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TIPO DE PROCESO MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN DE RECIBOS DE CAJA, CONSOLIDACIÓN DE
INGRESOS DIARIOS Y CONSIGNACIONES BANCARIAS
ELABORACIÓN DE NOTAS BANCARIAS
CANCELACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO
PAGO DE NOMINA
PAGO DE IMPUESTOS
DEVOLUCIÓN ANTICIPOS A PACIENTES
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
ANULACIÓN Ó RESTITUCIÓN DE CHEQUES
CONCILIACIONES BANCARIAS
DUVER DICSON VARGASSubgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGONAsesora de Calidad
DEICY YANETH MANOSALVA RProf. Universitario - Tesoreria
GESTIÓN DE
TESORERÍA
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
DE RECURSOS
FINANCIEROSAP
OY
O
REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
ESE HOSPITAL SAN JOSE DEL GUAVIARE
Nit. 832001966-2
MAPA DE PROCESOS
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1. Identificar la obligación
PROCEDIMIENTO
Elaboración de recibos de caja, consolidación de ingresos diarios y consignaciones bancarias
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
NingunoProfesional Universitario - Tesorería
Identificando la obligación a recaudar
ingresando al sotware los datos
requeridos para identificación de la
deuda.
Cuando la persona se acerque a la
ventanilla.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION
FINALConservación
Contabilidad: Conciliación de caja
Control Interno de Gestión: arqueos de caja
RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad en una cuenta bancaria.
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
4. ALCANCE
Inicia: Identificar el valor a cancelar
Termina: Registro y archivo de consignación bancaria
Facturación: Generación de factura
Cartera: Acuerdo de pago y segumiento cartera
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
Subgerente Administrativo y Financiero
2. OBJETIVO
Registrar en el sistema los dineros que por venta de servicios y otros conceptos ingresan al hospital, con lo cual se reflejarán las transacciones económicas del área.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Caja Fuerte para custodia de los recursos
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
JERARQUIA CARGO FIRMA
ELABORO Profesional Universitario - Tesoreria
VALIDO
AREA: Tesorería
NOMBRE
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS
DUVER DICSON VARGAS ROJAS
INGRESOS: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Asesora de Calidad
APROBO
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER
INICIO
Identificar valor de obligación
Página 2
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
PROCEDIMIENTO
Elaboración de recibos de caja, consolidación de ingresos diarios y consignaciones bancarias
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Tesorería
8.2.Realizar recibo de caja e
imprimir
8.3.Entregar recibo de caja al
usuario.
8.4.
Recepcionar los listado de
recibos y efectivo de los
racaudos generados por el area
de facturación y farmacia.
8.5.Consolidar y organizar recibos
de caja
8.6.Consignar efectivo en entidad
bancaria
8.7 Registrar consignación bancaria
Entregando original del recibo de caja al
usuario.Una vez impreso el recibo de caja Ninguno
Profesional Universitario - Tesorería
Recibiendo diariamente los recibos de
cajas generadas por las áreas de
facturación y farmacia, verificando que
los valores y soportes entregados
concuerden con la información arrojada
por el sistema
DiariamenteListado de recibos de caja por consecutivos y
usuarios
Profesional Universitario - Tesorería
Profesional Universitario - Tesorería
Realizando el recibo de caja,
verificando que los datos consignados
en la liquidación realizada por el área
de cartera y/o facturación y farmacia
concuerden con el valor en tesorería,
en caso que coincidan plenamente se
confirmará e imprimirá el recibo de
caja, en caso contrario se devolverá al
área respectiva.
Al constatar la información. Recibo de caja
Profesional Universitario - Tesorería
Recepcionando la totalidad de los
recibos de caja generados en el día
anterior, se dispondrá a consolidar y
organizar por consecutivo cada uno de
los recibos generados en relación al
informe que arroje el sistema, se
verificará que concuerden en valor y
cantidad de recibos con los informes
parciales generados por los
facturadores y farmacia.
Con la recepción del listado de recibos y
efectivosListado de recibos de caja por consecutivo
Profesional Universitario - Tesorería
Realizando consignación en la entidad
bancaria el total de los recursos
recaudados, diligenciando el formato
comprobante único de consignación.
Una vez realizada la consignación.Comprobante único de consignación sellado
y visado
Profesional Universitario - Tesorería
Elaborando registro de consignación a
bancos en el módulo de Tesorería del
Software digitando toda la información
requerida por el aplicativo.
Posteriormente se registrará en el
informe de ingresos y en el auxiliar de
bancos por fecha el valor consignado.
Luego de consignar el efectivo en la entidad
bancaria.Comprobante consignación a bancos.
Recibo de caja
Existe error en recibo de
caja?
NO
SI
Devolver al área
Entregar recibo de
Recibir soportes y
Consolidar y organizar movimientos
NO
SI
Devolver al área
Existe error en consolidación?
