panduan pengguna versi 1.1
Post on 28-Jan-2017
311 Views
Preview:
TRANSCRIPT
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 1
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA
(SPIAV3) : USER REFERENCE MANUAL –
APPLICATION
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 2
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Reference SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013 Type Plan
Author Agathis Status For Approval
Created 20/09/13 Updated
Printed Folder
Agathis NSD
Reviewed and Approved on1 : Name : Function : Signature :
Reviewed and Approved on2 : Name : Function : Signature :
Date Version Reason of change Author
01 Created Rosli Mohd Said
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 3
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
TABLE OF CONTENT
1. MEMASUKI SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA SPIAV3 ............................................................ 5
2. MENGENAI SPIAV3 ................................................................................................................................... 7
3. DEMAND .................................................................................................................................................. 8
3.1 ALIRAN KERJA ............................................................................................................................................. 8 3.1.1 Demand BAT L8 – Other Unit.............................................................................................................. 8 3.1.2 Home Based Demand ......................................................................................................................... 9 3.1.3 BAT L96 ............................................................................................................................................... 9 3.1.4 Kit List (Personnel Inventori) ............................................................................................................. 10
3.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 12 3.3 CARA MEMBUAT DEMAND (PERMOHONAN) .................................................................................................. 12
3.3.1 Demand BAT L8 ................................................................................................................................ 12 3.3.2 Home Based demand........................................................................................................................ 15 3.3.3 Demand BAT L96 .............................................................................................................................. 15 3.3.4 Kit List (Personnel Inventori) ............................................................................................................. 19
3.4 SUB MENU DEMAND .................................................................................................................................. 20 3.5 STATUS DEMAND....................................................................................................................................... 22 3.6 PERINGATAN ............................................................................................................................................. 22
4. PART CATALOGUE .................................................................................................................................. 23
4.1 ALIRAN KERJA ........................................................................................................................................... 23 4.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 24 4.3 SUB MODULE PART CATALOGUE .................................................................................................................. 24
4.3.1 Pembekal .......................................................................................................................................... 25 Senarai Pembekal........................................................................................................................................................25 Tambah Pembekal ......................................................................................................................................................25
4.3.2 Barang .............................................................................................................................................. 26 A. Senarai Barang ..................................................................................................................................................26 B. Permintaan Senarai Barang Baru ......................................................................................................................27 C. Tambah Barang .................................................................................................................................................30
4.3.3 Laporan ............................................................................................................................................ 31 4.4 PERINGATAN ............................................................................................................................................. 31
5. PURCHASE.............................................................................................................................................. 32
5.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 32 5.1.1 Contract Purchase ............................................................................................................................ 32 5.1.2 Direct Purchase ................................................................................................................................. 33
5.2 PENGUNA ................................................................................................................................................ 33 5.3 CONTRACT MANAGEMENT .......................................................................................................................... 33
5.3.1 Tambah Kontrak ............................................................................................................................... 34 5.4 CONTRACT PURCHASE ................................................................................................................................ 36 5.5 DIRECT PURCHASE ..................................................................................................................................... 41 5.6 PURCHASE ORDER ..................................................................................................................................... 41
6. RECEIVING ............................................................................................................................................. 43
6.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 43 6.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 43 6.3 CARA-CARA MEBUAT RECEIVING ................................................................................................................... 44
7. ISSUE DELIVERY ODER ............................................................................................................................ 46
7.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 46 7.2 CARA-CARA PENGELUARAN BARANG ............................................................................................................. 47
8. STOCK MANAGEMENT ........................................................................................................................... 49
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 4
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
8.1 CARTA ALIRAN .......................................................................................................................................... 49 8.2 STOCK ..................................................................................................................................................... 50
8.2.1 View .................................................................................................................................................. 50 8.2.2 Stock proses ...................................................................................................................................... 50 8.2.3 Create ............................................................................................................................................... 51 8.2.4 Approval ........................................................................................................................................... 52
8.3 STOCK TAKE.............................................................................................................................................. 54 8.3.1 Batch ................................................................................................................................................ 54 8.3.2 Verification ....................................................................................................................................... 55 8.3.3 Kiraan Stock ...................................................................................................................................... 56 8.3.4 Semakan Stock oleh Pegawai ........................................................................................................... 56 8.3.5 Kelulusan CO ..................................................................................................................................... 57
9. BUDGET ................................................................................................................................................. 58
9.1 ALIRAN KERJA ........................................................................................................................................... 58 9.2 PENGGUNA .............................................................................................................................................. 61
10. USER .................................................................................................................................................. 62
10.1 KAEDAH-KAEDAH ...................................................................................................................................... 62 10.1.1 Add User ....................................................................................................................................... 62 10.1.2 Edit User ..................................................................................................................................... 68 10.1.3 Delete User .................................................................................................................................. 69
11. MY ACCOUNT .................................................................................................................................... 70
11.1 ACCOUNT ................................................................................................................................................. 70 11.2 PERSONNEL DETAILS .................................................................................................................................. 71
11.2.1 Maklumat Peribadi dan Ukuran ................................................................................................... 71 11.2.2 Statistik Permohonan ................................................................................................................... 73
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 5
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
1. MEMASUKI SISTEM PENGURUSAN INVENTORI ARMADA
SPIAV3
Untuk memasuki SPIAV3, pengguna perlu menaip URL yang betul seperti di bawah:
Kaedah pertama: SPIAv3.com
Kaedah kedua: 219.93.207.185
Akan membawa pengguna ke Login Page SPIAV3 seperti di paparan 1.1 di bawah
Paparan 1.1
SPIAV3 dibangunkan dengan ciri-ciri keselamatan yang diperlukan. Untuk memasuki SPIAV3, pengguna perlu memasukan alamat E-mail dan password seperti yang telah didaftarkan oleh Sistem Administrator. Contoh adalah seperti di bawah:
E-Mail: rosli@yahoo.com (guna email sebenar)
Password: abc123
Diikuti dengan menaip ruang verifikasi dan selepas itu menekan butang Sign In. Paparan mukasurat utama SPIAV3 seperti di bawah. Kesemua modul-modul SPIAV3 disebelah kiri skrin computer anda akan dipaparkan seperti dipaparan 1.2
Paparan 1.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 6
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 7
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
2. MENGENAI SPIAV3
Sistem Pengurusan Inventori Armada SPIAv3 mempunyai 11 modul-modul utama. Ringkasan fungsi setiap modul seperti diterangkan di paparan 2.1 di bawah.
