processorienterad arkivredovisning enligt ra-fs 2008:4 · c processorienterad arkivredovisning...

Public

Processorienterad

arkivredovisning

enligt RA-FS 2008:4

Karolina Adell, Arkivarie

Tieto, Public 360

Karolina.adell@tieto.com

© Tieto Corporation

Public

Agenda

• Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4?

• Tips på hur ni kommer man igång med arbetet att ta fram en processorienterad arkivredovisning.

• Hur vi implementerar RA-FS 2008:4 i Public 360

2

© Tieto Corporation

Public

Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -

Grundtankar• Ska redovisa information utifrån de processer som finns inom

myndigheten.

• En processorienterad klassificeringsstruktur har i RA-FS 2008:4 ersatt den gamla förteckningsplanen.

• Strukturen ska på sikt även ersätta diarieplanen för myndigheter som använder en sådan.

• Till skillnad från en diarieplan upptar klassificeringsstrukturen samtliga verksamheter hos myndigheten, inte bara ärendehandläggning.

• Ska redovisa hela myndighetens informationsmängd oavsett medium.

3

© Tieto Corporation

Public

Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 -

Grundtankar• Det allmänna arkivschemat utgick enbart från de handlingar som blivit

arkiverade.

• I det allmänna arkivschemat hamnade de flesta serierna ofta under huvudavdelningen F.

• Detta beror på att de flesta bevarandehandlingarna ordnas efter ämne (process).

• Det nya sättet utgår istället från de verksamhetsprocesser som genererar handlingarna.

• Arkivredovisningen ska vara med redan från början.

4

© Tieto Corporation

Public

Allmänna arkivschemat

5

• A Protokoll

• B Utgående handlingar

• C Diarier

• D Liggare och register

• E Inkommande handlingar

• F Ämnesordnade handlingar

• G Räkenskaper

© Tieto Corporation

Public

Allmänna arkivschemat

6

© Tieto Corporation

Public

Processorienterat redovisningssätt –

ett arbete flera vinster• Bättre överblick över verksamheten – oberoende av

organisationsförändringar.

• Tydligare kontext – man får bättre förståelse för handlingarnas betydelse då de redovisas i de sammanhang de skapas i.

• Effektivare återanvändning av information.

• Arkivredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen.

• Klassificeringsstrukturen ska tas fram gemensamt, inte bara av en ansvarig.

• Förbättringsområden inom andra aspekter tex. rutiner, arbetssätt aktualiseras?

7

© Tieto Corporation

Public

Klassificeringsstrukturens uppbyggnad

• Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd.

• Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten.

• Klassificeringsstrukturen får omfatta flera nivåer.

8

© Tieto Corporation

Public

Lite om strukturens uppbyggnad

fortsättning…

Klassificeringsstruktur”Hur ser vi ut”

Representerar hela verksamheten, och används för klassificering av

processer och dokument.

Verksamhetsområde”Varför finns vi?”

De övergripande uppdrag som verksamheten har, delas in i styrande,

stödjande och kärnverksamheter. Kärnverksamheten delas vanligen upp i ett

antal unika områden.

Process”Vad gör vi?”

Återkommande arbetsflöde, dvs. en kedja av aktiviteter som alltid genomförs

då t.ex. ett ärende handläggs. ”vad gör vi?”

Processbeskrivning/

Aktivitet” Hur går det till?”

Samtliga processer som avsätter handlingar ska beskrivas. Redovisar de

aktiviteter som ingår i processen. Beskrivningar kan vara grafiskt och/eller i

text.

Handlingstyp”Vad genererar vi?”

Anbud, Ansökan, Avtal E-post, Brev, Papper

Medium och förvaring”Var återsöker vi informationen”

Redovisa var information skapas/förvaras/återsöks – kan vara analog eller i

databas.

