penerapan sistem absensi o tomatis pada · pdf filenim ata kuliah ir.arif im n sist nstan...
Post on 05-Feb-2018
218 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PEN
Tugas M
Dr.
NERAPAPADA I
Nama NIM
Mata Kuliah
.Ir.ARIF IM
AN SISTINSTAN
Oleh:
h Sistem In
Dosen:MAM SUR
EM ABSNSI PEM
: Arlinda: P056131
nformasi M
ROSO, MSc
SENSI OMERINT
972.46E
Manajemen
c(CS)
OTOMATAHAN
ATIS
1
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2
DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ 3
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... 3
1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 4
Latar Belakang ........................................................................................................................ 4
Rumusan Masalah .................................................................................................................. 4
Tujuan ..................................................................................................................................... 4
Manfaat .................................................................................................................................. 5
2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................................. 5
Manajemen SDM dan Organisasi ........................................................................................... 5
Sistem Infomasi Manajemen .................................................................................................. 5
Mesin Absensi ......................................................................................................................... 7
3 METODOLOGI .......................................................................................................................... 8
4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN ....................................................................................... 8
Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi ............................................................... 8
Komponen sistem informasi dalam sistem absensi ............................................................. 12
Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ................................................... 14
5 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................................................... 16
Kesimpulan ........................................................................................................................... 16
Saran ..................................................................................................................................... 16
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 17
3
DAFTAR TABEL
Perbandingan mesin absensi ........................................................................................ 12 Matriks komponen sistem absensi fingerprint ............................................................. 14
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ................................................... 6 Gambar 2 Komponen Sistem Informasi ......................................................................... 7
4
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu tolak ukur penentuan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan atau instansi adalah kehadirannya diwaktu kerja yang biasa disebut dengan absensi. Absensi digunakan sebagai salah satu data pendukung bagi manajemen untuk melihat jumlah kehadiran dan berapa lamanya jam kerja karyawan bersangkutan. Data ini akan digunakan sebagai salah satu data penunjang dalam penentuan renumerasi dan promosi karyawan bersangkutan.
Beberapa cara yang dilakukan untuk pencatatan absensi yaitu cara manual (tanda tangan di kertas absensi), menggunakan mesin analog, digital maupun elektronik.
Seiring dengan kebutuhan penyediaan informasi absensi yang akurat dan cepat, beberapa perusahaan dan instansi mengimplementasikan teknologi informasi berbasis komputer dan internet untuk memudahkan pencatatan absensi karyawannya. Untuk mengelola data tersebut diperlukan sistem informasi manajemen yang tepat untuk menghasilkan jenis informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen agar dapat menghasilkan keputusan yang tepat terkait SDM (Sumber Daya Manusia).
Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Mengapa Instansi pemerintah mengimplementasikan sistem infomasi untuk absensi?
2. Apa saja sistem informasi manajemen yang ada dalam implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet?
3. Apa saja faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet?
Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan alasan diimplementasikannya sistem informasi dalam sistem
absensi karyawan. 2. Mencoba mengidentifikasi komponn sistem informasi yang ada dalam sistem
absensi karyawan 3. Mencoba mengidentifikasi faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem
informasi pada sistem absensi karyawan.
5
Manfaat
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem informasi manajemen pada aplikasi absensi berbasis komputer dan internet maka organisasi diharapkan dapat merumuskan upaya-upaya pencegahan maupun solusi untuk memecahkan persoalan yang ada.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen SDM dan Organisasi
Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Davis, 1962). Sedangkan James D. Mooney (2006) mengemukakan secara sederhana dalam bukunya bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.
Sumber daya manusia sebuah organisasi terdiri dari seluruh orang yang melakukan aktivitasnya masing-masing (Bernardin, 2013). Manajemen sumber daya manusia meliputi kebijakan karyawan, manajemen dan sistem yang berpengaruh pada beban kerja.
Produk umum dan tradisional HRM (Human Resource Management) adalah layanan administrasi, contohnya adalah staffing dan renumerasi.
Sistem Infomasi Manajemen
Sistem informasi merupakan suatu sistem terpadu kombinasi antara manusia, hardware, software, communication network dan sumber data yang mengumpulkan, mengolah dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi (O’brien, 2003).
Beberapa sistem informasi dapat menggunakan cara manual sederhana seperti kertas dan pensil ataupun menggunakan perangkat keras dan lunak komputer, internet dan jaringan telekomunikasi lainnya, teknik sumber data berbasis komputer dan teknologi informasi lainnya untuk memproses data dan menghasilkan berbagai macam produk informasi yang dibutuhkan manajemen (O’brien, 2003).
