outsourcing magasinet nr 7 2009

Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Mirror Accounting, Amesto og Kvestor10

OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009

11Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Mirror Accounting, Amesto og Kvestor

OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009

Denne artikkelen er den sjuende i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg

BUSINESS PROCESS OUTSOURCING:

Amesto Business Partner AS,

et selskap i Amesto Group, er

største norskeide økonomihus,

og en av Norges ledende leveran-

dører av outsourcingstjenester

innen økonomistyring, lønns- og

regnskapstjenester. Vi gir kunden

verdi gjennom effektivisering og

profesjonalisering av økonomi-

funksjonen og tar ansvar for hele

eller deler av kundens økonomi-

prosesser.

Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Mirror Accounting, Amesto og Kvestor10

Velg rett samarbeidspartner og riktig system

leverandøren gjorde heller ingen forsøk

på å endre eller effektivisere prosessene.

Det var uoversiktlig for Ferncliff hvilke

personer som egentlig utførte arbeidet

for dem. Og det var viktig at Ferncliff

kunne møte de som faktisk skulle

levere oppdraget ansikt til ansikt, slik

at nødvendig tillit ble etablert mellom

partene.

Fullintegrert systemFerncliff ønsket drastisk endring og

involverte alle de største leverandørene

i Norge til en anbudsrunde. Valget

falt på Amesto Business Partner med

XLEDGER.NET som system for lever-

ansen. Revolusjonen ligger i at tidligere

måtte man integrere en mengde

forskjellige systemer og manuelt

arbeid med tilhørende kostnader.

Løsningen er nå et fullintegrert

standard system.

Totalkostnadene er estimert til å bli

halvert i forhold til tidligere leveran-

dør. På løpende bokføring er estimert

kostnad pr bilag redusert til 1/3 av

- Ferncliff har jobbet målrettet med

en full gjennomgang av alle hoved-

samarbeidspartnere for å effektivisere

alle prosesser og redusere unødige

kostnader, opplyser Gjethammer.

Automatisert dokumentflytFerncliff arbeider for en fullautomati-

sering og effektivisering av dokument-

flyten i selskapet. Forsystemet som

håndterer trading (sluttsedler) er

integrert med XLEDGER.NET for regn-

skapet og dette er videre integrert med

Cognos Controller for konsolidering.

Det gjenstår å automatisere og

digitalisere håndteringen av slutt-

sedlene.

Tidligere leverandør av regnskapet

hadde meget tunge og komplekse

rutiner for å løse regnskapet basert

på et gammeldags system hvor alt

ble håndtert manuelt. Ferncliff fikk

ikke kontroll eller oversikt med egen

økonomi eller kostnadene knyttet til

å produsere regnskapet. Den tidligere

Investeringsselskapet Ferncliff har skiftet outsourcingspartner og tatt i bruk et fullstendig webbasert regn-skapssystem. Yngve Gjethammer, CEO i Ferncliff TIH, betegner det som å gå inn i fremtiden til en effektiv hverdag med full kontroll og forventning om halverte kostnader.

Yngve Gjethammer, CEO i Ferncliff TIH.

analyser. Nødvendig kontroll og over-

sikt er en forutsetning både for god

virksomhetsstyring og for et vellykket

samarbeid med en outsourcingsleve-

randør. Din outsourcingspartner må

ha nødvendig kompetanse på disse

systemene slik at de blir en relevant

samarbeidspartner som kan ha fokus

på kontinuerlig forbedring og automa-

tisering av arbeidsprosesser.

Valg av riktig partnerDersom leverandøren ikke er en del av

systemleveransen, men bare tjeneste-

leveransen, har de heller ikke nødven-

dig interesse i å forbedre disse proses-

Outsourcing av økonomi- og lønnsområdet har i Norge for de fleste små og mellomstore bedrifter vært en ren tjenesteoutsourcing. Leverandøren har løst oppdraget på sine interne systemer, og kunden har i veldig liten grad vært involvert i systemets rolle for leveransen. Også for noe større bedrifter har det vært vanlig med rene tjenesteleveranser uten systemer.

sene fordi da ikke får noen gevinster av

det. Dersom din leverandør kan levere

begge deler vil du få en leverandør som

kan gi deg som kunde din optimale

kombinasjon av tjeneste og system.

Dette vil kunne sikre at dine endrete

behov over tid kan oppfylles enten le-

veransen blir mer en tjeneste-leveranse

eller mer en systemleveranse.

For at systemet skal tas tilstrekkelig i

bruk av kundens ansatte må det være

enkelt og effektivt, meget brukervenn-

lig, nærmest selvforklarende og uten

særlig behov for opplæring. Det bør

ikke være behov for konsulentarbeid av

typen, ”du har nå kjøpt et rammeverk

og må betale for utvikling av systemet”.

Det skal være et standard system med

innebygget beste praksis i rutiner og

arbeidsflyt, og der konsulentarbeidet

bare er parametersetting for den enkelte

kunde.

Alt i alt skal systemet støtte opp om kun-

dens organisasjonsutvikling, endrings-

prosesser og effektivisering ved å ta det

Den beste løsningen for kunden

Av: Marius Berg, visekonsernsjef i

Amesto og leder av Amesto Payroll.

