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Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.
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Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (incluindo os riscos de corrupção e infrações conexas)
do Instituto Português do Desporto e
Juventude, I.P. (Sede e Direções Regionais)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.
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I. INTRODUÇÃO II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.
1. Natureza 2. Missão 3. Visão 4. Valores 5. Atribuições 6. Organograma 7. Instrumentos de Gestão
III. COMPROMISSO ÉTICO Carta Ética da Administração Pública – Dez Princípios Éticos IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS
1. Conceito de risco e de gestão de risco 2. Fatores de risco 3. Funções e responsabilidades 4. Áreas de risco
V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS Áreas de Intervenção
Unidade e subunidade orgânica Missão Principais atividades Riscos identificados Medidas adotadas Mecanismos de controlo interno Responsáveis
VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO Constituição de uma Comissão de Acompanhamento e Monitorização do Plano. Deverá elaborar relatório atualização sempre que necessário ANEXOS:
Lei Orgânica e Estatutos Delegação e subdelegação de competências
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.
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I. INTRODUÇÃO
Decorrente da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datado de 1 de Julho de
2009 e estando o Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. consciente de que a corrupção
é um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições, constituindo uma das grandes
preocupações quer dos Estados quer das organizações, prejudicando gravemente a fluidez das
relações entre cidadãos e a Administração, obstando, ainda, ao desejável desenvolvimento das
economias e ao normal funcionamento dos mercados, apresenta o seu Plano de Gestão de Riscos
de Corrupção e Infracções Conexas, o qual pretende ser um instrumento interno de gestão que
permita aferir responsabilidades que eventualmente ocorram na gestão dos recursos públicos.
Sendo este o primeiro Plano do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. inclui medidas
já implementadas, evidenciando, deste modo, os princípios de atuação do Organismo, expressos
nos valores institucionais de transparência, qualidade, inovação, orientação para os resultados e
trabalho em equipa.
Pressupondo o acompanhamento e monitorização sistemática visando a sua eficácia e melhoria
contínua, o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas estrutura-se do
seguinte modo:
I. Caracterização do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. II. Compromisso Ético III. Identificação dos Riscos IV. Identificação das áreas e actividades e dos riscos associados V. Acompanhamento, Avaliação e Atualização do Plano VI. Lei Orgânica e Estatutos; VII. Delegação de Competências; VIII. Recomendações
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.
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II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.
1. Natureza
O Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P., (IPDJ,I.P), é um instituto público
integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e
financeira e de património próprio.
O IPDJ, I.P., prossegue atribuições da Presidência do Conselho de Ministros, sob
superintendência e tutela do Primeiro-Ministro, ou do membro do Governo com
responsabilidade na área do desporto e da juventude.
2. Missão
O IPDJ, I.P. tem por missão a execução de uma política integrada e descentralizada para as áreas do
desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes públicos e privados, designadamente
com organismos desportivos, associações juvenis, estudantis e autarquias locais.
3. Visão
Ser uma organização de reconhecida referência nacional e internacional no desenvolvimento de
políticas públicas para as áreas do desporto e juventude.
4. Valores institucionais
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.
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5. ATRIBUIÇÕES
São principais atribuições do IPDJ, I.P., em geral:
a) Promover a formação e a qualificação dos quadros necessários ao exercício de funções
específicas nas áreas do desporto e da juventude;
b) Assegurar as relações externas, no domínio das políticas do desporto e da juventude, em
particular com os países que integram a Comunidade dos Países de Língua Portuguesa
(CPLP);
c) Assegurar a realização de ações de informação e sensibilização, no âmbito do desporto e da
juventude;
d) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas e privadas, a realização de
estudos sectoriais e intersectoriais e trabalhos de investigação sobre as áreas do desporto e
da juventude;
e) Assegurar a articulação horizontal entre o IPDJ, I. P., e os diferentes organismos da
Administração Pública envolvidos na resposta aos problemas suscitados, na área do desporto
e da juventude;
f) Promover a aplicação e fiscalizar, diretamente ou indiretamente através de pessoas ou
entidades qualificadas, o cumprimento das leis, regulamentos, normas e requisitos técnicos,
aplicáveis no âmbito das suas atribuições, bem como emitir as autorizações e licenças que
lhe estejam cometidas por lei e proceder à emissão de certidões e credenciações legalmente
previstas;
g) Gerir, administrar e conservar as infraestruturas da sua propriedade ou outras que lhe sejam
afetas para a prossecução da sua atividade;
h) Promover de uma forma extensiva, inclusiva e sistemática, junto dos jovens, o conhecimento
e acesso às tecnologias de informação e comunicação (TIC), nomeadamente através de ações
de formação;
i) Promover, criar e desenvolver sistemas integrados de informação;
j) Apoiar a execução de programas integrados de construção, beneficiação, ampliação e
recuperação de infraestruturas, bem como pronunciar-se sobre as normas relativas a
condições técnicas e de segurança, construção e licenciamento;
k) Solicitar aos serviços e organismos integrados na Administração Pública, em particular às
escolas, instituições de ensino superior e a entidades na área da saúde, a informação e a
colaboração que considere necessárias;
l) Promover a instituição de mecanismos de coordenação interministerial.
No domínio do Desporto:
a) Prestar apoio e propor a adoção de programas para a integração da atividade física e do
desporto nos estilos de vida saudável quotidiana dos cidadãos e apoiar técnica, material e
financeiramente o desenvolvimento da prática desportiva, assim como o desporto de alto
rendimento e as seleções nacionais;
b) Propor e aplicar medidas preventivas e repressivas no âmbito da ética no desporto,
designadamente no combate à dopagem, à corrupção, à violência, ao racismo e à xenofobia
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no desporto, bem como na defesa da verdade, da lealdade e correção das competições e
respetivos resultados;
c) Propor a adoção do controlo médico-desportivo no acesso e na prática desportiva;
d) Velar pela aplicação das normas relativas ao sistema de seguro dos agentes desportivos;
e) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas ou privadas, a realização de
estudos e trabalhos de investigação sobre os indicadores da prática desportiva e os
diferentes fatores de desenvolvimento da atividade física e do desporto.
No domínio da Juventude:
a) Apoiar a definição das políticas públicas para a juventude, designadamente através da
adoção de medidas de estímulo à participação cívica dos jovens em atividades sociais,
económicas, culturais e educativas;
b) Acompanhar a execução das políticas públicas de juventude;
c) Apoiar o associativismo jovem, nos termos da lei, mantendo atualizado o Registo
Nacional do Associativismo Jovem (RNAJ);
d) Apoiar técnica e financeiramente os programas desenvolvidos non âmbito da Lei do
Associativismo Jovem;
e) Promover a implementação de programas destinados a responder às necessidades e
especificidade do universo jovem, nomeadamente nas áreas de ocupação de tempos
livres, do voluntariado, do associativismo, da educação não-formal e da formação;
f) Promover e implementar mecanismos de estímulo e apoio à iniciativa e ao espirito
empreendedor dos jovens;
g) Promover ações de sensibilização e aconselhamento, em particular nas áreas da saúde,
comportamento de risco, proteção de menores e ambiente, visando assegurar a
realização e o bem-estar dos jovens;
h) Apoiar a mobilidade dos jovens, promovendo a construção de infraestruturas de
alojamento e dinamizando, em particular, a rede nacional de pousadas da juventude,
segundo critérios de racionalidade geográfica e demográfica, bem como de eficiência
económica;
i) Incentivar o intercâmbio juvenil, promovendo a participação e integração em organismos
comunitários e internacionais e em projetos de cooperação e desenvolvimento social e
económico;
j) Promover o estabelecimento de parcerias com entidades públicas ou privadas de âmbito
regional, nacional ou internacional, com vista à prossecução das políticas de juventude.
O IPDJ, I.P. pode estabelecer relações de cooperação, no âmbito das suas atribuições, com outras
entidades, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, sem que tais relações de cooperação
impliquem delegação ou partilha de atribuições e competências.
Para cumprimento da sua missão, o IPDJ, I.P. apoia-se na seguinte estrutura organizacional:
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7. INSTRUMENTOS DE GESTÃO
O IPDJ, I.P. norteia a sua gestão com suporte nos vários instrumentos de gestão
legalmente obrigatórios, enquadrados nos seguintes Documentos:
Orçamento;
QUAR;
Plano de Atividades;
Relatório de Atividades;
Planos de Formação;
Relatórios de Formação;
Normas de Controlo Interno;
Procedimentos no âmbito do Controlo da Qualidade;
Manuais de Procedimentos;
Fluxogramas.
III. COMPROMISSO ÉTICO E SERVIÇO PÚBLICO
A Constituição da República Portuguesa (CRP) e o Código de Procedimento Administrativo (CPA)
obrigam todos os trabalhadores da Administração Pública a respeitar um conjunto de princípios
no exercício da sua atividade.
Os trabalhadores do IPDJ, I.P. regulam o exercício das suas funções apoiado num conjunto de
princípios e valores, cujo conteúdo, em parte se encontra vertido na Carta Ética da
Administração Pública – Dez Princípios Éticos da Administração Pública, designadamente:
1. Princípio do Serviço Público
Os funcionários encontram-se ao serviço exclusivo da comunidade e dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses particulares ou de grupo.