Sistem informasi berbeda dari teknologi informasi seperti ditunjukkan pada gambar 1, dimana didalam sistem informasi terdapat komponen teknologi informasi yang berinteraksi manusia dan komponen proses lainnya. TI menggunakan perangkat keras dan lunak komputer untuk mengkonversi, menyimpan, melindungi, memproses, mengirimkan dan mengambil informasi dengan aman.
Kommponen sis1. Sumbe
perangk2. Sumbe
informa3. Proses
penyim
Gambar
stem informr sistem infkat lunak, dr data akan asi bagi endpengolahan
mpanan dan
1 Sistem In
masi seperti formasi dasadata dan jari
diubah oled user. n informasi aktivitas ko
nformasi dan
gambar 2 (Oar terdiri daingan. eh aktivitas
terdiri dari ontrol.
n Teknologi
O’brien, 20ari manusia,
proses infor
input, peng
i Informasi
03) terdiri d perangkat
rmasi menj
golahan, outp
dari : keras,
adi produk
tput,
6
dapkemkaryperlainber
dapmesini
Absenspat dilakukamudian akaryawan berrtimbangan nnya yang drsangkutan.
Sesuai pat melihat sin absensi adalah bebe1. Mesin
masingcara matau pu
G
si adalah suan secara man diprosesrsangkutan. promosi, p
dibutuhkan
kebutuhan beberapa pbaik analo
erapa mesinabsensi ana
g-masing yamemasukkan
unch-in dan
Gambar 2 Ko
M
uatu kegiatamanual mengs oleh bag
Data abspelatihan, p
oleh mana
informasi erusahaan d
og, digital mn absensi yaalog, dimanang berfung
n dan menekn punch-ou
omponen Si
Mesin Abse
an pencatataggunakan k
gian adminiensi ini ju
perhitungan ajemen peru
absensi yandan instansimaupun menang digunakna setiap kagsi untuk mkan ID cardut segera s
istem Inform
ensi
an kehadirakertas berisiistrasi untuuga dapat
jam kerja,usahaan ata
ng akurat di mulai mennggunakan
kan oleh peraryawan memengotentikd tersebut ksetelah tiba
masi
an karyawani formulir duk perhitun
digunakan , beban kerau instansi t
dan cepat mnggunakan absensi ele
rusahaan danempunyai kkasi kehadike dalam sl
a di kantor
n. Pencatatadaftar hadir ngan renum
sebagai brja maupunterkait kary
maka saat inberbagai m
ektronik. Ben instansi : kartu identiirannnya delot mesin a
r sebelum m
7
an ini yang
merasi bahan n data yawan
ni kita macam
erikut
fikasi engan abensi mulai
8
bekerja dan saat hendak pulang. Kemudian, mesin absensi tersebut akan mencetak tanggal dan bukti kehadiran karyawan tersebut yang kemudian akan didata dan dipantau oleh bagian HR secara manual (Mesin-Absensi.net, 2012).
2. Mesin absensi digital yaitu dengan cara menggesekkan kartu absensi atau memasukkan password agar terotentifikasi (Mesin-Absensi.net, 2012).
3. Mesin absensi menggunakan sistem biometrik atau dengan mendeteksi karakteristik tertentu, seperti: sidik jari (fingerprint), suara, atau wajah(Mesin-Absensi.net, 2012).
3 METODOLOGI
Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.
4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN
Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi
Beberapa contoh kasus penerapan absensi ini adalah : 1. Penggunaan sistem mesin absensi PNS elektronik di seluruh Satuan Kerja
Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Banjarnegara. Penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatan pelayanan masyarakat dan meningkatkan disiplin pegawai (http://banjarnegarakab.go.id)
2. Implementasi pusat sistem informasi e-TKD yang dikembangkan oleh BKD provinsi DKI Jakarta dan penggunaan mesin fingerprint yang tersebar di 3.350 lokasi gedung-gedung Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Wiwoho, 2010). Aplikasi ini digunakan untuk mengetahui jumlah karyawan yang tidak hadir ataupun terlambat. pelanggaran itu akan diakumulasikan untuk selanjutnya diberikan sanksi pada pegawai yang bersangkutan.