Recibo consignación
Comprobante de transacciones
Página 3
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
PROCEDIMIENTO
Elaboración de recibos de caja, consolidación de ingresos diarios y consignaciones bancarias
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
AREA: Tesorería
8.8 Archivar
Recepción de Necesidades
DD 26 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 09 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
Asesora de CalidadDIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
Firma del responsable del documento
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA El responsable del documento autoriza la modificación.
No _____
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento TESORERIA
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE
MODIFICACION CODIFICACION
9.1. Pérdidas del dinero en fuente de recaudo o en trámite de consignación bancaria
9.2. Pérdida de dinero por desactualización de software
9. RIESGO
Profesional Universitario - Tesorería
Organizando documentos soportes así:
1 Comprobante único de consignación.
2. Listado de consignación a bancos
3.Listado de recibos de caja por
consecutivo. 4. Listado de recibos de
caja por usuario. 5. Recibos de caja por
consecutivo (menor a mayor).
Una vez organizada la información. Ninguno
FIN
Archivar
Página 4
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1.
Identificar el cliente
originador de los ingresos
a cuentas bancarias de la
entidad
Diariamente
Ingresos: Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO
CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Conservación
Consignación: Ingreso de una cantidad en una cuenta bancaria.
Transferencia: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
CARTERA: Identificación del pago
Subgerente Administrativo y Financiero
4. ALCANCE
Inicia: Identificar el cliente originador
Termina: Realizar Nota bancaria
CONSERVACIONDISPOSICIO
N FINAL
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Profesional Universitario - Tesorería
Registrando en el libro auxiliar de bancos los
ingresos con el fin de obtener la información
necesaria para su registro contable (Número de
identificación tributaria o identificación de la
persona natural o jurídica). En los casos en que se
trate de consignación, se solicitará a la entidad
bancaria identificación del tercero por escrito o por
el medio que la entidad bancaria considere
necesario. Cuando el ingreso es por transferencia
electrónica la entidad bancaria reportará a los
correos electrónicos autorizados por la entidad.
Oficio y/o correo electrónico de solicitud de
identificación de ingresos, registro en libro
auxiliar de bancos
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
CONTABILIDAD: Identificación contable
IIdentificar y registrar diariamente los ingresos realizados en las cuentas bancarias de la entidad, reflejando las transacciones económicas realizadas por el área.
2. OBJETIVO
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
FIRMA
PROCEDIMIENTO
Elaboración de notas bancarias
INICIO
Oficio identificación deingreso
Página 5
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Subgerente Administrativo y Financiero
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
FIRMA
PROCEDIMIENTO
Elaboración de notas bancarias
8.2.Identificar el tipo de
ingreso
8.3.Realizar nota bancaria,
confirmar e imprimir
8.3. Archivar
Recepción de Necesidades
DD 26 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 09 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Ninguna
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento TESORERIA
9.1. Errores de contabilización que generen estados contables irreales afectando la toma de desiciones.
Correo electrónico
Profesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos
realizados.Diariamente
TIPO DE
9. RIESGO
Comentarios:
Nota bancaria
Profesional Universitario - Tesorería, Tecnico
en cartera y Planeación.
Enviando diariamente la relación de terceros de
ingresos percibidos al área de cartera, quien
identificará la procedencia del recurso, el régimen y
la cuenta contable que manejan las facturas a
descargar con el ingreso y notificará al área de
tesorería. En el caso en que el recurso no sea una
venta de servicios (recursos de inversión o
destinación específica) se verificará con el área de
planeación y contabilidad, el tipo de ingreso y su
contabilización.
Diariamente
No _____
Profesional Universitario - Tesorería
Realizando nota bancaria, ingresando al software
de la entidad la fecha del ingreso, valor, tercero y
cuenta contable indicada por el área responsable. .
Al identificar el cliente generador y el
tipo de ingreso
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9. Otra ¿cuál?
FECHA DE REVISION CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION
Correo electrónico identificación tipo
ingreso
Nota bancaria
FIN
Archivar
Página 6
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Subgerente Administrativo y Financiero
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
FIRMA
PROCEDIMIENTO
Elaboración de notas bancarias
Si No
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Firma del responsable del documento
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
Página 7
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
ALMACENAMIENTO CONSERVACION
NOMBRE
DISPOSICION
FINALConservación
CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada
beneficiario.
TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a traves de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso
FIRMA
2. OBJETIVO
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
FACTURA: Es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye título valor
TIEMPO DE RETENCION
(AÑOS)2
Gerencia: Autorización de pagos
Cancelar las obligaciones que la entidad adquiere con el fin de garantizar su normal funcionamiento.
4. ALCANCE
Inicia: Recepción de la cuenta por pagar
Termina: Pago de la obligación
Presupuesto: Asignación de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Regsitro Presupuestal
Contabilidad: Causación de las cuentas por pagar
Subgerencias: Creación de la necesidad
Subgerente Administrativo y Financiero
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Cancelación de órdenes de pago
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA
CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
CUENTA POR PAGAR: Es una deuda contraída por la empresa relacionado directamente con la actividad económica de la empresa
CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad de dinero en una cuenta bancaria.