2. Princípio da Legalidade
Os funcionários atuam em conformidade com os princípios constitucionais e de acordo com a lei e o direito.
3. Princípio da Justiça e Imparcialidade
Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem tratar de forma justa e imparcial todos os cidadãos, atuando segundo rigorosos princípios de neutralidade.
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4. Princípio da Igualdade
Os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua ascendência, sexo, raça, língua, convicções políticas, ideológicas ou religiosas, situação económica ou condição social.
5. Princípio da Proporcionalidade
Os funcionários, no exercício da sua atividade, só podem exigir aos cidadãos o indispensável à realização da atividade administrativa.
6. Princípio da Colaboração e Boa-fé
Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem colaborar com os cidadãos, segundo o princípio da Boa Fé, tendo em vista a realização do interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da atividade administrativa.
7. Princípio da Informação e Qualidade
Os funcionários devem prestar informações e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, cortês e rápida.
8. Princípio da Lealdade
Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem agir de forma leal, solidária e cooperante.
9. Princípio da Integridade
Os funcionários regem-se segundo critérios de honestidade pessoal e de integridade de caráter.
10. Princípio da Competência e Responsabilidade
Os funcionários agem de forma responsável e competente, dedicada e crítica, empenhando-se na valorização profissional.
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IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS
1. Conceito de Risco e de Gestão do Risco
1.1 Risco
De acordo com a Norma de Gestão de Riscos, elaborada pela FERMA (2003), pode definir-
se risco como “a combinação de evento, situação ou circunstância futura com
probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativas na consecução dos
objetivos de uma unidade organizacional (ISO/IEC Guide 73)1. O simples facto de existir
atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências
constituem oportunidades para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao
sucesso (lado negativo).
1.2 Gestão de Risco
A gestão de riscos é o processo através do qual as organizações analisam metodicamente
os riscos inerentes às respetivas atividades, com o objetivo de atingirem uma vantagem
sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades.
A gestão de risco deve ser um processo contínuo e em constante desenvolvimento
aplicado à estratégia da organização e à implementação dessa mesma estratégia. Assim, a
gestão de risco deve:
Analisar metodicamente todos os riscos inerentes às atividades;
Ser integrada na cultura da organização;
Traduzir a estratégia em objectivos operacionais, atribuindo responsabilidades na
gestão dos riscos por toda a organização,
Ser calculada ao nível das áreas de intervenção, designadamente, projetos,
atividades e programas e, consequentemente, ao nível da missão e funções de
cada departamento;
O presente Plano de prevenção de riscos de gestão que inclui os riscos de corrupção e
infrações conexas constitui um instrumento para a gestão do risco como suporte do
1 Norma de Gestão de Riscos, FERMA - Federation of European Risk Management Associations, 2003.
ISO 31000:2009, Risk management – Principles and guidelines ISO Guide 73:2009, Risk management vocabulary
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planeamento estratégico, do processo de tomada de decisão, de responsabilização e de
avaliação do desempenho (FERMA, 2003: 3).
2. Fatores de Risco
Podem ser vários os riscos de gestão que uma organização acarreta no exercício da sua
actividade. Esses riscos podem ter origem em factores internos ou externos à
organização. Destacam-se os seguintes:
Fatores internos:
Qualidade da Gestão
Sistemas de Partilha
Sistemas de Controlo Interno
Recursos Humanos
Motivação
Comunicação
Integridade das operações e dos processos
Fatores externos:
Reduções orçamentais;
Instabilidade governamental
Instabilidade económica (vigência do PAEF);
Redução de efetivos humanos e financeiros
3. Funções e responsabilidades
O Plano de Gestão de Risco identifica, relativamente a cada área de intervenção, distribuída pelos
departamentos do IPDJ, I.P., os riscos e infrações conexas, e as responsabilidades de cada
interveniente; os recursos necessários e disponíveis e as medidas adotadas que possam prevenir
as ocorrências e os responsáveis envolvidos na gestão do plano.
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No quadro seguinte identificam-se os intervenientes, funções e respetivas
responsabilidades:
Decisor/Intervenientes
Funções e Responsabilidades
Conselho Diretivo (CD)
Responsável pela gestão do plano; Estabelece os critérios de gestão de risco e a sua revisão; Responsável pelo acompanhamento e avaliação.
Dirigentes Intermédios dos Serviços Centrais, Direções Regionais e Coordenadores
Responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano de acordo com a sua área de intervenção; Devem dispor de indicadores de desempenho que permitam monitorizar as atividades chave; Identificam e comunicam ao CD todos os riscos novos ou falhas identificadas nas medidas de controlo interno;
Trabalhadores
Compreender o seu nível de responsabilização individual; Compreender de que forma podem contribuir para a melhoria contínua da gestão de riscos; Compreender que a gestão de riscos e a sensibilização para a existência de riscos são elementos chave da cultura da organização; Comunicar à direção de topo todos os riscos novos ou falhas constatadas nas medidas de controlo existentes.
Fonte: FERMA 2003.
Intervenientes Funções e Responsabilidades
4. Áreas de Risco
A identificação das áreas riscos tem como objetivo apontar os elementos de incerteza de
uma organização.
A identificação dos riscos deve ser abordada de forma metódica, de modo a garantir que
todas as atividades suscetíveis de risco dentro da Organização sejam identificadas bem
como todos os riscos que dai decorrem definidos.
Sublinhe-se que, ocorrências que prejudicam o exercício das atividades geram desvios
que podem ter maior ou menor impacto nos resultados da Organização.
No que se refere ao IPDJ, I.P., instituto público dotado de autonomia administrativa,
financeira e patrimonial, destacam-se as seguintes áreas com probabilidade de risco:
Gestão Estratégica;
Gestão Financeira e Patrimonial;
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Arrecadação de Receita;
Financiamento e atribuição de subsídios;
Gestão de Recursos Humanos;
Gestão processual;
Auditoria interna.
V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS
De seguida apresentam-se os Planos de Prevenção de Riscos de Gestão comuns aos
Departamentos e Serviços do IPDJ, Sede e Direções Regionais, onde se identifica a
Missão, as Principais Atividades, os Riscos Identificados, o Grau de Risco, as Medidas
Adotadas, os Mecanismos de Controlo Interno e os Responsáveis.
Optou-se por uma avaliação tendo em conta o grau de risco a considerar de acordo com a
probabilidade de ocorrência, a saber:
Risco Elevado – ocorrência provável
Risco Moderado – ocorrência possível
Risco Fraco – ocorrência remota
A apresentação dos Planos segue a lógica da estrutura organizacional (organograma)
inserida no presente Plano.
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Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P.
Áreas de Intervenção
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de
Controlo Interno
Responsáveis
ADoP
Autoridade Antidopagem de Portugal
Gabinete Jurídico
(GJ)
Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ADoP; Colaborar e participar na elaboração de diplomas legais, nacionais e internacionais, relativos à luta contra a dopagem no desporto; Verificar a conformidade e proceder ao registo dos regulamentos federativos antidopagem; Instruir processos de contraordenação e analisar impugnações; Prestar apoio técnico no âmbito dos processos submetidos à AMA; Informar, dar parecer e acompanhar tecnicamente os procedimentos
Assegurar o Sistema de Localização do Praticante Desportivo: notificar os praticantes desportivos incluídos no grupo alvo; rececionar e verificar os formulários; verificar incumprimentos e violações das normas antidopagem.
Assegurar a gestão da base de dados do Sistema de Localização do Praticante Desportivo (SILP).
Notificar os praticantes desportivos sobre incumprimentos e violações das normas antidopagem no âmbito do sistema de localização do praticante desportivo.
Gerir o programa ADAMS® (Anti-Doping Administration and Management System).
Assegurar os backups da base de dados da qual é responsável
Fugas de informação relativas a: Violações de normas antidopagem ou processos conexos; Informação relacionada com o Sistema de Localização do Praticante Desportivo.
Elevado
Elevado
Processos relativos às violações normas antidopagem guardados em armários com acesso condicionado e controlado (os referidos processos só circulam entre GJ e o Presidente da ADoP); Porta de segurança com controlo biométrico que veda a passagem a pessoas estranhas não autorizadas; Segurança humana 24h e relatório diário de ocorrências.
Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas.
Luís Horta (Presidente)
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de
Controlo Interno
Responsáveis
ADoP
Autoridade Antidopagem de Portugal
Gabinete Jurídico
(GJ)
administrativos no âmbito da ADoP; Assegurar as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Presidente da ADoP.
Participação e organização de ações de formação e reciclagem de MRCDs e ACDs, participação em seminários e conferências da ESPAD e outras no âmbito das suas responsabilidades.
Cumprir as obrigações de proteção de dados, confidencialidade e ética profissional aplicáveis.
