, og angiver komplette
oplysninger, så vil det være muligt at overføre informationerne i en betalingsordre
der effektureres via til Nemkonto.
Hvis leverandøren angiver en betalingsmåde der ikke understøttes i Navision Stat
sørger databehandlingen i Navision Stat for at opfange det, således at brugeren
skal oprette/tilføje betalingsinformationer inden der kan bogføres i
udbetalingskladden. Navision Stat vil undervejs fra Accept i indbakken og
bogføring af købsdokumentet, give advarsler om de manglende
betalingsoplysninger.
Navision Stat er kodet således at for en betalingsmåde i dokumentet der ikke kan
matche et linje i ”Indgående Betalingsmetode” opsætningen, kan der ikke udpeges
en BetalingsformPM. Det udløser advarsel ved accept og bogføring. Når der ikke
er en betalingsform i udbetalingskladden kan den ikke bogføres.
Negativ dokumenttotal
For Peppol dokumenter er negativ dokumenttotal tilladt. Det er uvist hvor stort
omfanget vil blive.
Dokumenter med negativ total, kan sendes gennem Indfak2. I skrivende stund er
der i Navision Stat ikke udviklet kode som håndterer modtagelse af negative NS-
Peppol konteringsdokumenter på fuldstændig vis. Funktionen, i sin tid udviklet til
det gamle OIOXML07 format bliver dog aktiveret, så man bliver gjort opmærksom
på forholdet, og NS ”vender” dokumenttype og fortegn. Men metoden er ikke
tilrettet for håndtering af Peppol dokumenter.
Foreløbig afventer vi noget driftserfaring m. Peppol før udvikling af metoden sættes
i gang. Der er oprette et udviklingskravnr til opgaven.
Henvisninger
Side 13 af 13
Links
Brugervejledninger
https://modst.dk/systemer/oekonomi-og-regnskab/brugervejledninger/
Emnet der er behandlet i denne guide, er ikke specifikt behandlet i andre
vejledninger. Vejledningerne for Køb, ”Elektronisk fakturering Opsætning …” og
”Elektronisk fakturering Køb” behandler det grundlæggende indenfor området.
Så søg her, hvis der er nogle forudsætninger du mangler beskrevet i nærværende.
Hjælpetekster
http://navhelp.kmd.dk/main.aspx?lang=da-
DK&content=conGettingStarted.htm
top related