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
Página 8
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Cancelación de órdenes de pago
AREA: Tesorería
8.2.Relacionar las cuentas
por pagar
8.3. Definir pagos
8.4.Descargar del archivo
de cuentas por pagar
Registro en libro radicador
Relación pagos autorizados
Ninguno
Gerente, subgerente administrativo y
Profesional Universitario Tesorería
Realizando comité de pagos para determinar el
orden de pago de las cuentas por pagar en relación
a la prioridad y la liquidez; en todos los casos el
representante legal o su delegado deberán asistir.
Cuando exista líquidez
Profesional Universitario Tesorería
Descargando del archivo proveedores las cuentas
autorizadas por el representante legal y registrando
en el libro de egresos.
Cuando se autorice el pago
Profesional Universitario Tesorería y
Gerencia
Relacionando las cuentas por pagar en el cuadro de
proveedores con el fin de hacer seguimiento y
determinar la cantidad y el monto que se adeuda
por cada proveedor.
Cuando se realice recepción de cuentas Informe relación cuentas por pagar
Recibiendo de gerencia las cuentas por pagar,
verificando que estén todos los documentos
soportes y que cumplan con los requisitos legales.
Cuando se encuentren inconsistencias en la cuenta
por pagar no se recibirá o se devolverá a la
gerencia evidenciando la inconsistencia.
DiariamenteRecepcionar cuentas
por pagar
Profesional Universitario Tesorería y
Gerencia8.1.
INICIO
Recepcionar cuenta con sus soportes
Existe inconsistencia SI
Devolver a gerencia NO
Programación de págos
Desgargar archivos de cuentas autorizadas
Informe relación cuentas por pagar
Página 9
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Cancelación de órdenes de pago
AREA: Tesorería
8.6.Entregar cheque y
hacer firmar
8.7 Archivar
En caso de que existan errores en la elaboración
del cheque que impidan su entrega, se deberá
realizar la anulación del título de acuerdo al
procedimiento de anulación de cheques
Cuando existan errores en la elaboración Ninguno
Registrando en el libro auxiliar de bancos (fecha,
tercero y valor de giro), posteriormente se procede
a elaborar en el software el comprobante de egreso
para lo cual se identifica el proveedor y la factura o
cuenta de cobro a cancelar, una vez generado el
comprobante de egreso se realizará el
diligenciamiento del cheque verificando que
concuerden el consecutivo en el libro de bancos, el
valor en letras con el numérico, el proveedor o su
autorizado con el beneficiario del cheque y el valor
autorizado con el valor girado.
En todos los casos el cheque deberá pasar por el
protectografo para marcar el valor, seguidamente a
Gerencia para la firma del representante legal y
finalmente la firma del Tesorero
Después de descargar las cuentas por
pagarCheque diligenciado
Diariamente NingunaProfesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos
realizados.
Cuando este el cheque diligenciado y
firmadoComprobante de egreso firmado
Realizar cheque y
girar el cheque Profesional Universitario Tesorería8.5.
Profesional Universitario Tesorería
Entregando cheque girado a primer beneficiario,
consignando, transfiriendo al beneficiario o
autorizado el cheque generado; será necesario
verificar la identidad del reclamante solicitando
documento de identificación en original, firma y
huella. Datos que serán consignados en el
comprobante de egreso. Cuando es autorizado se
debe anexar copia del documento de identidad de la
persona que reclama el cheque, si la autorización
es de una empresa debe venir en papel
membretado de la misma
Cheque y comprobante de pago
Existe inconsistencia en
la cuenta? SI
Anular cheque
NO
Entregar y firmar cheque y egreso
FIN
Archivar
Página 10
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Cancelación de órdenes de pago
AREA: Tesorería
Recepción de Necesidades
DD 26 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 09 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
Código del documento Área responsable del documento TESORERIA
9.1. Cancelar un mayor valor al adeudado
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9.2. Pérdida de cheque
9.3. Pérdida de cuenta por pagar y/o ducumentos soportes de la misma
Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO
FECHA DE REVISION CODIFICACION
FIRMA
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
No _____
El responsable del documento autoriza la modificación.
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ
RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
9. RIESGO
Nombre del documento revisado:
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Firma del responsable del documento
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
Página 11
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad de dinero en una cuenta bancaria.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO
PLANTILLA: Formato guía que se adecua a la estructura del archivo plano generado por la empresa.
CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
PROCEDIMIENTO
Pago de Nómina
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
2. OBJETIVO
Gerencia: Autotización de pago.
Realizar en forma oportuna y eficaz el pago de la nómina.
4. ALCANCE
Inicia: Recepcionar nómina.
Termina: Pago de nómina.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Presupuesto: Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS
Contabilidad: Causación de Nómina
Talento humano: Liquidación de Nómina.
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso.
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ
ARCHIVO PLANO: Unidad de datos o información (hoja de calculo o texto) que contienen solo caracteres, almacenada en algún medio para ser utilizada por aplicaciones y programas del computador para guardar o enviar.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER
Página 12
8.3. Cargar archivo en plataforma bancaria
8.4. Verificar en banca electrónica el pago
8.5. Elaborar nota bancaria Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Generar archivo plano de nómina Profesional Universitario Tesorería8.2.
