proceshandboek - fundatis › wp-content › uploads › 2018 › 08 › ... · 2018-08-10 ·...
Post on 05-Jul-2020
6 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ProceshandboekProcessen van Fundatis in kaart
6 oktober 2017
Versie 1.0
Anne Floor Erdman
Walter Groen
Chris Tils
Dit handboek is geschreven vanuit de wens te groeien als organisatie door inzichtelijk te maken voor
iedereen hoe processen met elkaar samenhangen en hoe deze processen worden uitgevoerd binnen onze
organisatie.
Deze processen worden regelmatig (indien nodig) herzien.
Inleiding
A. Primair proces
Niveau 1
B. Ondersteuning primair proces
C. Bedrijfsvoering
Toelichting
Hieronder vallen alle processen die te maken hebben met
het uitvoeren van opdrachten.
Hieronder vallen alle processen die het uitvoeren van
opdrachten mogelijk maken.
Hieronder vallen alle processen van Fundatis als
bedrijf.
A. Primair proces
Niveau 2
B. Ondersteuning primair proces
C. Bedrijfsvoering
A.1 Opdrachten uitvoeren
B.1 Opdracht verwerven
B.2 Opdracht evalueren
B.3 Kennisborging
B.4 Relatiemanagement
C.1 HRM
C.2 Financiën
C.3 Marketing
C.4 Faciliteiten/IT
A. Primair proces
Niveau 3
B. Ondersteuning
primair proces
C. BedrijfsvoeringA.1 Opdrachten uitvoeren
B.1 Opdracht verwerven
B.2 Opdracht evalueren
B.3 Kennisborging
B.4 Relatie- en
accountmanagement
C.1 HRM
C.2 Financiën
C.3 Marketing
C.4 Faciliteiten/IT
A.1.1 Uitvoering <6wk
A.1.2 Uitvoering >6wk
A.1.3 Klachtenprocedure
B.1.1 Productontwikkeling
B.1.2 Offerte
B.1.3 Overeenkomst
B.1.4 Sales
B.2.1 Evaluatie opdracht
B.3.1 Kennisborging
B.4.1 Relatie- en
accountmanagement
C.1.1 Instroom
C.1.2 Doorstroom
C.1.3 Uitstroom
C.2.1 Begroting
C.2.2 Inkoop
C.2.3 Facturatie inkomend
C.2.5 Declaratie
C.2.6 Salarisverwerking
C.2.7 Periodiek verslag
C.3.1 Planvorming Marcom
C.3.2 Uitvoering Marcom
C.4.1 Aanvraag middelen
C.4.2 Levering/ gebruik
A.1.4 Schaduwmanagement
C.2.8 Aanmanen
C.2.4 Facturatie uitgaand
C.2.9 Bankverwerking
Niveau 1 Niveau 1Niveau 2 Niveau 2Niveau 3 Niveau 3
A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.1 Uitvoering <6wk
B.1.3
Overeenkomst
a. Opstarten
opdracht
b. Opleveren
regieproduct
c. Afstemmen
regieproduct
B.2.1 Evaluatie
opdracht
A.1.4.
Schaduw-
management
Toelichting
a. Opdracht Uitvoeren. De opdracht wordt
uitgevoerd door de opdrachtnemer onder
verantwoordelijkheid van Fundatis. Dit kan een
directeur, consultant of ZZP-professional zijn.
b. Opleveren regieproduct. Het uitgangspunt is
dat na 6 weken een regieproduct wordt
opgeleverd. Uitgangspunt is tevens dat uiterlijk
na 4 weken contact wordt opgenomen met de
opdrachtgever voor een eerste evaluatie. Een
regieproduct kan zijn: een Projectplan,
adviesproduct, tussenevaluatie, stuurgroep etc.
Doel van dit product is om met elkaar te kunnen
beoordelen of de opdracht goed scherp is
geformuleerd, de consultant goed werk levert en
de consultant past in de organisatie.
c. Afstemmen regieproduct. De
opdrachtnemer stemt het regieproduct af met de
opdrachtgever en schaduwmanager vanuit
Fundatis en is daarmee input voor het proces
evaluatie opdracht en het proces
schaduwmanagement. C.2.4
Facturatie
uitgaand
C.2.3 Inkoop
A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.2 Uitvoering >6wk
a. Uitvoeren
opdracht
c. Bijwerken
projectdossier
B.2.1 Evaluatie
opdracht
A.1.4.