Cumprir a política da qualidade
ESPAD
Estrutura de Suporte ao Programa
Antidopagem
Informar, formar e controlar de forma a
dissuadir os praticantes desportivos de práticas de
dopagem
Sistema de Localização do Praticante Desportivo Registo de Autorizações de Utilização Terapêutica Elaboração do Programa Nacional Antidopagem
Acesso à informação sobre os praticantes desportivos no formulário de localização enviado trimestralmente Acesso à informação médica dos praticantes desportivos que solicitam AUT
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Acesso à informação limitado aos responsáveis (acesso à BD) Acesso à informação limitado aos responsáveis; só os 2 responsáveis têm acesso ao arquivo e à respetiva BD Acesso à informação limitado ao responsável
Todos os colaboradores da ESPAD assinam um termo de confidencialidade e o acesso às respetivas Bases de Dados está também limitado aos respetivos responsáveis pela área
Luís Horta (Presidente da ADoP)
Ana Paula Melo
(Diretora Executiva da
ADOP)
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de
Controlo Interno
Responsáveis
ADoP
Autoridade
Antidopagem de Portugal
ADoP
Apoio Logístico ao Programa Nacional Antidopagem Receção de Malas Gestão da Qualidade Informação e educação
Acesso a toda a documentação que envolve a ação de controlo de dopagem
Moderado
Fraco
Fraco
Fraco
Luís Horta
LAD
Laboratório de Análises
de Dopagem
Realizar as análises relativas aos controlos de dopagem a nível nacional e internacional, nomeadamente executando as análises de amostras colhidas no âmbito do Plano Nacional Antidopagem
Executar as análises relativas ao controlo da dopagem, a nível nacional ou internacional, se para tal for solicitado; Executar as análises bioquímicas e afins destinadas a apoiar as ações desenvolvidas pelos organismos e entidades competentes na preparação dos praticantes desportivos, designadamente os de alto rendimento, e colaborar nas ações de recolha necessárias; Dar execução, no âmbito das suas competências, aos protocolos celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras instituições; Colaborar em ações de formação e investigação no âmbito da dopagem;
Análise e tratamento dos resultados e/ou amostras de forma não imparcial
Moderado
Assinatura de Compromisso deontológico por parte dos colaboradores Procedimentos Técnicos de cumprimento obrigatório Acesso controlado por meios biométricos Serviço de Segurança Acesso fora do horário normal de funcionamento não permitido sem autorização. Existência de uma rede informática interna sem acesso ao exterior (Internet) para toda a informação relativa aos procedimentos analíticos.
Atribuição de código interno às amostras recebidas Cadeia de Custódia Interna para manuseamento e acesso às amostras
Rodrigo Aguilera
(Coordenador Científico)
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo
Interno
Responsá-
veis
DICRI
Departamento de Informação,
Comunicação e Relações
Internacionais
Assegura a comunicação
interna e externa do
IPDJ, I.P.
Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; Promover e acompanhar a representação externa portuguesa na área da juventude e desporto, no quadro das prioridades definidas pelo Governo para a área da juventude e do desporto; Apoiar a cooperação externa na área da juventude e do desporto, em especial com os Estados membros da Comunidade de Países de Língua Portuguesa e no espaço europeu e ibero-americano; Assegurar a presença do IPDJ, I.P. em feiras, exposições, festivais e outros acontecimentos de interesse para o IPDJ, I.P. Proceder à aquisição de bens e serviços no âmbito das atribuições do Departamento
Proposta de pagamento de apoios indevidos mediante não verificação das condições subjacentes aos mesmos; Tráfico de influência Tráfico de influência Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental; Realização de despesas não previstas e excedendo os limites impostos; Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental
Moderado
Fraco
Fraco
Fraco
Assegurar verificação e acompanhamento constante de processos A representação externa de entidades e/ou de pessoas que não são funcionários do IPDJ está sempre sujeita a verificação e autorização superior, designadamente da SEDJ; As ações realizadas devem estar sempre sempre a coberto de um programa/regulamento/ contrato-programa ou serem superiormente autorizadas, designadamente pelo SEDJ; Processos só são viabilizados após autorização superior expressa, devendo incluir previsão de custos escaladas por áreas de despesa; Elaboração de relatórios de atividades; Verificação constante do cumprimento das regras previstas na legislação em vigor incentivando consulta a outras UO sempre que há dúvidas quanto ao melhor procedimento a adotar, bem como assegurando sugestão diversificada de potenciais fornecedores de bens ou serviços.
Monitorização interna dos processos e sujeição a parecer prévio do DRHFP e/ou DJurídico Verificação caso-a-caso das fundamentações da proposta Sujeição a parecer prévio das UO envolvidas, nomeadamente do DJurídico e/ou DRHFP Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP e verificação dos relatórios correspondentes Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP
Jorge Queirós
(Diretor)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRHFP
Departamento de Recursos Humanos,
Financeiros e Patrimoniais
Divisão de Recursos
Financeiros (DRF)
Assegurar o apoio administrativo e
financeiro do IPDJ, I.P.
Preparar a proposta de orçamento, elaborar a conta de gerência e os relatórios de execução orçamental; Assegurar a gestão financeira, bem como a contabilidade geral, analítica e de tesouraria; Garantir o processamento, liquidação e a arrecadação da receita, de acordo com as normas legais em vigor; Classificar a despesa e registá-la de acordo assegurando as normas legais em vigor, sobretudo ao nível da contratação pública e das normas emanadas pela DGO e Tribunal de Contas;
Falha no controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis; Pagamentos sem documento justificativo ou fora do âmbito de despesa ilegível; Valores não declarados na totalidade; procedimentos diferentes nos diversos pontos recolha de receita; Assunção de compromissos sem o prévio cabimento orçamental ou fundo disponível suficiente; Despesas com inadequada classificação económica e patrimonial; pagamentos não autorizados superiormente ou sem a respetiva autorização da despesa. Incumprimento da execução das atividades previstas no plano de atividades aprovado;
Moderado
Elevado
Moderado
Moderado
Fraco
Elaboração do orçamento previsional anual e sua análise mensal. Imputação por centros de custos de cada unidade orgânica, conferência prévia dos processamentos para pagamento; Arrecadação de receita prevista de acordo com o fluxograma aprovado e legislação em vigor Assunção de compromisso apenas após o prévio cabimento, análise à legalidade da despesa em causa e afetação do respetivo fundo disponível com os adequados registos contabilísticos nos sistemas internos e da DGO; Acompanhamento da execução do plano de atividades; Informatização integrada dos procedimentos de controlo interno e contabilidade
SIAG Fiscal Único Técnico Oficial de Contas DGO Tribunal de Contas Inspeção-geral de finanças Fluxogramas de controlo interno Regulamento da receita e do fundo de maneio
Silvia Alves
(Diretora)
Carla Monteiro (Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRHFP
Departamento de Recursos Humanos,
Financeiros e Patrimoniais
Divisão de Recursos
Financeiros (DRF)
Assegurar o apoio administrativo e
financeiro do IPDJ, I.P.
Assegurar o acompanhamento da execução dos planos anuais e plurianuais numa perspetiva de gestão e controlo orçamental; Assegurar a existência de adequados sistemas de controlo interno; Assegurar a afetação dos recursos financeiros aos serviços, tendo em vista a execução do plano de atividades aprovado.
Incumprimento da legislação em vigor Agravamento das reduções ao orçamento aprovado (cativos, congelamentos, etc).
Fraco
Moderado
Gestão eficiente com a racionalização dos recursos financeiros;
Carla Monteiro (Chefe de Divisão)
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRHFP
Departamento de Recursos Humanos,
Financeiros e Patrimoniais
Divisão de
Aprovisionamento e
Património (DAP)
Assegurar a
tramitação de todos os processos de
concursos públicos de empreitadas e de aquisição de bens e serviços;
Garantir aprovisionamento,
gestão, conservação e inventário do
património;
Aquisições de bens e serviços;
Gestão patrimonial;
Aquisições Ausência de manuais de procedimento quanto às responsabilidades dos diferentes intervenientes nos processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas; Inexistência de formação adequada que impeça irregularidades e favorecimentos na elaboração dos cadernos de encargos Ausência de um plano formal anual de compras; Pedidos extraordinários urgentes conducentes a procedimentos abreviados; Tratamento deficiente dos dados e custos Área de improvável risco de corrupção
Elevado
Fraco
Elaboração de manuais de
procedimento;
Possibilitar formação adequada;
Sensibilizar para o
cumprimento das normas legais e consequências da
prática de atos menos lícitos.
Realização de auditorias internas periódicas;
Conceber indicadores que permitam a monitorização da execução dos procedimentos aquisitivos, execução da despesa e cálculo das poupanças
Fátima Tavares
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
22
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de
Controlo Interno
Responsáveis
DJA
Departamento Jurídico e de Auditoria
Prestação de poio e assessoria jurídica, pela coordenação e
pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento
do quadro legal que incida direta e
indiretamente no desporto e na
juventude, bem como realizar
auditorias internas
Prestar assessoria ao presidente e restantes unidade orgânicas do IPDJ, I.P.; Intervir nos processos de averiguações e disciplinas no âmbito do IPDJ, I.P.; Intervir na instrução e proposta de decisão dos processos de contra-ordenação; Intervir nos processos judiciais em o IPDJ, I.P., seja parte.
Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento;
Fraco
Médio
Fraco
Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, da assessoria prestada, procurando garantir a total autonomia técnica dos técnicos superiores (claramente posta em crise, face à eventual aprovação do novo regime do contrato de trabalho em regime de funções públicas, que prevê o fim da cessação do respetivo vinculo, eliminando a norma de salvaguarda prevista no art.º 88º, n.º 4, da Lei n.º 12-A/2008), de modo a determinar a responsabilidade de cada um; Face ao número de juristas do DJA é imposta uma rotatividade na nomeação dos instrutores e assegurado, tanto quanto possível, que o instrutor não tenha a proximidade ou contacto regular com o arguido. Relativamente às situações de impedimento, observação das regras consagradas no nosso ordenamento jurídico em matéria de impedimentos ou incompatibilidades. Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, de todos os processos.
Base de dados (pasta
partilhada do DJA) que permite
acompanhar o desenvolvimento e a gestão dos processos
João Rosa
(Diretor)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
23
Unidade Orgânica Subunidade
orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DD
Departamento do Desporto
Divisão de Desporto Federado
Instruir os processos relativos ao apoio técnico, material e financeiro a conceder no âmbito do desporto federado; Promover e apoiar a organização de eventos desportivos; Apoiar a preparação e a participação dos praticantes desportivos, designadamente dos praticantes desportivos em regime de alto rendimento e das seleções nacionais, nas
Promover a celebração de contratos-programa de desenvolvimento desportivo, em particular com as federações desportivas e confederações de caráter nacional, onde se inclui os comités Olímpico e Paralímpico de Portugal, no âmbito do Desenvolvimento da Prática Desportiva, Enquadramento Técnico, Alto Rendimento e Seleções Nacionais, Programa de Preparação Olímpica e Paralímpica, Eventos Desportivos Internacionais; Acompanhar a execução dos programas alvo de apoio através dos contratos-programa acima indicados. Inscrever os agentes desportivos no Registo de Agentes Desportivos de Alto Rendimento (RADAR) e garantir as medidas de apoio previstas legalmente. Concessão de medidas escolares e laborais aos
Atendimento: parcial, Falta de isenção; Tratamento diferenciado: Concessão de medidas a elementos que não terão direito às mesmas (tem especial relevância o Seguro do Praticante de Alto Rendimento e o acesso ao Ensino
Moderado Fraco
Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos; Publicação e publicitação dos atos mais relevantes Decisões que envolvem pagamentos e alteração dos termos do contrato-programa são alvo de despacho. As medidas principais são exclusivas aos praticantes do RADAR As consequências financeiras dos pedidos das licenças especiais incidem nas entidades que solicitam a licença
Manual de procedimentos; Informações tipificadas Registo de comunicações enviadas. A inscrição no RADAR depende de despacho do Presidente mediante informação tipificada. As licenças especiais dependem de despacho superior.
Jorge Carvalho (Diretor)
Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
24
Unidade Orgânica Subunidade
orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DD
Departamento do Desporto
Divisão de Desporto Federado
principais competições internacionais;
praticantes de alto rendimento e seleções nacionais.
Superior, licenças especiais)
Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão)
Organizar e manter atualizado o registo nacional de federações desportivas, clubes e demais entidades com intervenção na área do desporto; Organizar e manter atualizado o registo nacional de pessoas singulares ou coletivas, distinguidas por feitos e méritos desportivos;
Organizar as respetivas bases de dados; Elaborar declarações de inscrição nos registos.
Sem riscos identificados
Fraco
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
25
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
DJ
Departamento de Juventude
Divisão de Programas
Assegura a coordenação
e a gestão dos programas e projetos do
IPDJ, I.P. dirigidos aos
jovens
Promover a realização de parcerias com entidades públicas e/ou privadas no âmbito de programas e projetos a realizar; Aquisição de Serviços; Atribuição de N.º de Alvarás/N.º de registos de campos de férias; Acompanhar o desenvolvimento e execução dos programas afetos à divisão junto dos serviços desconcentrados; Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos.
Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Participação económica em negócio; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Atribuição de N.º de registo de campos de férias sem que as entidades reúnam os requisitos exigidos na legislação; Corrupção passiva para ato ilícito. Inexistência de controlo dos procedimentos executados pelos serviços desconcentrados; Tráfico de influência. Por vezes controlo pouco aprofundado e avaliação dos apoios atribuídos, dependendo dos Programas. Corrupção passiva para ato ilícito. Área de improvável risco de corrupção
Moderado
Fraco
Fraco
Fraco
As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamentos e procedimentos internos Realização de Auditorias. Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Controlo efetuado por unidades orgânicas distintas: serviços desconcentrados e Divisão de Programas. Instituição de mecanismos formais de controlo dos processos executados pelas Direções Regionais. Realização de Auditorias. Realização de Auditorias
Existência de legislação própria para cada programa Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Existência de Livro de Reclamações;
Existência de legislação própria para cada programa; Manual de procedimentos; Regulamentos Realização de relatórios de avaliação
Murta Rosa (Diretor)
Conceição Pereira
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
26
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
DJ
Departamento de Juventude
Divisão de
Associati-vismo
Exercício das competências referidas nas alíneas a), b), c), d), f), h), j) e l) do n.º 2 do artigo 7.º da Portaria
n.º 11/2012, de 11 de Janeiro
Coordenar, organizar e manter atualizado o Registo Nacional do Associativismo Jovem RNAJ; Coordenar e organizar o processo de reconhecimento das Associações Juvenis; Coordenar, organizar e manter atualizado o sítio Web oficial de publicação do reconhecimento das associações juvenis; Coordenar os processos de candidatura aos programas de apoio ao associativismo jovem, nomeadamente, os apoios técnicos e financeiros; Coordenar e organizar o processo de atribuição do estatuto de dirigente associativo jovem, nos termos da lei
Transversalmente: Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Corrupção passiva para ato ilícito. Tráfico de influência.
Fraco
Fraco
A Constituição de Associações é efetuada nos termos gerais de direito, nas instâncias competentes; internamente, há recurso à análise jurídica específica nos processos de reconhecimento previstos na Lei 23/2006 de 23 de Junho. Os processos RNAJ seguem um circuito de análise de dupla validação técnica, quer nos serviços regionais, quer nos serviços centrais do IPDJ. O controlo final é centralizado e os processos são instruídos em cada região. Os Programas de apoio (PAJ, PAE, PAI) são submetidos por via de candidaturas on-line, havendo barramento técnico de ações ou inscrição de dados não conforme aos princípios legais; O processo decorre de interligação com o RNAJ, de registo obrigatório para quem se candidata a apoios financeiros, acrescendo os mecanismos de controlo já mencionados. As candidaturas são validadas após análise que é centralmente supervisionada, integrando as candidaturas ficheiros de controlo informático.
Existência de legislação própria; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/ presidente) Workflow de procedimentos; Regulamentos Publicação regular no portal da Juventude Relatórios de avaliação Avaliação por relatórios intercalar e final; Acompanhamento e avaliações de terreno; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/Auditorias Ligação com as validações RNAJ Publicação de apoios no Portal da Juventude; Prestação de contas ao abrigo do SNC; Duplas validações entre serviços centrais e regionais do IPDJ
Murta Rosa (Diretor)
Carlos Pereira
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
27
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
DJ
Departamento de Juventude
Divisão de
Associati-vismo
Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; Promover o associativismo como escola de cidadania e de aquisição de competências; Fomentar e apoiar a participação cívica e democrática dos jovens; Promover o Dia do Associativismo Jovem;
Neste sentido, os dados são duplamente analisados tecnicamente, embora em dimensão estrita e de supervisão. A atribuição dos apoios financeiros é efetuada, no caso dos apoios anuais (os de maior envolvimento financeiro) mediante fórmula pré-definida e aplicada centralmente, a todas as candidaturas aprovadas, em simultâneo; como o processo é interdependente, isto é, as diversas candidaturas obtêm apoio em função das características de todo o universo a concurso, é extremamente difícil prever o resultado final concreto. São previstas auditorias regulares, à execução qualitativa e quantitativa dos projetos, num processo de decorria de contratação de auditoria especializada externa, mas que agora tem a mais-valia de o IPDJ ter um Departamento Jurídico e de Auditoria. Existem momentos de avaliação e acompanhamento dos projetos definidos ao longo do ano, entre eles, relatórios intercalares e finais, bem como um plano de acompanhamento anual, de entidades e ações, numa percentagem de entidades
Validação de NIB’s NIF e Situações de dívida/ penhora no âmbito do deptº financeiro do IPDJ Há legislação, regulamentos e manuais claramente definidos
Murta Rosa (Diretor)
Carlos Pereira
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
DJ
Departamento de Juventude
Divisão de
Associati-vismo
Fraco
candidatas, a nível de cada distrito/ região, transversal a todos os Programas e mecanismos de apoio ao Associativismo. Os pagamentos são efetuados com verificação dos NIB, situações fiscais perante segurança social e finanças, mediante entrega de ficha de fornecedor de cada entidade apoiada e certidões. Os dados de cada entidade são geridos, on-line (candidaturas, manutenções RNAJ, etc) por um utilizador especialmente registado com username e password, decorrentes do processo RNAJ (habitualmente é o presidente eleito e em exercício da Associação). As próprias Associações têm mecanismos internos de controlo (ex,. aprovação de relatório e contas em Assembleia Geral). Os processos e procedimentos estão claramente definidos na Lei 23/2006 de 23 de Junho e Portarias regulamentares associadas; internamente, todos os aspetos técnicos não especificados, são aprovados superiormente e difundidos por todas as regiões/ distritos;
Regulamentos; legislação Manuais Cruzamento sectorial e dupla validação Validação de dados junto dos serviços regionais e processamento central; processo instruído no IPDJ mas concluído em cada Estabelecimento Interligação RNAJ Legislação Regulamentos e procedimentos É comum a todos os procedimentos a Existência de Livro de - Reclamações;
Murta Rosa (Diretor)
Carlos Pereira
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
29
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DI Departamento
de Infraestruturas
Divisão de Infra-
estruturas Desportivas
Gerir, promover e qualificar o património
edificado bem como das
infraestruturas tecnológicas.