Recepcionar Nómina Profesional Universitario Tesorería8.1.
INICIO
Hoja de ruta
Existe inconsistencia
nomima? SI
NO Devolver a
gerencia
Archivo Plano de nómina
Formato autorización
Cargar archivo plano en plataforma
bancaria
Soporte de pago
Nota bancaria o comprobante de
egreso
Página 13
8.7 Archivar
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental
MM 10 2. Mejora del documento
AAAA 2013 3. Inclusión de registros
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
9. RIESGO
9.1. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos diferentes al valor por pagar
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL.
NOMBRE Y APELLIDO CARGO
FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION
Nombre del documento revisado: Código del documento
Profesional Universitario - Tesorería
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9.2. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos a un tercero no autorizado
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
FIN
Archivar
Página 14
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad de dinero en una cuenta bancaria.
CONSERVACION DISPOSICION FINAL
PLANTILLA: Formato guía que se adecua a la estructura del archivo plano generado por la empresa.
CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
PROCEDIMIENTO
Pago de Nómina
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE FIRMA
2. OBJETIVO
Gerencia: Autotización de pago.
Realizar en forma oportuna y eficaz el pago de la nómina.
4. ALCANCE
Inicia: Recepcionar nómina.
Termina: Pago de nómina.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Presupuesto: Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
Contabilidad: Causación de Nómina
Talento humano: Liquidación de Nómina.
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
CARGO
TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso.
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
ARCHIVO PLANO: Unidad de datos o información (hoja de calculo o texto) que contienen solo caracteres, almacenada en algún medio para ser utilizada por aplicaciones y programas del computador para guardar o enviar.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
Página 15
Luego de verificar la aplicación del pago
Recibiendo de gerencia la nómina y la
seguridad social, verificando que se
encuentren en cumplimiento de las condiciones
necesarias para el pago. (Nómina y sus
desprendibles por empleado, resolución de
pago, certificado de disponibilidad
presupuestal, registro presupuestal)
Cuando se encuentren inconsistencias en la
Nómina o seguridad social no se recibirá o se
devolverá a la gerencia evidenciando la
inconsistencia.
Mensualmente
Verificando transcurridas 12 horas la aplicación
de la transferencia electrónica e imprimiendo
como soporte del pago y anexándolo a la nota
bancaria.
Cuando existan autorizaciones a terceros
Profesional Universitario Tesorería
Elaborando en el software la nota bancaria,
afectando las cuentas contables indicadas en
la liquidación de la nómina y los valores
correspondientes.
Profesional Universitario Tesorería
Cargando el archivo digital por medio de
internet en la plataforma de la entidad bancaria
e imprimiendo la confirmación de cargue.
Después de generar el archivo plano
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Pasadas 12 horas del cargue
Generando archivo de nómina del software y
descargando el archivo plano que se cargará
en la plataforma bancaria, indicando además
de los datos generales del empleado y su
número de cuenta el importe neto a recibir por
cada uno de los empleados de la entidad.
Cuando se va efectuar el pago de nómina
En el caso en que existan autorizaciones del
empleado a terceros se aplicarán en el archivo
plano, previa verificación de las condiciones
mínimas de la autorización (identificación clara
de la cuenta por pagar, valor autorizado,
identificación, cuenta y entidad bancaria del
tercero, firma y huella del titular).
Profesional Universitario Tesorería
Página 16
6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
Si
9. RIESGO
TESORERIA
9.1. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos diferentes al valor por pagar
El responsable del documento autoriza la modificación.
Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
CARGO
CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION TIPO DE
Código del documento Área responsable del documento
Profesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos
realizados.
Asesora de Calidad
FIRMA
Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9.2. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos a un tercero no autorizado
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
Subgerente Administrativo y Financiero
Diariamente
Página 17
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
CONSIGNACIÓN: Ingreso de una cantidad de dinero en una cuenta bancaria.
Conservación
PLANTILLA: Formato guía que se adecua a la estructura del archivo plano generado por la empresa.
CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
FIRMA
2. OBJETIVO
Gerencia: Autotización de pago.
Realizar en forma oportuna y eficaz el pago de la nómina.
4. ALCANCE
Inicia: Recepcionar nómina.
Termina: Pago de nómina.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Presupuesto: Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.
Contabilidad: Causación de Nómina
Talento humano: Liquidación de Nómina.
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
TRANSFERENCIA: Es una manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado que es generalmente el del banco con quien se tiene dada de alta la cuenta y claves de acceso.
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
ARCHIVO PLANO: Unidad de datos o información (hoja de calculo o texto) que contienen solo caracteres, almacenada en algún medio para ser utilizada por aplicaciones y programas del computador para guardar o enviar.