3. Penggunaan mesin rekam sidik jari bagi anggota DPR (Virgiandini, 2012) 4. Penerapan absensi sidik jari yang oleh Pemerintah Kabupaten Maros
(Limonu, 2013) Beberapa alasan dari penerapan sistem absensi ini adalah :
1. Penggunaan absensi manual dengan cara tandatangan kertas absensi tidak dapat menyajikan data absensi secara akurat karena tanda tangan pegawai bersangkutan dapat dititipkan dilakukan oleh temannya.
2. Meningkatkan disiplin pegawai, dengan diterapkannya sistem absensi online dan otomatis ini diharapkan akan mengurangi jumlah pegawai yang membolos sehingga kinerja pelayanan masyarakat dapat lebih ditingkatkan dan maksimal.
diguperupad
untukeb
Je
3. Data abjam keterkait
4. Penggubiasanymelakumasuk
5. Mengudurasi w
Penerapadibutuhkan1. Adanya2. Softwar3. Interna4. Biaya d5. Custom6. Instalas7. Project
Berikut unakan saa
rusahaan peda tabel 1.
Data-dattuk menentubutuhan org
enis Mesin Ab
Manual/Cek
bsensi ini dierja pegawapelanggaran
unaan sistemya disebabkukan punchikerja (Zima
urangi waktuwaktu pengan sistem n seperti (Ha tambahanre support
al IT suppordevelopmen
mization si dan pelatt managemeini adalah
at ini dimenyedia me
ta tersebut bukan mesinanisasi.
bsensi Ti
klok
Rendicumudbisadenapabbolowakdiremes
RenPIN/ataulainndibekaryolehyang
iharapkan dai, dimana dn jam kerjam absensi fikan oleh pring untuk tan, Steven Ju lembur st
gisian form (absensi in
annah, Gwen biaya Oper
rt nt
ihan ent
perbandinmana fitur-fesin dan ap
biasanya dign atau aplik
ngkat Akuras
dah. Dapat urangi dengandah. Karyawan menitip absegan temannyabila telat atauos. Pengaturanktu dapat set melalui sin itu sendiri.
dah. /Password/NIu identitas nya bisa saja eritahukan payawan lainnyah karyawan g telat/bolos.
dapat menyadata ini dap.
fingerprint droblem budtime card teJ, 2002) taf HRD, m(Hannah, Gni juga haendolyn, 20rasional
ngan dari bfitur yang plikasi abse
gunakan olekasi absens
i Fit
n en a u n
● Tinta dwarna
● Sched
● Kalendotomati
● Bateracadanga
P
da a
● So wakompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)
● Photo
● Sched
ajikan data apat digunak
dapat mengddy punchinemannya ya
mengurangi Gwendolyn, arus memp
005) :
beberapa mtersedia a
ensi(mesin-a
eh manajemsi mana ya
tur
dua
TeKapem20
uled Bell
der s
ai an
are er tungan a & gaji, uran shift
atan akses
TiKapemraribprpepedeka
ID
uled Bell
akurat terkakan untuk p
urangi timeng dimana ang terlamb
printing fo2005)
perkirakan
mesin absenakan terganabsensi.net,
men perusahang akan d
Kapasitas Pengguna
erbatas. apasitas engguna
maksimal 100‐00 orang.
dak terbatas. apasitas engguna bisa
mencapai atusan atau buan namun roses endataan engguna engan apasitas banya
ait kehadirapenentuan s
ecard fraud karyawan
bat ataupun
orm, mengu
anggaran
nsi yang untung pada, 2012) se
haan dan insdigunakan s
KisaranHarga
Mulai daIDR
1.000.00
ak
Mulai daIDR 1.500.00
9
an dan sanksi
yang dapat tidak
urangi
yang
umum a tiap eperti
stansi sesuai
n
ari
00
ari
00
D
Ka
Digital PIN En
artu magneti
ntry
ik
Rendapkartmen
Tingsetiaberbtidadicumeddigusidikmas
dah. Karyawaat menitipkantunya untuk ngabsen.
ggi. Sidik jari ap manusia beda sehinggak dapat urangi karena dia yang unakan adalahk jari pegawaising‐masing.