Acompanhar a elaboração e execução de projetos relativos às infraestruturas próprias do IPDJ I.P.
Desenvolver estudos e proceder á divulgação de informação técnica e sobre o planeamento tendo em vista a gestão programação construção e modernização de infraestruturas de sua propriedade.
Elaborar os procedimentos relativos a empreitadas de obras públicas.
Produção de documentação e consultoria técnica
Promover, incentivar e apoiar iniciativas de ecossustentabilidade tendo em vista a redução de consumo da água e energia bem como a eficiência na gestão de resíduos
Manter atualizadas as infraestruturas informáticas e de comunicação
Elaborar e executar o plano estratégico no domínio das TIC
Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de intervenção em infraestruturas desportivas em especial na segurança, salubridade e funcionalidade.
Irregularidade no trato com as empresas quer públicas quer privadas Favores a entidades com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal
Fraco
Moderado
Moderado
Informar as respetivas divisões no sentido de precaver as irregularidades entre as empresas e as entidades públicas Sensibilização ao chefe de divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção e que estes informem os seus colaboradores Execução de tarefas por mais que um funcionário (grupo) Comunicação imediata aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios pormenorizados onde conste a justificação deste incumprimento
Relatório interno onde conste a documentação produzida na sequência das medidas adotadas
Armando Pais Nobre
(Diretor)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
30
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DI Departamento
de Infraestruturas
Divisão de Infra-
estruturas Desportivas
Apoio técnico associado à construção,
manutenção e gestão de
infraestruturas desportivas
Promover a conservação, gestão e manutenção dos equipamentos e instalações do IPDJ, I. P., ou que lhe estejam afetos Analisar, acompanhar e dar parecer sobre os programas e planos de ordenamento do território e projetos em matéria de infraestruturas desportivas e de recintos de diversões aquáticas Organizar e manter atualizados, em base de dados, registos de informação respeitantes à segurança de infraestruturas desportivas, bem como das licenças emitidas e condições de funcionamento dos recintos desportivos; Participação na elaboração da Carta Desportiva Nacional Realização de vistorias a infraestruturas desportivas e recintos de diversões aquáticas Produção de documentação técnica Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de
Abuso de poder no trato com empresas e entidades públicas ou privadas Favorecimento de empresas e entidades públicas ou privadas, com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal
Fraco
Moderado
Moderado
Recurso a meios legais disponíveis Sensibilização dos funcionários da divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção Monotorização de tarefas por mais que um funcionário Comunicação aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios
Registo interno da documentação produzida na sequência das medidas adotadas
Alexandra Frazão
(Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
intervenção em infraestruturas desportivas - contratos-programa celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras entidades Participar na transposição de normas e especificações técnicas europeias e internacionais
DI Departamento
de Infraestruturas
Divisão de Infra-
estruturas Tecnológicas
Gestão,
implementação e criação de
soluções tecnológicas
Assegurar a operacionalização e integração do sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P Gerir o sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P. Promover e afetar recursos para a componente de Inovação e Desenvolvimento; Garantir a atualização técnica dos recursos humanos do IPDJ, I. P. Apoiar os utilizadores no uso das tecnologias de informação e comunicação; Participar na realização das ações necessárias à racionalização, simplificação e modernização dos circuitos administrativos e de suporte de informação com recurso às novas tecnologias de informação;
Falhas de hardware, provocando perda de informação. Falta de conhecimentos Falta dos mesmos Falta de formação Falta de conhecimentos Área de improvável risco de corrupção
Moderado
Fraco
Fraco
Fraco
Fraco
Contractos de manutenção com prazos de resposta rápida Passagem de conhecimento. Alocação temporária de elementos Passagem de conhecimento. Passagem de conhecimento.
Verificação diária Colocação dos elementos em campo Validação pelo utilizador final Colocação dos elementos em campo Colocação dos elementos em campo
Rui Canizes (Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
32
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DFQ
Departamento de Formação e Qualificação
Elaborar, apoiar e
executar programas de
formação e qualificação, nas
áreas do desporto,
juventude e tecnologias de informação e comunicação.
Certificação e homologação da formação Financiamento ao Associativismo Desportivo Implementação do Programa Nacional de Formação de Treinadores Licenciamento de Prestadores de Serviços de Desporto Emissão de Títulos Profissionais Formação de jovens – formação modular certificada (PoPh) Atendimento ao público no âmbito da formação e certificação Produção de regulamentação no âmbito da aplicação ds legislação associada a formação de RH’s do desporto.
Atendimento parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Falta de isenção; tratamento diferenciado Área de improvável risco de corrupção Atendimento: parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Atendimento parcial, falta de isenção Área de improvável risco de corrupção Falta de isenção; tratamento diferenciado Área de improvável risco de corrupção
Fraco
Moderado
Fraco
Fraco
Fraco
Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos.
Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Existência de sistemas informáticos de registo e controlo
Mário Francisco da
Costa Moreira (Diretor)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
33
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DMD
Departamento de Medicina Desportiva
Centro de Medicina
Desportiva do Porto
(CMDP)
Assegurar o apoio médico - desportivo a atletas de Alto Rendimento, Seleções Nacionais e outros praticantes desportivos federados. Colaborar na formação de médicos e outros técnicos de saúde, no âmbito médico desportivo.
Realização de Exames Médico desportivos. Realização de Consultas e Exames Complementares de Diagnóstico e Terapêutica. Avaliação e Controlo do Treino a Atletas de Alto Rendimento.
Falta de pontualidade (horários) Quebra do sigilo profissional Erro profissional
fraco
moderado
fraco a
moderado
Gestão da assiduidade Formação em serviço e divulgação de boas práticas Reuniões Clínicas regularem (Formação em Serviço).
Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos Normas de Orientação Clínica
Raul Pacheco (Diretor CMDL)
Paula Pedreira (Chefe Divisão -
CMDP)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
34
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
CDNJ
Centro Desportivo
Nacional do Jamor
Divisão de Gestão e
Ordenamento
Apoiar e fomentar a
prática desportiva,
através da
disponibilização de
instalações e
equipamentos
adequados à
formação e
aperfeiçoamento
dos praticantes,
técnicos e
dirigentes no
âmbito do
rendimento
desportivo e,
complementarment
e, no âmbito do
lazer.
Assegurar gestão das instalações desportivas do CDNJ; Garantir a gestão da unidade de alojamento dos praticantes em regime de alto rendimento Assegurar o acompanhamento das obras no âmbito das intervenções de modernização e reabilitação das instalações Garantir uma adequada qualificação e ordenamento paisagísticos da respetiva zona de intervenção Apoiar o desenvolvimento das atividades desportivas nas instalações desportivas
Favorecimento de funcionário em matéria de assiduidade Tráfico de influências Abuso de poder Deficiente avaliação das necessidades de contratação Estimativas desadequadas de custos Conluio entre funcionários e adjudicatários Existência de discrepâncias entre o estipulado no caderno de encargos, o contratado e o executado Entrega de bens ou prestação de serviços em desconformidade com o contratado Corrupção passiva para ato ilícito Emissão de faturas e recibos por valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação de valores por funcionário Peculato
Moderado
Confirmação de atos pelo superior hierárquico Sistema estruturado de avaliação de necessidades de contratação Manutenção de uma base dados sobre contratações anteriores Segregação de funções e controlo da execução do caderno de encargos por mais de um funcionário Processos sujeitos a dupla validação no momento de abertura do procedimento e na entrega de obra. Sistema de controlo interno que garanta que a elaboração do contrato e a sua execução estão de acordo com o caderno de encargos Os preços de bens e serviços estão superiormente definidos, não sendo possível faturação de valores diferentes Prestação de contas pelo funcionário responsável e
Sistemas de gestão documental Monitorização de processos. Monitorização e conferência múltipla dos procedimentos de angariação de receita. Auditorias internas
João Graça (Diretor)
Manuel Resende (Chefe de Divisão)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Subunidade orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáve
is
Pagamentos sem documento justificativo ou fora de âmbito de despesa elegível Favorecimento de privados ao nível da cedência de instalações
reposição de verbas se detetadas diferenças. As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamento e procedimentos internos.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Direções Regionais
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo
Interno
Responsáveis
DRN
Direção Regional do
Norte
As Direções Regionais
asseguram e acompanham as
atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P.,
a nível regional, em estreita colaboração com
os serviços Centrais.
