presentatie 'business case tu delft' wob rombouts (tu delft) - sepei seminar 1 juli...
Post on 22-May-2015
1.362 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Challenge the future
DelftUniversity ofTechnology
Business case E-Procurement TU Delft
Seminar E-Procurement & E-InvoicingTU Delft - 1 juli 2010
2Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Agenda presentatie
• TU Delft in feiten & cijfers
• Inkoop aan de TU Delft
• Business Case IP
• Business Case PM
• Project BasWare Purchase Management
• Uitdagingen…
3Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
TU Delft in feiten en cijfers (1)
Circa 20.000 mensen in 50 gebouwenmet 400.000 m2 bruto vloeroppervlak
16. 250 studenten, waarvan 2.235 buitenlands
4.700 fte medewerkers, waarvan 2750 wetenschappersen 1.950 ondersteuners (ratio 1,4 : 1)
350 secretaresses
Centraal werkgeverschap – decentraal gedetacheerd950 fte centraal in SSC, 700 fte decentraal in organisatie
4Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
TU Delft in feiten en cijfers (2)
8 Faculteiten
Delftse Research InitiativesOnderzoeksscholenOnderzoeksinstituten
Botanische TuinScience CentreSport & Cultuur CentrumYES! Delft – start up’sHolding, BV’s etc.
Universiteitsdienst• ICT• Personeel & Organisatie• Onderwijs &
Studentenzaken• FM & Vastgoed• Bibliotheek• Finance & Control• Marketing & Communicatie• DEMO-Werkplaats• Instellingsbeleid• Bestuursondersteuning
5Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
TU Delft in feiten en cijfers (3)
Inkomsten M€ 496• collegegelden M€ 25 (5%)• 1e geldstroom van het Ministerie M€ 316 (63%)• 2e geldstroom via subsidieaanvragen overheid M€ 7 (2%)• 3e geldstroom via contracten met opdrachtgevers M€ 128
(26%)• overige baten M € 20 (4%) Uitgaven M€ 527• personele uitgaven M€ 304• overige uitgaven € 197• Afschrijvingen M€ 25
Operationeel Resultaat M€ -/-31
6Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Inkoop aan de TU Delft (1)
• TU is aanbestedende dienst, dus rechtmatig inkopen noodzakelijk!
• Gestart in 2003, daarvoor decentraal door “iedereen”• Programma van gecoördineerd inkopen dat
besparingen oplevert (factuur en proces)• Via Facilitaire Dienst, Bestuursondersteuning, naar F&C• 9 fte projectmanagers / inkopers• Leadbuyers in organisatie opdrachtgever en
verantwoordelijk voor resultaten (besparingen, contracten, naleving)
7Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Inkoop aan de TU Delft (2)
Resultaten t/m eind 2009:
+ Circa 130 centrale contracten+ Circa M€ 90 gecontracteerd, M€ 40 nog onbekend+ Onrechtmatigheid van M€ 65 (2007) via M€ 45 (2008)
teruggebracht naar M€ 3 (2009)+ Geen rode kaart meer in jaarrekening door accountant
– Besparingen (factuur en proces)?– Contract compliance?– Rechtmatigheid M€ 40 en handhaving?
8Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Inkoop aan de TU Delft (3)
100.000 facturen
30.000 personeelsdeclaraties
15.000 inkooporders (maar hoeveel onbekend???)
7.500 reisaanvragen
11.000 actieve leveranciers
18.000 crediteuren
100 mutaties in leveranciersbestand p/w
9Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
• 8 verschillende soorten bestelwijzen: telefoon,
e-mail, internet webshops, offerte
goedkeuringen, factuur zonder bestelling,
periodieke betalingen, haalbonnen, declaraties• Zeer groot aantal bestellers, leveranciers,
behoefte aan breed en steeds wisselend scala
aan producten en diensten• Gemis aan relevante data uit BaaN /IP: wat
koopt wie waar nu eigenlijk in?
Inkoop aan de TU Delft (4)
10Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Business Case IP (1)
• Aanleiding invoering SSC-F&C in 2006, van decentraal naar centraal facturen afhandelen
• BasWare IP aangeschaft, ingericht, gekoppeld met BaaN en zonder plan organiek uitgerold
• IST=SOLL, dus alle lokale gebruiken / gewoontes in autorisatietabel ingevoerd: meer dan 100.000 records!
• Geen business case gemaakt, wel resultaten geboekt
11Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Business Case IP (2)
VOOR Resultaten door IP NAOnbekende routing facturen
Audit trail door volgen scan
Veel kopieën, interne post en zoekgeraakte facturen
80% minder papier0% post en facturen kwijt
Geen zicht op gebruik van bevoegdheden en aanwezigheid functiescheiding
Centraal beheerde en goedgekeurde autorisatietabel (maar wel enorm groot!)
5.000 medewerkers 1.800 clients
42 fte SSC-F&C (zelf+inhuur)
32 fte SSC-F&C (-/- 25%!)