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DOCUMENTO GENERADO
Página 18
Formato de autorización a terceros
Nota bancaria o comprobante de egreso
Registro en Formato hoja ruta
Confirmación de cargue
Soporte del pago
Archivo plano
Página 19
¿se asigna nuevo código?
No
9. RIESGO
TESORERIA
9.1. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos diferentes al valor por pagar
El responsable del documento autoriza la modificación.
AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
CODIFICACION
No _____
Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9.2. Errores en la elaboración del archivo plano pueden generar pagos a un tercero no autorizado
Comentarios:
Ninguna
Página 20
ESTADO
DOCUMENTAL
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1.Solicitar relación de
valores a pagar
IMPUESTO: Obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION Conservación
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
DISPOSICION FINAL
Asesora de Calidad
DIAN: Dirección de impuestos y aduanas nacionales.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Contabilidad: Liquidación de impuestos
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Profesional Universitario Tesorería
Solicitando al área de contabilidad la relación de
valores a pagar por concepto de Retención en la
fuente, ICA y Estampillas departamentales.
Recibido en balance de prueba
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Mensualmente
Inicia: Recepción de balance de prueba
Termina: Pago de los impuestos
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
2. OBJETIVO
Gerencia: Autorización de pago
Pagar oportunamente los impuestos que por ley correspondan a la entidad.
4. ALCANCE
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ
FIRMA
Profesional Universitario - Tesorería
PROCEDIMIENTO
Pago de impuestos
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
CARGOJERARQUIA NOMBRE
INICIO
Balance de prueba
Página 21
ESTADO
DOCUMENTAL
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Pago de impuestos
AREA: Tesorería
8.2. Elaborar egreso
8.3
Diligenciar
formularios de
declaración de
impuestos
8.4Girar el cheque o
transferencia
8.5 Entregar cheque
8.6 Archivar
9. RIESGO
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Entregando cheque girado en la caja de la entidad
recaudadora, consignando o transfiriendo al
recaudador
Cuando este el cheque diligenciado y firmado
o se haya realizado la transferencia.
Realizando comprobante de egreso en el software,
afectando las cuentas contables y valores indicados en
el balance de prueba
Diligenciando los formularios de declaración de
impuestos en físico o magnético según la plataforma
definida por el recaudador.
En caso de impuesto de retención en la fuente se
cargará y presentará por medio de la página web de
la DIAN y se descargará el recibo de pago generado
por cada concepto
Profesional Universitario - TesoreríaArchivando cronológicamente los movimientos
realizados.Diariamente Ninguna
Después de solicitar la relación de impuestos
por pagarFormulario declaración dilienciado
Profesional Universitario Tesorería
Girando el cheque o transferencia en relación a los
valores por cancelar, se registra en el libro auxiliar de
bancos (fecha, tercero y valor de giro) se realizará el
diligenciamiento del cheque verificando que
concuerden el consecutivo en el libro de bancos, el
valor en letras con el numérico, el proveedor o su
autorizado con el beneficiario del cheque y el valor
autorizado con el valor girado.
En todos los casos el cheque deberá pasar por el
protectografo para marcar el valor, seguidamente a
Gerencia para la firma del representante legal y
finalmente la firma del Tesorero.
En caso de que existan errores en la elaboración del
cheque que impidan su entrega, se deberá realizar la
anulación del título valor de acuerdo al procedimiento
de anulación y restitución de cheques.
Después de diligenciar los formularios y
verificado el cheque o transferencia o cuando
existan errores en la elaboración. Cheque diligenciado o transferencia exitosa.
Comprobante de egreso con soporte de pago
Después de solicitar la relación de impuestos
por pagarComprobante de egreso
Comprobante de egreso
Formulario declaración
Existe inconsistencia en
cheque o SI
Anular cheque o transferencia NO
Girar cheque o transferencia
Cheque o tranferencia y
egreso
Girar cheque
FIN
Archivar
Página 22
ESTADO
DOCUMENTAL
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Pago de impuestos
AREA: Tesorería
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 10 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
9.1. Pago de intereses o moratorios y/o sanciones por presentación o pago extemporáneo
RESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO
FECHA DE REVISION
No _____
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
CODIFICACION
TESORERIA
FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
Página 23
VIGENTE
IMPUESTO: Obligaciones generalmente pecuniarias a favor del acreedor tributario.
Conservación
PAGO: Se trata de la entrega de un dinero o especie que se debe tras la prestación de algún servicio.
DIAN: Dirección de impuestos y aduanas nacionales.
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Contabilidad: Liquidación de impuestos
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Recibido en balance de prueba
DOCUMENTO GENERADO
Inicia: Recepción de balance de prueba
Termina: Pago de los impuestos
2. OBJETIVO
Gerencia: Autorización de pago
Pagar oportunamente los impuestos que por ley correspondan a la entidad.
4. ALCANCE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
FIRMA
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Página 24
VIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
9. RIESGO
Ninguna
Formulario declaración dilienciado
Cheque diligenciado o transferencia exitosa.
