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Escritório de
Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649
Escritório deProjetos de TI
– O PMO abriga conhecimentos e recursos em gestão de projetos, necessários ao suporte aos GPs e suas equipes.
– O PMO retira a sobrecarga dos GPs na definição de padrões, na análise de dados, nas tomadas de decisão e na integração multi-departamental.
– O PMO atua na qualificação e na previsibilidade dos projetos, tendo como base o alinhamento estratégico.
O que é um PMO (Escritório de Projetos)
Projetos
Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649
projetos, tendo como base o alinhamento estratégico.
– O PMO passa a ser o 2º nível de escalação nos projetos ( o 1º é o GP).
– O PMO age como facilitador na interface entre GP e a alta gestão e na interface entre as equipes e as áreas de negócio envolvidas.
– Não é um centro burocrático, não tem função policial e não é um modismo. TeamWork
Áreas de Suporte do PMO
– Priorização e Gestão do Portfólio.
– Definição e Planejamento dos Projetos.
– Padronização e Refinamento metodológico.
– Escolha e uso de Ferramentas.
– Desenvolvimento Humano e Profissional.
– Revisões , Auditoria e Monitoramento.
Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649
– Revisões , Auditoria e Monitoramento.
– Implantação e manutenção da Base de conhecimentos (Conteúdos e Documentos)
– Análise de Processos do Negócio
– Estudos de viabilidade e ROI de projetos
– Gestão da Mudança.
PMO PMO –– PM OfficePM Office
Visão Estratégica do Negócio
Centro de Competência
Desenvolvimento
$
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Boa Prática de Gestão de Projetos requer Maturidade e Apoio Executivo
Desenvolvimento Metodológico
Suporte ferramental
Educação / Treinamento / Comunicação
Aumento da
participação
Fazer o projeto certo ...
Primeiro movimento ...
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ROI
Análise
Custo
Benefício
participação
no mercado
Melhoria da
imagem da
empresa
Alinhamento
Estratégico
Co
mu
nicação
Ris
cos
Integração
Fazer certo o projeto
Segundo movimento ...
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Escopo
Qualidade
AquisiçõesRH
Co
mu
nicação
Ris
cos
projeto
Estratégico
Tático
Estratégico
Tático
Seleção e Priorização de projetos
Necessidades diferentes de gerenciamento
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Operac.Operacional
Situação BSituação A Situação C
Grande Importância Média Pequena
Gestã
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Pro
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Missão e Visão
Estratégia
Mapa Estratégico
Objetivos Estratégicos
> Selecionar e priorizar projetos
> Estabelecer um portfolio otimizado
> Alocação de recursosPortfolio de
Projetos
PlanejamentoEstratégico
Organização do PMO
PlanejamentoEstratégico
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Gestã
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Pro
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s (
PM
O)
> Coordenação inter-projetos
> Comunicação consolidada
> Gestão do ciclo de vida
> Cronograma
> Ferramentas e
processos de gestão
de projetos
Depart. 1 Depart. 2 Depart. 3 Depart. 4
Projeto AProjeto A
Projeto BProjeto B
Projeto CProjeto C
PMO
Justificativas para adoção do PMO
• Crescimento dos negócios demandando um aumento no nº de projetos em andamento.• Demanda por projetos mais complexos (multi-departamentais).• Tempo e recursos escassos (GPs).• Pouca visibilidade do desempenho real dos projetos pelos executivos.
• Baixa qualidade das informações sobre
Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649
• Baixa qualidade das informações sobre projetos para a tomada de decisões estratégicas.
• As lições aprendidas não são documentadas e reutilizadas (perda do capital intelectual).• Baixo valor agregado ao negócio pelos projetos.
• Retrabalhos e altos custos• ROI Baixo
Fatores Críticos de Sucesso do PMO
• Patrocínio Executivo• Estabelecer Métricas de Acompanhamento do PMO.• Pragmatismo / Factibilidade de Metas.• Priorização / Foco nos objetivos de Negócio.• Definição clara de papéis e responsabilidades.• Boas instalações e recursos para o trabalho em
Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649
• Boas instalações e recursos para o trabalho em equipe.• Colaboração e disseminação de conhecimentos• Uso de Ferramentas otimizadoras (Tecnologia)• Ênfase na capacitação (Treinamentos)• Adoção de um Modelo de referência (melhores práticas em gestão de projetos) – PMBoK
Erros Comuns na Adoção do PMO
• Supervalorizar a implantação de um SW de Gestão de Projetos (ferramenta).• Não comprometimento e não envolvimento Executivo.• Maior preocupação com a Fiscalização do que com a Colaboração e o Suporte.• Não nivelar conhecimentos antes.