Paparan 2.1
Bil Modul Ringkasan
1. Demand Kesemua demand untuk pengeluaran atau pembelian barang menggunakan BAT L 8 dan BAT L 96 dibuat menggunakan modul Demand
2. Cataloguing Menyimpan kesemua parts yang ada di dalam SPIAV3 dan juga untuk pendaftaran barang baru.
3. Purchasing Pembelian barang yang tidak mempunyai stok yang cukup atau pembelian barang yang tidak ada di dalam senarai Part (cataloguing) samada pembelian menerusi kontrak atau pembelian terus
4. Receiving and Returning
Penerimaan barang dan pemulangan barang daripada atau kepada pembekal
5. Issue Delivery Order
Barang-barang yang akan dibekalkan kepada Unit Pemohon (Demand) menerusi modul ini
6. Stock Management
Modul ini merangkumi 3 sub-modul iaitu Pengurusan Stock untuk mengetahui kadar stock semasa & lokasinya, melaksanakan stock take dan stock disposal
7. Budgeting Peruntukan untuk NSD selama setahun yang disusun mengikut Objek Sebagai, Segregate peruntukan dan Pemantaun budget dilaksanakan disini
8. User Senarai User SPIAV3 yang telah diberikan Akses SPIAV3 disimpan di sini. Modul ini juga berfungsi untuk create user SPIAV3 yang baru
9. Material Provisioning
Membuat analisa keperluan setiap barang untuk memastikan barang-barang penting sentiasa ada di dalam stok berdasarkan formula yang diberikan
10. Kuasa Kelulusan dan Personal Inventori
Kuasa Kelulusan untuk setiap unit mengikut KB dan barang yang berada di dalam senarai unit
11. Administration Menyenarai kesemua modul-modul set up iaitu Part Catalogue, Budget, User
12. My Account Memaparkan maklumat akaun dan maklumat personnel inventori berkaitan ukuran badan dan saiz pakaian termasuk kasut
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 8
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3. DEMAND
Aliran Kerja Demand untuk SPIAV3 adalah seperti di carta di bawah iaitu Demand dari Unit lain dan Demand Home Based. Semua permohonan menerusi KB1 dan KB5 akan menggunakan BAT L8. Permohonan untuk pakaian adalah menerusi KB 3 (Kit List) dan KB4 adalah untuk permohonan Perabut.
Permohonan KB2 untuk makanan adalah menerusi BAT L96.
3.1 Aliran Kerja
Bahagian ini menjelaskan aliran kerja SPIAV3 iaitu Demand BAT L8 – other unit, Home Based Demand, BAT L96 dan Demand untuk Kit List (Personnel Inventori)
3.1.1 Demand BAT L8 – Other Unit
Paparan 3.1.1
Unit NSD / KBs
Isi borang BAT L8
CO Unit Approves?
SPIB
Purchasing Module
Stock Available?
Demand BAT L8 – Other Unit
System Auto Generate Ctrl # & Update User
Issue Delivery Module
Confirmation BAT L8 is Verified OK for submission
Submit
Cataloguing Module
Part Exists?
Check- Kuasa Permohonan- Quantity against Entitlement
N
Y
All checking OK?
N
Update User - Reject(Reason)
Y
Y N
YN
E
S
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 9
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.1.2 Home Based Demand
Paparan 3.1.2
Unit NSD / KBs
Isi borang BAT L8
CO Unit Approves?
SPIB
Purchasing Module
Stock Available?
Demand BAT L8 – homebase
System Auto Generate Ctrl # & Update User
Issue Delivery Module
Confirmation BAT L8 is Verified OK for submission
Submit
Cataloguing Module
Part Exists?
Check- Kuasa Permohonan- Quantity against Entitlement
N
Y
All checking OK?
N
Update User - Reject(Reason)
Y
Y N
YN
E
S
3.1.3 BAT L96
Paparan 3.1.3
Unit NSD / KBs
Isi borang BAT L96
SPIB
Purchasing Module
Request Available?
Demand BAT L96 – Other Unit
System Auto Generate Ctrl # & Update User
Issue Delivery Module
Confirmation BAT L96 is Verified OK
for submission
Submit
Check- Kuasa Permohonan- Quantity against Entitlement
All checking OK?
N
Update User - Reject(Reason)
Y N
E
S
Auto Calculate JumlahRangsum based on Menu
Selected by User
Y
CO Unit Approves?
N Y
Aliran Kerja SPIB untukAdd Demand BAT L96
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 10
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.1.4 Kit List (Personnel Inventori)
Bahagian ini menerangkan demand untuk Kit List. Paparan 3.1.4 di bawah adalah paparan SPIAv3 apabila pengguna menekan menu demand dan pilih kit list
Paparan 3.1.4
Penerangan Submenu Demand Kit List
NO Paparan keterangan
1.
Kit List 2013 – paparakan maklumat permohonan dan status Kit List 2013
2.
List of Demands – paparkan demand Kit List yang pernah dibuat
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 11
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.
New – Demand Kit List yang baru dan sedang menunggu kelulusan
4.
Approved – Demand Kit List yang telah diluluskan
5.
Reject – Demand Kit List yang ditolak
6.
Draft – Demand Kit List yang dibuat tapi belum dihantar untuk kelulusan
7.
Demand – Untuk borang demand Kit List SPIAv3
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 12
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.2 Pengguna
Pengguna-pengguna utama demand (pemohon) adalah seperti berikut:
Unit-unit luar melakukan permohonan menerusi KB1, KB2, KB3, KB4 dan KB5
Kakitangan NSD (Home Based)
CO Unit – Pelulus
CO NSD - Pelulus
3.3 Cara Membuat Demand (Permohonan)
3.3.1 Demand BAT L8
Langkah Aktiviti Paparan SPIAV3
1 - Masukan Unit Pemohon dengan menekan ‘0’ dan kesemua unit pemohon akan disenaraikan. (Auto-suggest / auto complete. SPIAV3 akan menyediakan senarai pilihan berdasarkan huruf atau nombor yang di taip).
- Pilih unit pemohon dan tekan butang kanan tetikus anda atau tekan butang ‘enter’
- Unit pilihan anda akan disimpan oleh SPIAV3
2 - Pilih darjah keutamaan samada
kategori biasa, utama atau darurat dengan menekan darjah keutamaan.