Schaduw-
management
Toelichting
a. Opdracht Uitvoeren. De opdracht
wordt uitgevoerd door de opdracht-
nemer onder verantwoordelijkheid
van Fundatis. Dit kan een directeur,
consultant of ZZP-professional zijn.
b. Afstemmen voortgang. De
opdrachtnemer stemt periodiek
(minimaal 1x per maand) de
voortgang, kwaliteit af met
opdrachtgever en Fundatis.
c. Bijwerken projectdossier. Op
basis van evaluatiegesprekken,
schaduwmanagement maar ook
evaluatieve gesprekken wordt het
projectdossier bijgewerkt (zie
instructie).
B.2.1
Evaluatie
opdracht
A.1.4.
Schaduw-
management
B.3.1
Kennisborg-
ing
C.2.4
Facturatie
uitgaand
B.1.3
Overeenkomst
b. Afstemmen
voortgang
C.2.2
Inkoop
A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.3 Klachtenprocedure
a.
Klachtenregistratie
b. Opstart
klachtdossier
Toelichting
Fundatis beschikt over een klachtenprotocol. Hierin is
beschreven hoe Fundatis omgaat met de afhandeling van
een klacht. De volgende stappen zijn onderdeel van de
klachtenafhandelingsprocedure van Fundatis:
a) Klachtenregistratie. (zie instructie)
b) Opstart klachtdossier.
c) Bevestiging klacht. Bevestiging van ontvangst van de
klacht. De opdrachtgever ontvangt formele bevestiging
van ontvangst van de klacht (zie instructie)
d) Gesprek en analyse. Fundatis en de opdrachtgever
gaan in gesprek over de klacht.
e) Oplossingen. Fundatis draagt een of meer oplossingen
aan voor de klacht. In overleg besluiten opdrachtgever en
Fundatis over de te kiezen oplossing.
B.2.1 Evaluatie. Na enige tijd checkt Fundatis of de gekozen
oplossing de klacht adequaat heeft opgelost. Indien de
klacht niet adequaat is opgelost start het proces opnieuw
vanaf d. Gesprek en analyse.
f) Afsluiting klachtdossier.
B.2.1 Evaluatie
opdracht
A.1.4
Schaduw-
management
B.3.1
Kennisborging
A.1.1
Uitvoering < 6
wk
A.1.2
Uitvoering > 6
wk
c. Bevestiging
klacht
d. Gesprek en
analyse
e. Oplossingen
f. Afsluiting
klachtdossier
A.1 Opdrachten uitvoerenA. Primair proces A.1.4 Schaduwmanagement
a. Uitvoeren
Schaduw-
management
B.2.1 Evaluatie
opdrachtA.1.3 Klachten
procedure
Toelichting
Projectleiders en programmamanagers
krijgen schaduwmanagement vanuit
Fundatis. De directie van Fundatis bestaat
uit zeer ervaren project- en
programmamanagers. Een van de
directieleden van Fundatis heeft minimaal
eens per drie weken contact met een
programma- of projectmanager om de
stand van zaken van het programma of
project door te spreken, en gevraagd en
ongevraagd advies te geven. Tevens
worden door de projectmanagers
opgeleverde plannen en rapporten door de
schaduwmanagers gereviewd.B.3.1
Kennisborging
A.1.1
Uitvoering < 6
wk
A.1.2
Uitvoering > 6
wk
a. Opstellen
conceptlijst
productontwikkeling
Toelichting
Fundatis kent een jaarlijks proces voor de
totstandkoming van het businessplan. Er
worden doelen gesteld, een begroting
opgeleverd en ook een concept marketing
plan opgesteld.
a. Opstellen conceptlijst product-
ontwikkeling. Uit dit proces komen
voorstellen tot productontwikkeling.
b. Prioritering, analyse en begroting. De
afzonderlijke ideeën worden geprioriteerd,
geanalyseerd en voorzien van een begroting.
b. Besluit en uitvoering.
Bij de vaststelling van het jaarplan worden
ook de te ontwikkelen producten vastgesteld.
B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.1 Productontwikkeling
C.2.1
Begroting
b. Prioritering,
analyse en
begroting
c. Besluit en
uitvoering
C.3.1
Planvorming
Marcom
C.3.2
Uitvoering
Marcom
B.1.4 Sales
Jaarplan /
Businessplan
proces
a. Registreren
opportunity/
aanvraag
Toelichting
Fundatis heeft een breed netwerk met daarin uitsluitend kandidaten die zijn geselecteerd op
hun ruime ervaring met strategische ICT-trajecten in het hoger onderwijs. Het Fundatis
netwerk bestaat uit 3 schillen: 1) Professionals in dienst van Fundatis, 2) Associates van
Fundatis en 3) Kandidaten database van Fundatis.
a. Registreren opportunity. De opportunity kan betrekking hebben op een nieuwe klant of
bestaande klant, een vervolgopdracht of nieuwe aanvraag en meer of minder concreet zijn.