Gemiddeld 35 dagen doorlooptijd van ontvangst tot betaling van factuur
26 dagen (minder distributie en controle werk) en kan nog minder!
12Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Business Case IP (3)
Enkele lessons learned:
• Bij uitrol komen veel vragen en fouten, behandel die accuut en voorkom nieuwe (goede helpdesk / beheer)
• Maak geschikte manuals, intranet sites, trainingen etc.
• Pak het projectmatig aan: maak een business case, projectplan en organisatie (nu doorlooptijd 2 jaar en geen goede communicatie resultaten)
• Voer eerst IP in, en dan pas het veel complexere PM m.b.v. goed imago en draagvlak
13Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
13
start SSC
startInvoice
Processing
startPurchase
Mgt.
Q start situation
Realised Q
13
StartSSC 2006
startIP 2007
startPM 2011
Verwachte kwaliteit
Start kwaliteit
Gerealiseerde kwaliteit
Business Case IP (4)
14Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Business Case PM (1)
Doelmatigheid: Kostenbesparing door contract compliance en
bundeling inkopen door inzicht in uitgaven (schatting
1% op €100 miljoen beïnvloedbare uitgaven) Bestellen makkelijk en controleerbaar maken (à la
bol.com) Efficiency verbetering in SSC-F&C met minimaal 10%
(3fte)
Rechtmatigheid: Handhaving target van 2009 (< € 3 miljoen per jaar)
door contract compliance en controle op nieuwe
onrechtmatige bestellingen
15Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Business Case PM (2)
Investeringen (2010-11): Circa 5 fte eigen personeel gedurende 3 jaar € 1
miljoen Aanschaf PM en projectmanagement €
500.000
Jaarlijkse kosten (vanaf 2011): SSC-F&C beheerskosten 3 fte €
150.000 Onderhoudskosten BasWare € 100.000
Besparingen (vanaf eind 2012): 1% op € 100 miljoen beïnvloedbaar € 1 miljoen Minimaal 5 fte SSC minder € 250.000
Terugverdientijd: circa 2 jaar na volledige invoering!
16Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Project Basware PM (1)
Fase 0: Project Initiatie Document o.b.v. Business Case en projectorganisatie t.b.v. Projectboard
GO (jan 2010)Fase 1: Functionaliteiten en processen inrichten
m.b.v. workshops met management en werkvloer
GO (mei 2010)Fase 2: Inrichten systeem, invoeren data, OTAP
NO GO/ GO (dec 2010)Fase 3: Pilots (directie, “nat lab”, “droog lab”)
NO GO / GO (april 2011)Fase 4: Implementatie TU-breed
Project en Business Case evaluatie (2013)
17Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Project Basware PM (2)
Directies
Decentrale F&C Klankbordgroep
Audit Manager
Decanen
TeamSuppliers
TeamsICT/Ricoh
Projectteam
TeamSSC/BaaN
TeamAO/IB
TeamBestellen
Projectboard
College van
Bestuur
Projectmanager
Projectsupport
18Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Project Basware PM (3)
Implementatie:“think big, start up small, scale up fast!”
maar hoe inrichten gezien de organisatie TU Delft?
(1) Kleine groepen deelnemers, weinig leveranciers, snelle
uitbreiding groepen en/of leveranciers
(2) Alle leveranciers in kleine groep deelnemers, snelle
uitbreiding van de groepen
(3) Alle deelnemers kleine hoeveelheid leveranciers, breidt
snel leveranciers uit
(4) Voer eerst in bij groep deelnemers met meeste kans op
succes (bv. secretariaten) en laatst bij minste succes
19Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Uitdagingen TU Delft… (1)
1. Terugdringen aantal autorisaties, kostenplaatsen, bestellers, leveranciers, van 8 naar 3 bestel processen, nieuwe afspraken en procedures, etc. etc.: hoeveel weerstand levert dat op? Kenmerkt het invoeren van E-Procurement oplossingen zich niet veel meer als een vorm van verandermanagement?
2. Business Case heeft concrete targets, maar hoe zijn die te meten? Centraal minder fte nog wel, maar decentraal i.v.m. veranderingen? Besparingen op uitgaven door vergelijking met welke nulmeting?
20Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Uitdagingen TU Delft… (2)
3. Keuze voor een implementatie scenario bepaalt in hoge mate succes. Welk scenario zou u aanraden en waarom?
4. Ervaring van de kwaliteit van dienstverlening van een SSC zal in eerste instantie lijden onder de implementatie van E-projecten. Welke effort stop je waarin om kwaliteit weer omhoog te brengen? Gemak van de nieuwe tools? Of de verbeterde betrouwbaarheid? Aantoonbare return on investment?
5. En welke uitdagingen ziet u nog?
21Seminar E-Procurement & E-Invoicing 1 juli 2010
Verandermanagement aanpak
top related