3
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 13
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
4 - Pilih tarikh barang dihendaki
5. - Masukan unit pengguna same
seperti unit pemohon
6. - Pilih jenis barang; permanent/
returnable atau pakai habis
7. - Nyatakan sebab-sebab
permohonan
8. - Masukan nombor permohonan
(bukan auto generate oleh SPIAV3)
9. - Pilih jenis permohonan
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 14
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
10. - Masukan tarikh permohonan. Sekiranya tidak diisi oleh pemohon, SPIAV3 akan menetapkan tarikh berdasarkan tarikh Borang BAT L8 diisi
11. - Pilih klasifikasi permohonan
12. - Masukan destinasi barang
13. - Masukan nombor kenalan
barang. Semua barang (part) dalam SPIAV3 akan tersenarai untuk pilihan atau taip nama barang yang dihendaki. SPIAV3 akan memaparkannya sekiranya barang dikehendaki telah mempunyai nombor kenalan.
- Untuk KB4, masukan jadual berek contoh Rumah Pegawai dan masukan kategori contoh bilik tidur, ruang tamu dan lain-lain seperti yang dinyatakan di dalam kategori kuasa kelulusan
14. - Nyatakan kuantiti barang dikehendaki…. 1,2 dan sebagainya
15. - Nama barang. Sekiranya nombor
kenalan tiada di dalam SPIAV3, masukan nama barang dan anda juga boleh kembarkan Paparan barang dikehendaki untuk disimpan di dalam SPIAV3 sebagai rujukan Pegawai R & D untuk mendaftarkan nombor kenalan yang baru
16. - Nyatakan buku rujukan dan mukasurat yang dirujuk
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 15
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.3.2 Home Based demand
Sama seperti BAT L8
3.3.3 Demand BAT L96
Borang BAT L96
Paparan 3.3.1 di bawah menunjukkan bagi Borang BAT L96.
Paparan 3.3.1
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 16
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Langkah-langkah membuat demand menerusi BAT L96 SPIAV3
Langkah Aktiviti Paparan SPIAV3
1. - Masukan Bilangan Siri
- Mengikut kaedah penomboran semasa berdasarkan unit masing
2. - Masukan Pasukan (Unit Pengguna)
- Tekan 0 – semua senarai pasukan yang ada di dalam SPIAV3 akan dipaparkan
- Pilih pasukan dan klik
- No Kod Rangsum akan dikeluarkan oleh SPIAV3
3. - Masukan tarikh pengambilan (bila barang-barang dipohon ingin diambil)
- Tarikh pengambilan lebih awal dari tarikh barang digunakan
- Klik pada tarikh sahaja, tarikh pengambilan akan keluar dipaparan komputer
4. - Pilih pasukan dengan menaip nama pasukan (unit) atau taip 0, senarai pasukan akan dipaparkan
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 17
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
- Nombor kod rangsum yang disimpan oleh SPIAV3 akan keluar secara otomatis (Auto Generate)
5. - Masukan tarikh mula rangsum diperlukan sehingga tarikh tamat (tempoh makanan diperlukan samada 7, 14, 21 atau 28 hari
6. - Masukan alamat rangsum perlu dihantar (destinasi makanan)
7. - Pilih jenis sukatan rangsum
8. - Pilih rangsum i.e Segar, Kering atau Tempur
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 18
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
9. - Nyatakan kekuatan sajian yang dianggarkan
10. - Sekiranya ada Keperluan Rangsum Tambahan seperti VIP membuat lawatan, sila isikan bahagian ini
- Sekiranya sajian diinginkan tidak ada dalam senarai SPIAV3, muat naik imej berkaitan sajian tersebut
- Akhir sekali pilih jadual sajian (A, B atau C) dan pilihan ini akan disimpan dan dihantar bersama-sama permohonan
- dan Tekan submit untuk menghantar permohonan untuk kelulusan
Semua permohonan yang lengkap (mempunyai part number dan di dalam kuasa kelulusan) akan
terus ke proses kelulusan oleh CO Unit atau CO NSD.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 19
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.3.4 Kit List (Personnel Inventori)
No Paparan Tindakan
1.
Tekan Butang Demand Kit List
2.
Borang permohonan Kit List dan butiran pengguna akan dipaparkan
3.
Pilih barang-barang dikehendaki menerusi drop down menu
4.
Nyatakan kuantiti – sekiranya anda menekan lebih dari kuasa kelulusan, SPIAv3 akan tolak permohonan anda.
Kemudian tekan butang + untuk tambah permintaan
5.
Maklumat barang dipohon telah disenaraikan kemudian tekan butang submit
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 20
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
6.
Permohonan telah disimpan oleh SPIAv3 dan pergi ke proses seterusnya untuk kelulusan CO Unit
3.4 Sub menu Demand
1. List Demands 2. New 3. Approval 4. Rejected 5. Canceled 6. Draft 7. Add Demand
Paparan 3.4.1
1. List of Demands
Menyenaraikan kesemua demand yang telah dibuat oleh unit atau pemohon 2. New
Menyenaraikan permohonan baru yang telah dibuat dan sedang menunggu kelulusan 3. Approved
Menyenaraikan permohonan yang telah diluluskan 4. Rejected
Menyenaraikan permohonan yang telah ditolak
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 21
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5. Cancel Membatalkan permohonan yang masih di dalam draft
6. Draft Menyenaraikan permohonan yang belum dihantar untuk kelulusan
7. New Demand Borang BAT L8 SPIAV3 akan dipaprkan untuk pemohon mengisi untuk permohonan baru untuk pengeluaran barang
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 22
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.5 Status Demand
SPIAV3 juga akan memaklumkan kepada anda status demand seperti dipetunjuk dengan warna yang berbeza-beza:
3.6 Peringatan
Demand tidak boleh dibuat sekiranya barang dipohon tidak mempunyai nombor kenalan (part number)
Demand tidak boleh dibuat sekiranya kuasa kelulusan tidak didaftarkan lagi di dalam SPIAV3 Adalah menjadi tanggungjawab R & D untuk mendaftarkan nombor kenalan yang masih
belum ada di dalam SPIAV3 beserta dengan Kuasa Kelulusan mengikut kesemua unit yang ada
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 23
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
4. PART CATALOGUE
Part Catalogue adalah modul yang amat penting di dalam memastikan perjalanan SPIAV3. Ia merupakan tempat simpanan kesemua part number di dalam SPIAV3. Pengguna tidak akan dapat membuat permohonan sekiranya part number yang ingin dipohon tidak terdapat di dalam SPIAV3.