Emissão de faturas e
recibos
Emissão de faturas e recibos de valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação
de valores pelo funcionário; Peculato;
Abuso de poder.
Não faturação ou subfaturação de venda de bens e serviços prestados;
Corrupção passiva para ato ilícito; Abuso de poder.
Moderado
Os preços de bens e serviços vendidos
foram superiormente definidos não sendo possível faturação ou
recebimento de valores diferentes
Iportaldoc SIAG – AP
Manuel Dias Barros
(Diretor Regional)
Gestão de tesouraria e fundo de maneio
Peculato; Pagamentos sem documento justificativo ou
fora do âmbito de despesa elegível; Corrupção passiva para ato ilícito;
Abuso de poder.
Moderado
Prestação de contas pelo funcionário responsável e reposição de verbas se
detetadas diferenças; Auditorias internas ou externas ao
cumprimento de normas do fundo de maneio.
Iportaldoc SIAG - AP
Justificação de faltas e requerimentos diversos
Favorecimento de funcionário Corrupção passiva para ato ilícito;
Abuso de poder.
Fraco Confirmação do superior hierárquico
Tempus Bio
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo
Interno
Responsáveis
DRN
Direção Regional do
Norte
As Direções Regionais asseguram e
acompanham as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P.,
a nível regional, em estreita colaboração com
os serviços Centrais
Gestão de imobilizado
Não inventariação de bens; Peculato;
Bem abatido continuar nos serviços; Utilização da doação como aliciamento da
instituição para futuras aquisições; Corrupção passiva para ato ilícito.
Fraco
O destinatário do bem confirma a sua receção sendo a classificação e inventariação do bem feita por funcionário diferente; Segregação de funções. O abate dos bens é solicitado pela UO que o detém, autorizado pelo superior hierárquico e executado pela Sede. As doações são documentadas e autorizadas pelos responsáveis envolvidos; A saída de bens para serviço externo só pode ser efetuada mediante autorização superior com controlo documental da sua devolução.
Iportaldoc
José Cardoso (Diretor
Regional)
Desenvolvimento e execução de Ações
afetos aos Programas e Associativismo
Existência de situações de conluio entre intervenientes nos processos ou favorecimentos de beneficiário;
Peculato; Corrupção passiva para ato ilícito;
Fraco
Existência de declarações de interesses privados dos funcionários envolvidos nos processos; Segregação de funções com verificação do cumprimento de todos os requisitos de atribuição de subsídios por mais de um funcionário; Realização de auditorias.
Aplicações Informáticas
Emissão de declarações
Falsificação de documento com prestação de falsas declarações Corrupção passiva para ato ilícito
Fraco
Segregação de funções e rotatividade ao nível do processo de emissão de documentos.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRC
Direção Regional do
Centro
Execução de uma política
integrada e descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita
colaboração com entes públicos e privados,
designadamente com organismos desportivos,
associações juvenis, estudantis e autarquias
locais.
Prestação de serviços ou
fornecimento de bens
Centralização do processo de receção de documentos de despesa (faturas), não permitindo à unidade orgânica DR um controlo efetivo sobre os gastos; Fornecimento de economato e consumíveis é enviado para a DRC via serviços centrais sem indicação dos respetivos custos.
Elevado
Moderado
Controlo por via de cópia das faturas
José Cardoso (Diretor
Regional)
Concessão de apoios financeiros a associações
juvenis
Falta de informação sobre o tipo de apoios possíveis não enquadráveis nos programas existentes/inexistência de resposta e/ou orientação aos clientes; Incapacidade em verificar o número de sócios na faixa etária “menos 30 anos” das associações RNAJ; Favorecimento na atribuição dos apoios pontuais no âmbito do PAAJ; Inexistência de resposta à entidade que solicita apoio à DR; Desconhecimento de apoios concedidos a organizações RNAJ que também desenvolvam a vertente desportiva, podendo haver duplo financiamento; Inexistência de uma listagem de clubes e federações desportivas, e respetivos apoios atribuídos, o que provoca situações constrangedoras em reuniões e representações
Moderado
Elevado
Elevado
Moderado
Moderado Moderado
Produção de manual de procedimentos perante a possibilidade de apoios “pontuais”
Controlo sobre as bases de dados dos associados
Rotatividade dos técnicos que analisam os pedidos
Necessidade de obtenção de resposta/Feedback da sede perante informações enviadas Informação dos serviços centrais à DR das respostas enviadas
Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR Cruzamento de informação desporto/juventude
Elaboração de base de dados Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
39
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRC
Direção
Regional do
Centro
Atendimento e informação
Inexactidão da informação e do serviço prestado aos utentes;
Inexistência de competências informativas na área do
desporto;
Duplicação de contas de mail nas DR (geral IPDJ e Loja JÁ), o que provoca não respostas.
Moderado
Moderado
Fraco
Formação nas duas vertentes do Instituto: Desporto e Juventude
Envio das respostas ao utente por
parte dos serviços centrais, Cc da DR Envio da resposta por parte da DR
Uniformização das contas de email
José Cardoso (Diretor
Regional)
Fiscalização e monitorização de
programas e procedimentos
Procedimentos diferenciados entre serviços desconcentrados;
Inexistência de ficha de avaliação que resulte numa avaliação com ponderação para aprovação;
Fraco
Moderado
Necessidade de fiscalização pedagógica Uniformização de procedimentos;
Alternância dos técnicos envolvidos no processo;
Criação de ficha de avaliação, a nível nacional, de projetos promovendo
seleção prudente e criteriosa.
Arrecadação de receita Arrecadação de receita sem a correspondente emissão
de documento ao utente
Elevado
Atribuição de mais passwords que permitam a mais colaboradores passar
recibos
Gestão de bens
Inventários de equipamentos desatualizados
Utilização indevida de viaturas
Moderado
Moderado
Atualização inventário; Envio para abate de materiais e equipamentos avariados e/ou
obsoletos;
Verificação de via verde; Comparação de quilometragem com
folhas de saída.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
40
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRLVT
Direção Regional de
Lisboa e Vale do Tejo
Execução de uma política integrada e
descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes
públicos e privados, designadamente com
organismos desportivos, associações juvenis,
estudantis e autarquias locais.
Execução de contrato de prestação de serviços ou
fornecimento de bens
Execução de contrato de prestação de serviços ou
fornecimento de bens
Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens;
Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens; Concessão de apoios
financeiros a associações juvenis
Concessão de apoios financeiros a associações
juvenis
Requisição de trabalhos ou serviços sem cabimento e compromisso orçamental.
Deficiente controlo dos bens fornecidos e serviços prestados.
Possibilidade de haver conflito de interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos;
Indefinição das responsabilidades de cada
unidade orgânica e trabalhador nas diferentes fases do processo
Falta de informação de algumas entidades apoiadas que permita conhecer a
legalidade da sua constituição e requisitos de aplicação e reporte dos recursos
disponibilizados;
Inexistência de instrumentos que orientem os procedimentos, regras e critérios de
apoio;
Elevado
Elevado
Elevado
Moderado
Moderado
Solicitar a prestação dos serviços ou fornecimento de bens apenas após envio da nota de encomenda
a fornecedores; Elaboração trimestral de relatório dos bens e
serviços encomendados, notas de encomenda e serviços prestados e faturados.
Divulgação dos atributos dos serviços e bens junto
dos colaboradores; Exigir a verificação do fornecimento pelo menos
em dois níveis; Planificar a verificação periódica dos serviços
prestados.
Verificação dos atributos do caderno de encargos; Diversificação frequente de fornecedores.
Descrição pormenorizada de funções; Produção de manual de procedimentos.
Realização de sessões periódicas de divulgação dos procedimentos;
Produção de manual ou folheto que resuma os procedimentos.
Produção de manual e suportes explicativos dos procedimentos e critérios de apoio;
Formação interna de RH
Carlos Alves Pereira (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRLVT
Direção Regional de
Lisboa e Vale do Tejo
Controlo da execução dos apoios atribuídos
Processo de decisão e prazo de pagamento dos apoios
concedidos
Possibilidade de haver conflitos de interesse entre a DR e entidades beneficiárias
Utilização das verbas concedidas às associações para fins diferentes dos que
foram objeto de candidatura; Envio de documentação não conforme ou não fidedigna pela entidade beneficiária.
Tomada de decisão fora dos prazos
estabelecidos e pagamento atrasado
Moderado
Moderado
Fraco
Conferência e validação de propostas entre pares Regular troca de atribuição de funções de análise
entre colaboradores; Exigência de apresentação atempada de relatório e
de documentos de despesa; Realização de ações de fiscalização
Produção de manual de análise de relatórios e de fiscalização de entidades.