Fundatis registreert dit in haar CRM systeem Trello (zie instructie) .
b. Toewijzing. In principe is een medewerker van Fundatis (meestal directielid)
eindverantwoordelijke voor een opportunity.
c. Ontwikkelen sales/ concretiseren. Het ontwikkelen kan op velerlei manieren.
Bijvoorbeeld door een gesprekken en gespreksverslag, concept offerte etc.
d. Werving kandidaat. Fundatis heeft senior, medior en junior project- en
programmamanagers in dienst. De kandidaten database omvat junior, medior en senior
project- en programmamanagers. Deze groep benaderen wij als er onder de medewerkers
en associates geen geschikte kandidaten beschikbaar zijn of als het profiel van deze
kandidaten een betere match heeft met het gevraagde profiel binnen de opdracht. De
kwaliteit van kandidaten wordt geborgd door minimaal twee referenties te checken van
reeds uitgevoerde projecten van de kandidaat.
e. Updaten/ zoeken CV database. Bij nieuwe kandidaten of verouderde CV’s wordt de CV
database geüpdatet.
f. Voorstellen kandidaten/definitieve offerte. In de offerte worden bij voorkeur minimaal 2
kandidaten opgenomen die voldoen aan het gevraagde profiel. De offerte wordt
ondertekend door een directielid en biedt ruimte voor ondertekening vanuit de
opdrachtgever.
g. Evalueren niet plaatsing. Als wij niet de winnende kandidaat hebben kunnen leveren dan
nemen we uiterlijk na vier weken contact op om te informeren waar wij iets gemist hebben
en waar we het in het vervolg beter kunnen doen.
B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.2 Offerte
b. Toewijzing sales
verantwoordelijke
B.1.3
Overeenkomst
B.1.4 Sales
e. Updaten/ zoeken
CV database
g. Evalueren niet
plaatsing
gunningJa
c. Ontwikkeling
sales/ concretiseren
d. Werving
kandidaat
f. Voorstellen
kandidaten /
definitieve offerte
a. Werven
kandidaatToelichtingDit proces start parallel aan het offerteproces, maar wordt pas definitief
afgerond na akkoord van de offerte door opdrachtgever.
b. Werving kandidaat. Dit heeft vaak al in proces B.1.2 Offerte
plaatsgevonden. Fundatis heeft senior, medior en junior project- en
programmamanagers in dienst. De kandidaten database omvat junior,
medior en senior project- en programmamanagers. Deze groep
benaderen wij als er onder de medewerkers en associates geen
geschikte kandidaten beschikbaar zijn of als het profiel van deze
kandidaten een betere match heeft met het gevraagde profiel binnen de
opdracht.
c. Afspreken omvang. Afspreken afdracht. Het standaard percentage
afdracht dat Fundatis hanteert is 15%. Er kunnen maatwerkafspraken
worden gemaakt bijvoorbeeld bij langere duur, afwijkend volume of
afwijkend tarief.
d. Opstellen concept Overeenkomst. Er wordt richting de kandidaat een
opdrachtbrief opgesteld, opdrachtovereenkomst, algemene
voorwaarden (zie instructie)
e. Tekenen/ getekende Overeenkomst. De door kandidaat overeenkomst
en geparafeerde algemene voorwaarden vormen met de offerte de
basis van het projectdossier. Het projectdossier wordt volgens de
standaard indeling opgezet (zie instructie). De relatie met het
inkoopproces is dat (in geval van) een zelfstandige professional deze
persoon bekend moet zijn bij Inkoopadministratie voor te ontvangen
facturen.
B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.3 Overeenkomst
b. Afspreken
omvang
d. Opstellen
concept
overeenkomst
e. Tekenen/
getekende
overeenkomst
B.1.2 Offerte
A.1.1
Uitvoering
< 6 wk
A.1.2
Uitvoering >
6 wk
C.2.2
Inkoop
c. Afspreken
afdracht
a. Bepalen
salesactiviteiten
ToelichtingDit proces vindt haar oorsprong in het jaarplan/businessplan.
Welke markten, diensten en producten is Fundatis voornemens
te voeren. De concretisering van dit businessplan zijn de
ontwikkelde producten en de planvorming Marcom.
a. Bepalen salesactiviteiten. De activiteiten die in het kader
van het salesproces worden voorbereid worden geregistreerd in
het Fundatis CRM systeem (Trello).
b. Uitvoeren/ registreren activiteiten. De uitgevoerde
activiteiten worden geadministreerd in het Fundatis CRM
systeem Trello (zie instructie).