Comprobante de egreso con soporte de pago
Comprobante de egreso
Página 25
VIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
9.1. Pago de intereses o moratorios y/o sanciones por presentación o pago extemporáneo
AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
No _____
Comentarios:
CODIFICACION
TESORERIA
El responsable del documento autoriza la modificación.
Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Página 26
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1.Recepcionar documentos
de devolución
Cada vez que un paciente solicite
devolución y cuando falten documentos
ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION
FINALConservación
FIRMA
2. OBJETIVO
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Contabilidad: Verificación de anticipos.
PROCEDIMIENTO
Devolución anticipo a pacientes
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
Recepcionando del paciente los documentos
que acreditan la existencia de anticipos a
favor del usuario (recibo de caja, factura de
venta y estado de cartera con visto bueno
del coordinador del área de cartera y
contabilidad).
En caso de falta de alguno de los
documentos indispensables se remitirá al
área encargada (facturación, cartera y/o
contabilidad)
Ninguno
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
Realizar la devolución de los excedentes generados por mayores valores pagados en la atención de pacientes.
4. ALCANCE
Inicia: Recepción de documentos
Termina: Pago o devolución
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
DEVOLUCIÓN: Corresponde a la devolución de saldos a favor o del documento garantía, una vez se finaliza el pago del saldo total de la deuda.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2
Cartera: Generación de estado de cartera.
Facturacion: Generación de factura.
Subgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
VALIDO
Profesional Universitario Tesorería
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
Asesora de Calidad
INICIO
Recepcionar documentos devolución
Faltan soportes
devolución? SI
NO
Remir a facturación, cartera y/o conabilidad
Página 27
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
PROCEDIMIENTO
Devolución anticipo a pacientes
AREA: Tesorería
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
8.2.Diligenciar formato de
devolución
8.5. Elaborar el egreso
8.6. Girar el cheque
8.7 Entregar cheque Comprobante de egreso con soporte de pago
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Profesional Universitario Tesorería
Cuando este el cheque diligenciado y
firmado o se haya realizado la
transferencia.
Elaborando egreso en el software
descargando la cuenta por pagar generada
por el anticipo
Profesional Universitario Tesorería
Entregando cheque girado en la caja de la
entidad recaudadora, consignando o
transfiriendo al recaudador
Después de elaborar el egreso.
Cuando existan errores en la elaboración.
Después de la verificacion del cheque
Cheque diligenciado
Girando el cheque o transferencia en
relación a los valores por cancelar, se
registra en el libro auxiliar de bancos (fecha,
tercero y valor de giro) se realizará el
diligenciamiento del cheque verificando que
concuerden el consecutivo en el libro de
bancos, el valor en letras con el numérico,
el proveedor o su autorizado con el
beneficiario del cheque y el valor autorizado
con el valor girado.
En todos los casos el cheque deberá pasar
por el protectografo para marcar el valor,
seguidamente a Gerencia para la firma del
representante legal y finalmente la firma del
Tesorero.
En caso de que existan errores en la
elaboración del cheque que impidan su
entrega, se deberá realizar la anulación del
título valor de acuerdo al procedimiento de
anulación y restitución de cheques.
Después de diligenciar el formato Comprobante de egreso
Diligenciando el formato de devolución; el
usuario que presenta la solicitud de
devolución deberá ser el titular del anticipo y
tendrá que estar plenamente identificado
(cédula de ciudadanía original).
En caso de que el titular del anticipo sea
menor de edad se entregará a sus padres
previa verificación del registro civil de
nacimiento y ante la presentación del
documento en original del familiar
reclamante.
Después de recepcionar los documentos Formato de devoluciónFormato de devolución
Comprobante de egreso
Cheque SI
Anular cheque o transferencia NO
Cheque o tranferencia y
egreso
Girar cheque
Página 28
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
PROCEDIMIENTO
Devolución anticipo a pacientes
AREA: Tesorería
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
8.8 Archivar
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 10 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
Profesional Universitario TesoreríaArchivando cronológicamente los
movimientos realizados.Diariamente Ninguna
9. RIESGO
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento TESORERIA
El responsable del documento autoriza la modificación.
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
9.1. Perdida de cheque
FECHA DE REVISION CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
No _____
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA
Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
FIN
Archivar
Página 29
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1. Solicitar extractos bancarios Mensual
CONCILIACIÓN BANCARIA: Confrontación de registros entre el libro de bancos y el extracto bancario
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO
CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE
CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación
EXTRACTO BANCARIO: Reporte del movimiento de la cuenta que expide la entidad bancaria, por período mensual.
CUENTA BANCARIA: Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en el cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.
FIRMA
2. OBJETIVO
Contabilidad: Conciliación contable
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Oficio
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
Conciliar bancos, para determinar las diferencias que puedan existir entre el libro de bancos registrado en el sistema y el extracto bancario, reflejando la verdadera situación financiera de los libros de bancos de la entidad.
4. ALCANCE
Inicia: Recepción de los extractos bancarios
Termina: Aprobación de la conciliación bancaria
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Profesional Universitario Tesorería
Solicitando mediante oficio la emisión de los
extractos bancarios del mes inmediatamente
anterior dentro de los primeros 5 días del mes
en curso.