Monitorização periódica e informação para
conhecimento hierárquico; Plano interno de auditoria documental por
técnicos de áreas afins
Plano de verificação da capacidade das entidades beneficiárias executarem as ações previstas Plano
de verificação e de alerta do cumprimento de prazos
Carlos Alves Pereira (Diretor
Regional)
Analisar os pedidos de inscrição e de manutenção no RNAJ
Informações falsas prestadas pelas entidades, em termos de nº e idades dos associados (ex: alínea a) do ponto 1 do artigo 3º da Lei nº 23/2006, de 23 de junho); Existência de um registo com dados não fidedignos; Eventual atribuição de apoio financeiro ao abrigo dos programas previstos na Lei nº 23/2006, a entidades que, pelo facto de não cumprirem os requisitos, não deveriam constar no RNAJ ou permanecer no mesm
Moderado
Elaboração de modelos de declarações a ser facultadas às entidades, de modo a que as mesmas atestem a veracidade dos dados introduzidos no RNAJ; Exigência de apresentação de comprovativos do nº de associados (listagens) Nota: para uniformizar o procedimento, sugere-se que estas normas sejam estabelecidas superiormente
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRLVT
Direção Regional de
Lisboa e Vale do Tejo
Atendimento e informação
Inexatidão da informação e do serviço prestado aos utentes Falta de controlo e imprecisão da entrada e encaminhamento de documentos
Fraco Fraco
Identificação rigorosa e tempestiva das necessidades de formação; Definição de fluxograma de atendimento e descrição de procedimentos; Atualização frequente da informação disponível em meios tradicionais e on-line. Produção de respostas a questões frequentes; Realização de questionários de satisfação de utentes. Definição de fluxograma de atendimento e de encaminhamento de documentação; Monitorização do tempo de resposta e de encaminhamento de documentos; Rigorosa definição de responsáveis pelo encaminhamento de documentos.
Gestão de arquivo
Reduzido controlo sobre o arquivamento de processos Extravio de documentação
Fraco
Fraco
Conceção de manual de procedimentos de arquivamento; Formação interna de técnicos. Existência de base de dados de documentos arquivados; Privilegiar a utilização de plataformas de gestão documental
Carlos Alves Pereira (Diretor
Regional)
Fiscalização e monitorização de programas e procedimentos
Ausência de procedimentos, monitorização ou falta de aplicação dos procedimentos definidos; Ausência de atuação em situação de irregularidade face aos procedimentos
Moderado Moderado
Auditoria interna aos procedimentos estabelecidos superiormente; Existência de metodologias de informação de retorno. Penalização no âmbito da avaliação de desempenho; Abertura de processo disciplinar.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRLVT
Direção Regional de
Lisboa e Vale do Tejo
Arrecadação de receita
Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados
Arrecadação de receita sem a correspondente emissão de documento ao
utente
Apropriação indevida de receita
Elevado
Elevado
Moderado
Auditoria interna à receita e bens e serviços
prestados; Segregação de funções de tesouraria e de
prestação do serviço ou fornecimento do bem; Existência de incentivos ao aumento da receita.
Existência de Manual de controlo interno;
Segregação de funções de tesouraria e de
prestação do serviço ou fornecimento do bem
Análise dos documentos de controlo de caixa; Controlo de depósitos e documentos de receita.
Gestão dos bens móveis Inventários desatualizados de bens móveis
Apropriação indevida de bens móveis
Moderado
Moderado
Atualização regular do inventário;
Padronização dos procedimentos de empréstimos, transporte e cedência de bens móveis
Carlos Alves Pereira (Diretor
Regional)
Gestão do processo de
seleção de candidaturas aos programas
Favorecimento na seleção das entidades
ou pessoas candidatas;
Ausência monitorização do cumprimento dos critérios de seleção das candidaturas
Moderado
Moderado
Existência de critérios para seleção das
candidaturas; Realização de um relatório de avaliação da
execução dos projetos e avaliação dos candidatos; selecionados.
Realização de visitas de acompanhamento das
entidades selecionadas; Auditoria interna ao processo após validação por
técnico exterior ao processo.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRLVT
Direção Regional de
Lisboa e Vale do Tejo
Gestão do processo de seleção de voluntários ou
participantes em programas
Favorecimento na seleção de candidatos.
Fraco
Existência de critérios para seleção das candidaturas;
Realização de um relatório de avaliação da execução dos projetos e inquérito aos candidatos;
selecionados.
Carlos Alves Pereira (Diretor
Regional)
Fiscalizações e atribuição de registos
Favorecimento de agentes económicos nas vistorias e pareceres técnicos
Moderado
Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo;
Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALe
Direção Regional
do Alentejo
Garantir uma permanente articulação com as demais entidades públicas e privadas que na área de atuação desenvolvem ações no âmbito do desporto e juventude; Promover e monitorizar o estabelecimento de indicadores sobre a situação do desporto e da juventude ao nível regional, permitindo uma melhor deteção das necessidades das populações em matéria de desporto e atividade associativa juvenil; Proceder ao estabelecimento de registos, em base de dados de agentes e organismos desportivos, de associações juvenis e estudantis, bem como infraestruturas desportivas, procedendo à sua atualização regular e divulgação pública; Executar as medidas necessárias ao desenvolvimento concretização e gestão dos programas destinados aos jovens, em articulação com parceiros ao nível local e de acordo com orientações dos Serviços Centrais;
Assegurar os serviços de expediente geral, através do Iportal e email geral dos serviços da DRALE; Arrecadar as receitas próprias da DRALE, e elaborar procedimentos relativos às mesmas, assim como efetuar a emissão da receita na aplicação SIAG e remeter aos SC; Efetuar a gestão das infraestruturas e equipamentos de cada serviço Desconcentrado; Gerir e executar os procedimentos referentes aos recursos humanos Gerir e executar os procedimentos patrimoniais
Risco de extravio de documentos Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de contas aos Serviços Centrais Risco de extravio de equipamentos Incorreto preenchimento de mapa de assiduidade Risco de extravio de equipamentos
Fraco
Fraco
Fraco
Fraco
Fraco
orreta classificação e arquivamento dos documentos na aplicação Iportal; Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos; Verificação de mapas e correto preenchimento das GC e verificação periódica das mesmas; Divulgação do Regulamento de Utilização de instalações e espaços; Monitorização de cedência de espaços de cada serviço desconcentrado através de preenchimentos dos respetivos mapas; Recolha de informação sobre assiduidade e dos restantes assuntos inerentes ao Pessoal; Atualização permanente do cadastro;
Aplicação IPortal Mapas de controlo interno de receita Guias de cedência de equipamentos e mapa de controlo do mesmo Regulamento interno “Utilização de instalações e espaços das Direções Regionais do IPDJ” Mapas por serviço Desconcentrado de controlo de cedência de espaços Mapas de assiduidade e impressos próprios Cadastro dos respetivos Serviços Desconcentrado Regulamento de “Uso
João Araújo (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALe
Direção Regional
do Alentejo
Assegurar as ações de formação integradas nos projetos dinamizados pelo IPDJ para o desenvolvimento de competências em novas tecnologias na área geográfica da sua intervenção; Assegurar o controlo e acompanhamento das Lojas e postos de juventude, responsáveis principais pelo relacionamento presencial com os jovens e seus representantes, complementando os serviços por estes prestados e apoiando o respetivo funcionamento e gestão; Propor a criação de programas regionais nas áreas do desporto e juventude; Zelar pela representação institucional, bem como promover a imagem do IPDJ, I.P., na respetiva área geografia; Assegurar as demais funções que lhe são cometidas pelo Conselho Diretivo.