B. Ondersteuning primair proces B.1 Opdracht verwerven B.1.4 Sales
b. Uitvoeren/
registreren
activiteiten
C.3.1
Planvorming
Marcom
B.1.1 Product
ontwikkeling
B.1.2 Offerte
Jaarplan /
Businessplan
proces
a. Voeren evaluatie
gesprek
ToelichtingEen evaluatie heeft meerwaarde voor u als opdrachtgever maar
ook voor Fundatis. Door de feedback uit een evaluatie krijgen
we zicht op wat belangrijk wordt gevonden door onze
opdrachtgevers. Op basis van deze informatie kunnen we bij
een volgende aanvraag kandidaten vinden die opnieuw of
misschien zelfs nog beter matchen bij de vraag.
a. Voeren evaluatiegesprek.
De evaluatieve gesprekken voert Fundatis aan de hand van een
gestructureerd interview met een vast evaluatieformat (zie
instructie).
b. Terugkoppeling gesprek.
Fundatis koppelt het verslag van het evaluatiegesprek terug
aan de opdrachtgever en geeft aan op welke manier sterke
punten en verbeterpunten worden verwerkt in de interne
processen van Fundatis.
B. Ondersteuning primair proces B.2.1 Evaluatie opdracht
b. Terugkoppeling
gesprek
A.1.1
Uitvoering < 6
wk
A.1.2
Uitvoering > 6
wk
A.1.3. Klachten
procedure
B.3.1
Kennisborging
A.1.4.
Schaduw-
management
B.2 Opdracht evalueren
a. Bijwerken
projectdossier
ToelichtingHet kenmerkende onderscheid tussen Fundatis en andere
aanbieders is dat Fundatis zich specialiseert in strategische
ICT-opdrachten in het hoger onderwijs. Fundatis kan aantonen
dat deze focus leidt tot uitstekende resultaten in de projecten
van Fundatis. Fundatis bouwt in haar opdrachten kennis op van
het complete scala van ICT-functionaliteiten die nodig zijn in
modern hoger onderwijs: digitaal toetsen, LMS, promotie-
volgsystemen, SIS, Business Intelligence etc. Naast de kennis
van de functionaliteiten behoren ook de (werk)processen die
nodig zijn om studenten, docenten en onderzoekers te
faciliteren tot het kennisdomein van Fundatis.
Verder ontwikkelt Fundatis continu eigen kennis op het gebied
van digitalisering in het hoger onderwijs. Een voorbeeld is een
paper over flexibilisering in het hoger onderwijs dat is gemaakt
naar aanleiding van een bijeenkomst met 15 instellingen uit het
hoger onderwijs. Verder publiceert Fundatis in mei 2018 een
onderzoek naar de stand van digitale onderwijsinnovatie bij de
Nederlandse universiteiten.
a. Bijwerken projectdossier. Op basis van
evaluatiegesprekken, schaduwmanagement maar ook
evaluatieve gesprekken wordt het projectdossier bijgewerkt
(zie instructie).
Indien nodig worden templates aangepast, sales boodschap
aangevuld of productontwikkeling gevoed.
B. Ondersteuning primair proces
A.1.4.
Schaduw-
management
B.3 Kennisborging B.3.1 Kennisborging
B.2.1 Evaluatie
opdracht
A.1.1
Uitvoering < 6
wk
A.1.2
Uitvoering > 6
wk
C.3.1
Planvorming
Marcom
B.1.1 Product
ontwikkelingB.1.4 Sales
a. Relatie- en
accountmanagement
Toelichting
In het businessplan is vastgelegd op welke markten
Fundatis zich richt en met welke diensten. Dit gegeven
is richtinggevend voor het relatie- en
accountmanagement.
a. Relatie- en accountmanagement. Account-
management is de specifieke term voor klanten
(opdrachtgevers). Het relatiemanagement wordt
vormgegeven samen met de opdrachtnemer en ziet er
als volgt uit:
• Als het strategische projecten betreft is er
desgewenst regelmatig contact tussen de directie
en de directie van Fundatis.
• Fundatis maakt graag kennis met sleutelfiguren uit
de directie, los van een eventueel lopende
opdracht. Fundatis verdiept zich in de issues en
agenda van de directie ICT, om op die manier beter
de context te kunnen duiden waarbinnen een
eventuele opdracht zich afspeelt.
• Fundatis analyseert beleidsplannen van de directie
ICT en geeft desgewenst haar observaties terug.