Modul Part Catalogue berfungsi:
a. Daftar Part Number Baru b. Semak Part Number c. Edit/ Delete Part Number d. Menambah dan delete Part Number Pembekal e. Senarai dan Tambah Pembekal
4.1 Aliran Kerja
Paparan 4.1.1 di bawah memaparkan aliran kerja Part Catalogue SPIAV3.
Paparan 4.1.1
Unit NSD / R & D/ Pegawai R & D SPIB
Part # Verification
Exist?
Cataloguing Module
Search from Part Catalogue?
Register New Part #
Create Part
CO Approves?
Update User the Correct Part
#
Part # Identification
Login Request For New Part List
Y
N
Y
N
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 24
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
4.2 Pengguna
Mereka yang terlibat adalah seperti di bawah:
a. R & D untuk mendaftarkan Part Number baru yang dipohon b. CO NSD bertindak untuk meluluskan Part Number yang didaftarkan oleh R & D
4.3 Sub Module Part Catalogue
Modul Part Catalogue (PC) mempunyai 3 sub modul iaitu:
a. Pembekal b. Barang c. Laporan
Paparan 4.3.1 di bawah memaparkan apa yang anda akan lihat apabila anda memasuki modul PC.
Paparan 4.3.1
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 25
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
4.3.1 Pembekal
Sub Modul Pembekal menyediakan fungsi untuk Senarai dan Tambah Pembekal seperti di Paparan 4.3.2 di bawah.
Paparan 4.3.2
Senarai Pembekal akan memaparkan kesemua Pembekal yang telah didaftarkan di dalam SPIAV3. Menu ini memaparkan Nama Pembekal, Nombor Pendaftaran Syarikat, Alamat Pembekal, No Talipon, No Fax dan alamat laman web (sekiranya ada) seperti di Paparan 4.3.3 di bawah:
Paparan 4.3.3
Tambah Pembekal adalah fungsi untuk menambah Pembekal Baru untuk didaftar ke dalam SPIAV3. Kaedah Tambah Pembekal seperti dinyatakan di paparan 4.3.4 di bawah:
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 26
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 4.3.4
Paparan 4.3.5
Untuk melengkap proses tambah pembekal, masukan kesemua ruang disediakan dengan maklumat mengenai pembekal dengan betul seperti di Paparan 4.3.4 di atas. Setelah kesemua ruang diperlukan diisi, proses seterusnya adalah untuk pilih barang yang dibekalkan oleh Pembekal di Paparan 4.3.5 dengan menekan kanan tetikus ke atas barang-barang yang akan dibekalkan di dalam Kotak Tambah Semua oleh Pembekal baru. Barang Pilihan akan dimasukkan ke dalam kotak sebelah kiri iaitu Kotak Telah Pilih. Pilihan boleh diteruskan mengikut langkah yang sama.
Setelah kesemua proses seperti dinyatakan di atas telah siap, tekan butang submit dan maklumat pembekal baru akan disimpan di dalam SPIAV3.
4.3.2 Barang
Bahagian ini menyenaraikan kesemua barang-barang (Part Number) yang ada di dalam SPIAV3. Ada 3 submenu Barang:
A. Senarai Barang - Menyenaraikan semua barang yang disimpan di dalam SPIAV3 seperti yang dipaparkan di paparan 4.3.6 di bawah.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 27
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 4.3.6
B. Permintaan Senarai Barang Baru - Mendaftar Barang baru ke dalam SPIAV3 seperti yang dipaparkan di paparan 4.3.7 di bawah.
Paparan 4.3.7
Permintaan Barang Baru adalah proses yang bermula dari Demand Modul untuk barang yang masih belum mempunyai part number (Nombor Kenalan) dan perlu didaftarkan ke dalam SPIAV3.
SPIAV3 akan mengeluarkan senarai pemintaan barang baru oleh pemohon untuk tindakan oleh R & D.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 28
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Proses untuk daftar barang baru ke dalam SPIAV3 untuk mewujudkan nombor kenalan adalah seperti paparan 4.3.8 di bawah:
Paparan 4.3.8
R & D akan mendapati permintaan barang oleh Pemohon seperti di Paparan di atas.
R & D perlu menekan Ko Kenalan yang berwarna kuning di atas untuk mendaftarkan barang ke dalam SPIAV3 dan mengisi kesemua ruang disediakan dengan maklumat berkaitan dengan betul seperti di Paparan 4.3.9 dan 4.3.10 di bawah
Paparan 4.3.9
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 29
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 4.3.10
Setelah semua ruang diisi, tindakan seterusnya adalah menekan butang submit.
Peringatan: Kotak Pembekal dan dan Kotak In Lieu tidak wajib diisi kecuali berkaitan.
Setelah R & D mendaftar part number (nombor kenalan) memerlukan kelulusan CO.
CO NSD, setelah memasuki SPIAV3di bawah Part Catalogue, Senarai Barang akan mendapati satu permintaan baru yang perlu diluluskannya seperti di paparan 4.3.11 di bawah.
Paparan 4.3.11
Dengan menekan barang baru untuk kelulusan, CO NSD akan memperolehi paparan di Paparan 4.3.12 yang mempunyai butiran barang baru berserta Paparan untuk mengetahui jenis dan model barang tersebut yang akan didaftarkan ke dalam SPIAV3.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 30
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Setelah mendapati maklumat tepat dan betul, NSD CO hanya perlu menekan butang Approve untuk meluluskannya atau Reject dengan memberi sebab kenapa pendaftran ini ditolak.