© Tieto Corporation

Public

Process och handlingstyp redovisas –

handling registreras

10

© Tieto Corporation

PublicFörslag på tillvägagångssätt att ta fram

en klassificeringsstruktur

11

• Ledningsprocesser

• Stödprocesser

• Kärnprocesser

Vad gör verksamheten?

Vad är erat uppdrag?

• Beslut

• Rapporter

• Avtal

• Systemstöd

Hur dokumenteras processerna?

• Format, lagring

• Behörighet

• Bevara/galla

Hur hanteras dokumentationen?

© Tieto Corporation

Public

Olika former av processbeskrivningar –

beroende på ambitionsnivån!• Enkel process karta:

12

© Tieto Corporation

Public

Olika former av processbeskrivningar –

beroende på ambitionsnivån!

13

• Lite mer detaljerad processkarta…:

© Tieto Corporation

Public

Olika former av processbeskrivningar –

beroende på ambitionsnivån!• Detaljerad processkarta…”all in”:

14

© Tieto Corporation

Public

Fastna inte i detaljer

15

• Processbeskrivningarna ska förenkla förståelsen för kopplingen mellan verksamhet och handlingar.

• Detaljeringsnivån på processbeskrivningarna måste spegla behovet av förståelse och insyn.

• Processkartlägg inte till förbannelse – kan snarare försvåra förståelsen.

• Processkartläggning för att redovisa information –verksamhetsutvecklingen kan komma sen.

© Tieto Corporation

Public

Vart börjar vi?• Inventera och läs på!

• Vad finns i diariet?

• Vad finns i arkivet?

• Lista över IT-system

• Plocka fram verksamhetsbeskrivningar, årsredovisningar, uppdragsbeskrivningar, riktlinjer och policys.

16

• Vad står på externa webben?

• Vad står i marknadsföringsmaterial?

© Tieto Corporation

Public

Vart börjar vi?• Intervjua kollegor!

• Vad du gör i ditt arbete som genererar information? Tänk gärna kring de processer du arbetar i.

• I stora drag - vilka är de handlingar som skapas i processen?

• Hur och var förvaras handlingarna idag?

17

• Registreras/diarieförs handlingar?

• Vilka handlingar tycker du kan gallras (slängas)? Tycker du att några handlingar ska bevaras?

• Omfattas några handlingarna av sekretess?

© Tieto Corporation

Public

Vart börjar vi?• Börja sammanställa

första utkastet!

• Upp-i-från- och ned-perspektiv och detaljer senare.

• Lista verksamhetsområden.

• Lista processer.

• Klustra om nödvändigt med processgrupper för att ytterligare öka förståelse.

18

• Samla ihop OS-truppen- inte simma i bassängen…

• Fokusera på klassificeringsstrukturens stomme!

© Tieto Corporation

Public

Bearbeta och fastställ

• Presentera utkast tidigt…

• Bearbeta…

• Presentera igen!

• Fastställ och implementera!

• Informera i olika kanaler!

• Bjud in till presentationsträff och sälj in!

• Lätt att man överanalyserar, komplicerar och till slut snurrar till det.

• Klassificeringsstrukturen ska öka förståelse – less is more

19

Public

Processbaserad

klassificering i Public 360°

© Tieto Corporation

Public

Klassificeringsstruktur läggs in i 360

21

© Tieto Corporation

Public

Handlingstyper enligt

klassificeringsstrukturen

22

© Tieto Corporation

Public

Exempel ärende med olika

handlingstyper

23

© Tieto Corporation

Public

Klassificeringsstrukturen är med från

början

24

© Tieto Corporation

Public

Administrera klassficeringsstrukturen I

webadmin

25

© Tieto Corporation

Public

Olika arkivförteckningar i eArchive 360

26

© Tieto Corporation

Public

Möjlighet att hantera flera arkivbilddare

och olika arkivförteckningar

27

© Tieto Corporation

Public

Frågor?

28

Public

Karolina Adell

Karolina.adell@tieto.com