Deze activiteit staat los van een eventuele
opdracht. Het gaat Fundatis er om de klant te leren
kennen en vanuit een brede context terzijde te
staan.
B. Ondersteuning primair proces
A.1.1
Uitvoering < 6
wk
A.1.2
Uitvoering > 6
wk
B.1.1 Product
ontwikkelingB.1.4 Sales
B.4 Relatie- en accountmanagement B.4.1 Relatie- en accountmanagement
A.1.4.
Schaduw-
management
Jaarplan /
Businessplan
proces
Toelichting
In het businessplan is vastgelegd welke groei Fundatis
nastreeft. Er is een onderverdeling gemaakt naar het type
medewerker en ervaringsniveau dat we willen aantrekken.
a. Beschrijven vacature. Er is een standaard
wervingstekst (zie instructie).
b. Plaatsen vacature. De vacaturestelling verloopt
primair via social media (LinkedIn)
c. Beoordelen kandidaten. De eerste schriftelijke
beoordeling vindt plaats via de officemanager van
Fundatis.
d. Gesprekken laatste 3. Er zijn minimaal 2 directieleden
die met de kandidaat gesproken hebben alvorens hij/zij
een aanbieding krijgt.
e. Aanbieding. De aanbieding wordt gedaan op basis van
input uit het financieel rekenmodel Fundatis. Hierin is
gebaseerd op verwacht tarief, productiviteit en andere
parameters te bepalen wat een realistisch salaris is.
f. Taaklijst nieuwe medewerker. Indien de nieuwe
medewerkers het aanbod accepteert start het
introductieplan (zie instructie) Hieronder valt:
controleren identiteit, inregelen salaris- en
pensioenadministratie, inregelen loonbelasting, bepalen
manager, PC, telefoon en faciliteiten etc.
C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.1 Instroom
e. Aanbieding
C.1.2
Doorstroom
accepteren
Ja
f. Taaklijst
nieuwe
medewerker
Financieel
rekenmodel
C.2.6 Salaris
verwerking
C.4.2. Levering/
gebruik
Starten
Personeelsdossier
Jaarplan /
Businessplan
proces
a. Beschrijven
Vacature
b. Plaatsen
Vacature
c. Beoordelen
kandidaten
d. Gesprekken
Laatste 3
a. Opstellen PCS
Toelichting
Fundatis voert (basis) HRM-beleid. Een belangrijk instrument is het
Personal Commitment Statement (PCS). Hierin beschrijft de
medewerker/directielid zijn doelen voor het lopende kalenderjaar.
a. Opstellen PCS. Iedereen, ongeacht rol/functie stelt een PCS op (zie
instructie).
b. Bespreken PCS. Het PCS wordt besproken met de leidinggevende.
c. Vaststellen PCS. Het PCS wordt uiterlijk binnen 1 maand
vastgesteld en bevat informatie over doelen, ambities, verwachte
productiviteit, bijdrage aan sales, marketing en productontwikkeling.
d. Evaluatie PCS. Periodiek (1 maal per kwartaal) wordt het PCS
gemonitord. De medewerker is zelf verantwoordelijk om de in het
PCS gestelde doelen te bereiken en hierover te rapporteren/
signaleren bij afwijkingen.
e. Jaar- en beoordelingsgesprek. Formele beoordeling in december
van het lopende jaar over de mate waarin de gestelde doelen zijn
behaald. Op basis van de uitkomst wordt het PCS bijgesteld, vindt
een salarisaanpassing plaats of wordt het proces uitstroom
opgestart.
C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.2 Doorstroom
b. Bespreken PCS
c. Vaststellen PCS
d. Evaluatie PCS
e. Jaar- en
beoordelings
gesprek
C.2.1
Begroting
C.1.1
Instroom
C.1.3
Uitstroom
Bijwerken
Personeelsdossier
C.2.1
BegrotingHRM beleid
a. Opzegging
medewerker
Toelichting
Fundatis voert (basis) HRM-beleid. Een belangrijk instrument is het
Personal Commitment Statement (PCS). Hierin beschrijft de
medewerker/directielid zijn doelen voor het lopende kalenderjaar.
a. Opzegging medewerker. De medewerker kan zelf zijn/haar baan
(schriftelijk) opzeggen. De opzegtermijn is vastgelegd in het
contract.
b. Ontslag medewerker. Het ontslag kan vanuit Fundatis worden
geïnitieerd. Dit geldt voor tijdelijke contracten maar natuurlijk ook
voor vaste contracten.
c. Vaststellingovereenkomst. Indien er sprake is van een vast
dienstverband of een langdurig tijdelijk dienstverband, kan er
sprake zijn van een transitievergoeding. Deze wordt met elkaar
vastgesteld in de vaststellingsovereenkomst.
d. Afsluiten personeelsdossier. Het personeelsdossier wordt
bijgewerkt en afgesloten.
e. Taaklijst vertrek medewerker. De taaklijst ‘vertrek medewerker’
bevat een groot aantal acties die moeten worden uitgevoerd om de
uitdiensttreding netjes te laten verlopen. Een van de taken is het
voeren van een evaluatie (exit)gesprek (zie instructie).