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
Subgerente Administrativo y Financiero
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
PROCEDIMIENTO
Conciliación bancaria
AREA: Tesorería
INICIO
Oficio solicicud de extractos
Página 30
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Conciliación bancaria
AREA: Tesorería
8.2. Conciliar información
8.3. Aprobar el cruce de información
Imprimir conciliación bancaria
8.8 Archivar
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
Ninguna
Área responsable del documento TESORERIA
9.2. Incurrir en omisiones y errores cometidos tanto por el banco como por el cuenta habiente.
Código del documento
Profesional Universitario TesoreríaImprimiendo la conciliación bancaria generada
durante el período de estudio
9. RIESGO
Nombre del documento revisado:
9.1. No conocer la cifra exacta con la que se cuenta e incurrir en sobregiros .
FECHA DE REVISION
Profesional Universitario Tesorería
Archivando cronológicamente los movimientos
realizados.Diariamente
CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
Oficio
Profesional Universitario Tesorería
Aprobando el cruce realizado, verificando que
los saldos coincidan con los movimientos del
mes del balance general al corte del periodo y
los extractos bancarios, imprimiendo y
firmando el informe de la conciliación
bancaria.
En caso de existir diferencias se presentaran
los soportes que avalan la conciliación y se
subsanará la diferencia, al no existir
diferencias el contador firmará el informe de
conciliación en señal de aceptación
Después de realizar el cruce
Profesional Universitario Tesorería
Después de aprobar la conciliación. Formato de conciliación bancaria
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Informe de conciliación bancaria
Cruzando la información contenida en los
extractos contra la información de los libros de
bancos del software, se registrarán las
partidas faltantes que arroje la revisión
buscando la igualdad de los valores en
extractos con los reportados al software.
En caso de presentarse diferencias se deberá
oficiar a la entidad financiera, solicitando el
respectivo soporte de las partidas en
conciliación.
Después de recibir los extractos o en caso de
presentarse diferencias.
Oficio aclaratorio de diferencia
Existen
diferencias? SI
Solicita soportes de aclaración al banco
NO
Informe conciliación
Existen
diferencias? SI
se subsana con soportes NO
Conciliación bancaria
FIN
Archivar
Página 31
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Conciliación bancaria
AREA: Tesorería
MM 10 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
No _____
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGOEl responsable del documento autoriza la modificación.
FIRMA
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
Firma del responsable del documento
Página 32
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1.Generar reporte de
estado de cheques
8.2.
Identificar el cheque y
motivo de la
anulación
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Mensualmente
Conservación
ACREEDOR: Es aquella persona (física o jurídica), legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su
obligación, este persiste.
Establecer los pasos a seguir para la anulación de cheques en deterioro fisico, por tiempo, a solicitud descrita del beneficiario, destruccion del cheque.
4. ALCANCE
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL
Inicia: Generar reporte de estado de cheques
Termina: Anulación y restitución del cheque.
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
JERARQUIA NOMBRE FIRMA
Presupuesto: ingreso presupuestal
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
CHEQUE: Es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada
beneficiario.
DOCUMENTO GENERADO
Profesional Universitario Tesorería
Identificando el cheque que será objeto de
anulación, soportando y argumentando el
motivo de anulación ya sea por deterioro
físico, por tiempo, a solicitud escrita del
beneficiario o interventor y destrucción ó
pérdida del cheque.
Después de generar el reporte mensual de
cheques girados no cobrados y cada vez que
se presente solicitud de anulación.
Solicitud de anulación, certificaciones
bancarias, y denuncio de pérdida de
documentos ante autoridad competente
cuando se requiera, oficio de solicitud al
interventor
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Profesional Universitario TesoreríaGenerando reporte mensual de cheques
girados no cobradosInforme de cheques girados no cobrados
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
Contabilidad: ajuste contable
Subgerente Administrativo y Financiero
2. OBJETIVO
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
CARGO
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
ELABORO DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesorería
PROCEDIMIENTO
Anulación ó restitución de cheques
AREA: Tesorería
INICIO
Informe cheques girados
Soportes de anulación de
cheque
Página 33
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Anulación ó restitución de cheques
AREA: Tesorería
8.3 Anular cheque
8.4 Girar Cheque
8.5 Entregar cheque
8.6 Archivar
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 10 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
TESORERIA
Profesional Universitario Tesorería
Soportando los documentos necesarios para
realizar el nuevo giro del cheque, realizando
los movimientos contables necesarios en el
software de la entidad.
Después de elaborar el comprobante de
egresoCheque y comprobante de egreso
9.1. Pérdida del título valor.
FECHA DE REVISION CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
9. RIESGO
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento
No _____
Profesional Universitario - Tesorería
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
Archivando cronológicamente los
movimientos realizados.Diariamente Ninguna
Profesional Universitario Tesorería
Anulando el cheque que cumpla con algunos
de los motivos objetos de anulación
anteriormente mencionados.