Paparan 4.3.12
Proses pendaftaran barang baru akan memaparkan Paparan 4.3.13 di bawah dan membolehkan pemohon membuat semula demand untuk barang yang baru didaftarkan ke dalam SPIAV3
Paparan 4.3.13
C. Tambah Barang – Menambah dan daftar barang baru dalam SPIAV3. Proses sama seperti tindakan untuk Permintaan Barang Baru seperti di papara 4.3.14 di bawah.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 31
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 4.3.14
4.3.3 Laporan
Submenu Laporan menyenarai dan mencetak laporan mengenai barang-barang yang ada di dalam simpanan SPIAV3 seperti di paparan 4.3.15 di bawah
Paparan 4.3.15
4.4 Peringatan
a. Part Number yang tiada di dalam SPIAV3 akan menyebabkan Demand gagal dilaksanakan b. Part Number yang betul akan memudahkan carian di dalam SPIAV3
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 32
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5. PURCHASE
Modul Purchase (Pembelian) adalah satu fungsi untuk pembelian barang samada untuk memanbah stok atau barang baru yang tiada di dalam pegangan.
Modul Purchase melibatkan pembelian menerusi kontrak atau pembeklain terus seperti dijelaskan di bawah:
Pembelian menerusi kontrak adalah pembelian menerusi pembekal yang telah dilantik dan mempunyai kontrak rasmi bersama TLDM.
Pembelian terus adalah pembelian yang tiada kontrak.
5.1 Carta Aliran
5.1.1 Contract Purchase
Carta aliran kerja untuk Contract Purchase adalah seperti di paparan 5.1.1 di bawah:
Paparan 5.1.1
Unit NSD / KBs SPIB
Purchasing - Contract Purchase
Login
Contract Exist?
Issue AM 75
Purchase Requisition
Direct Purchase
Contract Active?
Y
Within Contract Ceiling?
Y
Y
Enter Info To SPIB-LPO Number
List item to be Purchased
N
N
Update Budget
C
Request for budget contract ceiling
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 33
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5.1.2 Direct Purchase
Carta Aliran untuk Contract Purchase adalah seperti di paparan 5.1.2 di bawah:
Paparan 5.1.2
Unit NSD / KBs SPIB
Purchasing – Direct Purchase
Login
Issue AM 75
Purchase Requisition
Enter Info To SPIB-LPO Number
Item to be Purchased –
Kategori B & C
Update Budget
Amount Less Than
RM50K?
Item to be Purchased –Kategori A
CO Approves?
Y
Y
List of Items Hold of
Purchasing
N
N
Update User CO’s Remarks
C
5.2 Penguna
Pengguna utama modul ini:
Pegawai Pembelian
Pegawai Bahagian Pengurusan Kontrak
CO Unit
CO NSD
5.3 Contract Management
Contract Management berfungsi:
1. Menguruskan kontrak yang ada seperti untuk tambah kontrak iaitu tambah barang untuk pembekal yang berdaftar dengan SPIAV3 dan
2. menyenaraikan kesemua pembekal yang ada di dalam Sistem. Bahagian ini juga menyatakan nilai kontrak mengikut pembekal , tarikh mula dan tamat kontrak, had bumbung, belanja dan baki seperti di Paparan 5.3.1 di bawah:
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 34
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 5.3.1
3. Delete pembekal dari SPIAV3.
Untuk delete pembekal, tekan butang , pembekal dipilih akan didelete dari SPIAv3.
5.3.1 Tambah Kontrak
Untuk tambah kontrak, tekan submenu tambah kontrak, paparan 5.3.2 di bawah akan dipaparkan
Paparan 5.3.2
Pilih pembekal menerusi drop down menu seperti di paparan 5.3.3
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 35
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 5.3.3
Untuk tambah kontrak, pembekal perlu didaftarkan ke dalam SPIAv3 dulu untuk nama pembekal keluar di drop down menu.
Pilih pembekal, KB, masukan No Kontrak, Trarikh Mula dan Tarikh Tamat, Had Bumbung dan pilih barang yang dibekalkan menerusi drop down menu. Selepas semua maklumat diisi, tekan butang submit untuk simpan maklumat di dalam SPIAv3.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 36
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5.4 Contract Purchase
Bahagian ini menerangkan bagaimana contract purchase menerusi SPIAv3 dilakukan.
List Contract Purchase
Paparan 5.4.1
Semua permohonan melalui contract purchase akan dipaparkan di paparan 5.4.1. Pegawai pembelian dimaklumkan menerusi SPIAv3 menerusi paparan di atas.
Sekiranya terdapat barang yang perlu dibeli di bawah contract purchase, pengguna system perlu memilih barang yang perlu dibeli dengan menekan pilihan di ruangan pilihan di sebelah kanan skrin dan menekan butang submit seperti yang dipaparkan di paparan 5.4.1 di atas.
Satu kotak mesej akan dipaparkan untuk mendapatkan pengesahan pengguna dengan barang yang dipilih untuk dibeli di bawah contract purchase. Sila tekan OK untuk meneruskan pembelian tersebut dan paparan 5.4.2 seperti di bawah akan dipaparkan.
Paparan 5.4.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 37
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 5.4.2 di atas akan memaparkan barang yang akan dibeli dan pengguna dikehendaki untuk memasukkan no fail. Pada paparan ini pengguna boleh menambah atau mengurangkan kuantiti yang akan dipesan / dibeli.
Setelah pengguna telah mengesahkan pembelian ini, pengguna perlu menekan butang Confirm untuk meneruskan proses pembelian barang di bawah contract purchase ini.
List Contract Purchase Reorder Level
Paparan 5.4.3 di bawah memaparkan List Contract Purchase Reorder Level.
Paparan 5.4.3
Bagi List Contract Purchase Reorder Level ini, pengguna boleh mengulangi proses yang sama seperti yang dipaparkan sebelum ini pada paparan 5.4.1 dan paparan 5.4.2
List Contract Purchase L96
Paparan 5.4.4 di bawah memaparkan List Contract Purchase L96.
Paparan 5.4.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 38
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Bagi List Contract Purchase L96, untuk membolehkan pengguna sistem meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase L96, pengguna sistem perlu menekan pada pautan nama pembekal seperti yang di paparkan pada paparan 5.4.4 di atas.
Sebagai contoh, sekiranya pengguna sistem menekan pada pautan nama pembekal GLOBAL MEAT SDN BHD seperti apparan 5.4.4 di atas, maka sistem akan membawa pengguna sistem ke satu paparan seperti paparan 5.4.5 di bawah.
Paparan 5.4.5
Pada paparan 5.4.5 di atas, pengguna dikehendaki untuk memasukkan no fail. Sekiranya pengguna telah mengesahkan kuantiti yang akan dipesan dan jumlah harga, pengguna sistem boleh menekan butang confirm untuk meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase L96.