C. Bedrijfsvoering C.1 HRM C.1.3 Uitstroom
C.2.6 Salaris
verwerking
C.1.2
Doorstroom
C.4.2.
Levering/
gebruik
b. Ontslag
medewerker
d. Afsluiten
personeelsdossier
e. Taaklijst vertrek
medewerker
c. Vaststelling-
overeenkomst
Voeren exitgesprek
Toelichting
Het financiële proces van Fundatis is opgebouwd rondom een
kalenderjaar en start met een concept jaarplan/ businessplan. Op
basis van verwachte doorstroom, ambities ten aanzien van Marketing
en productontwikkeling ontstaat een conceptbegroting.
a. Concept begroting. De concept begroting wordt opgesteld uiterlijk
in december voor het lopende begrotingsjaar door het directielid
dat belast is met financiën in combinatie met officemanager (zie
instructie).
b. Bespreking. De concept begroting wordt besproken met het
personeel en vastgesteld door de directie.
c. Definitieve begroting. De concept begroting wordt vastgesteld
door de directie.
De definitieve begroting is richtinggevend voor de werving, de
salarisruimte (doorstroom), het inkoopproces en biedt informatie voor
het definitieve businessplan. Periodiek wordt gerapporteerd op de
financiële voortgang.
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën C.2.1 Begroting
a. Concept
begroting
c. Definitieve
begroting
C.1.2
Doorstroom
C.3.1
Planvorming
Marcom
B.1.1 Product
ontwikkeling
C.1.1
Instroom
C.1.2
Doorstroom
C.2.2
Inkoop
C.2.7
Periodiek
verslag
(concept)
Jaarplan /
Businessplan
(definitief)
Jaarplan /
Businessplan
b. Bespreking
Toelichting
a. Urenformulier inhuur derden. Een belangrijke inkoopstroom is de
inkoop van professionals voor de uitvoering van opdrachten. De
gemaakte afspraken staan in de overeenkomst. Wij beschouwen
het door professional ingeleverde urenformulier als een
inkoopverplichting. Deze wordt geadministreerd en gecontroleerd.
(zie instructie).
b. Inkoop verplichtingen. Overige inkoop vindt plaats door
officemanager of directie gebaseerd op Marketing,
Productontwikkeling of op basis van in de begroting vastgestelde
posten. De inkoopverplichting wordt geadministreerd (zie
instructie).
De definitieve begroting is richtinggevend voor de inkoop.
C.2.2 Inkoop
b. Inkoop
verplichting
C.3.1
Uitvoering
Marcom
B.1.1
Product
ontwikkeling
C.2.3
Facturatie
inkomend
A.1.1
Uitvoering
< 6 wk
A.1.2
Uitvoering
> 6 wk
a. Urenformulier
inhuur derden
B.1.3
Overeen-
komst
C.4.1
Aanvraag
middelen
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
(definitief)
Jaarplan /
Businessplan
ToelichtingDe gehele financiële administratie vindt plaats in Twinfield. Dit is
uitbesteed aan een extern administratiekantoor.
a. Ontvangst factuur. Alle ontvangen facturen/declaraties worden
gestuurd naar facturatie@fundatis.nl. De officemanager neemt de
factuur in behandeling.
b. Controle inkomende factuur De factuur wordt gecontroleerd.
Deze controle vindt plaats ten opzichte van de verplichting. Dit
geldt zowel voor inhuur professionals als ook voor overige inkoop.
c. Klaarzetten factuur voor betaling. Nadat de factuur akkoord is
verklaard wordt deze klaargezet voor betaling door de
officemanager. De factuur wordt nu ook aangeboden aan de
externe boekhouder voor verwerking in Twinfield.