En caso de pérdida adelantar las gestiones
necesarias para soportar el nuevo giro.
Cuanto exista deterioro físico, por tiempo, a
solicitud escrita del beneficiario o interventor y
destrucción ó perdida del cheque.
Oficio solicitud nuevo giro de cheque
Profesional Universitario Tesorería
Entregando cheque firmado y girado a primer
beneficiario, consignando, transfiriendo al
beneficiario o autorizado el cheque generado;
será necesario verificar la identidad del
reclamante solicitando documento de
identificación en original, firma y huella. Datos
que serán consignados en el comprobante de
egreso. Cuando es autorizado se debe anexar
copia del documento de identidad de la
persona que reclama el cheque, si la
autorización es de una empresa debe venir en
papel membretado de la misma
Cuando este el cheque diligenciado y firmado Comprobante de egreso firmado
Cheque
Se anula cheque fisico? SI
NO
Oficio solicitud Nuevo giro
Cheque y comprobante de
egreso
Cheque y egreso firmado
FIN
Archivar
Página 34
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Anulación ó restitución de cheques
AREA: Tesorería
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si NoDEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Firma del responsable del documento
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
El responsable del documento autoriza la modificación.
Página 35
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN
SITIO Calidad y tesorería ACTIVO X
AREA Calidad y tesorería MUERTO
Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA
8.1Solicitud al banco de apertura o
cancelación
8.2Diligenciar Formularios y adjuntar
anexos
CUENTA BANCARIA: Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. Existen diferentes tipos de cuentas bancarias, como las cuentas corrientes, para efectuar las
operaciones bancarias del día a día, o las cuentas de ahorro para encomendar la custodia de fondos de un cliente.
TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 ALMACENAMIENTO CONSERVACION
Profesional Universitario Tesorería
Contabilidad: Creación de la cuenta
APROBO DUVER DICSON VARGAS ROJAS
CARGO
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ
Termina: Radicar documentación en entidad bancaria
Subgerente Administrativo y Financiero
5. ACTIVIDADES RELACIONADAS
JERARQUIA NOMBRE
Profesional Universitario Tesorería
Diligenciando los formularios y tarjetas de
registro de firmas remitidos en respuesta de
la entidad bancaria, anexando los
documentos soportes requeridos por la
entidad bancaria.
Al recibir contestación de la entidad
bancaria
DISPOSICION
FINAL
FIRMA
2. OBJETIVO
Recursos Tecnológicos: Computador, impresora, software.
Recursos Logísticos: Instalaciones físicas en óptimas condiciones, insumos de papelería.
Recursos de suministro: Elementos de papelería y utililes de oficina.
Elaborando oficio de solicitud de apertura o
cancelación de cuenta y radicando en entidad
bancaria
Después de recepcionar la solicitud Oficio
Formularios diligenciados
Sistemas: Inactivación de la cuenta
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
Conservación
CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO
6. DEFINICIONES
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Conocer el proceso de apertura o cancelación de cuentas bancarias según la necesidad de la institución
4. ALCANCE
Inicia: Recepcionar solicitud de apertura o cancelación de cuenta bancaria
VALIDO
ELABORO Profesional Universitario - Tesorería
DIANA CAROLINA ORTEGON LANCHEROS Asesora de Calidad
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Apertura y cancelación de cuentas
AREA: Tesorería
1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
INICIO
Formularios diligenciados
Oficio solicicud de extractos
Página 36
ESTADO
DOCUMENTALVIGENTE
Código:
Fecha:
Versión: 2.0
PROCEDIMIENTO
Apertura y cancelación de cuentas
AREA: Tesorería
8.3Radicar documentación en entidad
bancaria
Recepción de Necesidades
DD 2 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?
MM 10 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______
AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?
4. Omisión de registros
5. Cambio de registros
Si No
9. RIESGO
Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento TESORERIA
9.1. Consignación de dineros de dudosa procedencia.
El responsable del documento autoriza la modificación.
DEICY YANETH MANOSALVA RODRIGUEZ Profesional Universitario - Tesoreria
PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION
NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMA
FECHA DE REVISION CODIFICACIONRESULTADOS DE LA REVISION
TIPO DE
MODIFICACION
No _____
Al diligenciar formularios Apertura o cancelación de cuenta
DUVER DICSON VARGAS ROJAS Subgerente Administrativo y Financiero
DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad Firma del responsable del documento
10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS
9.2. Utilización inadecuada de las cuentas bancarias.
9. Otra ¿cuál? Comentarios:
Profesional Universitario Tesorería
Entregando la documentación solicitada en la
entidad bancaria con todos sus anexos; la
cual en caso de encontrarse de acuerdo con
la información diligenciada y comprobando
los anexos procederá a abrir la cuenta o
cancelarla, asignar número y entregar
talonarios. En caso de presentar alguna
inconsistencia en el diligenciamiento o
anexos se devolverá al punto 8.2
Entregar documentos para
apertura de cuenta
Presentan inconsistencia en el
dilienciamiento? SI
NO
FIN
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