List Contract Purchase Kit List
Paparan 5.4.6 di bawah memaparkan List Contract Purchase List.
Paparan 5.4.6
Bagi List Contract Purchase Kit List ini, pengguna boleh mengulangi proses yang sama seperti yang dipaparkan sebelum ini pada paparan 5.4.4 dan paparan 5.4.5.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 39
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
List for Approval
Paparan 5.4.7 di bawah memaparkan List for Approval.
Paparan 5.4.7
Setiap pembelian yang dibeli di bawah contract purchase perlu mendapatkan pengesahan sebelum proses pembelian di bawah contract purchase ini diteruskan. Untuk membolehkan pengguna sistem mengesahkan pembelian tersebut, pengguna sistem perlu menekan pada pautan komoditi seperti paparan 5.4.7 di atas.
Selepas itu, sistem akan memaparkan paparan seperti paparan 5.4.8 di bawah.
Paparan 5.4.8
Pada paparan 5.4.8 di atas, pengguna sistem perlu mengesahkan semua butiran pembelian contract purchase adalah seperti yang dikehendaki. Sekiranya maklumat dan butiran pembelian tersebut adalah seperti yang dikehendaki, pengguna dikehendaki untuk menekan butang Next untuk meneruskan proses pembelian barang di bawah contract purchase.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 40
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Setelah pengguna menekan butang Next, maka sistem akan memaparkan satu kotak paparan seperti paparan 5.4.9 di bawah di mana pengguna dikehendaki untuk memasukkan LPO No. sebagai rujukan dan perlu memilih jangka masa tiba bagi barang yang hendak dibeli / dipesan tersebut. Pengguna dikehendaki untuk menekan butang submit untuk meneruskan proses pembelian di bawah contract purchase ini.
Paparan 5.4.9
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 41
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5.5 Direct Purchase
Bahagian ini menerangkan bagaimana direct purchase menerusi SPIAv3 dilakukan.
Paparan 5.5.1 di bawah memaparkan List Direct Purchase
Paparan 5.5.1
Untuk membolehkan pengguna sistem membuat proses direct purchase di dalam SPIAv3, pengguna boleh mengulangi proses seperti yang dipaparkan pada paparan 5.4.1 sehingga 5.4.9.
5.6 Purchase Order
Paparan 5.6.1 di bawah memaparkan purchase order.
Paparan 5.6.1
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 42
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Di dalam modul purchase order ini, sistem akan memaparkan semua pembelian yang telah dibuat dan mempunyai PO No. sahaja samada di bawah contract purchase mahupun di bawah direct purchase seperti yang dipaparkan pada paparan 5.6.1 di atas.
Sekiranya pengguna sistem ingin melihat pembelian yang telah dibuat sebelum ini, pengguna dikehendaki untuk menekan pada pautan di bawah PO No. Maka sistem akan memaparkan butiran dan maklumat pembelian yang dikehendaki oleh pengguna sistem seperti yang dipaparkan pada paparan 5.6.2 di bawah.
Paparan 5.6.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 43
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
6. RECEIVING
Bahagian ini menjelaskan proses penerimaan barang menggunakan SPIAv3.
Proses penerimaan barang hanya akan bermula selepas, demand yang tiada stock melalui proses pembelian dan semakan budget.
6.1 Carta Aliran
Carta Aliran SPIAv3 untuk Receiving adalah seperti di paparan 6.1.1.
Paparan 6.1.1
NSD / Trafik SPIB
Receiving – Home Based
Login
Inspection
Update Stock at Warehouse
Supplier resend within
2 Weeks?
Cancel PO
Perform Acceptance
In Good Condition?
Enter Info To SPIB- DO Number, Date,
QuantityY
Quarantine
Select Warehouse Location
Return to Supplier
N
Y
Generate RJ #
Enter Info To SPIB- DO Number, Date, Quantity Rejected
N
6.2 Pengguna
Pengguna Modul Receiving adalah:
1. Traffic
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 44
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
6.3 Cara-cara mebuat Receiving
Paparan utama modul receiving SPIAv3 adalah seperti di paparan 6.3.1
Paparan 6.3.1
Paparan di atas akan menyenarai barang-barang untuk diterima oleh traffik. Contoh senarai atau paparan akan dilihat Traffik sekiranya ada barang untuk diterima adalah seperti di paparan 6.3.2
Paparan 6.3.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 45
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Untuk menerima barang:
1. Traffik menekan nombor PO berwarna merah seperti di papar 6.3.3 Paparan 6.3.3
2. SPIAv3 akan memaparkan paparan 6.3.4 Paparan 6.3.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 46
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
7. ISSUE DELIVERY ODER
Bahagian ini menerangkan bagaimana pengeluaran barang menggunakan SPIAv3.
7.1 Carta Aliran
Paparan 7.1.1 di bawah memaparkan carta aliran bagi Issue Delivery Order.
Paparan 7.1.1
NSD / KB SPIB
Issue Delivery
Login
NSD/Traffic
Perform Issue DeliveryGenerate IV Number
Format (IV/1/2013/0001)
List of Items To Be Issued Out
View Items To be Issued Out
List of Items To Be Issued Out
with IV Number
Login
View Items To be Issued Out with IV
User Accepts?
DocumentAcceptance
Y
Enter Info To SPIB- RV No., Date, Qty,
Remarks
DocumentRejection
N
Enter Info To SPIB- RJ No., Date, Qty,
Remarks
Full IssuePartial Issue
Direct Issue
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 47
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
7.2 Cara-Cara Pengeluaran Barang
Untuk pengeluaran barang akan tersenarai di dalam SPIAV3. Trafik yang bertindak untuk pengeluaran barang akan menerima maklumat tersebut seperti di Paparan 7.2.1 di bawah:
Paparan 7.2.1
Dengan menekan nombor permohonan, maklumat barang untuk dikeluarkan akan terpapar seperti di bawah. Paparan 7.2.2 menunjukkan nombor kenalan, nama barang, unit pengeluaran, kuantiti dipohon, kuantiti dikeluarkan dan tarikh dikehendaki.