C.2.3 Facturatie (inkomend)
b. Controle ink.
factuur
a. Ontvangst
factuur
C.2.2
Inkoop
C.2.5
Declaratie
c. Klaarzetten
factuur voor
betaling
C.2.7
Periodiek
verslag
C.2.9 Bank
verwerking
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
Verplichting
ToelichtingDe gehele financiële administratie vindt plaats in Twinfield. Dit is
uitbesteed aan een extern administratiekantoor.
a. Opstellen factuur. Externe facturen worden opgesteld op basis
van de ontvangen inkoopfactuur.
b. Controle uitgaande factuur. Controle vindt plaats t.o.v. de
overeenkomst en verplichting.
c. Verzenden factuur. Verzending vindt plaats in principe
elektronisch.
C.2.4 Facturatie (uitgaand)
C.2.7
Periodiek
verslag
A.1.1
Uitvoering
< 6 wk
A.1.2
Uitvoering
> 6 wk
a. Opstellen
factuur
b. Controle uitg.
factuur
c. Verzenden
factuur
C.2.8
AanmanenC.2.9 Bank
verwerking
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
B.1.3
Overeen-
komst
Toelichting
a. Ontvangst declaratie. Personeel kan binnen de wettelijke kaders
en richtlijnen van Fundatis (zie instructie) een declaratie indienen.
Declaraties worden verzonden aan facturatie@fundatis.nl.
b. Controle declaratie. De officemanager controleert de declaratie
en stelt deze al dan niet beschikbaar voor betaling. De declaraties
van de officemanager worden door de verantwoordelijk directielid
(leidinggevende) gecontroleerd.
C.2.5 Declaratie
b. Controle
declaratie
C.2.9 Bank
verwerking
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
a. Ontvangst
declaratie
Toelichting
a. Ontvangst salarissheet. De salarisadministratie wordt gevoerd
door de boekhouder. Eventuele veranderingen in de
salarisverwerking worden doorgegeven aan de
salarisadministratie. Op uiterlijk de 20e van de maand ontvangt de
het verantwoordelijk directielid de salarisbetaling (incl. de
loonbelasting).
b. Controle salarissheet. Het verantwoordelijk directielid controleert
de salarissen en loonbelasting.
c. Betaalbaar stellen salaris/ loonbelasting. Bij akkoord worden de
salarissen betaald via de bank door het verantwoordelijk directielid.
De uitbetaling vindt uiterlijk de 22e van de maand plaats. Hetzelfde
directielid stelt ook de loonbelasting betaalbaar.
d. Informeren werknemers. Werknemers worden geïnformeerd over
het betaalde salaris en ontvangen de salarisstrook.
C.2.6 Salarisverwerking
b. Controle
salarissheet
C.2.9 Bank
verwerking
a. Ontvangst
salarissheet
C.1.3
Uitstroom
C.1.1
Instroom
c. Betaalbaar
stellen salaris/
Loonbelasting
d. Informeren
werknemers
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
ToelichtingPeriodiek (standaard 1x per kwartaal) wordt er intern gerapporteerd
over de financiële stand van zaken. De ouderdomsanalyse van
facturen, de begroting maar voornamelijk de financiële administratie
vormt hiervoor de bron.
Een bijzondere vorm van periodiek verslag vormt de laatste van het
jaar die betrekking heeft op het gehele boekjaar.
a. Opstellen periodiek verslag. Het opstellen gebeurt door de
officemanager (m.u.v. het jaarverslag dit gebeurt door de
boekhouder) (zie instructie).
b. Bespreken periodieke verslag. Het directielid dat
verantwoordelijk is voor financiën bespreekt dit verslag met de
collega directieleden in het MT.
c. Vaststellen periodiek verslag. Naar aanleiding van het verslag en
de bespreking wordt het verlag Inclusief acties en bijstellingen
vastgesteld.
C.2.7 Periodiek verslag
b. Bespreken
periodiek verslag
a. Opstellen
periodiek verslag
c. Vaststellen
periodiek verslag
C.2.1
Begroting
C.2.8
Aanmanen
C.2.1
Begroting
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
(definitief)
Jaarplan /
Businessplan
TWINFIELD
Toelichting
a. Opstellen ouderdomsanalyse. Op basis van informatie uit
Twinfield is het gemakkelijk een ouderdomsanalyse op te stellen
van de opstaande facturen.
b. Bespreken ouderdomsanalyse. Het directielid dat
verantwoordelijk is voor financiën bespreekt dit verslag met de
collega directieleden in het MT (minimaal 1x per maand).
c. Aanmanen opdrachtgever. In overleg met het verantwoordelijk
directielid wordt bepaald of er wordt aangemaand en hoe het
contact gezocht wordt. Aanmaningen worden in principe verstuurd
door de boekhouder op basis van een signaal van de
officemanager.
