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Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14

Center for Leadership Excellence.

Tips for Section Chairs

Norberto LerendeguiR9 Regional Director Electnlerendegui@ieee.org

Gustavo GiannattassioR9 Regional Directorgianna@ieee.org

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The wheel of success: natural process

2

More and Better Services to Members

Members more

satisfied

More motivated Volunteers

More Newand Enthusiastic

Members

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www.ieee.org/cle

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Tips

para

Nuevos Presidentes de Sección

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Section Rebates• Section: $2000• Fellow & Senior Member: $4• Member, Associate & Student: $3• Affiliate: $1,5• Subsección: $500• Cada Capítulo o Grupo de Afinidad: $200• Bono 10% por reporte a tiempo (22/Febrero)• Bono extra por Actividad (ver Rebate Schedule en www.ieee.org/scsreports)• La Sección, Capítulos, Subsección, Grupos deben cumplir con los requerimientos de

reporte

ASPECTOS FINANCIEROS

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Asistencia de las Sociedades a los CapítulosCada sociedad tiene su propio programa (Ej.: PES High Performing Chapter Grant Program)Ver la guía de Fondos para Capítulos de Sociedades

www.ieee.org/chapters

Ingreso por ConferenciasOportunidades de patrocinio con Sociedades, Secciones y Otros CapítulosVer la página Web de Conferencias de Actividades Técnicas

www.ieee.org/conferences

ASPECTOS FINANCIEROS

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¿Cómo se gasta el dinero?

• Actividades patrocinadas por IEEE:• Apoyo a Capítulos y Grupos de Afinidad• Newsletters• Apoyo a Ramas Estudiantiles• Conferencistas Distinguidos• Reuniones Técnicas, Administrativas o Sociales• Elementos de Reconocimiento (banners, placas, pines, certificados)

ASPECTOS FINANCIEROS

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¿Cómo y qué se reporta a IEEE?

• Annual Financial Report (L-50)

ASPECTOS FINANCIEROS

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Cuentas Custodia (Custody Accounts) Son Cuentas de Retención• Se usan en las Regiones 8, 9 y 10• Desarrolladas para conducir problemas monetarios, tales como inflación excesiva• Los costos de membresía son pagados a la Sección en moneda local• El Rebate es depositado en una cuenta en IEEE HQ• Las renovaciones o nuevas membresías enviadas a HQ son pagadas a partir de los fondos Rebate

ASPECTOS FINANCIEROS

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Generación y Envío de Reportes:La sección deber reportar anualmente a IEEE Operations Center en Piscataway:

Lista de officers, Actividad FinancieraActividad de Encuentros (Técnicos, Educativos, Administrativos)

• Bono de 10% si el reporte es enviado no más tarde que la tercera semana de Febrero• Deadline final para recibir rebate es 30 de Junio

Formularios disponibles en la Web (Nov/Dic):www.ieee.org/scsreports

REPORTES

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Reportes de Reuniones (remitido por el Secretario):www.ieee.org/L31

Reporte Financiero (a ser remitido por el Tesorero)(financial report L-50)Preguntas?

financial-report@ieee.org

REPORTES

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Reporte de Reuniones (Meetings)• Secciones: 5 encuentros (pueden incluir encuentros administrativos)• Subsecciones: 5 encuentros• Capítulos: 2 reuniones técnicas• Grupos de Afinidad: 2 reunionesRecomendable: remitir los formularios “online” (www.ieee.org/L31)

inmediatamente después de que se realizó la actividad, con copia al Secretario de SecciónLos Grupos de Afinidad deben reportar su “roster” de miembros también.

REPORTES

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Servicios Electrónicos Disponibles

SAMIEEEEntity Web Hosting (EWH)

Lista ListServRoster Geográfico:

Email aliashttp://www.ieee.org/organizations/vols/

Ver “Electronic Web Services”-> “for All Volunteers”

SERVICIOS

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SAMIEEE“Section Access to Member Information”Sistema Web-based actualizado cada semanaDisponible para: Pres., Vicepr., Secr., Tesorero,Coord. Des.Mem., Pres. de Capítulos y Gr.de AfinidadEl uso es restringido a la actividad relacionadaPermite identificar SM o Referencias SM

Entity Web Hosting (EWH)Hosting de la página Web de la Sección en el IEEE Server. Hay Templates disponibles para su usohttp://ewh.ieee.org/

SERVICIOS

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ListServ• Listas de distribución de Emails• Establecido y hosteado en IEEE Op. Center• Mantenido por la Sección

Geographic Rosterhttp://www.ieee.org/roster• Acceso limitado (cuenta IEEE/ listado en Roster)• Se actualiza cada dos semanas• Incluye todos los funcionarios de Región, Sección, y Consejo reportados a IEEE Staff• Para actualizar? officer-data@ieee.org• Dato extraido de la base de datos de miembros

SERVICIOS

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IEEE Email Alias• Una sola dirección de email, no importa cuantas veces se cambie de ISP o trabajo• Chequeo de Virus en todos los Attachmentshttp://eleccomm.ieee.org/personal-aliases.shtml

Functional Alias# Cada sección tiene un alias funcional que apunta al Presidente de Sección# Actualizado anualmente con los reportes recibidos# La dirección email de la sección es constante

SERVICIOS

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REUNIONES DE COM. EJEC.QUIENES?

- Ex.Com

- Coordinadores (Educational Activities, Technical Activities, Professional Activities, Student Activities, Gold, Awards&Recognition, Member Development, otros (VideoConferences, Student Representative, estudiantes)

- Presidentes de Capítulos

- Potenciales voluntarios

- Invitados

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REUNIONES DE COM. EJEC.

POR QUÉ?

-Decisiones Conjuntas

-Reunirse para discutir y para decidir, no para informar

DONDE?

-Sede propia

-Sede ambulatoria (universidad, empresa)

-Institución Anfitriona

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REUNIONES DE COM. EJEC.CUANDO?

- Reuniones Regulares predefinidas (1er lunes de cada mes, etc.)

- Generar hábito

- Analizar Duración

COMO?

- Plenarias/ejecutivas

- Agenda previa (SIEMPRE)

- Generación de Minutas

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REUNIONES DE COM. EJEC.

PARA?

- Tomar decisiones

- Asignar Tareas

- Evaluar Acciones

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REUNIONES DE COM. EJEC.

Acciones Reuniones Comité Ejecutivo:

- Agenda Previa (base + aportes). Circulada previam.

- Confirmar participantes (email)

- Tomar nota de lo dicho y decidir

- Informar rápidamente luego de la reunión (Minuta)

- Discusión por consenso / votación / unilateral

- Tener la lista de vencimientos siempre disponible

Reportes, Premios EAB, Premios MGA, Premios Regionales

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QUE HACER CON ?- Presupuesto- Cronograma de Actividades - Pedidos de Auspicios / Patrocinios- Pedido de Apoyo Económico de Capítulos, Grupos de Afinidad- Tareas SIN Voluntarios- Voluntarios SIN Tareas- Voluntarios NO Comprometidos- Voluntarios Comprometidos (certificados de reconocimiento, etc.)- Voluntarios SIN Conocimiento (Entrenamiento)- Estudiantes (ej. Computer Camp)

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Reflexiones Finales

Experiencia no es lo que nos sucede,Es lo que hacemos con lo que nos sucede

Aldous Huxley

Tanto si piensa que puede,como si piensa que no puede,Ud. está en lo cierto

Henry Ford

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