Berg har erfaring fra de største out-

sourcingsprosessene, både på system

og tjenester, som er gjennomført i

Norge innen lønns- og HR-området.

Ferncliff TIH AS, som eies av Øystein Spetalen, er en av Norges ledende investeringsselskaper. Konsernet ble

etablert i 1995 og har i dag fire forretningsområder: Ferncliff DAI (Direct Active Investments), Ferncliff Trading, Ferncliff Finance og Ferncliff Property. Gruppen hadde en

omsetning på MNOK 629, med balanseverdier for MNOK 2.311 i 2008 og består av 60 selskaper.

i bruk. Systemet skal være et effektivt

verktøy for leverandøren og systemet

skal underbygge og støtte hele tjeneste-

leveransen. Du skal velge en samarbeids-

partner som både leverer systemer og

tjenester og har en optimal kombinasjon

av disse for deg som kunde.

tidligere kostnad. Her er noen råd fra

Gjethammer til andre selskaper som er

i samme situasjon:

CFO-er må tenke nytt og utnytte en

samarbeidspartners muligheter. Det er

helt vesentlig å få oversikt over nåsitua-

sjonen. Alle arbeidsprosesser knyttet til

administrative prosesser må kartlegges.

Hva gjør egentlig de ansatte som er

involvert i dette. Når man har fått en

totaloversikt må det lages en plan for

hva selskapet skal håndtere selv, og

hva som bør settes ut. Produksjonen av

regnskapet bør settes ut slik at selska-

pet kan fokusere på sin kjernevirksom-

het, noe Ferncliff har gjort. Videre må

man ha kompetanse på hva man vil

oppnå og hvordan man vil oppnå

dette. Jo større bestillerkompetanse

selskapet har på en tjeneste de

skal kjøpe inn jo større sannsyn-

lighet er det for at tjenesten blir

effektiv, fungerer over lang tid

og gir ønskede gevinster.

Det har vært kritisk for Yngve

Gjethammer å velge en

langsiktig strategisk samarbeidspartner

som leverer kvalitet og har evne og vilje

til å utvikle seg sammen med Ferncliffs

behov. Amesto Business Partners kom-

«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter

for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang

på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske

løsninger, fleksibilitet og fokus.»

disse prosessene må den økonomiske

informasjonen være oppdatert og lett

tilgjengelig. Dette kan være elektro-

niske inngående fakturaer, integrerte

bankløsninger, aldersfordelte fordringer

og cash flow-oversikt.

Gode systemløsninger har datafangst

ute hos brukerne, er integrerte mot for-

systemer, har rapporter og nødvendige

Innen økonomiområdet er det viktig

for brukerne å ha tilgang til oppdatert

informasjon fra systemene. Arbeids-

prosessene som går i økonomisystemet er

en så integrert del av daglige gjøremål.

Ordre- og varehåndtering, fakturering,

innbetalinger og utestående fordringer,

bestillinger og inngående fakturaer.

Dersom virksomheten skal få kvalitet i

binasjon som ledende både på system-

implementeringer og tjenesteleveran-

ser har vært en viktig årsak til suksessen

i samarbeidet.

Områder der Ferncliff har automatisert

prosessen er:

• Skanning av faktura, som sendes på

digital arbeidsflyt for kontroll og

godkjenning

• Ved bokføring skjer betaling,

bokføring og avstemming av bank

automatisk

• Innført ekstra sikkerhet med dobbelt

godkjenning før utbetaling

• Regnskapet er alltid à jour, alle bank-

konti er alltid à jour

• Ledelsesinformasjon med likviditet,

fordringer, topp og bunnlinje på web

• Full drilldown fra regnskap og ned på

hvert enkeltbilag med kontering

• Fullstendig dokumentasjon på alle

bilag ligger i systemet digitalt

• Tilgjengelig på nett 24/7

• Selvbetjening – ansatte fører reiser,

utlegg og timer

• Fullstendig fakturering fra systemet

• Frihet til å velge hva kunde selv skal

utføre og hva partner skal utføre

• Alle funksjoner er i ett system –

ferdig integrert – rent web

• Valuta er automatisert

• Kunde- og leverandørinformasjon

kommer direkte fra Brønnøysund

• Fullstendig rapportering, nøkkeltall

og informasjon

• Konsernmodell med regnskapet til

alle selskapene i ett system

Ferncliff og Amesto har inngått en langsiktig avtale som omfatter outsourcing av regnskapet med tilhørende prosesser. Tjeneste-

leveransen er bygget rundt systemet X-LEDGER.NET som gir kunden full tilgang til alltid oppdatert informasjon, når kunden selv tren-

ger det, over internett. Amestos tjeneste er utviklet spesielt for å gi kunde en optimal bruk av system og økonomisk informasjon på en

effektiv og kostnadsbesparende måte gjennom helautomatiserte prosesser. Amesto leverer et fullstendig spekter av både tjenester

og systemer i kombinasjon til Ferncliff, slik at kunden kan forholde seg til en strategisk samarbeidspartner innen økonomiområdet.