C.2.8 Aanmanen
b. Bespreken
ouderdomsanalyse
a. Opstellen
ouderdomsanalyse
c. Aanmanen
opdrachtgever
C.2.9
Bankverwer
king
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
TWINFIELD
Toelichting
a. Uitvoeren betaling. De betaling zelf wordt
uitgevoerd door de directie. Eventuele facturen
worden klaargezet door de officemanager.
b. Verwerken bankafschrift. Bankbetalingen en
ontvangsten worden verwerkt door de bank zelf.
c. Ophalen en verzenden bankafschrift. Eén maal
per twee weken wordt een actueel bankafschrift
van de tussenliggende periode verzonden aan de
boekhouder zodat Twinfield bijgewerkt kan worden.
C.2.9 Bankverwerking
a. Uitvoeren
betaling
C.2.4
Facturatie
uitgaand
C.2.6
Salaris
verwerking
C.2.5
Declaratie
C.2.3
Facturatie
inkomend
C.2.8
Aanmanen
C. Bedrijfsvoering C.2 Financiën
b. Verwerken
bankafschrift door
bank
c. Ophalen en
verzenden
bankafschrift
Toelichting
a. Opstellen Marketing en communicatieplan. Op basis van het
concept jaarplan/ businessplan stelt het marketingteam onder het
verantwoordelijk directielid een Marketing en Communicatieplan op
(zie instructie).
b. Bespreken Marketing en communicatieplan. Het directielid dat
verantwoordelijk is voor Marcom bespreekt dit met de collega
directieleden in het MT (januari).
c. Vaststellen Marketing en communicatieplan. Het plan wordt
vastgesteld door de directie.
C. Bedrijfsvoering C.3 Marketing C.3.1 Planvorming MARCOM
b. Bespreken
Marcom Plan
a. Opstellen
Marcom plan
c. Vaststellen
Marcom plan
C.3.2
Uitvoering
Marcom
B.1.4 Sales
B.3.1 Kennis-
borging
C.2.1
Begroting
(concept)
Jaarplan /
Businessplan
Toelichting
a. Uitvoeren Marketing en communicatieplan. Op basis van het
vastgestelde plan wordt er uitvoering gegeven aan het realiseren.
Hieronder vallen: uit te voeren onderzoeken, congressen. Salons,
kennissessies, etc.
b. Monitoren Marketing en communicatieplan. Het directielid dat
verantwoordelijk is voor Marcom bespreekt dit met de collega
directieleden in het MT (minimaal 1x per maand).
C.3.2 Uitvoering MARCOM
b. Monitoren/
evalueren
voortgang Marcom
a. Uitvoeren
Marcom activiteiten
C.3.1
Planvorming
Marcom
C.2.1
Begroting
C.2.2 Inkoop
B.1.1 Product
ontwikkeling
C. Bedrijfsvoering C.3 Marketing
(definitief)
Jaarplan /
Businessplan
Toelichting
a. Aanvraag middelen. Indien een medewerker van Fundatis een
bepaalde voorziening/ faciliteit of IT-middel nodig heeft voor zijn/
haar uitvoering van het werk articuleert hij deze behoefte (dit kan
schriftelijk of mondeling).
b. Beoordelen aanvraag. De beoordeling vindt plaats door de
leidinggevende. Hij/zij heeft in het achterhoofd de PCS van de
medewerker, de begroting en de werkzaamheden die de
medewerkers uitvoert in opdrachten. Indien akkoord doet de
leidinggevende de aanvraag bij het officemanagement.
C. Bedrijfsvoering C.3 Faciliteiten/IT C.4.1 Aanvraag middelen
C.2.1
Begroting
C.2.2 Inkoop
(definitief)
Jaarplan /
Businessplan
b. Beoordelen
aanvraag
a. Aanvraag
middelen
Toelichting
a. Ontvangst levering. Vanuit de geplaatste bestelling in het
inkoopproces worden de goederen geleverd.
b. Registreren ontvangst. Afhankelijk van het type middel wordt een
register bijgewerkt (zie instructie). Voorbeeld PC-register/
telefoonregister.
c. Uitgifte registratie voor gebruik. Als het middel wordt uitgegeven
aan een medewerker wordt dit geregistreerd (zie instructie).
C.4.2 Levering/ gebruik
b. Registreren
ontvangst
a. Ontvangst
levering
C.2.2 Inkoop
c. Uitgifte/
registratie voor
gebruik
C.1.3
Uitstroom
Taaklijst instroom
Afboeken
verplichting
C. Bedrijfsvoering C.3 Faciliteiten/IT
C.1.1
Instroom
top related