Gerir e executar os procedimentos relativos aos veículos da DRALe Gerir e efetuar os procedimentos referentes à receita de produtos Movijovem; Executar o fundo de maneio Elaborar propostas Informações relativas a necessidades de aquisições de bens ou de serviços Organizar documentos de despesas recebidos, efetuar os procedimentos relativos à sua confirmação e reencaminhar ao DRHFP Assegurar a gestão de equipamentos desportivos Atendimento
Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de conta à Movijovem; Risco de desvio de dinheiro Violação dos princípios gerais da atividade administrativa; Parcialidade; Falta de isenção; Tratamento diferenciado dos utentes Não salvaguarda da confidencialidade de dados individuais;
Fraco
Fraco
Moderado
Existência de Regulamento Interno Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos Existência de Regulamento Interno Execução de Informação com relação de necessidades e respetivas propostas de fornecedores Acompanhamento e monitorização através de preenchimento de mapas internos de despesa Monitorização de cedências Sensibilização para as consequências da corrupção e infrações conexas; Ampla divulgação dos princípios gerais da atividade administrativa
de veículos do IPDJ” e Mapas de controlo dos mesmos com respetivas manutenções Mapas de controlo de receita proveniente de produtos “Movijovem” Regulamento de Fundo de Maneio das Direções Regionais do IPDJ Informação no Iportal Mapas de encargos mensais de despesa por Serviço Mapas de cedências e respetivas guias Questionários aos utentes de qualidade no Atendimento e monitorização, constante, de resultados
João Araújo (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALe
Direção Regional
do Alentejo
Recolha, validação e tratamento de dados, para a divulgação de informação; Manutenção de uma base de dados de informação relativa aos interesses dos utentes Organizar ações de esclarecimento junto do movimento associativo Analisar candidaturas PAJ/PAE/PAI Propor apoios financeiros PAI Elaborar protocolos
Acompanhar projetos/atividades das associações
Analisar relatórios
Apuramento de devoluções a efetuar pelas associações
Análise de requerimentos EDA, pedidos de Equiparação
Risco de divulgação de informação incorreta ou inadequada. Planificação e calendarização de atividades de recolha, tratamento e validação de dados Risco improvável Possível falta imparcialidade na aplicação dos apoios resultante da verba a distribuir pelas associações
Moderado
Moderado
Fraco
Cumprimento das regras internas de divulgação e tratamento de dados; Cuidados significativos na informação que sai para o exterior e, por vezes, segregação de funções. Segregação de funções Aplicação de questionário de avaliação Grelhas de análise com notas explicativas, guiões de ajuda, despacho de critérios Conferência de dados Relatórios técnicos e de visita Relatórios em Excel Calculador de reposições Documentos internos próprios
Coordenação à priori aquando da emissão de mensagens para os utentes e controle efetivo sobre as bases de dados. Tratamento da informação recolhida Mapas de controlo interno Relatório do Programa; Aplicação Informática;
João Araújo (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
48
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALe
Direção Regional
do Alentejo
Operacionalizar as medidas do Programa CUIDA-TE;
Promover ações de informação/divulgação do Programa Cuida-te, em particular dos Gabinetes de Saúde Juvenil;
Apoiar eventos e iniciativas regionais na área da saúde, através da presença da Unidade Móvel CUIDA-TE.
Elaborar a planificação anual da DR de acordo com as metas propostas superiormente;
Calendarizar as ações de formação de acordo com as disponibilidades dos espaços bem como dos formadores;
Fazer a divulgação das ações junto de entidades, desempregados, jovens e população em geral;
Organizar os dossiers pedagógicos de formação;
Organizar a logística de acordo com as orientações do POPH;
Executar as ações de formação;
Prestar apoio ao formador;
Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar as ações; Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar os eventos Ações não enquadradas com as necessidades formativas da região; Dificuldades de angariar formandos para a realização das ações; Falta de responsabilidade dos formandos e não comprometimento com a formação; Recursos tecnológicos fracos e pouco fiáveis; Falta de climatização adequada as salas de formação;
Moderado
Moderado
Fraco
Moderado
Moderado
Moderado
Moderado
Análise, implementação, acompanhamento e avaliação de candidaturas; Acompanhamento/monitoriza-ção das atividades;
Acompanhamento e monitorização das ações que estiverem a decorrer Bases de dados atualizadas
Relatório do Programa; Relatório do Programa: Mapa de intervenções com a Unidade Móvel; Aplicação Informática Mapa de controlo de assiduidade; Mapa de controlo dos sumários; Mapa de controlo de avaliação;
João Araújo (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALe
Direção Regional
do Alentejo
Divulgação dos programas e respetivos regulamentos junto de entidades e jovens Receção e análise das candidaturas de entidades e jovens Ações de sensibilização e formação para entidades e jovens Acompanhamento de projetos Análise de relatórios, aplicação de questionários e tratamento dos dados recolhidos
Área de improvável risco de corrupção Parcialidade Área de improvável risco de corrupção Área de improvável risco de corrupção Área de improvável risco de corrupção
Moderado
Grelhas de avaliação Relatórios em Excel
Manual de procedimentos por cada programa Regulamentos dos programas Registo das divulgações enviadas Registo de presenças, avaliações e relatório Relatório de visita Mapas de controlo interno
João Araújo (Diretor
Regional)
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
50
Unidade Orgânica
Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno
Responsáveis
DRALg
Direção
Regional do Algarve
Assegurar e acompanhar as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P., a nível regional, em estreita colaboração com os serviços centrais.
Execução de contratos de prestação de serviços ou fornecimento de bens
Beneficiação de determinados prestadores de serviços e/ou de fornecedores de bens; Não verificação adequada dos serviços prestados e/ou bens adquirido
Moderado
Fraco
Instrução de propostas de prestação de serviços e de fornecimento de bens com recurso a consultas múltiplas; Intervenção obrigatória de dois colaboradores nos processos de elaboração de informações e propostas de fornecimento de serviços e de aquisição de bens. Verificação por colaboradores não envolvidos no processos de contratação dos serviços prestados e/ou bens fornecidos.
Arquivo de pedidos de orçamentos efetuados Listagens de prestadores de serviços e fornecedores de bens; Arquivo de propostas e informações elaboradas Elaboração trimestral de relatório sobre serviços e bens adquiridos Registo e arquivo de reclamações sobre serviços prestados e/ou bens fornecidos.
Luís Romão
(Diretor Regional)
Gestão dos bens móveis Inventários desatualizados de bens móveis
Apropriação indevida de bens móveis
Moderado Moderado
Atualização regular do inventário; Estabelecimento de manuais de procedimentos de empréstimos e cedência de bens móveis
Arrecadação de receita Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados
Apropriação indevida de receita
Moderado Moderado
Elaboração de manual de procedimentos de arrecadação de receitas Elaboração de relatórios mensais de receitas arrecadadas Análise mensal dos documentos de controlo de caixa; Controlo periódico de depósitos e documentos de receita.
Gestão de arquivos documentais
Controlo insuficiente e/ou inadequado do arquivo de processo
Fraco
Conceção de manual de procedimentos sobre arquivo documental;
Generalizar a utilização de plataformas de gestão documental
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
51
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica Missão Principais Atividades
Riscos Identific
ados
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de
Controlo Interno
Responsáveis
DRALg
Direção
Regional do Algarve
Concessão e controlo de apoios financeiros a associações juvenis
Informação diferenciada às entidades que podem beneficiar da concessão de apoios Eventuais conflitos de interesse entre os técnicos envolvidos na análise e acompanhamento de apoios financeiros e as entidades beneficiárias Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros
Moderado
Fraco
Moderado
Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre programas de concessão de apoios financeiros; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Troca regular de funções de análise e de acompanhamento e monitorização de pedidos de apoio financeiro entre os colaboradores Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de concessão de apoios financeiros; Divisão entre colaboradores diferentes das funções de análise de candidaturas e de acompanhamento e monitorização de apoios concedidos
Luís Romão (Diretor
Regional)
Análise de pedidos de inscrição e de manutenção
no RNAJ
Informação diferenciada às entidades que podem inscrever-se no RNAJ Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros
Moderado
Fraco
Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre a inscrição e manutenção da inscrição no RNAJ; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de inscrição/manutenção da inscrição no RNAJ;
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
52
Unidade Orgânica
Subunidade orgânica Missão Principais Atividades
Riscos Identifica
dos
Grau de Risco*
Medidas adotadas Mecanismos de Controlo
Interno
Responsáveis
DRALg
Direção Regional do
Algarve
Informação e Atendimento ao público
Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes presenciais Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes não presenciais (telefone, email e outros suportes
Moderado
Moderado
Elaboração de suportes de informação a disponibilizar aos utentes; Elaboração de manuais de procedimentos de atendimento ao público; Produção de respostas a questões frequentes colocadas pelos utentes Aplicação e tratamento de questionários de satisfação de utentes; Existência de caixa de reclamações e sugestões e tratamento das mesmas; Registo e monitorização da qualidade e rapidez das respostas a pedidos de informação efetuados por telefone, email e outros suportes.
Luís Romão
(Diretor Regional)
.
Gestão local de programas nas áreas da juventude e do
desporto
Favorecimento na análise, aprovação e seleção das entidades ou pessoas candidatas aos programas; Deficiente ou inadequado acompanhamento e monitorização dos apoios concedidos no âmbito dos programas
Moderado
Moderado
Estabelecimento prévio de critérios objetivos para análise e seleção das candidaturas e candidatos; Elaboração de informações e de relatórios sobre os processos de análise e seleção de candidaturas e candidatos; Divisão por técnicos diferentes das funções de análise e seleção de candidaturas e candidatos e de acompanhamento e monitorização de candidaturas e candidatos aprovados; Rotação periódica de funções entre os técnicos Realização de visitas de acompanhamento das entidades selecionadas; Auditorias internas por técnicos exteriores ao processo
Fiscalização e atribuição de registos
Favorecimento de entidades nas vistorias e pareceres técnicos
Moderado
Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo; Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres.
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P
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VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO
A implementação das medidas identificadas no presente Plano é assegurada pelos
responsáveis nele indicados, devendo no final de cada ano ser elaborado um relatório de
execução do Plano, o qual deverá contemplar, entre outros:
a) Análise das medidas adotadas;
b) Definição das medidas a adotar;
c) Descrição dos riscos eliminados;
d) Identificação dos riscos observados e não contemplados no presente Plano;
e) Cronograma anual.
A metodologia a seguir para os efeitos supramencionados, deverá consistir em
entrevistas com os responsáveis de cada unidade orgânica, tendo como suporte uma
check-list previamente elaborada para identificação das medidas executadas e a executar,
bem como riscos associados.
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