Paparan 7.2.2
Trafik perlu menekan pilihan Generata IV untuk langkah seterusnya untuk barang dikeluarkan. Nombor IV akan dikeluarkan oleh SPIAV3. Dengan menekan nombor IV, SPIAV3 akan memaparkan paparan 7.2.3 di bawah:
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 48
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 7.2.3
Pemohon perlu terima dengan tekan butang Accept atau Reject sekiranya barang yang ingin dikeluarkan tidak betul.
Sekiranya, pemohon menerima barang tersebut, baucer penerimaan seperti paparan 7.2.4 di bawah akan dikeluarkan oleh SPIAV3.
Paparan 7.2.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 49
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
8. Stock Management
Bahagian ini menerangkan mengenai pengurusan stok seperti dinyatakan di bawah:
1. Stock View – lihat semua barang yang ada stok, lokasi simpanan dan stok semasa 2. Create and edit – untuk masukan barang baru sebagai barangan stok 3. Batch – adalah satu fungsi untuk pegawai store memilih dan kenalpasti barang stok untuk
dibuat stock take 4. Stock Take – proses SPIAv3 melaksanakan stock take 5. Variance Report – Laporan hasil stock take menunjukan kuantiti barangan di dalam stor dan
apa yang disimpan di dalam SPIAv3
8.1 Carta Aliran
Paparan 8.1.1 di bawah memaparkan carta aliran bagi Stock Management.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 50
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
8.2 Stock
8.2.1 View
View Stock seperti di paparan 8.2.1 menunjukan kesemua barang-barang yang ada stok di dalam SPIAv3.
Paparan 8.2.1
8.2.2 Stock proses
Stock proses menyenaraikan kesemua barang untuk dijadikan barang stock sedang menunggu kelulusan seperti di paparan 8.2.2
Paparan 8.2.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 51
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
8.2.3 Create
Bahagian ini adalah menu di mana barang untuk dijadikan barangan stock dilakukan. Paparan 8.2.3 adalah skrin create di SPIAv3
Paparan 8.2.3
Langkah-Langkah
No Paparan Tindakan
1.
Pilih nama barang meneruis drop down menu
2.
Apabila barang dipilih, nama barang akan dikeluarkan secara otomatis
3.
Isikan no kod mengikut piawaian semasa yang digunakan
4.
Masukan lokasi barang sebagaimana lokasi di dalam tempat simpanan
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 52
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
5.
Tentukan kumpulan, gerakan dan kuantiti semasa
6.
Tekan butang create apabila semua maklumat diperlukan tekah diisi
7. Proses seterusnya adalah untuk kelulusan CO
8.2.4 Approval
Approval digunakan oleh CO untuk meluluskan kesemua barang untuk dijadikan barangan stock.
Ada 2 peringkat:
Semakan Pegawai
Kelulusan CO
Pegawai akan dimaklumkan oleh SPIAv3 barang untuk semakan seperti di paparan 8.2.4
Paparan 8.2.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 53
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Langkah-langkah untuk semakan
No Paparan Tindakan
1. Tekan Menu Approval di bawah Stock Management dan pilih submenu draft
Paparan 8.2.4
2.
Tekan butang tindakan
3.
Semak barang untuk sebelum dihantar untuk kelulusan CO
4.
Tekan butang submit for approval untuk kelulusan CO atau cancel untuk batalkan
Untuk Tindakan CO (Kelulusan)
No Paparan Tindakan
1.
Masukan menu Stock dan pilih submenu approval. Pilih Stock Approval menu
2.
Tekan butang tindakan
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 54
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
3.
Semak dan tekan butang Approve andai bersetuju atau butang reject atau cancel untuk KIV
4.
Butiran barang yang telah diluluskan akan dipaparkan
8.3 Stock Take
Bahagian ini menjelaskan bagaimana stock take dilakukan menggunakan SPIAv3.
8.3.1 Batch
Langkah-Langkah
No Paparan Tindakan
1
Tekan Submenu Stock take dan pilih new batch
2.
Paparan untuk new batch dipaparkan SPIAv3
3.
Pilih KB dan tekan filter
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 55
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
4.
Tentukan tarikh dan kemudian pilih barang-barang untuk dibuat stock take.
Peringatan: Sepanjang tarikh stock take, barang-barang diplih tidak boleh dikeluarkan untuk demand
5.
Selepas tarikh dan barang dikenalpasti, tekan butang submit
6.
New batch telah ada di dalam SPIAv3 menunggu untuk semakan Pegawai Stor (atasan)
8.3.2 Verification
Tindakan Pegawai Stor untuk semakan New Batch
No Paparan Tindakan
1.
Pegawai akan kenalpasti dengan masuk ke Menu Verification dan
tekan butang tindakan di New
2.
Semakan batch tadi dan tekan butabg verifikasi jika bersetuju dengan cadangan kakitangan stor.
Dengan tekan butang verify, pegawai telah bersetuju dan proses seterusnya untuk kelulusan CO.
Proses kembali ke Kakitangan Stor untuk membuat kiraan stock
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 56
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
8.3.3 Kiraan Stock
Langkah-Langkah Kiraan Stock oleh Kakitangan
No Paparan Tindakan
1.
Tekan butang batch, kakitangan mendapati cadangan Batch telah jadi status verified.
Tekan print
2.
Senarai untuk kiraan stock bersedia untuk dicetak untuk dibawa kakitangan untuk membuat kiraan sebenar yang dilakukan secara manual
3.
Selepas kiraan selesai, kakitangan stor akan memasukan kuantiti sebenar yang ada di dalam stor dan kemudian tekan butang submit.
Kiraan tadi telah pergi ke Pegawai untuk semakan
8.3.4 Semakan Stock oleh Pegawai
Langkah-langkah untuk semak kiraan stok
1.
Pegawai pilih menu stock take dan pilih menu verification dan seterusnya menekan butang tindakan
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 57
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
2
Pegawai mendapati laporan kiraan stock
3
Pilih reject sekiranya kiraan semula perlu dilakukan oleh kakitangan atau butang submit untuk kelulusan CO
8.3.5 Kelulusan CO
Langkah-Langkah CO untuk Lulus atau Reject Kiraan Stock
No Paparan Tindakan
1.
CO akan masuk ke menu Stock Take dan Pilih Submenu Approval kemudian pilih butang tindakan
2.
CO membuat semakan dan pilih Approve untuk luluskan kiraan stock atau reject untuk kiraan semula oleh Kakitangan Stor
3.