● Kabel untuk disambuke kompdan sebacharger
● Konekkabel UTflashdisk
● SMS M
● Bateracadanga
● Speakmicroph
an n
● So wakompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)
● Photo
● Sched
● Kabel untuk disambuke kompdan sebacharger
● Konekkabel UTflashdisk
● SMS M
● Bateracadanga
● Speakmicroph
a
h
● So wkompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)
● Sched
● LCD fu
● Photo
USB
ungkan puter agai
cemkammpamka
k vitas TP dan k
Message
ai an
er dan hone
are er tungan a & gaji, uran shift
atan akses Te
umkayadimdiIDkapekadaba
ID
uled Bell
USB
ungkan puter agai
k vitas TP dan k
Message
ai an
er dan hone
ware er tungan a & gaji, uran shift
atan akses
TiKapembaribordamdulim
uled Bell
ull color
ID
enderung memakan waktarena harus menginput danmengatur assword
masing‐masing aryawan.
erbatas. Pada mumnya, apasitas kartuang dapat verifikasi pad
mesin absensi gital magnetiD card terbataarena emroduksian artu yang lamaan butuh biayanyak
dak terbatas. apasitas engguna bisa
mencapai ribuaahkan puluhabuan. Satu rang karyawanapat
menggunakan ua, tiga, atau ma jarinya.
tu
n
a
c s
a a
Mulai daIDR
1.500.00
an n
n
Mulai daIDR 1.000.00s.d 10.000.0
10
ari
00
ari
00
000
Sid
dik Jari/Finge
Biometrik
erprint
k
TingKaramanwajaberbtidadicumeddigukarapegamas
ggi. akteristik setianusia seperti ah dan suara beda sehinggak dapat urangi karena dia yang unakan adalahakteristik awai masing‐sing.
● Kabel untuk disambuke kompdan sebagaic
● Konekkabel UTflashdiskdan LAN
● Keceprespon s1 detik
● SMS M
● Bateracadanga
● Speakmicroph
ap
a
h
● So wkompute(penghitjam kerjpengatukerja, pembuareport, akontrol)
● Infrare(untuk jewajah)
● Sched
● LCD fu
● Kabel untuk disambuke kompdan sebagaic
● Konekkabel UTflashdiskdan LAN
● Keceprespon s1 detik
● SMS M
● Bateracadanga
● Speakmicroph
USB
ungkan puter
charger
k vitas TP, k, Wi‐Fi, N
atan sensor ±
Message
ai an
er dan hone
ware er tungan a & gaji, uran shift
atan akses
Tekampewpemrarib
ed enis
uled Bell
ull color
USB
ungkan puter
charger
k vitas TP, k, Wi‐Fi, N
atan sensor ±
Message
ai an
er dan hone
erbatas namuapasitas memori enyimpanan ajah/suara engguna bisa
mencapai atusan dan buan.
n
Mulai daIDR 2.500.00s.d 10.000.0
11
ari
00
000
sist
K
PemDa
Berbasis W
Berikut item absensi
egiatan SI
masukan ta
Web
Sedaharumendan mermasonlijenisdicucaramanmensertkaryID/pmer
T
Kompon
ini adalah mmenggunak
Hardware (Mesin& Media)
Mesin fingerprint
ang. Karyawaus diverifikasi nggunakan ID password reka masing‐sing secara ne. Namun, s ini masih bisurangi dengana log in dari na saja atau nyuruh temana terkadang yawan lupa password reka.
Tabel 1 Perb
nen sistem
matriks komkan mesin r
Netwo(MesinMedia
Kabel USBuntuk disambunke kompudan sebagcharger
Konektivitkabel UTPflashdisk, Fi, dan LA
n
sa
n
● Penghjam kerj
● Penghpayroll/g
● Pengashift ker
● Pembureport o
● Didukuberbaga
● Pelaca(Pimpinamengetadarimankaryawamengaksin)
● Webca(untuk msiapa yamengaksin)
rbandingan m
informasi d
mponen sisterekam sidik
ork n & a)
Sof(ProProc
B
gkan ter gai
Procerekamjari us
tas P, Wi‐N
hitungan a
TiKapembarib
hitungan gaji
turan rja
uatan otomatis
ung i bahasa
akan GPS an dapat ahui na an ses/log
am melihat ng ses/log
mesin absen
dalam siste
em informajari sepert
ftware ogram & cedure)
edure m sidik ser
Sepeyajasudise
dak terbatas. apasitas engguna bisa
mencapai ribuaahkan puluhabuan.