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• Não nivelar conhecimentos antes.• Seguir modismos sem avaliar aderências (métodos e ferramentas)• Implantação “Big Bang” em todas as áreas• Inflexibilidade em relação ao modelo de referência metodológico (Ex. PMBoK).
Ações Assertivas na Adoção do PMO
• Facilitar a comunicação vertical (estratégias) e a comunicação inter-departamental.• Romper o paradigma do imediatismo (os resultados não são instantâneos).• Criar um ambiente com benefícios a todos os envolvidos (não somente aos executivos)
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envolvidos (não somente aos executivos)• Estabelecer mecanismos de consenso democrático. • Começar pelo entendimento e análise dos processos atuais de gestão de projetos.• Atuar na prevenção das falhas (análise de riscos)
Abordagem de Implantação do PMO de TI
• Diagnóstico Situacional (Situação Atual da Gestão de Projetos)• Análise da Maturidade Organizacional
• Visão Estratégica• Entendimento organizacional e do planejamento estratégico• Mapeamento de macro-processos• Entendimento das aplicações e projetos existentes por macro-processo• Workshops de entendimento das demandas de projetos de TI.• Proposição de projetos potenciais de TI• Alinhamento de projetos com as estratégias de negócio (priorização)• Programação do portfólio crítico
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• Programação do portfólio crítico• Organização do Centro de Excelência (Escritório de Projetos)
• Descrição de papéis, processos e métricas do CoE PMO• Adoção de Referências Metodológicas , Frameworks e ferramentas
• Implantação do CoE PMO• Configuração do ambiente de documentação, colaboração e controle
(Ferramentas)• Capacitação nos Modelos de Referência e Ferramentas• Kickoff corporativo (junto ao Board) - Mobilização
Obs.: Eleger e conduzir projetos Piloto para o startup do CoE PMO
Operacionalização do PMO de TI
• Atuação por projeto:• Suporte ao Desenho da Arquitetura da Solução:
• Detalhamento das premissas de negócio• Detalhamento das premissas da aplicação• Detalhamento dos serviços de TI• Detalhamento da Infraestrutura tecnológica
• Integração com outros projetos e o planejamento estratégico• Suporte ao Planejamento e Organização do Projeto:
• Definição de métricas de resultado• Detalhamento do Escopo• Definição da Abordagem e Entregáveis
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• Definição da Abordagem e Entregáveis• Definição de papéis e responsabilidades no projeto• Preparação do Cronograma• Estudo de Riscos, Aquisições, Custos e Qualidade
• Aquisição e contratação de novos recursos:• Estudos de produto e mercado• Preparação (RFQ e RFP)• Avaliação e Negociação (Provedores)
• Alocação de Recursos aos projetos• Definição de padronizações e implantação de mudanças• Melhoria Contínua (feedback operacional)
• Refinamentos Sucessivos nos aspectos metodológicos, processuais, humanos, tecnológicos e documentacionais
• Revisão do Portfólio (Programação)
Perfil dos Líderes do PMO
• Experiência e Vivência Prática em Projetos• Orientado aos Resultados e Metas• Sede por novos conhecimentos (melhores práticas)• Senso de qualidade Total (conformidade)• Criativo e Orientado às mudanças (Agente da melhoria contínua)• Persistente, Determinado e Paciente.• Flexível e Adaptável• Conduta Ética (manutenção da reputação).
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• Conduta Ética (manutenção da reputação).• Usar corretamente o poder / Saber delegar• Atuação otimista e empática• Equilíbrio emocional, segurança e auto-controle.• Relacionamento integrador (Éspírito de Equipe)• Comunicação investigativa e influente• Postura de mentor e facilitador• Bom negociador• Visão Estratégica e Processual
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