proposal development- pre award training manual … · proposal development- pre award training...

PROPOSAL DEVELOPMENT- PRE AWARDTRAINING MANUAL

PART 3: SYSTEM TO SYSTEM/GRANTS.GOV SUBMISSION

Manual author:Thomas Bozza

NJIT Program Manager- Ekualiti KC

TABLE OF CONTENTS

Page # Content/Ekualiti Tab3 Hands‐On Training‐ Part 34  Initial Log‐In5 Ekualiti Portal Index6‐9 PROPOSAL TAB: Existing/New Proposals, locating & selecting Grants.gov sponsor7‐18 S2S TAB: Opportunity Subpanel19‐20 S2S TAB: Forms Subpanel 21‐23 S2S TAB: User Attached Forms Subpanel 24 Instructions to refer to Pilot Training Manual‐ Part 1 for S2S submission process25‐26 S2S TAB: Submission Details Subpanel27 When a Grants.gov sponsor is unable to process a proposal28 Instructions to refer to Pilot Training Manual‐ Part 1 for copying a proposal to a 

new document 

Hands-on Training- part 3:

• The next slides will consist of screen shots of the login screen, the Ekualiti Portal Index and the screens within the following tab in Ekualiti KC:

• S2S (System To System)

• Along with each screen shot, there will also be accompanying descriptions of the function that is occurring on the screen.

3

INITIAL LOG-IN The user logs into Ekualiti KC (Username and Password is the same) The url to access Ekualiti KC is : https://config‐kc.njit.ekualiti.com

4

EKUALITI PORTAL INDEX The user accesses the Ekualiti Portal Index to locate the pending proposal documents and notifications.

The user can also search for the proposal document by clicking the search icon.

5

The user can access existing documents on their action list by clicking the ID #.

PROPOSAL TAB

6

7

The user will create a new proposal.  Note: Please refer the Pilot Training manual‐ part 1 for the steps to populate the Proposal tab screens and Key Personnel 

tab screens.  We will also create a budget to be attached to the proposal as well. 

Note: Please refer to the Pilot Training manual‐ part 2 for the steps to create a budget.

The user can search and select the sponsor. 

88

If the proposal is able to be submitted to grants.gov, the S2S (System To System) tab will become enabled. Otherwise, this will be grayed out.

99

S2S TAB There will be 4 subpanels on the S2S tab: opportunity, submission details, forms and user attached forms. The 

user will click the S2S Lookup icon to search for the ID.

10

11

The user enters the ID in the Opportunity ID field, clicks Search and the listing will be displayed. The user will click return value. The Opportunity subpanel will be populated (see next page).

12

The user will click on the Opportunity search link www.grants.gov to locate the opportunity ID.

13

The user can then search for the opportunity they are interested in.

14

The user can view the grants.gov instruction page, which will prompt a download of a PDF file (see next page).

15

16

The user can then enter the submission type. 

17

If the Submission type selected is ‘Revision, the user will also select the S2S Revision Type from the dropdown menu.

18

The Forms subpanel is where the user can view all the forms associated with the Opportunity. The user is able to select which forms to download and print (PDF on next page). 

19

20

In the event that a form is not automatically populated, the user can go to the User Attached Forms subpanel, enter in a description, search for the form and 

click add.

21

The user attached form will be listed as a line item, giving the user the option to print the form (see PDF on next page).

22

23

After the S2S opportunity and forms are attached, the user will submit to grants.gov.

Note: Please refer to Pre‐Award Pilot Training manual‐ Part 1 (slides 125‐150) for steps on submitting proposals to grants.gov.

24

After the user submits to grants.gov, Ekualiti will display that an institutional proposal has been generated. Also, the submission details will be displayed. The user will click ‘Refresh’ button.

25

Ekualiti will display the validated submission details: status, the S2S tracking ID, Comments and time stamp of submission.

26

If/When a Grants.gov sponsor is unable to process a proposal, the aggregator will receive an email stating the reason for the incomplete submission.

27

The aggregator will need to copy the proposal document, make the corrections and then re‐start the workflow process.

Note: Please refer to Pre‐Award Pilot Training manual‐ Part 1 (slides 115‐116) for steps on how to copy a proposal document.

28