Laporan Stock Take telah siap dan bersedia untuk dihantar ke proses seterusnya
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 58
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
9. BUDGET
Budget berfungsi untuk memasukan peruntukan yang dilulukan ke dalam SPIAv3 dan memantau penggunaan peruntukan mengikut KB atau Objek Sebagai (OS).
9.1 Aliran Kerja
Paparan 9.1.1 seperti di bawah memaparkan Aliran Kerja SPIAv3
Paparan 9.1.1
Peg. Kewangan NSD / KB SPIB
Budget
Login
Segregate to KBs based on approved
allocationUpdate and Monitor
Paparan utama budget adalah seperti di paparan 9.1.2 di bawah:
Paparan 9.1.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 59
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Budget mempunyai 4 submenu utama iaitu:
a. Allocate b. Segregate c. Monitor KB d. Monitor
Paparan Allocate adalah seperti di paparan 9.1.3
Paparan 9.1.3
Paparan Segregate adalah seperti di paparan 9.1.4
Paparan 9.1.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 60
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan Monitor KB adalah seperti di paparan 9.1.5
Paparan 9.1.5
Paparan Monitor adalah seperti di paparan 9.1.6
Paparan 9.1.7
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 61
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
9.2 Pengguna
Pengguna utama Modul Budget adalah:
1. Kakitangan di Bahagian Kewangan 2. Pegawai-Pegawai KB 3. NSD CO 4. Mereka yang perlu mengetahui status semasa budget NSD
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 62
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
10. USER
User Management Module seperti paparan 10.1 di bawah mempunyai fungsi untuk:
1. Senaraikan User SPIAv3 2. Daftarkan User Baru
Paparan 10.1
Senarai User SPIAv3 menyenaraikan kesemua User yang telah berdaftar dengan SPIAv3 termasuk butiran mereka seperti:
Nama
Type – staff atau Admin
Unit
Status – Aktif atau Inactive
Last Login
Created – tarikh mereka membuka akaun SPIAv3
10.1 Kaedah-Kaedah
10.1.1 Add User
Merupakan satu fungsi untuk membuka akaun bagi pengguna baru SPIAv3.
Untuk Add User, tekan butang add user seperti di paparan 10.1.1 dan Paparan 10.1.2 di bawah:
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 63
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 10.1.1
Paparan 10.1.2
Masukan semua butiran diperlukan oleh paparan di atas yang mempunyai 3 bahagian: o Account and Details o Address o Status
Untuk Status, sila pilih Group Unit seperti di paparan 10.1.3 di bawah.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 64
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 10.1.3
Selepas Unit dipilih, seterusnya untuk menentukan Type seperti di paparan 10.1.4
Paparan 10.1.4
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 65
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Selepas type dipilih, seterusnya pilih status seperti di paparan 10.1.5 Paparan 10.1.5
Selepas maklumat diperlukan diisi dengan sepenuhnya, tekan butang submit. Paparan 10.1.6 akan dipaparkan oleh SPIAv3
Paparan 10.1.6
Langkah seterusnya oleh System Administrator adalah untuk melengkap Konfigerasi – menu seperti dipaparan 10.1.7 dan 10.1.8
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 66
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 10.1.7
Paparan 10.1.8
Pengisian Konfigurasi-Menu adalah berdasarkan tugasan dan setelah mendapat kelulusan CO Unit masing atau CO NSD. Kemudian tekan butang Update. Paparan 10.1.9 seperti di bawah akan dipaparkan:
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 67
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 10.1.9
Nama user baru akan dipaparkan di dalam senarai user seperti di paparan 10.1.10
Paparan 10.1.10
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 68
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
10.1.2 Edit User
Merupakan satu fungsi untuk edit maklumat pengguna atau untuk memberi password baru kepada pengguna yang tidak mengingati password mereka. Hanya tekan Ikon di atas, paparan 10.1.11 bawah akan dipaparkan. System Administrator boleh membuat apa-apa perubahan kecuali E-mail address, Selepas itu, tekan butang submit.
Paparan seterusnya akan keluar adalah Konfigurasi-Menu yang bertujuan untuk memberikan ‘akses level’ kepada akuan tadi seperti dijelaskan di bahagian add user di atas.
Paparan 10.1.11
Paparan 10.1.12
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 69
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
10.1.3 Delete User
Merupakan satu fungsi untuk delete pengguna samada berhenti dari perkhidmatan atau sebab-sebab lain.
Dengan hanya menekan butang ikon delete, paparan 10.1.13 akan dipaparkan untuk pengesahan sebelum SPIAv3 delete pengguna tersebut dan data-datanya.
Paparan 10.1.13
Dengan menekan butang Yes, tugas delete telah pun selesai.
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 70
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
11. MY ACCOUNT
Bahagian ini menerangkan mengenai Modul My Account.
Semua pengguna SPIAv3 akan mempunyai modul ini bertujuan:
1. Edit Account sendiri 2. Edit Personnel Details
11.1 Account
Paparan 11.1.1 adalah paparan My Account di mana terdapat 2 submenu:
1. Account 2. Personnel Details
Paparan 11.1.1
Apabila menekan butang Account paparan 11.1.2 akan dipaparkan
Paparan 11.1.2
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 71
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan di atas membolehkan pengguna edit account mereka kecuali email address.
Pengguna, menerusi paparan ini boleh:
1. Edit butiran peribadi 2. Tukar password
Namun begitu, hanya System Administrator yang boleh menukar access level seseorang pengguna.
Selepas pengguna membuat edit, mereka boleh tekan butag submit untuk SPIAv3 menyimpan maklumat ini.
11.2 Personnel Details
11.2.1 Maklumat Peribadi dan Ukuran
Bahagian ini akan memaparkan maklumat personnel details untuk ukuran. Paparan 11.2.1, 11.2.2 dan 11.2.3 memaparkan skrin berkaitan.
Paparan 11.2.1
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 72
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
Paparan 11.2.2
Paparan 11.2.3
User Reference Manual – SPIAv3 SPIAv3/URM-V1.1/NSD/2013
Page 73
This document is the property of Agathis and NSD, NAVY. Reproduction in any form without prior written permission is forbidden.
11.2.2 Statistik Permohonan
Bahagian ini memaparkan maklumat tentang statistik permohonan yang teklah dibuat dan baki yang masih belum dipohon seperti di paparan 11.2.4.
Paparan 11.2.4
top related