nsi
em absensi
asi yang diidi pada tabel
SDM
eluruh egawai ang sidik rinya udah daftarkan ebelumnya
an n
dentifikasi dl 2 berikut i
Data
Sidik jari pegawai
12
dalam ini :
Produk Informasi
Catatan check in dancheck out atau log transaksi
i
n
13
Pemrosesan
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
Staff HRD
log transaksi dari mesin rekam sidik jari
gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol Server (bila
dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐Fi, dan LAN
Penyimpanan
Mesin fingerprint
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
tergantung bentuk file data yang tersimpan, contohnya MS Access atau extension file yang lainnya tergantung spesifikasi mesin fingerprint dan software bawaannya masing‐masing
seluruh pegawai pada saat memasukkan data sidik jari
Data sidik jari
log transaksi mesin fingerprint, jumlah jam kerja,gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐Fi, dan LAN
Staff HRD
data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)
Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Keluaran
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
Manajemen
gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
Kinerja pegawai bersangkutan dan bahan dasar untuk pertimbangan keputusan apakah pegawai terkait akan dikenakan sanksi atau reward
Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐Fi, dan LAN
Kendali Mesin fingerprint
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja,
seluruh pegawai pada saat memasukkan data sidik jari
Data sidik jari
Bila scanner gagal mengidentifikasi sidik jari (pengecekan dapat dilakukan pada mesin
14
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐Fi, dan LAN
pembuatan laporan, akses kontrol
Staff HRD
data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)
rekam sidik jari maupun hardware,software dan jaringan yang digunakan, tergantung error yang terjadi)
Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Manajemen
log transaksi dari mesin rekam sidik jari
Tabel 2 Matriks komponen sistem absensi fingerprint
Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi
Berikut ini adalah beberapa contoh kasus implementasi sistem absensi
menggunakan mesin fingerprint ini:
1. Sistem absensi pegawai negeri sipil (PNS) di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta masih belum dapat memperlihatkan jumlah PNS yang terlambat atau tidak hadir secara real time (Wiwoho, 2010). Hal ini memperlihatkan bahwa informasi yang diberikan oleh sistem ini masih dirasa belum cukup oleh level manajemen. Manajemen sebagai end user memberikan feedback terhadap informasi yang diberikan dengan harapan sistem dapat lebih diingkatkan lagi proses pengolahan informasinya.
2. Manajemen mengharapkan penerapan sistem absensi ini dapat memotivasi pegawai dalam bekerja. Dengan adanya sistem absensi elektronik ini, maka kehadiran atau ketidakhadiran pegawai akan tercatat secara akurat sehingga akan lebih obyektif dalam memberikan penghargaan dan hukuman yang sepadan. Sistem ini sulit dimanipulasi karena untuk menginput data kehadiran, seorang pegawai harus memiliki ID Number individu dan juga harus melakukan pemindaian sidik jarinya terlebih dahulu (http://banjarnegarakab.go.id)
3. Penggunaan mesin absensi dengan rekam sidik jari dinilai tidak akan efektif mengatasi banyaknya anggota DPR yang bolos mengikuti sidang. Hal ini dikarenakan tidak ada efek jera yang ditimbulkan dari penggunaan mesin absensi tersebut kepada anggota DPR yang datang terlambat dan bolos (Virgiandini, 2012). Dari hal ini dapat terlihat bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk menentukan kebijakan terkait kinerja anggota DPR.
4. Sistem absensi yang diimplementasikan oleh Pemkab Maros sering salah dalam mengidentifikasi sidik jari pegawai contohnya adalah nama pegawai, yang masih salah, kesalahan pencatatan transaksi dimana datang tepat waktu tetapi hasil printnya terlambat (Limonu, 2013). Informasi ini menunjukkan adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga output yang dihasilkan juga salah. Ini adalah salah satu sistem kontrol yang diberikan
15
oleh salah satu user agar error dapat diminimalisasi sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.
Dari keempat kasus diatas dapat terlihat beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ini, diantaranya adalah :
1. Faktor Sukses : Kejelasan kebijakan manajemen terkait informasi absensi ini, dimana
seluruh pegawai mengetahui bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem ini akan berpengaruh pada pengukuran kinerja dan renumerasi mereka.
Manajemen dan pegawai ikut serta secara aktif berperan sebagai sebagai user dan memberikan feedback terhadap sistem ini.
Jenis informasi yang ingin dihasilkan sudah cukup jelas dan sesuai dengan keinginan end user dalam hal ini manajemen. Kejelasan ini bisa dihasilkan selama proses pengembangan aplikasi yang meliputi investigasi, analisa, perencanaan, implementasi dan pemeliharaan sistem.
Adanya kejelasanfitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi, hal ini bias didapatkan dari penjelasan vendor maupun dari keinginan user.
2. Faktor gagal : Perangkat hardware yang sering rusak menghambat penyediaan informasi
yang diinginkan Kurangnya kejelasan kebijakan manajemen terkait tindak lanjut informasi
yang disediakan oleh sistem. Manajemen tidak membuat kebijakan terkait punishment maupun reward sehingga pegawai bersangkutan tidak aktif menggunakan sistem ini.
Adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga data yang dihasilkan tidak akurat. Hal ini dapat dikarenakan kesalahan software maupun kurangnya kompetensi SDM yang mengelola sistem ini.
Informasi yang dihasilkan masih dirasa kurang memuaskan manajemen. Hal ini dapat dikarenakan kurang dilibatkannya usermaupun adanya perubahan spesifkasi yang dinginkan setelah aplikasi go live.Maka dibutuhkan SOW (Scope of Work) implementasi yang jelas dari awal proses pengembangan sistem.
Kurangnya peran aktif user dalam memberikan informasi dan feedback terhadap sistem sehingga kesalahan dan kekurangan sistem tidak dapat diketahui secara dini.
16
5 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dari hasil dan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa: 1. Alasan diperlakukannya sistem absensi fingerprint dikalangan PNS adalah untuk
meningkatkan kedisiplinan pegawai sehingga diharapkan pelayanan masyarakat lebih optimal.
2. Produk informasi yang dihasilkan oleh sistem absensi ini adalah pengukuran jam kerja yang berpengaruh pada perhitungan gaji, lembur, beban kerja pegawai dan laporan manajemen terkait kinerja pegawai. Dimana hasil laporan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan pengembangan pegawai
3. Beberapa faktor sukses implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya adalah: Adanya kejelasan kebijakan manajemen terkait hasil informasi informasi yang
dihasilkan, salah satunya adalah sistem punishment dan reward bagi pegawai Adanya peran aktif pegawai dan manajemen sebagai user sehingga sistem
kontrol (feedback) terhadap sistem dapat berjalan cepat dan smooth. Adanya kejelasan fitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai
dengan kebutuhan organisasi Produk informasi yang diinginkan sudah sesuai dan cukup bagi manajemen
untuk menentukan kebijakan 4. Beberapa factor gagalnya implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya
adalah : Ketidakjelasan kebijakan manajemen terhadap informasi yang dihasilkan oleh
sistem Kurang aktifnya pegawai dan manajemen dalam penggunaan sistem ini. Adanya kesalahandalam proses data sehingga produk informasi yang
disediakan tidak akurat Adanya kekurangan fitur yang dirasakan oleh end user Perangkat hardware yang sering rusak
Saran
Dengan mempelajari dari berbagai sumber literatur yang berkaitan dengan implementasi sistem absensi fingerprint, maka hal-hal yang dapat disarankan adalah sebagai berikut: 1. Perlunya dukungan manajemen dalam implentasi sistem ini dimana kebijakan
yang jelas dapat membantu pegawai untuk berperan aktif dalam penggunaaan sistem ini.
2. Perlunya peningkatan kompetensi untuk user maupun admin sistem agar sistem dapat berjalan lebih optimal dan menghasilkan informasi secara tepat yang dibutuhkan oleh organisasi.
17
DAFTAR PUSTAKA
Anonymous, 2011, Tahun 2012, Pemkab akan terapkan absensi PNS elektronik [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://banjarnegarakab.go.id Hannah, Gwendolyn, Is It Time to Change Your Company's Time & Attendance System? IOMA's Payroll Manager's Report; Jan 2005; 05, 1; ABI/INFORM Complete pg. 5. Limonu, Najmi, 2013, Belum akurat, PNS keluhkan absensi sidik jari [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://daerah.sindonews.com/read/2013/03/18/25/728545/belum-akurat-pns-keluhkan-absensi-sidik-jari MesinAbsensi,2012, Apakah karyawan Anda suka ‘nakal’? Gunakan mesin absensi untuk melacaknya! [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://mesin-absensi.net/ Virgiandini, Annisa, 2012, Penggunaan mesin absen sidik jari tidak efektif,[internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://nasional.sindonews.com/read/2012/10/02/12/676241/penggunaan-mesin-absen-sidik-jari-tidak-efektif Wiwoho, Laksono Hari, 2010, Waduh, Sistem Absensi PNS Belum Sempurna [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://nasional.kompas.com/read/2010/09/14/15361247/Waduh.Sistem.Absensi.PNS.Belum.Sempurna Ziman, Steven J, UVIX Corporation Introduces Biometric Time Attendance System; Fingerprint Identification Technology Eliminates Timecard Fraud. PR Newswire pp. 1. 2002. Tersedia dari http://search.proquest.com/docview/443692730/142264C91A3545BFF9E/2?accountid=32819
top related